STRATEGI LAYANAN PERIZINAN ELEKTRONIK PADA PELAYANAN TERPADU SATU PINTU (PTSP) Oleh :
Robby Hafanos, S.IP, M.CIO Kasubid. Pengkajian dan Pengaduan Badan Penanaman Modal Daerah dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota Payakumbuh
ABSTRAK Perkembangan
teknologi
informasi
merupakan
peluang
strategis
yang
dapat
diimplementasikan bagi pemerintahan daerah terhadap pelaksanaan proses bisnis organisasi dalam menciptakan layanan yang efektif bagi penguna jasa layanan (customer) pemerintah, dan merubah pola layanan yang bersifat tradisional ke layanan berbasis elektronik. Kata kunci : Pelayanan Terpadu Satu Pintu, Teknologi Informasi, Pelayanan Secara Elektronik (PSE). I. PENDAHULUAN. Efouria perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat saat ini mempengaruhi perkembangan globalisasi disegala aspek di dunia, hal ini mengasumsikan teknologi informasi memiliki peran penting terhadap kemajuan suatu negara sehingga memunculkan stigma bahwa negara yang yang maju adalah negara yang kaya dengan informasi, sehingga hal ini memberi multi efek terhadap persaingan dibidang teknologi informasi (TI), hal ini dapat dilihat dengan munculnya vendor-vendor baru dalam menciptakan teknologi komunikasi dengan konsep dan fitur-fitur yang menarik, seperti Machintos, Samsung, Lenovo, Blackberry, advance dll. Mencapai keselarasan antara bisnis dan teknologi informasi ( TI ) strategis telah lama menjadi isu penting bagi banyak organisasi. Ada banyak manfaat dalam keselarasan strategis di awal 1990-an, Hal ini berpotensi elemen kunci dalam posisi kompetitif. TI telah pindah dari menjadi fungsi operasional untuk menjadi alat strategi organisasi kritis atau sumber daya yang harus dibentuk untuk memberikan kebutuhan bisnis (Gartlan. J ,2007). Pengaruh perkembangan teknologi ini cepat ditanggapi oleh berbagai perusahaan didunia termasuk di Indonesia sejak era 2000-an penggunaan dan memamfaatkan teknologi informasi sudah mulai berkembang sebagai proses bisnis hal ini banyak digunakan oleh perbankan dalam melakukan transaksi dengan nasabahnya melalui automatic teller machine (ATM), hal ini merupakan salah satu bentuk layanan berbasis teknologi dalam rangka mempermudah nasabah untuk melakukan transaksi pengambilan uang, yang saat ini berkembang untuk transaksitransaksi lainnya. Lalu bagaimana pemerintah mengsikapi ini sebagai suatu strategi terhadap slogan pelayan masyarakat?, yang sama-sama kita pahami dan sadari saat ini masih dinilai memiliki citra yang kurang baik dari masyarakat terkait dengan pelayan yang lambat, berbelit-belit dan rawan dengan pungutan-pungutan tidak resmi (Pungli). Terlebih lagi pemerintahan tertinggal jauh oleh
perusahan-perusahan swasta dalam pemanfaatan teknologi informasi terkait sebagai bisnis proses, teknologi dimanfaatkan sebagai alat bantu dalam menyelesaikan pekerjaan. Hal ini sebenarnya sudah sudah diakomodir oleh Pelayanan Terpadu Satu Pintu yang merupakan centre pelayanan perizinan dan non perizinan, yang dibentuk melalui Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 24 Tahun 2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu yang kemudian dipertegas dengan Peraturan Presiden Nomor 97 Tahun 2014 Tentang Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu, yang mana diatur Pasal 17 berbunyi Penyelenggaraan Perizinan dan Non perizinan oleh PTSP wajib menggunakan PSE (Pelayanan secara Elektronik), hal ini adalah kebijakan strategis yang perlu ditindak lanjuti serta diimplementasikan sebagai bentuk strategi pelayanan terhadap masyarakat. Hal ini pun juga sudah didukung dengan Instruksi Presiden Nomor 03 Tahun 2003 tentang kebijakan Dan strategi nasional pengembangan e-government (Pemerintahan berbasis Elektronik). E-government memberikan kontribusi terhadap pengembangan e-government di lembagalembaga pemerintah serta mampu berinovasi terhadap implementasinya dengan meningkatkan produktivitas, kualitas dan efektifitas dari pemerintahan melalui teknologi informasi komunikasi (TIK). Namun sebelum membahas PSE lebih lanjut, pada dasarnya perlu suatu komitmen pemerintah dalam melaksanakan serta mengimplementasikannya kedepan, hal ini harus didukung dengan perencanaan yang baik serta sumber daya, knowledge yang memadai serta manajemen yang terstruktur. Namun yang terpenting adalah bagaimana merubah budaya organasisai dari yang tradisional menjadi lebih modern hal ini sangat sulit dan sering menjadi pro dan kontra di pemerintahan. Lalu apa yang harus kita lakukan agar ini dapat terwujud dengan baik dan sesuai dengan capaian yang diinginkan? Oleh karenanya perlu menyusun langkah-langkah strategis terhadap perencanaan awal sebagai guiden dalam pelaksanaannya. II. STRATEGI PERENCANAAN PSE PADA PTSP Adapun dalam mewujudkan PTSP berbasis PSE terlebih dalu menyusun grand design perencanaan berdasarkan existing dari sumber daya TI yang ada di Organisasi PTSP itu sendiri, yang meliputi, seperti tabel 1 berikut : Tabel 1. Grand Design Pengembangan PSE No.
Tahapan
Kegiatan
1
Persiapan
a. b. c. d.
Pembentukan Komitmen Awal Pembentukan Tim Kerja Konsolidasi Tim Hearing ke DPRD
2
Analisa Existing Organisasi (Kondisi Saat Ini)
a. b. c. d.
Sistem Informasi/ Software (Aplikasi dan Data) Teknologi Informasi (Hardware) SDM (Brainware) Sarana dan prasarana Pendukung
No.
Tahapan
Kegiatan
3
Penataan Kebijakan
a. Penyusunan & Pembahasan Ranperda Kelembagaan b. Pembahasan Peraturan tentang Penjabaran Ranperda Ranperda Kelembagaan c. Legalisasi Kebijakan
4
Penataan Sistem & Prosedur Layanan
a. Penyusunan Standar Pelayanan b. Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) c. Legalisasi Standar Pelayanan & SOP
5
Penyiapan SDM
a. b. c. d.
6
Perencanaan
a. b. c. d. e. f.
7
Pelaksanaan
a. b. c. d. e.
Manajemen Proyek Rekruitmen Vendor Implementasi Sistem Informasi Training Manajemen Tata Kelola PSE
8
Sosialisasi
a. b.
Media Work & Sosialisasi Launching
Analisis Kebutuhan SDM Rekruitmen SDM Capaity Building Analisis Kebutuhan SDM
Existing Kebutuhan Layanan PSE Inisiasi Kebutuhan Bidang Organisasi Inisiasi Arsitektur dan Infrastruktur Model aktivitas sistem informasi Model koleksi data Model pemograman (webserver/stand alone, security, g. Penyimpanan data (Cloud/hardisk) h. Perumusan Rancangan Masterplan Layanan Berbasis TIK (Cetak Biru dan IT Strategyg Plan)
III. IDENTIFIKASI LAYANAN PTSP PTSP merupakan wadah seluruh layanan perizinan dan non perizinan yang telah dilimpahkan terkait dengan penyelenggaraan administrasi secara terintegrasi yang dilaksanakan pada satu
tempat. Dalam hal ini sebelum menyusun konsep layanan PSE dengan
mengidentifikasi proses bisnis organisasi PTSP dan lingkungan sistem itu sendiri. 1. Mendefinisikan Aktivitas Organisasi PTSP Hal ini dengan menentukan aktivitas dari organisasi PTSP yang nantinya menjadi kajian penyelenggaraan PSE yang terdiri dari aktivitas Utama dan aktivitas pendukung. Pendefinisian area bisnis bisa menggunakan value chain Michael Porter yang digunakan untuk menetapkan kebutuhan PSE yang didefinisikan untuk mengelola sekumpulan entitas data dan kebutuhan sistem itu sendiri, Tujuannya untuk memetakan seluruh proses kerja
yang terjadi dalam organisasi serta lingkungan sistem yang disinergikan dalam satu kesatuan manajemen sehingga diharapkan tercapai tujuan dari organisasi. Untuk itu potters membagi dua kategori aktivitas didalam organisasi menjadi aktivitas utama dan aktivitas pendukung. seperti yang tertuang dalam gambar 1 berikut :
Gambar 1. Value Chains Dari aktivitas-aktivitas tersebut nantinya akan di analisis secara lebih detil lagi apa saja jenis-jenis proses bisnis yang ada didalamya. Misalnya Pelayanan Perizinan (PP) memiliki jenis layanan antara lain SITU,HO,SIUP,TDP dll. 2. Mendefinisikan Aktor-aktor dan Fungsi Dalam PSE Tujuan pendefenisian aktor-aktor dilingkungan sistem terhadap pengembangan PSE dalam rangka menjelaskan tugas dan fungsi dari pengguna dalam penyelenggaraan layanan perizinan
melalui PSE, sehingga disaat implementasi masing-masing pegguna sudah
memahami dan mengetahui perannya masing-masing dalam lingkungan sistem. Fungsifungsi tersebut akan menjadi sebuah siklus hidup dalam alur sistem yang nantinya menjadi rancangan cetak biru dalam pengembangan PSE. Dalam implementasinya dapat dilihat pada model sistem yang dikembangkan oleh Kota Payakumbuh terhadap aplikasi SICANTIK kerjasama dengan Kementrian Komunikasi dan Informasi sebagai berikut :
Gambar 2. Aktor-aktor dan fungsinya
3. Merancang model proses bisnis PTSP Dari siklus yang didapat melalui aktor-aktor dapat dirancang cetak biru proses bisnis yang akan dijadikan sebagai arsitektur PSE dengan membuat alur proses yang jelas terkait mekanisme layanan yang akan digunakan dalam hal ini pelayanan
pararel ataupun
perperizinan hal ini disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi nantinya sesuai dengan SOP dari layanan PTSP. Secara sederhana dapat digambarkan siklus bisnis proses penyelenggaraan perizinan yang yang digambarkan dengan menggunakan work flow atau juga activity diagram sesuai kemampuan dan pemahaman dari organisasi.
Sehingga
tesusunlah model siklus bisnis yang akan diimplementasikan kedalam PSE. salah satu contoh model pengembangan PSE yang diharapkan nantinya. Dalam hal ini di Kota Payakumbuh menggunakan Aplikasi SICANTIK kerjasama dengan Kementrian Komunikasi dan Informasi sebagai berikut.
Gambar 3. Model siklus Aplikasi SICANTIK Kota Payakumbuh
Gambar 4. Model Perizinan Pararel Aplikasi SICANTIK Kota Payakumbuh
Gambar 5. Model Persyaratan Pararel Aplikasi SICANTIK Kota Payakumbuh 4. Mengidentifikasi Sumber Daya TI yang ada Adapun identifikasi sumber daya TI dimaksud dalam rangka mengukur dan melihat apa saja yang dibutuh dalam pengembangan PSE yang akan diimplementasikan diPTSP sehingga kebutuhan akan pengembangan dapat teridentifikasi melalui data review atau fortofolio TI yang telah dianalisis sebelumnya. Adapun aspek-aspek yang perlu dianalisis terdiri 3 subset domain aksitektur kebutuhan proses bisnis, aplikasi, Teknologi informasi yang merupakan kebutuhan dari pengembangan PSE nantinya. Oleh karenanya diperlukan existing kondisi sumber daya TI saat ini di organisasi. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan data asset organisasi sebagai acuan terhadap penghematan biaya yang ditimbulkan dari pengembangan PSE. Contoh data hasil review pada PTSP Kota Payakumbuh terhadap pemamfaatan TI. Tabel 2. Daftar Review Pengembangan Aplikasi SICANTIK Kota Payakumbuh
Ketergantungan
Aplikasi Lama Vendor
Mandiri
2
Biaya
High cost
Low cost
3
Kebutuhan
Support tool
Tujuan organisasi
4
Manfaat
Otomasi pekerjaan
Bisnis enterprise
No
Urutan
1
Aplikasi Baru
Alasan Pengembangan a Kemudahan dalam mengelola aplikasi. b Apabila terjadi kerusakan aplikasi akan lebih mudah mengatasinya a Tidak ada biaya pengembangan b Perangkat teknologi sudah memadai saat ini c Tidak ada biaya pemeliharaan. Tidak hanya sebatas alat bantu kerja, tapi merupakan enabler dalam mencapai tujuan organisasi Aplikasi merupakan bisnis enterprise yang mencakup konsep-konsep yang tertuang dalam e-government (G2B, G2C,G2G)
IV. MAMFAAT DARI PSE TERHADAP PTSP . Pada dasarnya layanan PSE merupakan bentuk layanan secara web service menggunakan internet sebagai jaringan bertransaksi, sehingga masyarakat dapat bertransaksi melalui portal aplikasi yang telah disediakan oleh PTSP melalui computer rumah atau smart phone. Dari pendaftaran izin sampai input dokumen persyaratan melalui melalui media interface yang telah disediakan aplikasi sehingga customer tidak perlu datang ke kantor PTSP. Dan dari inputan data dan dokumen tersebut didapatkan nantinya riwayat perizinan customer dalam data base perizinan yang nantinya menjadi arsip perizinan secara digital atau diistilahkan dengan nama papper list. Keuntungannya adalah pemohon izin tidak perlu lagi melengkapi dokumen perizinan yang sama apabila melakukan perpanjangan izin, cukup persyaratan yang terbaru atau perubahan lainnya. Dengan konsep ini diharapkan
akan
mengurangi penumpukan arsip hidup yang selama ini menjadi masalah di pelayanan perizinan. V. MANAJEMEN TATA KELOLA PSE Implementasi TI dan perubahan sistem informasi lama ke sistem yang baru adalah suatu bentuk perubahan di dalam suatu organisasi. Dengan begitu kita tidak bisa memisahkan persoalan teknis semata, namun juga perlu dikaitkan dengan permasalahan non-teknis, dalam hal ini lebih dengan merubah budaya organisasi dan pola pikir manajemen terhadap pemamfaatan TI serta pengembangan TI dimasa yang akan datang dalam rangka meningkatkan kesinambungan target organisasi. Pentingnya manajemen tata kelola PSE merupakan strategi keberlanjutan sistem didalamnya mengatur tentang job description, etika dan tata kerja didalam penyelenggaraan PSE sehingga tercipta suatu manajemen yang terstruktur dalam pelaksanaannya. Dan dalam manajemen ini seluruh aktivitas PSE akan dapat dimonitoring dan aktivitas aktorpun dapat dilihat melalui tracking proses dalam PSE. Tabel 3. Struktur manajemen Tata kelola PSE pada PTSP Kota Payakumbuh Koordinator Koordinator Admin Kontrol
: :
Koordinator Operator
:
Koordinator User Internal
:
Bidang Perizinan Bidang Perizinan Bidang Program Bidang Penanaman Modal Bidang Promosi Sekretariat Bidang Perizinan Bidang Program Bidang Penanaman Modal Bidang Promosi Sekretariat Kepala BPMD-PTSP Kota Payakumbuh Bidang Program Bidang Promosi Bidang Penanaman Modal Front Office Back Office Koordinator Teknis Layanan Perizinan
Koordinator User eksternal
Dinas Pekerjaan Umum Dinas Tata Ruang Dinas Perdagangan dan Perindustrian Dinas Kesehatan Dinas Pendidikan Dinas Pariwisata Dinas Perhubungan Dinas Perdagangan dan Perindustrian Provinsi BPS
VI. KESIMPULAN DAN SARAN E-Government merupakan strategi reformasi terhadap pelaksanaan pemerintahan yang efektif dan efisien. Dalam hal ini diperlukan langkah – langkah strategi terhadap pengembangannya. Adapun PSE merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari konsep egovernment itu sendiri karena didalamnya merupakan tugas-tugas dari pemerintahan terkait dengan pelayanan terhadap masyarakat di bidang perizinan dan non perizinan hal ini tidak akan terlaksana apabila tidak ada komitmen pemerintah dalam mewujudkannya. Pemerintah harus sensitif, inovatif dan mampu merubah mind set cara pandang terhadap perkembangan teknologi yang sangat pesat.
DAFTAR PUSTAKA Jovita Gartlan, 2007, The Aligment Of Business And Information Technology Strategy In Australia, Departement of Information System, The University of Melbourne, Australasian Journal of Information System, Australia. Porter, M. 1985. Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance for Analyzing Industries and Competitor. The Free Press. Peraturan Presiden Nomor 97 Tahun 2014 Tentang Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 20 Tahun 2008 tentang Pedoman Organisasidan Tata Kerja Unit Pelayanan Perizinan Terpadu di Daerah. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 24 Tahun 2006 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PPTSP). jakarta. Instruksi Presiden nomor 3 tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi nasional pengembangan e Government. jakarta. Masterplan Aplikasi SICANTIK (aplikasi cerdas layanan perizinan terpadu untuk public) Kota Payakumbuh Tahun 2014.
