Startnotitie t.b.v. het opstellen van een communicatieplan gemeenteraad Nijmegen 1 oktober 2003 1. Inleiding In de commissie Algemeen Bestuur is de wens uitgesproken om over de communicatie van de gemeenteraad van gedachten te wisselen. Met de komst van het dualisme is de aandacht hiervoor toegenomen. Dualisme beoogt niet alleen een heldere rolverdeling tussen raad en college te realiseren, het gaat ook over het versterken van de rollen van de gemeenteraad op het gebied van kaderstellen, controleren en volksvertegenwoordigen. Communicatie is een middel om de rollen van de raad binnen de nieuwe verhoudingen intern en extern helder over het voetlicht te brengen. Dat vraagt om een discussie over de doelstellingen, het ambitieniveau en de haalbaarheid ervan van de Nijmeegse gemeenteraad op dit gebied. De notitie is bedoeld om het gesprek hierover te voeren. We gaan eerst in op de verschillende gezichten van de gemeenteraad, dan leggen we in paragraaf 3 en 4 een aantal mogelijke externe en interne communicatiedoelstellingen voor. In paragraaf 5 vermelden de huidige activiteiten op het gebied van communicatie van de griffie. De notitie sluiten wij af met een korte inventarisatie van communicatie-instrumenten uit andere vergelijkbare steden, waarin wij een onderscheid hebben gemaakt tussen "aanrader", "te overwegen" en "niet doen, levert weinig op". Het resultaat van de discussie in de commissie Algemeen Bestuur moet leiden tot het opstellen van een communicatieplan van de gemeenteraad. 2. Verschillende gezichten van de Nijmeegse gemeenteraad Als we spreken over de gemeenteraad dan zien we een aantal verschillende beelden: • de raad als het hoogste bestuursorgaan van de gemeente • de raad, bestaande uit 9 politieke fracties, zijnde coalitie en oppositiepartijen • de raadscommissies, bestaande uit raadsleden en niet-raadsleden • 9 politieke partijen met een eigen gezicht en een eigen profilering • 39 individuele raadsleden Voor het bepalen van de doelstelling en het opstellen van het communicatieplan is dit onderscheid van belang. In het proces van de politieke besluitvorming spelen immers al deze actoren een eigen rol. 3. Doelgroepen De communicatie van de gemeenteraad richt zich op volgende doelgroepen: • burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties in Nijmegen, vanuit de rol van volksvertegenwoordiger en controleur; • organisaties die op een of andere wijze actief betrokken zijn bij de voorbereiding en uitvoering van het gemeentelijk beleid, vanuit de rol van kaderstellen; • mederaadsleden en fracties (info, mededelingen etc.) • college (informatie-uitwisseling) • gemeentelijke directies (ondersteuning gemeenteraad) • regiogemeenten - Knooppunt Arnhem/Nijmegen (info-uitwisseling) 4. Communicatiedoelen Externe communicatie In deze paragraaf maken wij onderscheid tussen externe (van de gemeenteraad naar de stad) en interne communicatie (van gemeenteraad naar de ambtelijke organisatie). Het communicatieplan moet zich daarbij richten op de ambities van de raad als bestuursorgaan van de gemeente en niet op individuele fracties en raadsleden.
Het ontbreekt op dit moment aan een inhoudelijke boodschap van de gemeenteraad zelf; de raad beschikt niet over een raadsprogramma waarin ambities zijn geformuleerd over de inhoud van het gemeentelijke beleid en over de wijze van besturen. Niettemin zijn er voldoende ingrediënten die als vertrekpunt bij het formuleren van communicatiedoelstellingen kunnen fungeren. Daarbij baseren wij ons op de doelstellingen geformuleerd in het programma stadsbegroting "bestuur" en op de ambities van de "wet dualisering". We komen tot de volgende abstracte formuleringen die nog niet vertaald zijn in meetbare doelen: • wij willen dat het stadsbestuur goed functioneert als lokale democratische overheid (programma bestuur) • wij willen dat de Nijmeegse burger voldoende toegang heeft tot het stadsbestuur en dat openbaarheid en rechtszekerheid gewaarborgd zijn. (programma bestuur) • door een andere verdeling van taken en bevoegdheden tussen college en gemeenteraad willen wij de vitaliteit van het openbaar bestuur vergroten (wet dualisering) • wij willen de volksvertegenwoordigende rol van de gemeenteraad versterken en voor burgers meer herkenbaar wordt (wet dualisering) Communicatie is een van de middelen die bijdraagt aan de realisering daarvan. Tegen deze achtergrond komen wij tot een opsomming van de volgende ambities: 1. grotere herkenbaarheid van de gemeenteraad bij de Nijmeegse burgers: externe profilering van de raad binnen de nieuwe duale verhoudingen op het gebied van voorgenomen beleid , vastgesteld beleid en communicatie over de betrokkenheid van de verschillende partijen hierin. Dat vraagt een actieve rol naar de media. kansen bieden hiervoor de: • lange termijnagenda van de raad (raadsprogramma) en van de commissies • communicatie over mijlpalen en resultaten, daar waar het de samenleving raakt • monitoren van de bekendheid van de raad Aan de hand van de volgende indicatoren kunnen deze ambities meetbaar worden geformuleerd: ….percentage bekendheid van de Nijmeegse raadsleden/fracties/fractievoorzitters ….percentage van de Nijmeegse burgers kent het raadsprogramma ….bekendheid eigenstandige positie van de raad t.o.v. college … percentage is betrokken bij de uitvoering van de kaderstellende rol ….percentage kan voorbeelden noemen van raadsinitiatieven (bijv. veiligheid) 2. vergroten van de betrokkenheid van burgers in de voorbereiding van de besluitvorming; dat vraagt een actievere opstelling richting burgers door bijvoorbeeld korte meningspeilingen (zie motie spin in het web) Mogelijke indicatoren: … percentage inwoners die de agenda van de commissie en raad kennen/volgen ….percentage inwoners dat aanwezig is, actief deelneemt aan vergaderingen, ….percentage inwoners dat het gevoel heeft gehoord te worden door de raad etc. 3. voorlichting aan burgers/media over raadsbesluiten en een actieve rol naar de media dat betekent: • vanuit de raad en commissies op heldere en voor een ieder begrijpelijke wijze inhoudelijk communiceren over het totale besluitvormingsproces en de daarbij in het kader van dualisering gehanteerde nieuwe werkwijze. Weergave in heldere bewoordingen van de conclusies van het politieke debat. • publicaties van moties/amendementen/schriftelijke vragen/vragenhalfuurtje • pro-actieve wijze met name de media en andere groepen tegemoet treden. Het raadswerk verklaren en toelichten ten behoeve van media, bedrijven, instellingen en burgers. • zorgen voor relatiebeheer (voldoende beschikking over de benodigde stukken en achtergrondinformatie) richting de media. • ontwikkeling van voorlichtingsmateriaal ten behoeve van burgers en media
Indicatoren: opstellen vragenlijst inzake kwaliteit van de informatievoorziening Interne communicatie Het tussenbericht over invoering van de dualisering van juli jl. laat zien dat de gemaakte afspraken en procedures die te maken hebben met de veranderende rollen nog niet goed ingebed zijn in de organisaties. Het binnenkort te verschijnen onderzoeksrapport van een stagiaire van de KUN onderschrijft dat beeld. Deze evaluatie beschouwen we als een primitieve 0-meting. Wij stellen voor dat de interne communicatie in deze raadsperiode zich moet gaan richten op: § het verbeteren van de informatievoorziening en bekendheid met procedures en regelgeving met zowel College van B&W als direct betrokkenen in de ambtelijke organisatie § verbetering van de afhandeling van brieven van burgers aan de gemeenteraad § uitdragen van de vernieuwde rol van de raad binnen het duale systeem; het gaat dan met name om de kaderstelling en de werking van de lange termijnagenda van de raad en raadscommissies § beter uitdragen van de besluiten van de raad, waaronder brieven van burgers en het volgen van de voortgang van de uitvoering Mogelijke indicatoren: • bekend van dualisering in de ambtelijke organisaties • peiling naar verbetering van de kwaliteit van informatievoorziening • peilen na ca. 1 jaar van de ervaren verbeteringen in de procedure van brieven bij de schrijvers. 5. Wat doen we nu al? We geven u een beeld van de huidige werkzaamheden van de griffie op het gebied van communicatie: •
• • •
het informeren van de Nijmeegse burgers over de agenda's van de commissies en raad, zowel op de webiste als in de BRUG. De griffie maakt een eigen keuze over de te publiceren onderwerpen die vermeldenswaard zijn en een politieke actualiteit kennen. Doel hiervan is slechts het informeren van burgers. Als gevolg van beperkte capaciteit is op de kwaliteit hiervan e.e.a. af te dingen. de Griffie zorgt ervoor dat in samenwerking met de afdeling Registratuur alle raads- en commissiestukken digitaal toegankelijk zijn. voor zover er persberichten moeten verschijnen (werkgroep veiligheid) wordt deskundigheid ingehuurd bij de afdeling Communicatie bij DBO. onderhouden van het informatiebestand van de raad, fracties en politieke partijen op de gemeentelijke website.
Verdere communicatiemiddelen • de folder van de gemeenteraad en het college • tweewekelijks rubriek in de BRUG "voor de (d)raad ermee" • het fotoregister in de hal Capaciteit Binnen de Griffie is geen capaciteit beschikbaar voor het vervullen van communicatiewerkzaamheden. Financieel beschikt de raad weliswaar over een werkbudget (voor zaken als workshops, incidenteel uit te besteden onderzoek, raadstraining, zaalhuur –externe- hoorzittingen, e.d.), maar dat is niet toegerust voor een substantieel beslag voor communicatiedoeleinden. Met de afdeling concerncommuniatie van DBO zijn mogelijke samenwerkingsverbanden verkend. Een optie is dat binnen de concernafdeling een aantal uren voor de griffie/gemeenteraad beschikbaar komt. Van belang is dat er afstemming moet komen tussen de communicatie van het college en van de raad. Over de capaciteit en beschikbaarheid van middelen zullen concrete afspraken kunnen worden gemaakt na de bespreking van deze notitie. Dan is er een beeld van de behoefte en ambities van de gemeenteraad.
7.. Communicatiemiddelen/instrumenten en capaciteit bij andere gemeenten Wij hebben bij de verkenning bij andere gemeenten gekeken naar het gebruik en inzet van (nieuwe) communicatie-middelen en activiteiten. In overleg met hoofd communicatie DBO zijn we tot de volgende beoordeling hiervan gekomen:
Inzet van (nieuwe) communicatiemiddelen/activiteiten AANRADERS 1.
2.
3.
4. 5. 6.
Kwaliteitsslag huidige communicatie (website en brug); Weekberichten voor de raad. Middels 1 tot max. 2 A-viertjes per week of per maand voorgelicht over 'mededelingen; werkbezoeken, bijzondere bijeenkomsten; congressen, nieuwe stukken en uitgaven; ingekomen brieven; data overzichten etc. Consultatie en peilingen via internet over relevante thema's De gemeenteraadsvergadering live op Internet (gemeente Eindhoven) Via internet is niet alleen beeldmateriaal live toegankelijk van een raadsvergadering maar mn. door koppelingen naar allerlei info over desbetreffende onderwerp en raadslid en fractie. Voorlichtingen op scholen Betrekken van jongeren bij de gemeenteraad
TE OVERWEGEN 1. 2.
3
4.
5.
6.
Persbericht na de raadsvergadering over heel belangrijke ondewerpen 'Gast van de Raad'. In ongedwongen sfeer burgers uitnodigen voor de raadsvergadering en laten begeleiden door raadsleden bij toerbeurt. Hierover publiceren via de Brug. Spreekuur van de Raad Actieve inzet om betrokkenheid van burgers te vergroten Burgers betrekken bij de voorbereiding van de besluitvorming (voorbeeld hiervan was de hoorzitting over taakafstoting). Ander voorbeeld: burgers betrekken bij het opstellen van een lange termijnagenda van de gemeenteraad . Beleidsagenda gemeenteraadsfracties In de vorm van een brochure of meerdere A-viertjes geven gemeenterraadsfracties aan waar hun partijpolitieke prioriteiten liggen. Eea kan interactief met inbreng / consultatie van de burgers aangescherpt worden tot een soort raadsprogramma dat uitstijgt boven de individuele partijen. Rondleidingen voor publiek
7.
De raad (c.q. delegatie) sluit aan bij bijeenkomsten organisaties en verenigingen in de stad.
NIETS DOEN, LEVERT TE WEINIG OP 1.
Vergroten communicatieve aantrekkelijkheid van raadsvergaderingen (agenda, opbouw, inhoud spreekbeurten)
2.
Selecteer belangrijke thema's (lange termijnagenda van de raad) en stel daarbij een communicatieplan op.
3.
Ontmoeting burgers en raad: op zaterdag koffiedrinken raadsleden met burgers in het Open Huis/Stadswinkel.
4.. 5.
Stimuleren van burgerinitiatieven/ andere wijze van Nijmeegs kwartiertje Uitdragen van vernieuwde rol raad als aparte actie.
Tenslotte hebben wij in een quick scan verkend hoe de communicatiefunctie voor de raad is ingevuld. In een groot aantal van de 100.000 plus gemeenten beschikt de raad over een eigen communicatieadviseur (0,5 tot 1 fte). In gemeentes waar dat niet het geval is, wordt een aantal uren van de concernadviseurs aan de griffie beschikbaar gesteld. T.Jorritsma Raadsgriffier
