Studie společnosti Bikenet

DC Concept a.s.

Studie společnosti Bikenet Demoverze QI

Označení dokumentu

CZ-DEMO-002-07-Studie

Verze dokumentu

07

Interní dokument

Ne

Legislativa:

Česká republika

Region:

Česká republika

Jazyk:

Čeština

Uvolněno:

26.3.2010

Popis: Dokument obsahuje informace o společnosti Bikenet, popis základních procesů společnosti, důležité informace o konfiguraci a metodických postupech implementovaných v aplikacích QI.


O společnosti Vlastníkem a uživatelem demoverze QI je fiktivní společnost Bikenet s.r.o., výrobní organizace zaměřená na výrobu, prodej a servis jízdních kol. Společnost má roční obrat cca 30 mil. českých korun, ročně vyrobí a prodá v tuzemsku a zahraničí přes 1 tis. kol a přes 1 tis. dílů a příslušenství. Základní kapitál je 10 mil. korun a firma zaměstnává více jak 25 zaměstnanců. Základními procesy jsou nákup materiálů pro výrobu kol a příslušenství od dodavatelů z tuzemska i zahraničí, vlastní výroba kol, prodej kol a příslušenství a jejich servis, reklamace prodaných kol, vykazování intrastatu a interní objednávky uvnitř organizace. Prodejní sortiment tvoří mimo nakupovaných příslušenství (díly, doplňky, oblečení) především 3 skupiny vyráběných jízdních kol (horská, treková, silniční) po 5-10 typech kol v každé skupině. V současné době společnost prodává sortiment horských kol (Horská kola XC Cross Country - 2 typy, každý ve 4 velikostech) a příslušenství k těmto kolům. Bikenet vyrábí pouze jeden z těchto typů - horské kolo XC Basic. Společnost prodává zboží jak maloodběratelům v tuzemsku, tak i velkoodběratelům v tuzemsku a zahraničí. V rámci zahraničního obchodu je povinna vykazovat intrastat. Bikenet se dělí na čtyři hlavní hospodářská střediska Správa, Obchod, Výroba a Servis. Účetním obdobím je kalendářní rok a společnost je měsíčním plátcem DPH. WWW adresa společnosti je http://bikenet.qi.cz (adresa je plně funkční a je směrována na http://www.qi.cz).

Procesy společnosti Procesy jsou popisovány v rámci aplikace „Procesy, work-flow“. Pokud se proces opakuje periodicky, má definován příznak periodicity.

Přehled procesů P-9999-00001 Prodej kol Proces je v rozsahu zaevidování objednávky přijaté, realizace prodeje (tvorba dodacího listu vydaného a vyskladnění zboží), fakturace prodeje. P-9999-00002 Účtování prodeje kol Proces je v rozsahu kontroly účetních položek v žádostech o zaúčtování a jejich zaúčtování do účetního deníku. P-9999-00003 Evidence bankovních výpisů Proces je v rozsahu tvorby bankovního výpisu a spárování s odpovídajícím předpisem - fakturou vydanou. P-9999-00004 Fakturace pravidelných režijních nákladů Proces je v rozsahu fakturace nákupu stravenek, nákladů za elektřinu, za provoz telefonů, poskytování internetu a ostrahu objektu. P-9999-00005 Nákup materiálů a příslušenství Proces je v rozsahu přípravy podkladů pro objednání zboží, jeho objednání, naskladnění a fakturace. P-9999-00006 Uzávěrka DPH Proces je v rozsahu přípravy podkladů pro uzávěrku DPH a sestavení výkazu o DPH. P-9999-00007 Fakturace nepravidelných režijních nákladů Proces je v rozsahu fakturace nákupu kancelářských potřeb, daňového poradenství, notářských služeb, oprav kancelářské techniky a strojů. P-9999-00008 Schvalování závazků Proces je v rozsahu schválení závazků k zaplacení.

Studie společnosti Bikenet

Strana 1 / 6


P-9999-00009 Vykazování Intrastatu Proces je v rozsahu tvorby podkladů pro intrastat a jeho vykázání. P-9999-00010 Tvorba příkazů k úhradě Proces je v rozsahu tvorby příkazu k úhradě. P-9999-00011 Přechod na nový rok Proces je v rozsahu zajištění základních účetních opatření v souvislosti s přechodem na nový rok, od inventarizace jednotlivých účtů po převod počátečních stavů nového období a nastavení účetnictví pro nové účetní období. P-9999-00012 Realizace výrobní zakázky na výrobu kol Proces je v rozsahu tvorby výrobní zakázky, jejího schválení a zařazení do výroby, výdeje materiálu na žádanky, likvidace operací, příjmu hotových výrobků (kol) na sklad a vyhodnocení zakázky. P-9999-00013 Zajištění materiálu pro výrobní zakázku Proces zajištění materiálu chybějícího na výrobní zakázku. P-9999-00014 Měsíční závěrky a kontroly účetnictví Proces pravidelné měsíční kontroly výsledků hospodaření. P-9999-00015 Zpracování mezd za období Proces je v rozsahu definice mezd za období, výpočtu mezd, tvorby důležitých dokladů, uzávěrky záloh a mezd, kontroly dokladů a zaúčtování mezd. P-9999-00016 Sledování přehledu předepsané údržby Proces sledování přehledu předepsané údržby u vlastních i cizích zařízení. P-9999-00017 Zajištění pravidelného servisu vlastního zařízení Proces popisující zajištění pravidelného servisu vlastního zařízení, kdy je servis poskytován jinou organizací. P-9999-00018 Provedení servisního zásahu na vlastním zařízení Proces provedení servisního zásahu na vlastním zařízení. P-9999-00019 Poskytnutí ad-hoc servisu kol Proces popisující provedení ad-hoc servisního zásahu na cizím kole. P-9999-00020 Smluvní zajištění pravidelně poskytovaného servisu kol Proces popisující smluvní zajištění pravidelně poskytovaného servisu kol. P-9999-00021 Pravidelný servis kol Proces pravidelný servis kol. P-9999-00022 Příprava a realizace prezentační akce novinek Příprava a realizace prezentační akce pro distributory společnosti Bikenet, týkající se novinek uváděných na trh. P-9999-00023 Kontrola nasvícených hodin Proces pravidelné kontroly nasvícených hodin u projektoru. P-9999-00024 Reklamace Proces popisující postup při řešení reklamací. P-9999-00025 Report odběrů z konsignačního skladu Proces pro měsíční report dodavateli Velom - odběry příslušenství z konsignačního skladu jako podklad k fakturaci P-9999-00026 Realizace požadavků na kancelářské potřeby Proces popisující realizaci požadavků jednotlivých oddělení na kancelářské potřeby - řešeno formou interních objednávek.


Strana 2 / 6


Konfigurace a metodiky aplikací QI Důležitá nastavení konfigurací aplikací a popisy základních metodických postupů implementovaných v demoverzi (mimo popsané procesy) jsou členěny dle témat. Platí, že se definuje vždy pouze globální konfigurace aplikací.

Aplikace – Jádro systému, konfigurace, jazyky Globální konfigurace systému - Číslo licence je 9999 - Legislativní oblast je česká - Referenční model Všechny funkce a Aplikace QI - Aktuální účetní období je rok 2010 - Účetní měna je česká koruna (CZK) - Hlavním jazykem je čeština, doplňkovými jazyky jsou angličtina, slovenština a ruština Globální konfigurace aplikací - Ceny se zadávají bez daně - Je zapnuto podrobné sledování (rozpad) zboží a rozpad je povinný - Výchozí plánovací kalendář je týdenní 5 dní – jedna směna po 8 hodinách Obecné číselníky - Všechny obecné číselníky jsou přednaplněny (mimo číselník SKP) - Obecný kalendář a plánovací kalendáře jsou generovány do 31.12.2010 Přístupová práva Mezi uživatele IS jsou zařazeni jak členové vlastní organizace tak i zástupci obchodních partnerů (osoby i obchodní partneři). Každý uživatel systému vlastní jeden uživatelský účet. Všechny účty mají přístup na všechny funkce a jsou zařazeni do skupin Systémový analytik a Analytik. Účty uživatelů vlastní organizace mají nastaven síťový přístup, účty uživatelů obchodních partnerů přístup webový (výjimkou jsou dva účty, které mají nastaven libovolný přístup). Skupiny přístupových práv se nevyužívají, výjimkou je skupina „Partner DCC“, ve které je zařazen speciální účet s přihlašovacím jménem „partner“, který se využívá pro přístup pro partnery DCC do demoverze přes webové rozhraní. Přihlašovací jména účtů uživatelů jsou jejich příjmení, hesla jsou prázdná. Komunikační jazyk účtů uživatelů je čeština, jeden z uživatelů má nastaven jazyk angličtina a další jazyk slovenština a ruština. Všechny účty mají zapnutu editaci údajů až po stisku klávesy „Enter“, povoleno duplicitní přihlášení a aplikaci politiky hesel. Přístupová práva se aplikují on-line. Přehled uživatelů vlastní organizace, jejich přihlašovacích jmen a pracovních pozic: - Bedřich Igor bedrich Vedoucí skladu - Buršík Petr bursik Technolog - Doležal Martin dolezal Servisní technik - Kafková Soňa kafkova Marketing manažer - Klusáčková Michaela klusackova Asistentka - Lišková Martina liskova Mzdová účetní - Malý František maly Obchodní manažer - Novák Ladislav novak Správce sítě - Novotný Aleš novotny Obchodní manažer - Palát Tomáš palat Ředitel - Plocek Rudolf plocek Vedoucí výroby - Přibyl Jan prybil Vedoucí oddělení financí - Růžičková Petra ruzickova Finanční účetní - Svoboda Josef svoboda Obchodní ředitel - Staněk Jiří stanek Svářeč - Šťastná Jitka stastna Personalista


Strana 3 / 6


Aplikace – Prodej a nákup -

Je využíván výkaz Intrastat U dodavatelů jsou naplněny nákupní dodací podmínky a u každého z nich je připojena poznámka „Popis partnera“, která definuje, jaké zboží partner dodává Obchodní manažer Aleš Novotný je referentem sortimentu – vlastní výrobky - kola Obchodní manažer František Malý je referentem sortimentu – díly a příslušenství Sledují se minimální a optimální stavy zboží na skladech, na základě kterých probíhá zásobování pro výrobu a prodej Pro každý sortiment je definován hlavní dodavatel S dodavateli jsou sjednané ceny nakupovaného zboží Používají se dealerské a množstevní slevy Nepoužívají se objemové slevy Nastaveny dva trhy – Základní referenční trh a Euro trh Euro trh vychází ze základního trhu, obsahuje pouze zboží ze skupiny „Kola“ a „Příslušenství“, cena je přepočtena kurzem ČNB k 1.1. kalendářního roku s 5% přirážkou Předmětem prodeje jsou kola, náhradní díly a příslušenství U kol je připojeno jiné zboží jako příslušenství Kola jsou balena do obalů – do PE fólie a poté do krabice Obaly nejsou placeny odběratelem Obaly se automaticky vkládají do dodacího listu vydaného Rámcové objednávky přijaté na dva velkoodběratele Zavedeny reklamace – jsou definovány čtyři typy závad, řešení dvou typů závad propojeno na servisní zásah s využitím interních objednávek na servis Definovány dvě nákupní smlouvy – jedna smlouva na leasing automobilu a druhá na operativní nájem stroje Používání interních objednávek vydaných na kancelářské potřeby – vykrývání interních objednávek pomocí interních dodacích listů přijatých.

Aplikace – Sklady -

Jsou definovány sklady pro výrobky (kola), materiál, polotovary, reklamace, obaly, kancelářské potřeby a konsignační sklad pro příslušenství patřící společnosti Velom Jsou zapnuty rezervace a blokace zboží, automatické blokování zboží Používá se aktivní přepis rozpadu dodacího listu vydaného dle rozpadu skladové výdejky Rozlišovací atributy se sledují jen u vlastních výrobků – kola, jedná se o Variantu (barva – červená, bílá, modrá, žlutá a černá) a Výrobní číslo Varianta se sleduje v objednávkách přijatých, ve výrobních zakázkách, dokladech poskytnutého plnění, skladových dokladech Výrobní číslo vzniká při výrobě kola, při příjmu kol z výroby je uváděno do položek skladové příjemky, při výdeji kol ze skladu je uváděno do položek skladové výdejky Kola jsou naskladňována na skladové pozice a vyskladňována ze skladových pozic Varianta je považována za barvu kola Rozlišovací atributy se zatím nesledují u polotovaru Rám, který se nevede na skladu a samostatně se neprodává Metody vedení skladů – průměrované a FIFO Oceňování skladových zásob se děje pořizovací cenou (nákup) a vlastními náklady (kalkulační cena skladová z výroby) Způsob účtování o skladových zásobách metodou A, kdy pořizované zásoby v pořizovací ceně se účtují na sklad a postupná skutečná spotřeba do nákladů Je povoleno přecenění skladových dokladů na základě skutečných nákladů

Aplikace – Finance -

Používá se schvalování závazků Používá se import kurzového lístku z ČNB Pro přecenění závazků a pohledávek v cizí měně používáme pevné kurzy (měsíční, vždy k 1.v měsíci) Jsou nastaveny podmínky pro elektronickou fakturaci ve formátu ISDOC o Čeští odběratelé/dodavatelé Bikenetu mají nastaveno zasílání/příjímání dokumentů elektronicky

Aplikace – Podvojné účetnictví -

Tvorba účetních položek probíhá jednotlivě při tvorbě položek dokladu


Strana 4 / 6


-

Účetní období je běžný kalendářní rok 1.1.–31.12. Jsou aktivní předkontace za doklad Využívají se účetní skupiny zboží pro kola, díly a příslušenství Účtuje se na analytické účty

Aplikace – Řízení obchodu -

Jsou vedeny obchodní případy na velkoodběratele a maloodběratele a používají se jako dimenze Akce v prodejních dokladech

Aplikace – Plánování -

Definovány plány prodeje - plán prodeje kol na 1. a 2. polovinu roku 2008 se členěním po týdnech Období kalendářního roku lze vzhledem k prodejům kol členit na několik období: špička (únor-květen), střed horší (květen-září), střed lepší (září-prosinec) a útlum (prosinec-únor)

Aplikace – Mzdy -

Společnost Bikenet je velká organizace Vytváří se souhrnný doklad hrubých mezd a souhrnný doklad srážek V organizaci jsou zaměstnáni zaměstnanci s jedním i více pracovními poměry Převážná část zaměstnanců je odměňována měsíční mzdou, ostatní hodinově U jednoho zaměstnance jsou nastaveny srážky ze mzdy Podklady z ostatních aplikací se v současné době do mezd neimportují, zadání je pouze ruční a prostřednictvím automatického výpočtu

Aplikace – Personalistika -

Definovány odborné a jedna zdravotní charakteristika včetně minimálních a maximálních hodnot, kterých mohou tyto charakteristiky nabývat Charakteristiky připojeny k profesím, pracovním místům a konkrétním osobám Využit aparát uchazečů o zaměstnání pro výběr nejvhodnějších osob na nové pracovní pozice

Aplikace – Modelování procesů, work-flow Procesy jsou členěny do následujících skupin: - Aplikační procesy obecné (a podprocesy) - obecné procesy probíhající v aplikacích QI (elektronická distribuce partnerům DCC) - Všechny ostatní skupiny - rutinní procesy probíhající v aplikacích QI v rámci demoverze Bikenet

Aplikace – Výroba -

-

-

-

Metoda kalkulace je průběžná Pro výpočet kalkulací se používá kalkulační cena materiálů Vyrábí se pouze jeden z typů horských kol - horské kolo XC Basic (4 výrobky) Polotovary (rámy) se vyrábějí vždy v rámci výroby finálního výrobku a neodvádí se na sklad Operace se zatím nevykazují Vzniklé zmetky jsou vždy neopravitelné, zmetky se zatím evidují pouze vykázáním neshod ve výrobě, zmetky se nenaskladňují (není definován sklad zmetků) a účtuje se o nich v ceně materiálu interním dokladem Kalkulace cen materiálů pro výrobu horských kol na příkladu kola HXC Basic - 60% MAT (12% materiál + 48% díly a příslušenství – zde je sleva oproti jejich prodejní ceně cca 65%), 20% MZDA a REŽIE, 10% ZISK a 10% MARŽE pro velkoodběratele Kola se vyrábějí pouze na základě objednávek přijatých od odběratelů (zásoba je držena na skladě u odběratele ne u výrobce), není využíván aparát Seznamu zboží pro objednání a pro tvorbu interních objednávek přijatých na výrobu kol pro dodržení optimálního množství na skladě výrobce (lze použít u jednoduchých nekonfigurovatelných výrobků např. ve větších výrobních dávkách) Položek objednávek přijatých se při zařazování do výroby slučují bez ohledu na datum dodání Změny v typových operacích se promítají do postupů, které jsou z nich odvozeny Kolo XC Team 15 (HXCTEA15) je zařazen do připravovaných výrobků (pro předkalkulaci v nabídce vydané)

QI Portál -

Je definován QI Portál s názvem „Bikenet portál“ Portál a Shop jsou v QI komplexně konfigurovány pro spuštění prvotního nastavení externí aplikace a pro synchronizaci všech dat do externí aplikace (stačí pouze upravit URL adresy v konfiguraci portálu)


Strana 5 / 6


-

Základní nastavení: jazyk čeština, měna CZK, ceny uváděny s daní Webové služby portálu komunikují pod uživatelem QI s přihlašovacím jménem „admin-ws“, který má nastaveny práva pouze na kořen „Webové služby“ pro čtení Definováni uživatelé QI Portálu a jejich přihlašovací účty, definovány skupiny účtů a jejich práva na funkce externí aplikace (hesla uživatelů se vždy rovnají jejich přihlašovacím jménům) Zboží nabízené v Shopu pochází z věcných skupin zboží „Kola“ a „Díly a příslušenství“ (mimo skupinu „Rámy“) U vybraných zboží ze skupiny „Odpružené vidlice“ (kód zboží: „PVMARS“, „PVMARR“, „PVSUNA“) jsou vloženy další detailní obrázky zboží jako obecné přílohy Podporované měny: CZK a EUR Je nastavena automatická registrace uživatelů

Aplikace – Servis, údržba -

-

Bikenet má zajištěn externí servis (servis poskytuje jiná organizace) vlastního zařízení – smluvně podchycená pravidelná údržba projektoru a servis stroje z výroby („laser“) Bikenet poskytuje servis kol – servis na všechny své prodané (vyrobené) modely a i na ty, které Bikenet neprodal nebo nevyrobil (kola vyrobená jinou výrobní společností). Bikenet poskytuje dva druhy servisu: A. ad-hoc servis B. smluvní servis na základě předepsané údržby pro koncové zákazníky (fakturace servisního zásahu) nebo pro firmy-partnery (paušální fakturace) Bikenet sám sobě poskytuje interní servis vlastních „firemních“ kol Seznam služeb, které poskytujeme, a které nám jsou poskytovány: A. Externí servis vlastních zařízení: stroj („laser“) - seřízení stroje, projektor – výměna lampy projektoru (pravidelná údržba každých 1500 hodin skutečného času) a vyčištění projektoru (pravidelná údržba každé tři měsíce kalendářního času) B. Interní servis vlastních zařízení: kolo – výměna řetězu (pravidelná údržba každých 3000 km skutečného času), mazání řetězu (pravidelná údržba každý měsíc kalendářního času) a celková prohlídka kola (pravidelná údržba každé tři měsíce kalendářního času) C. Servis cizího kola: mazání řetězu (ad-hoc servisní zásah), výměna řetězu (pravidelná údržba každých 3000 km skutečného času), vycentrování kola (ad-hoc servisní zásah), kontrola nahuštění pneumatiky (ad-hoc servisní zásah), promazání bovdenu řazení (ad-hoc servisní zásah), promazání bovdenu brzd (ad-hoc servisní zásah), celková prohlídka kola (pravidelná údržba jednou za rok kalendářního času - jaro) a povinná záruční prohlídka kola (pravidelná údržba každých 100 km skutečného času)

Uživatelské rozhraní – tisky, exporty -

Některé vzorové varianty tiskových výstupů DCC jsou součástí demoverze s označením "vzor DCC" v názvu varianty - např. „Tisk faktury vydané“

Uživatelské rozhraní Windows -

Vytvořeno firemní barevné schéma

Více informací naleznete na webové stránce demoverze QI na adrese http://partner.dcconcept.cz/demo/demo.asp.


Strana 6 / 6

Studie společnosti Bikenet

Recommend Documents