Stavaza
CVO soft conversie
Michiel Scharpé www.agilesoft.be
Stavaza Inhoud 1. Overzicht planning 2. Proces analyse 3. Resultaten
www.agilesoft.be ©
1. Planning Doel / resultaat
1/1
N°
Fase
Timing
1.
KickOff
Initiatie van het project:
19mei2010
2.
ControledStart
Project Initiatie Document (PID) Behoeften analyse Samenwerkingsovereenkomst
01sep2010
3.
Controled Progress
3.1.
System Build
3.2.
Piloot
Aanvang pilootfase voor beperkte functionaliteit voor 1 Centrum Procesanalyse/optimalisatie per AOV lid
01sep2011
3.3.
Productie
Ingebruikname door alle AOV leden
01sep2012
www.agilesoft.be ©
2. Analyse
1/6
Werkwijze procesanalyse • • • •
Resonantiewerkgroep Activiteitenverslag Verloop volgende vergaderingen Overleg met overheid
www.agilesoft.be ©
2. Analyse
2/6
Opdracht Resonantiewerkgroep •
•
•
•
Erover waken dat de toepassing qua business processen beantwoordt aan de specifieke noden van CVO’s. Erover waken dat ALLE relevante processen waarbij men gegevens pro- of retroactief wil kunnen wijzigen beschreven zijn. Als ADMOVOL een gemeenschappelijk standpunt innemen naar het departement Onderwijs aangaande procesverbeteringen en wijzigingen. Fungeren als ambassadeur van het project, binnen het eigen CVO en naar ADMOVOL leden die geen deel uitmaken van deze werkgroep. www.agilesoft.be ©
2. Analyse
3/6
Leden Resonantiewerkgroep 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
CVO Lethas PCVO Handel Hasselt CVO De Avondschool Oostende CVO Tanera Aalst ISBO Zelzate VIVO Kortrijk CVO CTT Limburg VSPW Gent CVO LBC-NVK Beringen CVO Meise-Jette CVO SNT Brugge CVO Elishout COOVI CVO LBC-NVK Borgerhout
www.agilesoft.be ©
2. Analyse
4/6
Activiteiten • Vergaderingen – 27aug2010, 10sep2010, 24sep2010, 22okt2010
• Activiteiten – Analyse Belangengroepen – Identificatie 6 hoofdprocessen – Gedetailleerde analyse van processen: 1. Beheer aanbod
2. Werven & inschrijven 3. Evaluatie & deliberatie 4. Beheer aan- & afwezigheden
www.agilesoft.be ©
2. Analyse
5/6
Volgende vergaderingen •
Afwerken procesanalyse: • • • • •
•
Functionele analyse •
•
5. Beheer Cursusgeld 6. Verificatie 2.2. Reserveren Cursisten via HvN Impact en wijzigingen als gevolg van beslissingen VWO Synthese & ontwikkelprioriteiten
Analyse van vereiste functionaliteiten per proces.
GUI analyse www.agilesoft.be ©
2. Analyse
6/6
Overleg met overheid •
AOV is betrokken in het herdefiniëren van de processen van de overheid!
•
Efficiëntie verhogende processen tussen CVO en VWO worden geïdentificeerd en in de analyse van de overheid opgenomen.
www.agilesoft.be ©
3. Resultaten
1/13
Overzicht analyse resultaten • • • •
Procesanalyse Twee procesvoorbeelden Meerwaarden Vragen aan overheid
www.agilesoft.be ©
3. Resultaten
2/13
Procesanalyse •
Beschrijft de toekomstige bedrijfsprocessen qua informatiebeheer van CVO’s Lexicon
• –
Verklarende woordenlijst; Doel: correct interpreteren van termen, begrippen of dubbel gebruikte termen. Voorbeeld: •
Cursus Een Cursus is een ingerichte Module die gedurende een bepaalde periode lesmomenten heeft. (Dag, uur, lokaal, lesgever, ..) • Module Een Module is het kleinste te certifiëren deel van een modulair Opleidingsprofiel. Een positieve evaluatie na het beëindigen van een Module, levert de Cursist een Deelcertificaat op. www.agilesoft.be ©
3. Resultaten
3/13
Procesanalyse Afbakening van verantwoordelijkheden, activiteiten en gegevensuitwisseling (BPMN voorstelling) Externe Wervingsbron
Proces 2. Werven & Inschrijven
Intake?
CVO Algemeen cursus aanbod voor: - Website - Brochures - Informatieaanvragen via telefoon of op secretariaat
?
Cursus & Cursist ID’s
Cursus aanbod
Cursist
•
P2.1 Werven cursisten
P2.2 Reserveren cursist
Cursus aanbod
Cursus & Cursist ID’s
Informeren & selecteren cursus
???
P2.3 Inschrijven cursist
1. Studiebewijzen of equivalenten 2. Inschrijvingsgeld
Bevestigen inschrijving
Bevestig
Ondertekening Inschrijvingsformulier
www.agilesoft.be ©
3. Resultaten
4/13
Twee procesvoorbeelden Deze processen zijn mogelijks verschillend t.o.v. de CVO’s die lid zijn van de Resonatiewerkgroep! 1. Proces 1.6 Afsluiten & archiveren Cursus 2. Proces 4. Beheer aan- & afwezigheden
www.agilesoft.be ©
3. Resultaten
5/13
Voorbeeld 1 Proces 1.6. Afsluiten & archiveren Cursus • Doel: Actieve cursussen geheel of gedeeltelijk afsluiten voor andere processen; zoals: Inschrijving, Verificatie, Aanwezigheden, Educatief verlof, .. enz. • Afsluiten van een cursus mag niet automatisch verlopen. Er moet een set van controles en beslissingen genomen worden voordat dit mag gebeuren en voordat bepaalde aan een cursus gerelateerde data gearchiveerd of definitief verwijderd mag worden.
www.agilesoft.be ©
3. Resultaten
6/13
Voorbeeld 1 Proces 1.6. Afsluiten & archiveren Cursus
Proces 1.6. Afsluiten cursus Cursus afsluiten voor Na verloop van Registratiedatum
Cursus & Inschrijvingen afsluiten voor Financierbare inschrijvingen
Volgende gegevens van (nog niet verzonden) Inschrijvingen zijn nog wijzigbaar: Financierbaarheid (& gekoppelde gegevens: Inschrijvingsdatum; Vrijstellingscode; Inschrijvingsgeld; Voorkennis) Naar
& 1. Financierbaarheid (& gekoppelde gegevens) van verzonden Inschrijvingen mag niet meer wijzigbaar zijn. 2. Nieuwe financierbare Inschrijvingen zijn niet meer mogelijk. 3. Niet financierbare inschrijvingen zijn nog wel mogelijk! Naar Proces 6 Verificatie
Directie
Na verzending Inschrijving @ VWO
Cursus & Inschrijvingen afsluiten voor Financierbare inschrijvingen
1. Financierbaarheid van verzonden Inschrijvingen mag niet meer wijzigbaar zijn. 2. Nieuwe financierbare Inschrijvingen zijn niet meer mogelijk. 3. Niet financierbare inschrijvingen zijn nog wel mogelijk! Naar: - proces 3 Evaluatie & deliberatie - proces 4 Beheer aan- en afwezigheden
Na Verificatie
Cursus afsluiten voor Inschrijvingen
CVO
Na Laatste lesmoment van Cursus
Cursus & Inschrijvingen
Nog wijzigbaar per Inschrijving: - Aanwezigheden - Evaluatie & deliberatie Naar: - proces 3 Evaluatie & deliberatie - proces 4 Beheer aan- en afwezigheden Geen ENKEL gegeven van de Cursus, Inschrijving of gerelateerde data is nog wijzigbaar
www.agilesoft.be ©
- proces 3 Evaluatie & deliberatie - proces 4 Beheer aan- en afwezigheden
inschrijvingen Na Verificatie
Cursus afsluiten voor Inschrijvingen
Nog wijzigbaar per Inschrijving: - Aanwezigheden - Evaluatie & deliberatie
3. Resultaten
7/13
Naar: - proces 3 Evaluatie & deliberatie - proces 4 Beheer aan- en afwezigheden Geen ENKEL gegeven van de Cursus, Inschrijving of gerelateerde data is nog wijzigbaar
Voorbeeld 1 Proces 1.6. Afsluiten & archiveren Cursus CVO
Na Laatste lesmoment van Cursus
Cursus & Inschrijvingen afsluiten voor alle wijzigingen
Alle data verwijderen behalve: - Attesten EV; - Per cursus: Lijst Cursisten + resultaat (geslaagd/ Niet gelsaagd) - Aanwezigheidslijsten
Na einde Schooljaar van Cursus
Verloopt automatisch na triggering van proces
Archiveren specifieke cursus data (A1)
Verwijder specifieke cursus data (V1)
<Welke data?>
2 jaar na einde Schooljaar
Archiveren specifieke cursus data (A2) <Welke data?>
Archiveren specifieke cursus data (A3) 5 jaar na Einde Schooljaar
<Welke data?>
Verwijder specifieke cursus data (V2) - Attesten EV
Verwijder specifieke cursus data (V3) - Aanwezigheidslijsten -
www.agilesoft.be ©
3. Resultaten
8/13
Voorbeeld 2 Proces 4. Beheer aan- & afwezigheden • Doel: Bijhouden aanwezigheden voor iedere Inschrijving (combinatie CursusID & CursistID) per Lesmoment.
www.agilesoft.be ©
Secretari
2. Verlopen 3maandelijkse afrekenperiode EV 3. Max. 3d na lesmoment 4. Max. 24u na einde lesmoment (voor KBI)
Corrigeren aanwezigheid
3. Resultaten Beoordelen & stockeren Stavingsbewijs: Beoordelen of stavingsbewijs recht geeft op Verantwoorde dan wel Gewettigde afwezigheid.
Digitaliseren aanwezigheidslijst
9/13
CVO
Voorbeeld 2 Proces 4. Beheer aan- & afwezigheden Iedere lesdatum
Invullen Aanwezigheidstatus per lesdatum
Leerkracht
IsCursusGestart? AND IsCursusNietGedaan?
IsCursistIngeschrevenNaStartdatum?
Invullen aanwezigheden van verlopen periode
Authentiseren d.m.v. 1. Paraferen op aanwezigheidslijst 2. eID?
Aanwezig?
Stavin gsbewijs
1. Attest voor Betaald EducatiefVerlof 2. Attest regelmatige student (KBI) 3. ... ?
Aanwe zighei dsattest
Cursist
Authentiseren Iedere lesdatum
Willekeurig moment
Binnenbrengen Stavingsbewijs afwezigheid
www.agilesoft.be ©
3. Resultaten
10/13
Voorbeeld 2 Proces 4. Beheer aan- & afwezigheden Proces 4. Beheer aan- & afwezigheden
KBI, VDAB, Werkgever
VWO MOET verzonden zijn: - Max. 3d na lesmoment - Max. 24u na einde lesmoment (voor KBI)
Niet voldoende of juist ingevuld AND InschrijvingNietGeverifieerd? AND AanwezigheidsattestNietUitgereikt AND NietGeblokkeerd door CVO?
Secretariaat
Ctrl. status IsAanwezigheidslijstVoldoendeIngevuld? 1. Aankondiging verificatie 2. Verlopen 3maandelijkse afrekenperiode EV 3. Max. 3d na lesmoment 4. Max. 24u na einde lesmoment (voor KBI)
CVO erkracht
IsCursusGestart? AND IsCursusNietGedaan?
Aanwe zighei dsattest
Genereren & afdrukken Attest
Corrigeren aanwezigheid Beoordelen & stockeren Stavingsbewijs: Beoordelen of stavingsbewijs recht geeft op Verantwoorde dan wel Gewettigde afwezigheid.
Digitaliseren aanwezigheidslijst
Iedere lesdatum
Aan & afwezi ghede n
Invullen Aanwezigheidstatus per lesdatum
www.agilesoft.be ©
3. Resultaten
11/13
Voorbeeld 2 Proces 4. Beheer aan- & afwezigheden Momenteel genereert het CVO tal van aanwezigheidsattesten (Attest EV; Attest regelmatige cursist voor HvN; .. Enz.) Al de aan- en afwezigheidsinformatie wordt gecentraliseerd bij het VWO, waardoor zij authentieke bron is van dergelijke gegevens. Het VWO zal na max. 3 dagen beschikken over de aanwezigheidsstatus. Ook iedere wijziging hierop i.f.v. Verantwoord & Gewettigd afwezig zal doorgezonden worden. Het zou efficiënter zijn mocht het VWO, als authentieke bron, aan- en afwezigheidsattesten ter beschikking stellen aan allerhande derden zoals KBI, VDAB, Werkgeven, … Enz.
www.agilesoft.be ©
3. Resultaten
12/13
Meerwaarden (t.o.v. huidige versie) Enkele voorbeelden • Efficiëntere controle & bijsturing Procesgestuurde toepassing: – Elk proces is meetbaar: wie, wat, wanneer, …, rapportering; – Kwalitatievere gegevens en beleidsinformatie.
• Vermindering administratie – Voor Cursist: Studiebewijzen van Cursist komen rechtstreeks van VWO; – Voor CVO: Wijzigingen aan opleidingsprofielen worden centraal door AOV geconfigureerd; – (Aanwezigheidsattesten EV?)
•… www.agilesoft.be ©
3. Resultaten
13/13
Vragen aan overheid (enkele voorbeelden) •
Studieresultaten - Registratie van studieresultaten op basis van
•
Inschrijvingsdatum – Hoe deze bepalen i.f.v verschillende
•
Modulaire schema’s – Uniformiseren en alle nodige metastructuur
• • •
Cursusbundels – Hoe dit procesmatig aanpakken? Evaluatie – Evolueren naar eindtermevaluatie i.p.v. puntenevaluatie? …
eindtermen i.p.v. modules? praktijkscenario’s.
(pijlen, facultatieve modules, zwevende modules, parallelle modules, eindtermen) omvatten?
www.agilesoft.be ©
Vragen? Referentie: •
Procesanalyse AGI001-AOV001_F001-AC001 CVO Procesanalyse
Vragen? • Deze presentatie beschikbaar via http://www.admovol.be • Raadpleeg de leden van de Resonantiewergroep
Michiel Scharpé www.agilesoft.be
