Pagina 1 van 6
7-9-2015 Gemeente Tilburg Team Verenigingsondersteuning Afdeling sportstimulering
Studiegids traject vrijwilligersbeleid; zorg voor het belangrijkste kapitaal van uw vereniging
Datum: 7-9-2015 Auteurs: Karlijn Agten, Dennis Mallant Onderwerp: Studiegids Vrijwilligersbeleid
Pagina 2 van 6
7-9-2015 Gemeente Tilburg Team Verenigingsondersteuning Afdeling sportstimulering
Inhoud Inhoud ........................................................................................................................................ 2 1. Inleiding & achtergrond ......................................................................................................... 3 2. Doelgroep ............................................................................................................................... 3 3. Doel van de cursus ................................................................................................................. 3 4. Opbouw van het programma ................................................................................................. 4 4.1 Bijeenkomsten .................................................................................................................. 4 4.2 Studiebelasting ................................................................................................................. 4 4.3 Aantal deelnemers ........................................................................................................... 4 4.4 Individuele begeleiding verenigingen .............................................................................. 4 5. Cursusleiding .......................................................................................................................... 4 6.Algemene organisatie cursusavonden .................................................................................... 5 6.1 Locatie .............................................................................................................................. 5 6.2 Materiaal .......................................................................................................................... 5 6.3 Intake per vereniging ....................................................................................................... 5 6.4 Ondertekening DVO ......................................................................................................... 5 7 Programma .............................................................................................................................. 5 7.1 Inhoud op hoofdlijnen ...................................................................................................... 5
Pagina 3 van 6
7-9-2015 Gemeente Tilburg Team Verenigingsondersteuning Afdeling sportstimulering
1. Inleiding & achtergrond Traject "Vrijwilligersbeleid''
In Nederland kampt 1 op de 5 verenigingen met een vrijwilligerstekort. Er wordt veel energie gestoken in het werven van vrijwilligers, maar vaak stromen de vrijwilligers via de achterdeur net zo snel weer uit. Daarom is het voor iedere vereniging van essentieel belang om vrijwilligersbeleid op te stellen. De vrijwilliger is immer het belangrijkste kapitaal van de vereniging. Hoe ziet de nieuwe vrijwilliger eruit? Hoe kunnen we meer beleidsmatig sturen op vrijwilligerszaken? Hoe kunnen we zorgen dat we structureel meer vrijwilligers betrekken bij de vereniging? Dit zijn allemaal vragen die aan bod komen tijdens de cursus. Aan de hand van de 5 B's (binnenhalen, begeleiden, belonen, behouden en beëindigen) gaat u aan de slag om een vrijwilligersbeleid voor uw vereniging op te stellen. Succesfactoren De kennisuitwisseling met andere verenigingen, persoonlijke begeleiding, concrete en klant en klare handvatten & tools en de praktische insteek van de cursusavonden (u gaat meteen aan de slag!) zijn de succesfactoren van deze cursus.
2. Doelgroep De cursus richt zich op sportverenigingen die behoefte hebben om structureel meer aandacht te geven aan vrijwilligers. Het hoeven niet altijd sportverenigingen met een vrijwilligersprobleem te zijn, maar het kunnen ook verenigingen zijn die juist meer vrijwilligers aan zich willen binden en/of meer structuur willen krijgen in hun vrijwilligerswerving. De cursus is vooral geschikt voor mensen die binnen de sportvereniging iets willen doen op het gebied van vrijwilligerszaken. Mocht er een vrijwilligerscoördinator of een vrijwilligerscommissie in de vereniging aanwezig zijn dan bevelen wij het sterk aan om deze personen de cursus te laten volgen, zodat ze het tijdens de cursus geleerde meteen in de praktijk kunnen brengen en ook kunnen zorgen voor continuïteit. De cursus is in mindere mate geschikt voor de zwaar belaste bestuurder van een vereniging die dit er nog even bij moet gaan doen.
3. Doel van de cursus Het belangrijkste doel van de cursus is dat verenigingen een structurele aanpak hanteren om vrijwilligers te binden en te boeien. Het binnenhalen, begeleiden, belonen en bedanken van vrijwilligers moet een structureel proces binnen de vereniging worden. Dit wordt vastgelegd in een kort (beleids)plan met daarbij concrete acties
Pagina 4 van 6
7-9-2015 Gemeente Tilburg Team Verenigingsondersteuning Afdeling sportstimulering
4. Opbouw van het programma 4.1 Bijeenkomsten In totaal bestaat deze cursus uit 2 cursusavonden. Traject 1 Woensdag 11 november 2015: visie & doelstellingen Woensdag 9 december 2015: van doelstelling naar actie. De bijeenkomsten duren 2,5 uur per avond. 4.2 Studiebelasting Na de eerste cursusavond zal er een huiswerkopdracht worden meegegeven. We geven veel standaard formats mee waardoor je niet alles zelf hoeft uit te vinden. Op de cursusavonden krijg je tijd om al aan het werk te gaan met deze formats. Sommige verenigingen kiezen er wel voor om er meer tijd in te steken en om eigen formats te ontwikkelen, daarnaast hangt de studiebelasting af van de reeds aanwezige kennis en documenten. Wij gaan daarom uit van gemiddeld 8 uur per persoon gedurende het traject. De bijeenkomsten zijn niet inbegrepen bij de 8 uur per persoon. 4.3 Aantal deelnemers Een cursus kan starten bij minimaal 3 deelnemende verenigingen en maximaal 6 verenigingen. Per vereniging moeten minimaal 2 personen deelnemen aan de cursus. In de cursus geven we aan dat het belangrijk is om een vrijwilligerscoördinator te hebben. Mocht er al zo'n coördinator zijn dan adviseren we dat deze persoon deelneemt aan de cursus. Het is heel belangrijk om de achterban van de vereniging (de commissies en het bestuur) te betrekken bij het traject. Zo kunnen de deelnemers kwalitatief goed met het project aan de slag. 4.4 Individuele begeleiding verenigingen Er zal gedurende het traject een “coach” aan de zijlijn beschikbaar zijn waar de verenigingen met tussentijdse vragen terecht kunnen. Verder ontvangen de deelnemers een usb stick met diverse documenten die ze gedurende het traject kunnen gebruiken. Tussen cursusavond 1 en 2 wordt er een contactmoment ingepland tussen coach en vereniging. We begeleiden de verenigingen om uitgangspunten voor de visie en doelstellingen te formuleren en dit helder op papier te krijgen.
5. Cursusleiding Het gehele traject wordt (be)geleid door Dennis Mallant en Karlijn Agten. De eerste cursusavond is vooral gericht op het formuleren van een visie en doelstellingen op het gebied van vrijwilligers. De tweede cursusavond is meer praktisch van aard en staat in het
Pagina 5 van 6
7-9-2015 Gemeente Tilburg Team Verenigingsondersteuning Afdeling sportstimulering
teken van het maken van concrete actieplannen voortvloeiend uit de eerder geformuleerde doelstellingen.
6.Algemene organisatie cursusavonden 6.1 Locatie De cursusavonden worden zoveel mogelijk bij de deelnemende verenigingen gehouden op de verenigingslocaties. Een leuke manier om de locaties van de deelnemende verenigingen te leren kennen. Mocht het niet mogelijk zijn om de cursus bij een vereniging te organiseren dan zijn de vergaderlocaties in het T-kwadraat een alternatief. 6.2 Materiaal Elke deelnemende vereniging ontvangt een USB-stick met daarop het cursusmateriaal. We vragen de deelnemers de USB-stick en een laptop mee te nemen tijdens de cursusavonden. 6.3 Intake per vereniging Met elke vereniging wordt een kort intakegesprek gehouden. Dit gesprek zal zo'n maand voor de start van de 1ste avond plaatsvinden. Bij het gesprek wordt zowel het bestuur als de deelnemers aan de cursus gevraagd aanwezig te zijn. Het doel van de afspraak is om de vereniging ervan bewust te maken wat dit traject gaat inhouden. Tevens zal er praktische informatie en een kleine voorbereidingsopdracht worden gegeven aan de vereniging . 6.4 Ondertekening Dienstverleningsovereenkomst Tijdens de intakegesprekken vragen we de deelnemende verenigingen om een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) te ondertekenen. Dit is een intentieverklaring waarmee verenigingen aangeven dat ze van plan zijn de gehele cursus te volgen en de stappen gaan zetten die wij aanbieden. Daarnaast staan in deze overeenkomst de indicatoren die we gaan gebruiken om de cursus en de opbrengst van de cursus te monitoren.
7 Programma 7.1 Inhoud op hoofdlijnen In het volgende figuur is in het kort de inhoud van de module weergegeven. We onderscheiden 2 trajecten: beleid en werving, waarbij we altijd aanraden om te starten met beleid. In het voorjaar van 2015 wordt de cursus 'succesvol vrijwilligers werven' aangeboden. Deze cursus sluit naadloos aan op de cursus vrijwilligersbeleid en het is dus ook een aanrader om tevens deze cursus te volgen. De cursusmodules kunnen echter ook los van elkaar gevolgd worden.
Pagina 6 van 6
7-9-2015 Gemeente Tilburg Team Verenigingsondersteuning Afdeling sportstimulering
