Vrijwilligersbeleid vereniging X Visie t.a.v. Vrijwilligers: Vrijwilligers zijn het kapitaal van onze vereniging: Vrijwilligers zijn een onmisbare schakel binnen onze vereniging Vanuit deze visie willen we, samen met het bestuur, in seizoen 2015/2016, een basis neerleggen binnen onze over hoe we om gaan met vrijwilligers. We spreken af hoe we vrijwilligers binnenhalen, ze in hun functie begeleiden, wanneer en hoe vaak we met ze in gesprek gaan en leggen vast wat hun ideeën en wensen zijn en proberen hier zoveel mogelijk rekening mee te houden. Daarnaast ontwikkelen we een digitaal systeem in dit seizoen dat we consequent gaan gebruiken om al deze informatie vast te kunnen leggen. In seizoen 2015/2016 gaat de Vrijwilligerscommissie de basis verder implementeren in de vereniging. Via het bestuur en andere coördinatoren wordt deze kennis verder verspreid en ziet de Vrijwilligerscommissie erop toe dat deze volgens afspraak wordt uitgevoerd. Bestuur en coördinatoren zijn verantwoordelijk voor hun eigen vrijwilligers (organogram) De Vrijwilligerscommissie houdt hierin een coördinerende rol. Daarnaast wordt er een extra “laag” onder het bestuur gevormd door alle coördinatoren samen en zullen ze beleidsafspraken vanuit het bestuur uitvoeren en het bestuur voorzien van informatie en advies. Deze laag zorgt ervoor dat er verbinding ontstaat tussen het bestuur, de vrijwilligers en de commissies onderling. Daarnaast ontlasten de coördinatoren het bestuur op uitvoerend niveau. Vanuit deze visie willen we een aantal doelstellingen formuleren die ons helpen om meer planmatig met vrijwilligers en vrijwilligersbeleid om te gaan, waarbij de 5 B’s de leidraad vormen: Binnenhalen, Begeleiden, Belonen, Behouden en Beëindigen.
Doelstellingen: Voor de komende 2 jaar zijn de volgende doelstellingen voor de Vrijwilligerscommissie prioriteit: 1. De leden van de Vrijwilligerscommissie besteden in het seizoen 2015/2016 minimaal 1x een gesprek met alle huidige vrijwilligers. 2. Alle functies / taken die in het organogram nog open staan worden in seizoen 2015/2016 ingevuld 3. De vrijwillligerscommissie heeft in mei 2015 een planmatige aanpak ontwikkeld voor het binnenhalen, begeleiden en behouden van vrijwilligers. 4. De vrijwilligerscommissie verbindt op coördinatorenniveau alle commissies met elkaar. 5. De vrijwilligerscommissie heeft in mei 2015 een systeem ontwikkeld waarin informatie over en inventarisatie van vrijwilligers is geborgd. 6. De vrijwilligerscommissie heeft in oktober 2015 in kaart gebracht wat de wensen, motieven en ambities zijn van vrijwilligers en zal hier zoveel mogelijk naar handelen. 7. De vrijwilligerscommissie brengt in oktober 2015 in kaart wat het verloop van vrijwilligers is en de reden waarom ze vertrekken en stelt haar beleid bij. 8. De vrijwilligerscommissie heeft in november (voor de ALV) duidelijk hoe het vrijwilligersbeleid eruit ziet en zal bestuur en coördinatoren hierover adviseren. 9. De communicatie tussen bestuur, coördinatoren en commissies verloopt in december 2015 zodanig dat commissies weten wat ervan hen verwacht wordt voor het lopende/komende seizoen via taakstellingen en het bestuur weet waar de commissies mee bezig zijn via de coördinatoren. 10. De Vrijwilligerscommissie voert in februari 2016 gesprekken met het bestuur en coördinatoren om te inventariseren of er draagvlak is voor het creëren van een “kweekvijver” om eigen trainers, coördinatoren en bestuursleden op te leiden. Is dit het geval dan kunnen hier nieuwe doelen voor de volgende 2 seizoenen worden opgesteld. Plan van aanpak: Ad1: De leden van de Vrijwilligerscommissie besteden in het seizoen 2015/2016 minimaal 1x een gesprek met alle huidige vrijwilligers. -
een format ontwikkelen van wat er aan bod kan komen bij een voortgangsgesprek voor 18 nov (X)
-
we beschikken over een recente lijst van vrijwilligers seizoen 15/16 (X en X)
-
We maken een splitsing tussen TC en algemene zaken. Visie vragen aan bestuur of zij dit okee vindt punt aanleveren voor eerstvolgende bestuursvergadering. (X)
-
Op 18 nov verdelen we de namen van mensen met wie nog geen gesprek is geweest. (X, X, niels, X)
-
Er wordt een Excel bestand gemaakt wat past bij dit doel voor 1 dec (X)
-
Bij mark navragen met wie hij gesprekken wil voeren/gevoerd heeft. (X)
-
We plannen de gesprekken zo dat we 30 april klaar zijn met de gesprek
-
We leveren tussentijds deze info aan zodat heea verwerkt kan worden (X)
-
De gegevens worden voor 16 mei samengevat en aan ons medegedeeld (X)
Ad2. Alle functies / taken die in het organogram nog open staan worden in seizoen 2015/2016 ingevuld -
Organogram updaten in de dropbox (mark) voor 1 dec
-
De ondersteunende functies invullen en daarop werven heeft prioriteit, tot eind mei 2016
-
Inventariseren of er mensen zijn die kunnen doorstromen naar een sleutelpositie (coördinator, bestuur, sponsorcommissie) jan 2016,(vrijwilligerscommissie)
-
Sleutelposities invullen door inschakelen van ”clubdieren” (mensen die een groot netwerk hebben) voor namen van mensen die geschikt zouden kunnen zijn (coördinatoren, TC, bestuur) en deze benaderen voor 1 januari (X) Informatie doorgeven/ borgen aan X (allen) In mei 2016 evalueren en onze aanpak bijstellen.
Ad 3. De vrijwillligerscommissie heeft in mei 2016 een planmatige aanpak ontwikkeld voor het binnenhalen, begeleiden en behouden van vrijwilligers. -
De vrijwilligerscommissie handelt eenduidig bij het binnenhalen, begeleiden en behouden van vrijwilligers. (allen)
-
Een nieuwe vrijwilliger wordt door ons persoonlijk benaderd. (allen)
-
Krijgt een functiebeschrijving en draaiboek toegestuurd (allen)
-
Na 3 weken nemen we contact op via telefoon of mail en bespreken we de functie nogmaals door. Informatie borgen (via X)
-
Indien mogelijk laten we de nieuwe vrijwilliger meelopen met de huidige vrijwilliger. (allen)
-
Minimaal 1x per jaar houden we een voortgangsgesprek en borgen we de informatie (via X)
-
Wanneer een vrijwilliger twijfelt of hij nog op zijn plek is, kijken we naar mogelijkheden om hem voor Vereniging te behouden (allen)
-
Mocht de vrijwilliger stoppen dan houden we een exitgesprek en bekijken we wat dit betekent voor onze aanpak. (X)
-
Borging van info ( X)
Ad 4. De vrijwilligerscommissie verbindt op coördinatorenniveau alle commissies met elkaar. -
De vrijwilligerscommissie verbindt diverse commissies met elkaar. (X)
-
Inventariseren wat er leeft binnen de afdelingen (X)
-
Geven het bestuur beleidsmatig en organisatorisch input/advies (coördinatoren)
-
Geven hier een vervolg aan (coördinatoren)
-
Organiseert hiervoor 2x per seizoen een bijeenkomt voor en nodigt iemand van het bestuur uit om aan te sluiten (X)
Ad 5. De vrijwilligerscommissie heeft in mei 2016 een systeem ontwikkeld waarin informatie over en inventarisatie van vrijwilligers is geborgd. -
Ontwikkelen van één praktisch, digitaal registratiesysteem is nodig (X, X,X,X) jan – mei 2016.
-
In dit systeem kunnen we inventariseren wie wat doet
-
In dit systeem kunnen we zien waar de vacatures zijn, of per wanneer die gaan ontstaan
-
In dit systeem kunnen we zien met welke vrijwilligers er gesprekken zijn gevoerd en door wie en op welke datum
-
In dit systeem kunnen meerdere seizoenen opgeroepen worden zodat vergelijken mogelijk is
-
In dit systeem kunnen we zien wat vrijwilligers hebben aangegeven tijdens gesprekken
-
In dit systeem kunnen we zien wat de reden is van vertrek
-
In dit systeem kunnen we zien welke vrijwilligers een “beloning” hebben gehad
-
In dit systeem kunnen we zien wanneer vrijwilligers extra aandacht nodig hebben (bijv rondom een actie)
-
In dit systeem zitten de naw gegevens van vrijwilligers.
Ad. 6 De vrijwilligerscommissie heeft in oktober 2016 in kaart gebracht wat de wensen, motieven en ambities zijn van vrijwilligers en zal hier zoveel mogelijk naar handelen. -
Van alle gesprekken die gevoerd zijn wordt in september 2016 op een rijtje gezet waar actie moet worden ondernomen. (X, X)
-
Er wordt besproken welke acties dat moeten zijn in de vergadering van september (allen)
-
Er komt een taakverdeling met een tijdspad (allen)
Ad 7. De vrijwilligerscommissie brengt in oktober 2016 in kaart wat het verloop van vrijwilligers is en de reden waarom ze vertrekken en stelt haar beleid bij. -
Inventarisatie van het verloop van seizoen 2015/2016 exit/doorstroom (X, X)
-
Inventarisatie van de redenen. (X, X)
-
Terugkoppeling in de vergadering van oktober (X)
-
Bespreken of er actie nodig is (allen)
-
Indien nodig actie ondernemen en er een tijdspad aan verbinden
-
Evaluatie van de actie op het afgesproken tijdstip (X)
Ad8. De vrijwilligerscommissie heeft in november (voor de ALV) duidelijk hoe het vrijwilligersbeleid eruit ziet en zal bestuur en coördinatoren hierover adviseren. -
De vrijwilligerscommissie komt in september 2016 met een voorstel over onze planmatige aanpak mbt binnenhalen, begeleiden, behouden, belonen en beëindigen van vrijwilligers. Dit wordt opgezet en uitgewerkt in seizoen 2015/2016 (allen en Mark)
-
Dit voorstel wordt in okt aangeboden aan het bestuur (Mark of misschien dat we een keer aansluiten bij bestuursvergadering) ter goedkeuring of ter info?
-
Wordt gecommuniceerd met overige coördinatoren (X)
-
Wordt op de ALV gepresenteerd in nov 2016 (X)
-
PowerPoint maken voor de ALV, presentatie (X)
Ad 9 De communicatie tussen bestuur, coördinatoren en commissies verloopt in december 2016 zodanig dat commissies weten wat ervan hen verwacht wordt voor het lopende seizoen via taakstellingen en het bestuur weet waar de commissies mee bezig zijn via de coördinatoren. -
In seizoen 2016/2015 hebben coördinatoren 2x per seizoen overleg samen met (iemand van) het bestuur? Start na november 2016, datum nog te plannen. (X)
-
Coördinatoren laten zich informeren over visie/beleid/wensen vanuit het bestuur en zetten dit verder uit in de organisatie, waardoor bestuur, bestuurt en coördinatoren (mede) verantwoordelijk worden voor uitvoer van genoemde punten. (bestuur en coördinatoren)
-
Coördinatoren informeren en adviseren bestuur vanuit hun vakgebied en komen met voorstellen tijdens deze bijeenkomsten . (bestuur en alle coördinatoren, ook die van de TC?)
-
Aan het eind van het seizoen volgt er een evaluatie/ verantwoording van coördinatoren aan het bestuur per vakgebied. (coördinatoren)
-
NB, andere coördinatoren/ sommige bestuursleden krijgen huidige ontwikkeling niet mee (cursus) dus qua communicatie. Nakijken via “elke ontwikkeling stuit op weerstand”, via (X)
Ad 10. De vrijwilligerscommissie voert in september 2015 gesprekken met het bestuur, coördinatoren om te inventariseren of er draagvlak is voor het creëren van een “kweekvijver” om eigen trainers, coördinatoren en bestuursleden op te leiden. -
Alle voorgenoemde doelen zijn gerealiseerd. (allen)
-
Groen licht vragen/ intentieverklaring van het bestuur (X)
-
Er wordt een werkgroep samengesteld die dit gaat bekijken/ voorstel maken (coördinatoren, 1 bestuurslid)
-
Voor 1 november 2015 moet duidelijk zijn of dit levensvatbaar is, zo ja kan dit voorstel gepresenteerd worden tijdens de ALV. Wanneer dit te hoog gegrepen is worden doelstellingen voor het volgende seizoen aangepast/ opnieuw opgezet. (coördinatoren, bestuur)
