2010
Standard Operating Procedure Prodi Teknik Industri
[Type the author name] [Type the company name] [Pick the date]
Standard Operasional Prosedur (SOP) Program Studi Teknik Industri ini merupakan SOP yang dibuat untuk melengkapi dan menjelaskan hal-hal yang secara operasional belum dapat diakomodasi oleh Dokumen Mutu namun dianggap perlu sebagai bagian dari mempertahankan budaya mutu di lingkungan Prodi Teknik Industri. Standard prosedur dimaksud meliputi:
A. PROMOSI DAN SOSIALISASI 1.
Ketua Jurusan / Program Studi mengumpulkan materi promosi berdasarkan kebutuhan promosi.
2.
Kaprodi menyusun desain materi promosi yang berkaitan dengan program studi.
3.
Materi promosi disosialisasikan untuk melakukan verifikasi.
4.
Materi promosi yang berkaitan kebijakan struktur organisasi Fakultas dan Universitas harus diverifikasi oleh Dekan dan divalidasi oleh Rektor.
B. SURAT MENYURAT Surat Rutin: surat menyurat yang bersifat rutin dilayani secara semi swalayan, terdiri atas Surat Kunjungan Tugas Kuliah, Pengantar Penelitian, Pengantar Kerja Praktik, dan Surat Penugasan Dosen. 1. Pemohon men-download template surat di website Fakultas Sains Teknologi. 2. Pemohon mengisi surat. 3. Pemohon meminta nomor surat kepada petugas surat. 4. Surat bernomor diletakkan di Kotak Permohonan Surat. 5. Surat ditandatangi oleh Kaprodi dan atau Dekan. 6. Surat dapat diambil paling cepat setelah dua hari sejak pengajuan. Surat Khusus: surat jenis ini dibuat secara khusus atas permintaan pemohon untuk tujuan tertentu yang tidak termuat dalam jenis Ruat Rutin. Proses pengajuan sama dengan di atas, hanya saja isi surat dibuat oleh Prodi.
C. PERPANJANGAN KARTU TANDA MAHASISWA (KTM) 1. Mahasiswa mengajukan perpanjangan KTM dan diketahui oleh Dosen Penasehat Akademikn dan Kaprodi. 2. Mahasiswa mengisi blanko pengajuan perpanjangan KTM seusai format formulir Permohonan Perpanjangan Kartu Mahasiswa (FM-UINSK-BM-02-09/R0). 3. Mahasiswa menyerahkan isian blanko kepada petugas untuk diproses, dan menunggu hasilnya setelah diumumkan.
D. PERKULIAHAN PERSIAPAN PERKULIAHAN 1. Kaprodi mengkoordinasikan ketersediaan silabus, SAP/RPKPS, bahan ajar/hand out dikoordinasikan oleh Ketua Jurusan/Program Studi, dan sudah siap untuk digunakan 1 (satu) minggu sebelum perkuliahan dimulai. 2. Evaluasi terhadap SAP, RPKPS, Handout dilakukan setelah berjalan 1 (satu) tahun akademik. 3. Kaprodi mengumpulkan SAP, Handout, dan Bahan Ajar sesuai dengan Prosedur Pembelajaran Desain dan Pengendalian Kurikulum (PBM-UINSK-08/R0). 4. Pada tiap semester, Ketua Jurusan/Program Studi mengusulkan Dosen Pengampu mata kuliah kepada dekan paling lambat 1 (satu) bulan sebelum perkuliahan dimulai, untuk kemudian diterbitkankan SK Mengajar Dosen yang ditandatangani Dekan atas nama Rektor. 5. Kaprodi memfasilitasi koordinasi mata kuliah paralel yan gdipimpin oleh dosen koordinator mata kuliah yang ditunjuk oleh Kaprodi. 6. Kaprodi menawarkan dan mendistribusikan tugas mengampu matakuliah kepada Dosen Tetap. Distribusi tugas mengampu perkuliahan bagi Dosen Luar Biasa disampaikan melalui koordinasi dalam Rapat Koordinasi Fakultas (RKF). 7. Kaprodi menetapkan mata kuliah yang ditawarkan pada setiap semester, dosen pengampu mata kuliah, rencana jadwal kuliah, rencana jadwal UTS dan UAS (tanpa ketentuan waktu),
penyusunan/revisi
SAP/RPKPS
sesuai
kurikulum
handout/bahan ajar, 2 (dua) bulan sebelum perkuliahan dimulai.
yang
berlaku,
dan
8. Kaprodi menyetujui jadwal matakuliah yang dibuat oleh Kabag Tata Usaha, dan mendistribusikan jadwal tersebut secara layak sebelum masa Pengisian KRS dilangsungkan. 9. Setiap dosen pengampu matakuliah wajib mengajar sesuai jadwal yang telah ditentukan dengan menandatangani Formulir Kesanggupan Mengajar (FM-UINSK-BM-03-04/R0) paling lambat 6 (enam) minggu sebelum perkuliahan dimulai. Ketua Jurusan/Program Studi bertanggung jawab atas penyerahan pernyataan kesanggupan mengajar dari tiap dosen pengampu. 10. Kaprodi mengusulkan kebutuhan ruang perkuliahan kepada Fakultas sebagai bahan pertimbangan bagi Kabag TU dalam menetapkan ruang perkuliahan.
PROSES PERKULIAHAN 1. Kaprodi memimpin dan memantau proses perkuliahan mingguan dengan bukti pemantauan berupa tanda tangan Berita Acara Perkuliahan. 2. Dosen pengampu berhalangan sementara karena tugas institusi atau tugas yang lain, wajib memberitahukan kepada mahasiswa kelas sebelum waktu perkuliahan terhalangan tersebut dimulai. 3. Kelas matakuliah yang tidak dilaksanakan pada minggu perkuliahan seharusnya, wajib diganti dengan jumlah perkuliahan yang sesuai dengan ketentuan. 4. Dosen pengampu berhalangan tetap karena tugas institusi atau tugas yang lain, Ketua Jurusan/Program Studi dapat menugaskan dosen pengganti dengan kompetensi yang sama. 5. Dosen bertanggung jawab terhadap isi, kualitas materi di kelas. 6. Dosen bertanggung jawab terhadap kelengkapan berita acara dan presensi perkuliahan.
BIMBINGAN AKADEMIK 1. Bimbingan akademik adalah bimbingan yang dilakukan dosen terhadap mahasiswa untuk membantu kelancaran kegiatan-kegiatan akademik. 2. DPA adalah dosen yang ditugaskan untuk melakukan pembinaan dan pengarahan kepada para mahasiswanya dalam perencanaan studinya dari mulai tercatat sebagai mahasiswa sampai dengan semester akhir
3. Pada pertemuan perdana dengan mahasiswa, DPA diwajibkan memberitahukan kepada mahasiswa bimbingannya mengenai pedoman pelaksanaan pembimbingan akademik, tugas dan hak dosen serta mahasiswa a. Tugas DPA 1) Membimbing mahasiswa dalam menyusun Rencana Studi, baik program satu jenjang penuh maupun program semesteran untuk mencapai hasil yang optimal; 2) Memberi pertimbangan kepada mahasiswa dalam menentukan jumlah SKS dan jenis mata kuliah yang akan diambil, yang dicantumkan dalam Kartu Rencana Studi (KRS) disesuaikan dengan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) terakhir yang diperoleh mahasiswa; 3) Membina dan memantau perkembangan studi mahasiswa yang dibimbing; 4) Memberi bimbingan dan konseling masalah non-akademik yang dihadapi mahasiswa. b. Tugas Mahasiswa 1) Setiap mahasiswa wajib mengikuti Tata Tertib yang berlaku di UIN Sunan Kalijaga berdasarkan kode etik yang berlaku 2) Setiap mahasiswa bimbingan harus membawa kartu kendali pembimbingan akademik setiap bimbingan akademik. 3) Mahasiswa wajib datang pada saat bimbingan dan tidak diwakilkan, kecuali jika berhalangan karena sakit atau ada izin dari orang tua atau wali. 4) Setiap mahasiswa harus mempunyai fotokopi KHS dan fotokopi KRS persemester, dan setiap fotokopi KHS yang diterima oleh mahasiswa wajib dilaporkan kepada orang tua atau wali mahasiswa tersebut. c. Hak DPA 1) DPA berhak untuk memanggil mahasiswa yang diduga melakukan perilaku yang menyimpang dari pedoman perilaku mahasiswa. 2) DPA berhak merekomendasikan mahasiswa bimbingannya yang berprestasi dan layak untuk mendapatkan beasiswa, serta DPA harus mempunyai daftar mahasiswa bimbingannya yang belum dan sudah mendapatkan beasiswa. d. Hak Mahasiswa
Setiap mahasiswa berhak mendapatkan bimbingan dari DPA minimal empat kali persemester. 4. DPA harus mempunyai portofolio asli (Kartu Hasil Studi dan data lengkap mahasiswa yang didokumentasikan pada map untuk masing-masing mahasiswa) dan fotokopi KRS persemester dari setiap mahasiswa bimbingannya selama mahasiswa tersebut aktif sebagai mahasiswa. 5. Setiap DPA harus mempunyai daftar hadir bimbingan akademik dan menandatangani kartu kendali yang dibawa oleh mahasiswa bimbingan 6. Bimbingan akademik dilakukan minimal 3 (tiga) kali per semester. 7. DPA wajib menganalisa perkembangan prestasi belajar mahasiswa bimbingannya melalui KHS, dan memberikan motivasi kepada mahasiswa yang bersangkutan untuk memperbaiki prestasinya untuk tidak mendapatkan surat peringatan dari Kaprodi. 8. DPA wajib memberikan masukan kepada Kaprodi untuk mengeluarkan surat peringatan sesuai SOP Peringatan, apabila prestasi mahasiswa bimbingannya tidak mengalami perubahan. 9. DPA wajib memberikan peringatan yang intens kepada mahasiswa bimbingannya yang masih belum lulus pada semester 9.
UJIAN MATAKULIAH 1. Kaprodi mengusulkan jadwal ujian untuk kemudian dijadwalkan secara bersama-sama pada level Fakultas. 2. Soal ujian dibuat oleh Dosen Pengampu, dengan memperhatikan materi yang telah disampaikan di kelas. 3. Dosen mengumpulkan soal ujian paling lambat 3 (tiga) hari sebelum ujian dilaksanakan. 4. Kaprodi mengkoordinasikan proses review soal ujian dan menyetujui hasil review tersebut. 5. Penilaian ujian menjadi hak prerogatif Dosen Pengampu matakuliah. 6. Dalam hal nilai hasil ujian terdapat perubahan oleh sesuatu sebab, maka perubahan nilai harus diketahui oleh Kaprodi dalam waktu paling lambat 2 (dua) minggu setelah nilai diumumkan, dengan mempergunakan Formulir Perubahan Nilai Ujian.
EVALUASI PERKULIAHAN 1. Kaprodi mengkoordinasikan masukan Evaluasi Perkuliahan pada masa akhir perkuliahan untuk kemudian disampaikan dalam Rapat Koordinasi Fakultas. Pembahasan evaluasi menyangkut:
Proses persiapan dan administratif perkuliahan.
Dosen.
Praktikum, kinerja laboran dan asisten praktikum.
Soal ujian dan proses ujian.
Fasilitas perkuliahan dan ujian.
Kejadian luar biasa, bilamana terjadi.
2. Hasil evaluasi pada tingkat Fakultas, kemudian dikoordinasikan kepada pihak-pihak terkait sebagai langkah tindak lanjut.
E. KERJA PRAKTIK & TUGAS AKHIR 1. Kaprodi membuat daftar usulan Dosen Pembimbing dan Penguji Tugas Akhir dan Kerja Praktik, untuk kemudian Dekan menerbitkan SK sebagai persetujuan usulan tersebut. 2. Kaprodi membagikan daftar penetapan Dosen Pembimbing dan Penguji Tugas Akhir dan Kerja Praktik kepada para Dosen. 3. Prosedur Kerja Praktik dan Tugas Akhir tertuang secara khusus pada Buku Panduan Kerja Praktik dan Buku Panduan Tugas Akhir.
F. MASA STUDI MAHASISWA 1. Prodi secara tegas menetapkan bahwa masa studi normal adalah 8 semester, dan paling lama adalah 14 semester. 2. Prodi memformulasikan strategi yang menjamin ketepatan masa studi mahasiswa. 3. Prodi merumuskan tindakan pencegahan kelambatan masa studi dan adanya DO. 4. Prodi mengidentifikasi status mahasiswa terkait “DO Semester 4” dan “DO Masa Studi” 5. Memerintahkan kepada para Dosen Penasehat Akademik untuk memberikan arahan setidaknya dua kali dalam satu semester. 6. DO Semester 4
Memberikan peringatan kepada mahasiswa semester 2 (dua) dan 3 (tiga).
Memberikan keputusan DO bagi mahasiswa terkena DO Semester 4.
7. DO Masa Studi
Memanggil mahasiswa semester 7 (tujuh) dalam forum untuk mengingatkan masa studi.
Memberikan peringatan kepada mahasiswa semester 8 (delapan).
Memanggil mahasiswa di atas semester 8 (delapan) dalam forum untuk menjaring aspirasi dan hambatan terkait penyelesaian masa studi.
Mengajukan keputusan DO kepada Dekan melalui Pudek Bidang Akademik bagi mahasiswa yang telah melampuai masa studi.
8. Dalam hal terdapat mahasiswa yang terancam DO, Prodi merumuskan kebijakan yang terkait dengan penanganan mahasiswa terancam DO tersebut.
G. REVIEW & PEMBARUAN KURIKULUM 1. Kaprodi memfasilitasi proses review matakuliah untuk menjamin mutu perkuliahan. 2. Perubahan kurikulum matakuliah dirumuskan dalam Rapat Prodi untuk kemudian diusulkan kepada Dekan dengan mendapatkan verifikasi dari Pembantu Dekan Bidang Akademik. 3. Pembaruan kurikulum dilakukan setiap 4 (empat) tahun sekali, dimana pembaruan dilakukan dengan mempertimbangkan:
Isu-isu yang berkembang dalam masyarakat, akademik dan industri.
Informasi dan masukan konsorsium Penyelenggara Teknik Industri BKSTI dan ISTMI.
Masukan dari berbagai pihak meliputi alumni, industri, dan pemerintahan.
4. Berdasarkan Visi, Misi, Tujuan Prodi, Fakultas dan Universitas serta kebutuhan, dirumuskan kompetensi dan indikator kompetensi yang harus dikuasai oleh mahasiswa. 5. Berdasarkan kompetensi ditetapkan nama matakuliah, beban matakuliah, dan distribusi matakuliah. 6. Dosen Pengampu dengan dikoordinasi oleh Ketua Jurusan/Program Studi melakukan penyusunan/perubahan SAP/RPKPS berdasarkan masukan berupa: silabus matakuliah jurusan dan program studi yang sedang berlangsung, hasil rapat evaluasi dan hasil-hasil rekomendasi workshop penajaman Program Studi.
7. Usulan pembaruan kurikulum dirumuskan dan disusun secara layak, untuk kemudian hasilnya disahkan oleh Rektor setelah mendapatkan verifikasi dari Pembantu Dekan Bidang Akademik.
H. DOSEN KINERJA DOSEN 1. Kinerja
Dosen
dikendalikan
melalui
Indeks
Kinerja
Dosen
(IKD)
yang
mempertimbangkan feedback mahasiswa kelas maupun ketepatan pengumpulan nilai ujian mahasiswa. 2. Selain IKD, kinerja Dosen dipantau melalui Beban Kinerja DOsen (BKD). 3. Kaprodi merekap hasil IKD dan meranking-nya untuk dilaporkan kepada Dekan setelah mendapatkan verifikasi dari Pembantu Dekan Bidang Akademik paling lambat 1 (satu) bulan setelah ujian selesai sesuai dengan formulir Rekapitulasi IKD (FM-UINSK-BM09-04/R0).
KEBUTUHAN DOSEN 1. Kaprodi merumuskan kebutuhan Dosen (Tetap dan Tidak Tetap) meliputi jumlah kebutuhan dan kualifikasi. 2. Kebutuhan dirumuskan berdasarkan rasio Dosen:Mahasiswa dengan mempertimbangkan beban kinerja Prodi dan arah pengembangan Prodi. 3. Kebutuhan Dosen disampaikan secara terbuka dalam Rapat Prodi untuk menjaring masukan dari para Dosen Tetap Prodi. 4. Rumusan kebutuhan Dosen dituangkan dalam Daftar Rencana Kebutuhan Dosen Tetap/Tidak Tetap (FM-UINSK-BM-09-01/R0) disampaikan kepada Dekan dengan pertimbangan Senat Fakultas untuk diusulkan kepada Rektor; dapat dilakukan satu tahun sekali.
DOSEN TIDAK TETAP & DOSEN TAMU 1. Ketentuan Kebutuhan Dosen Tidak Tetap dan Dosen Tamu dilakukan sebagaimana Kebutuhan Dosen di atas.
2. Dalam hal dipandang perlu dan berdasarkan hasil evaluasi oleh Jurusan/Program Studi, Dekan dapat memberhentikan dan memperpanjang SK dosen tidak tetap. 3. Kebutuhan dosen tamu diusulkan oleh Jurusan/Program Studi kepada Dekan, setelah dosen pengampu matakuliah mencantumkan kebutuhan dan waktu perkuliahan dosen tamu pada SAP. 4. Dosen pengampu matakuliah mengajukan kebutuhan dosen tamu kepada Ketua Jurusan/Program Studi paling lambat 1 (satu) minggu pada awal perkuliahan. 5. Rumusan kebutuhan Dosen dituangkan dalam Daftar Rencana Kebutuhan Dosen Tetap/Tidak Tetap (FM-UINSK-BM-09-01/R0) disampaikan kepada Dekan dengan pertimbangan Senat Fakultas untuk diusulkan kepada Rektor; dapat dilakukan satu tahun sekali.
KARIR, STUDI LANJUT & KADERISASI 1. Setelah CPNS calon dosen menjadi PNS calon dosen, yang bersangkutan dapat mengajukan usulan tenaga pengajar kepada Dekan melalui ketua Jurusan/Program Studi dengan melampirkan semua persyaratan angka kredit. 2. Studi lanjut dosen harus sesuai dengan bidang keilmuan dan kebutuhan lembaga serta mendapatkan persetujuan dari ketua jurusan/program studi, setelah sebelumnya dimufakati dalam Rapat Prodi yang dihadiri para Dosen. 3. Kaprodi menyusun rencana kegiatan pengembangan dosen jurusan/prodinya untuk keperluan pengembangan mutu dosen di jurusan/program studi. 4. Kaprodi dapat melakukan kaderisasi Dosen dengan mempertimbangkan kualifikasi kader Dosen dan kebutuhan Dosen, setelah sebelumnya dimufakati dalam Rapat Prodi.
SISTEM PENGHARGAAN & SANKSI 1. Penghargaan dapat diberikan dalam bentuk kesempatan maupun hadiah. 2. Bagi dosen yang menulis buku dan karya ilmiah internasional disediakan anggaran khusus pengganti proses. 3. Sistem sanksi tertuang dalam Kode Etik dan Tata Tertib.
