St. Samen voor Eindhoven p/a Philips Stadion / BeNe League
Frederiklaan 10 (ingang 19)
5616 NH Eindhoven www.samenvooreindhoven.nl KvK 55779484 Rabobank 1144.43.122. T: 06 – 4603 1010 E:
[email protected]
Vrijwilligers beleid versie maart 2014
1. Inleiding Dit beleid is bedoeld om de vaste vrijwilliger van Samen voor Eindhoven (hierna: de vrijwilliger) een helder beeld te geven van de organisatie Samen voor Eindhoven, haar missie, werkwijze, organisatiestructuur en de plaats van de vrijwilliger in de organisatie.
2. Missie De missie van Samen voor Eindhoven is om bij bedrijven en organisaties Maatschappelijk Verantwoord Ondermen en vrijwilligerswerk te stimuleren. Dit doen we door een netwerk op te bouwen en bedrijven en organisaties te ondersteunen, faciliteren, enthousiasmeren en verbinden. Vanuit de kernwaarden verbinden, samenwerken en inspireren verbindt Samen voor Eindhoven bedrijf & samenleving.
3. Organisatiestructuur Samen voor Eindhoven is een kleine organisatie bestaande uit 2 vaste medewerkers, de intermediairs (hierna: intermediairs), en circa 2 vrijwilligers. De dagelijkse werkzaamheden van de intermediair bestaan uit inventarisatiegesprekken voeren, matchmaking, maken van een plan van aanpak, uitvoeren projecten, communicatie, evaluatie en facturatie.
4. Positie van de vrijwilliger De vrijwilliger ondersteunt een van de intermediairs in haar dagelijkse werkzaamheden. Tevens rapporteert de vrijwilliger aan deze intermediair. De intermediair is eindverantwoordelijke. De werkzaamheden en verantwoordelijkheden van de vrijwilliger zijn opgenomen in het functieprofiel Support medewerker Samen voor Eindhoven (op vrijwillige basis) (bijlage 1).
5. Visie op vrijwilligerswerk Het werken met vrijwilligers is een bewuste keuze. De doelgroep zijn professionals die tussen twee banen in zitten of die mensen die minimaal 1,5 dag per week zich structureel voor onze stichting willen inzetten. Vrijwilligers staan in contact met het publiek (onze klanten) en maken Samen voor Eindhoven zichtbaar in de samenleving. Kennis, expertise en netwerk worden onderling gedeeld met als doel Samen voor Eindhoven als organisatie verder te versterken. Voor vrijwilligers is dit een kans ervaring op te doen, een zinvolle bijdrage te leveren en wellicht om via het netwerk Samen voor Eindhoven een nieuwe betaalde baan te vinden.
6. Werving en selectie De intermediairs doen de werving en selectie van vrijwilligers. Bij voorkeur doen zij dit via het eigen netwerk. Daarnaast wordt er een oproep geplaatst op de site van Samen voor Eindhoven en Social Media, zoals LinkedIn. Voor de werving en selectie wordt gebruik gemaakt van het functieprofiel (bijlage 1). In verband met de zelfstandigheid en taakvolwassenheid in het functioneren heeft werving via scholen niet de voorkeur, uitzonderingen nagelaten.
Nadat er een kandidaat is geworven volgt er een oriënterend gesprek, geïnitieerd door de intermediair. In dit gesprek wordt kennisgemaakt en wordt er besproken hoe de kwaliteiten van de vrijwilliger het beste ingezet kunnen worden, rekening houdend met de wensen van de vrijwilliger en Samen voor Eindhoven. Indien er vanuit beide kanten een match is gevonden wordt de vrijwilligersovereenkomst opgesteld (bijlage 2).
7. Vrijwilligersovereenkomst De vrijwilliger ontvangt voor aanvang van zijn/haar werkzaamheden een vrijwilligersovereenkomst (bijlage 2). Hierin worden de afspraken met betrekking tot startdatum, werktijden, afwezigheid, sleutel, toegangspas en andere zaken opgenomen.
8. Introductiepakket De vrijwilliger ontvangt na ondertekening van de vrijwilligersovereenkomst, op de eerste werkdag, het introductiepakket, bestaande uit een welkomstbrief (bijlage 3), informatieboekje van de organisatie (het Oranje Boekje), de Salesforce instructie, de huisregels (bijlage 4).
9. Werklocatie en werktijden Samen voor Eindhoven heeft de beschikking over een vaste werkplek in het Philips Stadion. De werktijden worden bepaald in overleg met de vrijwilliger, maar zijn bij voorkeur 16 uur / 2 dagen in de week, in ieder geval op maandag op kantoor en het liefst een dagdeel op vrijdag. Mogelijkheid tot thuiswerken is ook aanwezig door het gebruik van CRM, matchbeheersysteem Salesforce werken (via internet toegankelijk).
11. Begeleiding De vrijwilliger wordt begeleid door één van de intermediairs van Samen voor Eindhoven. De intermediair is het eerste aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de vrijwilliger. Dit houdt in dat de taken in overleg worden bepaald.
12. Werkoverleg De intermediairs en vrijwilliger(s) voeren 1 keer per week werkoverleg. In overleg worden de uit te voeren taken vastgesteld. Tevens wordt dan de agenda en werkdagen/werktijden doorgenomen van de komende week/weken.
13. Proefperiode Er geldt een proefperiode van één maand. Na drie weken zal er een evaluerend gesprek volgen, waarin wederzijdse ervaringen en verwachtingen zullen worden besproken. Indien de vrijwilliger of Samen voor Eindhoven van mening is dat de activiteiten van de vrijwilliger niet aan de verwachtingen hebben voldaan, kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang worden beëindigd.
14. Vrijwilligersverzekering De vrijwilliger van Samen voor Eindhoven is verzekerd via de vrijwilligersverzekering die door Gemeente Eindhoven is afgesloten. De vrijwilligersverzekering beoogt de risico's van de vrijwilliger bij de uitoefening van zijn/haar taken te verzekeren.
15. Onkostenvergoeding De vrijwilliger heeft recht op onkosten vergoedingen. Dit wordt bij aanvang werkzaamheden besproken met de directeur en vastgelegd in de vrijwilligersovereenkomst. Het gaat hierbij om vergoedingen voor: - reiskosten (indien men buiten Eindhoven woont), - aanschaf materialen voor Samen voor Eindhoven (altijd in overleg met de intermediair), - kosten voor telefoon en printen. De gemaakte kosten kun je via een declaratieformulier bij directeur indienen (te vinden in Salesforce). Als je vrijwilligerswerk doet en daarnaast recht hebt op een bijstanduitkering kun je recht hebben op een vrijwilligersvergoeding (maximaal € 764 per jaar). De visie van Samen voor Eindhoven is om niet te belonen in geld maar in natura en in ervaring. Om die reden verstrekt Samen voor Eindhoven deze vergoeding niet. Een vrijwilliger in een uitkeringssituatie heeft (WW, WAO, bijstand) dient het vrijwilligerswerk zelf te melden bij de uitkeringsinstantie. Het vrijwilligerswerk heeft geen consequenties voor de uitkering indien er aan de onderstaande voorwaarden wordt voldaan: - Het is onbetaald en niet voor een commercieel bedrijf - Het mag de kansen op een betaalde baan niet in de weg staan - Het mag geen werk zijn waarvoor iemand zonder uitkering voor betaald zou krijgen - De vrijwilliger blijft beschikbaar voor de arbeidsmarkt
16. Overige waardering Als waardering voor het werk van de vrijwilliger stelt Samen voor Eindhoven een attentie beschikbaar tijdens de week van de vrijwilliger (omstreeks 7 december van ieder jaar). Jaarlijks op of omstreeks de landelijke “Dag van de vrijwilliger organiseert Samen voor Eindhoven een lunch / bijeenkomst voor alle vrijwilligers en ex-vrijwilligers.
17. Einde overeenkomst In de vrijwilligersovereenkomst wordt de wijze van beëindiging van de overeenkomst vastgelegd. Na einde van de vrijwilligersovereenkomst wordt er door de intermediair een afscheidsgesprek gevoerd met de vertrekkend vrijwilliger.
Bijlagen: 1. 2. 3. 4. 5.
Functieprofiel Vrijwilligersovereenkomst Welkomstbrief vrijwilliger Huisregels Afscheidsgesprek formulier
Bijlage 1
Functieprofiel Support medewerker Samen voor Eindhoven (op vrijwillige basis) Organisatie: Samen voor Eindhoven is gestart in september 2011 als een initiatief van sociaal ondernemer Esther Schoustra. In april 2012 is ook de gemeente aangehaakt als founder. 26 Juli 2012 is de stichting officieel opgericht met een bestuur van betrokken ondernemers. De missie van Samen voor Eindhoven is om het Maatschappelijk Betrokken Ondernemen (MBO) en bedrijfsvrijwilligerswerk in Eindhoven te stimuleren en verder te ontwikkelen en uit te dragen. Met als doel de samenwerking en sociale binding tussen bedrijf en samenleving te vergroten. Vanuit de gedachte dat het voor alle deelnemers waarde heeft. De nadruk ligt op medewerkers die een actieve bijdrage leveren aan maatschappelijke organisaties met inzet van kennis en kunde, menskracht en middelen, oftewel met hoofd, handen en hart. Met enthousiasme, resultaatgerichtheid en betrokkenheid verbinden we bedrijf & samenleving in concrete projecten zoals bijvoorbeeld het maatschappelijk ondernemen diner 040, de Meet & Match, Maatschappelijke Teambuildingsdagen en partnerschappen. Samen voor Eindhoven adviseert, ontzorgt en faciliteert de samenwerking tussen bedrijf & samenleving. Dit alles vanuit onze kernwaarden: samenwerken, verbinden, inspireren, professioneel, doelgericht, creatief en vernieuwend. Doel van de functie Als collega ‘Support’ op vrijwillige basis werk je zelfstandig in een kleine organisatie van twee intermediairs en circa twee vaste vrijwilligers. Als vrijwilliger ondersteunen je een vaste medewerker (intermediair) in haar dagelijkse werkzaamheden. Je rapporteert tevens aan je intermediair. Hierbij ligt de focus op ondersteuning van de Intermediairs met de matchmaking / event- en projectmanagement. Kern van je functie is de secretariële, facilitaire en administratieve ondersteuning van de intermediair. Taakomschrijving - Administratieve verwerking in relatie en registratie databasesysteem Salesforce - Voorbereiden van bijeenkomsten en actielijst/notulen tijdens werkoverleggen - Eventueel. teamcoördinator bij maatschappelijke teamdagen (begeleiding van de teamdag) - Ondersteuning bij de organisatie van bijeenkomsten en evenementen zoals bijvoorbeeld de meet2match, het maatschappelijk ondernemen diner 040, kennis & kunde workshops of NLdoet - Redigeren en beheren van mailbox - Procesbewaking m.b.t. gemaakte matches en opvolging door de stand van zaken na te bellen - Inplannen van afspraken - Telefonisch contact met stichtingen - Secretariële en administratieve ondersteuning bij projecten
-
Speciale opdrachten of projecten zoals bijv. coördinatie van de gastlessen solliciteren, ontvangst gastdocenten en evaluatie. Of onderhouden website en persberichten.
Verantwoordelijkheden Nakomen van afspraken Overlegstructuur 1 x per week werkoverleg (maandag) Je legt verantwoording af aan de directeur Gevraagde Kerncompetenties: - Kwaliteitsgericht, met oog voor detail - Klantgericht - Sociabiliteit, wekt vertrouwen met zijn/haar optreden - Communiceren; luisteren en doorvragen - Plannen en organiseren,voortgang bewaken - Representativiteit - Maatschappelijk Betrokken - Betrouwbaar - Proactief De ideale kandidaat: De ideale kandidaat is klantgericht / dienstverlenend en heeft oog voor detail. Je werkt planmatig en gestructureerd met focus op resultaat. Je komt je afspraken. Je kan zelfstandig werken en woont het in Eindhoven of directe omgeving. Beschikbaarheid: Je bent minimaal 2 dagen per week, in ieder geval op maandag en bij voorkeur een dagdeel op vrijdag beschikbaar. Daarnaast kun je ook thuiswerken omdat je via internet toegang hebt tot ons systeem. Je krijgt veel ruimte om je werkzaamheden zelfstandig uit te voeren in een kleine en informele organisatie. In het vrijwilligersbeleid is meer informatie te vinden. Datum: maart 2014
Bijlage 2
VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST Samen voor Eindhoven
…………INVOEGEN…………
Bijlage 3 Beste NAAM, Van harte welkom bij Samen voor Eindhoven! Je eerste werkdag als Support op vrijwillige basis start op DATUM. Je wordt ontvangen door Esther/Anna Geertje, tevens je eerste aanspreekpunt. Esther/Anna Geertje verzorgt je introductie en maakt je wegwijs binnen Samen voor Eindhoven. In de bijlagen tref je de volgende stukken aan: -
Vrijwilligersbeleid Samen voor Eindhoven Functieprofiel Support medewerker Samen voor Eindhoven (op vrijwillige basis) Informatieboekje van Samen voor Eindhoven, “Het Oranje Boekje” Salesforce instructie Huisregels
We verzoeken je vriendelijk de stukken voor aanvang van je eerste dag door te nemen. Een exemplaar van de vrijwilligersovereenkomst ontvangen we, indien akkoord, voor aanvang van je werkzaamheden ondertekend retour. Het tweede exemplaar is voor je eigen administratie. Daarnaast ontvangen we graag digitaal een scan van je identiteitskaart (geen rijbewijs). Je kan dit mailen aan
[email protected]. We hebben het volste vertrouwen in een prettige samenwerking en kijken uit naar je komst! Veel succes! Met vriendelijke groeten, Samen voor Eindhoven
Esther Schoustra Anna Geertje van Eert
Bijlage 4 Huisregels In deze huisregels staan aanvullende afspraken over de werkzaamheden, de rechten en plichten van de werknemer, vrijwilliger en werkgever. De huisregels maken een onlosmakelijk deel uit van de arbeidsovereenkomst en vrijwilligersovereenkomst.
Werktijden De werktijden bij Samen voor Eindhoven vinden plaats van maandag tot en met vrijdag tussen 8.30 – 17.30 uur. De werkuren zijn bij voorkeur 2 dagdelen (circa 8 uur) per week, op maandag en vrijdag. De werkuren worden in onderling overleg besproken. Afwezigheid en vakanties worden onderling met het eerste aanspreekpunt overlegt. Ziekmelden Meld je in geval van ziekteverzuim tijdig, dat wil zeggen ’s ochtends voor 9.00 uur of zo spoedig mogelijk, af bij het eerste aanspreekpunt. Parkeren Medewerkers en vrijwilligers van Samen voor Eindhoven kunnen tegen betaling gebruikmaken van de parkeerplaats van het Philips Stadion. Deze kosten zijn voor eigen rekening. We raden je aan je voertuig te parkeren in de woonwijk nabij het stadion waar gratis parkeerplaatsen zijn. Het is dan enkele minuten lopen naar het stadion. Opbergen laptop De ter beschikking gestelde laptop met toebehoren wordt aan het einde van de werkdag opgeborgen in de daartoe door de intermediair aangewezen opbergkast. Toegangspas De toegangspas heb je nodig om je intern te verplaatsen. Draag deze pas daarom steeds bij je. Lunch/pauze De lunchpauze is tussen 12.00 uur en 13.00 uur en wordt zo mogelijk gezamenlijk gebruikt. Ieder zorgt voor zijn/haar eigen lunch. Thee en koffie zijn gratis beschikbaar. In het Philips Stadion zijn horecagelegenheden; er is de mogelijkheid om daar lunch en drinken te halen (voor eigen rekening).
Bijlage 5 Afscheidsgesprek Een afscheidsgesprek wordt afgenomen wanneer de vrijwilliger stopt bij Samen voor Eindhoven. Dit gesprek biedt de gelegenheid tot deling en verspreiding van kennis. Het doel hiervan is enerzijds om de ex-vrijwilliger de kans te bieden om suggesties en verbeteringen te uiten. Anderzijds geeft het Samen voor Eindhoven de kans om verbeterslagen te halen voor in de toekomst, zoals veiligheid, arbeidsomstandigheden en strategische maatregelen. Naam vrijwilliger Opleidingsniveau Nieuwe functie In dienst Uit dienst 1. -
: : : : :
Wat is de reden dat je stopt bij Samen voor Eindhoven? Betaalde baan Familie- relationele- of persoonlijke redenen Geen uitdaging meer bij Samen voor Eindhoven Andere reden, namelijk ...................................................................................................................................
2. Hoe heb je je introductie periode bij Samen voor Eindhoven ervaren? - Zeer goed / goed / matig / zeer matig - Eventuele toelichting ………………………………………………………………………………………... ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... 3. Hoe heb je de samenwerking met Samen voor Eindhoven ervaren? - Zeer goed / goed / matig / zeer matig - Eventuele toelichting ………………………………………………………………………………………... ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... 4. Hoe vond je je werkzaamheden? - Zeer goed / goed / matig / zeer matig - Eventuele toelichting ………………………………………………………………………………………... ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... 5. Hoe gevarieerd waren je werkzaamheden? - Zeer goed / goed / matig / zeer matig - Eventuele toelichting ………………………………………………………………………………………... ..................................................................................................................................................................................... .....................................................................................................................................................................................
6. Welke verandering of verbetering ten aanzien van de werkzaamheden zou je toejuichen? ………………………………………………………………………………………................................................. ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... 7. Hoe was je werkomgeving/werkplek voor wat betreft verlichting, geluid, temperatuur? - Zeer goed / goed / matig / zeer matig - Eventuele toelichting ………………………………………………………………………………………... ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... 8. Welke verandering voor wat betreft je werkplek zou je toejuichen? ………………………………………………………………………………………................................................. ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... 9. Hoe was de samenwerking en relatie met je collega's? - Zeer goed / goed / matig / zeer matig - Eventuele toelichting ………………………………………………………………………………………... ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... 10. Hoe heb je je periode bij Samen voor Eindhoven ervaren? - Zeer goed / goed / matig / zeer matig - Eventuele toelichting ………………………………………………………………………………………... ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... Tot slot, welke verandering of verbetering voor Samen voor Eindhoven zou je toejuichen? ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... .....................................................................................................................................................................................
