Startnotitie Visie winkelcentra Heemstede (eerste fase) 1. Inleiding In het collegeakkoord voor de periode 2014-2018 is als één van de doelstellingen geformuleerd: “Het college zet zich in voor een florerende Binnenweg en Raadhuisstraat in samenspraak met ondernemers, omwonenden en andere belanghebbenden.” Het bijbehorende middel is: “Het college zal samen met de winkeliers en omwonenden samenwerken om te komen tot een up to date visie over de huidige staat en toekomst van een vitale en aantrekkelijke winkelstraat en woonomgeving.” De startnotitie voor het centrum (Binnenweg/Raadhuisstraat) dateert alweer van 2007. Bovendien heeft in de tussenliggende periode een aantal trends en ontwikkelingen in het winkelen en boodschappen doen ervoor gezorgd dat een nieuwe blik op het functioneren van het winkelcentrum nu en in de toekomst gewenst is. In deze notitie wordt een voorstel gedaan over de wijze waarop tot deze visie wordt gekomen en wat daarvoor nodig is. 2. Routing De gevraagde visie kan grofweg langs twee wegen tot stand komen: 1. Verleen een opdracht aan een extern bureau om een concept-visie te schrijven en ga over dat concept de discussie aan met alle betrokkenen (winkeliers, bewoners winkelgebieden, winkelend publiek, eigenaren winkelpanden, gemeente); 2. Probeer eerst samen met alle betrokkenen te komen tot een inkadering van het onderwerp van de verdere discussie en bepaal aan de hand daarvan de verdere stappen. Het collegeakkoord geeft ook aan dat in een vroeg stadium met alle betrokkenen overlegd gaat worden over nieuwe ontwikkelingen, om zodoende draagvlak te creëren voor het resultaat. De tweede methode voorziet het best in die behoefte. Bovendien wordt daarmee voorkomen dat er in- en externe inzet gepleegd gaat worden en budget wordt besteed op een wijze die wellicht achteraf onnodig blijkt te zijn. Niet uit te sluiten valt dat de trends en ontwikkelingen op het gebied van winkelen en boodschappen doen ook hun effect hebben op de overige winkelgebieden, zoals bijvoorbeeld de Jan van Goyenstraat of de Zandvoortselaan. Hetzelfde geldt voor de kans op een onderlinge wisselwerking tussen deze winkelgebieden en het winkelcentrum Binnenweg/Raadhuisstraat als gevolg van de genoemde trends en ontwikkelingen. Om deze reden is het logisch en gewenst om de onderzoeksvraagstelling voor de eerste fase niet te beperken tot de Binnenweg/Raadhuisstraat, maar daar ook de andere winkelgebieden in Heemstede bij te betrekken. In een later stadium volgt dan verfijning naar de individuele winkelgebieden. Voorstel Routing Eerst wordt samen met alle betrokken partijen het onderwerp van de verdere discussie ingekaderd en aan de hand daarvan worden de verdere stappen bepaald. De discussie strekt zich in eerste instantie uit over alle winkelgebieden in Heemstede. 3. Aanpak De voorgestelde routing leidt tot een visieontwikkeling in 2 fases. Fase 1: afbakening van de onderzoeksvraagstelling In deze fase wordt alle relevante informatie verzameld die nodig is om tot een afgewogen visie te kunnen komen. Mede aan de hand daarvan wordt bepaald welke onderwerpen binnen de visie aan bod moeten komen (scherpstellen).
1
Benodigde acties en informatie: inventarisatie van bestaand materiaal (Startnotitie Binnenweg/Raadhuisstraat, Economische beleidsvisie, diverse relevante onderzoeken, zoals het Ecorys onderzoek, etc.); het verkrijgen van inzicht in de algemene ontwikkelingen en trends in het winkelen en boodschappen doen en de effecten daarvan voor de Heemsteedse winkelcentra. Hieruit kan vervolgens een eerste verkenning plaatsvinden van de onderwerpen die binnen de visie aan bod zouden moeten komen. Omwille van de objectiviteit is het gewenst om hiervoor opdracht te verlenen aan een extern bureau; overleg met alle betrokken partijen/belanghebbenden (winkeliers, omwonenden, winkelend publiek/inwoners etc.) over de uit te werken onderwerpen. Dit kan geschieden aan de hand van de resultaten van de eerste verkenning. Vervolgens moet per betrokken partij worden bepaald welk(e) communicatie-instrument(en) word(t)(en) ingezet. Dat kan in het ene geval bijvoorbeeld een interview zijn en in het andere geval een enquête. Fase 2: uitwerking van de visie In deze fase wordt allereerst besloten op welke wijze de visie ontwikkeld moet gaan worden. Vragen die moeten worden beantwoord, zijn: wie gaat de visie schrijven; welke partijen/belanghebbenden moeten bij dit proces betrokken worden; welke vorm van participatie is dan het meest geschikt en welke instrumenten moeten daarbij worden gebruikt. Benodigde acties en informatie: Nadat de bovenstaande vragen zijn beantwoord, kan vervolgens besluitvorming plaatsvinden over de concrete uitwerking. Op dat moment dient te worden bepaald welke acties en informatie gewenst zijn. Belangrijk aandachtspunt is om in zowel fase 1 als 2 duidelijke verwachtingen te scheppen over wat er gevraagd wordt van de betrokken partijen en wat het resultaat zal zijn van de gesprekken. Voorstel aanpak In fase 1 wordt alle relevante informatie verzameld die nodig is om tot een afgewogen visie te kunnen komen. Mede aan de hand daarvan wordt in overleg met alle betrokken partijen/belanghebbenden bepaald welke onderwerpen binnen de visie aan bod moeten komen (scherpstellen). In fase 2 wordt besloten op welke wijze de visie ontwikkeld moet gaan worden en vindt vervolgens besluitvorming plaatsvinden over de concrete uitwerking. Voor wat betreft de organisatie van het project geldt dat elk van de benoemde fasen feitelijk als een apart (deel)project moet worden gezien. Hierna wordt de organisatie van de eerste fase beschreven. 4. Bestuurlijke begeleiding Een integrale visie over de toekomst van de Heemsteedse winkelcentra heeft betrekking op meerdere beleidsvelden (ruimtelijke ordening, economie, bereikbaarheid, leefomgeving) en raakt daarmee de portefeuille van bijna alle collegeleden. Om tot een efficiënte bestuurlijke afstemming te komen is bij eerdere vergelijkbare projecten (bijv. Startnotitie Centrum) een trekkend portefeuillehouder aangewezen. Gezien de vraag om een brede visie over de huidige staat en toekomst van een vitale aantrekkelijke winkelstraat en woonomgeving is de portefeuillehouder Ruimtelijke ordening voor het bestuurlijk trekkerschap dan ook de eerst aangewezene. De bestuurlijk trekker is tevens de bestuurlijke opdrachtgever en is verantwoordelijk voor de bestuurlijke borging van het proces en de daaruit voortvloeiende producten. Het is daarnaast zinvol om een stuurgroep in het leven te roepen, die als taak heeft om op de sleutelmomenten richting te geven aan de op te leveren producten en het besluitvormingsproces. De stuurgroep zal bestaan uit de portefeuillehouders Ruimtelijke Ordening, Economische Zaken en verkeer, de directeur Ruimte en Welzijn, het hoofd van de afdeling Publiekszaken (Communicatie) en de ambtelijk projectleider.
2
Rol gemeenteraad De gemeenteraad stelt de onderzoeksopdracht voor fase 2 vast. De vaststelling van de respectievelijke startnotities voor fase 1 en 2 is een bevoegdheid van burgemeester en wethouders. Hierover wordt uiteraard de visie van de raadscommissie Ruimte gevraagd. In de startnotitie voor fase 2 zal nader worden uitgewerkt wat de rol van de raad zal zijn bij de opstelling van de visie. Voorstel bestuurlijke begeleiding De portefeuillehouder Ruimtelijke ordening wordt aangewezen als bestuurlijk trekker voor dit project. Daarnaast wordt een stuurgroep geformeerd, die bestaat uit de portefeuillehouders Ruimtelijke Ordening, Economische Zaken en verkeer, de directeur Ruimte en Welzijn, het hoofd van de afdeling Publiekszaken (Communicatie) en de ambtelijk projectleider. 5. Ambtelijke begeleiding De directeur Ruimte en Welzijn is de ambtelijk opdrachtgever. De ambtelijke projectleiding wordt verzorgd door de afdeling Ruimtelijk Beleid. Aangezien de visie meerdere beleidsvelden beslaat en een uitgebreid afstemmingstraject zal doorlopen, is het gewenst om een ambtelijke projectgroep in te stellen. De projectgroep heeft tot taak om: de diverse (deel)producten inhoudelijk te toetsen, c.q. op te stellen; het afstemmingstraject te begeleiden en; de besluitvorming voor te bereiden. De projectgroep zal in de kern bestaan uit de beleidsmedewerkers Ruimtelijke ordening, Economische zaken en Verkeer en Communicatie. Deze wordt aangevuld met de (beleids)medewerkers op de aanverwante terreinen, zoals Ontwerp openbare ruimte, Stedenbouw, Uitvoering verkeer en Openbare orde en veiligheid. De kernleden zijn belast met alle bovengenoemde taken, de overige leden richten zich primair op de inhoudelijke toetsing van de (deel)producten en leveren waar nodig hun specifieke bijdrage. Na de vaststelling van deze startnotitie zal een gezamenlijke start-up plaatsvinden, waarin alle mogelijke activiteiten binnen dit project vanuit alle disciplines binnen het project worden geïnventariseerd en de voorgestelde aanpak verder wordt uitgewerkt. Voorstel ambtelijke begeleiding De directeur Ruimte en Welzijn is de ambtelijk opdrachtgever. De ambtelijke projectleiding wordt verzorgd door de afdeling Ruimtelijk Beleid. Er wordt een ambtelijke projectgroep geformeerd, die in de kern bestaat uit de beleidsmedewerkers Ruimtelijke ordening, Economische zaken en Verkeer en Communicatie. Deze wordt aangevuld met de (beleids)medewerkers op de aanverwante terreinen, zoals Ontwerp openbare ruimte, Stedenbouw, Uitvoering verkeer en Openbare orde en veiligheid. 6. Benodigde middelen Uitgangspunt voor de eerste fase is dat uitbesteding van werkzaamheden alleen daar plaatsvindt waar dat noodzakelijk wordt geacht. Voor het overige worden de activiteiten binnen de ambtelijke organisatie uitgevoerd. In beginsel is dat de projectgroep. De projectgroep haalt waar nodig specifieke kennis en informatie elders uit de organisatie.
Dit levert de volgende urenraming op:
3
Vaststellen startnotitie fase 1 in college en cie. Ruimte Inventarisatie aanwezige relevante informatie Inventarisatie trends en ontwikkelingen en opstellen eerste verkenning onderwerpen Overleg met betrokken partijen/ belanghebbenden over de uit te werken onderwerpen Verwerken resultaten overleg met betrokken partijen/belanghebbenden en opstellen onderzoeksopdracht voor de visie Opstellen startnotitie fase 2 Vaststellen onderzoeksopdracht voor de visie door de raad en startnotitie fase 2 in college en cie. Ruimte Totaal
Projectlei der/RO
EZ/Verke er
Communi catie
Overige uren
20
5
5
-
10
10
20
30
10
10
30
30
30
10
20
10
10
10
15 10
10
10 10
10 10
125
95
75
60
10
De uitbesteding van de inventarisatie van de trends en ontwikkelingen en de opstelling van de eerste verkenning van de onderwerpen zal naar verwachting tussen € 5.000 en € 10.000 bedragen (afhankelijk van gewenst detailniveau en beschikbare informatie). Deze kosten kunnen ten laste worden gebracht van de post “Bestemmingsplannen-algemene plannen”. Voorstel benodigde middelen Voor de uitvoering van fase 1 worden vanuit de ambtelijke organisatie ca. 355 uren beschikbaar gesteld. De inhuur van externen voor de inventarisatie van de trends en ontwikkelingen en de opstelling van de eerste verkenning van de onderwerpen bedraagt voor fase 1 maximaal tussen € 5.000 en € 10.000 en worden ten laste gebracht van de post “Bestemmingsplannen-algemene plannen”. 7. Tijdplanning De onder 3. omschreven aanpak laat zich vertalen naar de volgende tijdsplanning: sept
okt
nov
dec
jan ‘15
feb ‘15
mrt ‘15
Vaststellen startnotitie fase 1 in college en cie. Ruimte Inventarisatie aanwezige relevante informatie Inventarisatie trends en ontwikkelingen en opstellen eerste verkenning onderwerpen Overleg met betrokken partijen/belanghebbenden over de uit te werken onderwerpen Verwerken resultaten overleg met betrokken partijen/belanghebbenden en opstellen onderzoeksopdracht voor de visie Opstellen startnotitie fase 2 Vaststellen onderzoeksopdracht voor de visie door de raad en startnotitie fase 2 in college en cie. Ruimte Start fase 2 (opstelling van de visie)
Voorstel tijdplanning 4
Besluitvorming over de start van fase 1 vindt plaats in oktober 2014. Vaststelling van de onderzoeksopdracht en de startnotitie voor fase 2 is gepland voor februari 2015. 8. Communicatie Voor de eerste fase wordt gedacht aan het volgende communicatieplan: startmoment met persbericht en uitnodiging pers voor een toelichting; instelling van een projectpagina op de gemeentelijke website; interviews met belangenvertegenwoordigers als de Winkeliersverenigingen en enkele niet aangesloten winkeliers, eigenaren, etc.; uitzetten van een enquête voor omwonenden en winkelend publiek op de website met de mogelijkheid om deze ook schriftelijk in te vullen en terug te zenden; terugkoppeling van de resultaten van de interviews en enquêtes, o.a. via de website; Rond het uitzetten van de enquêtes zal een informatiebijeenkomst/inloopavond worden georganiseerd, waarin doel, proces en rol van de geënquêteerden nader worden toegelicht. Overigens zal in fase 2, als de inhoud van de visie concreet wordt uitgewerkt, uiteraard ook een communicatietraject worden opgezet dat de betrokken partijen intensiever laat meedenken en praten over de toekomstvisie. Hierop zal in de startnotitie voor fase 2 nader worden ingegaan. Voorstel communicatie De start van fase 1 wordt gemarkeerd met een persmoment. Vervolgens wordt voor de afstemming van de onderwerpen per doelgroep het meest geëigende communicatie-instrument ingezet. Algemene communicatie over het project vindt primair plaats via de gemeentelijke website.
5
