Stichting DNO Nederland

Stichting DNO Nederland

Notulen verenigingenraad 26 november 2008 Datum Locatie Aanvang Aanwezig

26 november 2008 Netwerkkantoor Zwolle 19:30 uur (vooraf vanaf 17:30 eten + visie DNO 2012) Heidy Bolwijn (Bolwijn Communicatie); Frank Dekkers (DNO Zwolle I), Rob Henstra (Netwerkkantoor); Ewoud Liberg (Stichting), Roy Oosten (DNO Zwolle II), Roel Riepma (Stichting – VZ/NO), Rob Henstra Herman Bekker (DNO Groningen); Jan Willem van Dalen (Stichting)

Afwezig

Nr. Onderwerp 1.

Opening De vergadering werd geopend met een gezellig eten en een vrije dialoog over de visie op De netwerkonderneming in 2012. Het belangrijkste resultaat van dit openingsgesprek was: “Om de activiteiten van de verenigingen – het kloppend hart van DNO – centraal te stellen, moeten allerlei diensten ongemerkt perfect geregeld zijn. Leden staan centraal en ervaren het bestuurlijk werk als ondersteunend en verrijkend.” Om het bestuurlijke werk te faciliteren, kwam uit de creatieve sessie het idee om concrete en succesvolle diensten voor het in stand houden van bestaande en opbouwen van nieuwe verenigingen gestructureerd te verzamelen. Op die manier ontstaat een praktische basis ontstaat voor het organiseren van de vereniging. Voorlopige werknaam: “de blije doos”. Diensten die in “de blije doos” komen, worden in de komende maand door de verenigingen verzameld en opgestuurd naar Rob Henstra. Roel en Rob maken een eerste ordening. De ordening wordt in een aantrekkelijk format gegoten. Roel en Rob overleggen daarover met Arjan Biel. Praktische elementen die in “de blije doos” komen, zijn: Flyers DNO (uitstraling, wie zij we? waar staan we voor?) Startersinformatiepakket Visitekaartjes DNO Presentatie DNO op CD Bestuursmap (ook digitaal op CD of afgeschermd deel van de website) o o

Voorbeelden van netwerkwerkbijeenkomsten, met foto’s Organisatieplaatje in 1 A4: Verenigingen en ondersteunende diensten


o o

o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o

Voorbeeld taakverdelingen binnen de verenigingsbesturen Buddysysteem voor begeleiding nieuwe verenigingen aanvullende opmerkingen: begeleiding nieuwe verenigingen spreiden en structureel maken. Een begeleider moet zelf wel ervaring hebben gehad in het besturen van een DNO vereniging en thuis zij in de effecten van voorgenomen beslissingen. Er is niet geïnventariseerd wie we hiervoor zouden vragen. Wil iedereen daar nog even over nadenken en deze maand namen – waaronder die van jezelf – doorgeven? Statuten stichting en vereniging Samenwerkingsovereenkomst met Het Netwerkkantoor Communicatieplan + communicatiebeleid en toetsingsrol PR-commissie PR agenda Startprogramma’s + voorbeelden voor aanpak Brief nieuwe leden, welkomstbrief van de vereniging Uitnodiging bijeenkomst Financiële afhandeling bijeenkomsten Enquête: tevredenheid en ideeën voor de toekomst Programma’s en uitgangspunten programma van de verenigingen, inclusief te benaderen personen White paper verwerving subsidie gemeenten (hoe gaat dat en hoe werkt dat) Opsomming van en lay-out voor persberichten + voorbeeld persbericht Opzet projecten. Voorbeeld: project ondernemingsbeurs Buddy-systeem voor begeleiding nieuwe aspirant leden Onkostenvergoedingsregeling commissie- en bestuursleden Lege decentrale ledenadministratie + voorbeeld ledenadministratie + samenhang met de centrale ledenadministratie netwerkkantoor Lege financiële boekhouding + voorbeeld boekhouding Lege jaarrekening + voorbeeld jaarrekening Lege begroting + voorbeeld begroting Aanmaning voor niet betalende leden (“de lieve brief”) en gevolgen voor de begroting Rabo-rekening (i.v.m. sponsormogelijkheden) Sponsoraanvraag

Het geheel moet flexibele en uitbreidbaar worden opgezet, zodat bestaande besturen en nieuwe besturen elkaar steeds weer kunnen verrijken met praktische tips en trucs. 2.

Mededelingen Roel deelt mee dat Herman Bekker van DNO Groningen zich met zijn bedrijf heeft gevestigd in de stad Groningen. Met het voltallige bestuur gaan ze nu meer vanuit de stad Groningen werken aan de verdere opbouw van DNO Groningen. DNO Groningen tlet momenteel 12 leden. Roel deelt mee dat de wethouder Economische Zaken van Amersfoort open staat voor een gesprek met DNO Amersfoort. José van Rooijen, DNO Amersfoort en Het Netwerkkantoor Amersfoort, zal contact opnemen met Frank Dekkers om een dergelijke bijeenkomst te arrangeren. Frank deelt mee dat hij de voorzittershamer neerlegt. Wanda neemt de voorzittersrol van DNO Zwolle I over. Gabriëlle van Luijck en Anke Boelens gaan het bestuur completeren. Frank blijft gelukkig voor ons allemaal actief betrokken in de commissie PR en Communicatie.

Pagina 2; Notulen verenigingenraad 26 november 2008


Roy heeft binnenkort een gesprek met de RABO IJssel Vecht. De RABO wil graag meer contact met de groeiende groep zzp’ers. Een rekening bij de RABO bank is nodig om voor sponsorgeld in aanmerking te komen. Verder willen we de standaardsponsor regeling handhaven en de RABO de mogelijkheid geven om eens een financieel onderwerp als thema voor ledenvergaderingen (financiering bijvoorbeeld) in te brengen.

3.

Vaststellen agenda

4.

Notulen vorige vergadering N.a.v. afhandeling “achtergestelde leningen” krijgen leden die hun lidmaatschap hebben opgezegd en leden die hebben aangegeven graag de lening terug te krijgen in januari/februari 2009 terugbetaald. Na afronding van het verrekenen van de vergoeding voor de stichting voor verleende diensten. Namen zijn bekend.

5.

Subsidie aanvraag bij Gemeente Zwolle + samenwerking met Gemeente Zwolle Frank legt subsidieaanvraag bij de gemeente voor. Roy en Frank hebben deze aanvraag samengesteld op basis van gesprekken met de gemeente. De gemeente wil de kleine ondernemer graag meer zichtbaar krijgen en daartoe ook ondersteunen. Na enkele tips over en weer werken Frank en Roy de aanvraag verder uit en gaan deze vrijdag 28 november voorbespreken met de gemeente en daarna definitief maken. Samenwerking met de gemeente Zwolle komt op deze manier scherper in beeld. Het vertrouwen bij Economische Zaken in onze manier van netwerken is groot.

6.

Website (beheer, functionaliteiten, profielen, etc.) Voor januari 2009 wordt de website door de websitebeheerders gescreend op fouten en lege pagina’s. Leden worden nogmaals gemaand om hun bedrijfsbeschrijving aan te leveren, zodat de uitstraling toeneemt. Roel en Ewoud screenen het algemene deel en brengen de informatie in één lijn met dat wat op de sites van de verenigingen staat vermeld. Roel neemt contact op met DNO Groningen om te wijzen op deze PR actie en de betekenis daarvan voor de completering van de website van DNO Groningen Roy gaat met Siebolt overleggen over een algemene menuknop op de homepage van de site, waaronder de samenwerking tussen leden zichtbaar wordt gemaakt. Deze voorbeelden van samenwerking worden in een eenvoudig format gegoten. Roy overlegt ook met Siebolt over het vervangen van de “verborgen” aanduiding van de vereniging op de homepage door een landkaart van Nederland, zodat op de home page direct zichtbaar is waar DNO verenigingen gevestigd zijn.. Dit werk is nodig i.v.m. een PR actie in januari, waarin de website centraal wordt gezet. Dan moet het geheel up to date en foutloos zijn. Wijziging website komt op een later moment aan de orde. Dit vraagt om het gestructureerd verzamelen van gewenste wijzigingen, te maken keuzen daarin en een snelle realisatie. Ofwel een planmatige aanpak. Nu nog niet te veel benadrukken, omdat het expliciteren ervan verwachtingen oproept, die we op dit moment nog niet waar kunnen maken.



7.

PR- en communicatie (toelichting door de commissie PR- en Communicatie Heidy, Roy, Frank) Beleid. Belangrijkste afspraak met betrekking tot het beleid is dat persberichten ter toetsing aan Heidy Bolwijn worden voorgelegd. Alle verenigingen moeten zich daaraan verbinden, omdat op die wijze een unieke naamvoering, huisstijl en cultuuruitstraling geborgd wordt. Vanuit deze minimale en toch ook essentiële kaders kunnen verenigingen hun lokale PR vrij vorm en inhoud geven.. Instrumenten. o Heidy zorgt i.o.m. leden in de creatieve hoek van PR- en communicatie voor de lay-out en voorbeelden van persberichten o Er wordt één centrale PR agenda gemaakt. Frank, Roy en Heidy buigen zich daarover. o Visitekaartjes gaan we weer invoeren. Er wordt gekeken wat de meerkosten zijn om deze kaartjes op naam te produceren. o Er wordt bij de verenigingen een inventarisatie gemaakt van succesvolle samenwerking van leden voor bedrijven (zie ook website, hoofdmenu op de homepage) o In januari/februari 2009 wordt een bijeenkomst georganiseerd voor aspirant leden o Het bovengenoemde maakt deel uit van een PR- en communicatieplan, die voor het geheel van DNO is gerealiseerd Artikel in Het Ondernemersbelang (februari 2009) o Roel verwijst na contact in eerste instantie door naar Roy o Het thema: samenwerking tussen zzp’ers op basis van wederzijds vertrouwen. Ofwel het gevolg van de visie en missie tentoonspreiden. o Het zou prettig zijn om DNO in de breedte neer te zetten en eventueel ook ruimte te krijgen in het ondernemersbelang Groningen en omstreken en Amersfoort en omstreken.

8.

Onkostenvergoedingen bestuurs- en evt. commissieleden DNO Zwolle I heeft voor de bestuur- en commissieleden een onkostenvergoeding gerealiseerd. Voor een aantal (bestuurs)leden liepen de reis- en kopieerkosten uit de hand. Ze hebben dit naar de leden onderbouwd door transparant aan te geven welke zaken WEL en welke NIET voor vergoeding in aanmerking komen Ook voor het bestuurswerk vanuit de stichting is vergoeding voor onkosten raadzaam. Reiskosten naar Amersfoort en Groningen zijn voorbeelden. Ewoud en Roel maken een lijstje van kosten en gaan deze onderverdelen naar “te vergoeden” en “niet te vergoeden”. Deze lijst wordt de volgende keer op de verenigingenraad besproken.

9.

Financiële afwikkeling kernoverstijgende bijeenkomsten De laatste kernoverstijgende bijeenkomst is enorm veel over en weer gemaild en gebeld om de bekostiging rond te krijgen. Nieuwe regel: de vereniging die de overstijgende bijeenkomst verzorgt, is verantwoordelijk voor de financiële afhandeling. Dus organisatie en financiën ligt in één hand.

10.

Linkruil



11.

We gaan niet in op het aanbod van Johan Ooms, www.zzpnodig.nl

Rondvraag Facturering. Vorig jaar veel te laat. Nu graag voor 15 januari de actuele stand van de leden en aspirantleden richting het Netwerkkantoor. Op basis van vergelijking ledenbestanden decentraal en ledenbestand centraal worden de bestanden geactualiseerd. Op basis van geactualiseerd bestand worden de verenigingen vonform afspraak gefactureerd en Het Netwerkkantoor en de achtergestelde leningen (zie punt vier) betaald. Leden die per 1 januari 2009 hebben opgezegd. Waarom? Met name vanwege afstand, groei eigen bedrijf, verandering in de samenstelling van de ledenopbouw en ook met pijn in het hart. Het betreft: Marlies Honsbeek, Catharina Köhler, Henk Poppe, Lydia Coppens, Corine Jekel en Jannie Hoegen. Vergadering verenigingenraad 2009: 24 maart 2009 vanaf 17.30 uur (want dat beviel ons alen uitstekend) – hooguit 22.00 uur in Het Netwerkkantoor, Zwolle.


Stichting DNO Nederland

Recommend Documents