Stap 2: ICT en meubels (grote spullen)

Stappenplan zomer opruimactie TNW In 2016 verhuizen we naar de nieuwbouw op zuid. Een goed moment voor een frisse start. We vragen je daarom alvast te bedenken wat je wel en niet wilt meenemen naar je nieuwe plek. De zomer opruimactie loopt van eind juni tot en met eind september. De detailplanning verschilt per afdeling: Gebouw ChemE (incl Kramerslab en Proeffabriek) Gebouw BT Gebouw BN

29 juni t/m 4 september 2015 29 juni t/m 18 september 2015 29 juni t/m 2 juli 2015

Contactpersonen voor de opruimactie zijn: Gebouw ChemE (incl kamerslab en Proeffabriek) Gebouw BT Gebouw BN

Ruud de Ruiter Robert van Tuijl Jan van Aalst

Algemeen Opruimactie

Bart de Jong

Wat kun je doen? Stap 1: Afvoeren van klein materiaal Voor het afvoeren van klein en handzaam materiaal kun je gebruik maken van verschillende soorten kliko’s en rolcontainers die FMVG per afdeling beschikbaar stelt. Vraag deze aan door een call aan te maken bij het Servicepunt. Vermeld hierbij om welke afdeling het gaat, om welke type materiaal het gaat en wanneer je de kliko of rolcontainer nodig hebt. Klaar met opruimen? Maak een call aan bij het Servicepunt om de kliko of rolcontainers op te laten halen. Let op: je mag kliko’s en rolcontainers maximaal 3 werkdagen in je bezit houden. Het servicepunt is bereikbaar via [email protected]. Oud papier (gewoon papier en vertrouwelijk papier) Voor archiveren van papier zie stap 4 1. Vraag via een call bij het Servicepunt een kliko aan. Geef hierbij nadrukkelijk aan of het gaat om het vernietigen van gewoon of vertrouwelijk papier (type kliko en procedure verschilt). 2. Vul de kliko met oud papier. 3. Maak een call aan bij het Servicepunt als je klaar bent met opruimen en de kliko opgehaald kan worden.

1

Glas We onderscheiden drie soorten glaswerk: A. Vlakglas (ruiten, spiegels, aquaria etc)Dit type glas moet worden gestickerd, zie stap 2 B. Huishoudelijk glas (wordt afgevoerd via een kliko voor glas) C. Verontreinigd chemische glaswerk, inclusief labglas en boorsilicaat (wordt afgevoerd via glasemmers in de labs) 1. Vraag via een call bij het Servicepunt een container aan. Geef hierbij aan om welke type glaswerk het gaat (type container en procedure verschilt). 2. Vul de container met het glaswerk. 3. Maak een call aan bij het Servicepunt als je klaar bent met opruimen en de container opgehaald kan worden. Bedrijfsafval Bedrijfsafval anders dan papier of glaswerk voer je als volgt af. 1. Vraag via een call bij het Servicepunt een kliko voor restafval aan. 2. Vul de kliko met restafval (kleine handzame spullen anders dan papier en glaswerk). 3. Maak een call aan bij het Servicepunt als je klaar bent met opruimen en de container opgehaald kan worden.

Stap 2: ICT en meubels (grote spullen) Voor sommige grote spullen geldt dat ze in één keer worden afgevoerd na afloop van de opruimactie. Voor deze spullen hebben we een stickerplan. Met een sticker geef je aan dat het item afgevoerd mag worden. De stickers zijn op te halen bij het Servicepunt in het TNW gebouw, en in het kantoor van FMVG Services op de locaties van ChemE en BT. Stickerplan Zwart Grijs Paars Geel

= Afvoeren meubilair (defect/niet functioneel) = Herbruikbaar meubilair (elders binnen TU-D) = Archiefmateriaal = Glaswerk

Oude PC/laptop Heb je een PC of laptop die je niet meer gebruikt? 1. Maak een call aan bij ICT via [email protected] voor het afvoeren van je PC of laptop en geef daarbij aan waar hij staat. 2. Het Servicepunt zet je opdracht door naar WerkPlekServices die je oude PC of laptop ophalen. 3. De apparatuur wordt geselecteerd voor hergebruik in Afrika dan wel afgevoerd. Meubilair Heb je een oude kast, tafel of kapotte stoel? 1. Plak een sticker met de juiste kleur op het meubilair. Maak onderscheidt tussen afvoeren of herbruikbaar. 2. Meld via een call bij het Servicepunt in welke ruimte het meubilair dat gestickerd is staat. 3. Verhuizer Mondiaal komt het meubilair na de opruimacties ophalen.

2

Stap 3: Chemicaliën (BELANGRIJK: lees ook de uitgebreide toelichting in de bijlage) Als je chemicaliën wilt afvoeren op een lab zijn de volgende stappen belangrijk: 1. Inventariseer de chemicaliën, sorteer per ADR klasse en vermeld de ADR op elke verpakking/meterbak. 2. Verzamel de chemicaliën centraal in de daarvoor aangewezen bunkers gesorteerd op ADR-klasse. 3. Heb je grote hoeveelheden chemicaliën in één keer af te voeren? Meld dit dan via een call bij het Servicepunt. Geef daarbij aan om welke hoeveelheid en ADR-klasse het gaat, 4. FMVG-services komt de chemicaliën ophalen en afvoeren in de aangewezen bunkers.

Stap 4: Archief Ben je bij de opruimactie documenten, op papier of digitaal, tegen gekomen die je wilt archiveren? Lees hieronder hoe je dat aanpakt.

1. Haal paarse stickers bij het Servicepunt in het TN Gebouw. 2. Vraag via een call bij het Servicepunt archiefdozen aan. 3. Vul de archiefdozen met het materiaal dat overgedragen kan worden en plak er een paarse sticker op (zie ook stickerplan onder punt 2). 4. Meld via een call bij het Servicepunt dat de verhuisdozen opgehaald kunnen worden. 5. DMA komt het archief na de opruimacties ophalen bij het Servicepunt. 6. Het materiaal wordt geselecteerd op bewaartermijn en wet- en regelgeving.

DMA: Wat is archief en wat niet? Tijdens de uitvoering van werkprocessen ontstaan archiefbescheiden. Deze archiefbescheiden zijn een weergave van wat er is gecommuniceerd, welke beslissingen zijn genomen, welke afspraken er zijn gemaakt of welke handelingen er zijn verricht. De archiefbescheiden zijn er in allerlei vormen: op papier, maar steeds vaker digitaal. Archiefbescheiden zijn niet alleen van belang voor een goede bedrijfsvoering, ze zijn eveneens onmisbaar om verantwoording af te kunnen leggen aan onze samenleving. Voorbeelden van archiefbescheiden:  Agenda’s en notulen van werkoverleggen  Contracten en de totstandkoming ervan  Beleidsstukken en de totstandkoming ervan  Projectadministratie (PID, planningen, verslaglegging, etc.)  Onderzoeksrapporten  Jaarverslagen  Offertes, facturen  Begroting  Adviezen, nota’s  Examenregisters  Beroepsschriften 3

Geen archief:  Reclame  Uitnodigingen voor congressen  Boeken en tijdschriften Overdragen aan DMA: Archieven kunnen worden overgedragen als ze niet meer dagelijks in gebruik zijn. De stukken mogen altijd worden geraadpleegd, maar omdat het hierbij gaat om papieren stukken, is het logistiek niet handig om archieven over te dragen, die dagelijks of wekelijks nodig zijn. Voor deze laatste is het mogelijk handiger om dit te digitaliseren. Wat doet DMA met overgedragen archieven: DMA zorgt voor de toegankelijkheid van deze archieven. In overleg wordt bepaald wie toegang krijgt tot deze archieven. Opvragen kan via: Hasret Acikbas-Yildirim T: +31 15 27 88519 M: +31 6 24814286 Email: [email protected] En Ton Haanappel T: 015-2786045 Email: [email protected]

4

BIJLAGE: meer informatie over de afvoer van chemicaliën Wat je moet weten over de verhuizing en de chemicaliën? Het ontwerp van de nieuwbouw TNW Zuid heeft als uitgangspunt dat er geen grote hoeveelheden chemicaliën in voorraad worden gehouden. Door gebruik te maken van kleine voorraden kritische goederen bij Logistiek en Milieu en het instellen van een Chemicaliënteam wordt voorzien in de tijdige aan- en afvoer van chemicaliën. De opslagcapaciteit voor chemicaliën in de nieuwbouw is daarom maximaal 500 kg per brandcompartiment. De komende periode is daarom een goed moment om kritisch naar onze voorraad chemicaliën te kijken en de chemicaliën die niet gebruikt worden af te voeren. Daarnaast staan vanaf mei 2016 de verhuizingen gepland. Voor het verhuizen van chemicaliën is een transportvergunning nodig. Om deze vergunning tijdig te kunnen aanvragen is een inventarisatie van alle chemicaliën noodzakelijk. Onderstaande beschrijft de planning en procedure voor het opruimen, inventariseren en registreren van de chemicaliën ter voorbereiding op de verhuizing. Ondersteuning Gezien de hoeveelheid chemicaliën binnen de genoemde afdelingen is het opruimen, inventariseren en registreren een aanzienlijke klus. Vanuit de centrale middelen wordt daarom ondersteuning geboden die gaat helpen bij het inventariseren, registreren en opruimen. Opruimen In ieder gebouw zal een geschikte ruimte worden vrijgemaakt voor de tijdelijke opslag van afvalchemicaliën. In deze ruimte worden de afvalchemicaliën tot het moment van afvoer per ADR-klasse opgeslagen. Per sectie worden de chemicaliën die afgevoerd moeten worden geselecteerd en naar de opslag afgevoerd. Dit kan uitgevoerd worden tijdens de opruimactie in de zomervakantie of tijdens de inventarisatie van de chemicaliën. Grootschalige opruimwerkzaamheden worden vooraf gemeld bij FMVG services, zodat zij kunnen zorgen dat de afvalchemicaliën tijdig kunnen worden verwerkt. *ruimten worden later bekend gemaakt. Inventarisatie chemicaliën. Alle chemicaliën zullen worden geregistreerd in de stoffenmodule van de LabServant. Ze zullen bij die registratie worden voorzien van een barcode, waarmee de ADR-klasse en de plaats op het laboratorium, in een kast, plank, bak wordt vastgelegd. Deze werkzaamheden zullen grotendeels door de ingehuurde ondersteuning worden uitgevoerd. Voorlichting en training. Om de stoffenmodule in de LabServant up to date te houden, moeten alle medewerkers getraind worden in het gebruik van de LabServant. Voorafgaand aan de werkzaamheden zullen ingehuurde medewerkers een veiligheidsinstructie ontvangen over de risico’s in de gebouwen waarin zij gaan werken. Materialen Naar verwachting zullen de chemicaliën met ingang van 2016 gestickerd op de gewenste afleverlocatie worden afgeleverd. Tot die tijd zal het in- en uitscannen van de chemicaliën nog grotendeels door de medewerkers zelf worden uitgevoerd. Om dit goed te laten verlopen zijn er tijdelijk per sectie een scanner en een printer nodig. Meer informatie over chemicaliën en de planning Neem contact op met Anneke Koster-Ammerlaan T: 015 27 87682 E: [email protected]

5