STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) KESEKRETARIATAN PENGADILAN AGAMA GUNUNGSITOLI
Waktu
No
Bidang Tugas dan Uraian Kegiatan
1 I
2 BAGIAN UMUM /URUSAN RUMAH TANGGA TATA PERSURATAN A Pengelolaan Surat Masuk Mengelompokkan dan Mencatat seluruh identitas surat 1 ke dalam buku agenda surat masuk 2 Memberikan lembar KK, LP, dan Disposisi 3 Meneruskan surat kepada Pimpinan UP Memberi perintah tindak lanjut pada LD oleh Pimpinan 4 UP 5 Menindaklanjuti isi perintah pada LD 6 Mengarsipkan surat pada Unit Pelaksana Menyimpan dan menata lembar KK, LP dan LD pada bok arsip Memilah dan mencatat arsip in aktif untuk diserahkan ke 8 unit kearsipan Lama Proses B Pengelolaan Surat Keluar 7
Pelaksana
Penanggungj awab
7
8
5
Pencatat
Umum
5 5
Pencatat Pencatat
Umum Umum
10
Pejabat
Umum
Pejabat
Umum
5
Petugas Arsip
Umum
5
Pencatat
Umum
Petugas Arsip
Umum
Menit Jam Hari 3 4 5
Total Waktu 6
1
1 35
1
1
9,6
jam
1 Mengonsep surat dinas sesuai dengan perintah pimpinan
15
Pejabat
Umum
2 Mengoreksi dan memaraf konsep surat 3 Menandatangankan dan memberi nomor surat 4 Mengirimkan surat sesuai dengan tujuannya
10 15
Pejabat UP Umum
Umum Umum Umum
5 Mengarsipkan surat pada Unit Pelaksana
5
Petugas Arsip
Umum
6 Penyimpanan dan penataan lembar KK pada bok arsip
5
UP
Umum
Petugas Arsip
Umum
5
Petugas Arsip
Umum
10
Petugas Arsip
Umum
Petugas Arsip
Umum
Petugas Arsip
Umum
1
Pejabat
Umum
12
Panitia
Umum
2
Panitia
Umum
TIM TIM
Umum Umum
7 C 1 2 3
1
Memilah dan mencatat arsip in aktif untuk diserahkan ke unit kearsipan Lama Proses PENGELOLAAN /PENATAUSAHAAN ARSIP Menerima arsip in aktif dari unit pengolah beserta daftarnya. Menata arsip sesuai dengan kode klasifikasi dan indeks surat Membuat daftar retensi arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku.
1 50
1
1
9,8
jam
2
4 Melaksanakan retensi arsip : a Membentuk panitia Memilah arsip yang memenuhi syarat untuk b dimusnahkan Melaksanakan pemusnahan sesuai dengan BA c pemusnahan. Lama Proses PERLENGKAPAN A Penatausahaan BMN Aset Tetap 1 Melakukan Opname fisik BMN 2 Melaporkan Hasil Opname Fisik BMN
15
0
17
5 1
21
136,3
jam
No
Bidang Tugas dan Uraian Kegiatan
1
2
Waktu Menit Jam Hari 3 4 5
Total Waktu 6
1
3 Mengoreksi keadaan saldo awal BMN Mencatat SP2D dan Dokumen Pengadaan Barang ke 4 dalam Buku Bantu Ekstra dan Intrakomptable secara manual
Penanggungj awab
7
8
Operator BMN
30
Menginput data Mutasi Barang ke aplikasi SIMAK BMN 5 berdasarkan buku bantu Ekstrakomptable dan Intrakomptable manual
Pelaksana
1
Operator BMN
Umum
Operator BMN
Umum
6 Melakukan Rekonsiliasi internal SIMAK dan SAK
1
Operator BMN
Umum
7 Melakukan Rekonsiliasi ke KPKNL
1
Operator BMN
Umum
Operator BMN
Umum
1
Operator BMN
Umum
10 Memberi Label nomor inventaris pada fisik barang
5
Operator BMN
Umum
11 Mencetak dan membuat DBR, DIL, KIB
1
Operator BMN
Umum
1
Operator BMN
Umum
1
KPB
Umum
30
Panitia
Umum
2
Panitia
Umum
1
Panitia
Umum
1
Bendahara
Umum
Operator BMN
Umum
Operator BMN
Umum
1
8 Mengirimkan hasil Rekon KPKNL ke Korwil 9
12 13 14 15 16 17 18 19 B
Membuat dan mengirimkan laporan SIMAK BMN secara berkala ke korwil
Mengusulkan rencana penghapusan BMN berdasarkan opname fisik Membentuk panitia penghapusan BMN Mengusulkan rencana penghapusan BMN secara berjenjang sesuai aturan yang berlaku Mengusulkan pelaksanaan lelang penghapusan kepada KPKNL berdasarkan SK Penghapusan BMN Melaksanakan lelang penghapusan BMN sesuai jadwal yang telah ditetapkan KPKNL Menerima dan membukukan bukti setor hasil penjualan lelang dari KPKNL Menerima risalah lelang untuk diinfut sebagai mutasi barang pada aplikasi SIMAK BMN Melaporkan hasil pelaksanaan lelang ke eselon I MARI (BUA MARI) Lama Proses Penatausahaan BMN Aset Lancar
1 1 30
3
53
1 Melakukan opname fisik barang persediaan
2
2 Mengoreksi saldo awal barang persediaan
1
427,5
jam Operator Persediaan Operator Persediaan
Umum Umum
3
Mencatat Pembelian Barang Persedian ke dalam buku bantu Persedian berdasarkan faktur Pembelian
1
Operator Persediaan
Umum
4
Menginput Pembelian Barang Persediaan ke dalam aplikasi persedian berdasarkan buku bantu
1
Operator Persediaan
Umum
5
Mencatat Pendistribusian barang berdasarkan instrumen permintaan /distribusi barang
30
Operator Persediaan
Umum
6
Menginput data pendistribusian barang ke dalam aplikasi persediaan
30
Operator Persediaan
Umum
22
No
Bidang Tugas dan Uraian Kegiatan
1
2 7
Waktu Menit Jam Hari 3 4 5
Mengirimkan data barang persediaan ke dalam aplikasi SIMAK BMN
30
Mengirimkan laporan barang persediaan secara berkala ke Korwil Lama Proses
1 90
2
6
Penanggungj awab
7
8
Operator Persediaan
Umum
Operator Persediaan Operator Persediaan
2
8 Membuat laporan barang persediaan 9
Total Waktu 6
Pelaksana
51,5
Umum Umum
jam
C Administrasi Perencanaan dan Pelaksanaan Anggaran 7
Umum
Wasek
3
Umum
Wasek/PPK
1
Pejabat terkait
Wasek
2
Pejabat yang ditunjuk
Wasek
Panitia
Wasek
5
Pustakawan
Umum
10
Pustakawan
Umum
Pustakawan
Umum
10
Pustakawan
Umum
5
Pustakawan
Umum
Pustakawan
Umum
3
Umum
PPK
7
Umum
PPK
1 11
Umum
PPK
Umum CS CS
Umum Umum
Umum
Wasek
Security
Umum
Security
Umum
1 Menghimpun data kebutuhan setiap unit untuk 1 tahun 2
Merekap data kebutuhan dan memperhitungkan harga Perkiraan sendiri sesuai dengan SBM
3 Membuat RPA sesuai dengan DIPA/ RKAKL 4
Merealisasikan RPA sesuai dengan jadual yang telah ditetapkan
5 Menyerahkan dokumen Pengadaan kepada PPK Lama Proses D Kerumah tanggaan Pengelolaan Perpustakaan Mencatat buku / menginput data buku masuk ke dalam a buku besar perpustakaan. Mengklasifikasikan buku sesuai dengan subyek, judul b buku Memberi label nomor, membuat katalog, kantong buku, c Kartu Pinjaman serta menyampul buku. d Membuat Kartu anggota serta buku Peminjam e Menyusun dan menata buku sesuai dengan Klasifikasi Membuat laporan Keadaan buku Perpustakaan Lama Proses Perawatan/ Pemeliharaan Sarana dan Prasarana a Membuat RAB pemeliharaan sesuai dengan DIPA Melaksanakan Pemeliharaan sarana dan Prasarana b secara berkala c Membuat laporan pemeliharaan secara berkala Lama Proses Kebersihan dan Keindahan a Membuat jadwal petugas kebersihan b Membersihkan ruangan dan lingkungan kantor c Menata ruang dan keindahan kantor Lama Proses Keamanan a Membuat Jadwal Petugas Keamanan
30 30
0
30
0
1
0
15
2 1 3
15 1
23
jam
5 5
41,5
88,0
jam
jam
15
b Melakukan Kontrol terhadap keamanan lingkungan Mengarahkan tamu untuk melapor ke petugas piket untuk mendapatkan izin bertamu
104,5
1
f
c
13
5
0
3,3
jam
Waktu
Pelaksana
Penanggungj awab
7
8
5
Security
Umum
5
Security
Umum
30
Security
Umum
30
Security
Umum
IT
Umum
Ajudan Ajudan
Umum Umum
Ajudan
Umum
Ajudan
Umum
Kepeg Umum Kepeg
Wasek Wasek Wasek
1
Umum
Wasek
1
Kepeg Umum Kepeg
Wasek Wasek Wasek
Portir
Umum
Portir
Wapan
Portir
Wapan
5
Portir
Wapan
5
Portir
Umum
Protokoler Protokoler Protokoler
Umum Umum Umum
1
Protokoler Kepeg Umum
Umum Wasek Wasek
4 Mempersiapkan sarana dan prasarana pisah sambut
1
Umum
Wasek
5 Melakukan koordinasi dengan pihak terkait 6 Melaksanakan acara pisah sambut 7 Melaporkan dan mengevaluasi kegiatan
1 1 1
Umum Panitia Panitia
Wasek Umum Umum
No
Bidang Tugas dan Uraian Kegiatan
1
2 Meminta tamu untuk menyerahkan kartu identitas d kepada petugas Mencatat ke dalam buku piket, pegawai atau pihak luar e yang melakukan kegiatan di lingkungan kantor di luar jam dinas. Menyalakan lampu seperlunya di malam hari di luar f ruangan Melakukan Koordinasi dengan aparat keamanan g setempat jika terjadi peristiwa h Memback-up data CCTV Lama Proses Protokoler dan Humas Protokoler pimpinan 1 Menyiapkan jadwal kegiatan pimpinan 2 Mendampingi pimpinan dalam acara kedinasan Melakukan konsulitasi dengan pejabat untuk kegiatan 3 pimpinan 4 Menerima dan mengarahkan tamu pimpinan Lama Proses Protokoler Pengambilan sumpah 1 Menentukan jadwal pelaksanaannya 2 Menghadirkan rohaniwan pendamping 3 Menyiapkan naskah pelantikan/ penyumpahan
Menit Jam Hari 3 4 5
90
3 4
5,5
jam
1 1 30 5 35
0
2
16,6
jam
5 1 1
4 Menyiapkan dan menyampaikan undangan 5 Menunjuk petugas pelaksana 6 Menyiapkan sarana dan prasarana upacara 7 Melaksanakan gladi resik Lama Proses Protokoler sidang Mempersiapkan kelengkapan sarana dan prasarana 1 ruang sidang 2 Membuat jadwal persidangan
0
Total Waktu 6
1
5
1 4
2
20,1
jam
1 30 1
3 Mempersiapkan nomor antrean persidangan Memanggil para pihak yang berperkara berdasarkan nomor antrean Melakukan pemeriksaan terhadap pihak-pihak yang akan 5 bersidang dengan alat detektor Lama Proses Protokoler Penjemputan dan Penerimaan tamu 1 Membuat jadual kegiatan kedatangan dan kepulangan 2 Melakukan koordinasi dengan protokol terkait 3 Menyiapkan transportasi dan akomodasi Lama Proses Protokoler upacara pisah sambut 1 Membuat jadual kegiatan pisah sambut 2 Menunjuk panitia pelaksana pisah sambut 3 Menyiapkan dan menyampaikan undangan 4
24
40
2
0
1 1 1 3
0
0
30 1
2,7
3,0
jam
jam
Waktu
No
Bidang Tugas dan Uraian Kegiatan
1
2 Lama Proses Protokoler Persemayaman Jenazah Mempersiapkan tempat acara persemayaman di kantor/ 1 rumah duka 2 Menginformasikan kepada seluruh jajaran 3 Melakukan koordinasi kepada pihak keluarga 4 Menyiapkan daftar riwayat hidup 5 Melakukan prosesi pelepasan jenazah Lama Proses HUMAS 1 Menunjuk Hakim sebagai Humas Pengadilan
Pelaksana
Penanggungj awab
7
8
Umum
Wasek
Umum Umum Kepeg Umum
Wasek Wasek Wasek Wasek
Ketua
Kepeg
1
Umum
Wasek
1
Humas
Waka
Humas
Waka
Humas
Waka
Humas
Waka
Kepeg
Waka
30
Kepeg
Wasek
20
Kepeg
Wasek
5
Kepeg
Wasek
Kepeg
Wasek
Kepeg
Wasek
Kepeg
Wasek
Kepeg
Wasek
Menit Jam Hari 3 4 5 0 0 3 1 1 30 30 60
2 3
Menyiapkan informasi tentang kebijakan permasalahan-permasalahan pengadilan
4
Memberikan informasi kepada yang membutuhkan dengan berpedoman kepada kode etik
5
Mendampingi pimpinan dalam jumpa pers, wawancara dan audiensi dengan pejabat/ instansi terkait
dan
Melakukan koordinasi dengan Tim IT dalam setiap pemberitaan penting Lama Proses BAGIAN KEPEGAWAIAN PELAKSANAAN DISIPLIN A DAFTAR HADIR Menunjuk Tim pemantau disiplin sesuai SEKMA 1 069/2009 Merekap data kehadiran pegawai, setiap hari dan akhir 2 bulan Mengesahkan dan menandatangani data rekap daftar 3 hadir pegawai setiap akhir bulan kepada penanggungjawab 6
II
4
Menyerahkan rekap ke bagian keuangan untuk dasar pembayaran uang makan dan remunerasi
Lama Proses PENILAIAN DP3 Menerima daftar catatan penilaian dari masing-masing 1 pejabat penilai
1
12,0
jam
1
2 Mempersiapkan sarana dan prasarana ruang humas 3
Total Waktu 6 24,0 jam
15 1 15 30
2
2
18,5
jam
1
55
1
0
1,9
jam
B
5
Membuat DP3 masing-masing pegawai dan 2 menandatangankan kepada pejabat penilai, pegawai yang bersangkutan dan atasan langsung pejabat penilai Menyerahkan DP3 kepada masing-masing pegawai 3 kecuali DP3 Ketua Pengadilan Agama harus diteruskan ke BADILAG Lama Proses USUL KENAIKAN PANGKAT DAN PENSIUN Melengkapi persyaratan berkas usul kenaikan pangkat 1 dan pensiun
1
5 10
1
0
1,2
jam
C
25
2
Waktu
Pelaksana
Penanggungj awab
7
8
Kepeg
Wasek
Kepeg
Wasek
Kepeg
Wasek
10 30
Kepeg Kepeg
Wasek Wasek
5
Kepeg
Wasek
Kepeg Kepeg Kepeg
Wasek Wasek Wasek
5
Kepeg
Wasek
2 Memberikan pertimbangan atas permohonan cuti
5
Kepeg
Wasek
3 Menerbitkan surat izin cuti
30
Kepeg
Wasek
4 Mencatat ke dalam buku bantu dan papan informasi cuti
5
Kepeg
Wasek
5 Menerima laporan setelah menjalani cuti Lama Proses G ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
5 50
Kepeg
Wasek
Kepeg
Wasek
30
Kepeg
Wasek
30
Kepeg
Wasek
Kepeg
Wasek
Kepeg
Wasek
Kepeg
Wasek
1 1 1
Kepeg Kepeg Kepeg Kepeg
Wasek Wasek Wasek Wasek
1
Kepeg
Wasek
Kepeg
Wasek
No
Bidang Tugas dan Uraian Kegiatan
1
2
Menit Jam Hari 3 4 5 30
2 Membuat nota usul kenaikan pangkat dan pensiun
1
3 Mengirimkan berkas usul kenaikan pangkat dan pensiun 4
Mencatat data usul kenaikan pangkat dan pensiun ke dalam buku bantu Lama Proses
D KENAIKAN GAJI BERKALA 1 Mendata kenaikan gaji berkala setiap pegawai 2 Membuat surat pengajuan usul ke KPPN Menyerahkan kepada yang bersangkutan dan Petugas 3 Daftar Gaji Lama Proses E KARPEG, KARIS, KARSU, TASPEN, ASKES 1 Melengkapi berkas persyaratan usul 2 Membuat surat pengusulan ke instansi terkait 3 Mencatat ke dalam buku bantu masing-masing Lama Proses F CUTI Memberi catatan tentang informasi cuti yang telah 1 diambil
5 35
45
2
0
1
0
10,6
0,8
jam
jam
1 30 5 35
1
0
0
0
1,6
0,8
jam
jam
1
1 Membuat uraian tugas masing-masing pegawai Membuat Surat Keputusan Kepegawaian, Kepanitiaan dan surat tugas Membuat Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas, Surat 3 Pernyataan Menduduki Jabatan, dan Surat Pernyataan Pelantikan 2
4
Total Waktu 6
Membuat Daftar Urut Kepangkatan, Bezeeting Formasi dan Senioritas Hakim dan Panitera
1 15
5 Mengupdate data Simkep
1
6 Membuat data statistik pegawai dan struktur organisasi 7 8 9 10
Mengisi buku bantu pelanggaran disiplin Melengkapi data file pegawai Membuat surat usul mutasi dan promosi jabatan Membuat usul penghargaan Satya Lencana Karya Satya Membuat usul surat izin belajar S2 dan S3 ke Pejabat 11 Eselon1 melalui PTA Medan 12 Membuat surat izin belajar S1 Lama Proses III BAGIAN KEUANGAN Perencanaan Anggaran
26
5
80
1 7
1
16,3
jam
No
Bidang Tugas dan Uraian Kegiatan
1
2
Waktu Menit Jam Hari 3 4 5
Membuat dan menyusun RKAKL dan data pendukung a kelengkapan untuk diserahkan ke Biro Perencanaan Mahkamah Agung Republik Indonesia Membuat rencana penarikan dana setiap kegiatan berdasarkan harian, mingguan, bulanan Mengajukan Kartu Identitas Petugas Pengantar SPM c (KIPP) Lama Proses Pelaksanaan Anggaran 1 Gaji Induk b
Total Waktu 6
7
30 1 30
0
8
64,5
Pelaksana
Penanggungj awab
7
8
Keuangan
Wasek
Keuangan
Wasek
Keuangan
Wasek
jam
Membuat daftar gaji pegawai menggunakan aplikasi gaji dan menyusun kelengkapan daftar gaji (SK Kenaikan a Berkala, SK Kenaikan Pangkat, Buku Nikah, Akta Kelahiran Anak dan SK Mutasi), setiap awal bulan
30
PDG
Keuangan
b Membuat Surat Setoran Pajak (SSP) Gaji Induk c Koreksi daftar gaji dan kelengkapannya.
5 30
PDG PDG
Keuangan Keuangan
Pengajuan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak d (SPTJM) daftar gaji dan kelengkapannya untuk ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran.
30
PDG
Keuangan
e Membuat Surat Perintah Pembayaran (SPP) Gaji Induk
30
Bendahara
Wasek
15
Operator
Keuangan
Petugas
Bendahara
f
Membuat Surat Perintah Membayar (SPM) untuk ditandatangani oleh Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (SPM) Gaji Induk
g
Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) Gaji Induk ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)
1
Mengambil SP2D dan melakukan penarikan uang gaji h induk dari Bank dan memberikan daftar transfer ke rekening masing-masing pegawai
30
Petugas
Bendahara
i
30
Bendahara
Keuangan
Bendahara
Keuangan
30
PDG
Keuangan
5
PDG
Keuangan
30
PDG
Keuangan
Pengajuan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak d (SPTJM) daftar gaji Susulan dan kelengkapannya untuk ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran.
30
PDG
Keuangan
Membuat Surat Perintah Pembayaran (SPP) Gaji Susulan/Kekurangan Gaji.
30
Bendahara
Wasek
j 2
Mencatat SPM dan SP2D ke dalam buku bantu Mempertanggungjawabkan pembayaran gaji pegawai Lama Proses Gaji Susulan, Kekurangan Gaji
induk 200
Membuat daftar gaji pegawai menggunakan aplikasi gaji dan menyusun kelengkapan daftar gaji (SK Kenaikan a Berkala, SK Kenaikan Pangkat, Buku Nikah, Akta Kelahiran Anak dan SK Mutasi), setiap awal bulan b c
e
Membuat Surat Setoran Pajak Susulan/Kekurangan Gaji Koreksi daftar gaji dan kelengkapannya.
(SSP)
1
Gaji
27
2
0
5,3
jam
No
Bidang Tugas dan Uraian Kegiatan
1
2
Waktu Menit Jam Hari 3 4 5
f
Membuat Surat Perintah Membayar (SPM) untuk ditandatangani oleh Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (SPM) Gaji Susulan/Kekurangan Gaji.
g
Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) Gaji Susulan/Kekurangan Gaji ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara KPPN)
Total Waktu 6
15
1
Pelaksana
Penanggungj awab
7
8
Operator
Keuangan
Petugas
Bendahara
Mengambil SP2D dan melakukan penarikan uang Gaji h Susulan/Kekurangan Gaji dari Bank dan memberikan daftar transfer ke rekening pegawai
30
Petugas
Bendahara
i
30
Bendahara
Keuangan
Bendahara
Keuangan
j 3
Mencatat SPM dan SP2D ke dalam buku bantu Mempertanggungjawabkan pembayaran Susulan/Kekurangan Gaji. Lama Proses Uang Muka/Persekot Gaji
Gaji
1 200
2
0
5,3
jam
a
Membuat daftar gaji pegawai menggunakan aplikasi gaji dan menyusun kelengkapan daftar gaji (SK Mutasi).
30
PDG
Keuangan
b
Membuat Surat Setoran Pajak (SSP) Uang Muka/Persekot Gaji
5
PDG
Keuangan
c
Koreksi Uang Muka/Persekot Gaji dan kelengkapannya.
30
PDG
Keuangan
Pengajuan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak d (SPTJM) Uang Muka/Persekot Gaji dan kelengkapannya untuk ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran.
30
PDG
Keuangan
e
Membuat Surat Perintah Pembayaran (SPP) Uang Muka/Persekot Gaji.
30
Bendahara
Wasek
f
Membuat Surat Perintah Membayar (SPM) Uang Muka/Persekot Gaji untuk ditandatangani oleh Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (SPM).
15
Operator
Keuangan
g
Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara KPPN)
Petugas
Bendahara
1
Mengambil SP2D dan melakukan penarikan Uang h Muka/Persekot Gaji dari Bank dan memberikan daftar transfer ke rekening pegawai
30
Petugas
Bendahara
i
30
Bendahara
Keuangan
Bendahara
Keuangan
j 4
Mencatat SPM dan SP2D ke dalam buku bantu Mempertanggungjawabkan pembayaran Muka/Persekot Gaji. Lama Proses Gaji Ke 13 (Tiga Belas)
Uang
1 200
2
0
5,3
jam
Membuat daftar gaji ke 13 Hakim dan pegawai menggunakan aplikasi gaji dan kelengkapannya a mengacu pada daftar gaji bulan Juni, dilaksanakan setelah ada Surat Edaran Menteri Keuangan melalui Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN).
30
PDG
Keuangan
b Membuat faktur pajak / Surat Setoran Pajak (SSP). c Koreksi daftar gaji ke 13 dan kelengkapannya.
5 30
PDG PDG
Keuangan Keuangan
28
No
Bidang Tugas dan Uraian Kegiatan
1
2
Waktu Menit Jam Hari 3 4 5
Total Waktu 6
Pelaksana
Penanggungj awab
7
8
Pengajuan Daftar gaji ke 13 dan kelengkapannya dan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) d untuk ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran.
30
PDG
KPA
e
Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) dan Surat Setoran Pajak (SSP).
30
Operator
Keuangan
f
Penandatanganan Surat Perintah Membayar (SPM) dan Surat Setoran Pajak (SSP) untuk ditandatangani oleh Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (SPM).
15
Keuangan
Wasek
g
Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN).
Petugas
Keuangan
1
Mengambil SP2D dan melakukan penarikan Uang h Muka/Persekot Gaji dari Bank dan memberikan daftar transfer ke rekening pegawai
30
Petugas
Bendahara
i
30
Bendahara
Keuangan
Bendahara
Keuangan
30
PDG
Keuangan
Koreksi Uang Duka Wafat/Tewas dan kelengkapannya.
5
PDG
Keuangan
Pengajuan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak d (SPTJM) Uang Duka Wafat/Tewas dan kelengkapannya untuk ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran.
30
PDG
Keuangan
30
Bendahara
Wasek
30
Operator
Keuangan
15
Petugas
Bendahara
Petugas
Bendahara
30
Bendahara
Keuangan
30
Bendahara
Keuangan
Mencatat SPM dan SP2D ke dalam buku bantu Mempertanggungjawabkan pembayaran Uang j Muka/Persekot Gaji. Lama Proses 5 Uang Duka Wafat/Tewas Membuat daftar gaji pegawai menggunakan aplikasi gaji a dan menyusun kelengkapan daftar gaji (Surat Keterangan Kematian/Tewas) c
e f
g
Membuat Surat Perintah Pembayaran (SPP) Uang Duka Wafat/Tewas Membuat Surat Perintah Membayar (SPM) Uang Uang Duka Wafat/Tewas untuk ditandatangani oleh Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (SPM). Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara KPPN)
1 140
Mengambil SP2D dan melakukan penarikan Uang Duka h Wafat/Tewas dari Bank dan memberikan daftar transfer ke rekening Bendahara. i j 6
Mencatat SPM dan SP2D ke dalam buku bantu Mempertanggungjawabkan pembayaran Uang Duka Wafat/Tewas. Lama Proses Uang Makan
1
0
3,3
jam
1
200
1
4,3
jam
Membuat dan mengkoreksi Daftar Nominatif uang a makan setelah mendapat rekapitulasi absensi dari sub bagian kepegawaian pada tanggal 5 setiap bulannya.
30
PDG
Keuangan
Membuat Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak b (SPTJM) dan ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).
30
PDG
Keuangan
29
No
Bidang Tugas dan Uraian Kegiatan
1
2
Waktu Menit Jam Hari 3 4 5
Total Waktu 6
Pelaksana
Penanggungj awab
7
8
c
Membuat Surat Perintah Membayar (SPM) dan Surat Setoran Pajak (SSP) untuk ditandatangani oleh Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (SPM.
1
Operator
Keuangan
d
Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara KPPN).
1
Petugas
Bendahara
Mengambil SP2D dan melakukan penarikan Uang Duka h Wafat/Tewas dari Bank dan memberikan daftar transfer ke rekening Bendahara.
2
Petugas
Bendahara
10
Bendahara
Keuangan
15
Bendahara
Keuangan
15
Keuangan
Wasek
10
Kepeg
Wasek
15
PDG
Keuangan
Pembuatan Daftar Nominatif uang lembur dan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM).
15
PDG
Keuangan
Penandatanganan Daftar Nominatif uang lembur dan e Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).
10
Keuangan
KPA
f
Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) dan Pembuatan Surat Setoran Pajak (SSP).
10
Operator
Keuangan
g
Penandatanganan Surat Perintah Membayar (SPM) oleh Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (SPM).
5
Keuangan
Wasek
h
Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN).
1
Petugas
Keuangan
Mengambil SP2D dan melakukan penarikan Uang Duka h Wafat/Tewas dari Bank dan memberikan daftar transfer ke rekening Bendahara.
2
Petugas
Bendahara
Bendahara
Keuangan
Bendahara
Keuangan
30
Keuangan
Wasek
30
Keuangan
Wasek
1
Keuangan
Wasek
2
Keuangan
Wasek
Keuangan
Wasek
i
Mencatat SPM dan SP2D ke dalam buku bantu Mempertanggungjawabkan pembayaran Uang Duka j Wafat/Tewas. Lama Proses 7 Uang Lembur Membuat Surat Perintah Lembur yang ditandatangani a oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). b Membuat Daftar Absen Lembur. Penandatanganan oleh penerima/ yang diperintah c lembur dan disetujui Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). d
i j 8
Mencatat SPM dan SP2D ke dalam buku bantu Mempertanggungjawabkan pembayaran Uang Duka Wafat/Tewas. Lama Proses Remunerasi dan Pertanggungjawabannya.
Membuat daftar nominatif remunerasi berdasarkan rekapitulasi absen dari Sub Bagian Kepegawaian, a dilaksanakan setelah ada Surat Perintah dari Biro Keuangan Mahkamah Agung Rl. b c
Koreksi daftar nominatif oleh Bendahara Pengeluaran dan Kepala Sub Bagian Keuangan. Membuat rekapitulasi permintaan remunerasi dan mengkoreksi rekapitulasi permintaan remunerasi.
60
Mengirim rekapitulasi permintaan remunerasi ke Biro Keuangan Mahkamah Agung Rl.
30
0
3,0
jam
10 1 50
d Penandatanganan rekapitulasi permintaan remunerasi e
2
15
4
0
4,8
jam
Waktu
Pelaksana
Penanggungj awab
7
8
Keuangan
Wasek
15
Keuangan
Wasek
10
Keuangan
Wasek
1
Operator
Keuangan
2
Petugas
Keuangan
Petugas
Keuangan
1
Petugas
Keuangan
2
Bendahara
Keuangan
1
Petugas
Keuangan
Petugas
Keuangan
Petugas Petugas
Keuangan Keuangan
1
Petugas
Keuangan
2
Petugas
Keuangan
Petugas
Keuangan
15
Bendahara
Keuangan
10
Operator
Keuangan
Petugas
Keuangan
Bidang Tugas dan Uraian Kegiatan
No 1 f g h
2 Menandatangankan Daftar Nominatif Remunerasi kepada setiap pegawai yang menerima remunerasi Membuat daftar nominative permintaan Mengirim rekapitulasi pertanggungjawaban permintaan remunerasi ke Biro Keuangan Mahkamah Agung Rl.
Menit Jam Hari 3 4 5 2
100
Lama Proses 9 Pengajuan Uang Muka Kerja (UP). a Membuat Rencana Penggunaan Anggaran Membuat Surat Pernyataan Uang Muka Kerja (UP) yang ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran/Pejabat Pembuat Komitmen beserta kelengkapannya (DIPA, SK b Pengangkatan KPA, PPK, Penguji/Penanda Tangan SPM, Bendahara dan Spesimen Tanda Tangan KPA, PPK, Penguji Penanda Tangan SPM dan Bendahara) c
Membuat SPM Uang Muka Kerja (UP) Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) Uang d Persediaan (UP) ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Mengambil SP2D dan melakukan penarikan Uang Muka e Kerja (UP) dari Bank f 10 a b c d e f 11
a
b c e
31
5
0
6,7
jam
10
Mencatat SPM dan SP2D ke dalam buku-buku pembantu Lama Proses Pengajuan Ganti Uang Persediaan (GUP). Membuat Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTJB) GUP Membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) GUP Membuat SPM Ganti Uang Persediaan (GUP) Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) Uang Persediaan (GUP) ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Mengambil SP2D dan melakukan penarikan Ganti Uang Persediaan (GUP) dari Bank Mencatat SPM dan SP2D ke dalam buku kas umum dan buku-buku pembantu Lama Proses Tambahan Uang Persediaan (TUP). Membuat surat permohonan permintaan Tambahan Uang Persediaan (TUP) ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)/ Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan (Kanwil DJPb) yang bersifat mendesak beserta Lampirannya (Rincian Rencana Penggunaan Anggaran, Realisasi Anggaran dan Rekening Koran) Membuat SPM Tambahan Uang Persediaan (TUP) Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) Tambahan Uang Persediaan (TUP) ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Mengambil SP2D dan melakukan penarikan Tambahan Uang Persediaan (TUP) dari Bank.
Total Waktu 6
110
12
0
13,8
jam
1 30 30
30 200
17
1 2
0
20,3
jam
Waktu
Pelaksana
Penanggungj awab
7
8
30
Petugas
Keuangan
b Membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) TUP Nihil
30
Petugas
Keuangan
c
30
Petugas
Keuangan
1
Petugas
Keuangan
2
Petugas
Keuangan
Operator
Keuangan
Operator Operator
Keuangan Keuangan
1
Petugas
Keuangan
2
Bendahara
Keuangan
Bendahara
Keuangan
Bendahara Penerima
Keuangan
30
Bendahara Penerima
Keuangan
30
Bendahara Penerima
Keuangan
Operator
Keuangan
Operator
Keuangan
Operator
Keuangan
No
Bidang Tugas dan Uraian Kegiatan
1
2 Mencatat SPM dan SP2D ke dalam buku kas umum dan f buku-buku pembantu Lama Proses 12 Pengajuan Nihil Tambahan Uang Persediaan (TUP Membuat Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja a (SPTJB) GUP
d e 13 a b c d
Membuat SPM Nihil Tambahan Uang Persediaan Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) Nihil Tambahan Uang Persediaan ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Mengambil SP2D Mencatat SPM dan SP2D ke dalam buku kas umum dan buku-buku pembantu Lama Proses Pengajuan SPM Langsung (LS). Membuat Ringkasan Kontrak dan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja SPM Langsung Membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) SPM Membuat SPM LS/Kontrak
Menit Jam Hari 3 4 5
25
115
c
5,9
jam
jam
30 55
4
0
4,9
jam
1
60 Lama Proses Pertanggungjawaban Laporan Keuangan. Pelaporan Bulanan Sistem Akuntansi Pengguna Anggaran (SAKPA) : Mendata/mengumpulkan seluruh SPM dan SP2D serta 30 1 Bukti Setoran ke Kas Negara selama 1 (satu) bulan Menginput data SPM dan SP2D serta bukti setoran 30 2 Bukan Pajak ke aplikasi SAKPA Mengoreksi data rincian realisasi anggaran belanja dan 3 pendapatan sebelum rkon dengan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)
32
0
1,4
15 10
e
Melaporkan Penerimaan Negara Bukan Pajak ke Biro Keuangan Mahkamah Agung Rl paling lambat tanggal 5 setiap bulannya (khusus Pengadilan Agama tembusannya disampaikan pada Pengadilan Tinggi Agama
4
0
1
Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) LS/Kontrak ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)
Mengambil SP2D dan melakukan penarikan LS/Kontrak dari Bank. Mencatat SPM dan SP2D ke dalam buku kas umum dan f buku-buku pembantu Lama Proses 12 Pengelolaan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP). Menerima, membukukan dan menyetorkan Penerimaan Negara Bukan Pajak pada bank a persepsi, dilaksanakan setiap hari Jumat (kecuali hari Jumat libur dilaksanakan hari kerja sebelumnya); Melaporkan pembukuan disertai bukti penyetoran untuk b ditandatangani oleh Panitera/Sekretaris pada setiap hari Senin;
1
Total Waktu 6
1
1
0
2,0
jam
1
Waktu
Bidang Tugas dan Uraian Kegiatan
No
Menit Jam Hari Total Waktu 6 2 3 4 5 Melakukan Rekonsiliasi ke KPPN untuk menyamakan 2 4 hasil belanja selama sebulan Melaporkan Laporan Keuangan(LRA Belanja, 1 5 Pengembalian Belanja, Pendapatan, Pengembalian Pendapatan, Neraca) ke Koordinator Wilayah Membuat dan mengirim Catatan atas Laporan Keuangan 3 6 (CaLK) semester dan tahunan ke KORWIL Lama Proses 60 3 0 4,0 jam Pelaporan Sistem Akuntansi Pembantu Pengguna Anggaran Wilayah(SAPPA-W) :
Pelaksana
Penanggungj awab
7
8
Petugas
Keuangan
Operator
Keuangan
Operator
Keuangan
Menghimpun Laporan (Hardcopy Softcopy) dari satker1 satker di 4 (empat) lingkungan Peradilan se Sumatera Utara setiap bulan
30
Operator
Keuangan
Mengentry Data berupa ADK file kirim satker-satker dari Aplikasi SAKPA ke Aplikasi SAPPA-W setiap bulan
30
Operator
Keuangan
3
Operator
Keuangan
3
Operator
Keuangan
1
Petugas
Keuangan
Operator
Keuangan
Operator
Keuangan
1
Operator
Keuangan
2
Operator
Keuangan
Operator
Keuangan
1
Bendahara Pengeluaran
Keuangan
1
Bendahara Pengeluaran
Keuangan
2
Melakukan koreksi rincian data realisasi anggaran satker3 satker melalui Buku Besar SAI di Aplikasi SAPPA-W setiap bulan Melakukan Rekonsiliasi dengan Kanwil DIrektorat 4 Jenderal Perbendaharaan setiap Triwulan Melaporkan Hasil Rekonsiliasi dengan Kanwil Direktorat Jenderal Perbendaharaan ke Biro Keuangan Badan 5 Urusan Administrasi MARI dan Badan Pengawasan MARI setiap Triwulan, Semester. Membuat dan mengirim Catatan atas Laporan Keuangan 6 (CaLK) semester dan tahunan ke KORWIL dan BUA Cq Karo Keuangan dan Badan Pengawas MARI. Lama Proses Laporan Pelaksanaan Kegiatan(PP39KL)
3 60
Mengentry Data Keuangan (DIPA), Realisasi Anggaran dan Kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan 1 Kegiatan serta tindak lanjutnya ke Aplikasi PP39-KL dan dicetak menjadi Formulir A setiap Triwulan; Menghimpun Laporan PP39-KL Foemulir A dari Pengadilan Agama se Sumatera Utara setiap Triwulan; Mengentry File Kirim (Formulir A) dari Pengadilan Agama 3 se Sumatera Utara ke Formulir B setiap dan disetak menjadi Formulir B Triwulan; Melaporkan Laporan Pelaksanaan Kegiatan (PP39-KL) ke 4 Biro Perencanaan dan Organisasi Badan Urusan Administrasi Mahkamah Agung Rl. Lama Proses
2
Melakukan penutupan Buku Kas Umum pada setiap bulan
33
0
8,0
jam
30
2
Penatausahaan dan Pengawasan Anggaran. Buku Kas Umum Mencatat seluruh transaksi keuangan ke dalam Buku 1 Kas Umum
7
15 15
0
0
0,3
jam
No
Bidang Tugas dan Uraian Kegiatan
1
2 3
Waktu
Pelaksana
Penanggungj awab
7
8
Bendahara Pengeluaran
KPA
1
Bendahara Pengeluaran
Keuangan
2
Bendahara Pengeluaran
Keuangan
Menit Jam Hari 3 4 5
Melakukan pemeriksaan kas rutin dan menutup buku kas umum oleh Kuasa Pengguna Anggaran setiap tiga bulan Lama Proses
2 0
Buku Pembantu Mencatat seluruh transaksi keuangan ke dalam Buku1 buku bantu (kas tunai, Bank, Remunerasi, UP, TUP, LS, Pajak, PerMak dan Perjalanan Dinas Membuat laporan Pertanggungjawaban bendahara pengeluaran dan bendahara penerima ke KPPN setiap 2 bulan dan ditembuskan ke BPK, Biro Keuangan, Badan Pengawasan MARI dan PTA 0
Lama Proses
34
Total Waktu 6
4
3
0
0
4,0
3,0
jam
jam
