Startnotitie Projectnaam Projectleider Afdeling Functie Kostenplaats Tim-code Startdatum Versiebeheer
Beleidskader burgerparticipatie Natasja Spiekerman Communicatie Beleidsmedewerker Oktober 2010 Versie d.d. 11 oktober 2010
Telefoon E-mail
(0181) 40 81 11
[email protected]
Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Projectwethouder Gewijzigd d.d. 4 - 11- 2010
Peter de Jong Marcel Westerhout Paraaf:
Inleiding – Initiatieffase Aanleiding Mensen verwachten dat de gemeente meer naar hen luistert. Daarom zijn zij ook bereid om hun stem te laten horen, mee te denken én zelfs mee te beslissen. Dit blijkt ook uit de interviews die zijn gevoerd voor de beleidsnota Communicatie, de reacties van inwoners bij (bouw)projecten en uit de evaluatie van het wijkveiligheidsbeleid. Directe betrokkenheid van burgers bij beleid- en besluitvorming is steeds meer een belangrijke randvoorwaarde om concrete resultaten te bereiken voor ingewikkelde maatschappelijke vraagstukken. Door de direct betrokkenen in een vroeg stadium te betrekken, ontstaat er beter beleid. Immers, geen enkele ambtenaar of politicus weet zo goed wat het probleem is en niemand kent de voor- en nadelen van mogelijke oplossingen, als de direct betrokkenen zelf. Daarnaast is de acceptatie van de gekozen oplossing groter als er ruime gelegenheid is geweest om mee te denken en te praten. Er zijn verschillende motieven waarom burgerparticipatie steeds meer wordt ingezet: Kloof tussen overheid en burger - Er is een gebrek aan vertrouwen in de overheid. Burgerparticipatie kan worden ingezet om vertrouwen in de democratie te versterken en betrokkenheid en contact tussen gemeente/politici te vergroten. Onbekend maakt onbemind. Om de legitimiteit van politiek en bestuur te herstellen is burgerparticipatie noodzakelijk. De gemeente krijgt grotere herkenbaarheid bij haar inwoners niet door achter het bureau te blijven zitten maar juist door zelf actief naar buiten te treden en te laten zien waar ze mee bezig is. Politieke speelveld verandert - De mondige burger, de kennissamenleving en het internet en de opkomst van de sociale media zoals twitter zorgen ervoor dat inwoners razendsnel geïnformeerd en georganiseerd zijn. Tegelijkertijd praten politieke partijen door de ontzuiling niet meer automatisch namens hun achterban. Bezuinigingen - De financiële haalbaarheid van projecten staat onder druk en de markt is krapper geworden. Inwoners kunnen in de toekomst niet meer alles op de overheid afwentelen. Bezuiniging betekent minder geld met als gevolg dat er op een andere manier gewerkt moet gaan worden. In sommige gevallen kan dit betekenen dat overheidstaken juist beter en goedkoper door inwoners en ondernemers zelf uitgevoerd kunnen worden. Dit kan vooral gaan spelen bij buurt-, wijk- en dorpsthema’s zoals veiligheid. Slagvaardige overheid - Alles moet sneller en beter. Minder regels, meer service – meer burgergericht, meer vraaggericht – minder geld en meer kwaliteit. Uit het organisatieontwikkelingsrapport kwamen de volgende pijlers naar voren: - Zelfbewuste gemeente; vraaggericht en pro-actief. Van aanbodgericht naar vraaggericht = burgergericht en dienstverlenend. - Structuurwijziging met een effectieve bedrijfsvoering en meer rendement en een grotere herkenbaarheid voor burgers.
Achtergrond
Probleemstelling
Burgerparticipatie staat hoog op de agenda. Het eerste speerpunt van het collegeprogramma 2010 – 2014 is burgerparticipatie. Hierin beschrijft het college dat het gemeentebestuur nadrukkelijk de samenwerking met de burgers zal zoeken en hun denkkracht en inzet benutten bij het zoeken naar oplossingen voor problemen. Ook bij de fase van uitvoering en beheer zullen burgers nadrukkelijk betrokken worden. Eind dit jaar verschijnt een notitie hoe wij dat van plan zijn. Een van de middelen is het opzetten van een burgerpanel. In 2010 zal onderzocht worden welke mogelijkheden er zijn voor de inzet van (digitale) burgerpanels en welke kosten hiermee gepaard gaan. In 2011 wordt de notitie burgerparticipatie ingevoerd, waaronder het instellen van een burgerpanel. Burgerparticipatie is niet nieuw voor de gemeente Westvoorne. We laten de burger al op verschillende manieren en over diverse onderwerpen meepraten. Het besef dat burgerparticipatie een bijdrage kan leveren aan de kwaliteit van gemeentelijk beleid en zorgt voor draagvlak, vertaalt zich in onze organisatie al ruimschoots in praktische initiatieven en structuren. Denk aan de aanpak bij wijkveiligheidsplannen en het aantal adviescommissies. Een knelpunt in de huidige inzet van het instrument burgerparticipatie is dat het grotendeels ad hoc gebeurt met wisselend succes. Kaders en tools die medewerkers helpen bij het maken van keuzes om wel of niet een participatietraject in te gaan en theoretische en praktische ondersteuning bij
1
participatietrajecten ontbreken. In het verleden heeft de inzet van burgerparticipatie teleurstellingen met zich meegebracht, bijvoorbeeld doordat verkeerde verwachtingspatronen waren gewekt, het traject niet planmatig werd aangepakt of er te weinig kennis in huis was om het traject goed te laten verlopen. Ook komt in evaluaties naar voren dat, hoewel het proces goed wordt doorlopen, er niets tot weinig wordt gedaan met het resultaat en bijbehorende communicatie naar de doelgroepen die een inspanning hebben geleverd. Om die reden is het nodig om beleid te ontwikkelen op dit gebied. Door middel van beleidsvorming is een kwaliteitsslag te maken in de inzet en uitvoering van burgerparticipatie. Doel Burgerparticipatie wordt op een succesvolle, gestructureerde, consistente en stuurbare manier uitgevoerd. Doel 1: Het scheppen van een kader voor burgerparticipatiebeleid: - Benoemen verschillende rollen (raad, college en ambtelijke organisatie) - Aanpak en organisatie - Evaluatie Doel 2: Het borgen van het burgerparticipatiebeleid en –uitvoering in de organisatie. Speelveld Deelnemers aan het project (afdelingen) Bestuurlijk opdrachtgever: Peter de Jong (portefeuillehouder communicatie). Projectleider: Natasja Spiekerman (beleidsmedewerker communicatie). Projectmedewerker: Linda Stok (beleidsmedewerker communicatie). Voor welke afdeling(en) en/of functionarissen heeft het projectresultaat consequenties? - Het projectresultaat is van invloed op de werkzaamheden van de gehele ambtelijke organisatie, het college en de raad. Hoe wordt de integraliteit van het project bewaakt? - De integraliteit wordt bewaakt door het vroegtijdig betrekken van het MT waarin alle sectoren zijn vertegenwoordigd op managementniveau. Plan van Aanpak – Fasering + resultaat per fase Fase 1. Zie inleiding. Initiatieffase Eindresultaat: 6 sep 2010 - collegeprogramma 2010 – 2014 met thema Burgerparticipatie besproken in de raad. Fase 2. Definitiefase
Opstellen startnotitie. Doel: Draagvlak creëren voor de voorgestelde aanpak, doelstelling en het gewenste eindresultaat per fase. Betrokken partijen:
-
Fase 3. Ontwikkelfase
Communicatie: opstellen startnotitie. Ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever: meelezen en advisering. MT: integrale afstemming startnotitie. College: instemmen met startnotitie. Commissie ABZ/M: bespreken startnotitie. Raad: instemmen met startnotitie.
Eindresultaat: 1 nov 2010 – Startnotitie ter bespreking in de commissie ABZ/M. 23 nov 2010 – Startnotitie voor instemming in de raad. Opstellen beleidskader burgerparticipatie. Doel: met de beleidsnota burgerparticipatie leggen we vast hoe gemeente Westvoorne omgaat met burgerparticipatie en binnen welk kader dit plaatsvindt. Burgerparticipatie is hierbij wel een leerproces. De gemeente moet blijven leren om effectief te zijn. In de Beleidsnota Burgerparticipatie wordt het huidige en toekomstig gevoerde beleid over burgerparticipatie vastgelegd en zoveel als mogelijk aangesloten bij al bestaande beleidsnota’s en rapporten over het onderwerp:
- Ambitie/doelstellingen burgerparticipatie zoals verwoord in het collegeprogramma. 20102014 ‘Samen werken aan verbetering’ (sep 2010).
- Beleidsnota Communicatie (2009). - Inspraakverordening (2005). - Notitie projectmatig werken t.b.v. ruimtelijke ontwikkelingen (2009). 2
- Procesevaluatie wijkveiligheidsplannen Westvoorne (juni 2010). - Eventuele nieuwe inzichten o.b.v. literatuuronderzoek en best practices. Betrokken partijen: Om draagvlak bij interne partijen en inwoners van Westvoorne te creëren en een succesvol beleid te realiseren is het voorstel om de Beleidsnota Burgerparticipatie in samenwerking met interne partijen en inwoners op te stellen.
- Communicatie stelt de Beleidsnota Burgerparticipatie op. - Ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever: meelezen en advisering. 1. Interne partijen: in de periode nov t/m jan Workshop ‘De mogelijkheden v. Burgerparticipatie’ voor beleidsmedewerkers, hoofden en raad*. Inventarisatie huidige en mogelijk toekomstige activiteiten, ervaringen, behoeften gericht op burgerparticipatie. Resultaat is een rapport.
2. Interne partijen: in de periode jan t/m feb presentatie voor MT en college. Uitkomst workshop bespreken en beoordelen wat dit betekent voor de aanpak, organisatie en borging burgerparticipatie.
3. Interne partijen: in de maand feb presentatie voor ‘Informerende Commissie’. Uitkomst punt 1 en 2. bespreken voor intern draagvlak en informeren.
4. Externe partijen: in de periode feb t/m mrt externe bijeenkomst met raadsleden en kleine groep burgers. Toetsing uitkomst punt 3.
-
Fase 4 Borgingsfase
MT: integrale afstemming Beleidsnota Burgerparticipatie en advisering aan college. College: vaststellen Beleidsnota Burgerparticipatie en voorleggen aan raad. ‘Het Debat’: advisering aan de raad.
Raad: vaststellen Beleidsnota Burgerparticipatie. Eindresultaat: mei 2011 - Vaststellen Beleidsnota Burgerparticipatie door raad. 2011 – uitvoeren Beleidsnota Burgerparticipatie, waaronder het instellen van een Burgerpanel * Daar waar de raad aanwezig is, wordt ook de griffier uitgenodigd. Opstellen borgingsprogramma burgerparticipatiebeleid en –uitvoering. Doel: het verankeren, borgen en inbedden van burgerparticipatiebeleid (en –uitvoering) in de organisatie. De beleidsmedewerker weet wanneer en hoe burgerparticipatie kan worden ingezet en door wie zij/hij geadviseerd kan worden. Daarnaast is duidelijk welke maatregelen de raad, het college en de MT-leden nemen om de kwaliteit te borgen van de uitvoering van burgerparticipatie. Tenslotte is ook helder wie verantwoordelijk is voor het sturen, monitoren en evalueren van het burgerparticipatiebeleid. De borgingsfase bestaat uit drie delen:
1. Bijeenkomst College en MT (zie fase 3, punt 2.) voor het maken van afspraken voor de verankering van burgerparticipatie in de interne organisatie en het maken van een burgerparticipatie-kalender 2011-2014. De kalender is een overzicht met burgerparticipatieprojecten. De projecten worden gezamenlijk in 2011 vastgesteld.
2. Campagne: het hoe, wat, wie en waarom blijvend onder de aandacht te houden. Gedacht kan worden aan uitleg bij afdelingsbijeenkomsten, toolkit voor burgerparticipatie op het intranet, 1x lunchbijeenkomst per jaar met beleidsmedewerkers en MT leden om plus- en minpunten te bespreken e.d.
3. Motivatie en training: 1x externe werkafspraak per jaar met andere gemeente voor uitwisseling van ‘best practices´ en ervaringen, training/cursus projectleiders op uitvoering burgerparticipatietrajecten, iedere beleidsmedewerker en elke wethouder (inclusief rest van het college) volgt naast zijn eigen burgerparticipatietrajecten minimaal 1 - 2 projecten per jaar waar burgerparticipatie wordt toegepast. Uitgangspunt is het analyseren wat er in de projecten gebeurt aan interactief beleid en wat faal- en succesfactoren zijn om van te leren voor de organisatie. Door het volgen van de projecten gedurende de collegeperiode 2010-2014 kunnen zowel de gemeenteraad, het college evenals de ambtelijke organisatie gericht van elkaar leren van een meer interactieve manier van werken. Betrokken partijen:
-
Communicatie stelt het uitvoeringsplan op.
3
-
Ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever: meelezen en advisering. MT: integrale afstemming en advisering aan college. College: instemmen met uitvoeringsprogramma.
Eindresultaat:
Fase 5. Evaluatiefase
2011 - Instemmen met borgingsprogramma burgerparticipatiebeleid en –uitvoering in de organisatie door college. 2011- Uitvoeren borgingsprogramma burgerparticipatiebeleid en –uitvoering door MT-leden. Opstellen evaluatie burgerparticipatiebeleid en –uitvoering. Doel: zorgvuldig bijsturen van beleid. Voorgesteld wordt de evaluatie te richten op de raads- en collegeleden, ambtelijke organisatie en inwoners die hebben deelgenomen aan een burgerparticipatietraject. Op deze manier leiden de verschillende invalshoeken tot een brede evaluatie. Betrokken partijen:
-
Communicatie stelt de evaluatie op. Ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever: meelezen en advisering. MT: integrale afstemming en advisering aan college. College: instemmen met evaluatie. ‘Het Debat’: bespreken evaluatie. Raad: instemmen met evaluatie.
Eindresultaat: 2013 - Raad stelt evaluatie vast. 2014 - Eventueel resultaten evaluatie doorvoeren in kaders voor burgerparticipatiebeleid. Planning Fase 1. 2010 Initiatieffase Fase 2. 2010 Definitiefase
6 sep – collegeprogramma 2010 – 2014 met thema Burgerparticipatie besproken in de raad.
Fase 3. 2010 Ontwikkelfase
Opstellen en vaststellen beleidskader burgerparticipatie nov – Plan van aanpak voor instemming in staf bestuurlijk opdrachtgever. nov – Plan van Aanpak voor integrale afstemming in MT. dec – Plan van Aanpak voor instemming in het college. dec – Plan van Aanpak ter kennisname in de commissie ABZ/M. dec – Plan van Aanpak ter kennisname in de raad. nov t/m jan – Workshop ‘De mogelijkheden van Burgerparticipatie’ voor beleidsmedewerkers, hoofden en raad*. * Daar waar de raad aanwezig is, wordt ook de griffier uitgenodigd.
2011
Opstellen en vaststellen startnotitie 11 okt – Startnotitie voor instemming in staf bestuurlijk opdrachtgever. 13 okt – Startnotitie ter kennisname in MT. 19 okt – Startnotitie voor instemming in het college. 1 nov – Startnotitie voor bespreking in de commissie ABZ/M. 23 nov – Startnotitie voor instemming in de raad.
jan/feb – Presentatie: bespreken uitkomst workshop met college en MT. feb
– Presentatie: bespreken uitkomst workshop en overleg college en MT in ‘Informerende Commissie’.
feb/mrt – Bijeenkomst: toetsing uitkomsten van de presentatie in de commissie met raadsleden en kleine groep burgers. Beleidsvorming, deelnemers geven advies of denken mee over
Fase 4. 2011 Borgingsfase
beleidsalternatieven. mrt – Beleidsnota Burgerparticipatie voor instemming in staf bestuurlijk opdrachtgever. mrt – Beleidsnota Burgerparticipatie ter kennisname in MT. mrt – Beleidsnota Burgerparticipatie voor instemming in het college. apr – Beleidsnota Burgerparticipatie ter bespreking in ‘Het Debat’. mei – Beleidsnota Burgerparticipatie voor instemming in de raad. jan/feb – Bijeenkomst MT en college voor vaststellen borgingsactiviteiten, verantwoordelijkheden en kalender burgerparticipatieprojecten 2011-2014.
4
Doorlopend: Campagne (blijvende aandacht vragen), motivatie en training. Fase 5. 2013 Evaluatiefase
2013 2014
– uitvoeren evaluatie. – eventueel opstellen bijstellingsplan burgerparticipatie.
Financiën Vanuit huidig collegeprogramma 2010 - 2014 en voorgestelde startnotitie.
Het opzetten, uitvoeren en eventueel bijsturen van een burgerparticipatiebeleid kan niet zonder extra inzet van capaciteit en geld. Dit betekent het standaard opnemen van de post Burgerparticipatie als apart onderdeel bij projectbegrotingen. De kosten zijn afhankelijk van de inzet van middelen en uren (interne uren en inhuur van externe partijen). Dit kan oplopen van € 1000,- voor zaalhuur/catering tot wel € 60.000,- voor een groot en intensief interactief project. De verschillende belangengroepen in kaart brengen en uitnodigen voor een overleg is de goedkoopste manier qua inzet middelen maar kost wel veel uren in tijd en eventueel inhuur externe expertise. Kosten burgerparticipatie (tijd en middelen) zal per project apart begroot moeten worden.
Activiteit
Kosten
Dekking
2010 t/m 2011 Uitvoeren startnotitie
Ronde de € 5.500,- inclusief inhuur externe expertise en begeleiding.
Vanuit bestaand communicatiebudget.
2010 t/m 2014 Burgerparticipatieprojecten
Nader te bepalen. Afhankelijk van inzet participatie, grootte project en aantal projecten.
Op te nemen in projectbegrotingen.
2010 t/m 2014 Training/cursus projectleiders
Nader te bepalen. Afhankelijk van inzet participatie, grootte project en aantal projecten.
Op te nemen in het opleidingsplan van de afdelingen.
2011 Burgerpanel
Nader te bepalen. Afhankelijk van inzet en omvang. € 15.000,- (4.000,- structureel per jaar) Indicatief.
Uit burgerparticipatiebegroting 2012.
2012 Online-discussie over onderzoeksthema’s
Nader te bepalen. Afhankelijk van inzet en omvang. € 5.000,- per thema. Indicatief.
Op te nemen in projectbegrotingen.
2013 Evaluatie Burgerparticipatie
Nader te bepalen.
Vooralsnog uit bestaande communicatiebegroting 2013.
2014 Eventueel bijstellingsplan
Nader te bepalen.
Vooralsnog uit bestaande communicatiebegroting 2014.
5
