STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) URUSAN UMUM DAN KEUANGAN
NO. A.
URAIAN KEGIATAN
WAKTU PENYELESAIAN
ADMINISTRASI
TATA
PERSURATAN Surat masuk adalah semua surat-surat dinas (termasuk surat permohonan perpanjangan
penahanan,
ijin
penggeledahan, dan ijin penyitaan) yang ditujukan ke Pengadilan Negeri dan diterima pada Urusan Umum atas delegasi Sekretaris (1) 1.
Pengelolaan surat masuk Surat yang diterima diberikan tanda
1 (satu) hari kerja
terima dan diagendakan pada buku agenda surat masuk, diberikan nomor dan lembar disposisi, untuk diteruskan ke KPN atau WKPN. 2.
KPN / WKPN mendisposisi surat.
1 (satu) hari kerja
(kecuali Ketua Dinas Luar) 3.
Surat kembali ke Sekretaris untuk
1 (satu) hari kerja
didisposisi 4.
Surat didistribusikan sesuai disposisi
1 (satu) hari kerja
Sekretaris kepada. 5.
Surat
yang
jawaban/tanggapan,
memerlukan
1 (satu) hari kerja
masing-masing
harus sudah dijawab/ditanggapi (2) 1.
Pengelolaan Surat Keluar Surat diagenda dalam buku agenda surat keluar, diberi nomor dan tanggal pada hari dan tanggal tersebut. 1
1 (satu) hari kerja
KETERANGAN
(satu) lembar surat ditinggal pada urusan umum sebagai arsip. 2.
Pengiriman surat dilakukan melalui
Hari itu juga
pos dan dilaksanakan setiap hari, sedangkan surat-surat yang sangat penting dikirim melalui kurir. B.
ADMINISTRASI PERLENGKAPAN
1.
Pencatatan asset/barang milik Negara setiap
ada
kegiatan
barang/jasa
2 (dua) hari kerja
pengadaan
setelah
adanya
penyerahan/laporan dari KPA dan telah
adanya
dilakukan
SP2D
dan
SPM
pencatatan/penginputan
kedalam aplikasi SIMAK-BMN 2.
Pencatatan barang-barang persediaan
2 (dua) hari kerja
(ATK) 3.
Pemberian nomor urut pendaftaran
3(tiga) hari kerja
(NUP) BMN 4.
Pembuatan daftar barang ruangan
3 (tiga) hari kerja
(DBR) yang berlaku selama 1(satu) tahun 5.
Pembuatan kartu inventaris barang
1 (satu) hari kerja
(KIB) 6.
Pembuatan laporan neraca (SIMAK-
3 (tiga) hari
BMN) ke Sub urusan keuangan, (dan dilaporkan setiap akhir bulan) 7.
Membuat laporan barang milik Negara
7 (tujuh) hari kerja
setiap semester ke instansi terkait 8.
Melakukan opname barang setiap
3 (tiga) hari kerja
bulan 9.
Pendataan barang inventaris yang telah dirusak dan sudah tidak bisa dipakai untuk diusulkan penghapusan
14 (empat belas) hari kerja
10.
Perpanjangan
pajak
kendaraan
Sesuai kebutuhan
operasional roda 2 (dua) dan roda 4 (empat) 11.
Perbaikan dan perawatan kendaraan
Sesuai kebutuhan
operasional roda 2 (dua) dan roda 4 (empat) yang masih bisa diperbaiki 12.
Perawatan dampemeliharaan gedung
Sesuai kebutuhan
kantor secara periodik 13.
Perbaikan dan perawatan meubelair
Sesuai kebutuhan
yang masih bisa diperbaiki C.
ADMINISTRASI PERENCANAAN
1.
Menghimpun
data
dan
sarana
7 (tujuh) hari
penunjang kerja dari Ketua, Wakil Ketua, hakim, Panitera, Sekretaris, Panitera Pengganti, Kepaniteraan dan Kesekretariatan
tahun
yang
akan
dating 2.
Menyusun Rencana Kerja Tahunan
10 (sepuluh) hari
yang berhubungan dengan sarana dan prasarana 3.
Menyusun Rencana kerja dan program
7 (tujuh) hari
kerja urusan umum setiap awal tahun D.
KERUMAHTANGGAAN
(1)
Pengelolaan Perpustakaan
1.
Mencatat buku baru yang diterima
1 (satu) hari
kedalam buku agenda, buku induk dan penomoran menurut klasifikasi oleh petugas perpustakaan 2.
Membuat
perencanaan
dan
mengusulkan pengadaan buku-buku, undang-undang,
peraturan
pemerintah, peraturan daerah dan buku tentang hukum serta buku-buku
3 (tiga) hari
yang
ada
relevansinya
dengan
kedinasan. (Setiap akhir tahun oleh Kepala Urusan Umum) 3.
Membuat catatan peminjaman buku
Hari itu juga
dan pengembalian buku peminjaman 4.
Melakukan
pemeliharaan
dan
Sesuai kebutuhan
perawatan koleksi-koleksi buku-buku dua minggu sekali (2)
Perawatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasaraan Gedung
1.
Memanaskan genset
Sesuai kebutuhan
2.
Perawatan dan pemeliharaan gedung
Sesuai kebutuhan
3.
Perawatan dan pemeliharaan barang
Sesua kebutuhan
inventaris kantor (3)
Keamanan
1.
Menyusun Description)
Uraian satuan
Tugas
(Job
1 (satu) hari kerja
pengamanan
setiap 6 (enam) bulan 2.
Melakukan pertemuan dalam rangka
1 (satu) hari kerja
evaluasi pelaksanaan tugas dengan staf
urusan
umum
dan
satuan
pengamanan setiap akhir bulan 3.
Melakukan pengontrolan lingkungan
Setiap hari
kantor dilaksanakan oleh petugas pengamanan dan staf urusan umum 4.
Melakukan koordinasi dengan aparat
Sesuai kebutuhan
keamanan terkait (POLRES, POLSEK, KODIM) 5.
Mengarahkan
semua
tamu
untuk
Setiap hari
semua
Setiap hari
melapor ke piket 6.
Melakukan
pengontrolan
ruangan kerja dan mengunci pintu yang belum terkunci oleh satuan pengamanan
7.
Menyalakan lampu di malam hari di
Setiap hari
luar ruangan seperlunya dilaksanakan oleh petugas pengamanan. Mencatat dalam buku bagi pegawai
Sesuai kebutuhan
atau pihak luar yang melaksanakan kegiatan di lingkungan kantor diluar jam kerja (4) 1.
Kebersihan Menyusun
uraian
tugas
(job
1 (satu) hari kerja
description) petugas kebersihan dan penangungjawab petugas kebersihan 2.
Mengontrol pelaksanaan tugas sesuai
Setiap hari kerja
dengan uraian tugas
NO.
URAIAN KEGIATAN
WAKTU PENYELESAIAN
E.
PERENCANAAN ANGGARAN
1.
Membuat dan menyusun RKA-KL dan
Bulan Februari
data pendukung kelengkapan untuk segera diserahkan ke PT.PTK F.
ADMINISTRASI KEUANGAN
1.
Mengagenda
surat
masuk
yang
Hari itu juga
sudah didisposisi oleh KPN dan Panses, diselesaikan sejak surat itu diterima. 2.
Surat Keluar/jawaban surat
1 (satu) hari kerja
3.
Membuat Berita Acara Rekonsiliasi
1 (satu) hari kerja
4.
Membuat Rekapitulasi Gaji Pegawai
2 (dua) hari kerja
yang disampaikan ke Bank G.
PELAKSANAAN ANGGARAN
(1)
Gaji Induk
1.
Membuat
daftar
menggunakan
gaji
aplikasi
pegawai gaji
dan
3 (tiga) hari kerja
KETERANGAN
menyusun kelengkapan daftar gaji (SK kenaikan berkala, SK Kenaikan Pangkat, Tunjangan Istri/anak dan SK mutasi). Dilakukan setiap awal bulan. 2.
Membuat faktur pajak / surat setoran
1 (satu) hari kerja
pajak (SSP) 3.
Koreksi
daftar
gaji
dan
1 (satu) hari kerja
Pernyataan
1 (satu) hari kerja
kelengkapannya 4.
Pengajuan
Surat
Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) Daftar
Gaji
dan
kelengkapannya
untuk ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran 5.
Membuat Surat Perintah Membayar
2 (dua) hari kerja
(SPM) dan Surat Setoran Pajak (SSP) untuk ditandatangani oleh Pejabat Penandatanganan
Surat
Perintah
Membayar (SPM). 6.
Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM)
ke
Kantor
1 (satu) hari kerja
Pelayanan
Perbendaharaan Negara (KPPN) (2) 1.
Gaji Susulan Membuat
daftar
susulan/kekurangan menggunakan
gaji
aplikasi
gaji
3 hari kerja
pegawai gaji
dan
menyusun kelengkapan daftar gaji (SK kenaikan berkala, SK kenaikan pangkat, tunjangan istri/anak, SK mutasi). 2.
Membuat faktur pajak/surat setoran
1 hari kerja
pajak (SSP). 3.
Koreksi
daftar
kelengkapannya.
gaji
susulan
dan
1 hari kerja
4.
Pengajuan
daftar
susulan/kekurangan
gaji
gaji
1 hari kerja
dan
kelengkapannyabeserta
Surat
pernyataanTanggung Jawab Mutlak (SPTJM), untuk ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran. 5.
Membuat Surat Perintah Membayar
2 hari kerja
(SPM) dan Surat Setoran Pajak (SSP) untuk
ditandatangani
Penandatangan
Pejabat
Surat
Perintah
Membayar (SPM). 6.
Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM)
ke
Kantor
2 hari kerja
Pelayanan
Perbendaharaan Negara (KPPN). (4) 1.
Uang Makan Membuat dan mengkoreksi Daftar Nominatif
uang
makan
2 hari kerja
setelah
mendapat rekapitulasi absensi dari Sub
Urusan
Kepegawaian
pada
tanggal 5 setiap bulannya. 2.
Membuat
Surat
Pernyataan
1 hari kerja
Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) dan
ditandatangani
oleh
Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA). 3.
Membuat Surat Perintah Membayar
1 hari kerja
(SPM) dan Surat Setoran Pajak (SSP). 4.
Penandatanganan Membayar
(SPM)
Penandatangan Membayar (SPM).
Surat
Perintah
oleh
Pejabat
Surat
Perintah
1 hari kerja
5.
Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM)
ke
Kantor
1 hari kerja
Pelayanan
Perbendaharaan (KPPN). (5) 1.
Uang Lembur Membuat Surat Perintah Lembur yang
ditandatangani
oleh
1 hari kerja
Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA). 2.
Membuat Daftar Absen Lembur.
2 hari kerja
3.
Penandatanganan
1 hari kerja
oleh
penerima/
yang diperintah lembur dan disetujui Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). 4.
Pembuatan daftar nominatif uang lembur
dan
Surat
1 hari kerja
Pernyataan
Tanggung Jwab Mutlak (SPTJM). 5.
Penandatanganan daftar nominative
1 hari kerja
uang lembur dan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM). 6.
Penerbitan Surat Perintah Membayar
1 hari kerja
(SPM) dan pembuatan Surat Setoran Pajak (SSP). 7.
Penandatanganan Membayar
(SPM)
Penandatangan
Surat
Perintah
oleh
Pejabat
Surat
1 hari kerja
Perintah
Membayar (SPM). 8.
Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM)
ke
Kantor
1 hari kerja
Pelayanan
Perbendaharaan (KPPN). (6) 1.
Gaji ke-13 Membuat daftar gaji ke-13 Hakim dan pegawai menggunakan aplikasi gaji dan kelengkapannya mengacu pada daftar gaji bulan Juni, dilaksanakan setelah ada SE Menteri Keuangan
3 hari kerja
melalui
Kantor
Pelayanan
Perbendaharaan (KPPN). 2.
Membuat faktur pajak/Surat Setoran
1 hari kerja
Pajak (SSP). 3.
Koreksi
daftar
gaji
ke-13
dan
1 hari kerja
Pengajuan daftar gaji ke-13 dan
1 hari kerja
kelengkapannya 4.
kelengkapannya
dan
Surat
Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) untuk ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran. 5.
Penerbitan Surat Perintah Membayar
1 hari kerja
(SPM) dan Surat Setoran Pajak (SSP) untuk ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran. 6.
Penandatanganan Membayar
Surat
Perintah
oleh
Pejabat
(SPM)
1 hari kerja
Penandatangan SPM. 7.
Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM)
ke
Kantor
1 hari kerja
Pelayanan
Perbendaharaan (KPPN). (7) 1.
Remunerasi dan Pertanggungjawabannya Membuat
daftar
nominative
remunerasi
Pengadilan
3 hari kerja
Negeri
berdasarkan rekapitulasi absen dari Sub Urusan Kepegawaian, dilaksanakan perintah
setelah
dari
ada
Pengadilan
Surat Tinggi
Pontianak. 2.
Koreksi
daftar
nominatif
oleh
Bendahara Pengeluaran dan Kaur Keuangan
1 hari kerja
3.
Penandatanganan
rekapitulasi
1 hari kerja
permintaan remunerasi Pengadilan Negeri oleh Ketua Pengadilan Negeri dan Kuasa Pengguna Anggaran 4.
Mengirim
rekapitulasi
permintaan
1 hari kerja
remunerasi Pengadilan Negeri ke Pengadilan Tinggi Pontianak. 5.
Daftar Nominatif Remunerasi harus
7 hari kerja
ditandatangani oleh setiap orang yang menerima remunerasi. 6.
Penandatanganan
rekapitulasi
pertanggungjawaban
permintaan
1 hari kerja
remunerasi Pengadilan Negeri oleh Ketua Pengadilan Negeri dan Kuasa Pengguna Anggaran. (8) 1.
Pengajuan Uang Persediaan Mengajukan Pengawas
permintaan (Karwas)
ke
Kartu
3 hari kerja
Kantor
Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)sebagai pertanggungjawaban kas di bendahara pengeluaran tahun lalu untuk syarat pengajuan uang persediaan (UP). 2.
Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM)
ke
Kantor
1 hari kerja
Pelayanan
Perbendaharaan (KPPN). (9) 1.
Tambahan Uang Persediaan (TUP) Pembuatan
surat
permohonan
permintaan
Tambahan
Uang
Persediaan (TUP) ke Kantor Pelayanan (KPPN)
yang
Perbendaharaabnn bersifat
mendesak
Sesuai kebutuhan
untuk menunjang Uang Persediaan yang tidak cukup. 2.
Pembuatan
surat
permohonan
permintaan
Tambahan
1 hari kerja
Uang
Persediaan (TUP) yang diajukan ke kantor
Wilayah
Perbendaharaan
Negara. 3.
Membuat
SPM
Persediaan
Tambahan (TUP)
Uang
1 hari kerja
dengan
Kelengkapannya 4.
Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM)
ke
Kantor
1 hari kerja
Pelayanan
Perbendaharaan (KPPN). (10) 1.
Pengajuan Ganti Uang Persediaan (GUP) Mengajukan ganti uang persediaan
2 hari kerja
(GUP) dan kelengkapannya 2.
Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM)
ke
Kantor
1 hari kerja
Pelayanan
Perbendaharaan (KPPN) (11) 1.
Pengajuan SPM Langsung (LS) Membuat SPM Langsung (LS) dan
1 hari kerja
kelengkapannya 2.
Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM)
ke
Kantor
1 hari kerja
Pelayanan
Perbendaharaan (KPPN). (12) 1.
Pengelolaan Penerimaan Negara Bukan Pajak Menerima,
membukukan
menyetorkan
Penerimaan
dan Negara
Bukan Pajak pada Bank persepsi, dilaksanakan setelah Bendahara Penerimaan menerima uang dari bagian Perdata.
Setiap bulan
2.
Melaporkan pembukuan disertai bukti
Setiap bulan
penyetoran untuk ditandatangani oleh Panses pada setiap penyetoran. 3.
Melaporkan
Penerimaan
Negara
Bukan Pajak (PNBP) ke Pengadilan
Tanggal 10 setiap bulannya
Tinggi Pontianak. H.
PERTANGGUNGJAWABAN LAPORAN KEUANGAN
(1)
Pelaporan bulanan Sistem Akuntansi Penguna Anggaran (SAKPA)
1.
Pembuat
Pelaporan
memasukkan
1 hari kerja
data ke aplikasi setelah menerima bukti
setoran
dari
Pengeluaran
dan
Bendahara Bendahara
Penerima sesuai format dari KPPN. 2.
Surat Perintah Membayar yang telah
2 hari kerja
disetujui oleh KPPN akan diterbitkan Surat
Perintah
Pencairan
Dana
(SP2D) dan SP2D tersebut diinput ke aplikasi SAKPA. 3.
Melakukan
rekonsiliasi
untuk
1 hari kerja
menyamakan hasil belanja selama sebulan antara satker dan KPPN. 4.
Membuat laporan ke KORWIL dan ke
1 hari kerja
Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan
Lelang
(KPKNL)
setelah
menerima Laporan SIMAK-BMN dari Sub Urusan Umum paling lambat tanggal 3 setiap bulannya 5.
Mengantar
laporan keuangan ke
KORWIL, Biro Keuangan MARI, BUA MARI dan Badan Pengawasan MARI paling lambat tanggal 10 setiap bulannya
1 hari kerja
(2) 1.
Pelaporan Keuangan setiap Triwulan Laporan
Realisasi
Triwulan
Belanja
Pembuatan
keuangan
hasil
per
2 hari kerja
laporan
realisasi
belanja
selama 3 bulan diantar/dikirim ke Pengadilan Tinggi Pontianak dan Mahkamah Agung RI. 2.
Laporan PP No. 39 Tahun 2006 (Aplikasi Bapenas) per Triwulan : - Melakukan input data aplikasi PP
1 hari kerja
No. 39 Tahun 2006 formulir A untuk Pengadilan Tinggi Pontianak dan Penandatanganan
oleh
Pejabat
Pembuat Komitmen (P2K). - Mengirim laporan aplikasi PP No. 39 Tahun
2006
ke
1 hari kerja
Koordinator
Wilayah. 3.
Laporan Kinerja Instansi Pemerintah
Setiap akhir tahun
(LKjIP) :
1 hari kerja
- Pembuatan LKjIP - Pengiriman ke Pengadilan Tinggi Pontianak. I. (1) 1.
PENATAUSAHAAN DAN PENGAWASAN ANGGARAN Buku Kas Umum Buku Kas Umum pada awal tahun
1 hari kerja
diberi penomoran setiap lembarnya dan diparaf oleh KPA 2.
Buku
Kas
Umum
ditutup
tiap
bulannya dan ditandatangani oleh Kuasa pengguna Anggara (KPA).
1 hari kerja
(2) 1.
Buku Pembantu Buku pembantu kas tunai dibukukan
1 hari kerja
pada setiap transaksi dan ditutup setiap bulan. 2.
Buku pembantu bank dibukukan pada
1 hari kerja
setiap ada transaksi yang ada di rekening giro. 3.
Buku pembantu pajak dibukukan
1 hari kerja
pada setiap transaksi/ pembayaran surat setoran pajak (SSP). 4.
Kuasa
Pengguna
melakukan
pemeriksaan
Anggaran terhadap
Buku Kas Umum, Buku Kas Tunai, Buku Pembantu Bank dan Buku
Pembantu
kebutuhan.
Pajak
sesuai
Tiga bulan sekali
