Startnotitie Interactieve Beleidsvorming
Status: concept Bestuurlijk opdrachtgever: Drs J.F.N. Cornelisse Ambtelijk opdrachtgever: Drs H.J. Beumer Ambtelijk opdrachtnemer: Drs M.M.H. de Boer Datum 17-03-2010 Versie: 0.4
Startnotitie Interactieve Beleidsvorming
1. Inleiding Deze startnotitie dient als vertrekpunt voor de ontwikkeling van een gemeentebreed participatiebeleid in Langedijk. In de visie en missie ‘Ondernemend Samenleven’ (2008) spreekt de gemeenteraad de ambitie uit partijen vroegtijdig te willen betrekken bij de beleidsontwikkeling en -uitvoering. Elementen als klant- en vraaggericht, samenwerking, open en transparant worden daarbij genoemd als kenmerken voor de werkwijze van het bestuur en de gemeentelijke organisatie. Het doel van de startnotitie is om vooraf overeenstemming te hebben over de kaders en de aanpak om te komen tot een participatiebeleid van de gemeente, en de beoogde resultaten. Aan de opstelling van deze startnotitie is een offertetraject voorafgegaan. De voorgestelde aanpak is gebaseerd op een offerte uitgebracht door het bureau Partners+Pröpper. Het is aan de gemeenteraad om de definitieve beslissing te nemen over het voorstel.
2. Huidige situatie Langedijk heeft geen vastgestelde kaders en een herkenbare aanpak om betrokkenheid en participatie in de gemeente te organiseren. Desondanks heeft de gemeente in de afgelopen jaren op verschillende manieren partijen uit de samenleving betrokken bij uitvoering en planontwikkeling. Voorbeelden van grote trajecten in de gemeente zijn het Verkeer- en Vervoersplan Langedijk, de sportnota Langedijk (met bijvoorbeeld speeddaten), de kadernota Duurzame Veiligheid 2009-2012 en het haalbaarheidsonderzoek maatschappelijke accommodaties Sint Pancras. Verder heeft de gemeente in 2009 de inspraakverordening herzien en heeft de gemeenteraad een regeling voor klankbordgroepen opgesteld. Ook is er relatief meer onderzoek gedaan onder doelgroepen dan in de jaren daarvoor. Dat is onder meer een gevolg van de wens een meer extern- en vraaggeoriënteerde organisatie te zijn en de dienstverlening te verbeteren. Najaar van 2008 heeft de gemeente voor de tweede keer meegedaan aan het 'burgerrollenonderzoek' van 'Waarstaatjegemeente'. In dit onderzoek wordt gesteld dat de burger, in de rol van partner, recht heeft op kwaliteit van beleid en serieus genomen wordt bij beleidsontwikkeling. De resultaten voor Langedijk waren niet overtuigend: de gemeente kwam net onder het gemiddelde van alle gemeenten uit terwijl dit gemiddelde al niet hoog was. In de programmabegroting 2009 is een eerste stap gezet om te komen tot een gemeentebreed participatiebeleid. Daarin wordt het opstellen van een "beleidsnotitie communicatie" neergezet "als een van de manieren om een grotere betrokkenheid te bereiken". Voorjaar 2009 is besloten om in plaats van een integrale beleidsnotitie communicatie te kiezen voor een opbouw uit lossen deelnotities waarvan project- en beleidscommunicatie er een is. Voor de duidelijkheid is de werktitel van deze 1 notitie gewijzigd in 'Interactieve Beleidsvorming' .
1
Voor deze werktitel is gekozen om verwarring te voorkomen met het in 2009 vastgestelde beleidskader participatie van Sociale Zaken.
2
Evaluatie Dorpsgericht Samenwerken Langedijk kent sinds 2003 de werkwijze 'Dorpsgericht Samenwerken' om inwoners te betrekken bij en mede verantwoordelijk te maken voor het verbeteren van hun directe leefomgeving. Een van de oorspronkelijke doelen was kwaliteitsverbetering van beleid door middel van interactieve beleidsvorming. In 2009 is DGS geëvalueerd. Uit de evaluatie blijkt dat er ontevredenheid is over de 2 wijze waarop DGS wordt neergezet als instrument voor interactieve beleidvorming Het is onduidelijk welke onderwerpen zich hiervoor lenen, en wanneer en hoe bewoners betrokken kunnen worden en welk recht op inbreng zij hebben. Verwachtingen zijn zeer divers en kunnen daardoor niet worden waargemaakt. In de aanbevelingen wordt ervoor gepleit om interactieve beleidsvorming te organiseren via het gemeentebrede participatiebeleid. Ook wordt aanbevolen onderscheid te maken tussen de verschillende participatieprocessen, participatiedoelen en bijbehorende instrumenten. Daarin kan de rol van de bewoners een plek krijgen. De gemeenteraad heeft op 12 januari 2010 het evaluatierapport vastgesteld en het college de opdracht gegeven een onafhankelijke procesbegeleider aan te stellen om de herijking van DGS vorm te geven en te begeleiden. Hangende dit proces wordt afgezien van het inzetten van DGS als beleidsadviserend orgaan.
3. Doelstelling en resultaten Een gemeentebreed participatiebeleid is mede geïnitieerd vanuit de wens meer structuur aan te brengen in de wijze waarop de gemeente partijen uit de samenleving betrekt. Door middel van beleidsvorming wordt een kwaliteitslag beoogd door dergelijke trajecten steeds planmatiger, doelgerichter en transparanter te laten verlopen. De vraag concentreert zich in eerste instantie op het ontwikkelen van eenduidige kaders en een herkenbare aanpak voor interactieve beleidsvorming. De kaders worden voorzien van concrete instrumenten voor het college en de ambtelijke organisatie om een situatie te analyseren, en afwegingen en keuzes te maken. Het beleid sluit aan bij de missie en visie van de gemeente en besteedt aandacht aan een meer klant- en vraaggerichte grondhouding, openheid en transparantie. De notitie biedt een goede basis voor verwachtingenmanagement naar de deelnemers in interactieve processen. De notitie gaat in op de rolverdeling tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie in interactieve processen. Dit betreft nadrukkelijk niet de rol van de gemeenteraad bij het organiseren van betrokkenheid en participatie vanuit de gemeenteraad. Hier geeft de gemeenteraad invulling aan in haar eigen (concept) 'raadcommunicatieplan'. In tweede instantie richt de vraag zich op de invoering van het beleid. Uiteindelijk moeten de organisatie, college en gemeenteraad vertrouwd raken met de nieuwe werkwijze en moet deze geborgd zijn in de organisatie. Het gaat hier nadrukkelijk ook om het creëren van de juiste voorwaarden op het gebied van cultuur, bestuursstijl, houding en vaardigheden. En het mogelijk maken het bestaande areaal aan middelen uit te breiden en ruimte te bieden om nieuwe methoden uit te proberen. Tijdens de fase van beleidsontwikkeling, wordt bepaald op welke manier de gemeente de invoering van het beleid voor ‘interactieve beleidsvorming’ gaat aanpakken (zie 4.2). Vooralsnog is het plan om tijdens de implementatie eerst op kleinere schaal te toetsen bij alle betrokkenen of, en hoe het beleid en bijbehorende instrumenten aanpassing behoeven voordat ze breed worden ingevoerd in de organisatie. In het offertetraject is, in de opdrachtformulering deze integrale aanpak (ontwikkelen én implementatie) al expliciet meegenomen.
2
Uit het evaluatierapport 'Perspectieven voor Dorpsgericht Samenwerken', oktober 2009.
3
4. Tijdsplanning en activiteiten De aanpak is opgebouwd uit de volgende onderdelen; 0. Startnotitie In de notitie worden de kaders, aanpak en planning beschreven, om te komen tot een gemeentebreed participatiebeleid voor de gemeente Langedijk. De gemeenteraad besluit over de startnotitie. Stap Activiteit Planning Opmerking 0.1. Opstellen startnotitie 'Interactieve Maart 2010 Ter besluitvorming aan beleidsvorming’ B&W. 0.2 Startnotitie vaststellen door de gemeenteraad Maart 2010 Aanbieden aan het presidium ter behandeling in forum. Het resultaat is de startnotitie 'Interactieve beleidsvorming'.
1. Nulmeting Het doel van de eerste module is een grondig beeld te vormen van ambities van gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie op het gebied van interactieve beleidsvorming, de Langedijkse praktijk tot nu toe en het verder verfijnen van het programma van eisen voor de notitie. Stap Activiteit Planning Opmerking 1.1. Analyse van relevante Juni 2010 Aansluiting met het besluitvormingsprocedures, werkprocessen, raadscommunicatieplan; beleidsnotities, onderzoeken, evaluatie et evaluatierapport DGS; cetera. participatieverordening; regeling voor klankbordgroepen; resultaten Staat van de gemeente. 1.2 Het voeren van vijf voorbereidende Juni-Juli 2010 gesprekken al dan niet in groepsverband. Voorstel: een vertegenwoordiging van de gemeenteraad; wethouders; de driehoek gemeentesecretaris/burgemeester/griffier, een selectie van projectleiders/beleidsmedewerkers (met name van de afdeling Beleid en Projecten) en een aantal afdelingsmanagers. September 2010 1.3 Werkconferentie met gemeenteraad, college en een vertegenwoordiging ambtelijke organisatie op basis van de activiteiten 1 en 2. In de werkconferentie worden bevindingen teruggelegd en getoetst. De werkconferentie werkt als kick-off voor de rest van het ontwikkelingstraject.
4
Ter besluitvorming aan B&W Ter bespreking aan gemeenteraad Het resultaat is een kort rapport over de huidige participatiepraktijk binnen de gemeente Langedijk, de gezamenlijke ambitie op het gebied van interactieve beleidsvorming en een programma van eisen die als input vormt voor module 2. 1.4
Beoordeling en vaststelling rapport in projectgroep en stuurgroep.
September 2010
2. Ontwerp Doel van deze module is het ontwikkelen en schrijven van de notitie 'Interactieve beleidsvorming' en bijbehorende handreikingen, instrumenten en checklists. Ook maakt het maken van een voorstel onderdeel uit van deze module. Stap Activiteit Planning Opmerking 2.1. Het schrijven van meerdere productversies September 2010 van de notitie met bijbehoren in coproductie met de projectgroep. 2.2 Opstellen definitieve notitie met bijbehoren. September 2010 Ter besluitvorming aan Facultatief toetsing bij inwoners in overleg B&W met bureau. 2.3 Besluitvorming notitie met bijbehoren door de Oktober 2010 Aanbieden aan het gemeenteraad presidium ter behandeling in forum. 2.4 Voorstel maken voor aansluiting van Ter besluitvorming aan deelnotitie met bijbehoren aan B&W besluitvormingsprocedures en Ter informatie aan werkprocessen in de vorm van een gemeenteraad aansluitingstabel. 2.5 Voorstel maken voor implementatie van Ter besluitvorming aan beleid met bijbehoren. B&W Ter informatie aan gemeenteraad Het resultaat is: • de definitieve notitie 'Interactieve beleidsvorming' en de bijbehorende handreikingen, instrumenten en checklists; • voorstel voor de inrichting van het besluitvormingsproces rond de notitie; • aansluitingstabel tussen de notitie en procedures en werkprocessen; • voorstel voor de implementatie van het beleid en bijbehorende handreikingen, instrumenten en checklists.
5
5. Financiering Aan de opstelling van deze startnotitie is een offertetraject voorafgegaan. De voorgestelde aanpak is gebaseerd op een offerte uitgebracht door het bureau Partners+Pröpper. De begrote kosten voor de module 1 en 2 zijn €19.300 exclusief BTW. Deze kosten worden gedekt uit de bestaande begroting.
6. Organisatie Bestuurlijk opdrachtgever is portefeuillehouder Communicatie. Ambtelijk opdrachtgever is de afdelingsmanager Beleid en Projecten. Ambtelijk opdrachtnemer de communicatieadviseur. Zij vormen samen de stuurgroep. De projectgroep bestaat in elk geval uit de communicatieadviseur, de coördinator Dorpsgericht Samenwerken en de adviseur(s) van het adviesbureau.
6
