Stichting Namaste
Nieuwsbrief 4
September 2012.
Beste sponsorouder en donateurs, Hierbij doen wij u de vierde nieuwsbrief toekomen van het bestuur van stichting Namaste. Nieuwsbrief wat later dan te doen gebruikelijk. De nieuwsbrief van september 2012 is iets later dan te doen gebruikelijk. Dit heeft maken met het feit dat wij als bestuur op 26 augustus jl., tijdens onze laatst gehouden bestuursvergadering, de definitieve uitkomsten besproken hebben van de onder onze sponsorouders en donateurs gehouden enquête/ tevredenheidonderzoek. Nieuws van het bestuur. Naar aanleiding van de uitkomsten van deze enquête (uitkomsten zijn verderop in deze nieuwsbrief voor u samengevat) heeft het bestuur afgelopen maanden zeer intensief met elkaar gesproken, besluiten genomen en haar bestuurlijke visie aangepast daar waar het gaat om zaken die van belang zijn voor de langere termijn. In de nieuwsbrief van maart 2013 komen wij hier uitgebreid op terug. Uitkomsten enquête/tevredenheidsonderzoek. Gedurende de maand april 2012 heeft het bestuur van stichting Namaste onder haar sponsorouders een enquête uitgezet. Hiermee werd uw mening en mate van tevredenheid gevraagd over de bestuurlijke activiteiten van de afgelopen jaren en mogelijk toekomstige initiatieven. In deze nieuwsbrief treft u een terugkoppeling aan van de resultaten van deze enquête en de beleidsmatige initiatieven die het bestuur op basis van deze informatie wil nemen. Algemeen Het bestuur heeft in totaal 100 enquêtes verzonden en hiervan 42 ingevulde exemplaren terug ontvangen. Dit betekent dit een responspercentage van 42%. Stichting Namaste sponsorde op het moment van het versturen van de enquête 124 kinderen in India. Zeven kinderen werden gesponsord door het Fonds Namaste; de overige 117 sponsorkinderen werden gesponsord door in totaal 100 sponsorouders (verder te noemen ‘respondenten’). Achtergrondinformatie van de respondenten: - het merendeel (50%) is woonachtig in het westen van ons land (N-Holland, Z-Holland en Zeeland); - de leeftijdsgroep 56-65 jaar is het sterkst vertegenwoordigd (40%), direct gevolgd door de groep 65-75 jaar (25%); - de meeste sponsorouders steunen Namaste al meer dan 15 jaar (53%), wat betekent dat stichting Namaste beschikt over een zeer loyaal bestand aan sponsorouders. Specifiek Van de sponsorouders is 98% tevreden over de rapportages die zij ontvangen van hun sponsorkind. Dit betekent dat de leidinggevenden in India zich keurig conformeren aan de richtlijnen voor het opmaken van deze rapportages zoals omschreven in het protocol van stichting Namaste. Wel zouden sommigen graag weten hoe het na de sponsoring met hun kind (jong volwassene) verder gaat. De nieuwsbrief wordt door iedereen met tevredenheid ontvangen. Dit betekent dat de conclusie getrokken mag worden dat het tussentijds informeren van de sponsorouders over allerlei ontwikkelingen binnen de stichting duidelijk in een behoefte onder hen voorziet.
De huidige website blijkt niet erg in de belangstelling te staan: 85% van de respondenten kijkt nooit of zelden. De redenen voor deze geringe belangstelling, die het meest genoemd worden, zijn de onbekendheid met het bestaan van de website, het niet bezitten van een computer (of voldoende kennis van het gebruik hiervan) en het voldoende voorzien zijn in de informatiebehoefte door andere bronnen dan de website (contact met secretariaat, nieuwsbrief, rapportages en e-mailberichten). Het bestuur heeft hieruit de conclusie getrokken de huidige vormgeving van de website te veranderen in een meer voor de sponsorouders toegankelijke en interactieve website. Over het verstrekken van nadere informatie over de financiële gegevens van de stichting zijn de meningen verdeeld: 65% wil graag op de hoogte blijven, 35% vindt dat niet nodig. Uit de antwoorden is gebleken dat de sponsorouders hun prioriteiten leggen bij het welzijn van hun kind(eren) en minder bij een bestuurlijke verantwoording van de financiën. Dit wordt versterkt door het vertrouwen van de sponsorouders in het bestuur over de praktische inzet van de verkregen financiën. Het bestuur blijft het belangrijk vinden zich naar de sponsorouders te verantwoorden over de financiële situatie van de stichting, maar denkt wel na over de mate van detaillering van deze informatie. Unaniem zijn alle respondenten het eens met de keuze van de projecten die (mede) gefinancierd zijn (projecthulp) door stichting Namaste. Het bestuur veronderstelt dat deze tevredenheid is gebaseerd op het persoonlijk telefonisch overleg dat het secretariaat met de sponsorouders heeft voordat het voorgestelde bedrag beschikbaar wordt gesteld en de terugkoppeling naar de sponsorouders, indien het betreffende project is gerealiseerd (dit vergezeld van foto’s en/of nota’s). Iedereen is tevreden over de huidige werkwijze van het bestuur. Het bestuur acht het wel van belang dat de sponsorouders zich kritisch blijven opstellen ten aanzien van het functioneren van het bestuur om dit steeds te kunnen verbeteren. Ook over de informatievoorziening vanuit het secretariaat alleen maar tevreden reacties. Met dit antwoord is duidelijk dat de sponsorouders de wijze van communiceren met hen en de wijze van informeren door het secretariaat aan hen op prijs stellen. Dit antwoord geeft geen aanleiding om de huidige werkwijze te wijzigen. Het organiseren van een bijeenkomst voor sponsorouders zien de meesten (80%) niet zitten. Door het bestuur is geconcludeerd dat er onvoldoende draagvlak is voor dit idee en het bestuur haar inspanningen beter op andere, door de sponsorouders gewenste activiteiten kan richten. Helaas is er totaal geen belangstelling voor een bestuursfunctie. Wel vindt 90% het goed om te onderzoeken of eventueel bestuurlijke samenwerking mogelijk is met een organisatie met een soortgelijke doelstelling als Namaste. Deze antwoorden zijn richtinggevend voor het op te zetten beleid door het bestuur tot het realiseren van een toekomstbestendige bestuurlijke situatie zodat het huidige werk vanuit stichting Namaste wordt voortgezet. Op de vraag om suggesties voor verbetervoorstellen is door vele respondenten meegegeven om meer informatie per e-mail te versturen en meer periodiek een betalingsherinnering te versturen, eventueel ook per e-mail. Niet alle reacties van de respondenten kunnen wij opnemen in deze terugkoppeling. Een aantal zaken zal door het secretariaat opgepakt worden (hoe moet ik iets naar mijn sponsorkind versturen?, hoe kan ik contact blijven houden met mijn sponsorkind?, etc.). Meer hierover leest u in het begeleidend schrijven zoals gevoegd bij de rapportages van uw sponsorkind in december 2012. Verder veel complimenten voor ons werk als bestuur, waarvoor onze oprechte dank.
Financieel jaaroverzicht. Hierbij doen wij u het financieel jaaroverzicht (publicatiecijfers) van stichting Namaste over 2011 toekomen met bijbehorende toelichting. Balans stichting Namaste Activa
Passiva
Vaste middelen Vlottende middelen Liquide middelen
Totaal
2011
2010
2011
2010
1.049 3.341 25.268
268 Stichtingsvermogen 3.340 Fonds Namaste * 25.078 Algemene Reserve ** Nog te betalen posten Beschikbaar voor tehuizen Beschikbaar voor projecthulp Nog af te dragen aan tehuizen
1.049 10.000 10.000 301 0 2.438 5.870
268 10.000 9.430 167 540 1.092 7.189
29.658
28.686
29.658
28.686
Totaal
Activa: Post ‘vaste middelen’ is de kantoorinventaris en computerapparatuur. Het verschil zit hem in de aanschaf van 2 laptops en de afschrijving van deze laptops. Post ‘vlottende middelen’ is de post openstaande debiteuren. Post ‘liquide middelen’ zijn de bedragen op de bankrekeningen en kasgelden. Passiva: Post ‘stichtingsvermogen’. Een stichtingsvermogen is geen eigen vermogen, maar deze post staat voor een nog beschikbaar bedrag voor afschrijving computerapparatuur. Post ‘nog af te dragen aan tehuizen’. De sponsorgelden worden elk jaar tweemaal ‘achteraf’ overgemaakt (juli en januari). Het bedrag van € 5.870 is dus in januari 2012 overgemaakt. Overige posten spreken voor zich. *Post Fonds Namaste. De functie van het Fonds Namaste is het (tijdelijk) garanderen van een continuering van de financiële ondersteuning van de sponsorkinderen in India. In situatie van (tussentijdse) beëindiging van de sponsoring door sponsorouders kan het bestuur de financiële ondersteuning van het betreffende sponsorkind betalen uit het opgebouwde Fonds Namaste. Bij het voordoen van dergelijke situaties probeert bestuur zo spoedig mogelijk nieuwe sponsorouders te vinden. Op basis van ervaringsgegevens vanuit de afgelopen jaren heeft het bestuur van stichting Namaste bepaald dat ook voor het Fonds Namaste een maximale hoogte van € 10.000 een voldoende dekking biedt voor de risico’s en het garanderen van de uit dit fonds te mogen verrichten betalingen. Bij het bereiken van dit maximumbedrag heeft het bestuur besloten om de voor dit fonds bedoelde bijdragen toe te voegen aan de post reservering Projecthulp. **Post Algemene Reserve. De belangrijkste functies van een algemene reserve zijn het kunnen opvangen van onvoorziene finan-
ciële risico’s en het kunnen verrichten van grote uitgaven, die niet direct bekostigd kunnen worden uit de jaarlijks binnengekomen financiële middelen (jaarexploitatie). De hoogte van de algemene reserve wordt bepaald door de financiële risico’s, die het bestuur in het kader van een meerjarenperspectief wil afdekken. Daarnaast dient beschreven te worden voor welke doeleinden de te vormen reserve zal worden gebruikt. Voor het bestuur van stichting Namaste bestaan de financiële risico’s uit onder andere de vervanging van de laptops voor het secretariaat en de kosten voor de periodieke controlereizen naar India door enkele bestuursleden. Op basis van deze risicoanalyse heeft het bestuur vastgelegd dat de algemene reserve uit een maximaal bedrag zal bestaan van € 10.000. Met dit bedrag worden de financiële risico’s van de stichting in voldoende mate afgedekt. Wanneer de algemene reserve haar maximale niveau van € 10.000 heeft bereikt, wordt het exploitatieresultaat niet meer aan de algemene reserve toegevoegd maar aan de post ‘reservering projecthulp’. Inkomsten en uitgaven stichting Namaste Inkomsten
Sponsoring kinderen Giften/projecthulp
Totaal
Uitgaven 2011
2010
2011
2010
18.096 2.077
17.874 Sponsors oninbaar 2.992 Reservering Fonds Namaste Reservering projecthulp *** Toevoeging algemene reserve Afdracht tehuizen Vrijwilligersbijdragen Representatiekosten Algemene kosten Financiële kosten Betalings-/afrondingsverschillen
650 0 897 2.970 11.007 1.800 174 2.283 345 47
702 505 425 1.841 12.676 1.800 0 2.454 301 162
20.173
20.866
20.173
20.866
Totaal
***Post Reservering projecthulp. Zoals al eerder gemeld bij de toelichting van de posten algemene reserve en Fonds Namaste worden indien de maxima bereikt zijn bij deze posten de bedragen toegevoegd aan de post reservering Projecthulp. Het bedrag van € 897 dat bij deze poststaat, is de toevoeging aan de post Projecthulp omdat het maximale bedrag van € 10.000 bereikt is bij het Fonds Namaste. De post reservering Projecthulp is gevormd om aan de financiering van specifieke vragen/projecten van de leidinggevenden van de kindertehuizen in India te kunnen voldoen. Mocht er nog vragen zijn over de publicatiecijfers 2011 dan kunt u contact opnemen met de heer F. Pelgrim. Hij is tijdens kantooruren bereikbaar van 08.00 uur tot 17.00 uur op telefoonnummer 0315328170 (Pelspa Liquiditeitenbeheer).
Projecthulp in de vorm van aanschaffen medicijnen etc. voor sponsorkinderen en hun ouders. In de nieuwsbrief van maart 2012 hebben wij u gemeld dat de kinderen van de St. Joanschool te Soerendonk deelgenomen hebben aan een sponsorloop georganiseerd door het missiecomité in Soerendonk. De kinderen van de St. Joanschool hebben een prachtig bedrag van € 450 bijeen gebracht. Het geld dat bijeengebracht is mogen wij besteden voor het aanschaffen van medicijnen voor sponsorkinderen en/of hun directe familieleden. Het bestuur heeft besloten om dit bedrag net zoals in 2011 aan te vullen tot € 700. Inmiddels hebben wij van een donateur ook nog eens een bedrag van € 250 mogen ontvangen dus in totaal kunnen wij € 950 besteden voor de aanschaf van medicijnen etc. Wij hebben van alle leidinggevenden in India zeer positieve en dankbare reacties ontvangen. Zij zorgen voor een keurige terugkoppeling naar het bestuur wat er met het geld gebeurd is. De sponsorkinderen zelf hebben dit ook aan hun sponsorouders kenbaar gemaakt in de laatste rapportages. Wij spreken de hoop uit dat wij deze structurele hulp nog lang voort kunnen zetten. Stand van zaken project Sacred Heart Vocational Centre and Boys Home. In de nieuwsbrief van maart 2012 hebben wij u uitgebreid geïnformeerd over de bouw van dit beroepsopleidingscentrum voor de dove/doofstomme kinderen van de Jyothibhavan School te Chayoth in India. Zoals gemeld kwamen de totale kosten voor de realisatie van dit project op € 90.000 a € 100.000. Wij hebben u ook gemeld dat wij intussen al een bedrag hebben mogen ontvangen van € 2500 van stichting Hervormd Weeshuis te Grootebroek en het bestuur van stichting Namaste heeft zelf ook een bedrag van € 1500 bijgedragen aan dit project. In totaal ging het dus om een bedrag van € 4000. Dankzij onze oproep in de nieuwsbrief van maart 2012 hebben wij van drie sponsorouders samen nog een bedrag van € 1450 mogen ontvangen. Dit bedrag is ook al overgemaakt naar India. Wat misschien leuk is om te vermelden is, dat één van deze sponsorouders een kleine kapsalon heeft en voor iedere euro die haar klanten in de pot stopten voor dit project zij dit bedrag verdubbelde. Uiteindelijk heeft zij € 800 bij elkaar weten te brengen. Niet alleen een prachtig bedrag maar ook een fantastisch initiatief! Wij kunnen u ook melden dat bouwwerkzaamheden van het Sacred Heart Vocational Centre and Boys Home inmiddels van start gegaan zijn. De foto’s hiervan kunt u binnenkort terugvinden op onze nieuwe website. Inmiddels zijn er voldoende financiële middelen verkregen om in ieder geval de bouw van de complete begane grond te realiseren. Tegenslag voor zuster Augusta, leidinggevende van het Sacred Heart Provincial House van waaruit dit project wordt gecoördineerd, was dat de prijzen voor cement en staal enorm gestegen zijn. Dit was een fikse financiële tegenslag. De zusters blijven echter moed houden en zij gaan naarstig door met als doelstelling dit project in zijn geheel te verwezenlijken. Mocht dit project u aanspreken dan is uw gift uiteraard van harte welkom. Vermeld wel bij overmaking van uw gift ‘bestemd voor project Sacred Heart Vocational Centre’. De bankrekeningnummers staan onderaan op ons briefpapier vermeld. Dit zijn de belangrijkste zaken voor de nieuwsbrief van september 2012. Tot de volgende keer! Met vriendelijke groet,
Bestuur stichting Namaste.
