Stichting Hortus Botanicus Amsterdam Beleidsplan september 2015

Stichting Hortus Botanicus Amsterdam Beleidsplan 2016

29 september 2015

Beleidsplan 2016 Hortus Botanicus Amsterdam

Pagina 1

Stichting Hortus Botanicus Amsterdam Beleidsplan 2016 Inhoud De Hortus Botanicus Amsterdam ............................................................................................................ 3 De Organisatie ......................................................................................................................................... 4 Resultatenoverzicht 2016........................................................................................................................ 6 Openingstijden: ................................................................................................................................... 6 Stafafdeling.......................................................................................................................................... 6 

Financiën ................................................................................................................................. 6



Facility management (Technische Dienst)............................................................................... 6



Personeelszaken ...................................................................................................................... 6



ICT ............................................................................................................................................ 6



Directiesecretariaat ................................................................................................................. 6

Afdeling Tuin- & collectie .................................................................................................................... 6 

Collectie ................................................................................................................................... 6



Tuin .......................................................................................................................................... 7

Afdeling Publiek ................................................................................................................................... 7 

Horeca ..................................................................................................................................... 7



Winkel en kaarterverkoop ....................................................................................................... 7



Educatie ................................................................................................................................... 7



Marketing en Communicatie ................................................................................................... 7

Projecten ............................................................................................................................................... 10


Pagina 2

De Hortus Botanicus Amsterdam De Hortus Botanicus Amsterdam is:  in 1638 opgericht door de Burgemeesters van Amsterdam als ‘artzenijtuin’ bij de Reguliershof,  in 1682 verhuisd naar de huidige locatie,  in 1877 is de tuin onderdeel geworden van de Universiteit van Amsterdam ,  wetenschappelijk hoogwaardig geweest ten tijde van Hugo de Vries, directeur van 1896 1918  in 1986 verzelfstandigd door de Universiteit van Amsterdam  zelfstandig dankzij de vereniging Vrienden en de Stichting Interim Bestuur met een structurele subsidie van de Gemeente Amsterdam  primair een publiekstuin die in stand gehouden wordt doordat er kaarten verkocht worden aan toeristen en buurtbewoners, er horeca en zaalverhuur wordt aangeboden, er een museumwinkel is. De Hortus Botanicus is organisatorisch vergelijkbaar met musea. “Een museum is een permanente instelling, niet gericht op het behalen van winst, toegankelijk voor publiek, die ten dienste staat aan de samenleving en haar ontwikkeling.” (British Museum Association) De Hortus is een moderne botanische tuin, waar actuele vraagstukken tussen mens en plantenwereld centraal staan. Tegelijkertijd blijven zowel de rijke historie als het intieme karakter van de tuin behouden en zichtbaar. De ruggengraat van de Hortus wordt gevormd door een bijzondere collectie levende planten uit heel de wereld , die wetenschappelijk wordt beheerd en zoveel mogelijk aan het publiek wordt getoond. De missie van de Hortus is “mensen van alle leeftijden te laten genieten van de schoonheid en diversiteit van planten uit de hele wereld en hen daarbij te helpen hun kennis te vergroten en ze bewust te maken van het belang van planten voor onze wereld.” De Hortus kent een zeer diverse verzameling van stakeholders, publieksgroepen en zakelijke relaties.  Stakeholders; belanghebbenden, zijn ondermeer onze Vereniging van Vrienden, de Gemeente Amsterdam, het Stadsdeelcentrum, buurtbewoners, de collega’s van de 16 culturele instellingen die samenwerken in de Plantage, de NVBT, de SNP etc.  Publieksgroepen. “Het publiek bestaat niet.” Het publiek is zeer divers en valt onder te verdelen in wetenschappelijk, educatief, toeristisch, jong, oud, Nederlands. Buitenlands (50 % Engels, Spaans, Italiaans, Portugees, Frans, Russisch)  Zakelijke relaties; dat zijn de leveranciers, alle partijen waar wij diensten of producten inkopen om onze doelstelling te kunnen realiseren.


Pagina 3

De Organisatie De Hortus met zijn circa 23 fte is een kleine organisatie en heeft een daarbij passende organisatiestructuur.

De organisatie kent de volgende overlegstructuur: Bestuur van de Stichting Hortus Botanicus en directeur: frequentie 4 tot 5 x per jaar. Het bestuur bestaat uit minimaal 3 leden. Momenteel bestaat het bestuur uit 5 leden. Het bestuurslidmaatschap is onbezoldigd. De agenda voor deze vergaderingen worden door de directeur en de voorzitter van het bestuur voorbereid, in concept verspreid en in de vergadering vastgesteld. Financiële rapportages worden standaard voorbesproken met de penningmeester. (NB op korte termijn zal de organisatie omgevormd worden naar het op dit moment gebruikelijke bestuursmodel in de (museum)wereld, het Raad van Toezicht model met een directeur/bestuurder.) De personeelsvergadering: een bijeenkomst van de werkgever met alle werknemers die in werktijd plaatsvindt (bij ons is dat buiten de openingstijden van de tuin, maar de aanwezigheid is verplicht en wordt als werktijd gerekend en zonodig gecompenseerd.) In deze vergadering worden de werknemers geïnformeerd over de ontwikkelingen binnen de onderneming. Ook vraagt de werkgever advies over beslissingen die belangrijke gevolgen voor de werknemers kunnen hebben. Alle aanwezigen kunnen hun standpunten naar voren brengen en mogen voorstellen doen. Frequentie: 3 tot 4 x per jaar. De agenda wordt door het Management Team voorbereid en in concept aan de medewerkers voorgelegd die hun eigen punten kunnen voorstellen.


Pagina 4

Management Team: bestaat uit directeur en de hoofden van de twee afdelingen. (NB de functie van hoofd Publiek wordt in verband met de bezuinigingen voorlopig ad interim vervuld door de directeur) Frequentie: eens in de twee weken. Hier wordt het beleid voorbereid en vastgesteld, de jaarbegrotingen opgesteld en de dagelijkse operatie gevoerd. Strategisch Overleg: Het management team belegd 3 x per jaar het Strategisch Overleg. Hierin wordt het Management Team aangevuld met vertegenwoordigers uit de Stafafdeling (een medewerker financien, P&O, Facility Manager, Directie Secretariaat, ICT) de collectiebeheerder en de Teamleider Tuin en de leden van het team Publiek (Horeca, Marketing en Communicatie, Educatie en Winkel) Afdeling Tuin en Collectie: deze afdeling is verantwoordelijk voor het intelectuele, fysieke en administartieve beheer van de collectie en kent diverse overleggen  Tuinteam, bestaande uit het hoofd van de afdeling, de teamleider tuin en de tuinmedewerkers. Frequentie eens in de twee weken  Tuin en Collectie, bestaande uit het hoofd van de afdeling, de teamleider tuin en de collectiebeheerder, frequentie 1 x per twee weken.  Vrijwilligersoverleg, bestaande uit frequentie 2 x per jaar Afdeling Publiek: deze afdeling functioneert feitelijk als front office en bestaat uit de verschillende disciplines, marketing en communicatie, horeca, winkel, educatie en telefonie. Hier vindt de primaire interactie met ons publiek plaats.  Het team vergadert eens in de twee weken  Zo vaak als nodig, maar minimaal eens in de twee weken vindt bilateraal overleg plaatstussen het hoofd van de afdeling en de verschillende meedewerkers  Vrijwilligersoverleg winkel  Vrijwiiligersoverleg educatie  Vrijwilligersoverleg rondleiders Afstemmingsoverleg Tuin en Collectie/Publiek: Dit overleg vindt eenmaal in de vier weken plaats. Programmaoverleg: afdelingsoverstijgend, minimaal tweemaal per jaar met de bedoeling om in november van het lopende jaar het programma voor het komende jaar gered te hebben Directeur en Stafafdeling: wekelijks bilateraal overleg met de verschillende disciplines Daarnaast zijn er nog de “Personeelsdag” (jaarlijks in september) en de “Kerstviering” waarbij personeel en alle vrijwilligers uitgenodigd worden.


Pagina 5

Resultatenoverzicht 2016 Openingstijden: De Hortus is 363 dagen per jaar geopend, dagelijks van 10.00 tot 17.00 uur. (De Hortus is gesloten op 1 januari en 25 december). In deze periode hopen we 140.000 bezoekers te mogen verwelkomen

Stafafdeling Deze afdeling omvat de taakgebieden personeel, financiën en directiesecretariaat, technische faciliteiten en ICT en valt onder de directe aansturing van de directeur.  Financiën De afdeling financiën zorgt voor de financiële administratie van de Stichting. De afhandeling van inen uitgaande facturen, de financiële rapportages aan medewerkers, directie en bestuur, het opstellen van de jaarstukken. Daarnaast verzorgt de afdeling “om niet” de ledenadministratie van de Vereniging met ca 8.000 leden. De Hortus is ongeveer met 70% eigen inkomsten een voorbeeld van cultureel ondernemerschap binnen de Amsterdamse museumwereld.  Facility management (Technische Dienst) Voor het behoud en beheer van de panden en de terreinen van de Hortus zorgt het facility management. (Een coördinator, timmerman en een conciërge). Het betreft 8 Rijksmonumenten, een gemeentelijk monument en vier niet monumentale panden. Het MeerJarenOnderhoudsProgramma (MJOP) wordt hier bewaakt en uitgevoerd.  Personeelszaken Voor de loonadministratie en personele zorg van de 23 fte, de inzet van free-lancers, de coördinatie van en het beleid voor 75 vrijwilligers wordt gezorgd door de medewerker PZ.  ICT De ICT voorzieningen van de Hortus zijn deels uitbesteed. In de organisatie is een allround medewerker verantwoordelijk voor website, webshop, intranet en EHBC (Eerste Hulp Bij Computerproblemen). In 2016 zal een nieuwe website gelanceerd worden.  Directiesecretariaat Het directiesecretariaat bestaat uit een medewerker en opereert als rechterhand van de directeur en verzorgt de zakelijke correspondentie en het archiefbeheer. Daarnaast verzorgt zij de afspraken voor film- en foto-opnames in de tuin.

Afdeling Tuin- & collectie Deze afdeling bestaat uit collectiebeheer (1 fte) en 5 tuinlieden en staat onder leiding van het hoofd Tuin en Collectie.  Collectie Collectiebeheer zal naast het dagelijks beheerswerk in 2016 de migratie naar een nieuw collectieregistratieprogramma realiseren. Het bestaande programma “Atlantis” word vervangen door “Iris Botanical Gardens”. Na de ingebruikname van het nieuwe registratiesysteem zal de informatievoorziening naar de bezoekers verbeterd worden.


Pagina 6

 Tuin De vijf tuinlieden zorgen samen met circa 20 vrijwilligers. Zij onderhouden en verzorgen de 4.000 soorten en kweken éénjarigen en nieuwe aanwinsten voor de tuin op. Een belangrijke herinrichting, die van de woestijnkas, zal in 2016 door het tuinteam verzorgd worden.

Afdeling Publiek Onder deze afdeling zijn alle functies ondergebracht die direct met het publiek te maken hebben.  Horeca De horeca bestaat uit een dagexploitatie, ten behoeve van de individuele bezoekers van de tuin en de zaalverhuur ten behoeve van de zakelijke en huwelijksmarkt. De horeca is naast kaartverkoop en winkel een belangrijke pijler voor de inkomsten van de Hortus.  Winkel en kaarterverkoop Winkel en kaartverkoop worden geheel gerund door vrijwilligers. Er is een betaalde coördinator die de circa 20 vrijwillige medewerkers aanstuurt en informeert. Zij dragen door de kaarten winkelverkoop in belangrijke mate bij aan de ruime openstelling van de Hortus (363 dagen per jaar).  Educatie Educatie in de Hortus wordt verzorgd door de medewerker educatie bijgestaan door 15 tot 20 vrijwilligers zij verzorgen de lessen voor ruim 4.000 scholieren in groeps- of privé verband. Daarnaast verzorgen zij alle rondleidingen in de tuin.  Marketing en Communicatie Marketing en communicatie, 1 medewerker, ondersteund door 2 a 3 stagiairs per jaar. Zij zijn verantwoordelijk voor de programmering van de activiteiten en alle communicatie rond de Hortus. Daarnaast verzorgen ze per seizoen de informatievoorziening aan onze vrienden door middel van de Hortuskrant. Maandelijks wordt een e-mail nieuwsbrief verzonden aan 6.000 adressen. Januari: Boomknoppenmaand In het vroege voorjaar zijn de bomen nog kaal. Maar aan de takken zitten knoppen waarin de bladeren al klaarliggen.  Wintervertellingen in de Palmenkas. Op 3, 6, 13, 20, 27 januari kunnen kinderen (4- 7 jaar) komen luisteren naar mooie verhalen in de Palmenkas. Daarna kunnen ze zich laten schminken. Vanaf 14.30 uur. Toeslag op entree € 2,50.  20 januari: Winterplantage.  26 januari: Themarondleiding ‘Bomen en boomknoppen’. Aanvang 14.00 uur. Deelname € 3,50. Februari: Katjesmaand De bomen bloeien al! Ze durven wel, die vroege bloeiers. Het is vaak nog erg koud. De elzeboom bloeit met gele sliertjes. Die slingeren zachtjes in de wind. We noemen ze katjes.  16 februari: Themarondleiding ‘De bomen bloeien al’. Aanvang 14.00 uur. Deelname € 3,50. Maart: Stinzenplantenmaand De vele bol- en knolgewassen zorgen voor de eerste kleuren in de tuin.  20 maart: Nationale Boomfeestdag.  22 maart: Themarondleiding ‘Stinzenplanten’. Aanvang 14.00 uur. Deelname € 3,50.


Pagina 7

April: Tulpenmaand De tulp is onlosmakelijk verbonden met Nederland. De afgelopen eeuwen zijn er duizenden kleurrijke varianten gekweekt, die alle hun oorsprong vinden op de berghellingen van Kazachstan.  Tot 12 mei: ‘Tentoonstelling ‘De tulp, wild en verleidelijk. Meer dan veertig soorten wilde en gecultiveerde tulpen in de Hortus.  20 april: Themarondleiding ‘De Tulp, wild en verleidelijk’. Aanvang 14.00 uur. Deelname € 3,50.  27/28 april: Heritage Weekend ‘Tulpen in Amsterdam. Sommige grachtenhuizen zijn geopend en tonen hun tuinen vol bloeiende tulpen. Mei: Kleurenmaand De kleuren knallen uit de tuin. Alles staat in volle bloei.  1 mei : De kuipplanten uit de Palmenkas gaan weer de tuin in.  18 mei: Themarondleiding ‘Verfplanten’. Kleuren met de natuur’. Aanvang 14.00 uur. Deelname € 3,50 euro.  22 mei: Wereldbiodiversiteitsdag.  24 mei: Evolutiecursus ‘Van Alg tot orchidee’. Een vierdelige cursus over de evolutie van het plantenrijk. Wandel elke zaterdag mee met docent Arend Wakker. Deelname € 65 incl. reader. Data: 24 en 31 mei, 7 en 14 juni. Juni: Kruidenmaand Toen de Hortus in de 17de eeuw werd opgericht, waren kruiden van levensbelang. Zij dienden als grondstof voor medicijnen. In de Hortus bestudeerden artsen en apothekers de medicinale planten en apothekers legden er hun examens af.  1 juni: Opening Tropisme tentoonstelling. Een bijzondere fototentoonstelling in de Palmenkas ter gelegenheid van 375 jaar Hortus Botanicus Amsterdam.  t/m 16 september.  15 juni: Themarondleiding ‘Medicinale planten’. Aanvang 14.00 uur. Deelname € 3,50.  21 juni: Witte Nacht Diner. Juli: Beestjesmaand Zonder insecten zou de wereld snel ontdaan zijn van al le bloemen en vruchten. En daarmee ook spoedig van alle natuur.  6 juli: Themarondleiding ‘De bestuiving van planten’. Aanvang 14.00 uur. Deelname € 3,50.  18 juli: Hortusfestival Zes weken lang concerten in de mooiste horti van Nederland tijdens het jaarlijkse kamermuziekfestival. Data: 18 juli, 25 juli, 1, 8, 15 en 22 augustus.  20 juli: Themarondleiding ‘Kruipen en kriebelen in de Hortus. Over insecten en andere beestjes.’ Aanvang 14.00 uur. Deelname € 3,50.  Zomermuziekzondagen. Elke zondag in juli en augustus live muziek op het terras van de Oranjerie. De tuin en het café zijn tot 19.00 uur open! Genieten van de zon, van heerlijke tapas en heerlijke muziek, van soulvolle folk tot temperamentvolle tango. Augustus: Zomerbloeiersmaand De tuin is groen en de grote witte bloemen van de Lotus en de Victoria amazonica zijn adembenemend mooi.  10 augustus: Themarondleiding ‘Snoeien doet bloeien’. Aanvang 14.00 uur. Deelname € 3,50.  24 augustus: Themarondleiding ‘De geur van zomerbloeiers’. Aanvang 14.00 uur. Deelname € 3,50.


Pagina 8

  

Zomermuziekzondagen. Elke zondag in juli en augustus live muziek op het terras van de Oranjerie. De tuin en het café zijn tot 19.00 uur open! Genieten van de zon, van heerlijke tapas en heerlijke muziek, van soulvolle folk tot temperamentvolle tango. Hortusfestival. Zes weken lang concerten in de mooiste horti van Nederland tijdens het jaarlijkse kamermuziekfestival. Data: 18 juli, 25 juli, 1, 8, 15 en 22 augustus. 30 augustus: Evolutiecursus ‘Van Alg tot orchidee’ Een vierdelige cursus over de evolutie van het plantenrijk. Wandel elke zaterdag mee met docent Arend Wakker. Deelname € 65 incl. reader. Data: 30 augustus, 6, 13 en 20 september.

September: Oogstmaand In het najaar maken we ons op voor de winter. We gaan oogsten, verzamelen en bewaren voor de koude periode die komt.  14-15 september: Open Monumentenweekend ‘Macht & Pracht’.  21-22 september: Najaarsmarkt met vele kramen.  28 september: Themarondleiding ‘Planten uit de Nieuwe Wereld’. Aanvang 14.00 uur. Deelname € 3,50.Evolutiecursus  6 september: Evolutiecursus ‘Van Alg tot orchidee’ Een vierdelige cursus over de evolutie van het plantenrijk. Wandel elke zaterdag mee met docent Arend Wakker. Deelname € 65 incl. reader. Data: 30 augustus, 6, 13 en 20 september. Oktober: Paddenstoelen- en schimmelsmaand Schimmels behoren tot een apart ‘rijk’ van levende wezens, naast de rijken ‘planten’ en ‘dieren’. Onder de aarde bestaat een wereld aan schimmeldraden. In deze tijd van het jaar komen ze naar boven.  15 oktober: De kuipplanten gaan weer terug naar de Palmenkas voor de winter.  19 oktober: Themarondleiding ‘Paddenstoelen en schimmels’. Aanvang 14.00 uur. Deelname € 3,50.  19-27 oktober: Herfstvakantie. Kinderactiviteit: Herfstherbarium maken in de Hortus.  Lezingenreeks. Elke dinsdagavond in oktober is er een boeiende lezing in de Laranjazaal. November: Specerijenmaand Kaneel, kruidnagel, nootmuskaat, het zit allemaal in pepernoten en in speculaas.  2 november: Museumnacht  23 november: Themarondleiding ‘Speculaas en pepernoten’. Aanvang 14.00 uur. Deelname € 3,50. December: Maand van het regenwoud Warm, vochtig, tropisch en groen. Maak midden in de winter een wandeling in het tropisch regenwoud van de Hortus.  14 december: Themarondleiding ‘Tropisch regenwoud’. Aanvang 14.00 uur. Deelname € 3,50.  21 december 2016-5 januari 2014 Kerstvakantie. Junglespeurtocht voor kids.


Pagina 9

Projecten In 2016 staan de volgende projecten op stapel. 





De “International Graden Photographer of the Year tentoonstelling” de tegenhanger van de World Press Photo, geheel gewijd aan tuin, natuur en landschapsfotografie. Deze expositie ie een samenwerkingsproject van meerdere internationaal gerenomeerde botanische tuinen in Engeland, Zweden, Italië, Spanje, Australië en Nederland. De realisatie van de koppeling van de klimaatinstallatie van de Hermitage aan de Amstel aan die van de Hortus. De Hermitage Amsterdam (Hermitage) is voornemens haar gebufferde WKO-warmte-overschot te exporteren naar de Hortus Botanicus (Hortus) en ontvangt vice versa koude van de Hortus. Een dubbele transportleiding voor het transport van deze warmte en koude moet gerealiseerd worden onder de bestrating van de Nieuwe Herengracht. Een traject van ongeveer 425 meter. De Hermitage gebruikt haar gebufferde warmteoverschot nuttig in plaats van deze af te fakkelen en de Hortus verbruikt minder gas t.b.v. haar CV-ketels. De Hermitage ontvangt de koude (retourwater) van de Hortus waardoor de Hermitage minder elektriciteit verbruikt t.b.v. koeling. Vermeden investeringen: De Hermitage vermijdt een eenmalige investering van ongeveer 250.000 euro t.b.v. drycoolers op het dak t.b.v. het affakkelen van de gebufferde warmte aan de buitenlucht én bespaart jaarlijks 21.300 euro aan koelkosten. De Hortus bespaart eenmalig een bedrag van 30.000 euro aan nieuwe CV-ketels die nodig vervangen moeten worden. Door het structureel ontvangen van Hermitage-warmte kunnen er bij De Hortus namelijk CV-ketels met een kleiner vermogen geïnstalleerd worden waardoor 35% minder gas verbruikt wordt op jaarbassis. Daarvoor in de plaats moet dan door de beoogde exploitant van de transportleidingen wél geïnvesteerd worden in een (gasgedreven) warmtepomp bij De Hortus teneinde de WKO-warmte van de Hermitage op de gebruikstemperatuur van kassen van De Hortus te brengen. Groot onderhoud Rijksmonumenten. Dit jaar staat het schilderwerk van de Oranjerie, het museumcafé van de Hortus, de verbouwing van de keuken om deze aan te passen aan de ARBO en Hygiëne vereisten.


Pagina 10

Stichting Hortus Botanicus Amsterdam Beleidsplan september 2015

Recommend Documents