Stichting Dierenambulance Den Helder – Hollands Kroon
Jaarverslag 2014
Inhoudsopgave
1. 2. 3. 4.
5. 6. 7. 8. 9.
Voorwoord Algemene informatie Interne organisatie Gebeurtenissen over het jaar 2014 Activiteiten Externe contacten Publiciteit en communicatie Vrijwilligers Rittenoverzicht 2014 Financieel 2014 De positie van de stichting
blz. 3 blz. 4 blz. 5 t/m 7 blz. blz. blz. blz. blz. blz. blz.
8 t/m 9 10 t/m 11 12 13 14 t/m 15 16 t/m 17 18
2
1. Voorwoord Dit jaar was het jaar van de uitbreiding naar het noordelijk Hollands Kroon (HK) gebied en de opzet voor het platform Dieren Welzijns Organisaties (DWO). De eerste dag (1 januari) in ons werkgebied HK vielen we met de neus in de boter. De toegezegde assistentie door voormalig medewerkers uit het gebied zeggen hun hulp aan ons op. De bemanning van de Dierenambulance had gelijk een uitdaging. Gelukkig hebben zij het goed opgelost. In maart hadden wij de eerste bespreking voor een samenwerkingsverband, de DWO koepel (Vogelopvang De Paddestoel, Dierentehuis ’t Schuthok en de Dierenambulance). Het vogelasiel had een bedrijfsauto die niet werd gebruikt deze mochten wij voor een geringe vergoeding gebruiken. Ter ondersteuning in het HK gebied. Een aantal van onze vrijwilligers uit Julianadorp hebben een poule opgezet om met de “vogelauto” hulp te verlenen in HK. Twee dames uit HK hebben zich, (eind maart) bereid verklaard de auto te gaan bemannen en de opzet voor een organisatie aldaar. De toegezegde auto van de Dierenbescherming kregen wij niet. Een delegatie is op zoek gegaan naar een tweedehands bestelauto. Die werd gekocht en is door vrijwilligers geschilderd en in gericht voor dier vervoer. Na bestickering was de overdracht op 17 mei. Verder is het een jaar van bestuurswisselingen geweest. In maart is de secretaris opgestapt. Zijn werk is door de overige bestuursleden uitgevoerd. In mei is een nieuwe secretaris aangenomen. Daarnaast moesten ook onze penningmeester, vrijwilliger coördinator tevens roosterplanner door omstandigheden stoppen. Gelukkig werd redelijk snel vervanging gevonden. Op 26 maart, is ons als vierde van de ruim 90 Dierenambulances van Nederland, het Dierkeurmerk toegekend. Iets waar de vrijwilligers en het bestuur heel trots op mogen zijn. In september heeft de (nieuwe) wethouder en beleidsmedewerker van Welzijn gemeente Den Helder een rondleiding gehad bij de destructie(verzamelplaats overleden dieren) en in de Dierenkooy. Na toezegging en bemiddeling van de wethouder is de situatie in destructie, hygiënisch, een stuk verbeterd. Er was, op Dierendag, een groot benefit concert bedacht voor het inzamelen van geld voor de DA. Helaas werd de toezegging door diverse partijen te niet gedaan. Onze PR is veertien dagen voor Dierendag opzoek gegaan voor een alternatief. Deze werd gevonden bij de Helderse Vallei. Het geen heeft geresulteerd in een geweldige Dierendag, voor mens en dier. Het dertig jarig bestaan hebben wij, uit kosten overweging, niet gevierd. Tijdens onze zeer geslaagde eindejaarfeest hebben alle vrijwilligers een leuk, 30 jarig bestaan, presentje gehad. De voorzitter Walter Linden
3
2. Algemene Informatie Statutaire naam Stichting Dierenambulance Den Helder en omstreken (hierna te noemen “de Stichting”) Vestigingsplaats Den Helder Rechtsvorm Stichting Oprichting De Stichting werd op 3 oktober 1984 opgericht bij notariële akte Omschrijving van de doelstelling De Stichting heeft ten doel:
het vervoeren van zieke en gewonde dieren en zo nodig het verlenen van eerste hulp het vervoeren van dieren naar de dierenarts voor behandeling of operatie het vervoeren van dieren naar eigenaren of opvanglocatie het vervoeren van overleden dieren naar crematoria of verzamelplaats het verstrekken van informatie in de ruimste zin van het woord Secretariaat Postbus 3004 1780 GA Den Helder 0623556755 K.v.K. nr. 41239504 Financieel ING BANK IBAN:NL40INGB0003398180 BTW nr. NL006934547
4
3. Interne organisatie Bestuur Het bestuur van de Stichting bestaat uit vijf leden. Naast deze bestuursleden kan de stichting op het gebied van dierenzorg-kennis een beroep doen op een veterinair adviseur. Elk bestuurslid wordt benoemd voor een periode van maximaal vijf jaar. Alleen in uitzonderlijke gevallen kan een bestuurslid herbenoemd worden voor weer een periode van vijf jaar. Vacatures in het bestuur worden zo spoedig mogelijk ingevuld. Het bestuur ontvangt geen bezoldiging voor haar werkzaamheden anders dan een summiere vergoeding voor gemaakte kosten. Het bestuur van de stichting waakt tegen verstrengeling van belangen tussen die van de stichting en die van bestuursleden. Bij strijdigheid van belangen dienen betrokken bestuursleden zich van besluitvorming te onthouden. De stichting heeft geen toezichthoudend orgaan.
Samenstelling bestuur Op 1 januari 2014 is het bestuur voltallig aangetreden en op 31 december 2014 in een andere samenstelling het jaar afgesloten. Deze bestuur functionarissen zijn: Voorzitter: Walter Linden
Leiding geven aan bestuur en vrijwilligers van de stichting in de ruimste zin des woords Voorzitten van bestuurs- en vrijwilligersvergaderingen Periodiek overleg met zuster- en/of overheidsorganisaties al dan niet i.s.m. met andere bestuursleden Het verrichten van representatieve taken
Secretaris: Marten Kalis, tot maart 2014 Secretaris : Remi van Niel, vanaf juni 2014
Oproepen tot vergadering en het vastleggen van de vergaderlocatie Notuleren bestuurs- en vrijwilligersvergaderingen Verzorgen jaarverslag voor 1 april Verzorgen van correspondentie Opmaken van contracten en overeenkomsten voor zover hiervoor een jurist niet vereist is. Archief houden van alle correspondentie, aktes en overeenkomsten Draagt zorg voor het op peil houden van kennis van interne procedures Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid Organiseren en verzorgen opleidingen i.s.m. de vrijwilligerscoördinator Organiseren van lezingen t.b.v. de vrijwilligersbijeenkomst
5
Penningmeester: Tamara van der Heiden, tot 24 mei 2014 Penningmeester: Eduard Commandeur, vanaf 24 mei 2014
Bijhouden van de financiële administratie Voorbereiden van de jaarrekening van het afgelopen jaar voor 1 juli Opmaken van een begroting voor het komende jaar voor 31 december Factureren van geleverde diensten via rittenstaten/zwerfdierformulieren en n.a.v. overeenkomsten Het innen van gelden Betalen van nota’s, declaraties, etc. Bewaken debiteuren Bewaken spaartegoeden en rentestanden Archiveren betalingsbewijzen, facturen en nota’s, bankafschriften Controle op rittenadministratie
Pr-functionaris: Ilse Kootkar
Behartigt alle PR-zaken binnen de stichting, zoals het geven van voorlichting Zit de PR-commissie voor Organiseren van markten/ bemensing stands Inkopen merchandising voor verkoop op evenementen Redactie Donateursblad Verzorgen info-folder/ donateursfolder
Coördinator vrijwilligers: Dorien v/d Wint
Liaison tussen bestuur en vrijwilligers Aanspreekpunt vrijwilligers Bemiddelt in conflictsituaties evt. i.s.m. voorzitter Onderhouden van sociale contacten bij langdurige ziekte VW-er. Houden van functionerings-, evaluatie-, ontslag- en sollicitatiegesprekken i.s.m. een ander bestuurslid Tussenpersoon alle vrijwilligersaangelegenheden (kleding, roosters, lief en leedpot etc.)
Veterinair adviseur: Drs. Koos Bettink vanaf maart 2014 Drs. Ilona Wegman
Staat bestuur en vrijwilligers bij in diergeneeskundige aangelegenheden Verzorgen en op peil houden dieren EHBO kennis en verstrekken relevante diergeneeskundige informatie.
Twee functionarissen zijn onder verantwoording gesteld bij de penningmeester(een donateursadministrateur) en bij de coördinator vrijwilligers (een roosterplanner). De voorzitter en de donateursadministrateur zijn gezien hun technische vaardigheden de beheerders van de Dierenambulance.
6
4. Gebeurtenissen over het jaar 2014 Activiteiten Dierenambulance Helaas is er ook in 2014 een aantal malen schade gereden. Dit heeft geleid tot een verhoging van de verzekeringskosten. Ten behoeve van Hollands Kroon is een kleine bestelauto aangekocht die is omgebouwd tot een Kleine Dieren Ambulance (KDA). De KDA werkt, afhankelijk van de dienstdoende vrijwilliger, vanuit Anna-Paulowna, Hippolytushoef of Wieringerwerf. Hiermee is het totale verzorgingsgebied van de stichting afgedekt. Gemeente Hollands Kroon De samenwerking met de gemeente Hollands Kroon heeft zich verder ontwikkeld wat uiteindelijk heeft geleid tot het ondertekenen van een samenwerkingsverband, we zijn er nog niet want een aantal vergunningen voor de KDA moeten nog gestalte krijgen. Ook de samenwerking met de Dierenambulance Schagen verdient nog onze aandacht, we streven erna om een eenduidig protocol op te zetten zodat er geen onduidelijkheid meer bestaat over de werkwijze. De bekendheid van de Dierenambulance Den Helder - Hollands Kroon heeft, mede door inzet van het team KDA, meer bekendheid gekregen onder de bevolking aldaar.
7
Kattenvirus Dit jaar hadden we te maken met een hardnekkig kattenvirus. Waarschijnlijk was de populatie aanwas van de zwerfkatten in een bepaald gebied in Den Helder hier debet aan. De Dierenambulance moest hierdoor regelmatig ondersteuning verlenen. Daarbij moest extra zorg aan de hygiëne besteed worden. Open dag en afsluiting seizoen Ook in 2014 is er in juni een “open dag” gehouden. Met toestemming van de firma Vepa Bins bv kon van de grote parkeerplaats gebruikt worden gemaakt. Veel bekende Dierenwelzijn organisaties uit de regio namen hieraan deel. Door het uitvoeren van diverse presentaties kreeg de Helderse bevolking ruimschoots de gelegenheid om een beeld te vormen over de Dierenbelangen in het algemeen en zeker die van de Dierenambulance. Aan het eind van de “open dag” werden alle vrijwilligers van de Dierenambulance en hun partners bedankt voor hun inzet en werd dit beloond met de traditionele barbecue.
8
Vergaderingen Er is in 2014 door het bestuur maandelijks plenair vergaderd. Het dagelijks bestuur heeft regelmatig informeel overleg gepleegd. Daarnaast heeft het dagelijks bestuur 3 x overlegd gepleegd met een ambtenaar van de gemeente Den Helder. Er zijn 9 vrijwilligersbijeenkomsten gehouden, in de maanden juni, juli en augustus is i.v.m. de vakantieperiode geen vrijwilligersbijeenkomst geweest. Er is 5 maal overleg geweest met het DWO. De statuten zijn op 23 december door de partijen ondertekend. Waardoor de Stichting DWO een feit is. Feestavond Behoudens een drankje en een hapje bij aanvang van het nieuwe seizoen in september hebben we met vrijwilligers een afsluitende feestavond op 21 december gehouden. Deze keer kozen we als locatie Beachclub Citadel voor een gezellig samen zijn, deze avond mag als zeer geslaagd worden beschouwt. Bezoek burgemeester van Den Helder De burgemeester en zijn ambtenaar hebben op 23 mei een bezoek gebracht aan al onze vrijwilligers die in de Dierenkooy samen gekomen waren. De burgemeester vond het nodig om zijn waardering aan de vrijwilligers uit te spreken vanwege de goede werkzaamheden. Daarnaast verzocht hij een ieder om in geval van huisuitzetting en publieke zaken geen contact met de media op te nemen.
9
Externe contacten De Dierenambulance is natuurlijk ter uitvoering van haar werkzaamheden veelal afhankelijk van andere organisaties en individuen zoals, De Koninklijke Marine Op 1 januari 2014 is het contract met defensie beëindigd, omdat er ondanks herhaalde verzoeken geen nieuw contract werd aangeboden heeft het bestuur helaas moeten besluiten om m.i.v. 1 januari 2014 geen ritten meer uit te voeren op defensieterreinen. Daar waar het gaat om dierenleed zal er een uitzondering worden gemaakt. Gemeente Den Helder Er is een overeenkomst met de gemeente Den Helder voor het weghalen van kadavers langs de openbare weg in deze gemeente. En een vergoeding per rit voor het vervoeren van in bewaring gegeven van dieren. Tevens het doen voeden en laten medisch verzorgen van deze dieren. Dierenartsen Dierenarts Ilona Wegmans - Vleeshakkers is onze veterinaire adviseur. Ook met de overige dierenartsen in de gemeente Den Helder en Hollands Kroon wordt goed samen gewerkt. Dierentehuis ’t Schuthok De afspraken met Dierentehuis ’t Schuthok in Den Helder zijn in 2014 ongewijzigd voortgezet. Vogelasiel De Paddestoel Veelvuldig wordt ook het vogelasiel beroepsmatig aangedaan. De samenwerking loopt zonder een schriftelijke vaststelling op rolletjes. Diverse opvang locaties Met de opvangen voor knaagdieren, slangen en vleermuizen is een goede samenwerking. Dierencrematorium Majesta Als vaste vervoerder van kadavers die gecremeerd dienen te worden hebben wij een goede zakelijke relatie met het dierencrematorium “Majesta” te Schagerbrug. Politie en brandweer Daar waar nodig is door de Dierenambulance assistentie verleend aan de politie. Op verzoek van de Dierenambulance heeft de brandweer ons geassisteerd bij verschillende meldingen, hieruit blijkt dat er altijd een beroep kan worden gedaan op de brandweer, waarbij de Dierenambulance ondersteunend kan optreden. Ecomare Door een teruglopende subsidie voor Ecomare is op 15 november de opvang van zeezoogdieren, van buiten Texel, door Ecomare stop gezet. Vanaf die dag zijn we, in overleg met beide partijen, gaan samenwerken met Zeehondencreche Pieterburen. Amivedi Als we geconfronteerd worden met vermiste of gevonden dieren, wordt er altijd contact met Amivedi opgenomen. De meldingen worden zowel telefonisch als schriftelijk gedaan. Z.s.m. wordt een afschrift van het zwerfdierenformulieren afgeleverd bij de vertegenwoordigster van Amivedi in Julianadorp. Ook kan aan de melder de website van deze organisatie worden doorgegeven. FDN Onze stichting is aangesloten bij de landelijke overkoepelende organisatie voor Dierenambulances, de Federatie Dierenambulances Nederland. Om je te kunnen aansluiten bij deze federatie moet de eigen organisatie voldoen aan een aantal eisen. Dit zijn eisen op het gebied van: aanrijtijden, de
10
gebieden waarin men werkt, de uitrusting van de ambulance en de omgang met collega Dierenambulances. (Voor meer informatie kunt u kijken op www.fdn.nl.) Vrijwilligersorganisatie De Wering Er zijn zo nodig vacatures bij de vrijwilligerscentrale “De Wering” uitgezet. Tevens biedt de vrijwilligerscentrale ons elk jaar conform de doelstelling van de dierenambulance een cursusoverzicht aan, welke door een ieder gevolgd kan worden. De kosten hiervoor zijn voor rekening van de Dierenambulance.
11
5. Publiciteit en communicatie Het is belangrijk dat de mensen in de regio Den Helder en Hollands Kroon weten dat er een Dierenambulance aanwezig is. Daarvoor heeft de Dierenambulance Den Helder- Hollands Kroon een bestuurslid “pr en communicatie” in het bestuur opgenomen. Voorafgaand aan de meeste lokale en regionale activiteiten worden voorbereidingen getroffen om tijdens deze evenementen de Dierenambulance te promoten. In informatiestanden liggen altijd informatiebrochures en folders over de Dierenambulance. Regelmatig worden er foto’s gemaakt en daarna in de media gepubliceerd. Social media (twitter, facebook) spelen een steeds grotere rol om bekendheid aan de Dierenambulance te geven. Ook een vernieuwde website draagt zo mogelijk bij tot een professionele uitstraling van de Dierenambulance. In het afgelopen jaar hebben er veel activiteiten op het gebied van pr plaats gevonden. De Helderse gemeenschap moest overtuigd worden van het maatschappelijk belang van de Dierenambulance met daarbij een bewustwording over de belangeloze inzet van veel vrijwilligers die het functioneren van de Dierenambulance moesten garanderen. Daarbij spelen de financiële inkomsten een grote rol. Zonder deze inkomsten is er geen garantie tot het functioneren van de Dierenambulance. De getoonde initiatieven van middenstand en clubs die maatschappelijke organisaties een goed hart toedragen hebben ons financieel geweldig ondersteund. Meermalen per jaar is in de diverse media veel aandacht geschonken aan onze werkzaamheden. De contacten met de media zijn zeer positief. Bijna elke maand was er een aandachtspunt in de media over de Dierenambulance. Deze verkregen bekendheid heeft een positief beeld van de Dierenambulance weergegeven. Ook is veelvuldig een verzoek bij ons binnen gekomen om een voorlichting op scholen of instellingen te geven. We hebben hier immer aan voldaan. Al de bovengenoemde factoren hebben bijgedragen dat de inwoners van ons verzorgingsgebied de Dierenambulance als een onmisbaar element in de samenleving beschouwen. In het besef dat wij volledig autonoom zijn en dus geen subsidies of financiële bijdragen van de (semi)overheid ontvangen, hebben we dankzij een uitstekend public relations beleid het financiële hoofd in 2014 boven water kunnen houden.
12
6. Vrijwilligers De vrijwilligers verrichten hun dienst 24 uur aaneengesloten van ’ s morgens 09.00 uur tot de volgende dag 09.00 uur. De bezetting van de dierenambulance bestaat altijd uit een chauffeur en een bijrijder, waarbij de chauffeur de eindverantwoordelijke is voor de bedrijfsvoering op de ambulance. De KDA rijdt met één persoon, indien nodig kan en wordt een tweede persoon op geroepen. De aflostijd van de KDA is ’s avonds. Wanneer de ambulance niet ingezet hoeft te worden zal de ambulance bij het huisadres van de chauffeur gestationeerd zijn. Bij een oproep dient de chauffeur dan eerst de bijrijder op zijn huisadres op te halen. Ondanks dat de Dierenambulance sinds 2011 een eigen locatie heeft is het op grond van economische redenen nog niet haalbaar om de dienstdoende vrijwilligers aldaar 24 uur te stationeren. De chauffeur blijft op zijn huisadres altijd telefonisch bereikbaar en op het voertuig neemt de bijrijder de meldingen waar. De bijrijder verricht op het voertuig de ritten- en overige administratie. Het verloop van vrijwilligers is regulier. Het verkrijgen van arbeid, verhuizen, gezondheidsredenen zijn de meest voorkomende oorzaken van een verloop in het vrijwilligersbestand. Al geruime tijd wordt getracht het vrijwilligersbestand te verhogen. Want het is elke maand weer problematisch om een daarop volgende maand volledig te ver roosteren. Er wordt in de regio Den Helder en Hollands Kroon ruime media bekendheid gegeven voor opgave als vrijwilliger bij de Dierenambulance. De gemeente Den Helder heeft uitkerings personeel aangeboden en deze zelfs verplicht om met behoud van uitkering vrijwilligerswerkzaamheden te gaan verrichten voor de Dierenambulance. Het aangeboden personeel bleek, veelal, niet de attitude te bezitten om bij de Dierenambulance als vrijwilliger op te treden. Gestaag gaan we verder met het werven van gemotiveerde aspirant-vrijwilligers. De vrijwilligers dienen minimaal 2 x 24 uur per maand te functioneren. Praktisch wordt hier vaak noodgedwongen van afgeweken. Meerdere vrijwilligers verrichten meer dan 2 x 24 uur per maand. Elke week of soms twee keer per week is geen zeldzaamheid.
13
7. Rittenoverzicht DA Den Helder – Hollands Kroon 2014
Vogels
DA
KDA
Totaal
Vogel - Algemeen Vogel - vogelasiel Vogel - destructie Ecomare - vogelasiel
138 552 451 7
13 32 17 0
151 584 468 7
220 159 117 72 69
40 36 12 3 2
260 195 129 75 71
54 106 49
2 2 0
56 108 49
201 72 93
0 2 0
201 74 93
0
0
0
21 22 28 57 5 53
3 0 6 3 0 3
24 22 34 60 5 56
Kat/hond Kat/hond - algemeen Kat/hond - asiel Kat/hond - vriezer Kat/hond - dierenarts (taxi) Dierenarts -Schuthok (retour) Destructieritten Destructie algemeen Destructie dierenartsen Destructie vriezer Crematoriumritten Crematie dierenartsen Crematie algemeen Urnen bezorgen Marine Marine ritten Diversen (dier) Algemeen Zeezoogdieren Asiel Vogelasiel Andere opvang Vriezer/destructie
14
Loze Rit Eigenaar Niet aangetroffen Overige
32 117 58
7 16 3
39 133 61
371 54 72 32 3 195
222 3 29 0 30 51
593 57 101 32 33 246
Diversen (algemeen) Overdracht Afdrachten penningmeester Tanken, wassen, e.d. Overname DA-KDA Vervolgritten Diversen
15
8. Financiën
St. Dierenambulance Den Helder e.o. 2014 Begroting Realisatie
Verschil
Opbrengsten Netto omzet Overige opbrengsten Bijdrage STG Vrienden
37.670 15.000
29.750 20.350 500
-7.920 5.350 500
52.670
50.600
-2.070
6.050 6.667 2.600 3.500 10.500 7.500 5.275 3.835
7.450 500 2.850 2.150 15.950 2.250 1.350 11.700
-1.400 6.167 -250 1.350 -5.450 5.250 3.925 -7.865
Som der kosten
45.927
44.200
1.727
Bedrijfsresultaat
6.743
6.400
-343
1.781
-100
-1.881
8.524
6.300
-2.224
Bruto resultaat Kosten Personeelskosten Huisvestingskosten Kantoorkosten Promotiekosten Vervoerskosten Uitvoeringskosten Algemene kosten Afschrijvingen
Financiële baten en lasten
Resultaat concept zonder samenstellingsverklaring
16
9. De positie van de stichting Het is en blijft voor de stichting van levensbelang om voldoende gemotiveerde en getrainde vrijwilligers beschikbaar te hebben. Dit zal dus ook voor 2015 een belangrijk speerpunt blijven. Een streven is voldoende vrijwilligers te werven zodat op termijn kan worden over gegaan op een twaalf uurs dienst. Kortere diensten geeft meer flexibiliteit aan de vrijwilligers. Ook de integratie met personeel die dienstverlenend zijn in het gebied van de gemeente Hollands Kroon dient volledige aandacht te genieten. Het streven naar een goede kwalitatieve bedrijfsvoering moet zijn beslag gaan krijgen. Dit aandachtspunt in combinatie met het uitbreiden van ons verzorgingsgebied zal toekomstbepalend zijn voor de Dierenambulance. De ontwikkeling van een samenwerkend verband met andere dierenwelzijn organisaties in de gemeente Den Helder zal meer ruimte scheppen voor een doelmatige bedrijfsvoering en er wordt een breder front gevormd voor erkenning voor het dierenwelzijn. De Dierenambulance zal zich hierop gaan richten.
17
