STANDAR PELAYANAN PUBLIK BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN

STANDAR PELAYANAN PUBLIK BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN

Nomor Terbitan/Revisi

: 277.a/SP/TU.220/L.9.A/03/2014 : 1/-

Standar Pelayanan Publik ini tidak boleh disalin secara keseluruhan ataupun sebagian, atau diberikan kepada Pihak Ketiga tanpa persetujuan tertulis dari Kepala BBKP Belawan

BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN

STANDAR PELAYANAN

Tanggal Terbit : 25 Maret 2014 Bagian : i Halaman ke : 1 dari 1 Terbitan/Revisi ke : 1/Tanggal Revisi : Paraf Ka.Bag. Umum :

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR PELAYANAN BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN BADAN KARANTINA PERTANIAN

Tanggal, 25 Maret 2014. Disahkan oleh, Kepala BBKP Belawan

drh. Agus Sunanto, MP NIP. 196202051992031002

Diperiksa oleh, Kepala Bagian Umum

Ir. Wiismantono NIP. 196011201982031002


STANDAR PELAYANAN

Tanggal Terbit : Bagian : Halaman ke : Terbitan/Revisi ke : Tanggal Revisi : Paraf Ka.Bag. Umum :

25 Maret 2014 iii 1 dari 1 1/-

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR PELAYANAN BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN BADAN KARANTINA PERTANIAN Standar Pelayanan ini disusun/dimutakhirkan oleh : Nama

Tanda Tangan

drh. Agus Sunanto, MP

(Pembina/Pengarah)

Ir. Wiismantono

(Penanggung Jawab)

drh. Adi Mardin

(Ketua)

Ir. Isworo Hadi. MSi

(Wakil Ketua I)

Ir. Hafni Zahara,MSc

(Wakil Ketua II)

Sudiwan Situmorang,SP

(Anggota)

drh. Rosleini Purba

(Anggota)

Bambang Sayudi.SP

(Anggota)

Dra. Leli Hawati

(Anggota)

Rosmery Manihuruk,SP

(Anggota)

drh. Satma Tarigan

(Anggota)

drh. Anwar Fuadi

(Anggota)

Ir. Misman

(Anggota)

Nelvi Riani,SP

(Anggota)

Ricca Wahyu Ramadhani

(Anggota)

……………… .................... ……………… .................... ……………… .................... ……………… .................... ……………… .................... ……………… .................... ……………… .................... ………………


STANDAR PELAYANAN

Tanggal Terbit Bagian Halaman ke Terbitan/Revisi ke Tanggal Revisi Paraf Ka.Bag. Umum

: : : : : :

25 Maret 2014 IV 1 dari 1 1/-

KEBIJAKAN MUTU

1. Kepala Balai Besar Karantina Pertanian Belawan (BBKP Belawan) dan seluruh personel terkait memberikan pelayanan yang profesional dan mutu pengujian laboratorium dengan menerapkan sistem manajemen mutu yang sesuai dengan Standar Pelayanan Publik UU No. 25/2009, SNI ISO 9001:2008 dan SNI ISO/IEC 17025:2008. 2. Pelayanan BBKP Belawan memberikan kepuasan pelanggan melalui pemberian pelayanan karantina secara cepat, tepat, aman, konsisten, transparan dan akuntabel sesuai kebutuhan dan harapan pelanggan. 3. BBKP Belawan selalu meningkatkan standar mutu pelayanan untuk semua aspek kegiatan. 4. Personel pelayanan BBKP Belawan memahami dokumen mutu dan menerapkan kebijakan mutu serta prosedur dalam seluruh aspek kegiatan pelayanan. 5. Pelayanan BBKP Belawan didukung oleh: a. personel yang kompeten, terlatih dan mengikuti pelatihan yang berkesinambungan; b. peralatan yang terkalibrasi dan pemeliharaan yang terprogram; c. bahan uji standar dan bersertifikat serta tervalidasi.

Jakarta, 25 Maret 2014 Disahkan oleh, Kepala BBKP Belawan

drh. Agus Sunanto, MP NIP. 19620205 199203 1 002

BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN PANDUAN MUTU

Tanggal Terbit Bagian Halaman ke Terbitan/Revisi ke Tanggal Revisi Paraf Kabid. PML

: : : : : :

25 Maret 2014 I.2 1 dari 1 1/-

STANDAR PELAYANAN PENDAHULUAN A. Latar Belakang BBKP Belawan merupakan unit pelaksana teknis (UPT) di lingkungan Badan Karantina Pertanian yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Badan Karantina Pertanian. Dalam rangka meningkatkan upaya pencegahan masuk dan tersebarnya Hama Penyakit Hewan Karantina (HPHK) dan Organisme Penggangu Tumbuhan Karantina (OPTK) dari luar negeri dan dari suatu area ke area lainnya di dalam serta keluarnya dari wilayah Republik Indonesiadan pengawasan terhadap keamanan hayati, BBKP Belawan, menetapkan dan mengimplementasikan Standar Pelayanan Publik (SPP) dalam memberikan pelayanan kepada pengguna jasa agar memastikan pemberian pelayanan dan tersedianya informasi layanan yang jela,tegas dan akuntabel. Pelayanan yang diberikan BBKP Belawan berupa tindakan karantina terhadap hewan atau tindakan karantina terhadap produk hewan atau tindakan karantina terhadap benih/bibit tumbuhan atau tindakan terhadap hasil tumbuhan atau pengawasan keamanan hayati dan penerbitan sertifikat kesehatan hewan atau tumbuhan serta sertifikat hasil uji laboratorium. Dalam memberikan pelayanan, BBKP Belawan menerapkan SPP yang meliputi persyaratan administratif dan persyaratan teknis tentang tolok ukur layanan yang diberikan kepada pengguna jasa. SPP wajib mempertimbangkan beberapa hal yaitu jenis pelayanan, bentuk pelayanan, waktu pelayanan, sumber daya manusia (SDM) pelaksana dan sarana pelayanan indikator pencapaian pelayanan. SPP merupakan ukuran pelayanan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi pada BBKP Belawan yang penerapannya tercermin dari indikator pencapaian layanan. Agar SPP dapat diterapkan dengan optimal, maka standar pelayaan disusun berdasarkan jenis pelayanan yang dapat diukur, dicapai, relevan, tepat waktu dan dapat diandalkan. B. Maksud dan tujuan SPP ini merupakan acuan dalam memberikan pelayanan kepada pengguna jasa, tujuan penetapan SPP : 1. Meningkatkan pelayanan tindakan karantina terhadap hewan yang dimasukan kedalam, dibawa atau dikirim dari suatu area ke area lain didalam dan dikeluarkan dari wilayah Negara Republik Indonesia; 2. Meningkatkan pelayanan tindakan karantina terhadap produk hewan yang dimasukan kedalam, dibawa atau dikirim dari suatu area ke area lain didalam dan dikeluarkan dari wilayah Negara Republik Indonesia;

3. Meningkatkan pelayanan tindakan karantina terhadap benih/bibit tumbuhan yang dimasukan kedalam, dibawa atau dikirim dari suatu area ke area lain didalam dan dikeluarkan dari wilayah Negara Republik Indonesia; 4. Meningkatkan pelayanan tindakan karantina terhadap hasil tumbuhan yang dimasukkan kedalam, dibawa atau dikirim dari suatu area ke area lain didalam dan dikeluarkan dari wilayah Negara Republik Indonesia;dan 5. Meningkatkan pelayanan pelaksanaan pengawsan keamanan hayati terhadap pangan segar yang dimasukkan kedalam, dibawa atau dikirim dari suatu area ke area lain didalam dan dikeluarkan dari wilayah Negara Republik Indonesia. c.

Sasaran Tercapainya kepuasan pengguna jasa atas pelayanan BBKP Belawan melalui penerapan Standar Pelayanan Publik. BBKP Belawan yang telah memiliki Standar Pelayanan dengan pertimbangan khusus pada ketentuan dalam ISO 9001: 2008, wajib menyesuaikan dengan Standar Pelayanan berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 96 tahun 2012. Sistem manajemen terkait diselaraskan atau dipadukan dengan sistem manajemen pelayanan publik ini dengan memenuhi persyaratan standar ini. Penyesuaian sistem manajemen yang ada memastikan BBKP Belawan dapat menetapkan sistem manajemen mutu pelayananya. kesesuaian dengan system manajemen lain.


STANDAR PELAYANAN


: 25 Maret 2014 : II : 1 dari 3 : 1/: :

3. Istilah dan definisi

Untuk tujuan dokumen ini, berlaku istilah dan definisi yang ada dalam UndangUndang Nomor 25 tahun 2009 dan Peraturan Pemerintah Nomor 96 tahun 2012 tentang standar pelayanan serta Peraturan Perundang-Undangan yang terkait yang mengatur tentang pelayanan. Beberapa istilah dan definisi pada standar pelayanan ini : 1. Pelayanan Publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundangundangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan; 2. Penyelenggara Pelayanan yang selanjutnya disebut Penyelenggara adalah setiap institusi penyelenggara negara, korporasi, lembaga independen yang dibentuk berdasarkan Undang - Undang untuk kegiatan pelayanan publik, dan badan hukum lain yang dibentuk semata-mata untuk kegiatan pelayanan; 3. Pelaksana Pelayanan yang selanjutnya disebut Pelaksana adalah pejabat, pegawai, petugas, dan setiap orang yang bekerja di dalam organisasi penyelenggara yang bertugas melaksanakan tindakan atau serangkaian tindakan pelayanan; 4. Masyarakat adalah seluruh pihak, baik warga negara maupun penduduk sebagai orang perseorangan, kelompok, maupun badan hukum yang berkedudukan sebagai penerima manfaat pelayanan publik, baik secara langsung maupun tidak langsung; 5. Standar Pelayanan adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan publik dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur; 6. Maklumat Pelayanan adalah pernyataan tertulis yang berisi keseluruhan rincian kewajiban dan janji yang terdapat dalam standar pelayanan;


STANDAR PELAYANAN


: 25 Maret 2014 : II : 1 dari 3 : 1/: :

7. Pihak Terkait adalah pihak yang dianggap kompeten dalam memberikan masukan terhadap penyusunan standar pelayanan; 8. Satuan

Kerja

Penyelenggara

adalah

unit

kerja

yang

bertugas

menyelenggarakan pelayanan yang berhubungan langsung dengan pengguna layanan; 9. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan dibidang pendayagunaan aparatur Negara; 10. Karantina adalah tempat pengasingan dan/atau tindakan sebagai upaya pencegahan masuk dan tersebarnya hama dan penyakit atau organisme pengganggu dari luar negeri dan dari suatu area ke area lain di dalam negeri, atau keluarnya dari dalam wilayah Negara Republik Indonesia; 11. Hewan adalah semua binatang yang hidup di darat baik yang dipelihara maupun yang hidup secara liar; 12. Produk hewan adalah bahan yang berasal dari hewan yang dapat dioleh lebih lanjut atau bahan asal hewan yang telah diolah; 13. Tumbuhan adalah semua jenis sumber daya alam nabati dalam keadaan hidup atau mati, baik belum diolah maupun telah diolah; 14. Hasil tumbuhan adalah tumbuhan dan bagiannya dalam keadaan mati akan tetapi belum mengalami proses pengolahan yang mengakibatkan perubahan bentuk atau sifat asli sepanjang masih mungkin menjadi media pembawa organism penggangu tumbuhan; 15. Pemasukan adalah masuknya hewan, produk hewan, benih/bibit tumbuhan dan hasil tumbuhan ke dalam wilayah Negara Republik Indonesia; 16. Area adalah daerah dalam suatu pulau, atau pulau, atau kelompok pulau di dalam wilayah Negara Republik Indonesia yang dikaitkan dengan pencegahan penyebaran hama dan penyakit hewan karantina atau organism pengganggu tumbuhan;


STANDAR PELAYANAN


: 25 Maret 2014 : II : 1 dari 3 : 1/: :

17. Pengeluaran adalah keluarnya hewan, produk hewan, produk hewan, benih/bibit tumbuhan dan hasil tumbuhan dari wilayah Negara Republik Indonesia; 18. Pengguna jasa adalah orang atau badan hukum yang memiliki media pembawa dan/atau bertanggungjawab atas pemasukan, pengeluaran atau transit media pembawa.


STANDAR PELAYANAN

Tanggal Terbit : 25 Maret 2014 Bagian : IV Halaman ke : 1 dari 4 Terbitan/Revisi ke : 1 /Tanggal Revisi : Paraf Ka.Bag. Umum :

4. PERSYARATAN MANAJEMEN

Persyaratan Manajemen mencakup : 4.1. Organisasi 4.2. Sistem Manajemen 4.3. Pengendalian Dokumen 4.4. Pengendalian Rekaman 4.1. Organisasi a. Balai Besar Karantina Pertanian (BBKP) Belawan merupakan organisasi yang melaksanakan fungsi pelayanan penyelenggaraan perkaranatinaan berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor 22/Permentan/OT.140/8/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Badan Karantina Pertanian. b. Untuk menjamin terselenggaranya fungsi pelayanan tersebut dan memenuhi kepuasan pelanggan, serta terciptanya pelayanan pemerintah yang baik, bersih dan transparan (good, clean, transparant government), maka BBKP Belawan mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu SNI ISO/IEC 17025:2008 dan SNI ISO 9001:2008 yang harmonis dan mengedepankan pelayanan sesuai sistem Standar Pelayanan Publik berdasarkan peraturan pemerintah No. 96 Tahun 2012. Untuk menguatkan implementasi standar pelayanan tersebut, seluruh pegawai BBKP Belawan menandatangani pakta integritas sebagai bukti komitmen pada BBKP Belawan dan Badan Karantina Pertanian sesuai Peraturan Menteri Pertanian Nomor 40/Permentan/OT.140/8/2008 Tentang Modul Pakta Integritas Kementerian Pertanian. Implementasi standar pelayanan publik BBKP Belawan didukung dengan Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) melalui Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) BBKP Belawan. c. BBKP Belawan dalam menyelenggarakan pelayanan menetapkan pembagian tanggung jawab dan wewenang untuk penanggungjawab dalam pengelolaan tata usaha administrasi pelayanan berada pada Bagian Umum, untuk pelayanan


STANDAR PELAYANAN


bidang teknis masing-masing berada pada Bidang Karantina Tumbuhan, dan Bidang Karantina Hewan serta pelaksanaan pengawasan dan penindakkan berada pada Bidang Pengawasan dan Penindakkan Karantina Pertanian. d. Untuk

terselenggaranya

berkelanjutan

BBKP

standar

Belawan

pelayanan

publik

berlangsung

menetapkan

sistem

yang

selalu

secara dapat

menyesuaikan terhadap setiap perubahan yang terjadi antara lain adanya perubahan status organisasi BBKP Belawan atau perubahan regulasi terhadap fungsi dan hubungan Badan Karantina Pertanian dengan BBKP Belawan. Sistem yang ditetapkan oleh BBKP Belawan mengakomodasikan terhadap prediksi tuntutan perubahan oleh masyarakat umum maupun global yang diselaraskan dengan program jangka menengah pemerintah. e. Kepala Bidang Karantina Hewan dan Kepala Bidang Karantina Tumbuhan bertanggung jawab atas kegiatan pelayanan karantina hewan dan tumbuhan serta ketersediaan sumber daya (PK 4.1.4 Penyediaan Sumber Daya)

yang

diperlukan untuk menjamin standar pelayanan yang ditetapkan. f. Tanggung jawab dan wewenang pengawasan pelayanan memastikan penerapan standar pelayanan publik berada pada Kepala Bidang Pengawasan dan Penindakkan. Sedangkan penerapan standar pelayanan administrasi berada pada Kepala Bagian Umum.

4.2. Persyaratan Balai Besar Karantina Pertanian (BBKP) Belawan telah menyusun, menetapkan, mengimplementasikan, dan memelihara system manajemen pelayanan dan terus menerus memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan Standar Pelayanan yang ditetapkan. Balai Besar Karantina Pertanian Belawan telah: 1. Menentukan proses tahapan pelayanan untuk system manajemen pelayanan dan aplikasinya di seluruh Unit Layanan; 2. Menetapkan urutan dan interaksi proses tahapan pelayanan;


STANDAR PELAYANAN


3. Menetapkan kriteria dan metode untuk memastikan operasional dan kendali proses tahapan pelayanan berjalan secara efektif; 4. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi untuk mendukung operasional dan pemantauan proses tahapan pelayanan; 5. Memantau,

mengukur,

menganalisis

proses

tahapan

pelayanan,

dan

mengimplementasikan tindakan untuk mencapai hasil yang direncanakan serta perbaikan berkesinambungan dari proses-proses. Proses tahapan pelayanan dikelola sesuai dengan persyaratan Standar yang telah ditetapkan. BBKP Belawan menetapkan prosedur dan Tata Cara Pemasukan dan Pengeluaran serta persyaratan untuk media pembawa HPHK/OPTK yang dilalulintaskan. BBKP Belawan menetapkan prosedur dan persyaratan setiap media pembawa pada lampiran berdasarkan beberapa ketentuan : negara/area asal/HS Code, dokumen persyaratan, prosedur, waktu layanan, biaya pelayanan dan produk layanan (sertifikat).

Pada pelayanan tindakan karantina, BBKP Belawan mempersyaratkan hal-hal sebagai berikut : 4.1.1. Terhadap hewan, produk hewan, benih/bibit tumbuhan dan hasil tanaman yang dimasukan ke dalam wilayah Negara Republik Indonesia wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut : 4.1.1.1. Dilengkapi sertifikat kesehatan dari Negara asal dan negara transit bagi hewan, produk hewan, benih/bibit tumbuhan dan hasil tanaman; 4.1.1.2. Melalui tempat-tempat pemasukan dan pengeluaran kecuali benda cair yang telah ditetapkan; 4.1.1.3. Dilaporkan dan diserahkan kepada petugas karantina di tempattempat pemasukan dan pengeluaran untuk keperluan tindakan


STANDAR PELAYANAN


karantina. 4.1.2. Terhadap hewan, produk hewan, benih/bibit tumbuhan dan hasil tanaman yang dibawa atau dikirim dari suatu area ke area lain di dalam wilayah Negara Republik Indonesia, wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut : 4.1.2.1. Dilengkapi sertifikat kesehatan dari area asal bagi hewan, produk hewan, benih/bibit tumbuhan, dan hasil tanaman kecuali benda lain; 4.1.2.2. Melalui tempat-tempat pemasukan dan pengeluaran kecuali benda lain yang telah ditetapkan; 4.1.2.3. Dilaporkan dan diserahkan kepada petugas karantina di tempattempat pemasukan dan pengeluaran untuk keperluan tindakan karantina.

4.1.3. Terhadap hewan, produk hewan, benih/bibit tumbuhan dan hasil tanaman yang dikeluarkan dari dalam wilayah Negara Republik Indonesia, wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut : 4.1.3.1. Dilengkapi sertifikat kesehatan bagi hewan, produk hewan, tumbuhan, dan hasil tanaman dari daerah asal kecuali benda lain; 4.1.3.2. Melalui tempat-tempat pemasukan dan pengeluaran kecuali benda lain yang telah ditetapkan; 4.1.3.3. Dilaporkan dan diserahkan kepada petugas karantina di tempattempat pemasukan dan pengeluaran untuk keperluan tindakan karantina. 4.1.4. Disamping persyaratan tersebut diatas, dalam hal-hal tertentu dapat dikenakan kewajiban tambahan berupa : 4.1.4.1. Persyaratan teknis; 4.1.4.2. Persyaratan kelengkapan dokumen


STANDAR PELAYANAN 4.

1.


: 25 Maret 2014 : IV : 2 dari 2 : 1/: :

Dasar Hukum

Undang - Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 pasal 5 ayat (2);

2. Undang-Undang Nomor 16 tahun 1992 Tentang Karantina Hewan, Ikan dan Tumbuhan (Lembaran Negara RI Tahun 1992 Nomor 56, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 3482); 3.

Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2007 tentang Penanaman Modal (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 67, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4724);

4.

Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2008 Nomor 61,Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846);

5. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038); 6.

Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2012, Tentang Pangan.

7.

Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2000 Tentang Karantina Hewan (Lembaran Negara RI Tahun 2000 Nomor 161, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 4002);

8.

Peraturan Pemerintah Nomor 14 Tahun 2002 Tentang Karantina Tumbuhan (Lembaran Negara RI Tahun 2002 Nomor 35, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 4196);

9.

Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

10. Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. 11. Peraturan Menteri

Pertanian

Nomor

22 / Permentan / OT.140 / 04 / 2008

Tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis (UPT) Karantina


STANDAR PELAYANAN


: 25 Maret 2014 : IV : 2 dari 2 : 1/: :

Pertanian; 12. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor GKE / M.PA / 7 / 2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik; 13. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 13 Tahun 2009 Tentang Pedoman Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Dengan Partisipasi Masyarakat; 14. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 38 Tahun 2012 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit

Pelayanan

Publik; 15. Peraturan Menteri Pertanian Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan dan Penetapan Standar Pelayanan Publik Kementerian Pertanian;


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :

25 Maret 2014 iv 1 dari 3 1/-

4.1.2. LATAR BELAKANG

A. UMUM Balai Besar Karantina Pertanian (BBKP) Belawan merupakan unit pelaksana teknis (UPT) dilingkungan Kementerian Pertanian yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Badan Karantina Pertanian. Dalam rangka meningkatkan upaya pencegahan masuk dan tersebarnya Hama Penyakit Hewan Karantina (HPHK) dan Organisme Penggangu Tumbuhan Karantina (OPTK) dari luar negeri dandari suatu area ke area lainnya didalam serta keluarnya dari wilayah Republik Indonesia, BBKP Belawan memerlukan Standar Pelayanan (SPP) dalam memberikan kepastian pelayanan kepada pengguna jasa agar memperoleh informasi dan pelayanan yang jelas. Pelayanan yang diberikan oleh BBKP Belawan berupa tindakan karantina terhadap hewan, tindakan karantina terhadap produk hewan, tindakan karantina terhadap benih/bibit tumbuhan dan tindakan terhadap hasil tumbuhan.serta pengawasan keamanan hayati nabati dan hewani Dalam memberikan pelayanan, BBKP Belawan menerapkan Standar Pelayanan Publik (SPP) yang meliputi persyaratan administratif dan persyaratan teknis tentang tolak ukur layanan yang diberikan kepada pengguna jasa. SPP wajib mempertimbangkan beberapa hal yaitu jenis pelayanan, bentuk pelayanan, waktu pelayanan, sumber daya manusia (SDM) pelaksana dan sarana pelayanan indicator pencapaian pelayanan. SPP merupakan ukuran pelayanan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi pada BBKP Belawan yang penerapannya tercermin dari indicator pencapaian layanan. Agar SPP dapat diterapkan dengan optimal, maka standar pelayanan disusun berdasarkan jenis layanan yang dapat diukur, dapat dicapai, relevan, dapat diandalkan dan tepat waktu. VISI : “Menjadi Unit Pelaksana Teknis Karantina Pertanian yang terkemuka dalam citra dan kinerja Tahun 2019.”


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :

25 Maret 2014 iv 2 dari 3 1/-

MISI : 1. Melindungi kelestarian sumber daya hayati hewani dan nabati di Provinsi Sumatera Utara dan wilayah sekitarnya dari bahaya yang ditimbulkan oleh masuk dan tersebarnya HPHK dan OPTK; 2. Melindungi kesehatan masyarakat di Propinsi Sumatera Utara dan wilayah sekitarnya dari bahaya yang ditimbulkan oleh masuknya pangan segar asal hewan dan pangan segar asal tumbuhan yang tidak memenuhi persyaratan keamanan pangan; 3. Melakukan sertifikasi kesehatan komoditas ekspor; 4. Mendorong peran serta masyarakat dalam kegiatan perkarantinaan pertanian dan pengawasan keamanan hayati hewani dan nabati; 5. Melaksanakan ketentuan peraturan perundangan di bidang perkarantinaan pertanian dan pengawasan keamanan hayati hewani dan nabati secara konsekwen, jujur dan transparan. MOTTO : “TEGAS DALAM BERTINDAK RAMAH DALAM MELAYANI.” NILAI-NILAI BUDAYA : 1.Komitmen; 2.Keteladanan; 3.Profesionalisme; 4.Integritas; 5.Disiplin. MAKLUMAT PELAYANAN : “Dengan ini kami menyatakan sanggup menyelenggarakan pelayanan sesuai dengan standar pelayanan yang telah ditetapkan serta siap menerima sanksi untuk

setiap

perundangan.”

pengaduan

yang

tidak

ditindaklanjuti

sesuai

peraturan


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :

25 Maret 2014 iv 3 dari 3 1/-

B. Maksud danTujuan SPP ini merupakan acuan dalam memberikan pelayanan kepada pengguna jasa. TujuanpenetapanSPP : 1. Meningkatkan pelayanan tindakan karantina terhadap hewan dan tumbuhan yang dimasukan kedalam, dibawa atau dikirim dari suatu area ke area lain didalam dan dikeluarkan dari wilayah Negara Republik Indonesia; 2. Meningkatkan pelayanan tindakan karantina terhadap produk hewan dan hasil tanaman yang dimasukan kedalam, dibawa atau dikirim dari suatu area ke area lain didalam dan dikeluarkan dari wilayah Negara Republik Indonesia; 3. Meningkatkan pelayanan tindakan karantina terhadap benih/bibit tumbuhan yang dimasukan kedalam, dibawa atau dikirim dari suatu area ke area lain di dalam dan di keluarkan dari wilayah Negara Republik Indonesia; 4. Meningkatkan pelayanan pengawasan pangan segar asal tumbuhan yang dimasukan kedalam dan dibawa ke luar wilayah Negara Republik Indonesia; 5. Meningkatkan pelayanan tindakan karantina terhadap hasil tumbuhan yang dimasukan kedalam, dibawa atau dikirim dari suatu area ke area lain di dalam dan dikeluarkan dari wilayah Negara Republik Indonesia. C. Sasaran Tercapainya kepuasan pengguna jasa dalam percepatan peningkatan pelayanan BBKP Belawan melalui penerapan Standar Pelayanan.


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :

25 Maret 2014 iv 4 dari 3 1/-



STANDAR PELAYANAN

: : : : : :

25 Maret 2014 IV 1 dari 7 1/-

4.1.3 Sistem, Mekanisme dan Prosedur

4.1.3.1. Prosedur Pelayanan Dokumen Karantina Hewan (Health Certificate) 4.1.3.1.1. Prosedur tindakan dokumen masuk ( Impor dan Masuk Domestik) 4.1.3.1.1.1.

Pengguna

jasa

mengajukan

permohonan

pemeriksaan karantina (KH-1) terhadap hewan secara

online

atau

manual

beserta

dokumen

kelengkapannya ditujukan kepada Kepala Balai melalui petugas penerimaan dokumen (pendok) untuk dilakukan analisis dan verifikasi dokumen; 4.1.3.1.1.2.

Petugas

pendok

menyerahkan

KH-1

beserta

dokumen kelengkapannya kepada pejabat yang ditunjuk kepala Balai; 4.1.3.1.1.3.

Pejabat yang ditunjuk menerbitkan Surat Tugas (KH2);

4.1.3.1.1.4.

Pejabat fungsional melaksanakan tindakan karantina berdasarkan surat tugas;

4.1.3.1.1.5.

Pejabat fungsional menyampaikan hasil tindakan karantina kepada Pejabat yang ditunjuk;

4.1.3.1.1.6.

Pejabat yang ditunjuk menerima laporan hasil tindakan karantina dan disposisi untuk dilakukan tindakan karantina selanjutnya;

4.1.3.1.1.7.

Pejabat fungsional Medik Veteriner menerbitkan sertifikat kesehatan hewan (KH-9), sertifikat Sanitasi Produk Hewan (KH-10) atau sertifikat benda lain (KH-11) atau sertifikat pelepasan karantina hewan (KH-12) dan menyerahkan kepada seksi pelayanan operasional;



STANDAR PELAYANAN

4.1.3.1.1.8.

: : : : : :

25 Maret 2014 IV 1 dari 7 1/-

Berdasarkan sertifikat KH-9, KH-10, KH-11, KH-12, bendahara penerima menerbitkan kuitansi sebagai bukti pengguna jasa dalam proses pengambilan sertifikat karantina (KH-9. KH-10,KH-11,KH-12);

4.1.3.1.1.9.

Pejabat

yang

ditunjuk

menyerahkan

sertifikat

karantina (KH-9, KH-10, KH-11, KH-12) kepada pengguna jasa setelah pengguna jasa menunjukkan bukti pembayaran PNBP. 4.1.3.1.2. Prosedur tindakan dokumen keluar ( Ekspor dan Keluar Domestik) 4.1.3.1.2.1.

Pengguna

jasa

mengajukan

pemeriksaan karantina secara

online

atau

permohonan

(KH-1) terhadap hewan manual

beserta

dokumen

kelengkapannya ditujukan kepada Kepala Balai melalui petugas penerimaan dokumen (pendok); 4.1.3.1.2.2.

Petugas

pendok

menyerahkan

KH-1

beserta

dokumen kelengkapannya kepada Pejabat yang ditunjuk; 4.1.3.1.2.3.

Pejabat yang ditunjuk menerbitkan Surat Tugas (KH2);

4.1.3.1.2.4.

Pejabat yang ditunjuk menyerahkan surat tugas (KH2) kepada Pejabat Fungsional medik Veteriner dan Paramedik Veteriner;

4.1.3.1.2.5.

Pejabat fungsional melaksanakan tindakan karantina berdasarkan surat tugas;

4.1.3.1.2.6.

Pejabat fungsional menyampaikan hasil tindakan karantina kepada Pejabat yang ditunjuk;


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :

25 Maret 2014 IV 1 dari 7 1/-

4.1.3.1.2.7. Pejabat yang ditunjuk menerima laporan hasil tindakan karantina dan disposisi untuk dilakukan tindakan karantina selanjutnya; 4.1.3.1.2.8. Pejabat fungsional Medik Veteriner menerbitkan Sertifikat

Kesehatan

Hewan

(KH-9),

Sertifikat

Sanitasi Produk Hewan (KH-10) atau Sertifikat Benda Lain (KH-11) atau Sertifikat Pelepasan Karantina Hewan (KH-12) dan menyerahkan kepada seksi pelayanan operasional; 4.1.3.1.2.9. Berdasarkan

sertifikat

KH-10/KH-11/KH-12,

bendahara penerima menerbitkan kuitansi sebagai bukti pengguna jasa dalam proses pengambilan sertifikat karantina (KH-9. KH-10,KH-11,KH-12); 4.1.3.1.2.10. Pejabat

yang

ditunjuk

menyerahkan

sertifikat

karantina (KH-9, KH-10, KH-11, KH-12) kepada pengguna jasa setelah pengguna jasa menunjukan bukti pembayaran PNBP. 4.1.3.2. Prosedur Pelayanan Dokumen Karantina Tumbuhan (Phytosanitary certificate) 4.1.3.2.1.

Prosedur tindakan dokumen masuk ( Impor dan Masuk Domestik) 4.1.3.2.1.1. Pengguna

jasa

mengajukan

permohonan

pemeriksaan karantina (SP-1) atau lembar aju secara

online

atau

manual

beserta

dokumen

kelengkapannya ditujukan kepada Kepala Balai melalui petugas penerimaan dokumen (pendok);



STANDAR PELAYANAN

4.1.3.2.1.2. Petugas

pendok

: : : : : :

25 Maret 2014 IV 1 dari 7 1/-

menyerahkan

SP-1

beserta

dokumen kelengkapannya kepada Pejabat yang ditunjuk; 4.1.3.2.1.3. Pejabat yang ditunjuk menerbitkan Surat Tugas (DP1) pertama; 4.1.3.2.1.4. Pejabat yang ditunjuk menyerahkan surat tugas (DP1)

kepada

Pejabat

Fungsional

Pengendali

Organisme Penggangu Tumbuhan (POPT) untuk melakukan pemeriksaan administratif (Kelengkapan, Kebenaran

isi

dan

keabsahan

dokumen

Persyaratan); 4.1.3.2.1.5. Pejabat

fungsional

POPT

melaksanakan

Pemeriksaan Administratif dan menerbitkan Laporan Hasil

Pemeriksaan

Administratif

(DP-5)

dan

menyampaikan kepada Pejabat yang ditunjuk; 4.1.3.2.1.6. Berdasarkan Fungsional

Rekomendasi menerbitkan

DP-5, Surat

Pejabat Persetujuan

Pelaksanaan Tindakan Karantina Tumbuhan (KT-2); 4.1.3.2.1.7. Pejabat fungsional POPT melaksanakan tindakan karantina berda-sarkan surat tugas (DP-1) kedua; 4.1.3.2.1.8. Pejabat fungsional POPT melakukan Pemeriksaan Kesehatan terhadap MP-OPT/OPTK tingkat Lapang dan Laboratorium serta menerbitkan Laporan Hasil pelaksanaan/Pengawasan

Pemeriksaan

Fisik/

Kesehatan (DP-7); 4.1.3.2.1.9. Pejabat fungsional menyampaikan hasil tindakan karantina kepada Petugas verifikator untuk dilakukan verifikasi;


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :

25 Maret 2014 IV 1 dari 7 1/-

4.1.3.2.1.10. Setelah dinyatakan sesuai dan benar petugas verifikator menyerahkan ke POPT untuk diterbitkan sertifikat 4.1.3.2.1.11. Berdasarkan

rekomendasi

Fungsioal

Pengendali

Tumbuhan Pelepasan

pada

DP-7

Pejabat

Organisme

Pengganggu

(POPT)

menerbitkan

Sertifikat

Karantina

Tumbuhan

(KT-9)

dan

menyerahkan kepada bendahara penerima 4.1.3.2.1.12. Berdasarkan sertifikat KT-9

bendahara penerima

menerbitakan kuitansi sebagai bukti pengguna jasa membayar Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) dalam proses pengambilan Sertifikat Pelepasan Karantina (KT-9); 4.1.3.2.1.13. Petugas

yang

ditunjuk

menyerahkan

sertifikat

Pelepasan karantina (KT-9) kepada pengguna jasa setelah

pengguna

jasa

menunjukan

bukti

pembayaran PNBP. 4.1.3.2.2.

Prosedur tindakan dokumen keluar ( Ekspor dan Keluar Domestik) 4.1.3.2.2.1.

Pengguna

jasa

mengajukan

permohonan

pemeriksaan karantina (SP-1) atau lembar aju secara

online

atau

manual

beserta

dokumen

kelengkapannya ditujukan kepada Kepala Balai melalui petugas penerimaan dokumen (pendok); 4.1.3.2.2.2. Petugas

pendok

menyerahkan

SP-1

beserta

dokumen kelengkapannya kepada Pejabat yang ditunjuk;


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :

25 Maret 2014 IV 1 dari 7 1/-

4.1.3.2.2.3. Pejabat yang ditunjuk menerbitkan Surat Tugas (DP1); 4.1.3.2.2.4. Pejabat yang ditunjuk menyerahkan surat tugas (DP1)

kepada

Pejabat

Fungsional

Pengendali

Organisme Penggangu Tumbuhan (POPT) untuk melakukan pemeriksaan administratif (Kelengkapan, Kebenaran

isi

dan

keabsahan

dokumen

Persyaratan); 4.1.3.2.2.5. Pejabat fungsional POPT melaksanakan tindakan karantina berdasarkan surat tugas (DP-1); 4.1.3.2.2.6. Pejabat fungsional POPT melakukan Pemeriksaan Kesehatan terhadap MP-OPT/OPTK tingkat Lapang dan Laboratorium serta menerbitkan Laporan Hasil pelaksanaan/Pengawasan

Pemeriksaan

Fisik/

Kesehatan (DP-7); 4.1.3.2.2.7. Pejabat fungsional menyampaikan hasil tindakan karantina kepada Petugas verifikator untuk dilakukan verifikasi; 4.1.3.2.2.8. Setelah dinyatakan sesuai dan benar petugas verifikator menyerahkan ke POPT untuk diterbitkan sertifikat 4.1.3.2.2.9. Pejabat fungsional POPT menerbitkan Phytosanitary Certificate

(KT.10)

atau

Sertifikat

Karantina

Tumbuhan Antar Area (KT.12) dan menyerahkan kepada benfahara penerima


STANDAR PELAYANAN

4.1.3.2.2.10. sertifikat


KT-10

/

KT-12,

: : : : : :

25 Maret 2014 IV 1 dari 7 1/-

bendahara

penerima

menerbitakan kuitansi sebagai bukti pengguna jasa dalam proses pengambilan sertifikat karantina (KT10 atau KT-12); 4.1.3.2.2.11. Pejabat

yang

ditunjuk

Phytosanitary Certificate

menyerahkan

sertifikat

(KT.10) atau Sertifikat

Karantina Tumbuhan Antar Area (KT.12) kepada pengguna jasa setelah pengguna jasa menunjukan bukti pembayaran PNBP.


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :

25 Maret 2014 IV 1 dari 2 1/-

4.2. SISTEM MANAJEMEN

4.2.1

BBKP

Belawan

menetapkan,

menerapkan

dan

memelihara

standar

pelayanan publik berdasarkan persyaratan Peraturan Pemerintah No. 96 Tahun 2012 untuk kegiatan penyelenggaraan pelayanan. BBKP Belawan mendokumentasikan kebijakan, sistem, program, prosedur dan instruksi untuk

menjamin

hasil

penyelenggaraan

standar

pelayanan

yang

dikomunikasikan, dimengerti, tersedia dan diterapkan oleh semua personel yang terkait. 4.2.2

Kepala BBKP Belawan menetapkan kebijakan pelayanan yang dinyatakan dalam Standar Pelayanan mencakup : a. Komitmen Manajemen dalam memberikan pelayanan secara profesional untuk melayani kepuasan pelanggan; b. Standar pelayanan minimal; c. Tujuan sistem manajemen yang terkait dengan kualitas pelayanan; d. Semua personel BBKP Belawan yang terlibat dalam pelaksanaan pelayanan memahami standar pelayanan dan menerapkan kebijakan serta prosedur yang ada dalam dokumen layanan; e. Komitmen BBKP Belawan untuk menerapkan standar pelayanan secara berkelanjutan dalam meningkatkan efektifitas sistem manajemen.

4.2.3. Kepala BBKP Belawan menyatakan komitmennya tentang pengembangan dan implementasi standar pelayanan serta meningkatkan efektivitasnya secara berkelanjutan. 4.2.4. Kepala BBKP Belawan mengkomunikasikan kepada seluruh personel mengenai pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan, sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. 4.2.5. Panduan mutu standar pelayanan BBKP Belawan menjadi acuan untuk prosedur pendukung termasuk juga prosedur teknisnya. 4.2.6. Peranan dan tanggung jawab Kepala Bagian Umum, Kepala Bidang Karantina Tumbuhan, Kepala Bidang Karantina Hewan dan Kepala Bidang Pengawasan dan Penindakkan Karantina Pertanian untuk memastikan


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :

25 Maret 2014 IV 2 dari 2 1/-

kesesuaian standar yang ditetapkan dalam panduan mutu. 4.2.7. Kepala BBKP Belawan menjamin bahwa integritas sistem manajemen tetap diimplementasikan dan dipelihara pada saat terjadi perencanaan perubahan sistem manajemen. 4.2.8. BBKP Belawan menetapkan dan memenuhi standar sumber daya dalam penyelenggaraan pelayanan. Kepala BBKP Belawan berkomitmen kepada Kepala Badan Karantina Pertanian bahwa setiap melakukan perubahan secara nasional dan regional terhadap sumber daya melalui mutasi, dapat dikomunikasikan

untuk

memastikan

standar

dipertahankan dengan melakukan pergantian kualifikasi yang sesuai .

sumber

daya

dapat

jumlah sumber daya dan


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :

25 Maret 2014 iv 1 dari 3 1/-

4.3. PENGENDALIAN DOKUMEN

4.3.1. BBKP Belawan menetapkan dan memelihara

prosedur

untuk mengendalikan

semua dokumen yang digunakan dalam penerapan standar pelayanan (PP. 4.3.1). 4.3.2 Pengesahan dan penerbitan dokumen 4.3.2.1 Semua dokumen pelayanan BBKP Belawan ditinjau ulang dan disahkan oleh pejabat struktural sebelum diterbitkan. Tinjau ulang dokumen dilakukan secara periodik satu kali dalam setahun atau sewaktu-waktu apabila ada perubahan terhadap efektivitas penerapan standar pelayanan. Pengesahan dokumen ditetapkan sebagai berikut: No.

Jenis Dokumen

Disahkan Oleh

1.

Panduan Mutu

Kepala BBKP Belawan

2.

Prosedur Dokumen

Kerja

3.

Prosedur Tumbuhan

Kerja

4.

Prosedur Kerja Karantina Hewan

5.

Instruksi Kerja Alat dan Metode Kepala Bidang Pengawasan dan Karantina Tumbuhan dan Penindakan Karantina Pertanian Karantina Hewan

6.

Instruksi Kerja Khusus Karantina Kepala Bidang Pengawasan dan Tumbuhan dan Karantina Hewan Penindakan Karantina Pertanian

7.

Form Karantina Tumbuhan dan Kepala Bidang Pengawasan dan Hewan Penindakan Karantina Pertanian

8.

Form Pelayanan

Pelayanan Kepala Bagian Umum Karantina Kepala Bidang Karantina Tumbuhan Kepala Bidang Karantina Hewan

Kepala Bagian Umum


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :

25 Maret 2014 iv 2 dari 3 1/-

4.3.2.2 Prosedur yang diberlakukan menjamin bahwa : a. Edisi resmi dari dokumen yang sesuai tersedia di semua tempat dimana dilakukan kegiatan untuk efektifitas fungsi pelayanan BBKP Belawan; b. Dokumen ditinjau ulang secara berkala, dan direvisi untuk memastikan kesinambungan kesesuaian dan kecukupan terhadap persyaratan yang diterapkan; c. Dokumen yang tidak sah atau kadaluarsa ditarik dari semua tempat penerbitan untuk menjamin tidak digunakannya dokumen tersebut; d. Kepala Bidang Pengawasan dan Penindakan mendokumentasikan 1 (satu) berkas dokumen atau bagian dokumen terbitan/revisi lama dan diberi tanda “KADALUARSA”.


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :

25 Maret 2014 iv 3 dari 3 1/-

PENGENDALIAN DOKUMEN

4.3.2.3 BBKP BELAWAN melakukan identifikasi terhadap dokumen sistem manajemen mutu dengan pemberian tanggal penerbitan dan atau identifikasi, revisi, penomoran halaman, jumlah keseluruhan halaman, atau tanda yang menunjukkan akhir dokumen dan pihak yang berwenang mengesahkan. 4.3.3

Perubahan Dokumen

4.3.3.1 Perubahan dokumen dikaji ulang dan disahkan oleh yang berwenang sesuai dengan penerbitan dokumen terkait sebelumnya.

Petugas yang ditunjuk

dijamin memiliki akses terhadap informasi latar belakang yang mendasari kaji ulang dan pengesahannya. 4.3.3.2 Terhadap teks yang dilakukan perubahan pada dokumen mutu atau penerbitan dokumen baru diidentifikasi di dalam dokumen atau lampiran yang sesuai. 4.3.3.3 Kepala Bidang Pengawasan dan Penindakan menetapkan prosedur dan kewenangan untuk melakukan amandemen. Dalam kondisi tertentu, amandemen dokumen dapat dilakukan dengan tulisan tangan sebelum penerbitan kembali dokumen yang bersangkutan. Dokumen yang telah direvisi

secara

formal

diterbitkan

kembali

sesegera

mungkin,

dan

amandemen dengan tulisan tangan ditarik untuk didokumentasikan oleh Bidang Pengawasan dan Penindakan Karantina 4.3.3.4 Kepala Bidang Pengawasan dan Penindakan menetapkan prosedur dan tata cara pengendalian dokumen (PK 4.3.1) dan amandemen/perubahan dokumen (PK 4.3.2) termasuk dokumen yang disimpan dalam sistem komputer.


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :

25 Maret 2014 iv 1 dari 2 1/-

4.4. PENGENDALIAN REKAMAN

4.4.1. Identifikasi dan pemeliharaan rekaman 4.4.1.1. BBKP Belawan menetapkan dan memelihara prosedur untuk identifikasi, pengarsipan,

pengumpulan,

pemberian

penyimpanan,

indeks,

pemeliharaan

dan

pengaksesan, pemusnahan

rekaman administrasi, rekaman mutu dan rekaman teknis dalam proses pelayanan. Rekaman Administrasi Pelayanan terdiri dari administrasi keuangan dan ketatausahaan. Rekaman standar pelayanan antara lain hasil audit internal, tinjauan ulang manajemen, laporan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan. Rekaman teknis antara lain data teknis tindakan Karantina Hewan dan Tumbuhan, sertifikat KH-9; KH-10; KH-11; KH-12 dan KT-12; KT-10; 4.4.1.2. BBKP Belawan menetapkan waktu pemeliharaan dan penyimpanan rekaman untuk mencegah terjadinya kerusakan, deteriorasi, dan kehilangan. Waktu penyimpanan rekaman diatur dalam PK 4.4.1.2.; 4.4.1.3. BBKP Belawan menetapkan mekanisme dalam menjaga keamanan dan kerahasiaan rekaman; 4.4.1.4. Setiap kesalahan yang terjadi pada rekaman dicoret, tidak dihapus atau dibuat tidak kelihatan atau dihilangkan, selanjutnya yang benar ditambahkan

disisinya.

Semua

perbaikan

pada

rekaman

ditandatangani atau diparaf oleh orang yang melakukan koreksi; 4.4.1.5. BBKP Belawan memiliki prosedur untuk melindungi rekaman dari gangguan terjadinya perubahan data/informasi dengan membuat cadangan rekaman elektronik. Rekaman elektronik disimpan dengan pemberian password untuk mencegah hilang atau berubahnya data asli.


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :

25 Maret 2014 iv 2 dari 2 1/-

4.4.2 Hal khusus pada rekaman teknis 4.4.2.1. BBKP Belawan menyimpan rekaman dari setiap hasil tindakan karantina hewan dan tumbuhan. Data dan informasi hasil tindakan karantina mempunyai tingkat ketertelusuran yang tinggi dalam setiap tahapannya. Rekaman setiap tindakan karantina berisi informasi yang cukup untuk memudahkan identifikasi dan ketelusurannya. Rekaman yang dikendalikan dalam proses pelayanan tindakan karantina antara lain identitas personel yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan setiap tindakan karantina dan pengecekan hasilnya.


STANDAR PELAYANAN


5. Tanggung jawab Manajemen

5.1. Komitmen Manajemen 5.2. Fokus pada pelayanan masyarakat 5.3. Kebijakan pelayanan public 5.4. Perencanaan 5.5. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi 5.6. Tinjauan manajemen

: 25 Maret 2014 : V : 1 dari 1 : 1/: :


STANDAR PELAYANAN

Tanggal Terbit Bagian Terbitan/Revisi ke Tanggal Revisi Paraf Ka.Bag. Umum

: : : : :

25 Maret 2014 V 1/-

5.1. Komitmen Manajemen

Kepala BBKP Belawan memberi bukti komitmennya pada penyusunan dan implementasi sistem manajemen pelayanan serta perbaikan berkesinambungan keefektifannya dengan : a. Menginstruksikan ke seluruh personel pentingnya memenuhi persyaratan yang ditetapkan; b. Menetapkan kebijakan pelayanan; c. Memastikan penetapan sasaran pelayanan setiap tahun; d. Melakukan tinjauan manajemen minimal satu tahun sekali; dan e. Memastikan tersedianya sumber daya manusia, sarana prasarana dan anggaran.


STANDAR PELAYANAN


: : : : :

25 Maret 2014 V 1/-

5.2. Fokus pada pelayanan masyarakat

5.2.1. Kepala BBKP Belawan memastikan persyaratan pelayanan ditetapkan dan dipenuhi dengan sasaran untuk meningkatkan kepuasan pelayanan pengguna jasa. 5.2.2. BBKP Belawan menyediakan akses elektronik untuk kemudahan dan kelancaran memperoleh informasi yang diperlukan terkait pelayanan karantina, regestrasi dan keperluan lain. 5.2.3. BBKP melakukan survey untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan melalui kegiatan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM), Indeks Penerapan Nilai Budaya Kerja (IPNBK) dan kotak pengaduan. Hasil umpan balik dari pelanggan, dilakukan analisis dan dipergunakan sebagai bahan masukan untuk perbaikan efektifitas sistem manajemen mutu. Pelaksanaan kegiatan IKM dilakukan minimal sekali dalam setahun, sedangkan kolom pengaduan dapat diakses setiap saat. Tata cara pengukuran umpan balik dituangkan dalam IKK. 001.


STANDAR PELAYANAN


: : : : :

25 Maret 2014 V 1/-

5.3. Kebijakan pelayanan publik

Kepala BBKP Belawan memastikan kebijakan pelayanan : a. Sesuai dengan sasaran pelayanan; b. Mencakup komitmen untuk

memenuhi persyaratan dan

terus menerus

memperbaiki keefektifan sistem manajemen pelayanan; c. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran pelayanan; d. Dikomunikasikan dan dipahami; dan e. Ditinjau terus menerus.


STANDAR PELAYANAN


: : : : :

25 Maret 2014 V 1/-

5.4. Perencanaan

5.4.1. Sasaran Pelayanan Pengguna Jasa Kepala

BBKP

Belawan

memastikan

sasaran

pelayanan

memenuhi

persyaratan pelayanan yang ditetapkan. Sasaran pelayanan bersifat terukur dan konsisten dengan kebijakan pelayanan. 5.4.2. Perencanaan sistem manajemen pelayanan Kepala BBKP Belawan memastikan : 1) Perencanaan

sistem

manajemen

pelayanan

dilaksanakan

sesuai

persyaratan yang ditetapkan; 2) Integritas sistem manajemen pelayanan dipelihara dengan memberi kodifikasi/revisi dokumen, pada direncanakan dan implementasinya.

sistem manajemen pelayanan yang



STANDAR PELAYANAN

: : : : : :

25 Maret 2014 V 1 dari 3 1/-

5.5. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi

Kepala BBKP Belawan memastikan tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan diinstruksikan ke seluruh personel yang terlibat dalam penyelenggaraan pelayanan. 5.5.1. Kompetensi Pelaksana Kepala BBKP Belawan menetapkan : 1) Kompetensi personel yang melaksanakan pekerjaan sesuai dengan persyaratan; 2) Pelaksanaan pelatihan untuk pemeliharaan dan peningkatan kompetensi (PP.5.5.1.); 3) Penilaian keefektifan evaluasi kompetensi personel; 4) Personel yang relevan untuk pencapaian sasaran pelayanan; dan 5) Pemeliharaan rekaman s esuai pendidikan, pelatihan, k eterampilan dan pengalaman (PP.5.5.1). 5.5.2. Jaminan pelayanan yang memberikan kepastian pelayanan dilaksanakan sesuai dengan Standar Pelayanan; BBKP Belawan memberikan Jaminan kepastian pelayanan setelah pengguna jasa

memenuhi

perkarantinaan

beberapa dan

ketentuan

ketentuan

yang

persyaratan

dipersyaratkan lainnya

sesuai

di

bidang

peraturan

perundang-undangan. BBKP Belawan memberikan jaminan kepastian pelayanan terhadap pengguna jasa yang memenuhi ketentuan persyaratan : 1) Dilengkapi Sertifikat Kesehatan dari negara asal dan negara transit; 2) Melalui tempat-tempat pemasukan yang telah ditetapkan; 3) Dilaporkan dan diserahkan kepada petugas karantina ditempat-tempat pemasukan; dan 4) Memenuhi prosedur, waktu dan biaya yang ditetapkan.


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :

25 Maret 2014 V 1 dari 3 1/-

BBKP Belawan memberikan pelayanan untuk : 1) Pelayanan Administrasi Dokumen Penetapan pelayanan administrasi dokumen perhitungannya dimulai waktu penyerahan dokumen yang dipersyaratkan lengkap, dan absah serta diberikan tanda bukti cap pengesahan dan tanda tangan verifikator pada form penerimaan dokumen KH (form. pengesahan kelengkapan dokumen) dan untuk KT form DP-5 ( Hasil Pemeriksaan Administrasi) 2) Pelayanan Teknis Karantina Penetapan pelayanan teknis karantina perhitungannya dimulai waktu sejak media pembawa diserahkan kepada petugas karantina untuk dilakukan pemeriksaan fisik, kesehatan dan laboratorium yang diperlukan serta diberikan tanda bukti cap pengesahan dan tanda tangan petugas karantina pada form pemeriksaan fisik dan hasil uji laboratorium yang dipersyaratkan untuk KH (form. pengesahan pelayanan tindakan karantina) dan Untuk KT form DP-7 (Hasil Pemeriksaan Fisik). 5.5.3. Jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan dalam bentuk komitmen untuk

memberikan rasa aman, bebas dari bahaya, dan risiko keragu-

raguan; BBKP Belawan menyediakan sarana prasarana yang memastikan pemberian jaminan keamanan dan keselamatan kepada pengguna jasa dengan suasana rasa aman, bebas dari bahaya dan risiko gangguan serta kenyamanan dalam beraktifitas dari pelayanan yang diperoleh . BBKP Belawan menyediakan fasilitas untuk keamanan, kenyamanan dan keselamatan, antara lain : 1) Petugas keamanan; 2) Petugas pelayanan informasi; 3) Sarana dan prasarana yang digunakan dalam rangka pelayanan tidak


STANDAR PELAYANAN


membahayakan Pengguna Jasa;

4) Kontrol akses masuk dan keluar setiap individu; 5) Sarana peralatan dan obat P3K; 6) Ruang pelayanan yang bersih dan rapi; 7) Ruang informasi (Customer service); 8) Sarana parkir; 9) Pengaturan parkir.

: : : : : :

25 Maret 2014 V 1 dari 3 1/-


STANDAR PELAYANAN


: : : : :

25 Maret 2014 V 1/-

5.5.1. Kompetensi Pelaksana

Kepala BBKP Belawan menetapkan : 1) Kompetensi personel yang melaksanakan pekerjaan sesuai dengan persyaratan; 2) Pelaksanaan pelatihan untuk pemeliharaan dan peningkatan kompetensi; 3) Penilaian keefektifan evaluasi kompetensi personel; 4) Personel yang relevan untuk pencapaian sasaran pelayanan; dan 5) Pemeliharaan pengalaman.

rekaman

s esuai pendidikan,

pelatihan,

k eterampilan

dan


STANDAR PELAYANAN


: : : : :

25 Maret 2014 V 1/-

5.5.2. Jaminan pelayanan yang memberikan kepastian pelayanan dilaksanakan sesuai dengan Standar Pelayanan

BBKP Belawan memberikan Jaminan kepastian pelayanan setelah pengguna jasa memenuhi beberapa ketentuan yang dipersyaratkan di bidang perkarantinaan dan ketentuan persyaratan lainnya sesuai peraturan perundang-undangan. BBKP Belawan memberikan jaminan kepastian pelayanan terhadap pengguna jasa yang memenuhi ketentuan persyaratan : 1) Dilengkapi Sertifikat Kesehatan dari negara asal dan negara transit; 2) Melalui tempat-tempat pemasukan yang telah ditetapkan; 3) Dilaporkan

dan

diserahkan

kepada

petugas

karantina

ditempat-tempat

pemasukan; dan 4) Memenuhi prosedur, waktu dan biaya yang ditetapkan. BBKP Belawan memberikan pelayanan untuk : 1) Pelayanan Administrasi Dokumen Penetapan pelayanan administrasi dokumen perhitungannya dimulai waktu penyerahan dokumen yang dipersyaratkan lengkap, dan absah serta diberikan tanda bukti cap pengesahan dan tanda tangan verifikator pada form penerimaan dokumen KH (form. pengesahan kelengkapan dokumen) dan untuk KT form DP-5 ( Hasil Pemeriksaan Administrasi); 2) Pelayanan Jasa Teknis Karantina Penetapan pelayanan jasa teknis karantina perhitungannya dimulai waktu sejak media pembawa diserahkan kepada petugas karantina untuk dilakukan pemeriksaan fisik, kesehatan dan laboratorium yang diperlukan serta diberikan tanda bukti cap pengesahan dan tanda tangan petugas karantina pada form pemeriksaan fisik dan hasil uji laboratorium yang dipersyaratkan untuk KH (form. pengesahan pelayanan tindakan karantina) dan Untuk KT form DP-7 (Hasil Pemeriksaan Fisik).


STANDAR PELAYANAN


: : : : :

25 Maret 2014 V 1/-

5.6. Tinjauan manajemen

5.6. Tinjauan manajemen 5.6.1. Umum Kepala

BBKP

Belawan

menetapkan

peninjauan

sistem

manajemen

pelayanan, pada periode minimal satu tahun sekali, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan pelayanan. Pelaksanaan tinjauan dilakukan meliputi penilaian peluang perbaikan, koreksi dan peningkatan pada sistem manajemen pelayanan. 5.6.2. Masukan untuk tinjauan manajemen Kepala BBKP Belawan menetapkan bahan masukan untuk melakukan tinjauan manajemen minimal mencakup informasi : 1) Hasil audit; 2) Umpan balik masyarakat; 3) Kinerja proses dan kesesuaian pelayanan; 4) Status tindakan preventif dan tindakan korektif; 5) Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu; 6) Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen pelayanan; dan 7) Saran - saran untuk perbaikan. 5.6.3. Keluaran dari tinjauan manajemen Keluaran dari tinjauan manajemen mencakup keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan: 1) Perbaikan pada keefektifan sistem manajemen pelayanan dan proses prosesnya; 2) Perbaikan pada pelayanan berkaitan dengan persyaratan pelayanan; dan Sumber daya.


STANDAR PELAYANAN


6. Penyediaan Sumber Daya

6.1. Sarana, prasarana, dan/atau fasilitas 6.2. Jumlah Pelaksana 6.3. Lingkungan

: : : : :

25 Maret 2014 VI1 1/ -


STANDAR PELAYANAN


: : : : :

25 Maret 2014 VI 1/-

6.1. Sarana, prasarana, dan/atau fasilitas

BBKP Belawan menetapkan, menyediakan dan memelihara sarana dan prasarana untuk mencapai kesesuaian persyaratan pelayanan. Sarana dan Prasarana mencakup antara lain : a. Kapasitas ruang pelayanan sesuai dengan jumlah pengguna jasa yang secara rutin mendapatkan pelayanan; b. Ruang kerja dan peralatan yang memenuhi kenyamanan dan keamanan serta menjamin terpeliharanya kesehatan petugas pelayanan; c. Tersedia jumlah dan jenis peralatan komputer dan program aplikasinya, genset sesuai kapasitas untuk memastikan proses pelayanan berjalan dengan mudah, cepat dan lancer; d. Tersedianya area dan sarana internet, pelayanan penggandaan, telekomunikasi.


STANDAR PELAYANAN


: : : : :

25 Maret 2014 VI 1/-

6.2. Jumlah Pelaksana

BBKP Belawan menyediakan petugas pelayanan di 3 (tiga) lokasi Unit Pelayanan yaitu di Unit Pelayanan I (Karantina Tumbuhan, dan Karantina Hewan) di kantor Balai Besar Karantina Pertanian Belawan jl Sulawesi II Belawan dan Unit Pelayanan II di Instalasi Karantina Tumbuhan

Catur Batavia serta Unit Pelayanan Laboratorium

Terpadu di Jl. Sampul Medan Jumlah personel yang tersedia masih terbatas sehingga personel yang ada memberi pelayanan melebihi beban volume

frekuensi pelayanan, akan tetapi kepastian

kelancaran, kemudahan penyelenggaraan pelayanan diupayakan dapat dipenuhi. Penetapan pelaksana telah sesuai dengan jenis dan kompetensi proses tahapan pelayanan namun jumlah personel masih perlu ditingkatkan. Penetapan personel dilakukan melalui identifikasi jenis, tahapan dan jumlah aktifitas pelayanan berdasarkan analisis beban kerja sesuai dengan kualifikasi aktifitas pelayanan seperti aktifitas petugas fungsional MV, PMV, POPT Ahli dan POPT trampil

dan

petugas

fungsional

umum

seperti

pengadminstrasi

(Penerimaan Negara Bukan Pajak), penghimpun dan pengolah data.

keuangan


STANDAR PELAYANAN


: : : : :

25 Maret 2014 VI 1/-

6.3. Lingkungan

BBKP Belawan menyediakan sarana prasarana ruangan dan lingkungan kerja yang memberikan rasa aman, bebas dari bahaya dan risiko gangguan. Pengelolaan kondisi lingkungan kerja memastikan terhadap kondisi bebas dari suara gaduh, suhu dan kelembaban yang baik serta pemberian pencahayaan yang cukup.


STANDAR PELAYANAN


7. Realisasi pelayanan

7.1. Perencanaan realisasi pelayanan; 7.2. Proses yang berkaitan dengan pelayanan pengguna jasa; 7.3. Produk Layanan; 7.4. Jangka waktu penyelesaian; 7.5. Biaya / Tarif Pelayanan;

: : : : :

25 Maret 2014 VII 1/ -


STANDAR PELAYANAN


: : : : :

25 Maret 2014 VII 1/-

7.1. Perencanaan realisasi pelayanan

BBKP Belawan merencanakan dan

mengembangkan proses realisasi tahapan

pelayanan dapat berjalan dengan baik, mudah dan lancar mulai dari penerimaan dokumen sampai dilakukan pembebasan. Perencanaan realisasi pelayanan tersebut dilaksanakan secara konsisten dengan memenuhi persyaratan dalam sistem manajemen pelayanan. BBKP Belawan menetapkan rencana proses tahapan pelayanan untuk : a. Terpenuhinya sasaran dan persyaratan pelayanan bagi pengguna jasa; b. Penyediaan sumber daya khusus dalam proses pelayanan dan penanganan dokumen; c. Terlaksananya kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran sarana pelayanan; d. Tersedianya rekaman terdokumentasi yang memastikan bukti proses realisasi pelayanan memenuhi persyaratan.


STANDAR PELAYANAN

Tanggal Terbit Bagian Halaman Terbitan/Revisi ke Tanggal Revisi Paraf Ka.Bag. Umum

: : : : : :

25 Maret 2014 VII 2 dari 2 1/-

7.2. Proses yang berkaitan dengan pelayanan pengguna jasa

7.2.1. Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan pelayanan Kepala BBKP Belawan menetapkan persyaratan pelayanan berdasarkan pertimbangan dan kesepakatan pengguna jasa, asosiasi atau pemerintah daerah : 1) Persyaratan yang disepakati bersama pengguna jasa dalam persyaratan penyerahan dan kegiatan pasca pelayanan, seperti pendistribusian media pembawa tidak sesuai dengan peruntukkan (contoh: kulit industri untuk pangan); 2) Persyaratan untuk memastikan tujuan kepentingan pemerintah dan masyarakat secara luas sehingga tidak terjadi kerugian ekonomi atau dampak sosial di masyarakat seperti pemasukan produk hortikultura distribusi pada area produsen saat panen raya (contoh : bawang merah); 3) Persyaratan

yang

ditambahkan

karena

adanya

peraturan

perundang-undangan yang diterapkan terhadap pelayanan, seperti : Peraturan Gubernur Bali terhadap pelarangan masuk dan keluarnya Hewan Penular Rabies (HPR) ke dan dari Pulau Bali dan Peraturan Gubernur Papua tentang Pelarangan Masuknya Tanaman Pisang ke wilayah Papua; 4) Persyaratan tambahan yang dipersyaratkan yang wajib dipenuhi. 7.2.2. Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan pelayanan BBKP Belawan melakukan peninjauan persyaratan berkaitan

dengan

pelayanan. BBKP Belawan melakukan Tinjauan sebelum komitmen pada pemberian

pelayanan

kepada

pengguna

jasa

(misalnya

:

fumigasi,

menyerahkan tindakan perlakuan kepada pihak ketiga yang kompeten setelah mendapat persetujuan dari pengguna jasa).


STANDAR PELAYANAN

Tanggal Terbit Bagian Halaman Terbitan/Revisi ke Tanggal Revisi Paraf Ka.Bag. Umum

: : : : : :


BBKP Belawan memastikan : 1) Persyaratan pelayanan ditentukan dan disepakati; 2) Persyaratan kontrak yang berbeda diselesaikan terlebih dahulu sebelum pelaksanaan; dan 3) Pihak ketiga memiliki kemampuan memenuhi persyaratan yang ditentukan dengan sertifikat akreditasi kompetensi. Untuk memastikan pelayanan yang disepakati, BBKP Belawan menyediakan formulir kesepakatan untuk ditandatangani pihak pengguna jasa. Setiap perubahan persyaratan pelayanan, BBKP Belawan memastikan dokumen perubahan relevan dan dipahami oleh personel yang terkait. Tinjauan resmi mencakup informasi pelayanan yang terdapat pada katalog, website, iklan dan media digital lainnya. 7.2.3. Komunikasi masyarakat BBKP Belawan menyusun, menetapkan dan menerapkan pengaturan yang efektif untuk komunikasi dengan pengguna jasa berkaitan dengan : 1) Informasi pelayanan dan PPK on line; 2) Pertanyaan, penanganan tindakan karantina ; dan 3) Umpan balik pengguna jasa, termasuk pengelolaan keluhan pengguna jasa dan masyarakat.


STANDAR PELAYANAN


: : : : :

25 Maret 2014 VII 1/-

7.3. Produk Layanan

Produk layanan BBKP Belawan berupa dokumen sertifikat kesehatan hewan (HC: KH-9; KH-10; KH-11; KH-12) dan sertifikat kesehatan tumbuhan (PC:KT-10/KT-12). Dalam penerbitan sertifikat kesehatan dan sertifikat pelepasan karantina hewan dilakukan melalui tahapan pelayanan berdasarkan alur penyelenggaraan pemberian pelayanan, seperti permohonan KH-5, KH-7 sampai dengan KH-12. Untuk penerbitan sertifikat kesehatan dan sertifikat pelepasan karantina tumbuhan, tahapan pelayanan karantina tumbuhan dikeluarkan dokumen SP-1,KT-2, KT-9, penolakan, pemusnahan, penahanan, perlakuan, NNC, SP- 7. Produk layanan ini memperhatikan terhadap pelayanan yang berkaitan dengan kategorisasi risiko media pembawa. Pemberian pelayanan dalam penetapan Instalasi Karantina Hewan dan Instalasi Karantina Tumbuhan dikeluarkan produk layanan berupa rekomendasi. Pemberian pelayanan terhadap pengujian laboratorium berupa sertifikat/laporan hasil uji laboratorium. Produk layanan BBKP Belawan berupa Sertifikat Karantina sebagai hasil pelaksanaan tindakan karantina hewan, karantina tumbuhan dan pengawasan keamanan hayati hewani dan nabati meliputi : a. Pelayanan karantina hewan, terdiri dari : 1) Sertifikat Kesehatan Hewan (KH-9); 2) Sertifikat Pelepasan Karantina Hewan (KH-12). b. Pelayanan karantina produk hewan, terdiri dari : 1) Sertifikat Sanitasi Produk Hewan (KH-10); 2) Surat Keterangan Benda Lain (KH-11); 3) Sertifikat Pelepasan Karantina Hewan (KH-12).


STANDAR PELAYANAN


: : : : :

25 Maret 2014 VII 1/-

c. Pelayanan karantina Benih/bibit tumbuhan, terdiri dari : 1) Sertifikat pelepasan karantina tumbuhan (KT-9); 2) Phytosanitary certificate (KT-10); 3) Sertifikat Karantina Tumbuhan Antar Area (KT-12). d. Pelayanan karantina hasil tumbuhan, terdiri dari : 1) Sertifikat Pelepasan Karantina Tumbuhan/Keamanan PSAT (KT-9); 2) Phytosanitary Certificate (KT-10); 3) Sertifikat Karantina Tumbuhan Antar Area (KT-12).


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :


7.4. Jangka waktu penyelesaian

BBKP Belawan menyusun, menetapkan, dan menerapkan Standar Waktu Pelayanan.

BBKP

Belawan

dalam

menyusun

standar

waktu

pelayanan

mengikutsertakan pengguna jasa dan pihak terkait serta mengacu pada ketentuan teknis yang telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Pengguna jasa dan pihak terkait yang mewakili dalam penetapan standar waktu pelayanan merupakan penerima manfaat Pelayanan baik secara langsung maupun tidak langsung dan/atau komunitas yang diwakili tokoh masyarakat, akademisi, dunia usaha, organisasi profesi, dan/atau lembaga swadaya masyarakat. BBKP Belawan menetapkan jumlah tokoh masyarakat, akademisi, dunia usaha, organisasi profesi, dan/atau lembaga swadaya masyarakat dan pihak terkait dengan memperhatikan integritas, kompetensi, dan kepedulian di bidang pelayanan. BBKP Belawan menyusun Standar Waktu Pelayanan dengan mengikutsertakan tokoh masyarakat, akademisi, dunia usaha, organisasi profesi, dan/atau lembaga swadaya masyarakat selaras dengan kemampuan BBKP Belawan. Waktu penyelesaian pelayanan adalah waktu yang diukur menyelesaikan dokumen persyaratan dan pelaksanaan tindakan karantina serta Pengujian Laboratorium. Standar Waktu Pelayanan Minimum (SPM) terdiri dari : a. SPM untuk Penyelesaian Dokumen; b. SPM Tindakan Karantina; c. SPM Pengujian Laboratorium (yang memerlukan pengujian laboratorium). Standar Waktu Pelayanan ditentukan berdasarkan kategori jenis Media Pembawa yang tergolong dalam Low Risk, Medium Risk dan High Risk. Standar Waktu Pelayanan berdasarkan kategori jenis media pembawa tersebut terdapat pada dokumen level 2 (dua).


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :


Penetapan Standar Waktu Pelayanan Minimum ditetapkan dengan melibatkan pelanggan dan pihak terkait. BBKP Belawan telah menetapkan Standar Waktu Pelayanan Minimum yang dapat dilihat pada Konter Pelayanan atau di akses melalui website BBKP Belawan. Kemampuan BBKP Belawan meliputi antara lain : a. Dukungan pendanaan yang dialokasikan untuk penyelenggaraan pelayanan; b. Pelaksana yang bertugas menyelenggarakan pelayanan dari segi kualitas maupun kuantitas; dan c. Sarana, prasarana, dan/atau fasilitas yang digunakan untuk menyelenggarakan pelayanan. Hasil pembahasan Standar waktu Pelayanan dituangkan dalam berita acara penyusunan Standar Pelayanan dilampiri daftar hadir peserta rapat. Standar Pelayanan yang telah dibahas dipublikasikan oleh BBKP Belawan kepada pengguna jasa paling lama 5 (lima) hari kerja sejak ditandatangani berita acara penyusunan Standar Pelayanan untuk mendapatkan tanggapan atau masukan. Pengguna jasa atau Pihak Terkait dapat mengajukan tanggapan atau masukan terhadap perubahan Standar waktu Pelayanan paling lama 7 (tujuh) hari kerja sejak dipublikasikan. BBKP Belawan memperbaiki Standar Waktu Pelayanan berdasarkan tanggapan atau masukan paling lama 14 (empat belas) hari sejak batas akhir pengajuan tanggapan atau masukan dari pengguna jasa atau Pihak Terkait. Standar Waktu Pelayanan yang telah diperbaiki selanjutnya ditetapkan oleh BBKP Belawan menjadi Standar waktu Pelayanan.


STANDAR PELAYANAN


: : : : :

25 Maret 2014 VII 1/-

7.5. Biaya / Tarif Pelayanan

Pengenaan PNBP berdasarkan Peraturan Pemerintah No.48 tahun 2012 tentang Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang berlaku di Kementerian Pertanian yang pembayarannya langsung di setorkan kepada rekening Bendahara Penerima PNBP. Besaran tarif PNBP dapat dilihat di konter pelayanan atau di website BBKP Belawan. Dalam hal pemberlakuan perubahan biaya/tarif pelayanan yang belum mendapatkan persetujuan dalam peraturan pemerintah harus menggunakan biaya/tarif pelayanan yang masih berlaku.


STANDAR PELAYANAN


: : : : :

25 Maret 2014 VII 1/-

7.6. Pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran

BBKP Belawan menetapkan pemantauan dan pengukuran pelayanan menggunakan peralatan pemantau dan pengukur untuk memastikan kesesuaian pelayanan terhadap persyaratan yang ditetapkan. BBKP Belawan menetapkan proses pemantauan dan pengukuran dilakukan secara konsisten sesuai persyaratan pemantauan dan pengukuran. Pengendalian peralatan yang digunakan untuk pemantauan dan pengukuran pelayanan dilakukan terhadap akurasi

fungsinya sebagai alat ukur penentuan

standar pelayanan. Alat-alat yang bersifat pengukuran (berat, suhu, volume, kelembaban, konsentrasi, kebocoran), untuk memastikan keabsahan hasil dilakukan : a. Kalibrasi atau verifikasi atau keduanya pada periode waktu satu tahun sekali, sebelum dipakai, (standar pengukuran tertelusur ke standar pengukuran internasional atau nasional); b. Pengaturan akurasi alat; c. Identifikasi, pencatatan dalam kartu control, dan pemberian stiker pada peralatan untuk status kalibrasinya; d. Pencegahan terhadap kerusakan dan penurunan fungsi selama penanganan, perawatan dan penyimpanan. BBKP Belawan menilai, merekam keabsahan hasil pengukuran dan melakukan tindakan untuk memenuhi persyaratan pengukuran. BBKP Belawan memastikan perangkat pengolah data yang dipakai dalam pemantauan pengukuran .

dan

pengukuran

persyaratan

pelayanan

memenuhi

akurasi


STANDAR PELAYANAN


8. Pengukuran, analisis, dan perbaikan

8.1. Umum; 8.2. Penanganan pengaduan, saran, dan masukan; 8.3. Pengawasan Pelayanan; 8.4. Evaluasi kinerja pelaksana; 8.5. Perbaikan.

: : : : :

25 Maret 2014 VIII 1/-


STANDAR PELAYANAN


: : : : :


8.1. Umum

BBKP Belawan merencanakan dan mengimplementasikan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan untuk : a. Memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan pelayanan; b. Memastikan kesesuaian sistem manajemen pelayanan; c. Terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen pelayanan. Pelaksanaan pemantauan dan pengukuran pelayanan dilakukan dengan metode teknik statistik dan metode lain yang relevan.


STANDAR PELAYANAN


: : : : :


8.2. Penanganan pengaduan, saran, dan masukan

BBKP Belawan memberikan akses melalui media (nomor telepon, sms center dan email) atau secara langsung kepada pengguna jasa untuk menyampaikan masukan, tanggapan, laporan, dan/atau pengaduan terhadap penyelenggaran pelayanan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. BBKP Belawan memastikan pemberian informasi tindak lanjut penyelesaian masukan, tanggapan, laporan, dan/atau pengaduan oleh pengguna jasa. Pengguna jasa atau pihak terkait yang mengajukan tanggapan atau masukan tidak puas terhadap perbaikan yang telah dilakukan oleh penyelenggara, dapat melaporkan

kepada

Ombudsman.

Ombudsman

menyelesaikan

pengaduan

keberatan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. 8.2.1. Prosedur penanganan pengaduan pengguna jasa karantina 8.2.1.1. Pengguna jasa karantina yang kurang puas terhadap kualitas pelayanan jasa karantina dapat mengajukan pengaduan langsung dengan

mengisi

form

pengaduan

pelanggan

yang

kemudian

diserahkan kepada petugas penerima dokumen (PP.8.2.1); 8.2.1.2. Pengguna jasa karantina dapat juga menyampaikan pengaduan melalui nomor telepon, sms center dan e-mail yang telah disediakan, kemudian pengaduan tersebut akan dicatat oleh petugas penerima dokumen pada form yang telah disediakan; 8.2.1.3. Tim

penanganan

pengaduan

menerima

dan

menindaklanjuti

pengaduan yang berasal dari dalam dan luar unit pelayanan kemudian menyerahkan kepada masing-masing kepala bidang; 8.2.1.4. Kepala bidang KH/KT melakukan analisa dan klarifikasi terhadap pengaduan

pelanggan

untuk

perbaikan/penyelesaian/penanganan;

segera

dilakukan

tindakan


STANDAR PELAYANAN


: : : : :


8.2.1.5. Hasil tindakan perbaikan pengaduan disampaikan dilaporkan kepada pengguna

jasa

dan

apabila

tindakan

perbaikan

memerlukan

tindaklanjut maka kepala balai dapat membuat kebijakan untuk tindakan pencegahan dan perbaikan yang berkelanjutan.


STANDAR PELAYANAN


: : : : :


8.3. Pengawasan Pelayanan

Pembinaan dan pengawasan Pelayanan di lingkungan Badan Karantina Pertanian dilakukan oleh Tim yang ditetapkan oleh Kepala Badan Karantina Pertanian. Pelaksanaan Pembinaan dan pengawasan dilakukan secara periodik minimal 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun.


STANDAR PELAYANAN 8.4.


: : : : :


Evaluasi kinerja pelaksana

BBKP Belawan melakukan evaluasi kinerja personel pelaksana pelayanan mengacu kepada Permen PAN&RB Nomor 38 Tahun 2012 serta perundangan dan ketentuan lainnya. Selain itu BBKP Belawan dalam mengevaluasi kinerja memperhatikan hasil pelaksanaan pengukuran IKM, IPNBK, SPI dan survei eksternal. Untuk optimalisasi pelayanan, BBKP Belawan melakukan evaluasi penerapan Standar Pelayanan secara berkala setiap 1 (satu) tahun. Hasil evaluasi menjadi dasar BBKP Belawan melakukan peninjauan penyempurnaan Standar Pelayanan. BBKP Belawan menetapkan peninjauan ulang Standar Pelayanan setiap 3 (tiga) tahun sekali. Hasil peninjauan ulang menjadi dasar BBKP Belawan melakukan perubahan Standar Pelayanan. Perubahan Standar Pelayanan dilakukan mengikuti mekanisme yang ditentukan.


STANDAR PELAYANAN


: : : : :


8.5. Perbaikan

8.5.1. Perbaikan berkesinambungan BBKP Belawan secara terus-menerus melakukan perbaikan keefektifan sistem manajemen pelayanan melalui penerapan kebijakan pelayanan, sasaran pelayanan, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan preventif dan tinjauan manajemen. 8.5.2. Tindakan korektif BBKP Belawan melakukan tindakan korektif dengan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan dalam proses realisasi tahapan pelayanan mulai dari penerimaan dokumen sampai dilakukan pembebasan yang terjadi secara berulang. Tindakan korektif dilakukan sesuai dengan faktor ketidaksesuaian yang terjadi. BBKP Belawan menetapkan prosedur tindakan korektif terdokumentasi mencakup : 1) Peninjauan ketidaksesuaian; 2) Penetapan penyebab ketidaksesuaian; 3) Penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan ketidaksesuaian tidak terulang; 4) Penetapan dan penerapan tindakan yang dilakukan; 5) Rekaman hasil tindakan yang dilakukan; dan 6) Peninjauan efektifitas tindakan korektif yang dilakukan.


STANDAR PELAYANAN


: : : : :


8.5.3. Tindakan pencegahan BBKP Belawan menetapkan tindakan pencegahan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan dalam proses realisasi tahapan pelayanan, yang berpengaruh potensial. BBKP Belawan menetapkan prosedur tindakan pencegahan terdokumentasi mencakup : 1) Penetapan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya; 2) Penilaian

kebutuhan

akan

tindakan

untuk

mencegah

ketidaksesuaian; 3) Penetapan dan penerapan tindakan; 4) Rekaman hasil tindakan yang dilakukan; dan 5) Peninjauan efektifitas tindakan preventif yang dilakukan.

terjadinya


STANDAR PELAYANAN


: : : : : :

25 Maret 2014 ii 1 dari 1 1/-

KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kepada Allah SWT atas rahmat, taufik dan hidayah-Nya sehingga penyusunan dokumen Standar Pelayanan dapat terselesaikan dengan baik yang nantinya merupakan acuan dan pedoman pelayanan yang akan dilaksanakan oleh Aparatur BBKP Belawan. Penyusunan dokumen standar pelayanan ini berpedoman pada Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik dan Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 tetang Pelayanan Publik. Dengan program kerja reformasi birokrasi yang tengah digulirkan pemerintah maka setiap intansi pelayanan publik harus selalu meningkatkan kinerjanya agar semakin efektif, efisien, transparan, responsif, dan akuntabel. Standar pelayanan ini merupakan pedoman bagi pelaksana pelayanan di lingkungan BBKP Belawan dalam melaksanakan tugas pelayanan dan sebagai informasi bagi masyarakat pengguna pelayanan di lingkungan BBKP Belawan dan/atau diluar BBKP Belawan, baik berasal dari instansi terkait maupun masyarakat luas. Kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dari awal sampai akhir proses tersusunnya dokumen standar pelayanan ini, diharapkan standar pelayanan ini dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan penuh dengan tanggung jawab untuk peningkatan mutu pelayanan BBKP Belawan.

Belawan, 25 Maret 2014 Kepala Balai,

drh. Agus Sunanto.MP NIP. 19620205.199203.1.002

STANDAR PELAYANAN PUBLIK BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN BELAWAN

Recommend Documents