Stage verslag Differentiatie periode

Differentiatie verslag de Longte

Stage verslag Differentiatie periode

Bedrijf: Door: Klas: Stud. Nr:

Drukkerij de Longte Frank Bode M4b2 42300

Stageperiode van augustus tot en met december 2004 Inleverdatum: 22 november Praktijkbegeleider: W van Beijnum Bcf: J. Vonk

1


Inhoudsopgave

1. Inleiding

blz. 3

2. Organisatie / management

blz. 4

2.1 Organisatie organigram

blz. 5

3. Marketing / reclame

blz.7

4. Verkoopactiviteiten

blz.12

5. Ordervoorbereiding en begeleiding

blz.15

6. Productiebegeleiding

blz.18

7. Verschil praktijk/ theorie.

blz.22

8. Conclusie

blz.24

9. Bijlage

blz.25

2


1. Inleiding differentiatie stage De Longte Dordrecht Tijdens deze tweede stage periode heb ik stage gelopen bij drukkerij de Longte in Dordrecht. Dit is een ander bedrijf dan waar ik de eerste periode heb stage gelopen. In dit verslag wil ik me vooral richten op het bedrijfsbureau zoals in het “pob” boek staat genoemd. In deze inleiding wil ik vooral vertellen hoe ik dit verslag probeer op te bouwen en wat ik wil bereiken met dit verslag. Ook zal ik wat gaan vertellen over mijn werkzaamheden tijdens mijn stage, daarvoor maak ik een apart hoofdstuk . De hoofdstukken die ik in dit verslag wil bespreken zijn: Marketing/reclame Verkoopactiviteiten Ordervoorbereiding en Begeleiding Productie begeleiding Organisatie en management Verschil theorie / praktijk De hoofdstukken heb ik bepaald naar aanleiding van het lezen van het "pob" en het zgn. nakijk schema. In het laatste hoofdstuk waarin ik het verschil tussen theorie en praktijk ga aangeven zal ik ook proberen om een aantal verschillen tussen de twee bedrijven waar ik heb stage heb gelopen. Het is natuurlijk duidelijk dat er grote verschillen zijn tussen de Longte en Salsedo, waar ik de vorige periode stage heb gelopen, alleen al als je naar het aantal mensen kijkt wat er werkt. Ik heb ervoor gekozen om het bedrijfsbureau als differentiatie te kiezen met als belangrijkste reden, dat dit hoogst waarschijnlijk het breedste van alle onderwerpen is. En het richt zich automatisch op je stage, want je loopt het meeste tijd van je stage op het bedrijfsbureau. Hier is ook het meeste van je opleiding opgericht, waardoor je, hier het meest vanaf weet. Ik vind het van de drie onderwerpen het interessantste. In het “bop” boek staan een aantal zaken die je tegenkomt op het bedrijfsbureau en deze spreken het me meest aan, zoals bijvoorbeeld opstellen van offerte aanvragen, het maken van orderzakken en het opstellen van calculaties, dit zijn wel de werkzaamheden die ik het leukst vind. Ik denk dat ik mij bijvoorbeeld, niet moet gaan richten op het houden van verkoop gesprekken.

3


2. Organisatie en management In dit eerste hoofdstuk wil vooral de structuur binnen het bedrijf beschrijven. In eerste instantie wil ik dit doen aan de hand van het organigram. Hierbij moet wel vermeld worden dat de Longte een onderdeel is van de Thieme groep. Ook wil ik hier aangeven hoe er leidinggegeven wordt. Dit beschrijf ik in het eerste hoofdstuk, om aan te geven hoe het bedrijf er precies uitziet, en wat voor soort bedrijf het is. Hier kun je ook laten zien hoe de financiële situatie van een bedrijf er uit zou kunnen zien. Aan de hand van een strategie zal je ook moeten bepalen voor het bedrijf hoe er gewerkt moet worden. Bovendien je moet rekening houden met een aantal wetgevingen. Van dit hoofdstuk weet ik niet zo veel, het is moeilijk om iets hierover duidelijk aan te geven . Dit is het hoofdstuk waar ik het minst mee te maken heb gehad, ook omdat je natuurlijk meer met het de andere werkzaamheden te maken heb, als je bijvoorbeeld naar je opleiding kijkt. Je kunt zien dat in dit een groter bedrijf is, waar rond de veertig werknemers in dienst zijn. Als je in het vak drukkerij bekijkt, kun je zien dat de drukkerij in ploegendienst werkt ,dit betekent dus dat de pers door de week, 24 uur per dag draait. In het weekend wordt er geen productie gedraaid, alleen als het echt moet, is er ook de mogelijkheid dat er in het weekend doorgedraaid moet worden. Op het moment, dat ik stage liep bij de Longte werd er een nieuwe pers in bedrijf genomen. Ze zijn over gestapt van een 4 kleuren pers op een 5 kleuren pers. Hiermee wil ik aangeven dat er qua druktechniek vrij veel mogelijk is. Het maximale formaat waarop de speedmasters draaien is, 50x70cm. Doordat de Longte een onderdeel is van de Thieme groep hebben zij hun eigen specialiteiten. Ze kunnen ook een order aannemen, maar dat ze deze order elders binnen de Thieme groep plaatsen. Ik heb in het organigram aangegeven dat er een directeur is, maar deze is volgens mij alleen op woensdag aanwezig. Hij werkt de rest van de week op een andere locatie. Ik heb er niet echt een idee over, hoe de verantwoording van deze directeur is. Er is volgens mij wel een algemene directie die boven de gehele Thieme groep staat. Er wordt gewerkt met een raad van commissarissen die de gehele Thieme groep aanstuurt. Maar als je de Longte op zichzelf bekijkt, is er dus een directeur die maar één dag per week aanwezig is. Ik denk dat de dagelijkse leiding in handen is van degene die de planning doet en degen de leiding heeft over het bedrijfsbureau. Op het eind van dit hoofdstuk heb ik een organigram gemaakt waar je kan zien het bedrijf een beetje in elkaar zit. Ik heb ook een begroting gemaakt die overeenkomt met de begroting die ik voor de minionderneming op school heb gemaakt. Ook heb ik informatie gekregen van iemand op de calculatie en van de site van de thieme-groep heb ik ook informatie gehaald. Dus als ik ga kijken naar de manier waarop er leiding gegeven wordt kan ik dit misschien het best weergeven met een schema dat we op school hebben geleerd. Democratisch

Geïntegreerd

Laissez - fair

Autoritair

4


Wat ik dus met het schema wil laten zien hoe er leidinggegeven wordt. Eigenlijk kan je zeggen, dat je bij de Longte best vrij wordt gelaten, dus dat is laissez- fair. Er zijn wel momenten dat het iets anders gaat, dan wordt er meer echt door iemand leidinggegeven. Maar over het algemeen is de manier van leidinggeven heel los. Maar dat is wel de beste manier om leiding te geven. Voor de Arbo wetgeving houden zich gewoon de regels die de kvgo aan houdt. Ze hebben een aantal extra maatregel genomen zoals de gebruikelijke zijn voor de veiligheid. Bij de persen zijn de wettelijke veiligheidsinrichtingen, waardoor bij overtreding de pers afslaat. Ook zijn er algemene regels bij eventuele brand en andere onveilige situaties. Maar ik vind het moeilijk om precies te zeggen wat ze geregeld hebben om het te verbeteren. Ze houden zich minimaal aan alle wettelijk verplichtingen. Dat wordt ook gecontroleerd door de holding van de Thieme-groep. Op de volgende pagina ziet u een voorbeeld begroting voor een bedrijf ter grote van de Longte

2.2 Organigram Directie 2x

Administratie/ receptie 2x Calculatie 2x

Verkoop 3x

Bedrijfsbureau 5x

Planner/bedrijfsleider 1x

Voorbereiding 4x

Drukkerij (ploegendienst) 12x

Nabewerking 9x

5


Begroting Voor een drukkerij,met een grote als die van de Longte, kan men de volgende begroting opstellen. ca.

Bruto omzet :

6000000euro

Bewerking/personeels kosten personeels bestand: 40 personen aantal gewerkte uren per jaar : 1700 uur gemiddelde loonkosten per uur : 25 euro

1700000euro

Bruto omzet excl.btw Toegevoegde waarde ca. 52,5 % Inkoop prijs van omzet excl. btw

6000000euro 2065574euro 3934426euro

Overzicht vaste kosten Energie kosten

30000euro

lease auto's Telefoon kosten

24000euro 12000euro

ICT kosten

5000euro

opleidingen

5000euro

div. verzekeringen div. belastingen Rente & afschrijvingen

5000euro 6000euro 20000euro

Onderhoud machines/ gebouwen

30000euro

schoonmaak kosten

6000euro

div. pers kosten

5000euro 148000euro

totaal vaste kosten Resultaat berekening Bruto omzet Inkoop grondst.

6000000 3934426

toegevoegde waarde

totaal pers. kosten Totaal vaste kosten

2065574

1700000 148000 1848000

resultaat voor belasting winst belasting 32% netto resultaat

217574euro 69624 147950euro

6


3.Marketing / reclame In het onderdeel marketing en reclame wil ik proberen uit te leggen hoe drukkerij De Longte zich in de markt beweegt en hoe ze klanten binnen haalt. Dit hoofdstuk staat dus duidelijk in relatie met het volgende hoofdstuk. Omdat het volgende hoofdstuk over verkoopactiviteiten gaat, wat natuurlijk indirect ook in relatie staat met de wijze waarop je het bedrijf verkoopt en klanten probeert binnen te halen. In het “Pob” staan een aantal hulpmiddelen die je kunnen helpen bij het onderzoeken naar de marketing en reclame zoals een marktonderzoek en de marketing mix. In het “POB boek” wordt erover gesproken om een marktonderzoek te houden. Zo’n onderzoek is net, voordat ik stage zou gaan lopen bij de Thieme groep gehouden. Dus het is eigenlijk niet echt handig, dat ik weer klanten zou gaan bellen en zeker ook niet, omdat dit onderzoek voor de gehele Thieme groep uitgevoerd was. Maar wat mij wel handig leek is dat ik voor de Longte een eigen conclusie trek, die misschien iets afwijk van het rapport. Ten eerste had ik persoonlijk wat andere vragen gesteld, als ik een marktonderzoek moest maken. Dit komt natuurlijk ook, omdat het onderzoek voor alle bedrijven van de Thieme groep is en niet specifiek voor de Longte. De thema`s die aanbod kwamen in dit onderzoek zijn kwaliteit, prijs, levertijd, communicatie, bereikbaarheid en klantgerichtheid. Daarnaast waren er nog een aantal vragen die met ja en nee beantwoord moesten worden. In de bijlage van het verslag zult u een kopie kunnen vinden van het marktonderzoek. Ten eerste wil ik, voordat ik de resultaten van de Longte ga bekijken, een opmerking maken want uit het marktonderzoek blijkt dat er in het klanten bestand van de Longte maar 25 mensen ondervraagt zijn. Het kan ook zijn dat het marktonderzoek naar meerdere mensen is toegestuurd, maar dat het aantal personen dat gereageerd heeft maar 25 is. Als je een klantenbestand hebt van rond de 300 is de reactie natuurlijk niet heel groot. Dus over het geheel is het misschien erg moeilijk om hier een conclusie uit te trekken zoals die wordt ook gegeven in het rapport. Als je naar het onderzoek kijkt, gaat het eerste gedeelte over kwaliteit en hoe het gesteld is met de betrouwbaarheid. Je kunt je hierover zeggen dat hier goed gescoord wordt. De score is hier tevreden of volledig tevreden. Wat volgens mij betekent, dat je hier niet veel beter kan scoren. Er is natuurlijk altijd wel ruimte voor verbetering. De klanten zien altijd wel verbeter punten. Prijs en kwaliteit staat eigenlijk in relatie met elkaar, en je ziet ook hier dat de klanten redelijk tevreden zijn over de Longte. Maar ook hier zit misschien nog wat ruimte om de klant wat meer te vrede te stellen. Je ziet dus dat ze tevreden tot erg tevreden zijn over de kwaliteit, maar wanneer daar de prijs aangekoppeld wordt, zie je dat ze wat negatiever worden. Dit is eigenlijk niet logisch want ze willen wel kwaliteit, maar ze zijn eigenlijk niet bereid om daarvoor te betalen. Als je verder kijkt zit volgens de ondervraagden er niet veel verschil tussen de Longte en de anderen bedrijven. Dus hieruit kun je afleiden dat de Longte op een prijsniveau zit dat ongeveer gelijk is met andere bedrijven in deze sector. Het gedeelte van het marktonderzoek dat over levertijd en leverbetrouwbaarheid gaat, is denk ik een vrij cruciaal gedeelte in het marktonderzoek. Kwaliteit is natuurlijk heel belangrijk maar een leek vindt het natuurlijk al vrij snel goed. De Longte doet wel vrij veel zaken met ontwerp bureau`s , die wel meer zicht op kwaliteit hebben. Maar voor de klant is het misschien nog wel belangrijker dat ze een product op tijd hebben. Dus als je het voor mijn gevoel wil rangschikken blijft kwaliteit nog wel één van de belangrijkste onderdelen van het marktonderzoek , maar je moet, de levertijd zeker ook hoog in het vaandel hebben staan. Eigenlijk zijn de cijfers heel goed voor de Longte. Alle ondervraagden zijn positief over de levertijd en de leverbetrouwbaarheid. Dit betekent dus, als je af gaat op de ondervraagden dat er geen negatieve geluiden zijn. Dus kun je, als je deze lijn even doortrek zeggen dat de

7


orderbegeleiders gezamenlijk met degene die de planning verzorgen een goed inzicht hebben in het proces en weten hoe lang het ongeveer duurt om een order door de productie heen te laten lopen. Dit marktonderzoek geeft aan dat de samenwerking tussen de Longte en DHL goed is. Dit vind ik wel een verassend resultaat, want tijdens mijn stage was er toch regelmatig dat er iets niet in orde met DHL en dat lag volgens mij voornamelijk aan DHL. Maar bij de klant is de indruk toch vrij tot zeer positief. Het volgende onderwerp wat onderzocht is, is de communicatie met de klant zowel tussen de verkoper en de klant en de orderbegeleider en de klant. Als je kijkt naar de resultaten zie je dat over het algemeen de relatie met de ordermanager iets positiever wordt ervaren dan de relatie met de verkoper. Dit komt misschien ook om dat je daar alleen contact mee hebt als er een order loopt en als de ordermanager nog wat extra informatie nodig heeft. Het contact met de verkoper is natuurlijk veel groter en dan kan het natuurlijk welleen gebeuren dat er een keer iets voor valt. Onder dit gedeelte valt ook hoe de verkopers en orderbegeleiders bereikbaar zijn. Uit het onderzoek blijkt dat de bereikbaarheid over het algemeen als goed, beschouwd wordt. Dat lijkt me ook, want alle verkopers hebben een mobiele telefoon en de ordermanagers hebben een draagbare telefoon woordoor ze altijd bereikbaar zijn door het gehele bedrijf. De ondervraagde personen vinden dat ze hun vragen redelijk tot goed beantwoord krijgen. Maar daar in tegen vinden de mensen die ondervraagd zijn dat er niet echt mee gedacht wordt door het bedrijf. Uit het onderzoek blijk zelfs dat een aantal mensen vindt dat er in het geheel niet mee wordt gedacht. Maar de grootste groep is nog steeds positief. Tijdens het offerte stadium zou er al meer meegedacht kunnen worden en ook tijdens het contact met de verkoper, deze zal al meer alternatieve kunnen aandragen. De onderwerpen als, verbeter processen , probleemoplossend vermogen en inlevingsvermogen kun je misschien samenvoegen,met als conclusie dat de algemene reactie hier vrij neutraal of zelfs positief is. Om dit te verbeteren zou je misschien kunnen zeggen dat je klant iets meer bij de productie,problemen moe betrekken. Want de ordermanager en zeker de drukkers en de dtp ers weten niet voor wie ze een opdracht maken.Ik wil echter niet zeggen dat je alle klanten moeten uitnodigen. Maar de grote ontwerperbureau`s eens in de zoveel tijd de klanten laten uitnodigen en die uitleg geven over wat voor nieuwe ontwikkelingen er spelen in het bedrijf. Maar ik begrijp ook wel dat daar heel veel tijd en energie in gaat zitten en dat dit heel moeilijk is. In de conclusie van het onderzoeksbureau wordt er gesproken over een nieuwsbrief. Dit lijkt mij wel een goed idee, maar je moet wel opletten wie er geïnteresseerd zijn en wat je er in gaat zetten. Maar je zult zo nu en dan, een paar goede klanten kunnen uitnodigen om bijvoorbeeld de nieuwe persen te laten zien. Dit lijkt me op zichzelf geen gek idee. Maar ik zou zo`n nieuwsbrief wel alleen op de Longte af stemmen en niet op de hele Thieme groep zoals in het marktonderzoek genoemd wordt. De meeste klanten zullen denk ik niet zo geïnteresseerd zijn, bij wat er bijv. bij bedrijven in Apeldoorn of zo gebeurd. Je zou er wel iets over TMC in kunnen zetten, want die kunnen weer dingen die bij de Longte niet kunnen. Je kan dus stellen dat het marktonderzoek vrij positief voor de Longte uitvalt. Maar om een echt beeld te krijgen zal het onderzoek volgende keer onder een iets groter klanten bestand gedaan moeten worden. Als je kijkt hoe de plaats van de Longte is binnen de Thieme groep kun je zeggen dat ze boven in de middenmoot staan. Er is op punten waar vorig jaar minder op gescoord is nu beter opgescoord maar op andere punten zijn ze weer iets achter uit gegaan. In dit hoofdstuk wil ik ook stukje marketing bespreken. Ik vindt de marketing in de grafische wereld moeilijker te beschrijven dan bijvoorbeeld van een kleding zaak want daar is het gemakkelijker om een doelgroep te bepalen. En voor dit bedrijf is het moeilijk te bepalen omdat het al jaren bestaat. Voor een nieuwe bedrijf is dit volgens mij gemakkelijker te

8


beschrijven. Maar ik zal toch een proberen aan te geven wat de marketingstrategie is van de Longte. De marketingstrategie kent 5 fasen. 1. Het vertalen van de ondernemingdoelstellingen in marketing doelstellingen. 2. Het vastleggen van de beperkingen waarmee men te maken kan of zal krijgen. 3. Het analyseren van de in aanmerking komende markten 4. Het kiezen van doelgroepen. 5. Het invullen van de marketinginstrumenten. Ik wil dus alle punten in het kort bespreken. Dus om te beginnen het vertalen van de ondernemingdoelstellingen in marketingdoelstellingen. Het bedrijf heeft doelstellingen gesteld, als het maken van een maximale winst en het realiseren van een maximale omzet, bij het handhaven van werkgelegenheid. Maar het is moeilijk om deze doelstellingen te controleren. Wanneer heb je de maximale winst of omzet gemaakt en wanneer heb je de werkgelegenheid op peil gehouden. Je moet je doelen dus beter gaan omschrijven. Dus voor de Longte betekent dit, dat ze moeten zeggen dat ze een omzet van rond de 6 miljoen euro in het jaar moeten draaien. Bij deze omzet moeten ze minimaal 5ton winst maken en ze moeten ervoor zorgen dat ze voor 40 mensen werk hebben . Misschien moeten zestellen dat ze dit jaar nog 1 of 2 medewerkers moeten kunnen aannemen. Maar voor dit jaar zijn deze doelstellingen bijvoorbeeld al moeilijk te halen, omdat de financiële situatie van Nederland nu natuurlijk niet florissant is. Dus zal je als bedrijf nu zeker niet zo gauw mensen aannemen. Het tweede punt, is het vastleggen van beperkingen waar men mee te maken kan krijgen of zal krijgen. Naar mijn mening gaat het bij dit punt erom te bekijken wat jouw zwaktes zijn of wat in jouw bedrijf moeilijker is om te maken. Voor de Longte is een beperking waarmee ze te maken hebben, is dat zodra een product gelijmd of genaaid moet worden , je altijd te maken krijgt met werk van derden. Het is natuurlijk altijd het beste als je alles in eigen huis kunt doen, maar dit zijn natuurlijk zulke specifieke handelingen die moeilijk binnen het bedrijf in te passen zijn. Bij de Longte hebben ze geen mogelijkheid om groter dan het formaat 52 x 72 te drukken. Dit is natuurlijk jammer, want grotere formaten geven meer mogelijkheden. Dus in je marketingstrategie kun je dit zien als een zwakte. Als je deze vastgesteld hebt, kun je naar de derde fase gaan. De derde fase is het bekijken voor welke markt je in aanmerking komt. Dit vind ik moeilijk om aan te geven voor de grafische industrie. Want eigenlijk kan je zeggen dat iedereen die drukwerk heeft in een oplage boven de 500 stuks in aanmerking komt. Ik denk dat bij een kleinere oplage de klant steeds vaker voor printen kiest. De Longte kan zelf niet printen maar omdat ze verbonden zijn met de Thieme groep kunnen ze zulke opdrachten wel aannemen en die bijvoorbeeld uitbesteden bij het Thieme Media Centrum in Rotterdam waar dit wel kan. Dus er is een grote markt, maar je moet je ook kunnen onderscheiden. De markt kan nog zo groot zijn ,maar haal je het drukwerk niet binnen , dan zit je met het problemen dat je het personeel niet meer kunt betalen. Dus je moet er zeker voor zorgen dat je kwaliteit goed is. Volgens mij moet je wel zeggen dat je intern hoge eisen stelt aan het drukwerk. Zoals ik het heb kunnen zien, is de kwaliteit van het drukwerk van een redelijk tot hoog niveau. Aansluitend kom je aan in de volgende fase dan ga je bepalen wat of wie je doelgroep is. Je doelgroep moet drukwerk hebben waarmee je de hele capaciteit van je bedrijf kunt benutten. Dus alle drukwerk tot geniet, gebrocheerd kan bij de Longte vervaardigd worden. Ik

9


denk dat je vooral als doelgroep moet zien de ontwerperbureau’s, met de wat grotere opdrachten. Dit kun je ook zien ,want bij de Longte wordt veel met zulke bureau`s samengewerkt. Het voordeel is, dat je vaak werk krijgt dat goed is ontworpen en het wordt ook aangeleverd. Maar dit valt ook nog wel eens tegen, want vaak moet er nog worden aangepast om de bestanden goed te krijgen. Maar je moet ook niet de grotere bedrijven die zelf veel drukwerk hebben uit het oog verliezen. Want bij de Longte wordt ook veel gewerkt met de Goudse , deze hebben een eigen afdeling waar het drukwerk wordt verzorgd en daar worden ook de bestanden door aangeleverd. Zulke bedrijven hebben vaak maar één bedrijf waar ze al hun werk aan uitbesteden. De ontwerpers hebben vaak een aantal drukkerijen. Dus dergelijke bedrijven zorgen voor een constante omzet. Ik zag bijvoorbeeld dat de Goudse , in de eerste tien maanden al voor een groot bedrag aan drukwerk had besteld . Om een goede marketingstrategie te hebben moet je het bedrijf ook nog aan de 6 p`s van de marketingmix toetsen. Dit zijn de zes p ‘s. - Product - Presentatie - Plaats - Promotie - Personeel - Prijs Hoe kunnen we deze p in de grafische product gebruiken. Als we beginnen met de eerste p dan hebben we het over product. Dus wat kunnen we verkopen bij de Longte. Het product wat gemaakt wordt, is drukwerk met het maximaal formaat 50 x 70 cm. Er kan veel in eigen huis, zo kun je stansen, rillen , pragen en perforeren op groot formaat . Alles wat op papier gedrukt kan worden, op een niet te groot formaat, en in een niet te kleine oplage wordt dus bij de Longte gemaakt en verkocht. Het is natuurlijk moeilijkere dan bij een winkel om aan te geven wat er verkocht kan worden want je produceert natuurlijk ook, op aanvraag van de klanten. Het is geen vast product, waarmee wat de klant bij jouw komt . In de grafische wereld maak je het product juist naar de wenst van de klant. Je moet deze p`s dan ook in wat groter perspectief zien. In het “pob” willen ze dat je de marketingmix gebruikt, maar ik merk wel dat het moeilijk is om deze toe te passen in de grafische industrie. De tweede p staat voor presentatie. In het boek dat wij hebben over marketing staat, dat met presentatie bedoeld wordt, op welke wijze de winkel is ingericht. In ons geval is dat natuurlijk niet zo van toepassing, omdat je over een werkplaats spreekt en niet over een winkel. Je kunt bijvoorbeeld wel zeggen dat je door de vormgeving van het pand iets aan presentatie gedaan hebt, maar aan de andere kant kun je weer zeggen dat de klant niet heel vaak bij het bedrijf zelf komt, dat het noodzakelijk is. Bij de Longte hebben ze wel een heel moderne voorgevel , die natuurlijk wel een soort presentatie heeft, waar de mensen wel even naar zullen kijken. De plaats van het bedrijf is de volgende p. Je hebt het hier niet over een winkel dus je hoeft niet midden in het centrum te zitten. Het is wel belangrijk dat je goed bereikbaar bent en dat is de Longte volgens mij . Het ligt op een industrieterrein dat vlak aan de snelweg ligt, dus voor bezoekers die langs willen komen goed bereikbaar. Daar en tegen bezorgt de Longte de producten meestal thuis. dus daarvoor behoeft het niet heel goed bereikbaar te zijn. De vierde P is promotie, deze is volgens mij wel belangrijk. Misschien niet zoals, in het boek vermeld staat . Daar hebben ze het over het maken van reclame via folders of reclame spotjes. Als drukkerij verkoop je , jezelf door kwalitatief goed werk af te leveren. Dan gaan bedrijfjes zich afvragen waar komt dit drukwerk vandaan en kan ik ook zo`n folder laten maken. Hier ligt natuurlijk ook een opdracht voor de verkopers deze moeten nieuwe klanten binnen zien te halen en daarbij moet je ook gebruik kunnen maken van producten die door jouw bedrijf

10


gemaakt zijn. Zo zij er bij de Longte een paar boeken over Dordrecht gemaakt, deze boeken kun je aan klanten laten zien. Zodat ze kunnen zien dat de kwaliteit goed is. De volgende P is die van personeel. Het personeel wat hiermee volgens mij bedoeld wordt, is het personeel wat direct contact heeft met de klant. Dus de verkopers en de orderbegeleiders Ze moeten weten hoe ze met klanten om moeten gaan, maar ze moeten ook in staat zijn om een klant uit te gaan leggen wat er mogelijk is bij de Longte. Ze moeten uit kunnen zoeken wat een klant wil ook in het bedrijf kan. Maar het personeel wat zich met de productie bezig houdt is net zo belangrijk. De klant merkt hier misschien niet zoveel van maar als je kwalitatief goede drukkers en vouwers in dienst hebt zal dit tot een kwalitatief beter product leiden en dit kan eventueel meer klanten opleveren. De laatste P staat voor prijs. Deze P is voor elk commercieel denkend bedrijf van belang. Je zult een middenweg moeten vinden tussen prijs en kwaliteit. Ik denk dat ze bij de Longte hier wel de juiste verhouding tussen gevonden hebben, mede hierdoor trek je redelijk veel klanten . Dus als je al deze P samenvoegt, moet je weer een stukje verder zijn, op de wijze hoe je het bedrijf presenteert, en waardoor je marketing plan af is. Maar volgens mij blijft het belangrijk, dat je goed werk aflevert, en dat je op je kwaliteit blijft letten. Bij de Longte worden bijvoorbeeld altijd proeven gemaakt op de dtp afdeling voor het op plaat wordt gezet, zo kun je contoleren of het document goed is. Tevens wordt de tekst nog gecontroleerd.

11


4.Verkoopactiviteiten In dit hoofdstuk ga ik proberen uit te leggen hoe er wordt omgegaan met klanten, hoe ze worden binnen gehaald en welke rol de Thieme groep hier eventueel in kan spelen. Wat gebeurd er precies op de verkoopafdeling. Hoe kun je deze verkoopafdeling koppelen aan het bedrijfsbureau. Wat hebben deze afdelingen met elkaar te maken , wat is het voordeel hiervan en wat zij de eventuele nadelen hiervan. In dit hoofdstuk zal ik net als in het vorige hoofdstuk ook wat over het calculeren binnen het bedrijf vertellen. Hierbij ben ik veel behulpzaam geweest Het opstellen van calculaties staat en valt bij de informatie die je krijgt. Je krijgt vaak niet de volledige informatie of informatie waar je niets of weinig mee kunt. Zodra je zorgt dat je precies weet wat een klant wilt en hoe het product er moet komen uit te zien en in welk formaat, dan kun je een berekening gaan maken. Bij De Longte werken ze met multipress ,dit is dus hetzelfde programma waarmee op school wordt gewerkt. Het programma kende ik dus al een beetje, dit was wel gemakkelijk. Voor het maken van de offertes wordt je vooral geïnformeerd door de verkoper of door de klant zelf. Omdat er natuurlijk vaak met ontwerpstudio`s gewerkt wordt,. zou je denken dat die over de juiste grafische kennis beschikken. Dit valt tegen. want in die weken dat ik op de calculatie afdelini heb meegelopen was het vaak onduidelijk wat een klant nu precies wil. Dan moet de verkoper of de calculator gaan bellen wat een klant nu precies wil en dat is vaak moeilijk uit te leggen. Wat voor mij het belangrijkste is als ik bij de calculatie werk, dat ik nauwkeurig werk. Als je een calculatie gaat maken moet je voor jezelf altijd bedenken, wat wil de klant, wat kan hier in dit bedrijf en wat is de goedkoopste pers om dit product op te drukken. Dus je moet ook het de oplage in de gaten houden, als je gaat kiezen op wat voor pers je wilt gaan drukken. Als een offerte later order wordt, dan kan de orderbegeleider ook nog kiezen voor een andere pers, Er zijn bij de Longte nu twee systemen waarmee gewerkt wordt, je hebt aan de ene kant multipress waarin de offertes worden gemaakt en aan de ander hand heb je presssupport waarin alle orders in worden gemaakt, eigenlijk zou het gemakkelijk zijn als het in één systeem zou staan. Vanaf een 1 januari wordt dit zo, want dan gaat het hele bedrijf over op het programma x-gram. Daarin kun je dus de offertes omzetten in orders. Nu heb je, dat de orderbegeleider in de krat met offertes moet gaan zoeken naar een bepaalde offerte. Het opstellen van een offerte is dus het goed invoeren van de gegevens in het systeem. Bij De Longte kan dus niet alles , dus je moet ook wel eens gebruik maken van andere bedrijven. Ik heb tijdens het maken van orders nooit veel te maken gehad het uitbesteden van werk . Maar op de calculatie heb ik redelijk vaak naar bedrijven moeten bellen om prijzen aan te vragen. Dit verschilde bijvoorbeeld van het aanvragen van prijzen voor het drukken van enveloppen of het vergaren en in steken van kaarten. Dit werd meestal bij het bedrijf Sterrenburg ondergebracht, want deze zijn gespecialiseerd in zulk hand werk. Als je in het stadium komt dat een offerte een order is geworden dan ga je natuurlijk weer contact zoeken met de firma. Dit heb ik een paar keer gedaan dan moet je een werkbon derde maken en contact zoeken met dat bedrijf. Het contact leggen, doe je door de werk bon derde te faxen naar het bedrijf wat voor jou werk moet gaan doen. Je moet dan in de gaten houden waarneer je iets bij hem wil hebben, daarbij moet je natuurlijk rekening houden met de eventuele tijdsdruk die er is voor het leveren van een order. Je moet ook bekijken hoe het product bij dit bedrijf komt. Ze hebben bij de Longte, geen eigen koeriersdienst, dus moet je eigenlijk er voor zorgen dat het andere bedrijf wel de mogelijkheid heeft om het te komen ophalen.

12


Het is voor de technische afdeling belangrijk dat deze goed geïnformeerd wordt. In het POB boek staat dit onder het kopje verkoopactiviteiten. Dus eigenlijk ga ik er vanuit dat hier bedoeld wordt, dat de verkoper de orderbegeleiders informeert. In het gedeelte over de ordebegeleiding zal ik wat meer vertellen over de manier hoe de productie afdelingen worden geïnformeerd door de orderbegeleiders. Het is natuurlijk belangrijk dat de verkopers de informatie die zij krijgen van klanten goed kunnen uitleggen aan de orderbegeleiders. Maar in het algemeen kun je zeggen dat je vaak met de fax een orderbevestiging krijgt, waarop alle specificaties staan. Ik had in ieder geval dat idee, dat men zo werkte bij de Longte . Het is natuurlijk altijd gemakkelijk als de verkopers precies weten welke orders van hun klanten er lopen. Want alle verkopers hebben hun eigen klanten kring, met vaak ook een zelfde soort producten. Er is bijv. één verkoper die eigenlijk alleen maar kunst projecten en grotere boeken doet. En er is iemand die veel reclame bureau`s doet. Ik ben voornamelijk ingelicht door de orderbegeleiders zelf, als ik orders moest maken. De enige verkoper waarvoor ik orders en offertes maakte was iemand die ook bij ons op school heeft gezeten, deze kon het mij goed uit leggen. Het belangrijkste voor de verkoper is dus dat hij de juiste informatie kan verkrijgen van een klant, waarmee hij zijn orderbegeleider of calculator weer kan inlichten. Maar als de klant wat bekender is, dus ook contact heeft met de orderbegeleider wordt er wel direct een order geplaatst bij de orderbegeleider. Het echt opstellen van een planning heb ik niet gedaan. Ik heb wel voor mij zelf, in proberen te schatten hoelang een order nodig heeft om totaal afgewerkt te worden. Op sommige orders staat niet echt een duidelijke aflevertijd vermeld. Als ik een orderzak maakte moest deze eerst nog nagekeken worden. De meeste orders die ik deed, waren orders van arjan, die controleerde ze, en zei bijv. zet hem op 2 dagen later, of let op welke pers je gaat gebruiken. Vaak waren het orders die je van oude orders kon kopiëren, maar toch leerde ik hier best veel van. Elke ochtend hebben de orderbegeleiders een vergadering met degene die de planning verzorgt en de baas van de voorbereiding en de afwerking. In het POB boek staat het factureer proces ook onder de verkoop valt. Je kunt zeggen dat het een dat een commerciële daad is. Ik denk dat bij veel bedrijven een gedeelte van de facturering ook wel door de calculatie wordt verzorgd. Bij de Longte wordt dit proces eigenlijk helemaal op de orderbegeleiding gedaan. Dus je zou het ook kunnen onderbrengen in het hoofdstuk van de orderbegeleiding. Ik heb ook met de facturering mee gewerkt. Ik zal dit hier proberen uit te leggen want het is een belangrijk proces bij de financiële afhandeling van een order. Dit was eigenlijk iets geheel nieuw voor mij, want dit heb ik bij Salsedo nooit gedaan. Zoals ik al eerder vermeldde bij het gedeelte over offertes maken, geldt het voor factureren misschien nog wel meer dat je heel nauwkeurig moet werken. Wat ik voornamelijk heb gedaan is uitzoeken van wat we voor een order kunnen rekenen. Vanaf het begin, je hebt een kast waarin alle orders opgeborgen worden die afgeleverd zijn. Iedere maand is een periode van facturen . Je pakt een stapel orderzakken uit de kast, die ordernummers voer je in, in een speciaal gedeelte van presssupport . Dit gedeelte print je uit, je krijgt dan de nacalculatie van deze orders. Je zorgt dat je de juiste gegevens verzamelt.

Eigenlijk zijn er vier mogelijkheden die je kan tegenkomen als je gaat factureren. 1. Er zitten offerten in de orderzak 2. prijsafspraken 3. historische prijs 4. nacalculatie

13


Er is nog een mogelijkheid, dat is, als het gaat om een order die wel bij de Longte gedrukt of afgewerkt is ,maar die aan de Longte is uitbesteed door andere bedrijven van de Thieme groep. Met deze manier van werken heb ik niet echt te maken gehad. Ik heb één keer gezien hoe dat in zijn werk gaat , zelf heb ik dit niet behoeven te doen omdat dit te ingewikkeld was. Het makkelijkste bij het factureren is als er een offerte in de orderzak zit. Met deze offerte controleer je of de gegevens kloppen met de gegevens die op de orderzak staan. Als dit zo is kun je de prijs overnemen. Je vult een formulier in, daarop zet je dus de prijs, de leverdatum het aantal wat geleverd is en de btw die berekend moet worden. Je controleert ook nog even wat er allemaal in de orderzak zit. Als de orderzak te veel modellen bevat, verwijder je er een aantal. Je neemt vervolgens de nacalculatie er bij en daarop controleer je of de prijs over éénkomt. Je moet ook controleren of er in de orderzak meerdere proeven zitten, als dit zo is en de fout ligt bij de klant kan je eventueel een correctie door berekenen. Je controleert ook nog of er verschillende adressen, dan kun je dit ook nog door berekenen. De tweede mogelijkheid is de prijsafspraak. Voor mij is dit een moeilijk punt, omdat ik niet precies wist waarneer het al of niet over een prijsafspraak ging. Voor deze categorie is een map, waarin alle klanten zitten die prijsafspraken hebben. Vanaf hier is het gemakkelijk, je kijkt naar wat er geleverd is en vergelijkt dit met wat er in de map staat. Daarin staan ook altijd de eventuele meer- en minderprijzen. Deze meer- en minderprijzen kun je vervolgens door berekenen. Als er geen offerte is, en geen prijsafspraak dan kijk je in het systeem of er een oude orders is die hetzelfde is als een de order die je aan het factureren bent. Als dat zo is neem je deze prijs over. Als er geen orderzak is kan je twee dingen doen dat zijn uitgaan van de nacalculatie of zelf een berekening maken en deze prijs gebruiken om te factureren. Je moet wel goed weten wanneer je de nacalculatie kunt gebruiken, want het risico is dat die vaak hoger of juist lager uitvalt dan je oorspronkelijke berekening. Dit is het begin gedeelte van het factuur proces. Voor de afwikkeling heb ik niet zo heel veel gedaan. Ik heb wel wanneer alle facturen geprint waren ze gecontroleerd of ze overheen kwamen met de prijzen die op het factuurbriefjes stonden die op de orderzak zatten. De verkoop moet ook iets weten van het werk dat er wordt geleverd. Want als er klachten zij komen de klanten toch vaak eerst bij hen, je zal dus ook wat aan de kwaliteit moeten doen. Of tenminste moeten weten, welke kwaliteit er afgeleverd wordt. Er worden altijd modellen geleverd, deze worden vaak ook nog gecontroleerd door de verkoper en de orderbegeleider. Zelf heb ik geen echte controle gedaan, ze hebben me wel laten zien als er iets niet goed was gegaan. Op de dagen dat ik in de afwerking mee liep heb ik ook gezien hoe ze daar met kwaliteit bezig waren. De leveringsvoorwaarden zijn conform aan de grafische industrie. Zie bijgeleverde bladen.

14


5. Ordervoorbereiding en begeleiding Dit is misschien wel het belangrijkste hoofdstuk van mijn stageverslag. Hier komt alles samen en zal ik proberen uit te leggen hoe er een order wordt voorbereid in het bedrijf. Ik kijk naar wat er moet gebeuren voor de order echt het bedrijf in gaat. Ik zal proberen aan te geven hoe er gecommuniceerd wordt en wat ik er aan gedaan heb en hoe ik het vond gaan. Hier zal ik ook eventuele punten aanvoeren die volgens mij verbeterd kunnen worden en wat ik precies hiermee wil bereiken. Ik zal dus hier uitleggen wat er aan begeleiding in het gehele bedrijf gebeurd. In dit hoofdstuk komt ook aan de orde wat er precies gebeurt en wat je voor deze functie moet weten. Ik zal ook proberen aan te geven dat dit de spil in het bedrijf is. En wat het belang is van de logistiek. En waarom maak je een orderzak. In het organigram heb je kunnen zien dat er vijf personen werkzaam zijn op het bedrijfsbureau. Eigenlijk kun je zeggen dat er 4 orderbegeleiders zijn en één hoofd. Deze doet de facturering en zorgt voor de nacalculatie dat doet hij samen met een van de ordebegeleiders. Deze 5 mensen zijn eigenlijk verantwoordelijk voor het aansturen van het gehele productieproces. Dus naar mijn mening is dit een hele belangrijke afdeling binnen, het hele bedrijf. Iedereen komt hier voor informatie, hoe het zit met een order, wat wordt er precies bedoeld . Je moet dus een goed technisch inzicht hebben en je moet in kunnen schatten hoelang iets duurt voor het geleverd wordt. In het geval van de Longte, heb je ook best redelijk veel contact met klanten. Want zodra de klant een order heeft lopen, en zeker als hij al vaker met de Longte heeft gewerkt, steeds directer contact gezocht met de ordermanager. Het belangrijkste wat ze dus doen is het maken van orderzakken en het overleggen met andere afdelingen. Op deze afdeling wordt ook het papier besteld. Via de Thieme groep hebben ze een aantal leveranciers waar ze vaste zaken meedoen dat zijn, Modo en van Gelder , Proost en Brandt, en Buhrman Ubbens. Als er speciaal papier wordt besteld dan kun je ook gebruik maken van andere leveranciers . In het POB boek wordt gesproken over voorraadbeheersing. Bij de Longte vind ik dat ze niet echt een voorraad systeem voeren, want ze hebben niet echt een magazijn , ze bestellen papier vaak ver voor dat de order gedrukt wordt. Je moet wel weten wat je in huis hebt en wat er besteld moet worden. Er is wel een magazijn bij de Longte waar producten worden opgeslagen, die op voorraad worden gedrukt. Dit magazijn zit in het pand naast de Longte. Dit magazijn heeft niet echt invloed op het logistieke proces. Zaken die wel belangrijk zijn voor het logistieke proces zijn, de machines en hoe zijn deze bezet. Het is vrij logisch, dat bij het hele proces het product het langst in de drukkerij is. Daar bedoel ik dus mee dat hij op de pers ligt of in de afwerking is. Dit zijn de processen waar het meest tijd in gaat zitten. Je moet dus weten als orderbegeleider, hoe druk de pers bezet is en of er nog orders voor zitten die een lange doorlooptijd hebben. Bij de Longte heb je een soort planner , die de planning voor de persen maakt. Dus in over leg met hem moet er gekeken worden of er geschoven kan worden met sommige orders of dat je een order een keer op de gto zet. Er heeft in de maanden dat ik stage liep, nog een belangrijke verandering plaats gevonden en dat is dat er twee nieuwe persen geplaatst zijn. Er zijn 2 speedmasters vierkleuren vervangen door, een vijf kleuren pers en een nieuwe vier kleuren speedmaster. Met als voordeel dat je op de vijfkleuren pers gelijk kan persvernissen. Het betekende wel dat het demonteren van de oude persen en het opbouwen van de nieuwe persen tijd in beslag nam. In deze periode had je te maken met capaciteit verlies. Dit omdat je in plaats van de twee vier kleuren persen, draaide men maar op één pers. Wat tot als gevolg had, dat er wat vaker uitgeweken werd naar de twee kleuren gto`s. Hieraan heb je kunnen zien wat voor problemen er ontstaan als je bepaalde veranderingen gaat aanbrengen in het logistieke proces. Er ontstonden bovendien

15


ook nog opstart problemen met de nieuwe pers. Dit is natuurlijk moeilijk op te vangen. Je hebt nog steeds te maken met vaste levertijden, dus hiermee moet je van tevoren rekening houden. Je kunt je klanten eventueel van tevoren informeren. Maar een aantal klanten zal nog steeds zeggen dat ze het product voor een bepaalde datum geleverd willen hebben. Dus de verloren tijd moet je inhalen in de afwerking, en door de gto`s misschien meer te laten draaien. Dit zijn situaties waarbij je dus goed moet nadenken wat je doet en dat heeft naar mijn mening ook met de grafisch processen te maken. Er wordt in het Pob boek gesproken over voorraadbeheersing systeem. Ik vind het moeilijk om aan te geven hoe je zo`n systeem kan invoeren en of dit je zult helpen in de logistieke processen. Er moet dus op de ordervoorbereiding , de drukkerij en de afwerking een lijst zijn van welke papiersoorten er aanwezig zijn en wat de planning is voor het drukken. Daarmee kan de drukker zien welk papier hij eerst moet gebruiken en welk pas later. Je moet daar volgens mij structuur in aanbrengen, want nu staat het papier door de gehele drukkerij, wat soms tot wat verwarring kan leiden. Dit kwam ook, doordat er in de laatste maanden natuurlijk veel veranderd is bij het vervangen van de twee oude persen in de twee nieuwe persen. Daar was ruimte voor nodig en zo kwam het papier door heel de drukkerij te staan. Ik zou geen heel nieuw systeem gaan invoeren, want iedereen is gewend aan de manier waarop er nu gewerkt wordt. Maar je moet, om snelheid in het productieproces te houden wel weten waar je papier staat en waarneer je dit kan gebruiken. In het volgende hoofdstuk zal ik ook een beschrijving maken van een order instructie. Want dit behoort ook bij de productie begeleiding. Met deze instructie wordt het product eigenlijk begeleid. Maar ik zal alvast wat vertellen over het maken van een order instructie. In dit hoofdstuk wil ik vooral vertellen waar je rekening moet mee gaan houden als je op de afdeling van het ordermanagement een orderzak gaat maken. Je moet dus een duidelijke beschrijving maken van wat er met het product allemaal moet gebeuren. Je moet dus weten wat er allemaal kan in het bedrijf. Je moet weten wat er van belang is als je de andere afdelingen gaat informeren. Op de instructie komt ook te staan wat voor papier er gebruikt moet worden en wat het drukformaat is. Je moet ook weten wat je precies neerzet. Voor afdelingen als de drukkerij en de dtp wijst het vaak voor zich wat er moet gebeuren. Bij de dtp krijgen ze de documenten vaak toegestuurd. Ze moeten weten waarneer die documenten op plaat moeten staan, en of er nog speciale proeven moeten worden gemaakt. De rest halen ze wel uit de algemene informatie. De drukkers moeten de papiersoort weten en of ze misschien nog speciale inkten moeten gebruiken. De rest zien ze wel als ze de platen krijgen om te gaan drukken en vaak wordt er gezorgd voor een kleur model waarmee ze zich kunnen oriënteren als ze gaan drukken. Ze makken ook gebruik van de densitometers.Dit om de kwaliteit van het drukwerk te waarborgen. Voor de afwerking is het wel belangrijk dat je ze goed informeert. Er staan wel hulptekens op het drukwerk maar het is soms toch lastig om precies te zien hoe iets gevouwen of gesneden moet worden. Hier geldt ook, dat als er een oud model is, dat dit wel makkelijk is, als je dit ook in de orderzak doet. Het is belangrijk dat je genoeg informatie op de orderzak zet maar je moet er zeker niet teveel op zetten, want vaak wordt dit toch niet gelezen. Van de orders die ik gemaakt heb, is niet echt een administratie van bij gehouden . Dit, omdat ik deze orders voor een orderbegeleider gemaakt heb onder zijn naam. En ik werkte ook niet elke dag op de orderbegeleiding. Ik zat ook op de calculatie, of deed wel eens geheel andere werkzaamheden, zoals een lijst maken voor een verkoper met potentiële klanten of een map samenstellen voor een grote klant met alle modellen die ze dat jaar hadden besteld. Ook heb ik voor een bepaalde klant een opzet je gemaakt voor een orderinstructie lijst. Deze lijst moet de klanten helpen om minder problemen te hebben bij het aanleveren van hun bestanden. Dus

16


ik heb samen met een orderbegeleider een lijst gemaakt. Dat zij willen gebruiken als ze een document versturen, zodat ze telkens kunnen nalopen wat er allemaal in het bestand moet staan, zodat er minder problemen kunnen ontstaan. Er zijn in het verleden een aantal problemen geweest me bedrijven. Een taak die misschien nog wel eens over het hoofd wordt gezien is, als het over de orderbegeleiding gaat is het oplossen van problemen, of het op informeren van klanten. Bij de Longte als er problemen zijn, wordt dit direct aan de ordermanager gemeld en die moet dit probleem gaan oplossen. Dit is volgens mij bij de meeste bedrijven de werkwijze. Maar ook als klanten problemen hebben komen ze ook de ordermanager, dit is aan de ene klant wel logisch, deze weet het meest over de order, maar aan de ander kant zou je ook kunnen zeggen ze hebben het ook druk genoeg . Ze kunnen met hun klachten ook wel naar de verkoper gaan.

17


6.Productie begeleiding Hier ga je kijken wat er nodig is om het maken van een speciaal product. Je moet hierbij naar de voorraad kijken. Hier komt de orderzak ook weer terug , nu om de productie afdelingen te informeren. Je moet de kwaliteit van het product controleren, voordat je deze gaat afleveren bij de klant. Hierbij komt de planning ook weer om de hoek kijken. In dit hoofdstuk wil ik bespreken wat er allemaal aan productie begeleiding gedaan wordt. Maar eerst zal beschrijven wat er allemaal gemaakt wordt bij de Longte. In dit hoofdstuk is daar wel ruimte voor. Ik kan dan gelijktijdig beschrijven wat er allemaal voor machines zijn. Dit geeft idee, wat voor bedrijf qua productie de Longte is. Eerst zal ik wat zeggen over de producten die er gemaakt kunnen worden. Eigenlijk kan bij de Longte alles tot plano drukformaat 50 bij 70 cm. Er is in tegenstelling tot mijn vorige stagebedrijf wel een uitgebreide dtp afdeling. Ze werken niet meer met films bij de Longte ze zijn volledig overgestapt op computer top late. Ze hebben ook een speciaal fm raster waarmee ze kunnen werken. Van elke order wordt een plotterproef voor de ordermanagers gemaakt, deze moet door hen gecontroleerd worden, soms gebeurd dit in overleg met de klant. De klant komt dan langs om deze proef ook nog even te bekijken en zijn akkoord te geven. Er staan vier persen bij de Longte, 2 gto´s 2 kleuren, 1 speedmaster vijf kleuren en speedmaster 4 kleuren. Deze laatste twee zijn nieuwe persen, deze zijn gekomen in de tijd dat ik stage liep bij de Longte. Hiervoor hadden ze 2 vier kleuren speedmasters staan. De vijf kleuren machine heeft dus als voordeel dat je hierop ook gelijk kunt persvernissen op de laatste toren. Er wordt eigenlijk van alles gedrukt, er is niet echt iets waarvan je zegt daar hebben ze zich in gespecialiseerd. Dus alles wat met de offset techniek gedrukt kan worden, wordt ook gedaan. Van posters tot visitekaartjes. Bij de Longte hebben ze geen afdeling die gespecialiseerd is in printen, maar binnen de Thieme groep waar ze deel van uit maken, heb je wel een aantal bedrijven die zich juist op deze tak van de grafische industrie gespecialiseerd hebben. Dus als er orders zijn die beter geprint kunnen worden dan kunnen ze altijd uit wijken naar die bedrijven, zonder dat de klant daar echt van op de hoogte behoeft te zijn. De gto´s worden dus voornamelijk voor het kleinere werk gebruikt, zoals briefpapier, leaflets en visitekaartjes. Meestal is de bedrukking hiervan niet meer dan twee kleuren, daarvoor kun je zulke persen goed gebruiken. Als je kleine oplage hebt van vier kleuren, kan er ook nog wel voor gekozen worden voor de gto . Alleen dit gaat wel wat meer tijd kosten. Je moet dan ook gaan bekijken waar ligt het omslag punt, waarbij je kiest voor de gto of voor de speedmaster. Op de speedmaster wordt logischer wijs het drukwerk gedrukt met een groter formaat, want de gto heeft het maximale formaat 36 x 52cm. Het meer kleuren drukwerk komt ook op de speemasters maar dat is natuurlijk ook wel logisch. Daarnaast is er ook nog een vrij grote ruimte voor afwerking. Er staan drie vouwmachines. Waarvan twee machines die vlakstapel inleg hebben en één met een rondstapel inleg. Het zijn alle drie combi vouwmachines. Dat wil dus zeggen dat je zowel tassen als messen in de vouwmachine hebt. Op deze machines kun je dus kruisvouw doen. Echter éénvan de vouwmachines loopt al een beetje stroef die wordt ook zo min mogelijk gebruikt. Daarnaast heb je een vergaarmachine van het merk Duplo. Dit is een soort kast waarin je de katernen legt op de goede volgorde, deze vallen op een baan en dan kun je er oognietje of gewone nietje in doen. Aan de ander zijde kun je alleen vergaar doen, dat is bijvoorbeeld handig voor doorschrijf setjes die komen dan in de goede volgorde op elkaar. Er staat ook een Muller/Martini verzamelhechter. Deze gebruik je om geniet gebrocheerde producten mee te maken. Ik heb ook een dag meegelopen bij deze machine en dit is best leuk, want dergelijke machines hadden ze niet bij mijn vorige stage bedrijf . Je hebt 5 units voor katernen en een speciaal opleg unit. Op deze unit kun je de omslag ook

18


rillen , dit is ook wel makkelijk, dan kun je gelijk op de transportband. Voordat je kunt gaan hechten moet je zeker weten dat je katernen in de goede volgorde liggen. Je moet altijd eerst even controleren of al je pagina´s recht op de transportband komen. Je moet er ook voorzorgen dat de inleg unit van de katernen goed staat afgesteld. Ze moet goed opgesloten zijn, maar niet te strak anders kunnen ze er niet meer uit. Dit kun je allemaal via een computerscherm instellen. Er zijn een aantal standaard programma´s die vaak voorkomen. Als dit allemaal goed staat laat je een paar boekjes op het eerste gedeelte van de machine komen. Nu kun je controleren of alles recht op de transportbad terechtkomt. De dikte van het boekje wordt nu gecontroleerd en vervolgens worden er twee nietjes ingezet. Je kunt nu even kijken of er nog wat veranderd moet worden aan de stand van de nietjes. Dit moet je met de hand doen. Als de nietjes een maal goed staan kun je de brochure ook door de drie snijder halen. Deze moet je ook goed afstellen dit kost wat tijd. Daarna stel je in, de hoeveelheid brochures je uit de machine wil laten komen rollen. Je krijgt dan steeds een afgemeten stapeltje. En er staat natuurlijk ook nog een snijmachine met een triltafel waarmee je, de lucht tussen de vellen kan uithalen. Dus een geheel geniet gebrocheerd product kunnen ze bij de Longte maken. Door dat je redelijk wat met de vouwmachines kan bij de Longte, zijn er ook mogelijkheden tot het vouwen van foldertjes. Dus bij de Longte kan vrij veel. Vooral het gebonden werk moeten ze wel met andere firma’s samenwerken. Ook het handwerk wordt meestal door een buiten firma gedaan, behalve als het niet zo heel druk is, dan kan het zijn dat ze in de afwerking het zelf doen. Er is alleen niet zo heelveel ruimte voor dit werk, dat is soms wel lastig soms. Maar zoals boren, en als het er niet teveel zijn, het lijmen van blokken wordt vaak zelf gedaan. Als er echt gelijmd gebonden boeken of genaaid gebonden boeken moeten worden gemaakt dan kiezen ze meestal voor binderij Bosboom of Callenbach. Voor het handwerk maken ze meestal gebruik van Nico Sterrenburg of Marupack. Voor het lamineer werk hebben ze vaste afspraken met Midden Holland. Dit bedrijf doet het meeste lamineer werk voor de Longt. Er zijn nog een aantal bedrijven waar ze zo af en toe zaken meedoen. Maar er wordt zoveel mogelijk geprobeerd om alles in eigen huis te doen. In de tijd dat ik er stage liep zijn er vrij veel gevarieerde producten gemaakt. Van een sinterklaas kaartspel tot een gestanst doosje waar zakjes drop met de hand ingedaan moest worden. Het is wel leuk om te zien dat ze veel verschillende soort werk aannemen. Bij de productie begeleiding is het heel belangrijk dat je de mensen die het product moeten maken goed inlicht over wat de bedoeling is van de klant is. Net zoals bij de meeste bedrijven maken ze bij de Longte gebruik van orderzakken, waarop alle informatie moeten komen, die noodzakelijk is om iedereen goed te informeren over wat er precies gedaan moet worden aan een order. Achter het verslag heb ik een voorbeeld gedaan van een orderinstructie zoals die bij de Longte gebruikt wordt. De orders worden aangemaakt in press-support. In het begin is het even wennen, want het systeem werkt niet zoals bijvoorbeeld Microsoft . Bij het verwijderen van tekst moet je opletten, want als je bijvoorbeeld maar één woordje wil veranderen is de gehele zin weg. Ik zal in het kort een klein uitleggen hoe het systeem werk . Het is heel belangrijk voor de productiebegeleiding dat het systeem goed werkt, want de productie is geheel afhankelijk van de informatie die ze krijgen via de orderzak. Ik beperk me hier tot het maken van orderzakken, want er kan nog meer in het systeem press-support, maar als stagiaire heb ik daar niet echt mee te maken gehad. Er zijn een aantal mogelijkheden als je een order gaat invoeren. Het kan zijn dat je voor een klant al eerder een soort gelijke order hebt gedrukt, dan kun je deze order kopiëren. Dan maakt het systeem vanzelf een nieuw ordernummer aan,en dan kan je deze in de orderzak verder verwerken. Een andere mogelijkheid is dat je te maken krijgt met volledige nieuwe orders, dan moet je zelf de

19


velden allemaal invullen. De adressen van de meeste klanten staan wel in het systeem. Dus het bovenste gedeelte van behoef je meestal niet helemaal zelf in te vullen. Na dat je de adres gegevens van de klant hebt ingevoerd ga je het veld er onder in vullen. Hier geef je een algemene omschrijving van het product en hier ook kan je het afgewerkte formaat aangeven, inclusief het plano formaat. Je moet goed opletten, want de bovenste regel van dit veld komt ook op een eventueel etiket wat op de doos geplakt wordt als de order gereed is en afgeleverd kan worden. In de rest van dit veld vul je in wat er allemaal met de order moet gebeuren. Dus je zet er bijvoorbeeld op dat het van A4 naar A5 gevouwen moet worden. Dit zet je er later op de orderzak ook nog een keer, maar je kunt het er beter één keer teveel opzetten ,dan dat je het vergeet. Het is voor iedereen ook overzichtelijk dat je in een keer kan zien wat er precies moet gebeuren. In het volgende scherm vul je in het bovenste gedeelte, de papiersoort en het formaat van het papier wat je wilt gaan bestellen in. In het tweede gedeelte, vul je de oplage van de order en het drukformaat waarop je de order wilt gaan drukken in. Je moet heel goed invullen hoeveel exemplaren er op een drukvel moeten komen. Het systeem rekent nu zelf uit hoeveel papier je moet gebruiken. Je moet zelf bepalen hoeveel inschiet je gaat gebruiken, want dit kan natuurlijk verschillend zijn. Het ligt er een aan hoe moeilijk de bedrukking is, hoeveel kleuren worden gebruikt en heb je met volvlakken te maken. Als je deze gegevens weet, dan pas je daar de inschiet op aan. In het onderste gedeelte zet je de leverancier waar je het papier wilt gaan bestellen. Als je nu door klikt dan kom je in het zelfde veld, terecht bij het veldje, strookje, daar vul je de j van ja in. Als je nu door klikt, vraagt het systeem of je een papierbon wil aanmaken, je drukt op ja en dan krijg je een nieuw scherm waarin de gegevens zijn verwerk die je hiervoor hebt ingevuld. Je geeft aan waarneer het papier gesneden en gereed moet zijn. Je geeft hier ook nog een keer aan, bij welke papierleverancier je het papier wilt bestellen. Je controleert of de gegevens juist zijn weer gegeven en vervolgens kun je de papierbon uit printen. Deze wordt vanzelf drie keer uitgeprint. Eén voor op de prikker waar vanaf aan het einde van de dag al het papier besteld wordt.Eén voor orderkast waar al de lopende orders in opgeborgen worden. En één in het bakje voor de baas van de afwerking die kan dan precies zien welk papier er binnen moet komen en welk papier er waarneer gesneden moet worden, dan kunnen ze daar op afdeling afwerking rekening mee houden. Dit scherm verdwijnt vanzelf als je geprint hebt. Vervolgens kom je weer terug in het vorige scherm waarin wordt gevraagd of je een strookje wilt aanmaken. Je zegt hierop ja en nu komt er een klein scherm waarop je aangeeft op welke pers het gedrukt moet worden. Dit strookje maak je aan voorin de orderkast. Iedere ochtend worden die strookjes op geperforeerd papier uitgeprint en worden ze in hangmappen in de kast opgeborgen. De orders die afgeleverd zijn worden weer uit de kast gehaald en die kunnen dan gefactureerd worden. Je moet nu in het systeem de informatie, die je nodig hebt voor de dtp en het drukken in gaan vullen. In het bovenste gedeelte vul je de pers in, en welke kleuren je gaat gebruiken als die al bekend zijn. Soms heb je gewoon de vier standaard kleuren en dan vul je fullcolour in. En anders vul je in, welke PMS kleuren je gaat drukken. In het volgende scherm vul je de gegevens in die gemakkelijk zijn voor de dtp om te weten. Bijvoorbeeld of er nog speciale proeven gemaakt moeten worden of als je iets speciaals weet over het bestandsformaat wat wordt aangeleverd. In het veld daarnaast kun je invullen of er nog speciale dingen zijn die er vermeld moeten worden. Soms wordt er een speciale inktsoort gebruikt voor het drogen . Als er iets veranderd is met het raster wordt dat hier ook vaak vermeld. Als je dit scherm gehad hebt, krijg je het gedeelte waarin je een eventueel “ werk derden bon” kan aanmaken. Dit zijn standaard bonnen waarin je de gegevens vermeld die de buiten firma moet weten. Hierna krijg het scherm voor de afwerking, daar vul je in wat er gedaan moet worden en in het laatste

20


scherm vul je in, aan wie de order geleverd moet worden en de hoeveelheid die geleverd moet worden. Dit is dus de manier waarop de order gemaakt wordt. Ik hoop dat ik wat inzicht heb gegeven hoe het maken van een orderzak in zijn werk gaat, want het is wel belangrijk dat dit goed gebeurd want hiermee moet iedereen geïnformeerd worden. Het is belangrijk dat ook de kwaliteit wordt gewaarborgd , de drukkers die hierin misschien wel de belangrijkste hand hebben. Nadat de drukker de kleuren op de pers goed heeft afgesteld word gecontroleerd of het drukwerk sluitend is en of de kleuren goed zijn, d.m.v. de densitometer. De drukvellen worden dus goed gecontroleerd. Dit gebeurt d.m.v. het controleren van de paskruizen en eventuele andere fouten zoals moiré etc. Als het drukvel goedgekeurd is geeft de orderbegeleider zijn akkoord en de vellen kunnen door de pers worden gehaald. Het drukken kan beginnen. Voortdurend in het grafische proces wordt er bij de Longte gecontroleerd op kwaliteit. Iedereen in het proces controleert de kwaliteit. Want kwaliteit is wat de klant wil. Ook al zijn er sommige klanten eerder tevreden dan andere klanten. Hier wordt ook rekening mee gehouden. Dit is dus een ingangscontrole die wordt uit gevoerd door de drukkers. Aan het eind, worden er altijd een aantal modellen gemaakt en deze worden door de orderbegeleider nog een keer gecontroleerd. Ik heb dit niet echt gedaan, wel ben ik bij de controle geweest en hebben ze me uitgelegd waar ze op letten. Dat is dus voornamelijk de kleur en hoe het afgewerkt is. De echte controle van de orderbegeleider vindt eigenlijk al eerder plaats op het moment dat er op de dtp een plotterproef wordt gemaakt, deze controleren ze uitgebreider. Dit heb ik ook een keer gedaan. De klant, geeft na het zien van de plotterproef zijn akkoord. Dit is, dus ook een moment dat er gecontroleerd wordt. In het vorige hoofdstuk heb ik , een voorbeeld gegeven voor een eventueel voorraadbeheersing systeem. Door gewoon te kijken naar de planning, met die volgorde zet je het papier in de nabijheid van de pers. Je houdt dit bij op een digitale lijst. Zo lijst maak je ook voor het magazijn, daar kan je dan zien welke producten je nog op voorraad hebt. Het is niet zo ingewikkelde lijst, je inventariseert wat voor papier je hebt, zet dit op een lijst met het order nummer er achter, en daar aanvast koppel je een planning lijst.. Je maakt in de drukkerij een vak waar het papier moet komen. Geef duidelijk aan bij welke order het hoort. Je maakt voor de drie persen zo soortgelijk vak. Zo kan de drukker zien wat er gebruikt moet worden. Dit komt de snelheid ten goede en dit kan een verbetering betekenen van het logistieke proces. De pers is wel de machine die het meest belast wordt in het proces. Je moet proberen deze optimaal te laten werken. Zorg er voor dat de voorraad voor de pers niet te groot wordt. Dit gedeelte van het productie proces draait in een drie ploegen dienst en de rest van het bedrijf maar in een één ploegen dienst. Het bekijken van capaciteit wordt door iemand gedaan die niet op de orderbegeleiding zit. Hij is verantwoordelijk voor de planning en hij zorgt voor de indeling, van wat er op welke machine moet draaien. Hij kijkt naar wat voor orders er zijn en wat voor leverdata. Aan de hand daarvan reserveert hij de capaciteit, hier heb ik nog niet echt mee te maken gekregen, maar misschien komt dat nog. Maar ik wel gezien hoe hij te werk gaat .

21


7. Verschil theorie praktijk In dit hoofdstuk wil ik nog beschrijven wat het verschil is tussen de theorie die we op school krijgen en wat je op je stage moet doen. En wat het verschil is tussen de manier van werken waar ik stage heb gelopen. Het tweede bedrijf waar ik stage gelopen heb was veel groter dan het eerste, het is dus wel duidelijk dat er een groot verschil is tussen deze twee bedrijven. Bij Salsedo was er minder mogelijk omdat je een veel kleiner machine park had. Bij de Longte staan er al twee keer zoveel persen ,dus er kan veel meer gemaakt worden. Het enige nadeel wat er misschien is, is dat je bij grotere bedrijven minder weet wat er zich afspeelt in het bedrijf. Bij salsedo wist eigenlijk iedereen wat er gebeurde, dat heb je in het een groot bedrijf veel minder. De theorie die je op school krijgt gaat wel veel meer over bedrijven als de Longte. Vakken zoals management 21 en kostprijs berekenen komen meer overheen met de manier van werken bij de Longte als bij Salsedo . Maar je blijft verschillen houden met wat je als theorie krijgt en met wat er echt in praktijk gebeurd. Het is natuurlijk moeilijk om op school uit te leggen hoe er precies in bedrijven gecommuniceerd wordt, hiervoor is geen vast systeem. Dit zij zaken waarmee je te maken krijgt. Je krijgt op school ook geen echte ervaring met het maken van orderzakken of de systemen die daarvoor gebruikt worden. Zoiets moet je dus in de praktijk leren. Omdat salsedo een klein bedrijfje was hadden ze daar niet een echt computersysteem waar de orders werden ingeboekt. Voor de orderinstructie hadden ze wel een klein programmaatje, maar daar heb ik niet echt gebruik van gemaakt. Dus het was wel even wennen toen ik bij de Longte kwam, waar ze het systeem press-support gebruiken. Zodra iets order is, wordt daar alles in vastgelegd. Er kunnen lijsten mee uitgedraaid worden waarin je kunt zien hoe de planning van een order is. Met het programma wordt ook gefactureerd. Als je het systeem een beetje begrijpt is er goed mee te werken. Het voordeel van bij twee bedrijven stage te lopen is dat je met twee verschillende manieren van werken te maken krijgt. Je kunt niet zeggen dat de één is beter dan de ander. Je moet per bedrijf bekijken wat er, door iedereen die er werkt, het meest als prettig ervaren wordt. Het is natuurlijk makkelijker om in een klein bedrijf te communiceren dan in een groot bedrijf want daar heb je met veel meer schijven te maken die allemaal goed ingelicht moeten worden. De theorie die je op school krijgt over de manier van leidinggeven klopt ook hier niet helemaal. Je hebt ook hier weer te maken met verschillende manieren van leidinggeven. Bij een groter bedrijf krijg je vaak meer vrijheid, meer verantwoordelijkheid . Op school krijg je algemene informatie en tijdens je stage zie je hoe daar mee om gesprongen wordt binnen een bedrijf. Het is denk wel goed, dat we op school ook zelf in de eerste twee jaar redelijk veel achter een drukpers hebben gestaan of in de afwerking hebben gewerkt. Tijdens die lessen vroeg je, je soms wel af waarom je dat ook moest doen. Maar nu is het toch wel handig geweest. Zeker het maken van dummy`s is wel makkelijk geweest ,dat we daar vrij veel mee te maken hebben gehad, want tijdens je stage komt dit wel terug. Het drukken misschien in iets mindere mate, maar dat is ook wel makkelijk, want je kunt nu een klein beetje inschatten hoelang iets gaat duren. Hoe moeilijk het is om in register te drukken, dus die lessen zijn zeker van belang geweest, terwijl wij soms wel eens dachten, waarom we dit allemaal moesten doen. Het is ook logisch dat we op school een soort basis kennis krijgen waardoor je in ieder geval iets weet, als je op je stage komt. Op je stage leer je meer hoe er in de praktijk gewerkt wordt. Een heel jaar stage is wel lang. Misschien kun je bijvoorbeeld in de tweede klas ook al een

22


periode stage gaan lopen. Aan het einde van je tweede stage ben je misschien iets minder gemotiveerd. Ik hoorde dit ook van meerdere mensen uit mijn klas. Maar voor de rest sluit de theorie die je op school krijgt goed aan bij wat je moet doen op je stage. Je leert tijdens deze periode een groot aantal nieuwe dingen.

23


8.Conclusie Ik wil een kleine conclusie schrijven over deze stage periode. Ik veel geleerd als het gaat over het maken van orderzakken en calculaties . Ik heb deze tweede stage veel meer op het bedrijfsbureau gezeten en daar ook veel geleerd. Ik denk dat ik ook veel ervaring heb op gedaan, hoe het er precies op het bedrijfsbureau aan toe gaat. Op het vorige bedrijf heb ik veel meer in de productie gewerkt, dat bedrijf wa ook veel kleiner . Het werk vind ik ook best leuk om te doen. Op dit moment zijn het natuurlijk nog wel kleinere zaken die je mag doen, maar je leert er toch veel van. Je ziet ook hoe dat er verschillende manieren zijn van probleem oplossen er . Je krijgt bij een groter bedrijf vindt ik wel veel meer een inzicht wat er fout kan gaan. Dit,omdat je hier met veel meer factoren te maken krijgt. Door alleen al mee te lopen zie je hoe de orderbegeleiders werken, en dat had je bij het vorige bedrijf niet. Ik wil nog even al de mensen bij de Longte bedanken. Dat ze me geholpen hebben , ik had het best naar mijn zin. Soms viel dat misschien niet zo op ,omdat ik niet zo druk ben. Ik heb niet zoals bij het vorige verslag, om een uitgebreide feedback gevraagd. Maar de paar mensen waar ik het aangevraagd heb, vonden dat ik mijn werk redelijk goed deed, maar dat ik soms wat netter en overzichtelijker moest werken. Dat ik ook meer moest vragen als ik het niet begreep. Daar kan ik me ook wel in vinden soms vind ik het moeilijk, om als mensen wat drukker zijn, om dan wat te gaan vragen. Maar over het algemeen had ik het wel naar mijn zin. Er wordt ook in Pob boek naar eventuele verbeter punten gevraagd, ik zou het niet echt weten, alleen het opslaan van papier waar ik al iets over geschreven heb. De communicatie binnen in het bedrijf kan natuurlijk altijd beter maar die verloopt best redelijk.

24

Stage verslag Differentiatie periode

Recommend Documents