Ss^f. Een kader voor de inventarisatie van bedrijfsarchieven* H. B. N. B. Adam

Ss^f Een kader voor de inventarisatie van bedrijfsarchieven* H. B. N. B. Adam

In de openbare archiefbewaarplaatsen van het rijk en de gemeenten en in die van het Sociaal-Historisch Centrum voor Limburg berusten veel bedrijfsarchieven. De archivarissen zijn zich er van bewust, dat bedrij fsarchieven, evenals andere particuliere archieven, een belangrijke aanvulling (kunnen) zijn op de overheidsarchieven als bronnen voor de geschiedenis van de samenleving in land, streek en stad. Druppelsgewijs zijn vooral na de Tweede Wereldoorlog hier en daar bedrij fsarchieven op zeer verschillende wijzen ontsloten. De archiefstudiedagen over bedrij fsarchieven in 1975 vergrootten niet alleen de belangstelling, maar veroorzaakten ook een toename van de ontsluiting. De belangstelling van o.a. de sociaal-economische historici voor bedrij fsarchieven betekent een extra impuls. Toch verschijnen er in verhouding nog steeds weinig inventarissen van bedrijfsarchieven. Onbekend maakt ongetwijfeld onbemind. Voor de inventarisatie van bedrijfsarchieven is meer nodig dan enig begrip van geschiedenis, bestuursrecht, paleografie, rijksregistratuur e.d. De Rijksarchiefschool heeft dit sinds 1976 onderkend door in de lessen voor ordenen en beschrijven ook de 'financiële boekhouding' op te nemen. Voor de ontsluiting van een bedrij fsarchief komt echter meer kijken. Als voor de inventarisatie van het archief van een bestuursorgaan enige kennis nodig is van de bestuurlijke geschiedenis, het bestuursrecht en de bestuurlijke organisatie, dan is voor het toegankelijk maken van een bedrij fsarchief enig inzicht in sociaal-economische geschiedenis, ondernemingsrecht, bedrijfsorganisatie, bedrijfseconomie en boekhouding onontbeerlijk.1 Tenminste, als men het eigene van een bedrij fsarchief geen geweld aan wil doen. Met mijn bijdrage heb ik een handreiking in die richting willen doen en niet meer dan dat. Al het inventarisatiewerk zal nog steeds gedaan moeten worden, maar als de materie nu iets minder onbekend is, is naar mijn mening weer wat gewonnen. Het is mijn bedoeling een soort 'trias oeconomica'2 te formuleren, bestaande uit de begrippen bedrijfsvorm, bedrij fsfuncties, bedrijfsmiddelen en aan te geven waarom en hoe vanuit deze begrippen de inventarisatie van bedrijfsarchieven systematisch aangepakt kan worden. Ik bied geen eenheidsschema voor de indeling van de inventaris aan, maar mijn kader kan ook heel goed als fundament voor de ordening gebruikt worden.3 Daarbij neem ik twee begrenzingen in acht, louter uit praktische overwegingen. Ik beperk mij in mijn artikel vooral tot negentiende en twintigste eeuwse bedrijfsarchieven en daarbin-

B

nen tot particuliere handels- en produktiebedrijven. De negentiende eeuw laat ik in 1838 met het van kracht worden van het nieuwe Wetboek van Koophandel beginnen. Toen traden bepalingen over bedrijfsvormen, bedrijfsboekhouding e.d. in werking, die lange tijd gegolden hebben. In de twintigste eeuw beperk ik mij tot de periode vóór 1950, als nieuwe administratietechnieken, schaalvergrotingen, branchevervaging etc. opkomen. Tenslotte moet ik er op wijzen, dat de door mij gepresenteerde schema's en uiteenzettingen noodzakelijkerwijs simplificaties zijn; allerlei nuances en variaties laat ik buiten beschouwing, om niet de blik op de grote lijnen te veel te vertroebelen.

Wat is een bedrijf?

1 2 1 2 3

Als ik tracht het begrip 'bedrijf' 4 zo algemeen mogelijk te definiëren, kom ik tot de volgende omschrijving: Een persoon of groep van personen die in een bepaalde kwaliteit en meestal in een bepaalde juridische vorm aan het economisch verkeer deelneemt onder aanwending van een zeker bedrijfskapitaal waarmee bedrijfsrisico wordt gelopen. Het voor het commerciële bedrijfsleven zo kenmerkende winstoogmerk heb ik achterwege gelaten. Het is ongetwijfeld zo, dat ideële bedrijven (wereldwinkels, biologisch-dynamische voedingsbedrijven e.d.) en openbare nutsbedrijven toch wel streven naar een positief financieel bedrijfsresultaat, maar vooral bij de openbare nutsbedrijven (bijvoorbeeld in de vervoerssector) wordt een verliesgevende exploitatie om redenen van algemeen belang vaak geaccepteerd. De onderstreepte passages ad 1, 2, en 3 in de definitie bevatten een aanduiding van de begrippen bedrijfsvorm, bedrij fsfuncties en bedrijfsmiddelen.

Oprichting

Publikatie

Registratie

Vennoot- Wetb. v. Kooph. schap onder firma

Akte (meestal notar. akte)

Verplicht tot 1918 (vaak Staatscourant)

Griffie arr./ neen rechtb./; sinds 1918 Handelsregister

Comman- idem ditaire vennootschap

Vormvrij (meestal notar. akte)

idem

idem

neen

Beherende venn. idem als firma; commanditaire venn. alleen tot bedrag inbreng.

Naamloze idem vennoot- (tot 1976) schap

Notar. akte met statuten (goedkeuring)

Staatscourant

idem

ja

Aandeelhouders verliezen maximaal bedrag aandeel

Coöperatieve vereniging

idem

idem

idem

ja

Wettelijke Aanspr.

Wettel. regeling

Vorm

Wel op de Coöp. Ver. 1925 (tot 1976)

Rechtspersoon

Aansprakelijkheid Elk der vennoten hoofdelijk aanspr. voor het geheel

(W.A.)

Gewijzigde Aanspr. (O.A.)

Uitgesloten Aanspr. (U.A.)

Ad 1 De juridische organisatievorm van een bedrijf hangt nauw samen met het feit of het bedrijf een eenmanszaak is, dan wel door meerdere personen gedreven c.q. gefinancierd wordt, met andere woorden de juridische organisatievorm is de bedrijfsvorm. Ad 2 De kwaliteit waarin aan het economisch verkeer wordt deelgenomen, d.w.z. welk soort bedrijf gevoerd wordt, is bepalend voor de uitoefening van de bedrijfsfuncties. Een fabrikant, handelaar, bankier, hotelier of landbouwer oefent identieke, maar ook enige voor zijn bedrijf specifieke bedrijfsfuncties uit. Ad 3 Het bedrijfskapitaal tenslotte dient voor de aanschaf van de voor de bedrijfsvoering (d.i. uitoefening van de bedrijfsfuncties) noodzakelijke bedrijfsmiddelen.

De bedrijfsvorm Het ondernemingsrecht onderscheidt verschillende juridische vormen om een bedrij f of beroep uit te oefenen. Voor de particuliere handels- en produktiebedrijven zijn de meest voorkomende: 5 de vennootschap onder firma (firma), de commanditaire vennootschap (cv.), de naamloze vennotschap (n.v.) en de coöperatieve vereniging (coöp. ver.). In het schema hierboven heb ik aangegeven waar de wettelijke regeling voor deze vormen is opgenomen en tevens enige essentiële voorwaarden en kenmerken vermeld. Het is niet mijn bedoeling hier uitgebreid daarop en op de verschillen tussen deze vier bedrijfsvormen in te gaan. Echter, de oprichting van

een bedrijf brengt met zich mee, dat op verschillende plaatsen enige gegevens over dat bedrijf (moeten) worden vastgelegd, die eventueel ontbrekende informatie in het bedrij fsarchief kunnen aanvullen. De oprichtingsakte bevat gegevens over het doel van het bedrijf, de namen van de oprichters/vennoten of leden, de handelingsbevoegdheid van de vennoten, de bevoegdheden van het dagelijks bestuur en van de aandeelhoudersvergadering of ledenraad (bij de n.v. en de coöp. ver.). Zeer belangrijk is nog bij de coöp. ver. de regeling van de aansprakelijkheid; de gekozen vorm moet in de statuten en in de naam van de coöp. ver. vermeld worden. Ook de vermelding van de hoogte van het kapitaal verstrekt door de aandeelhouders (n.v.), leden (coöp. ver.) of commanditaire vennoten (cv.) is noodzakelijk. De oprichtingsakten van de n.v. en de coöp. ver. moesten goedgekeurd worden, vroeger in de vorm van een Koninklijk Besluit, later door een ministeriële verklaring van geen bezwaar. Deze verplichting bracht een registratie met zich mee en in het archief van het ministerie van Justitie kunnen de 'goedkeuringsdossiers' nog gevonden worden, vooral dankzij klappers op de namen van de bedrijven en op de namen van de vestigingsplaatsen.6 Later vond een publikatie van de oprichting en/of de statuten in de Staatscourant plaats. Als het oprichtingsjaar bekend is, kan men snel via het register van de betreffende jaargang van de Staatscourant de publikatie terugvinden. Sinds 1918 (de invoering van de Handelsregisterwet) moet een aantal gegevens in het bij de Kamers van Koophandel gevoerde Handelsregister aangetekend worden. Daar deze registratie bewijskracht heeft-een relatie van het bedrijf kan zich op de gegevens in het Handelsregister beroepen - is deze bron zeker betrouwbaar. Het feit of een bedrijf wel of geen rechtspersoon is, heeft belangrijke juridische en financiële, maar ook archivistische consequenties. Als de onderneming zelf als orgaan handelingsbevoegd is, is de aansprakelijkheid van de eigenaars meestal ook beperkt. De firma en de cv. hebben veel minder mogelijkheden om een beroep te doen op de kapitaalmarkt dan de coöp. ver. en vooral de n.v. Het is dan ook niet verwonderlijk, dat juist voor deze laatste twee vormen zeer veel bepalingen van dwingend recht gelden, die er in principe op gericht zijn de belangen van de leden of aandeelhouders te beschermen. Bij het faillissement van een firma of cv. gaan vaak ook de (beherende) vennoten failliet. In archivistisch opzicht zijn bij een firma of cv. de (beherende) vennoten de archiefvormers.7 Daardoor komt bij deze bedrijven vaak een vereniging van persoonlijke en bedrij fsarchivalia voor en kan het aanbrengen van een scheiding tussen deze bescheiden zeer moeilijk tot onmogelijk zijn. Naarmate de firma of de cv. een steeds zelfstandiger leven gaat leiden, b.v. door een apart kantoor (niet ten huize van één der vennoten), zal het probleem zich minder voordoen. De n.v. en de coöp. ver. zijn daarentegen zelfstandige archiefvormende organen, hetgeen overigens niet wil zeggen dat daar ook geen vermenging kan voorkomen. In het algemeen kan men zien, dat in de eerste helft van de negentiende eeuw enige familieleden of compagnons een bedrijfje oprichten, meestal in de vorm van een firma. Als het bedrijf floreert en de schaalvergroting zich aandient,

wordt in de kapitaalbehoefte vaak voorzien, doordat verwanten of bekenden geld in de onderneming beleggen. Die beperkte kapitaalverschaffing resulteerde doorgaans in de omzetting van de firma in een cv. 8 Daarna volgde dan eventueel nog de wijziging in een n.v., hetzij om een beroep op de kapitaalmarkt te doen, hetzij om fiscale redenen (vennootschapsbelasting), hetzij om de aansprakelijkheid te beperken en het bedrijf zelf handelingsbevoegd te maken of om een combinatie van deze gronden. Het is veelal pas in de tweede helft van de negentiende eeuw, dat direct naamloze vennootschappen opgericht worden. De grote toename van de industriële bedrijvigheid, o.a. door de openlegging van Indië voor het particulier initiatief in 1870, maakte toen van meet af aan forse externe financiering onontbeerlijk.9 De bedrijfsvorm van de coöperatieve vereniging bleef aanvankelijk vooral beperkt tot de agrarische sector. Later, vooral in het begin van de twintigste eeuw begon de oprichting van consumentencoöperaties, b.v. woningbouwverenigingen, levensmiddelenbedrij ven e.d.. Samenvattend wil ik stellen, dat de stukken betreffende de bedrijfsvorm zoals de oprichtingsakten, de statuten, de akten van vennootschap, bewijzen van inschrijving in het Handelsregister, prospectussen van aandelenemissies, publikaties in de Staatscourant etc. essentiële gegevens over de oprichting, het doel, de eigenaars en de bestuurlijke organisatie van het bedrijf bevatten. Het doel, b.v. de produktie van dunne papiersoorten of de handel in koloniale waren, brengt mij tegelijk bij het tweede begrip van mijn trias, de bedrij fsfuncties.

• • Bedrijfsfuncties van een produktiebedrijf Functie

Voorbeelden van taken

Beheer

Management, financiering, beleggingen, boekhouding, archiefzorg, documentatie.

Inkoop

Assortimentsbepaling, aanvragen offertes, plaatsing orders, controle leveranties, administratie.

Research Produktie Verkoop Transport Opslag

Produktanalyse, marktanalyse, verkoopbevordering, uitbrengen offertes, verwerking orders, administratie

De bedrijfsfuncties In elk bedrijf moet een aantal taken verricht worden om het doel van het bedrijf te verwezenlijken. Wanneer een bundeling van verschillende taken leidt tot het bereiken van een deel van de doelstelling, spreekt men van een bedrij fsfunctie. Zo kent een produktiebedrijf in feite drie primaire functies, nl. inkoop (van grondstoffen), produktie (de bewerking van de grondstoffen tot Produkten) en verkoop (de afzet van de produkten). Bij een handelsbedrijf zijn de primaire functies de inkoop en verkoop. 10 Het schema op blz. 5 laat enige bedrijfsfuncties zien van een produktiebedrijf en bij een drietal van die functies voorbeelden van mogelijke taken. Met nadruk wil ik er op wijzen, dat het hier om een theoretisch overzicht gaat en dat in de praktijk vrijwel elk bedrijf zijn eigen varianten kent. Niettemin mag men er van uitgaan, dat de beheers-, inkoop-, produktie- en verkoopfuncties bij een fabriek voorkomen en daarbij zeker ook transport- en opslagtaken, die eventueel volledige functies kunnen zijn. Afhankelijk van de aard van het bedrijf kunnen ook researchtaken verricht worden, c.q. kan een researchfunctie uitgeoefend worden. De uitoefening van de bedrijfsfuncties, d.w.z. de verrichting van alle taken gericht op de realisatie van het bedrijfsdoel, is de kern van het bedrijfsbestaan. Al die handelingen laten een schriftelijke neerslag na, die herkend en geordend moet worden. Daarom wil ik aanraden bij de inventarisatie na te gaan welke bedrijfsfuncties in het betreffende bedrijf voorkwamen. Gewapend met die kennis is het herleiden van de stukken tot de verschillende functies en taken aanzienlijk gemakkelijker. Het is bovendien mogelijk, dat de bedrijfsfuncties de basis van de bedrijfsorganisatie zijn; het voorbeeld van een inkoop-, verkoop- of researchafdeling is voldoende bekend. De organisatie van het bedrijf kan van invloed zijn geweest op de ordening van het archief of bruikbaar worden voor de indeling van de nieuwe inventaris. Zelfs als een formele organisatie of archiefordening niet of nauwelijks aanwezig is (b.v. bij een kleinbedrijf), dan kunnen de stukken over de bedrijfsvoering naar de uitgeoefende bedrijfsfuncties en taken ingedeeld worden. Produktiefactoren

Bedrij fsm iddelen

Kapitaal

Duurzaam Grond, gebouwen, machines, werktuigen, installaties, licenties en octrooien. Niet duurzaam Grondstoffen, hulpstoffen, halffabrikaat, gereed produkt, handelsvoorraad, kantoorinventaris, voertuigen etc.

Arbeid

Personeelswerving, beloning, werkindeling, scholing, personeelsvoorzieningen, medezeggenschap etc.

Ondernemerscapaciteit

Know-how, public relations, goodwill, samenwerking, deelneming etc.

De bedrijfsmiddelen Voor de bedrijfseconomie staat in de bedrijfsvoering (de uitoefening van de bedrijfsfuncties) het begrip produktie, d.w.z. 'het scheppen of het vergroten van het nut van economische goederen' centraal. 11 De realisatie daarvan geschiedt met behulp van zogenaamde produktiefactoren. Vroeger kende men de factoren 'grond', 'kapitaal' en 'arbeid'; tegenwoordig wordt 'grond' over het algemeen als een onderdeel van de factor 'kapitaal' gezien. Uit het schema op blz. 6 blijkt de toevoeging van de factor 'ondernemerscapaciteit'. Die toevoeging hangt nauw samen met de ontwikkeling om in de bedrijfsgeschiedenis onderscheid te maken tussen ondernemers- en ondernemingsgeschiedenis. 12 De bedrijfsmiddelen, ook wel produktiemiddelen genoemd, zijn in feite splitsingen van de produktiefactoren. De in het schema vermelde bedrijfsmiddelen zijn theoretische voorbeelden; ook hier zal men bij elk bedrijf moeten vaststellen welke bedrijfsmiddelen in de praktijk voorkwamen. Een snelle methode om de duurzame bedrijfsmiddelen te bepalen, is de raadpleging van de op de debetzijde van de balans vermelde activa. Ook de z.g. kapitaalsrekeningen in het grootboek of in een rekeningschema kunnen een goede indicatie geven. Bij de ordening van de archiefbescheiden kan de indeling van de stukken over b.v. de koop van grond, gebouwen, machines, grond- en hulpstoffen problemen opleveren. Horen die stukken nu bij de bedrij fsfunctie inkoop of bij de bedrijfsmiddelen? In principe mag men er van uitgaan, dat de aanschaf van grond, gebouwen en machines in de bestaansperiode van een bedrijf slechts enkele malen zal geschieden. Het gaat daarbij om zulke belangrijke beslissingen, dat vaak ook extern advies wordt ingewonnen. Grond- en hulpstoffen zijn daarentegen voortdurend voor de produktie nodig, zodat het betrekken daarvan op den duur een zekere routine wordt. Vanuit dat onderscheid wil ik er voor pleiten de koop van grond, gebouwen en machines bij de bedrijfsmiddelen onder te brengen en de aanschaf van grond- en hulpstoffen tot de inkoop functie te rekenen. Echter, stukken over de waardering van de voorraad grond- en hulpstoffen horen zeker niet in een curieuze verzamelrubriek 'Financiën' of onder het hoofd 'Boekhouding' thuis, maar dienen b.v. bij de archivalia over de bedrijfsmiddelen gevoegd te worden. Het is tevens goed te realiseren, dat het 'personeelsgebeuren' tot de bedrijfsmiddelen behoort. Een afdeling personeelszaken bestrijkt meestal het hele bedrijf. Stukken van de loon- en salarisadministratie maken niet altijd deel uit van de boekhouding. 13 Samenvattend wil ik stellen, dat in elk bedrijf (stukken over) de voor de bedrijfsvoering onmisbare bedrijfsmiddelen voorkomen. Het is daarom belangrijk bij de inventarisatie na te gaan welke bedrijfsmiddelen er precies waren om tot een goede herkenning en latere ordening van de archivalia te komen.

1

Bedrijfsvorm

Gegevens over oprichting,

2

Gegevens over functies en 1>edrijf te realiseren, de

geïnvesteerd kapitaal , aan-

• • Onderzoek naar gegevens over de bedrijfsvorm, de bedrijfsmiddelen en de bedrij fsfuncties

Bedrijfsmiddelen

Gegevens over de onmisbare

t aken om het doel van het

doel , eigenaars, bestuur,

jenodigdheden voor de bedrijfsvoering

Gegevens in stukken

bedrijfsvoering

sprakelijkheid, rechtspersoonlijkheid, winstdeling

3

Bedrij fsfuncties

Bedr. arch.

1

1

etc. " Mogelijke basis voor

Samenstellin g van he bedrij fs vermogen

de bedrijfsorganisatie

1

Eventueel van invloed op de archieford :ning 1 Mc gelijk

t ruikbaar voor de indeling van de inventaris

Vindplaatsen

Personeelszaken 1 Kennis, contacten en relaties , van de bedrijfsleiding.

Pers. arch.

Elders

Oprichtingsakten en statuten

notar. en rechterl. arch., Staatscour.,

Inschrijving Handelsregister Reglementen Prospecti aandelenemissies Volmacht- en procuratieverleningen

K.v.K.

ARA-II 1 , K.v.K. 2

Notulen Jaarverslagen Correspondentie Personeelsinstructies Personeelsstaten Loonboeken Werkschema's Interne rapporten Rekeningschema's boekhouding Balansen, grootboeken, journalen Dagboeken of persoonlijke aantekeningen Gedenkboeken Wettelijke regelingen Literatuur Provinciale en gemeenteverslagen

K.v.K., Ver. Eff.h.3 not. en rechterl. arch., K.v.K. K.v.K., bibl.

(•)

(•)

Bibl. (NEHA)4

Bibliotheken Bibliotheken (bedrijfsbibl. NEHA) Rijks- en gem. archieven

Interviews met nog levende firmanten, commissarissen, directie- en andere personeelsleden. 1 2 3 4

ARA-II - Tweede Afdeling van het Algemene Rijksarchief K.v.K. -Kamers van Koophandel en Fabrieken Ver. Eff.h. -Vereniging voor de Effectenhandel NEHA - Nederlands Economisch Historisch Archief

Samenvatting In het overzicht op blz. 8 heb ik de door mij uitgezette lijnen nog eens schematisch samengevat. Met dit schema acht ik mijn kader voltooid. De staat hierboven vermeldt een aantal mogelijkheden om gegevens op te zoeken en de verkregen informatie op verschillende wijzen aan te vullen. Het is beslist geen uitputtende opsomming; ik heb mij vooral tot die stukken willen beperken, die algemene en brede informatie kunnen verstrekken.

JU

m

Noten * Op 15 maart 1983 had in Utrecht een studiedag plaats 'inventarisatie van bedrijfsarchieven', georganiseerd door de rijks archiefschool. De dag maakte deel uit van een cyclus van studiedagen over inventarisatie van uiteenlopende typen archieven: kerkarchieven, familie- en huisarchieven, waterschapsarchieven en stadsarchieven, waarvan telkenmale verslag is gedaan in het Nederlands Archievenblad. De sprekers van 15 maart, de heren Adam en Den Teuling, hebben gemeend niet te moeten volstaan met het weergeven van de uitgesproken tekst. Zij hebben die als uitgangspunt genomen voor de navolgende artikelen die hopelijk een stimulans zullen vormen om nog gefundeerder dan voorheen de inventarisering van de vooral in de afgelopen jaren in grote aantallen geacquireerde bedrij fsarchieven aan te pakken. In dit verband is het wellicht vermeldenswaard dat ook op de rijks archiefschool enige extra aandacht besteed wordt aan de problematiek rond de inventarisatie van bedrij fsarchieven. 1 Dat hoeft geen al te zware opgave te zijn. Raadpleging van enige oudere lesboeken van b.v. de H.B.S.-A, of de opleiding voor het Staatspraktijkdiploma Boekhouden (SPD), c.q. Moderne Bedrij fs-Administratie (MBA) geeft vaak al een goede inleiding. Mijn beknopte literatuuropgave bevat nog enkele suggesties. 2 Volgens H. H. MALLINCKRODT (Latijns Nederlands woordenboek; Utrecht/Antwerpen, 1972) betekent het adiectivum 'oeconomicus' niet alleen 'van het beheer' maar ook 'van een juiste indeling'. 3 In mijn inleiding op de studiedagen heb ik vanuit deze begrippen wel een indelingsschema geconstrueerd. Daarvan wil ik nu enige afstand nemen. Het zonder meer toepassen op bedrij fsarchieven van ordeningsbeginselen ontleend aan overheidsarchieven wijs ik echter ten zeerste af. 4 Merkwaardig genoeg werd het begrip bedrijf pas in het ondernemingsrecht geïntroduceerd bij de wijziging d.d. 1 januari 1935 van het Wetboek van Koophandel. 5 Daarnaast komen nog voor de rederij, onderlinge waarborgmaatschappij, maatschap, stichting, vereniging en besloten vennootschap. De vennootschap onder firma en de commanditaire vennootschap zijn een bijzondere vorm van de maatschap. De besloten vennootschap (b.v.) is een bijzondere vorm van de naamloze vennootschap. 6 Die serie dossiers bevindt zich tot en met 1981 bij de Tweede Afdeling van het Algemeen Rijksarchief.

10

7 Vgl. de inleidingen van b.v. Goelema, Hendriks, Mijland, Stavast en de lezing van D. P. de Vries over het archief Kingma op de archiefstudiedagen over bedrijfsarchieven. Voor de titels van inventarissen verwijs ik gemakshalve naar het overzicht in de bijdrage van collega Den Teuling in dit nummer. 8 Vergelijk b.v. de geschiedenis van Peek & Cloppenburg (Stavast) en die van de bedrijven Krantz (Hendriks). Bij de bedrijven Krantz is men zelfs opzettelijk teruggekeerd van een naamloze vennootschap naar een vennootschap onder firma. 9 J.A.DE JONGE, De industrialisatie in Nederland tussen 1850 en 1914. Epe, 1968. 10 Van de Kieft, 35; Winkler Prins, 541; Nicklisch, 2095-2105. 11 Winkler Prins, 393 e.v.. 12 H.H. VLEESENBROEK, De eerste grote industriële fusie in Nederland na de Tweede Wereldoorlog. Het ontstaan van Nijverdal-Ten Cate - een bedrijfshistorische analyse. Diss. Rotterdam, 1981. 13 In het algemeen zal men zorgvuldig moeten beoordelen of stukken die financiële gegevens bevatten wel tot de boekhouding (de registratie van de financiële consequenties van de bedrijfsvoering) behoren. Het gaat tenslotte niet alleen om de inhoud en redactie van de stukken, maar ook om het doel en de bestemming.

17 A.J.M. DEN TEULING, 'Het inventariseren van 10 A.J.JANSEN, 'Uitdunnen van een 18e-19e eeuwse archiefbescheiden' in Open VII (1975) koopmansboekhouding', in: NAB LXXVIII 131-142. (1974) 319-335. 11 H.C.J.G.JANSSEN, Nieuw ondernemingsrecht, 18 'Verslag van archiefstudiedagen over Groningen, 1976. bedrijfsarchieven gehouden op 13 en 14 12 J.VAN DE KIEFT, Interne bedrijfsorganisatie. maart 1975 in het Europa Hotel te Baarn, 1946. Scheveningen', in: NAB LXX1X (1975) 13 R.H.KRANS, 'Bedrijfsarchieven ten 217-328. gemeentearchieve van Rotterdam - acquisitie 19 H. F. A. VOLLMER, Het Nederlandse handelsen selectie' in: NAB LXXVIII (1974) 211-225 en f aillisementsrecht, Haarlem, 1961. 14 H. NICKLISCH, Handwörterbuch der 20 W.P. voor het bedrijfsleven. Encyclopedie, Betriebswirtschaft, 4 dln. Stuttgart, 2 dln. Amsterdam/Brussel, 1957. 1956-1962. 15 A. VAN OTTERLOO, De volmaakte Nederlandsche koopman, 3 din. Arnhem/Nijmegen, z.j.. 16 'Referate des 17e Österreichischen Archivtages in Leoben' in Scrinium XXVI/XXVII (1982) 235-317. O.a. P. W. Roth, Was der Wirtschaftsshistoriker von Wirtschaftsarchiven erwartet.

Literatuuropgave 1 E.P.DEBOOY, 'Documentatiecentra, private archieven en historisch motief' in: NAB LXXVIII (1974) 309-318. 2 E.P.DE BOOY en A. J.LOOYENGA, Overzicht van archieven van particuliere ondernemingen berustend in openbare archiefbewaarplaatsen, 's-Gravenhage (Algemeen Rijksarchief), 1979.2 3 O.DASCHER, 10 Jahre Stiftung Westfälisches Wirtschaftsarchiv in Dortmund - eine Bilanz. Dortmund, 1980. 4 M.J.DREESE, 'De toegankelijkheid van archieven' in: OPEN II (1970) 410-415. 5 Documentatie in het middelgrote bedrijf. Bedrij fspraktijkserie N.I.D.E.R. Alphen aan de Rijn - Brussel, 1967. 6 B.A. DIJKSTRA, Handelswoordenboek, Groningen, 1977. 7 Encyclopedie van de Bedrijfseconomie, 1 dln. Bussum, 1969-1976. 8 T.P.M.HUYS, 'Overzicht van de inhoud van de archiefbewaarplaats van het Sociaal-Historisch Centrum voor Limburg', in Jaarboek SHC XIX (1974) 45-202. 9 Inventaires d'archives d'entreprises. Bruxelles (Archives de l'Etat à Liège), 1971. 11

Het inventariseren van bedrij fsarchieven, in het bijzonder productiebedrijven A.J.M, den Teuling

Inleiding Een overzicht van de voor dit artikel bestudeerde inventarissen bevindt zich aan het slot. In de tekst is een inventaris verkort aangegeven. Bedrij fsarchieven kan men evenmin als bestuurlijke archieven van de overheid of van particuliere instellingen zonder winstdoel over een kam scheren. In het belang van inventarisator en onderzoeker is het niettemin van belang een min of meer uniforme werkwijze na te streven. Particuliere bedrijven en openbare nutsbedrijven van de overheid vertonen nogal wat verschillen: de relatie met de overheid verschilt en als gevolg daarvan ook de structuur van de onderneming. Verschillen in organisatie en taakstelling leiden ook tot verschillen in de archiefvorming, zodat men niet zonder meer een handleiding voor het inventariseren van alle bedrij fsarchieven kan geven. Ook binnen de groep particuliere bedrijven moet men echter onderscheid maken. Ontginningsmaatschappijen hebben bij voorbeeld een geheel andere houding tegenover onroerend goed dan productiebedrijven: in het eerste geval is de grond zowel grondstof als eindproduct, in het tweede slechts een bedrijfsmiddel om een fabriek op te zetten. Ook handelmaatschappijen, verzekerings- en bankwezen staan anders tegenover hun werkmateriaal dan productiebedrijven, die uit één of meer grondstoffen of halffabrikaten respectievelijk halffabrikaten en/of eindproducten vervaardigen en verkopen. Er zijn uiteraard ook belangrijke overeenkomsten, bij voorbeeld in de structuur van particuliere ondernemingen en in het aantrekken van kapitaal. In dit stuk zullen dus tevens andere dan particuliere productiebedrijven aan de orde komen. Productiebedrijven kunnen op twee manieren tot stand komen. Een particulier begint een klein bedrijfje, dat geleidelijk aan steeds groter wordt. Komen er kinderen of wil men vreemd kapitaal aantrekken, dan gaat men veelal enige vorm van vennootschap aan, waarin ieders aandeel wordt vastgelegd. Familiearchief en bedrijfsarchief zijn noch juridisch, noch administratief en archi-

12

vistisch voor 100% van elkaar te scheiden. Later wordt de vennootschap wel in een naamloze vennootschap omgezet, als gevolg waarvan het bedrijf een zelfstandige rechtspersoon wordt; de verwevenheid met de oprichtersfamilie kan blijven, maar noodzakelijk is dat niet. De tweede mogelijkheid is, en dat gebeurt natuurlijk vooral bij kapitaalintensieve industrieën, dat een aantal particulieren gezamenlijk een maatschappij opricht en daarvoor kapitaal bijeenbrengt. Daar de directeur van de opgerichte fabriek vaak tevens aandeelhouder is, kan ook in dat geval een grote mate van verwevenheid tussen een persoonlijk archief en bedrij fsarchief optreden, maar deze is wel minder intensief dan bij het familiebedrijf. Het moge duidelijk zijn, dat een bedrij fsarchief in het stadium familiebedrijf in de verhouding tot het familie-archief niet verschilt van bijvoorbeeld het archief van een heerlijkheid of een landgoed; beide zijn voor de eigenaar of eigenaren een middel om op een zinvolle manier in het levensonderhoud te voorzien. Het duidelijkste voorbeeld hiervan is te vinden in Van Eeghen, Brants, waar de zakenarchieven van de kooplieden ook typografisch nauwelijks gescheiden zijn; hiermee vergelijkbaar is Hendriks, Krantz, waarin eveneens de samenhang tussen familie- en bedrij fsarchief tot uiting komt. Andere voorbeelden van als eenmansbedrijven begonnen ondernemingen treft men aan in Goelema, Meihuizen, (vergelijk hiermee Goelema, familie MeihuizenEverts) en Van Hell, Misset. Buiten enige familie zijn ontstaan de archieven beschreven in Unger, Commercie Compagnie, de oudste gedrukte inventaris van een bedrij fsarchief, Jacobs, Rozenburg, waarin ook een deel persoonlijk archief van de directeur, die statutair tevens aandeelhouder moest zijn, Van Nieulande, Westerwolde, waarin zowel het archief van een coöperatieve vereniging als van een bedrijf, welks directeur evenals die van een openbaar nutsbedrijf een minimum aan bewegingsvrijheid bezat. Ook tussen de productiebedrijven onderling zijn er nog verschillen genoeg. De verschillen in aanpak tussen de inventarissen van de uiteenlopende typen van bedrij fsarchieven lopen echter niet parallel met de ontstaanswijze, de organisatie of het type product van het bedrijf. De twee voornaamste typen inventaris die tegenwoordig worden geproduceerd, doorkruisen niet alleen de bovengenoemde indeling, maar zijn bovendien ook op andere soorten bedrij fsarchieven (kanaal- en ontginningsmaatschappijen, een bankiershuis, een grootwinkelbedrijf) toegepast. In veel inventarissen is een aantal aan elkaar verwante archieven, afkomstig van één bedrijf of complex bedrijven, door één inventarisator beschreven; deze archieven zijn dan op min of meer uniforme wijze geordend. In het onderstaande is, waar naar het archiefschema in een bepaalde inventaris wordt verwezen, steeds uitgegaan van dat schema in de meest uitgewerkte vorm. In verzamelbundels vindt men echter de meest uiteenlopende indelingsschema's voor min of meer overeenkomstige archieven toegepast, soms zelfs door dezelfde auteur. Dit geeft aan, dat de inventarisatie van bedrij fsarchieven nog in de experimenteerfase verkeert.

13

m

Ontwikkeling van inventarisatiemodellen • • 2-1

Historiserende inventarissen • •

Unger, Commercie Compagnie, is de oudste, in 1951, gedrukte inventaris van een bedrij fsarchief. De onderneming hield zich niet alleen met de rederij bezig, maar had ook een scheepswerf en een lijnbaan, zodat deze compagnie tevens als productiebedrijf is aan te merken. Unger had geen kennis van de in het voorgaande stuk van collega Adam samengevatte bedrijfstheorie, die blijkens de door hem in de inventaris beschreven stukken expliciet of impliciet ook op de achttiende eeuw van toepassing is (het archief begint in 1720). Een groot aantal typen stukken, die in de negentiende en twintigste eeuw normaal zijn, komt in de achttiende eeuw eenvoudig niet voor (bij voorbeeld kostprijsberekening), maar voor de organisatie van het archief maakt dit nauwelijks verschil. Onder verwijzing naar een artikel van A. Meerkamp van Embden, 'Het herkomstbeginsel en de volgorde in den inventaris', NAB 32 (1924/1925), 117 en volgende, zegt Unger in zijn inleiding: 'Uitgaande van de op zich zelve ongetwijfeld juiste en aantrekkelijke gedachte, dat men een archief dient in te delen overeenkomstig de komst der stukken in het administratief bestel, zou men het archief van dit bedrijf eigenlijk moeten doen aanvangen met het intekenregister van Juli 1720 (no. 1581), uiteraard het begin der onderneming; evenzeer zou men dan moeten eindigen met de stukken betreffende de liquidatie der Compagnie (no. 120), die aan haar bestaan een einde maakte. Doch "jede Konsequenz führt zum Teufel", en van deze consequentie hebben wij om traditionele zowel als om praktische redenen afgezien. Wij openen de inventaris - ut solet - met de stukken betreffende bestuur en beheer in het algemeen: notulen der diverse organen, ingekomen en verzonden stukken, e.d. Bovengenoemde leidraad weer volgend, volgt dan de uitreding der schepen, geflankeerd door de activiteit van werf en van lijnbaan. Vervolgens - het wil ons voorkomen dat wij hierbij aan historische toestanden aanknopen - is de boekhouding behandeld, waarbij eerst de stukken betreffende de boven reeds genoemde kapitaalsinschrijving zijn behandeld, daarna de boekhouding van het bedrijf is beschreven. Hierbij kon de weerslag van bovengenoemd beginsel althans t.a.v. de onderlinge verhouding der stukken worden gevolgd. Minutele notulen gaan in die gedachtengang voor notulen... ; overeenkomstig de gang der boekhouding is de aangewezen volgorde der handelsboeken deze: journaal (dagelijks en driemaandelijks), memoriaal, kasboek, grootboek, balans'. Ik heb deze verantwoording zo uitvoerig geciteerd, omdat deze de oorzaak is geworden van een gehele school in de inventarisatie van bedrij fsarchieven. Het is niet mijn bedoeling alsnog Unger te bekritiseren, maar slechts om aan te geven welke gevolgen zijn werk direct voor latere inventarissen heeft gehad. Bepaalde elementaire vergissingen zijn nog lang en worden misschien nog steeds herhaald, hoewel het theoretisch uitgangspunt van Meerkamp van Embden en Unger al lang achterhaald is. Op de eerste plaats is dat de verwarring van herkomstbeginsel (in de zin van wat wij tegenwoordig als structuurbeginsel aanduiden) en chronologische ordening: Unger redeneert dat de volgor-

14

de van invulling van gegevens in archiefstukken tevens de historisch gegroeide structuur van het archief is, quod non. Zijn eigen formulering 'geflankeerd door' etc. had hem al op een beter idee moeten brengen. (Overigens plaatst hij het journaal in zijn systeem ten onrechte vóór memoriaal en kasboek, terwijl de volgorde van invulling juist andersom is in de dubbele boekhouding. Deze elementaire vergissing bewijst nogmaals dat de ordening van bedrij fsarchieven nog slechts in het beginstadium verkeerde. Unger heeft de inhoud van deze stukken niet in het verband geanalyseerd. Anderzijds blijkt op andere plaatsen, dat hij toch ook niet de opschriften op de banden klakkeloos heeft overgeschreven.) Ungers schema is als volgt: I Algemeen bestuur il Het bedrijf A Uitreding der schepen B De werf c De lijnbaan D Diversen m Boekhouding A De kapitaalsinschrijving B De boekhouding van het bedrijf Onder 'Algemeen bestuur' vindt men de stukken van algemene aard (notulen en correspondentie), maar ook diverse onderwerpbundels. Onder 'Diversen' staan stukken die zonder meer bij 'Algemeen bestuur' hadden gekund. Voor de lijnbaan is een afzonderlijke boekhouding bijgehouden, die onder 'Lijnbaan' is geplaatst, zonder dat de verhouding met de (hoofd-?)boekhouding is aangegeven. Misschien is hier de structuur van het archief sterker dan Ungers chronologiserende uitgangspunt. 'Kapitaal(sinschrijving)' is natuurlijk geen boekhouding, maar een bedrijfsmiddel. Deze vergissing is te wijten aan de neiging van inventarisatoren om alle financiële gegevens in een rubriek 'Financiën' onder te brengen. Ook latere inventarisatoren maken deze fout veelvuldig. De organisatie van het bedrijf is niet weerspiegeld in het archiefschema, al zijn bepaalde elementen er natuurlijk wel uit te halen. Met name de mijns inziens onjuiste rubricering '(Algemeen) bestuur' tegenover bedrijf zou echter een taai leven gaan leiden. Unger is volgens een historiserend procédé te werk gegaan en heeft min of meer op zijn gevoel, en deels in strijd daarmee (zie zijn opmerkingen over 'Kapitaalsinschrijving') een rubriekenindeling aangebracht. Pas in 1972 verschijnt er weer een belangrijke inventaris van een bedrij fsarchief, namelijk Brood, DKM, een kanaalmaatschappij. Brood brengt een nieuw element in, namelijk de uit de overheidsarchieven afkomstige hoofdindeling tussen organisme enerzijds en uitvoering van de taak anderzijds. Binnen deze hoofdrubrieken brengt hij in een historiserende volgorde een verdeling in subrubrieken aan: il Archief van de Drentsche Veen- en Midden-Kanaal-maatschappij A Archief van de directie a Organisme 1 Oprichting 2 Kapitaalsinschrijving 15

inventaris van het archief van de NV Ontginningsmaatschappij 'De Drie Provinciën', een onderneming, die naast ontginning als hoofddoel had: werkverschaffing. Het archiefschema is vrijwel gelijkluidend aan dat van de DKM, hoewel de rubriek 'Personeel' hier natuurlijk (uitgezonderd het administratieve personeel) onder 'Taken' had moeten staan, bij voorbeeld onder de kop 'Arbeidskrachten'. Een verbetering in het schema van de Drie Provinciën is overigens dat oprichting, organisatie (als zodanig) en liquidatie in één rubriek wordt opgevoerd, zijnde de zaken, die het bestaan van de onderneming als zodanig aangaan. In andere inventarissen treft men deze wel aan aan het eind van de rubriek 'Organisme' of zelfs helemaal aan het eind van de inventaris. Dit laatste is mijns inziens alleen aanvaardbaar, als er een liquidatiecommissie optreedt, die een zelfstandig archief vormt, dat men na de rest van het bedrij fsarchief in de inventaris opneemt. Samenvattend: a-priori uitgangspunten, die niet aan de organisatie van het archief zijn ontleend, leiden tot onjuiste oplossingen in de archiefinventaris.

3 Bestuur 4 Financiën 5 Personeel 6 Liquidatie b Uitvoering van de taak 1 Verkrijging van eigendom 2 Aanleg 3 Beheer en onderhoud van het kanaal 4 Heffingen 5 Vervening 6 Verpachting en verhuur 7 Verkoop van eigendom 8 Betrekkingen Een inconsequentie van Unger heeft hij er dus uitgehaald, namelijk de plaatsing van 'Kapitaalsinschrijving', maar zelfheeft hij er een nieuwe ingebracht, door de rubriek 'Oprichting' ervóór te plaatsen onder verwijzing naar het al geciteerde artikel van Meerkamp van Embden. 'Bestuur' vormt een subrubriek van 'Organisme', bevattende de stukken van algemene aard en stukken betreffende kantoorruimte en archief. De elementaire fout in dit schema is, dat in een subrubriek 'Bestuur' de stukken zijn opgenomen, die op het gehele handelen van directie en aandeelhouders betrekking hebben. De notulen van deze colleges betreffen immers zowel het 'organisme' als de 'taakuitvoering' om Broods terminologie te volgen. Broods redenering was historiserend: eerst oprichten (met kapitaalinschrijvingen), dan besturen, ten slotte liquideren. Ook het organiseren van de kapitaalsinschrijving etc. is echter 'bestuur' of 'bestuurshandeling'. En zelfs vanuit historiserend standpunt moet men dus de 'algemene' stukken vóór de oprichting plaatsen, daar de concept-oprichtingsakte, de concept-statuten als eerste onderwerp in de eerste vergadering aan de orde komt, voorafgaande aan de definitieve akte van oprichting etc. Het begrip 'Bestuur' is in een archiefschema verwarrend, daar deze term algemeen voor kan komen in de hoofdindeling van allerlei archieven, namelijk in het verband: archief van het bestuur, tegenover: archief van de uitvoerende dienst, of: archief van de comptabele functionaris. Brood onderscheidt deze in dit archief aanwezige structuur overigens wel ('archief van de directie' te Dordrecht/'s-Gravenhage en 'archief van de hoofdopzichter' te Schoonoord). Een door Brood nieuw ingebracht element is ook de hoofdindeling 'Organisme' (omvattende onder andere financiën, boekhouding en personeel) versus 'Taakuitvoering'. Hoewel Adam's begrippen bedrij fsfuncties en bedrijfsmiddelen impliciet gehanteerd zijn (de middelen vallen in het algemeen onder 'Organisme') is deze uit de overheidsarchieven afkomstige indeling toch niet ongevaarlijk. Brood is zelf in dit archief niet in de val getrapt, die het beheer van eigendommen had kunnen opleveren: deze komen in de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten immers voor onder het hoofdstuk 'Organisme', terwijl deze bij deze kanaalmaatschappij tot de 'Taakuitvoering' behoren. A. N. Verstallen vervaardigde onder eindredactie van P. Brood in 1978 een

16

2-2 Het Gelderse model en de toepassing van het begrip 'ordening volgens organisatie'

1 2 3 3-0-1 3-0-2 3-0-3 3-0-4 3-0-5

Een betere oplossing is aangekondigd door H. J. M. Mijland in zijn inventaris Taminiau. Deze inventaris, met zijn uitvoerige inleiding en twee organisatieschema's, is veelvuldig als voorbeeld gebruikt. Dankzij de zorgvuldige verantwoording en vooral het afdrukken van de twee organisatieschema's is het ook mogelijk om deze als studiemateriaal te gebruiken. Men moet de punten van kritiek in dit artikel dan ook niet als depreciatie opvatten; Mijlands baanbrekende werk ten aanzien van de bedrijfsarchieven verdient alle waardering. Op pagina xxix van zijn 'Inleiding' zet hij uiteen, waarop zijn ordening van het archief Taminiau is gebaseerd, 'namelijk op de organisatie van de onderneming. Het toegepaste beginsel van ordening is het organisatiebeginsel in die zin dat: "... bij de herordening van een archief de afdelingen (d.i. hoofdrubrieken, dT) behoren te worden ontleend ... aan de organisatie van het bestuur, dat het archief ... heeft gevormd ...". De organisatie van Taminiau's Conservenfabrieken heeft in de periode van haar bestaan diverse structuren gekend. Gekozen is voor een indeling op grond van het organisatieschema voor de campagne 1946. Nâ dit jaar veranderde de inrichting van de onderneming niet in belangrijke mate'. Op grond van deze overwegingen komt Mijland met het volgende archiefschema. Organisatie Aandeelhouders Directie Verslagen Ingekomen en uitgaande stukken Financiering Eigendommen en duurzame productiemiddelen Geschillen

17

§tósöJ«ilr*A^*

•-

*

*«äös&

S BUITENDIENST VERKOOP

%

• -

<

/

_

£

r

J

E

W

K

^

BINNENDIENST

ta

*mmi*mm

wsrttwww

j:MSTUURMAN

PERsSONKCL

N

CORR.ESPONÙ.

$ OAMES

STATISTIEK

*******

XSTOtm-BMB.

HF»JP»l^Wff êWWe

r

JAM-PABK.IEK

INKOOP saute

PLEUREN

L*»tve»m

!

j 0HUIT

IJV.tAJ.tPIERINOS PROCURATIE

)

•HAMM

PINANTIESLE-AOM.

PARTICULIERE

g

ZAKEN

H FABRIC ABE A.NIP

•

LABORATORIUM DR.ë.L.KRuaSRS-OAENSAUX SOCIALE IAKBN F.J.MM.VAN OBTROP

• j.j,m*t*Mm MBJ.M.P.JAH

I H m

'1

AAHBRENOBN TKAmroAvr

r

INTERNE CONTROLE H.W.TAMMEÎ

(KtVALITEITS RECEPTUUR {^RBSBAKCH

f

ï

ARXHIVBEHEN

rrm-A/teeêttmm TELEFOON _,^

o

A VAN ZETTEN

TH L.OIETZ \. CLAPPERS M*. CNR.iTRUBOSCN CUV. WANNET

134 MANNEN KHOLTROP

ZBBMRBN

ÜETOUa-EMB.

J-CW.CL AFPERS B. W. VAN HEUMEN MBJ.B.P.MOM

BTtKBTTEN-AFD.

A.A.M.SMITS

EXPEDITIE TKAcrm

»AMES >• man

6 6 VROUWEN

mm.mmut.BMpn»

SPOBLER.V

J

H.A.JOOSTEN

WJ.J.VBRHOEVEN

VR.IBZBK.il

( m J.VOLMBYER, -{TH.

».MARTENS tERLAtJ

'»RESIDER V-M TOILETTEN

NEJ.N.UHUISnAN PtB/.C.B.N.ROSLOFS Hoora-aPzicHTERSs

-CONTROLS

PERSONEELSZAKEN D WIESE BRON

TN.Vm.M*y£R

OrtWMMM

IDtMM

xeaeeitiHos-reKA/miv INBAANDE POST toHTmmftm

J.R SPAAN B.J.VAH LEEUWEN

MA6 AZ t/N

CALCULATIE

KUMAATAMIMIAU

-c

KUIPER, V

LÖONAÖNIHIS TKATtM\ AmJJ.AM.CMt

ADMINISTRATIE L.TN.B.A.J.SPISRINOS

N.J. ROSE

m.AJt.msttun. htmjMMMmtnm MEJ.&OUITS

VATEN TER KEIN

J DAMES

PRUIT-CX-SD.

SEORUPS-AOM. S.S. HENDRIKS

CONEVTEmy

WERKPLAATS

A.M.PLiBRvm r

HOLLERITH

MA6AZUNADN

A.J. BROUWER

KETELHUIS

KAS

OIRECTIE J.J.L.TAMIMIAU J.J.M.TAMINIAU

CAMPABNE-PABR,.

WJN-AfOEeUNO

DEBITEUREN

caeorrm/rnxN OMO-MANK.

PCRSONEEL

n.mtHmnm MMtMu.mm vos

J.OMFKat

mt^MJmNma

TAHIAAI

H.A. BOLLEN

roemvoEGO'*.MAmrmm J.J.CORNELISSEN mi.mMmmm

«.A

T

f/UMSU. ALOBM.ZAKEN

W.L.STOKtlUYZEN

•

(TP-OOP-PABR.

mcrtmmmuw

N.P.M.

•

i 'BBM VOLONTAIR POKTIEN, BEWAKING BOODSCHAPPEN

'ANNEN

I

» *

ORGANISATIESCHEMA CAMPAGNE 1946

18

19

4-1 4-2 4-2-1 4-2-2 4-3 5-1 5-2 5-3 6

Sociale zaken Administratie Bedrijfsadministratie Financiële administratie Laboratorium Inkoop Fabricage Verkoop Documentatie Wanneer men dit schema vergelijkt met dat van Brood, DKM, dan blijkt, dat er ondanks het verschil in uitgangspunt en het achterwege blijven van het expliciete onderscheid organisme-taakuitvoering een duidelijke overeenkomst bestaat in de volgorde van de rubrieken. Onder 'Organisatie' vindt men Broods 'Oprichting' en 'Liquidatie', onder 'Aandeelhouders' en 'Directie' Broods 'Bestuur', 'Sociale zaken' correspondeert met Broods 'Personeel', dat bij Brood wordt voorafgegaan door 'Financiën', overeenkomend met 'Administratie' bij Mijland. De volgorde van de andere afdelingen dan wel rubrieken komt overeen, al is hier natuurlijk het verschil tussen kanaalmaatschappij en productiebedrijf het duidelijkst. Ook Mijland heeft zich dus niet helemaal van de traditie kunnen losmaken. Bovendien, wanneer men het archiefschema vergelijkt met het organisatieschema 1946-en dat recht hebben wij, want de inventarisator verklaart volgens de organisatie van de onderneming in dat jaar te ordenen - dan blijkt dat de schema's slechts zeer ten dele op elkaar passen. Een afdeling 'Organisatie' bestaat niet, evenmin een afdeling 'Documentatie'. Ook de 'Aandeelhouders' komen niet voor als zelfstandige archiefvormers. Het voeren van hun secretariaat is namelijk statutair een directietaak. Anderzijds zijn er vele onderdelen van het bedrijf (zie afbeelding), die in het geheel geen archief, of slechts vernietigbare stukken hebben nagelaten. In het organisatieschema heb ik met een dubbele omcirkeling aangegeven, welke afdelingen min of meer zelfstandige archieven of archiefbestanden hebben nagelaten, daterende van na 1938, de overname door CSM. Met een enkele omcirkeling is aangegeven, van welke onderdelen er ongetwijfeld voor bewaring in aanmerking komende archivalia zijn geweest van na circa 1938. De vernietigbare stukken, magazijnbonnen, vrachtbrieven, etc. (die onmiddellijk in de boekhouding worden verwerkt) zijn hierbij niet opgenomen. In het archiefschema komen de rubrieken 'Fabricage' en 'Laboratorium' wel voor, maar zij bevatten slechts weinig stukken van na 1929, en slechts een enkel van na 1938. Men mag aannemen, dat juist deze gegevens voor de bedrijven, die Taminiau hebben opgekocht, van een dusdanig belang waren dat zij uit het archief zijn gelicht, daar met name de receptuur en de totstandkoming daarvan voor de concurrentie geheim diende te blijven. Wanneer men de inhoud van de afdelingen of rubrieken vergelijkt, dan blijkt dat er nogal wat stukken niet naar archiefvormende afdeling, maar naar onderwerp zijn geplaatst. Onder de afdelingen Inkoop en Verkoop bevinden zich aldus inkoop- en verkoopboeken die structureel deel uitmaken van de boekhouding, en wel de

20

chronologische boeken. De facturen en dergelijke heeft Mijland zeer terecht wel onder de boekhouding gerangschikt. De loonadministratie is, omdat dat bij Taminiau zo was geregeld, terecht onder 'Bedrijfsadministratie' geplaatst. (Bij andere instellingen vindt men deze ook wel als onderdeel van de boekhouding.) Over de afdelingen of rubrieken verspreid bevinden zich dossiers, die waarschijnlijk door de directie zijn gevormd. Daartegenover bevindt zich in het onderdeel 'Directie' een aantal stukken, die op een bepaald onderwerp betrekking hebben onder de kop 'Geschillen': ook onder 'Verkoop' staan stukken over deze onderwerpen. Over 'Financiering' en 'Eigendommen en duurzame productiemiddelen' komen op twee plaatsen stukken voor, daar Mijland niet onderwerpsgewijs geordend heeft maar volgens organisatie te werk is gegaan; en hetzelfde onderwerp kan op verschillende niveau's aan de orde komen. Volgens de bedrijfsorganisatie zijn onder 'Bedrijfsadministratie' geplaatst stukken betreffende prijscalculatie (1281 - 1283) waarin tevens recepten voorkomen, en onder 'Fabricage' staan registers waarin de bedrijfsgang is geanalyseerd (1341 - 1345) en waarin de afdelingschef calculaties heeft bijgevoegd ten behoeve van zijn opgaven aan de bedrijfsadministratie. (Zou men onderwerpsgewijs te werk gaan, dan moet men ze alle onder 'Fabricage/receptuur' bij elkaar voegen. Maar het gezichtspunt van de archiefvormer is uiteraard van groot belang ook voor de archiefgebruiker. Het maakt voor de waarde van de stukken groot verschil of een recept wordt geregistreerd met het oog op de bereiding van het product, kostprijsberekening, octrooi-aanvraag of een publikatie in een tijdschrift. Mijland maakt dergelijk onderscheid zeer terecht.) Aantekening verdient ook, dat alle correspondentie van afdelingen Verkoop en Inkoop en zelfs van het grootste deel van de directiecorrespondentie naar het administratie-onderdeel 'ingaande post-sorteren-archiveren' gaat (dit kan men concluderen uit de uitgebreide specificaties van afzenders/geadresseerden, die Mijland in zijn inventaris opneemt). Hier wijkt dus de organisatie van het archief af van die van het bedrijf. Ten slotte komen binnen het onderdeel 'Directie' formele onderscheidingen voor, die geen gelijksoortige vlaggen zijn op gelijksoortige categorieën: 3-0-1 en 3-0-2 zijn categorieën stukken: series van algemene aard; 3-0-3 en 3-0-4: onderwerpen en 3-0-5: categorie beheershandelingen. '1 Organisatie' vormt een onderwerp van bemoeienis van de directie en '2 Aandeelhouders' is een bestuurslaag binnen het bedrijf, waarvan het bijhouden van de administratie een directietaak vormt. Juist bij familie-Nv's is het gebruikelijk, dat er geen afzonderlijk secretariaat is voor de aandeelhoudersvergaderingen; de aandeelhouders en de directeuren zijn immers veelal familieleden. Wij merken ook hier dat de organisatie, de hiërarchie van het bedrijf niet identiek is aan de administratieve organisatie van het bedrijf. Wat zegt de archieftheorie over dit onderscheid? Volgens het Lexicon van Nederlandse archieftermen (12) is de ordening naar organisatie de methode om de afdelingen (16) te ontlenen, hetzij aan de organisatie van de archiefvormende instelling hetzij aan de organisatie van de administratie van die instelling. Paragraaf 16 van de Handleiding van Muller, Feith en Fruin geeft als leidraad op: 'de oorspronkelijke organisatie van het archief', dus de tweede helft

21

• • 2 • • 3 4 5

•>m m

•

^11

Fabrieksterrein van Taminiau in 1939. De afbeelding is ontleend aan de prijscourant 'Voorjaar 1940'(Archief Taminiau's Conservenfabrieken, inr. nr. 1372). Foto: Rijksarchief in Gelderland. van de definitie uit het Lexicon. De Handleiding voegt daaraan toe: 'die in hoofdzaak overeenstemt met de inrichting van het bestuur, waarvan het (archief) afkomstig is'. De cursivering is van mij. De Handleiding heeft mijns inziens gelijk: de archivaris heeft te maken met de papieren neerslag, dus met de administratieve organisatie en niet met de organisatie van het bedrijf als zodanig. Mijlands inventaris heeft voor de archivistiek het voordeel, dat men alle fricties tussen de verschillende mogelijkheden van ordeningsmethodes zo gemakkelijk uit zijn inleiding en zijn afzonderlijke beschrijvingen van stukken kan reconstrueren en aldus ook vrij gemakkelijk de inconsequenties of zelfs misgrepen kan aanwijzen. Het is dan ook Mijland zelf die mij in staat stelt, twee alternatieve indelingen voor het archief Taminiau te bieden. De eerste is die volgens de organisatie van het archief. Deze ziet er globaal uit als volgt. Tussen haakjes staan de cijfers waarmee de rubrieken van Mijland zijn genummerd.

1 a b • • •

Archief van de Taminiau's Conservenfabrieken NV Directie Stukken van algemene aard (2, 3-OT, 3-0-2) Stukken betreffende bijzondere onderwerpen Organisatie (1) Financiering (3-0-3) Eigendommen en duurzame productiemiddelen (3-0-4)

22

Verkoop (3-0-5) Documentatie (6) Afdeling Administratie (4-2) Financiële administratie (d.i. boekhouding) Bedrijfsadministratie Afdeling Sociale zaken (4-1) Afdeling Inkoop (5-1) Laboratorium en afdeling Fabricage (4-3 en 5-2) (deze samengevoegd vanwege de inhoudelijke samenhang als gevolg van het feit dat bijna alle stukken van het laboratorium dateren van de tijd, dat het laboratorium nog niet als zelfstandige afdeling (organisatorisch of administratief) bestond). 6 Afdeling Verkoop (5-3) (7 'Gedeponeerde archieven') Aantekening verdient nog, dat de handelscorrespondentie, die bij Mijland het grootste deel van 3-0-2 uitmaakt, in sommige andere archieven beter op zijn plaats is onder de afdeling Administratie. Bij Taminiau is er nooit onderscheid gemaakt tussen directiecorrespondentie (beleidszaken) en handelscorrespondentie (de meer uitvoerende routinezaken). Of men dit onderscheid in de praktijk wel moet maken hangt af van de oorspronkelijke gang van zaken in het bedrijf, waarnaar de inventarisator zich heeft te richten. De consequentie van ordening volgens organisatie is, dat stukken betreffende hetzelfde onderwerp en dezelfde bedrij fsfunctie in verschillende 'lagen' of, meer de archiefterminologie volgend, afdelingen kunnen voorkomen. Het systeem van ordening van verschillende afdelingen behoeft niet noodzakelijk hetzelfde te zijn: de ene afdeling kan alfabetisch op afzender/geadresseerde, de andere volgens een systematisch ordeningsplan en een derde in series geordend zijn. Het archiefschema van Mijland heeft, met zijn systeemfouten, op vrij grote schaal navolging gehad, op de eerste plaats natuurlijk in alle inventarissen van bedrij fsarchieven door het Rijksarchief in Gelderland. Opmerkelijk is hierbij, dat Van Hell, Misset (1983), verklaart volgens functies (Lexicon nummer 13) geordend te hebben, en toch tot hetzelfde schema komt als Mijland, die de organisatie als uitgangspunt heeft gekozen. Dit geeft precies aan waar de schoen wringt in het Gelderse model: men past het eenmaal gekozen uitgangspunt niet consequent toe. Ook de inventaris van Mattheij, Fongers (1974), dus na Brood, DKM (1972), maar vóór de publikatie van Mijland, Taminiau (1975) valt hieronder, evenals Beets, Korenschoof (1973 - 1974) (die enkele belangrijke verbeteringen bevat ten opzichte van Brood, DKM en bepaalde fouten waarin Mijland vervalt, niet maakt), Stavast, Peek en Cloppenburg (1978), Krans, Chabot(l9$0), Goelema, Ter Borgh (1980). In Drie Provinciën (1978), meer in navolging van Brood, DKM opgezet, komen toch bepaalde verbeteringen uit Mijland, Taminiau (1975) voor. Een oppervlakkige gelijkenis vertoont ook Meinema, Scholten (1972) en Van der Beek/Andries, Vlaeren Kol(1975/ 1980).

23

2 • 3 Het monistische model In sommige gevallen doet men er het verstandigst aan een andere ordeningsmethode te kiezen, namelijk die naar functies (Lexicon nummer 13). In feite schuift men dan de schema's voor de directie en de uitvoerende administratieve afdelingen in elkaar tot één, en plaatst de stukken van algemene aard daaraan voorafgaande, vandaar dat ik dit het monistische model noem. Voor Taminiau zou dit het volgende opleveren. a • • • b • • • • • • • • (c

Archief van de Taminiau's Conservenfabrieken NV. Stukken van algemene aard Verslagen Notulen Ingekomen en verzonden stukken Stukken betreffende bijzondere onderwerpen Vennootschapszaken, organisatie Kapitaal Eigendommen, duurzame productiemiddelen Sociale zaken, personeel Financiën Jaarrekening Boekhouding Bedrijfsadministratie (kostprijs- en loonadministratie) Inkoop (Laboratorium)onderzoek, receptuur, fabricage Verkoop Documentatie) De gelijkenis van dit schema, voorzover het de 'Bijzondere onderwerpen' betreft, met de bedrijfsmiddelen en bedrij fsfuncties van collega Adam is uiteraard niet toevallig. De rubriek 'Financiën' is hier tussen de bedrijfsmiddelen en de bedrijfsfuncties geplaatst. Het is heel goed verdedigbaar de financiën dichter naar het algemeen beheer te plaatsen, dus vlak voor of vlak na 'Vennootschapszaken, organisatie'. Men vindt de financiën ook wel helemaal achteraan geplaatst. Plaatsing zoals hier is het meest gebruikelijk. De ordening volgens organisatie kan ook in andere gevallen onmogelijk of onjuist zijn. Wanneer, zoals bij veel kleinere familiebedrijven, alle handen voor alle werk inzetbaar waren, is het onjuist om het archief een organisatiemodel als boven op te leggen, maar mag men directie enerzijds en de uitvoerende afdelingen anderzijds niet scheiden. Men moet dan dus naar onderwerp (Lexicon nummer 14) of liever naar functies ordenen. Dit betekent natuurlijk niet, dat men archieven buiten het moederbedrijf ontstaan (filialen, agentschappen elders) ook in de inventaris tussen de bedrij fsfuncties van het moederbedrijf zou moeten plaatsen. Ten slotte is de monistische werkwijze onontkoombaar, wanneer de administratie van het bedrijf zelf bewust de natuurlijke neiging van het personeel de stukken per organisatie-onderdeel bij elkaar te laten ontstaan is tegengegaan door de invoering van een registratuurplan. Dit is het geval in Goelema, Mei-

24

De houtzagerij van J. M. Meihuizen & Zoon te Wildervank, ca. 1900. Foto: Rijksarchief in Groningen. huizen (1980), die inderdaad volgens het monistische schema werkt, tevens omdat het devies 'alle handen voor alle werk' gold in dat bedrijf. Een ander voorbeeld van oorspronkelijke ordening volgens het monistische model is te vinden in Pieterse, Holland Land Company (1976). Alleen de boekhouding vormt doorgaans een apart onderdeel. Deze is tevens het beletsel bij uitstek om bij bedrijfsarchieven tot een ordening zuiver per onderwerp over te gaan. Dan zou men namelijk alle chronologische (hulp)boeken over de overige rubrieken moeten verdelen, dus het inkoopboek onder de rubriek 'Inkoop', etc. Aangezien in ieder geval de boekhouding een onmiskenbare en onverbrekelijke onderlinge samenhang vertoont, is het spreiden van dergelijke registers enkel en alleen op grond van de benaming een inbreuk op de eerste archivistische regel: respecteren van de administratieve ordening. Deze samenhang blijkt vooral uit de verwerking van de chronologische boeken in het journaal. De mededeling in veel inleidingen van inventarissen van bedrijfsarchieven, dat er geen oude orde is aangetroffen, is dan ook eenvoudig onwaar voor wat de boekhouding betreft. Oude orde blijkt niet alleen uit uiterlijke kenmerken of vermeldingen in oude inventarissen, maar ook uit het systeem van onderlinge verwijzingen in de boeken of uit andere inhoudelijke kenmerken van onderlinge samenhang. Van Nieulande, Westerwolde (1981) geeft wat het bedrijf betreft een monistisch model, hanteert daarbinnen de verdeling organisme-taken, en gaat daarbij onderwerpsgewijs te werk. Terecht onderscheidt hij het bedrij fsarchief (onder de onjuiste titel 'Directie'; er zit veel meer onder) en het zelfstandige archief van de coöperatieve vereniging, dat overigens ten onrechte wordt gesplitst in 'leden-aandeelhouders' en 'bestuur en commissarissen'. De vereni-

25

ging zorgde, dat haar commissarissen de directeur, eigenlijk niet meer dan zetbaas, nauwgezet in de gaten hielden, en wel om herhaling van een fraudegeval te voorkomen. In dat opzicht lijkt het archief sterk op dat van een overheidsbedrijf, waar ook een extern bestuurscollege als aparte archiefvormer buiten het bedrijf bestaat. Ook Mattheij, Toekomst (1974), geeft een beeld van een dergelijk archief, al vergist hij zich in de plaatsing van een groot deel van de stukken van algemene aard.

Enkele indelingsproblemen In het voorgaande is al een aantal indelingsproblemen behandeld, zoals het vóórkomen van een apart bestuursarchief naast het bedrijfs(directie-)archief, de plaatsing van hulpboeken en analytische boeken als loonadministratie ten opzichte van de boekhouding, en meer algemeen de plaatsing van andere van hun plaats geraakte stukken met meervoudige onderwerpen volgens de functie, of de afdeling waartoe het desbetreffende archiefbestanddeel behoort. Het zal niet altijd gemakkelijk zijn deze afdeling of functie te determineren. Het ontwikkelingsstadium als archivistisch kenmerk geeft natuurlijk belangrijke aanwijzingen, maar zal niet in alle gevallen definitief uitsluitsel kunnen bieden, daar de vorm en inhoud van de stukken en het gebrek aan herkenbaarheid van het ontwikkelingsstadium een correcte determinering onmogelijk kunnen maken. In ieder archief komen natuurlijk twijfelgevallen voor. Men kan deze het beste verzamelen (uiteraard op fiches) en als laatste handeling de stukken zo consequent mogelijk naar een bepaalde richting schuiven. 3 • 1 'Persoonlijke' papieren Vooral bij een familiebedrijf, ongeacht de juridische vorm, komen naast het strikte bedrijfsarchief (zo dat al bestaat) vele stukken voor, die gevormd zijn door de afzonderlijke vennoten. Dit komt bij voorbeeld voor bij een vennoot met wetenschappelijke belangstelling, die veelvuldig zelfstandig correspondeert en onderzoek doet. Ook komt het voor, dat familieleden lid zijn van allerlei plaatselijke organisaties, met meer of minder rechtstreeks verband met het bedrijf. Het lidmaatschap van de Kamer van Koophandel krijgt een industrieel natuurlijk als zodanig, maar ook het lidmaatschap van een kerkbestuur kan voor een handelaar in bouwmaterialen van economische betekenis zijn, evenals de betrokkenheid van een textielonderneming bij weeshuizen en andere gestichten met goedkope arbeidskrachten. De grens tussen particuliere en bedrij fsbemoeienis is hier niet nauwkeurig te stellen. Men doet er het beste aan, de stukken voortvloeiend uit personeelsgebonden functies, te plaatsen in de persoonlijke archieven van de vennoten. Vanwege de verwevenheid met het bedrijfsarchief - strikt genomen immers ook slechts bestaande uit stukken betreffende het beheer van het bedrijf binnen het familie-archief - moet men dergelijke persoonlijke archieven mijns inziens opnemen in de band waarin ook de inventaris van het bedrijfsarchief is opgenomen. Daar de familie eerder bestaat dan het bedrijf, en het bedrijf zich

26

geleidelijk emancipeert uit de familie met de onafhankelijke NV als eindpunt, plaatst men het familie-archief (de persoonlijke archieven) bij voorkeur vóór het bedrijfsarchief (de bedrij fsarchieven); het duidelijkste voorbeeld van deze werkwijze is Hendriks, Krantz. De verwevenheid blijkt ook duidelijk uit Goelema, Meihuizen-Everts, naast Meihuizen. Een aparte vermelding verdienen de secretariaten van fabrikantenclubs. Mijland, Taminiau, beschouwt deze secretariaten van clubs van jamfabrikanten als aparte archiefvormers. Ik ben niet zo overtuigd van de juistheid van die beslissing. Een Taminiau werd secretaris als vennoot/directeur van een vruchtenconservenfabriek; ongetwijfeld heeft hij aan zijn eigen bedrijfsadministratie geen convocaten en afschrift-notulen toegestuurd (alleen ambtenaren doen dat en zelfs die verzuimen dat vaak) en heeft hij ook geen archief van zijn voorganger overgenomen c.q. aan zijn opvolger overgedragen. Mijns inziens behoren de secretariaatsstukken tot het persoonlijk archief van een bepaalde vennoot. Zou men achteraf de stukken uit de archieven van vorige secretarissen en volgende secretarissen samenvoegen tot één 'archief van die fabrikantenclub', dan blijken de persoonlijke archieven van de desbetreffende vennoten incompleet. (Het ligt natuurlijk geheel anders, wanneer het om functies gaat, die absoluut niets met het familiebedrijf te maken hebben.) Men volge de praktijk, die bestaat bij de zogenaamde ambtelijke stukken in familiearchieven van vóór 1798. Het voorkomen van dit soort archivalia geeft al aan, dat men familie- en bedrijfsarchief beter in één inventaris kan opnemen. In inventarissen vindt men onder 'oprichting' of 'organisatie/vennootschapszaken' veelvuldig zogenaamde akten van patent. Ondanks de gewichtige naam zijn deze akten niets meer dan kwitanties voor de patentbelasting, inderdaad formeel dus wel akten. De patentbelasting was sinds 1805 verschuldigd onder andere door iedereen die een zelfstandig beroep of bedrijf uitoefende, dat al niet op een andere manier was belast, en is in feite een vorm van belasting op verwachte inkomsten uit het bedrijf met per bedrijfssoort gefixeerde tarieven. Met het bedrijf als zodanig hebben zij niets te maken, iedere vennoot krijgt er afzonderlijk een. Als de betaling in de boekhouding is verwerkt, behoren de 'akten' onder de kwitanties, zo niet, dan behoren zij met andere typen belastingaanslagen en -kwitanties in het persoonlijk archief van de desbetreffende vennoot. Met de invoering van de Franse belastingwetgeving in 1812, werd het een belasting op de huurwaarde van mede als bedrijfsruimte in gebruik zijnde panden. Vanaf 1821 keert men weer terug tot de regeling van 1805 (zie bij voorbeeld M.W.F. Treub, Ontwikkeling en verband van de Rijks-, Provinciale en Gemeentebelastingen in Nederland (Leiden 1885), bladzijden 127, 227 en 303). In het persoonlijke gedeelte van het familie-archief beschrijft Hendriks, Krantz, evenals overigens Goelema, Familie Meihuizen-Everts, ook de persoonlijke boekhouding van de vennoten die uit dagboeken bestaat en ook uit rekening-courantregisters met het bedrijf. Het verschil met het overeenkomstige rekening-courantboek in de bedrij fsboekhouding of met de grootboekrekening ter zake is, dat wat in het persoonlijke register op de debetzijde staat, in het bedrij fsregister aan de creditzijde voorkomt en omgekeerd. Vaak werd het persoonlijke register dan ook eenvoudig door de boekhouder van het bedrijf bijgehouden en natuurlijk vooral als de vennoot zijn persoonlijke

27

(huishoudelijke) uitgaven niet bijhield. Wanneer de vennoot zelf liefhebberij heeft voor de cijfers, of wanneer men de boekhouder buiten kennis van het privévermogen wil laten, dan doet de vennoot het zelf. Vaak is men er ook niet consequent mee: de ene vennoot houdt zelf zijn privéboeken bij, de andere laat dit door de bedrijfsboekhouder doen. De meest gebruikelijke oplossing is, deze stukken in de persoonlijke archieven onder te brengen. 3 • 2 Boekhouding in onderdelen verdeeld Het komt veel voor, dat door één afdeling Boekhouding meer dan één boekhouding wordt gevoerd. Eén mogelijkheid is hierboven al vermeld, het bijhouden van rekening-couranten voor de afzonderlijke vennoten. Dit kan uiteindelijk tot gevolg hebben, dat er naast, of boven de bedrijfsboekhouding een privé of geheime boekhouding ontstaat voor de directie als geheel of de vennoten afzonderlijk, boekhoudingen die afzonderlijk slechts door overboekingen van afgeronde bedragen met elkaar verbonden zijn. Het hangt van de organisatie van het bedrijf af, of men in een dergelijk geval één afdeling Boekhouding heeft met meer onderdelen of dat men één onderdeel van de boekhouding onderbrengt in het directie-archief en één in het archief van de afdeling Administratie of boekhouding. Andere gevallen waarin dit verschijnsel zich kan voordoen vindt men in 4-4 en 4-5. 3 • 3 Volgorde van de boekhouding, plaatsing van de jaarstukken Sinds de zeer goede en invloedrijke syllabus van de rijksarchiefschool door H. J. M. Mijland, Documentkennis derfinanciële administratie, in hoofdzaak van 19e en vroeg 20e eeuwse bedrijfsadministraties, Utrecht 19782 is het gebruikelijk om bij een dubbele boekhouding, die door één afdeling is gevormd, de volgende volgorde aan te houden: balans en jaarrekening, synthetische boeken (grootboek en journaal), chronologische boeken (in de volgorde die in het journaal wordt gehanteerd), analytische boeken (in het algemeen debiteuren- en crediteuren- en loonadministratie, eventueel ook voorraadadministratie en kostprijs(calculatie)). Het sub-grootboek is een analytische onderverdeling van het grootboek. Men vermelde in de beschrijving, welk onderdeel van het grootboek daarin wordt gespecificeerd; vaak is de inhoud zelfs belangrijker dan die van het grootboek. Voor monistisch te ordenen bedrij fsarchie ven is dit een goede werkwijze. Het komt echter vooral bij grotere bedrijven voor, dat de vennoten de rest van het bedrijf onkundig van het eindresultaat van de onderneming willen houden. In die gevallen is het onjuist om het eindstadium van de jaarstukken onder de boekhouding te plaatsen. Alleen de inventaris, de proef- en de saldibalans kunnen dan bij de boekhouding behoren (zie voor de termen de genoemde syllabus en het Lexicon van Nederlandse archieftermen nummers 55 - 58). Ook wanneer de jaarstukken veel meer omvatten dan de cijfers met een korte toelichting, dient men deze elders te plaatsen, namelijk onder de stukken van algemene aard. Deze komen vooral voor in grotere bedrijven, waar een onderscheid bestaat tussen directie-archief en afdelingsarchieven.

28

3 • 4 Verhouding tussen hoofdkantoor en filialen en agenten De archieven van filialen komen uiteindelijk als gedeponeerd archief bij het moederbedrijf terecht. Een voorbeeld is te vinden in Mijland, Taminiau (de reden van het bestaan van een afzonderlijke Handelsmaatschappij Taminiau NV te Brussel was de Belgische handelswetgeving). Vennoten die op reis gaan, corresponderen onderweg met de hoofdvestiging. De correspondentie wordt aan beide zijden vaak zelfs in drievoud opgemaakt: de eerste briefis de 'gewone' expeditie, een kopie wordt met de volgende brief onder de naam 'tweede mail' meegestuurd om het risico van zoekraken te verkleinen en het laatste exemplaar blijft onder de afzender dus in het hoofdkantoor, respectievelijk onder de reiziger berusten. Deze handelsreizen duren vaak maanden en evenals de archiefjes van scheepskapiteins in een rederij-archief komen zij als gedeponeerde archiefjes bij het moederarchief terug, zoals men kan zien in Unger, Commercie Compagnie. Goelema, Meihuizen, ordent de rudimenten van deze archiefjes onder Inkoop respectievelijk Verkoop in het (enige) archief van de hoofdvestiging, vermengd met de overige stukken, hoewel men van het merendeel van de stukken best het ontwikkelingsstadium kan onderkennen. Wanneer een bedrijf filialen of verkoopkantoren elders heeft, kan de boekhouding daarvan op twee manieren worden gevoerd. De eerste is, dat de boekhouding centraal op het hoofdkantoor, maar in een apart stel boeken wordt bijgehouden. Iedere mutatie wordt door het filiaal aan het hoofdkantoor gemeld. Deze behandelt men zoals uiteengezet onder de paragraaf 4-2. Voorbeeld: Goelema, Meihuizen (Goelema plaatst deze registers overigens onderwerpsgewijs, dus het grootboek voor het inkoopkantoor in Rusland staat onder Inkoop in plaats van onder Boekhouding). De tweede mogelijkheid is uiteraard, dat ieder filiaal afzonderlijk zijn eigen boekhouding voert. 3 • 5 Wijziging in rechtsvorm, overname, fusie, liquidatie Niet alle wijzigingen in de rechtsvorm leiden ook tot wijziging in de archiefvorming. Dat doen slechts wijzigingen in de administratieve organisatie. Deze wijzigingen, bij voorbeeld blijkende uit de samenvoeging van de jaarstukken van twee gefuseerde ondernemingen, behoeven niet gelijktijdig met de fusie plaats te vinden. Soms kunnen tientallen jaren binnen één complex van bedrijven onafhankelijke boekhoudingen blijven bestaan voor onderdelen van het bedrijf, waarvan slechts de eindcijfers in één en hetzelfde jaarstuk voorkomen. Uiteraard moet men dergelijke constructies in de inventaris respecteren, door de afdeling Boekhouding in twee of meer onderdelen te splitsen, als de bedrijven al geen zelfstandige archiefvormers blijven. Het ontrafelen van de meestal door elkaar geraakte series is een uiterst moeizaam werk dat een grote vloeroppervlakte vereist: de grootste tafels zijn niet groot genoeg voor de vergelijking en determinering van de stukken. Andere administratie dan boekhouding wordt gemakkelijker samengesmolten, vooral als na een fusie slechts productie-afdelingen op verschillende plaatsen blijven bestaan. Bij liquidatie of faillissement ijlen ook na de formele beëindiging van het bedrijf nog lang talloze stukken na. Ook hier geldt voor de archivaris het prin-

29

cipe, dat de aanwezigheid en het verband van archiefstukken de doorslag moet geven bij de indeling. In dit geval moet men zich dus afvragen of de liquidatiecommissie of de curator een apart archief heeft gevormd, dan wel de aanwezige administratie heeft voortgezet. .. 4 . Besluit Het moge duidelijk zijn, dat volgens mij bij grotere bedrij fsarchieven de ordening volgens de oorspronkelijke organisatie van het archief dient te geschieden en niet volgens de organisatie van het bedrijf zelf. Men moet niet te snel ervan overtuigd zijn dat alle sporen van deze oorspronkelijke organisatie verdwenen zijn, ook al ziet de oogst van de zolderopruiming van het bedrijf er nog zo chaotisch uit. Het monistische model komt pas als goede tweede keus aan de orde, wanneer de eerste methode om welke reden dan ook niet toegepast kan worden. Ordening volgens het monistische model is hetzelfde als de ordening volgens de organisatie van het archief, als het gaat om door de administratie zelf opgezette registratuursystemen en/of als het een bedrijf betreft, dat volgens het principe 'alle handen geschikt voor alle werk' is georganiseerd.

Overzicht van voor dit artikel bestudeerde inventarissen 5 • 1 Historische groep w. s. LINGER, Het Archief der Middelburgsche Commercie Compagnie, 's-Gravenhage 1951 (rederij en scheepswerf, periode 1720 - 1889) ('Unger, Commercie Compagnie'). A.SOETEMAN, Inventaris van het archief van de Rederij Uzermans & Co te Vlaardingen, Vlaardingen, 1955 (periode 1882-1950). P. BROOD, Inventaris van de archieven van Jasper Klijn & Compagnie en de NV Drentsche Veen- en Middel-Kanaal-Maatschappij, (1850-1957), 1972 ('Brood, DKM').

A. N. VERSTALLEN, H.oussoREN, D.T.KOEN, p. BROOD (tevens redacteur), Het archief van de NV Ontginningsmaatschappij De Drie Provinciën 1951 -1968 met de archieven van haar voorgangers 1924-1961, Assen 1978 ('Drie Provinciën"). 5 • 2 Groep zonder specifieke kenmerken H. W. VAN LEEUWEN, Inventaris van het oud-archief Rijnbende opgericht 1793, Schiedam 1957 (branderijen en moutmakers, periode tot 1910). A.J.H, ROZEMOND, Inventaris van het oud-archief der distilleerderij en likeurstokerij 'De Graauwe Hengst' Daniël Visser en Zoonen te Schiedam, Anno 1714, Schiedam 1961 (periode 1810-1926). Rijksarchief in Groningen, Gebundelde inventarissen, deel 11, Bedrijfsarchieven, Groningen 1982, hieruit:

30

j . MEINEMA, Inventaris van de archieven der NV W.A. Scholten 's Aardappelmeelfabrieken en NV W.A. Scholten's Chemische fabrieken te Groningen/ Foxhol, 1972 (periode 1841 - 1960) ('Meinema, Scholten'). Gemeentelijke archiefdienst Utrecht, Gebundelde inventarissen deel 4, Archieven van bedrijven, Utrecht 1980, hieruit: G. VAN DER BEEK, J. C. ANDRIES, Inventaris van de archieven van de familie Kol, van de bankiersfirma's Vlaer & Kol, Kol & Co en van de NV Crediet- en Depositokas 1516, 1719-1964 (1975/1980) (Periode bedrij fsarchieven: 1783 - 1951) ('Van der Beek/Andries, Vlaer en Kol'). 5 • 3 Gelderse groep • Gemeentelijke archiefdienst Utrecht, Gebundelde inventarissen, deel 4, Archieven van bedrijven, Utrecht 1980, hieruit: A.N.BEETS, Inventaris van de archieven van 'De Korenschoof' NV (1738) 1779-1970. (1973 - 1974) ('Beets, Korenschoof). • Rijksarchief in Groningen, Gebundelde inventarissen, deel 11, Bedrijfsarchieven, Groningen 1982, hieruit: I. B. M. MATTHEU, M. VAN DRIEL EN p. w. SUNKE, Inventaris van de archieven van de Rijmelfabrieken Phoenix, Fongers van Werven en PFG, 1974 (periode 1904- 1970) ('Mattheij, Fongers"). - H.J.M, MIJLAND, Inventaris van het archief van Taminiau's Conservenfabrieken NV 1898-1958, Arnhem 1975 ('Mijland, Taminiau'). • D. VAN WIER, H.J.M, MIJLAND, Inventaris van het archief der Onderlinge BosschenverzekeringMaatschappij 1894-1963, Arnhem 1978. • Gemeentelijke archiefdienst Utrecht, Gebundelde inventarissen deel 4, Archieven van bedrijven, Utrecht 1980, hieruit: J.H.COELINGH BENNiNK, Inventaris van het archief van de NV Koninklijke Tabak- en Sigarenfabriek voorheen G. Ribbius Peletier Jr. te Utrecht 1844-1943 (1977). • F. M. STA VAST, Peek en Cloppenburg 1869 -1961, Inventaris van de archieven van Peek en Cloppenburg en Maatschappij 'De Dam' tot exploitatie van onroerende goederen NV van de stukken afkomstig van de familie Peek en H.A.A.Cloppenburg, 's-Gravenhage 1978 ('Stavast, Peek en Cloppenburg"). • Rijksarchief in Groningen, Gebundelde inventarissen, deel 11, Groningen 1982, hieruit: w.E.GOELEMA, Inventaris van het archief van de NV, sinds 1973 BV Bosaanplanting 'Ter Borgh' te Anloo, 1911 -1980 (1980) ('Goelema, Ter Borgh'). • R.H.KRANS, Inventaris van de bedrijfsarchieven van Chabot, kassiers en makelaars in assurantiën te Rotterdam 1776-1936, Rotterdam 1980 ('Krans, Chabot"). • Rijksarchief in Gelderland, Inventarissen van de archieven van het Landgoed Staverden 1905-1962 ... NV Keppelsche Uzergieterij 1794-1974, Arnhem 1981, hieruit: J. E. VAN DER SLEESEN, H. B. N. B. ADAM, Inventaris van de archieven van de NV

Steenfabriek de Nijverheid (BV) en de NV Vlamovensteenfabrieken Joseph Terwindt 1890-1974, 1980;

v/h Erven

31

J. H. G. HARDER, Inventaris van het archief van de NV Keppelsche IJzergieterij v/h Van der Horst & Aberson 1794-1964, 1981. J. VAN HELL, Inventaris van de archieven van Uitgeversmaatschappij C. Misset NV, van de Stichting Pensioenfonds C. Misset en van daarmee gelieerde fondsen en bedrijven, Arnhem 1983 (periode 1873 - 1968) ('Van Hell, Misset*). 5 •4

The author argues that the archives of a business company, founded by a private person and continued by his family, should be treated as a part of a family-archives. Such a company usually lacks corporate capacity according to Dutch law.

Monistische groep

• i.H. VAN EEGHEN, Inventaris van het familie-archief Brants, Amsterdam 1959 ('Van Eeghen, Brants'). Zakenarchieven Brants: inventarisnummers 4 6 8 706 (periode 1729-1859). « Rijksarchief in Groningen, Gebundelde inventarissen deel 11, Bedrijfsarchieven, Groningen 1982, hieruit: i. B. M. MATTHEU, Inventaris van de archieven van de Coöperatieve strokartonfabriek 'De Toekomst', 1899-1971, 1974 ('Mattheij, Toekomst*). • w. CHR. PIETERSE, Inventory of the Archives of the Holland Land Company 1789-1869. Amsterdam 1976 ('Pieterse, Holland Land Company*). • H.M.B. JACOBS, Rozenburg 1886-1917, Inventaris van het archief van de Koninklijke Porcelein- en Aardewerkfabriek 'Rozenburg' en van de stukken afkomstig van J. Jurriaan Kok, 's-Gravenhage 1978 ('Jacobs, Rozenburg*). w. E. GOELEMA, Inventaris van het archief van de houthandel J. M. Meihuizen & Zoon, 1837-1970, Groningen 1980 ('Goelema, Meihuizen*). Vgl. hiermee: Rijksarchief in Groningen, Gebundelde inventarissen deel 10, Familie-archieven, Groningen 1981, hierin: w. E. GOELEMA, Inventaris van stukken, afkomstig van enkele leden van de families Meihuizen en Everts te Wildervank 1855 -1968, 1980 ('Goelema, familie Meihuizen-Everts*). D.D.M, VAN NIEULANDE, Het archief van de coöperatieve Vereniging Aardappelmeelfabriek 'Westerwolde' 1913 -1964, Groningen 1981 ('Van Nieulande, Westerwolde*). A.B.HENDRIKS, Inventaris van de persoonlijke archieven van de firmanten en eigenaren van het bedrijf J. J. Krantz & Zoon te Leiden (1731) 1797-1970, waarin opgenomen het beheer van de bedrijven de stoffenhandel 'fa. Krantz & Zoon te 's-Gravenhage', de laken- en wollenstoffenfabriek 'fa. J. J. Krantz en Zoon te Leiden', de 'Wollengarenfabriek' te Leiden en de Volksbadhuizen te Leiden, Leiden 1982 ('Hendriks, Krantz*).

Summary Making inventories of business archives, especially of manufacturing panies.

com-

The author gives a critical survey of the hitherto published inventories of business archives in the Netherlands. He discusses two methods for working on this kind of archives. The first one is the arrangement of the archives according to the organisation of the company or, preferably, its administration, the second one is the arrangement according to its activities. Sometimes both methods will give the same result. 32

SSM

33

Archief en onderzoeker; problemen bij het toegankelijk maken M. van Driel

Op 15 en 16 september 1983 is te Münster in de reeks 'Nederlands-Duitse Archief symposia' de derde bijeenkomst gehouden. Na het Stadtarchiv Bocholt (1979)1 en het Rijksarchief in Gelderland (1981)2trad nu de derde initiatiefnemer, het Westfälisches Archivamt te Munster, als organisator op. Een volledig verslag, bestaande uit de teksten van de voordrachten en een uitgebreide samenvatting van de discussies, verschijnt'mArchivpflege in Westfalen und Lippe, het tijdschrift van het Archivamt.3 Hier kan derhalve met een kort bericht worden volstaan, dat wordt aangevuld met de tekst van twee lezingen. Aan de themakeuze lag ditmaal de overweging ten grondslag, dat de welbekende ontwikkelingen aan de vraagzijde (meer en andere onderzoekers, nieuwe vraagstellingen) en bij de archieven (snelle groei van het bestand in omvang en gevarieerdheid) het moeilijker maken, met de beschikbare middelen de onderzoekers op bevredigende wijze tot de bronnen te brengen. Welke soort toegangen, of welke manier van toegankelijk maken, voorziet hierin het best? Voor de Nederlandse deelnemers sloot de bijeenkomst door het gekozen thema aan op in eerder jaren gehouden studiedagen.4 Voorzover het onderwerp ook betrekking heeft op het probleem van taken en middelen was het symposium ook te beschouwen als een voorbode van het komende archiefcongres te Bonn. In een inleidend referaat trachtten H. B. N. B. Adam en M. van Driel enkele recente ontwikkelingen bij het toegankelijk maken van archieven in Nederland samen te vatten en het terrein van de discussie af te bakenen. Uitgangspunt daarbij was de opvatting, dat archieven als gegevensverzamelingen, zij het van een bijzondere soort, te beschouwen zijn. De onderzoeker formuleert zijn vragen overwegend pertinent, zoekt naar gegevens over een bepaald verschijnsel, een gebeurtenis, plaats of persoon, ongeacht de vindplaats. De beschikbare toegangen zijn echter overwegend anders, struktureel, ingericht (overzichten per bewaarplaats, inventarissen en andere primaire toegangen per archief volgens de beproefde beginselen).5 Een gebruikers georiënteerde ontsluiting zou zich dientengevolge vooral moeten richten op een algemeen archievenoverzicht (met goede 'pertinente' ingangen) en op nader toegankelijk maken van belangrijke bestanddelen. Bij deze bepaling van de prioriteiten zou op het belang van de in een bepaald projekt te ontsluiten gegevens meer dan op hun formele status moeten worden gelet: het archief is niet de centrale planningseenheid. Overzicht, methodenontwikkeling en bepaalde ontsluitingsprojekten vergen samenwerking. 34

Van Nederlandse zijde sprak voorts P. A. W. Dingemans over de tekortkomingen van de traditionele toegangen in de dagelijkse praktijk van de studiezaal. 'Gebruiksvriendelijk' noemde hij een toegankelijkheid waarbij de onderzoeker zelf zijn weg naar en in de archieven vinden kan. F. C. J. Ketelaar behandelde de serie archiefoverzichten, M. van Driel introduceerde de broncommentaren bij de Duitse collega's, en A.J.M, den Teuling presenteerde zijn projekt van nader toegankelijk maken van de serie ingekomen brieven in de archieven van kleine gemeenten.6 H. Richtering (Westfälisches Archivamt) schetste de veranderingen die zich in de laatste jaren aan de publiekzijde in de Bondsrepubliek hebben voorgedaan. J. Kloosterhuis (Staatsarchiv Münster) gaf een beeld van de Duitse ontsluitingspraktijk; ook hij benadrukte de noodzaak van de toepassing van nieuwe technieken om de kwalitatieve en kwantitatieve achterstanden aan te kunnen pakken. H.-E. Korn (Archivschule Marburg) besprak de publikatie en verspreiding van toegangen. G. Rotthoff (Stadtarchiv Krefeld) gaf een uiteenzetting over de bij zijn dienst opgebouwde 'Informationskartei', een systematische toegang op de notulen van het stadsbestuur, aangevuld met in de loop der jaren uit verschillende hoofden vergaarde gegevens. P. Bucher (Bundesarchiv Koblenz) behandelde de ontsluiting van het daar berustende filmmateriaal.7 In de discussies kwam duidelijk het verschil in benadering van de problematiek door Duitsers en Nederlanders naar voren, dat voortkomt uit de relatief belangrijker plaats die de ordening volgens Aktenpläne bij de oosterburen inneemt, en waardoor hun belangstelling voor wat bij ons nader toegankelijk maken heet aanzienlijk minder is - zonder dat er wat betreft het onderwerpsgewijs toegankelijk maken op zich een wezenlijk verschil te constateren viel. Over de noodzaak voor de onderzoeker - alom door tijdnood geplaagd - een apparaat te ontwikkelen dat het hem mogelijk maakt vlot tot de relevante bronnen door te dringen was men het eens. Van verschillende kanten werd de mogelijkheid geopperd, dat de relatief moeilijke vindbaarheid van gegevens kan leiden tot een zich afwenden van tijdrovend archiefonderzoek. Ook de opmerking, dat de archivaris toegangen vervaardigt, die alleen al qua terminologie voor de onderzoekers niet helder zijn oogstte, verdrietelijk genoeg, ruime bijval. Tegenover de mening dat toegangen zoveel mogelijk aan moeten sluiten bij wat men de belevingswereld van de onderzoeker zou kunnen noemen werd wel de opvatting gesteld, dat het de voorkeur verdient, onderzoekers op te voeden tot begrip voor de geheiligde principes van de archivistiek. Of hier werkelijk van tegenstrijdige strevens sprake is, mag men zich afvragen. Vooral van Duitse zijde werd gewezen op het nut van de zgn. Kompetenzkartei, waarin de ontwikkeling van de competenties van en binnen de archiefvormers gedetailleerd en overzichtelijk wordt vastgelegd. De gemakkelijke beschikbaarheid van deze gegevens, bijvoorbeeld gekoppeld aan de archiefoverzichten, zou ongetwijfeld van groot nut zijn. Vrij uitgebreid werd ook aandacht besteed aan de toepassing van de computer. De mening hierover lijkt zich sedert het vorig symposium te hebben gestabiliseerd: noodzakelijk, geen wondermiddel voor het wegwerken van achterstanden, maar met grote kwalitatieve mogelijkheden. Ook het vraagstuk van

35

de voor onderwerpsgewijze ontsluiting te gebruiken vocabulaire kreeg de aandacht, maar hierover heerste minder eenstemmigheid. (Het is te hopen, dat de discussie hierover in Nederland, na het rapport van de projektgroep Thesaurusbouw, op gang komt.) De bijeenkomst werd afgesloten met een gedachtenwisseling over de openbaarheid van archieven. Deze discussie werd ingeleid door een referaat van R. Kiessling (Westfälisches Archivamt) over dit door Datenschutz en reglementering in de Bondsrepubliek actuele onderwerp en een reactie daarop van F . C . J . Ketelaar.

Noten 1 Archivpflege in Westfalen und Lippe, 13 (febr, 1980). 2 NAB 85 (1981), 439-482. 3 Adres: Warendorferstrasse 24, 4400 Münster (BRD).

4 NAB 85 (1981) afl. 5, in het algemeen, en biz. 390 in het bijzonder.

36

5 Voor dit onderscheid tussen pertinent en struktureel, b.v. het verslag van de derde plenaire zitting van het Archiefcongres in Moskou (1972), Eckhart G. Franz, 'Archivbehelfe im Dienst der Wissenschaft', Der Archivar 26 (1972), 23-30. 6 Tekst in deze aflevering van het NAB, biz. 37. 7 Tekst in deze aflevering van het NAB, biz. 48.

Het indiceren van chronologische series in gemeentearchieven met een tekstautomaat A.J.M, den Teuling

Sinds een aantal jaren zijn in Drenthe twee medewerkers in het kader van de Wet sociale werkvoorziening belast met het selecteren van gedeelten van gemeente-archieven. Daar deze activiteiten als ordeningswerkzaamheden zijn te beschouwen, die onder leiding van de provinciaal archiefinspecteur moeten plaatsvinden en de medewerkers slechts een beperkte tijd voor telkens een andere gemeente zouden werken, zijn zij uit praktische overwegingen op de provinciale griffie geplaatst. De kosten worden aan de gemeenten doorberekend. Nadat een aantal jaren is besteed aan de selectie van bijlagen tot de gemeenterekening en andere financiële bescheiden, zijn wij overgegaan op de selectie van de chronologische series ingekomen stukken, tot de invoering van de code VNG het vrijwel algemeen gebruikte ordeningsstelsel bij kleinere gemeenten (maar ook het negentiende eeuwse secretarie-archief van Amsterdam is in principe zo opgeborgen). Zoals bekend worden de stukken na afhandeling, ongeacht behandelend college of ambtenaar en ongeacht de datum van de eindbeslissing in de volgorde van inboeking in de agenda opgeborgen. (Men treft ook wel een verbaalstelsel aan, vooral in de wat grotere gemeenten met een meer stedelijk karakter; hierop is dit artikel niet van toepassing.) Zeer ijverige gemeentesecretarissen maakten aan het einde van ieder jaar een index, maar bij kleine gemeenten is dat bepaald uitzonderlijk. Rond 1900 breidde het takenpakket van de gemeenten zich snel uit en het aantal ingekomen stukken steeg als gevolg daarvan snel van per jaar circa 200 à 300 nummers rond 1860 tot circa 500 à 800 nummers rond 1910. Men ging er dan ook vanaf 1900 toe over, series met routine-onderwerpen (dienstplicht, armenzorg, wat later ook bouwvergunningen) apart te verzamelen. In de veenkolonie Smilde splitste men al sinds 1860 de armenzorg af van de algemene serie. Het vernietigingspercentage van de algemene series over 1851-circa 1920 is gemiddeld 85%, wanneer men de vernietigingslijst 1948 hanteert. Nadat de gemeenten rond 1915 schrijfmachines hadden aangeschaft, verliet men geleidelijk de chronologische opbergmethode om tot de zaaksgewijze ordening over te gaan. De laatste Drentse gemeenten gaan in 1942 hiertoe over, maar de meesten zijn rond 1925 - 1935 de code VNG gaan hanteren.

37

Van het begin af aan hebben wij van het te bewaren gedeelte van de stukken lijsten gemaakt, met de nummers van de stukken en een korte omschrijving. Dit omdat de agenda vaak slecht leesbaar en niet altijd consequent gebruikt is. Deze lijsten zijn per dienstjaar ingericht en ieder onderwerp wordt slechts éénmaal beschreven; komt het per jaar meermalen voor, dan wordt het nummer van het tweede en volgende stuk achter het eerste geplaatst, de volgorde van de stukken zelf wordt echter gehandhaafd. Voorbeeld uit het gemeente-archief Dalen (één kalenderjaar compleet): 1872 5 6, 166 9,64

Goedkeuring lening van ƒ 1.000,— Toevoeging begroting 1871. Af- en overschrijving Vergunning voor een wagendienst tussen Hoogeveen en Coevorden door de firma Ogterop en Cie 26 Het blijven bestaan van de begraafplaats te OudSchoonebeek 60, 71, 86, 94 Verblijf vreemdelingen in de gemeente 145, 169, 228, 263, 278 Schoolregeling 202, 259 Aanleg van een brug over het Schoonebekerdiep in den nieuw aangelegde weg naar Groot-Ringe door H. B. Mars te Nieuw-Schoonebeek 244,261,271 Benoeming college van zetters 260 Nota van bedenkingen rekening 1871 In feite is dit een uittreksel uit de agenda. Dergelijke lijsten zijn bij twaalf gemeente-archieven gemaakt en wij hebben ons hierbij uiteraard beperkt tot series, waarop geen of minder bruikbare indices aanwezig zijn. In 1981 is het provinciaal bestuur van Drenthe overgegaan tot de aanschaf van een tekstautomaat en wel een IBM 6/450. Voor het dagelijks gebruik is het praktisch, dat nota's en rapporten, die in commissievergaderingen geleidelijk uitdijen en steeds weer herzien worden, niet telkens opnieuw behoeven te worden uitgetypt. Er kunnen echter ook tabellen mee worden uitgewerkt en doorlopende teksten geïndiceerd. Het apparaat kan bovendien op nummervolgorde en alfabetisch sorteren, mits de te sorteren gegevens steeds op dezelfde plaats op de regel staan en niet meer dan één regel omvatten (met een iets ander programma schijnt men ook meer regels omvattende groepen gegevens te kunnen sorteren). Het is duidelijk, dat de slechts chronologische lijsten geen ideale ingang op de chronologische series vormen en het leek de moeite waard om de mogelijkheden van de tekstautomaat uit te proberen. Net zoals in sommige oude agenda's leek de meest geschikte opzet: toevoegen van trefwoorden, of andere te sorteren gegevens. Voor elke te sorteren categorie gegevens had echter een vaste kolom op de maximaal 137 posities tellende regels moeten worden gereserveerd. Na enkele proeven over twee tienjaar-periodes van chronologische series bleek het 't verstandigst, ons tot trefwoorden te beperken. Het bleek namelijk niet economisch te zijn! een kolom te reserveren voor persoonsnamen, plaatsnamen of afzenders (85% van de te bewaren stukken is afkomstig van het provinciaal bestuur). Deze gegevens werden in de beschrijvingen opgenomen, voor zover relevant.

38

BWBBWH

•

H

M

H

Daar de tekstautomaat geen inzicht heeft in de woordbetekenis, en wij ook niet met een echte computer en een echte thesaurus konden werken, is voor de keuze van de trefwoorden een lijst ontwikkeld van 240 termen, op grond van de onderwerpen in de al bestaande twaalf lijsten, van enkele bestaande alfabetische systemen uit omstreeks 1910 en van een index door de Groningse archiefinspectie vervaardigd. Geen enkele collega bleek met gestandaardiseerde lijsten te hebben gewerkt, hoewel er een krappe 1.000 archieven van kleine gemeenten bestaan, die men op overeenkomstige wijze zou kunnen bewerken. De trefwoordenlijst is in feite een kleine thesaurus, die ook op de tekstautomaat is gezet; de aanvullingen en wijzigingen moeten daarop met de hand worden ingevoerd. In afbeelding 1 is de hoofdindeling van de trefwoordenlijst te vinden, afbeelding 2 geeft een bladzijde eruit. Daar termen als 'brug- en sluiswachter' op meer dan één plaats in de trefwoordenlijst voorkomen, is de laatste kolom gereserveerd voor verwijzingen naar de andere hoofdgroepen; 'brug- en sluiswachter' komt voor bij bestuursinrichting, personeel, bij verkeer en vervoer en bij waterbeheersing. Mochten wij ooit het begrip 'brug- en sluiswachter' willen splitsen in 'brugwachter' en 'sluiswachter', dan kan dat nu gemakkelijk plaatsvinden. De sélecteur kan hetzelfde begrip vanuit verschillende gezichtspunten in de trefwoordenlijst vinden. Zowel op het blad met de hoofdindeling als bij de afzonderlijke trefwoorden zijn instructies gegeven voor de sélecteur (de trefwoordenlijst is niet bestemd voor de onderzoeker, de 'zoekleiding' wordt later toegevoegd). Eén van de kenmerken van dit systeem is het gebruik van meer dan één trefwoord voor stukken, die van meer zijden te benaderen zijn. Zo moet bij een beschrijving met het trefwoord 'grond' van hetzelfde stuk een tweede beschrijving gegeven worden met het trefwoord waarin de bestemming van de grond wordt weergegeven, bij voorbeeld 'schoolgebouw', 'begraafplaats'. Slechts het gebruik van onderstreepte trefwoorden is toegestaan. Verder bevat de lijst aanwijzingen, hoe men verwante begrippen moet gebruiken. In het algemeen moet de sélecteur het engst mogelijke trefwoord kiezen. Het systeem bevat geen kruisverwijzingen naar engere en ruimere begrippen, zoals een thesaurus die wel bevat. In de onderwijsverordening wordt vaak ook de salariëring van onderwijzers geregeld in het leerplan. Hiervoor zijn ook aparte trefwoorden aanwezig, tussen welke in principe geen verwijzingen zijn te vinden. Ook verwijzingen naar synoniemen ('schoolregeling, zie onderwijsverordening') ontbreken. In afwijking van de iso-norm 2788 Documentation, Guidelines f or the establishment and development of monolingual thesauri, 1974, is gekozen voor het gebruik van het enkelvoud van de trefwoorden, behalve voor de begrippen, die uitsluitend in het meervoud voorkomen. De reden hiervan is zuiver grammaticaal.' in de beschrijving van een stuk kan met het verwijsteken = een meervoudsvorm of een samengesteld woord worden gevormd. Zou men het trefwoord in het meervoud zetten, dan was dat niet mogelijk; hierdoor zou meer ruimte nodig zijn voor de beschrijving, die wij het liefst tot één regel willen beperken. Afbeelding 3 geeft een bladzijde uit de chronologische lijst betreffende de ingekomen stukken van de gemeente Beilen. Deze wordt vanaf handgeschreven lijsten in de tekstautomaat ingevoerd. 39

wmmm

De eerste kolom (proefondervindelijk vastgesteld op 28 posities) is gereserveerd voor het trefwoord, de tweede 2 posities, voor een eventuele nadere aanduiding van de serie stukken, die in bewerking is (in sommige gemeenten werden de stukken bestemd voor raad, burgemeester en wethouders en burgemeester apart ingeboekt en opgeborgen), de derde van 20 posities bevat de agendanummers of de data van de stukken; de cijfers tussen haakjes geven het aantal bijlagen aan; de rest bevat de omschrijving van het stuk of de stukken. Aan het eind van de lijst wordt als zoekleiding voor de onderzoeker in betrekkelijk willekeurige volgorde een aantal voor een leek moeilijk te vatten kruisverwijzingen en synoniemen toegevoegd (afbeelding 4). De chronologische lijst wordt gecorrigeerd. Op het commando 'alfabetiseren' produceert de printer de lijst alfabetisch, waarvan afbeelding 5 een bladzijde is. Met omcirckeling is het verband tussen de afbeeldingen 3 en 4 enerzijds en 5 anderzijds aangegeven. Ten slotte wordt vóór de alfabetische lijst nog een gebruiksaanwijzing voor de onderzoeker toegevoegd, waarin onder meer een overzicht van alle werkelijk gebruikte trefwoorden is te vinden (in het eerste, relatief omvangrijke archief bleken dat ca. 165 van de 240 termen te zijn). Al enkele malen is aangegeven, dat het systeem enkele beperkingen kent. De eerste is, dat ons apparaat slechts de gegevens op één regel alfabetiseert. Als een beschrijving meer dan één regel omvat, slaat de machine bij het alfabetiseren de regel, waar geen trefwoord bij staat over. Dit is opgelost door het trefwoord in zo'n geval te herhalen aan het begin van iedere regel. Dit gebrek is overigens proefondervindelijk vastgesteld, het stond niet in de gebruiksaanwijzing bij de apparatuur. In het algemeen is het raadzaam, eerst uitgebreid met de apparatuur te experimenteren; het invoeren van de gegevens is een zo omvangrijk werk, dat het slechts éénmaal gedaan kan worden. Een volgende beperking is de omvang van de diskette. Op een diskette kunnen 130 bladzijden, maar de in te brengen vorm en de andere wijze van de te verwerken teksten neemt meer ruimte op de diskette in beslag, waardoor deze ongeveer bij 70 bladzijden vol is. Daardoor was het niet zeker of de gehele lijst van de onderhanden zijnde gemeente Beilen (tot en met 1916) op één diskette kon. Besloten werd vanaf 1891 op een nieuwe diskette verder te gaan. Slechts de op één diskette staande gegevens kunnen worden gealfabetiseerd; in een tekstautomaat kunnen de diskettes niet worden gemengd (doordat het interne geheugen van de machine niet meer dan een bepaald aantal tekens kan bevatten), in een computer wel, al is overspoelen misschien noodzakelijk. Ook het koppelen van de lijsten van twee of meer gemeenten kan niet met een tekstautomaat, maar met de computer wel. Wel kan men met de tekstautomaat twee bijna halfvolle diskettes overspoelen op één. Het aantal trefwoorden maakt het systeem bruikbaar voor plattelandsgemeenten met tot circa 6.000 inwoners rond 1860 en tot circa 10.000 inwoners rond 1910. Deze hebben in het algemeen een minder ingewikkelde samenleving, geen gemeentelijk voortgezet onderwijs, historische stadskern, vestingwerken en dienstdoende schutterij. Aan het getalscriterium voldoen per 31 december 1859 1.054 van de 1.138 gemeenten en per31 december 1909 1.037 van de 1.121 gemeenten. Gebleken is, dat alleen het trefwoord 'belasting' te algemeen gekozen was en in de tweede editie van de trefwoordenlijst is dit tot een aparte hoofdgroep

40

•REbf

verheven en vervolgens per belastinggrondslag gespecificeerd. Ook het onderdeel waterbeheersing is uitgebreid, om het systeem ook voor lager gelegen gebieden bruikbaar te maken. Hierdoor omvat het systeeem nu in totaal 280 trefwoorden. Gehandhaafde 'algemene' trefwoorden zijn 'dienstplicht' en 'armenzorg', maar binnen deze omschrijving valt de grote massa van vernietigbare stukken. Voor wat overblijft, bleken deze twee v/at vage omschrijvingen scherp genoeg. Het systeem is nu beproefd op de series ingekomen stukken van twee gemeenten, met een derde zijn wij bezig. Het ligt in de bedoeling ook de notulenboeken van de raad en van burgemeester en wethouders te gaan indiceren met dit systeem. In de notulenboeken van burgemeester en wethouders komen veel onderwerpen voor, waarvan de stukken vernietigd zouden worden, als zij niet in vastbladige registers waren opgenomen. Wil men deze toch volledig indiceren, dan moet men waarschijnlijk enkele algemene termen door meer gespecificeerde trefwoorden vervangen. Persoonlijk voel ik meer voor het selectief indiceren van dergelijke registers: alleen die gegevens opnemen, die men bewaard zou hebben als zij niet in vastbladige registers hadden gestaan. Men moet zich verder realiseren, dat ook de verhouding tussen de notulenboeken en de kopieboeken van uitgaande brieven van burgemeester en wethouders voorafgaand een vergelijkend onderzoek vergen, alvorens (één van) beiden te gaan indiceren. Bij raadsnotulen behoeft men mijns inziens geen complicaties te verwachten. Tenslotte lijkt het mij niet onmogelijk, dat ook niet al te grote archieven, die in hoofdzaak volgens het dossierstelsel zijn geordend op de hier beschreven wijze van een gebruikersvriendelijke neveningang zijn te voorzien.

Summary Making indexes to correspondence in municipal archives 1851 -1920 with a word-processor The incoming correspondence in Dutch municipal archives from the period 1851-1920 is, after being cleared off, usually arranged and stored in the chronological order of the postbook (the dispatched letters are transcribed in registers). In rural municipalities indexes generally were not made. A method is given to make indexes to these series by using a word-processor and a system of keywords, which is actually a little thesaurus, consisting of 280 descriptors.

41

Afbeelding 1

Afbeelding 2

Trefwoordenlijst voor de indicerin g van secretariearchieven van plattelandsgemeenten 1851 - c a . 1920 Hoofdgroepen 1 Bestuursinrichting, personeel pag 2 11 Volksgezondheid pag 9 2 Grondgebied pag 3 12 Bouwtoezicht, volkshuisvesting pag 10 3 Overige organisatorische zaken pag 3 13 Verkeer en vervoer pag 11 4 Gemeentelijke eigendommen pag 4 14 Waterbeheersing pag 13 5 Financiën pag 5 15 Bodemgebruik pag 14 6 Belastingen pag 5 16 Overige economische zaken pag 15 7 Bevolking pag 6 17 Sociale zaken pag 16 8 Militaire zaken pag 7 18 Lager onderwijs, systematisch pag 17 9 Openbare orde en veiligheid pag 8 a Lager onderwijs, alfabetisch pag 18 10 Justitie pag 8 19 Ander onderwijs pag 19 20 Cultuur, sport, recreatie, religie

Algemene opmerkingen Indien een stuk meer dan één trefwoord verdient, dan de beschrijving tweemaal opnemen, namelijk met elk trefwoord éénmaal. Kunt u het trefwoord niet vinden, laat het vakje dan open, maar maak de omschrijving wat uitvoeriger. Persoonsnamen worden niet vermeld bij bouwvergunningen en vergunningen voor dammen en uitritten; in de laatste twee gevallen wél het sectie- en perceelsnummer of andere plaatsaanduiding vermelden in de kolom omschrijving. Dorpsnamen binnen de eigen gemeente opne-

Hoofdgroep

9 Openbare orde en veiligheid

Trefwoorden alleen onderstreepte termen gebruiken Burgerwacht Nachtwacht Woonwagen en -schip Loslopen van vee Loslopen van honden Collecte Loterij Drankwet

pag 19

Drank, belasting op sluitingstijd cafés Vermakelijkheidsbelasting Ordeverstoring

men, indien het niet de kom van het enige dorp betreft; namen van wateren zo nauwkeurig mogelijk vermelden; bruggen in het algemeen opnemen met vermelding van het water waarover zij liggen. Bij openbare werken (bouwprojecten, wegaanleg) in de omschrijving vermelden: voorbereiding, verwerving grond, geldlening, subsidie, aanleg, beheer, onderhoud, tolheffing; eventueel met twee trefwoorden opnemen (bijv. grond, geldlening). Het teken = verwijst naar het trefwoord.

Misdrijf Overtreding Kermis Politieverordening

Opmerkingen

Zie ook: schutstal (6 belastingen) Zie bij 17 sociale zaken N.l. verordening, vergunningen

Marechaussee Veldwachterswoning Vergunningen 10 Justitie

11 volksgezondheid, 6 belastingen 6 belastingen 6 belastingen

Reden vermelden; zo nodig met tweede trefwoord opnemen, bijvoorbeeld bij werkstaking (17 sociale zaken, arbeid) 10 justitie 10 justitie Zie bij: 20 cultuur, n.l. festiviteit Soms: = strafverordening 16 economische zaken

Stoomketel Brand Brandkuil Brandpreventie Brandweermaterieel Brandweerpersoneel Veldwachter

Term komt ook voor bij

I

Gemeente- en onbezoldigd rijks-

I

Zie per onderwerp 9 openbare orde 9 openbare orde 1 bestuursinrichting

Overtreding Misdrijf Notaris Rechtbank, kantongerecht Gevangenis

1 bestuursinrichting

42

43

«i-v^Ksri

^mBuaœËBBsÊÊËm

Afbeelding 3 Trefwoord

Jaar

Ontvanger Marechaussee Tolheffing Brug

1853 33 1853 44 47 1853 92(2) 1853 117 134 168

Veldwachter

1853

131

Brandpreventie Belasting Straatweg

1853 1853 1853

134 145 146(1) 151 163 179 202

Straatweg Waterlossing

1853 1853

207 213 234 159 209 221(1)

Nummers, bijlagen

143

Waterlossing Bevolking Wethouder Weg, andere Belasting Zetters Militiecommissie Straatweg Straatweg Straatweg Straatweg Straatweg Marechaussee

1853 1853 172 205 1853 177 1853 189(2)211 228 1853v 218219 1853 '239 1853 240 1854 11 17 72 146 1854 200 250 1854 17 29(2) 40(2) 49 1854 64 67(1) 111 148 1854 168 191 1854 31 133

Kanaal

1854

Begroting Armenzorg

1854 52 1854 69 152 242 301

Weg, andere

1854

79 294

Weg, andere Begroting Schoolgebouw

1854 1854 1854

86 121 285 120 282

Waterlossing

1854

155

Belasting Windmolen

1854 1854

160 167 181 179

Graanmalerij

1854

179

Oliemolen

1854

179

Waterlossing

1854

217

Waterlossing Begroting Waterlossing

1854 1854 225 1854 228

44

31 133

Omschrijving Aanmerkingen betreffende de instructie voor de = Stationering van = Tarieven op de Huiler en Mantingerdijken Slechte toestand brug over Oude Stroom in de weg Beilen-Spier Slechte behandeling door R. Jalving = te Beilervaart Reglement tot voorkoming en blussing van brand Hoogte patentrecht van marktkramers Subsidiëring en voorbereiding aanleg = BeilenAssen Plaatsing op de legger van een = langs de Beilervaart bij Nijenheim naar het Vorrelveen Aanmerking op de invulling bevolkingsregisters Benoeming H. Tijmes als = Boerwerken aan de = Beilen-Halen Goedkeuring kohieren dienstjaar 1853 Benoeming college van = Benoeming = Voorbereiding, subsidiëring = Beilen-Ruinerwold Voorbereiding, subsidiëring = Beilen-Assen

Plaatsing detachement hulp = wegens graven van het Oranjekanaal Plaatsing detachement hulpmarechaussee wegens graven van het Oranjekanaal Aanmerkingen = dienstjaar 1854 Vergoeding transportkosten bedelaars naar de Ommerschans Verzoek voetpad Drijber-Wijster-Beilen onder schouw te stellen en in goede staat te brengen Aanmerkingen goedkeuring = dienstjaar 1854 Afwijzing verzoek tot verplaatsing van de school tussen Hoog- en Laaghalen Verlanding van een onder schouw staande sloot in het Vorrelveen Goedkeuring kohieren dienstjaar 1854 Vergunning voor G. Roelofs voor bouw van een windkorenmolen met olieslag Vergunning voor G. Roelofs voor bouw van een windkorenmolen met olieslag Vergunning voor G. Roelofs voor bouw van een windkorenmolen met olieslag Afwijzing verzoek om een sloot bij het goed Nijeheim aan de Beilervaart aan de publieke schouw te onttrekken Wijziging = dienstjaar 1853 Vergunning tot verleggen en verbeteren van een = op de Beilervaart

Trefwoord

Jaar

Nummers, bijlagen

Omschrijving

Armenzorg

1854

242

Vergoeding transportkosten bedelaars naar de Ommerschans

Grond

1890

56

Schoolgebouw Begroting Onderwijsverslag Belasting Belasting Telefoon en telegraaf

1890 56 1890 62 112

Aankoop = voor bouw school sectie D 1705 te Beilen A a n k o o p grond voor = sectie D 1705 te Beilen Wijziging = dienstjaar 1889

1890 1890 1890

88b 113 114 136 153 154 174

Verzoek daling aantal leerlingen te verklaren Goedkeuring kohieren dienstjaar 1890

1890

159

Rekening

1890

175 176

Rekening

1890

177 191

Begroting

1890

183(10) 195 202

Goedkeuring vergunning voor het maken van een telegraafdienst Goedkeuring = bijzondere huishouding dienstjaar 1889 Goedkeuring = dienstjaar 1889 algemene huishouding Wijziging = dienstjaar 1890 algemene huishouding

Begroting Zetters Marke Waterlossing Duiker

1890 231 269 1890 198 1890 217 1890 217(1) 1890 223

Begroting

1890

248 249

Begroting

1890

250 293 300

Belasting

1890

252(2)

Onderwijssubsidie

1890

264(1)

Bakkerij Onderwijzer

1890 1890

272(1) 298

Benoeming college van = Scheiding van de marke van Holthe Vaststelling breedte en diepte diverse = en Verzoek toestemming leggen = bij de Halerbrug over het Oranjekanaal Goedkeuring = bijzondere huishouding dienstjaar 1891 Aanmerking op = dienstjaar 1891 algemene huishouding Bezwaar tegen vaststelling verordening hoofdelijke omslag Buitengewone = door het rijk voor openbaar onderwijs Oprichting = van G. Bakker sectie K 1414 Advies beslaglegging salaris K. D. Slendebroek = en te Beilen

Afbeelding 4 Spoorlijn Spoorwegovergang Straatweg Weg, andere Zandweg Voetpad Keistraat Kunstweg Strafverordening Bijzondere huishouding

Toegangsweg tot station, zie straatweg Zie spoorlijn Zie voor spoorwegovergang spoorlijn; zie voor verharding ook weg, andere Zie voor spoorwegovergang spoorlijn; zie voor verharding ook straatweg Zie weg, andere Zie weg, andere Zie weg, andere Zie straatweg Zie politieverordening Zie afdelingshuishouding

45

Trefwoord

Jaar

Nummers, bijlagen

Omschrijving

Schutten van vee Hond(sdolheid) Verordening

Zie loslopen van vee Zie loslopen van honden Zie ook op het onderwerp van de verordening, zie ook politieverordening

Politieverordening Nachtwacht Straatverlichting Waterleiding Kerk Onderwijs-

Zie ook op het onderwerp van de verordening Zie ook afdelingshuishouding en belasting Zie ook afdelingshuishouding en belasting Zie waterlossing of drinkwater Zie religie Wanneer aanduiding van het type onderwijs ontbreekt is bedoeld: gewoon lager onderwijs; zie ook trefwoorden beginnend met leer-, schoolAndere voorkomende typen onderwijs herhalingsonderwijs, kleuteronderwijs Zie raad Zie stuw

OnderwijsOnderwijsVerkiezing raad Schut

Afbeelding 5 Grond Grond

1888 303 1890 56

Grondduiker 1868 212 Grondduiker 1873 34 Grondduiker Grondgebied

Hand- en spandiensten Haven

1873 1862 234

1869 283(1)

Haven Haven Herhalingsonder wij s Herhalingsonderwijs Hinderwet Hond(sdolheid) Huidenzouterij

1879 57

IJkmeester

1852 75 76

IJkmeester

1852 76

IJkmeester IJkmeester Jacht

1888 26 1889 98 124(1) 1853 3

1870 1879

16 maart 13 april 347

1883

33(1) 34(4) 172

1890

13 30 34 106a(4)

Aankoop = t.b.v. schoolbouw te Halen Aankoop = voor bouw school sectie D 1705 te Beilen Subsidie plaatsing grondduiker onder de Beilervaart tegenover Baksveen Vergunning voor het leggen van een = langs de zuidzijde der Beilervaart door R. Grit aldaar Verzoek om inlichtingen omtrent de Palts en Beilerveld

Trefwoord

Jaar

Nummers, bijlagen

Jacht

1857

56

Kadaster Kade

1881 1852

174 70

Kade Kade

1852 1864

70 106

Kanaal

1852

178

Kanaal Kanaal

1852 1854

31 133

Kanaal

1856

227(1)

Kanaal Kanaal Kanaal Kanaal Kanaal Kanaal Kanaal Kanaal Kanaal Kanaal

1857 1857 1858 1872 1874 1881 1882 1883 1884 1885

69 117 74(1) 214 238 241(1) 108(1) 214 2(1) 263(1) 281(1) 214(1)238 47(1)

Verzoek om advies betreffende een vergunning voor de vossejacht Bijwerking der kadastrale leggers Intrekking van de vergunning tot afgraving der stuwkaden bijlangs de Drentsche Hoofdvaart Doorbraak van de = langs de Beilervaart bij het Vorrelveen Aanvraag vergunning om een = te graven uit de Drentsche Hoofdvaart naar de Bargervenen (Oranjekanaal) Plaatsing detachement hulpmarechaussee wegens graven van het Oranjekanaal Herstelwerkzaamheden aan de beschoeing van de Beilervaart bij de losplaats Te hoog waterpeil in het Oranjekanaal Openstelling van het Oranjekanaal Verdieping van de Beilervaart Regeling waterafvoer van het Oranjekanaal Geen verbreding en uitdieping van de Beilervaart Afvoer overtollig water uit het Oranjekanaal Afvoer overtollig water van het Oranjekanaal Waterafvoer van het Oranjekanaal Afvoer water uit het Oranjekanaal Afvoer van overtollig water uit het Oranjekanaal

Zie belasting Geen onderhoudsplicht voor de = voor de gemeente Beilen Niet goedkeuring vergroting van de = Regeling voor het = Bezwaren tegen en salariëring voor het geven van herhalingsonderwijs Zie bij het type bedrijf of installatie Zie loslopen van honden Oprichten van een = door J. Denneboom te Beilen Ontslag R. Weurdinge als ijker der boter en honingvaten Benoeming H. Tijmes als ijker der boter en honingvaten Benoeming ijker der boten en honingvaten Mutatie = Het verdrijven van ganzen van de landerijen door pistoolschoten

46

47

B W — W — ^ H ^ ^ I

Zur Erschließung audiovisuellen Archivgutes* Peter Bucher

Daß audiovisuelle Medien, speziell Film-, Bild- und Tonträger, originäres Archivgut auch im Sinne klassicher Definition darstellen, ist allgemein bekannt und bedarf namentlich in archivarischen Fachkreisen keiner weiteren Erörterung mehr.1 Ebenso selbstverständlich und unbestritten ist, daß die Geschichtswissenschaft als wichtige, wenn nicht gar die wichtigste Nutznießerin als wichtige, wenn nicht gar die wichtigste Nutznießerin archivarischen Bemühens2 den audiovisuellen Medien den Rang von Quellen zuerkannt hat, die nach den herkömmlichen historisch-kritischen Methoden zu bewerten seien und sich infolgedessen von Urkunden, Akten und anderen schriftlichen Quellen wohl durch ihre äußere Form, nicht aber durch ihren inneren Gehalt, durch ihre Erkenntnisfähigkeit und ihren Quellenwert unterschieden.3 Insofern hat die Archivwissenschaft durchaus folgerichtig gehandelt, als sie schriftliche Archivalien und nichtschriftliche Archivalien gleichsetzte, wenn man von äußeren Bedingungen der Aufbewahrung, der konservatorischen Pflege u.a. absieht.4 Was die Erschleißung, also die Ordnung und Verzeichnung von Archivalien betrifft, so übertrug sie demgemäß die vornehmlich auf historischen Fragestellungen beruhenden Richtlinien für die Erschließung schriftlicher Archivalien mehr oder weniger stillschweigend auf die Erschließung von nichtschriftlichen Archivalien.5 Deze Auffassung ist aus folgenden Gründen diskussionswürdig. Schriftliche Dokumente und nichtschriftliche Dokumente beruhen auf unterschiedlichen Voraussetzungen. Schriftliche Dokumente bedürfen gewisser intellektueller Fähigkeiten des Konsumenten, wenn sie ihren Sinn erfüllen sollen. Anders ausgedrückt: man muß Geschriebenes und Gedrucktes lesen können, und man muß das Gelesene auch verstehen können. Nichtschriftliche Dokumente, auch der Ton, wenden sich vornehmlich an das Unterbewußtsein des Menschen, worunter solche Vorgänge zu verstehen sind, deren Funktionieren dem Menschen nicht bewußt wird. Durch die unbewußte Wahrnehmung wird die Aussage eines optischen oder akustischen Mediums im Betrachter bzw. Zuhörer gespeichert, ohne daß dieser auf die Tatsache der Speicherung überhaubt, auf die Dauer der Speicherung usw. irgendeinen Einfluß ausüben kann, und selbst bei scheinbar bewußter Wahrnehmung wird eine Bild- oder Tonaussage vielfach immer noch unbewußt erfolgen, weil es oft48

mals gar nicht möglich ist, eine filmische, bildhafte oder akustische Aussage auf ihre eigentliche Intention hin zu analysieren.6 Für die Erschließung audiovisueller Archivalien bedeutet dieser Tatbestand, daß im Unterbewußtsein Wahrgenommenes umgesetzt werden muß in mit der Ratio zu Erfassendes. Wenn es dabei um den gesprochenen Ton geht, bereitet eine solche Transformation keine Schwierigkeit, denn dann braucht man nur den gehörten Text mitzuschreiben, und verfügt über ein schriftliches Dokument. Bei Bildern und Filmen entstehen erheblich mehr Probleme, wenngleich es wenigstens theoretisch vorstellbar ist, daß die Diskrepanz zwichen unbewußt Wahrgenommenem einerseits und mit der Ratio und den Intellekt Erfaßtem anderseits doch überwunden werden kann. So belanglos diese verschiedenartigen Voraussetzungen, auf denen schriftliche und nichtschriftliche Dokumente beruhen, für ihre Erschließung auch immer erscheinen mögen, so resultieren aus ihnen aber unterschiedliche Entstehungsursachen, die sich auf die Erschließung entscheidend auswirken. Im weitesten Sinne trachten schriftliche Dokumente danach, das Mitteilungsbedürfnis des Menschen zufrieden zu stellen. Johannes Papritz hat hierbei unterschieden zwischen Schreiben zur Mitteilung an einen Entfernten, Niederschriften zur Gedächtnisstütze, Schriftlichkeit zur Wirtschaftsführung und schließlich Schriftlichkeit zur Organisation des Geschäftsganges.7 Nach den Erkenntnissen der modernen Archivwissenschaft erfolgt die Erschließung von schriftlichen Dokumenten ausnahmslos nach Maßgabe der speziellen Kompetenzen, die das Schriftgut hat entstehen lassen, wobei es gleichgültig ist, ob es sich um staatliche oder um nichtstaatliche Provenienzen handelt. Der besondere Entstehungszweck, der das Schriftstück hervorgerufen hat, ist allein für die Ordnung und Verzeichnung maßgeblich, er weist dem Schriftstück innerhalb der speziellen Kompetenz einer Provenienzstelle einen festen Platz an und macht es dadurch auffindbar und benutzbar.8 Nichtschriftliche Dokumente, und zwar sowohl Bild und Film wie auch der Ton, haben einen anderen Entstehungszweck: Sie verdanken ihre Entstehung der jahrhunderte-alten Sehnsucht des Menschen, die Wirklichkeit möglichst naturgetreu abzubilden.9 Zwar werden auch Bild, Film und Ton gelegentlich als Informationsvermittler eingesetzt, doch handelt es sich dabei erstens um eine verhältnismäßig späte Entwicklung, zum zweiten aber spielt die Weitergabe von Informationen, die ja hauptsächlich den Entstehungszweck schriftlicher Dokumente ausmacht, im Ganzen gesehen nur eine untergeordnete Rolle. Vorrangig geht es dem Filmschaffenden, dem Tonschaffenden, dem Fotographen darum, die Wirklichkeit widerzuspiegeln, und erst sekundär strebt er danach, seine in Film, Bild oder Ton festgehaltenen Vorstellungen von der Wirklichkeit an Dritte zu vermitteln. Insofern lassen sich die Kriterien, die die Entstehungszwecke für schriftliche Dokumente ausmachen, nicht auf die Erschließung übertragen. Nun könnte man, ebenso wie es Johannes Papritz für Akten formuliert hat, Kriterien aufstellen, die den besonderen Entstehungsursachen der audiovisuellen Dokumente gerecht würden, um auf diesem Wege den Zugang zu diesen Archivalien zu gewährleisten. Solche Kriterien wären etwa Unterhaltung, Belehrung, Unterrichtung oder Werbung, wie sie beispielsweize für den Film von Walter Hagemann vorgeschlagen wurden10 und die sich auch auf die Bereiche

49

i—i———••

Bild und Ton übersetzen lassen. Aber eine solche Untergliederung ist in der Praxis nicht zu verwirklichen. Hat man mitunter schon bei schriftlichen Dokumenten Schwierigkeiten, die einzelnen Kriterien auseinanderzuhalten, so ist eine Trennung bei audiovisuellen Dokumenten vollends unmöglich. Für die Erschließung folgt daraus, daß dem Entstehungszweck bei der Ordnung und Verzeichnung audiovisueller Archivalien keine Bedeutung zukommen kann. Diese Einschränkungen gelten auch für die Verwendung der Provenienzstelle, obwohl sie der tragende Pfeiler bei der Ordnung und Verzeichnung schriftlicher Dokumente darstellt. Gewiß hat auch jeder Film, jedes Bild oder jeder Ton eine bestimmte Provenienzstelle, aber ihre Kenntnis erlaubt im allgemeinen keine Aussage über den Informationsgehalt. Beispielsweize ist die Provenienzangabe 'Presse- und Informationsamt der Bundesregierung' auch dann für den Inhalt ohne Belang, wenn man noch die Abteilung 'Film Ausland' berücksichtigt;11 oder im Bildbereich sagt die Provenienz 'Hoffotograph Oscar Tellgmann' höchstens etwas über den zeitlichen Umfang der Sammlung,12 während sie Rückschlüsse auf den Inhalt nicht erlaubt. Ganz abgesehen davon müßte zunächst auch verbindlich festgelegt werden, was im audiovisuellen Bereich unter 'Provenienzstelle' zu verstehen ist - etwa Auftraggeber oder Hersteller? Da der Auftraggeber für ein politisches, der Hersteller für ein künstlerisches Programm stehen kann, hängt es noch immer von der jeweiligen Fragestellung ab, wem der Rang der Provenienzstelle zukommt. Aber auch wenn man sich auf eine verbindliche Definition von 'Provenienz' im audiovisuellen Bereich einigen würde, ließe sich aus ihr meist kein Aufschluß über den Inhalt eines audiovisuellen Dokumentes herleiten, wenn man von den wenigen eindeutigen Provenienzstellen wie 'Reichskolonialbund' absieht.13 Insofern ist auch die Provenienz als Gerüst für die Erschließung audiovisueller Archivalien nicht geeignet; sie kann nur als formal ordnendes Element dienen. In diesem Zusammenhang sind noch die Anforderungen zu behandeln, die der Benutzer an audiovisuelle Medien stellt. Dazu ist es erforderlich, festzustellen, wer sie gemeinhin im Archiv benutzt. Daß die Historiker nicht gerade zu den eifrigsten Benutzern von Film-, Bild- und Tonquellen gehören, ist schon auf dem Deutschen Archivtag in Braunschweig 1974 beklagt worden,14 und an dieser Mißachtung audiovisueller Zeugnisse hat sich bis in die Gegenwart trotz zahlreicher Versuche von Archivaren und Fachgelehrten nicht viel geändert. Beispielsweise entfallen im Bundesarchiv weit über 90% der Benutzer im Bild- und Filmbereich auf Filmfirmen, Fernsehanstalten, Verlage und andere publizistische Organe.15 Wie die Erfahrung zeigt, handelt es sich dabei um eine Kategorie von Benutzern, die nicht willens und auf Grund ihrer von Archivaren und Historikern verschiedenartigen Ausbildung auch gar nicht in der Lage sind, umfassende und exakte Recherchen anzustellen - Benutzer, denen es in den meisten Fällen von vornherein gar nicht darum geht, mit Hilfe von audiovisuellen Quellen historische Erkenntnisse zu gewinnen, sondern die Material benötigen, das schnell zu beschaffen ist, selten benutzt wurde und in einen vorgegebenen künstlerischen und inhaltlichen Rahmen paßt. Mit provenienzmäßig aufgebauten Erschließungsmitteln können sie nichts anfangen. 50

Nach dem bisher Gesagten muß die Erschließung audiovisueller Archivalien also folgenden Grundsätzen Rechnung tragen: 1 Wesentliche Kriterien, die die Erschließung schriftlicher Dokumente bestimmen, wie z.B. Entstehungszweck und Provenienz, lassen sich für Erschließung audiovisueller Dokumente nicht verwenden. 2 Da schriftliche Dokumente und nichtschriftliche Dokumente auf unterschiedlichen Voraussetzungen beruhen, sind auch die Anforderungen unterschiedlich, die von den Benutzern an sie gestellt werden.

Wenn demnach für die Erschließung audiovisueller Archivalien Entstehungszweck und Provenienzstelle als Gerüst nicht zur Verfügung stehen, gibt es keine andere Möglichkeit, als unabhängig von ihnen eine Einzelverzeichnung vorzunehmen - Tonträger für Tonträger, Filmträger für Filmträger, Bildträger für Bildträger.16 Die Einzelerschließung audiovisueller Archivalien setzt sich aus drei Komplexen zusammen: 1 die Beschreibung unter formalen Gesichtspunkten, 2 die Beschreibung unter inhaltlich-sachlichen Gesichtspunkten, 3 die Beschreibung unter optischen und akustischen Gesichtspunkten. Die formale Beschreibung audiovisueller Archivalien muß alle technischen Daten enthalten, die den jeweiligen Film-, Bild- oder Tonträger kennzeichen. Was den Film, und, wenn auch weniger häufig, den Ton betrifft, so sind diese Angaben meist im Vorspann oder im Nachspann enthalten; wenn dies nicht der Fall ist, wie vor allem bei Bildträgern, sind sie anhand der üblichen Hilfsmittel wie Jahrbücher, Programmzeitschriften u.a. zu ermitteln. Zu den formalen Daten gehören Titel und Untertitel, Datierung, Länge bzw. Format, Fassung (d.h. etwa schwarz-weiß oder Farbe, Ton- oder Stummfilm), Angaben zur Produktion, zum Hersteller, zu den Mitwirkenden, dazu Prüfentscheide wie z.B. Zensurdaten, Prädikate u.a., schließlich der Erhaltungszustand des im Archiv verwahrten audiovisuellen Dokumentes (Ausgangsmaterial) und die Archivsignatur. Die Erschließungsmodelle für Bilder, die das Hauptstaatsarchiv Düsseldorf herausgegeben hat,17 oder für Film- und Tonträger, die im Bundesarchiv benutzt werden,18 sehen darüber hinaus Angaben zur umfassenden Materiallage eines Film-, Bild- oder Tonträger vor. Angesichts der herrschenden Praxis, daß der Benutzer einerseits die meist gleichbleibenden Ausgangsmaterialien von Film-, Bild- und Tonträgern wenn überhaupt, dann nur ausnahmsweise benutzen darf, daß sich aber andererseits die Materiallage bei den für den Benutzer bestimmten Materialien ständig ändert und erweitert, ist der Arbeitsaufwand, die Erschließungsbögen auf dem neuesten Stand zu halten, besonders bei einer Vielzahl audiovisueller Archivalien zu groß. Da jedes Archiv eine wie auch immer formierte, von den Erschlieszungsbögen getrennte Bestandskartei führt, die alle Angaben über die Materiallage enthält, ist der Nachweis auf jeden Fall sichergestellt. Was diese formalen Angaben gemeinsam haben, ist die Tatsache, daß sie

51

wmmssammum

sich zwar oftmals nur mit erheblichen Schwierigkeiten ermitteln lassen, daß sie sich aber mühelos formalisieren und in ein entsprechendes, auch für die Datenerfassung geeignetes Schema übertragen lassen. Bei dem zweiten Komplex, der Erschließung unter inhaltlich-sachlichen Gesichtspunkten, trifft dies in weitaus geringerem Maße zu. Die inhaltlich-sachliche Erfassung eines audiovisuellen Mediums ist die zusammenfassende Beschreibung der Sachverhalte, die sich aus einer Tonfolge, aus einem Bild oder einer Bilderfolge bzw. einem Film ergeben. Wie intensiv und detailliert sie erfolgt, richtet sich ausschließlich nach dem Quellenwert, der dem Film-, Bild- oder Tonträger nach archivischen, geschichtswissenschaftlichen und publizistischen Kriterien zukommt. Grundsätzlich ist, daß 'politisches' Geschehen und 'unpolitisches' Geschehen gleichbehandelt werden und keine unterschiedliche Gewichtung erfahren, nicht zuletzt weil sonst die begründenden Elemente audiovisueller Medien unberücksichtigt blieben. In Ausnahmefällen - dies trifft speziell bei Bildern zu - ist ein Film-, Bild- oder Tonträger bereits durch seinen Titel ausreichend erschlossen. Im allgemeinen aber konzentriert sich die Erschließung unter inhaltlich-sachlichen Gesichtspunkten auf Personen, auf Schauplätze und auf Ereignisse bzw. Zustände. Was den Bereich Personen betrifft, so ist es selbstverständlich, daß so viele Einzelpersonen wie irgend möglich identifiziert werden und mit Amts- bzw. Berufsbezeichnung, Titel, Vornamen usw. aufgenommen werden. Auf Einzelheiten wird an dieser Stelle nicht eingegangen, da sie eher arbeitstechnischer denn grundsätzlicher Natur sind. Auch anonyme Einzelpersonen, Gruppen, Massen u.a. sind aufzuführen. Insofern darf es also nicht heißen 'Rede Hitlers in den Siemens-Werken Berlin am . . .', sondern richtig: 'Rede Hitlers vor der Belegschaft der Siemens-Werke Berlin am . . .'. Bei Tonträgern, auch beim Tonfilm, sollten Äußerungen im Originalton vollständig aufgenommen werden, ebenso prägnante Formulierungen und inhaltliche Akzentuierungen des Kommentars, wenn es sich unter arbeitsökonomischen Gesichtspunkten vertreten läßt. Der Bereich Schauplätze kann kurz besprochen werden; hierzu zählen bildliche, filmische und akustische Darstellungen von Städten und Orten, hierher gehören aber auch Landschaften, Flüsse, Berge, Seen oder einzelne Bauwerke, ebenso Räumlichkeiten wie Wohnungen, Zimmer, Küche, o.a. Die dritte Gruppe im Rahmen der inhaltlich-sachlichen Erschließung, Ereignisse bzw. Zustände, stellen denjenigen Erschließungsbereich dar, der dem menschlichen Leben am nächsten kommt, denn er umfaßt das gesamte Handeln und Wollen des Menschen, soweit es sich optisch oder akustisch abbilden läßt. Eine Begrenzung auf 'Handlung, Vorfall, Geschehen oder eine Veranstaltung', wie sie gelegentlich vorgenommen wird,19 bildet nur einen Bruchteil des menschlichen Lebens und Wirkens, dessen Widerspiegelung die audiovisuellen Quellen, wie gesagt, ihre Entstehung verdanken, und sie ist infolgedessen auch nicht geeignet, die Forderung zu erfüllen, die anfangs gestellt wurde, nämlich das politische und das unpolitische Leben gleichermaßen zu berücksichtigen. Was dieser Anspruch für die Erschließung bedeutet, soll an einem konkreten Beispiel erläutert werden, das aus der Fernsehbranche 52

stammt und deshalb weitgehend bekannt ist. Vor Jahren wäre eine Produktion wie ein Werbefilm für eine Gardine mit der Goldkante nie als archivwürdig bewertet worden. Nachdem sich aber die sog. 'anonyme Masse' als Gegenstand der Geschichtswissenschaft behauptet hat, sind die Archive verpflichtet, die für ihre Erforschung erforderlichen Quellen verfügbar zu machen, wobei sie gleichzeitig dem Anspruch gerecht werden, das gesamtgesellschaftliche Leben zu dokumentieren. Da sich jedoch Fragen nach sozialen Gegebenheiten mit Hilfe schriftlicher Dokumente allein nicht beantworten lassen - die 'anonyme Masse' entbehrt meist der Schriftlichkeit -, müssen Archivare wie Historiker nach anderen Überlieferungen suchen. Hier liegt der eigentliche Quellenwert audiovisueller Medien, denn sie sind in der Lage, durch die Wahl der Themen wie durch die inhaltliche sowie die optische und akustische Form der Präsentation Rückschlüsse auf die soziale Wirklichkeit zu gestatten, was vor allem für Propaganda- und Werbefilme gilt.20 In Bezug auf das angeführte Beispiel bedeutet diese Feststellung, daß Marianne Koch als Werbeträger für die besagte Gardine im Film so gezeigt wird, wie sich der Fernsehzuschauer in der Mitte der siebziger Jahre die vollkommene Frau vorstellte: zurückhaltende Eleganz, ein wenig mütterlich, ein wenig emanzipiert, alles in allem gutbürgerlich. Marianne Koch verkörperte ein Idealbild, dem die Fernsehzuschauerin nachzustreben bereit war und zu dessem Verwirklichung schließlich noch die Gardine mit der Goldkante gehörte - das war der Werbetrick. Daß sich zu Beginn der achtziger Jahre dieses Idealbild gewandelt hat, geht daraus hervor, daß in letzter Zeit seltener Marianne Koch, häufiger dagegen ein Disco-girl die Rolle als Werbeträger für die Gardine mit der Goldkante übernommen hat. Die Masse der Fernsehzuschauer als Ausschnitt der 'anonymen Masse' überhaupt hat ihren gesellschaftlichen Standort verändert. Durch audiovisuelle Medien werden demnach Erkenntnisse vermittelt über die Zustände der Gesellschaft, auch wenn sie hier arg vereinfacht worden sind - Erkenntnisse, die mit Hilfe schriftlicher Zeugnisse kaum zu erlangen sind. Die archivarische Erschließung audiovisueller Quellen muß diese Erkenntnismöglichkeiten berücksichtigen, sie muß Wege aufweisen, die dem Benutzer den Zugang ihnen vermitteln, indem sie die in ihnen enthaltenen Ereignisse und Zustände so genau wie möglich erfaßt. Unter diesem Gesichtspunkt wäre der als Beispiel genannte Werbefilm - unter Anwendung des herkömmlichen Nominalstils - zu erschließen: 'Werbung durch Marianne Koch für Goldkanten-Gardinen in bürgerlichem Haushalt.' Allerdings kann man, wie schon angedeutet, mit einer noch so ausgefeilten inhaltlichen Erschließung dem eigentlichen Charakter eines audiovisuellen Dokumentes nicht gerecht werden; notwendig ist auch die Erfassung der optischen bzw. der akustischen Darstellungsform. Im archivischen Bildbereich ist dieses Erfordernis seit langem bekannt, und so hat auch Horst Romeyk in seinem schon zitierten Leitfaden von 'Brustbild', 'Halbfigur', 'Hüftbild' u.a. gesprochen,21 was in erweiterter Form auch auf die Erschließung von Filmdokumenten übertragen werden könnte. Geht man nicht vom Ergebnis des Aufnahmevorganges aus, sondern vom Prozeß der Herstellung einer Aufnahme, so wären als Formen der optischen Darstellung anzugeben: die Kameraeinstellung (also etwa Großaufnahme, Nahaufnahme u.a.), der Kamerawinkel (Froschperspektive, Vogelperspektieve u.a.), die Kamerabewegung

53

ren reichseigenen Filmvermögens und aus der P r o d u k t i o n von Verwaltungen u n d Behörden des Deutschen Reiches u n d der Bundesrepubliek Deutschland. Z u d e m b e m ü h t e es sich v o m Beginn seiner Tätigkeit a n , Filme aus nichtstaatlichen P r o d u k t i o n e n zu ermitteln und in seine O b h u t zu n e h m e n , wenn sie Information über Staat und Gesellschaft enthielten. Seit dem E n d e der 60er J a h re wies der Bundesminister des Innern dem Bundesarchiv weiterhin die Aufgabe zu, das kulturell bedeutsame deutsche Filmerbe zu pflegen, was dazu führte, d a ß das Bundesarchiv-Filmarchiv in wachsendem U m f a n g e A u s g a n g s m a terialien deutscher Spielfilme zu erfassen sucht, u m sie nach filmgeschichtlicher Bewertung zu erwerben, aufzubereiten und d u r c h U m k o p i e r u n g , d . h . durch die Herstellung eines sog. 'Sicherungspaketes', bestehend aus Bild- und Tonnegativ, Duppositiv (Lavendel), Tonsicherung und kombinierter Arbeitskopie, für die d a u e r n d e archivische A u f b e w a h r u n g zu sichern. In diesen Zus a m m e n h a n g gehören schließlich auch die Belegkopien aller Spiel- u n d D o k u mentarfilme, die im R a h m e n der kulturellen Filmförderung des Bundes ausgezeichnet oder bezuschußt wurde n u n d die im Auftrage der Bundesregierung im Bundesarchiv-Filmarchiv verwahrt u n d für die filmwissenschaftliche F o r schung aufbereitet werden. Ziel des Bundesarchivs-Filmarchiv ist es auch in diesem Falle, die Ausgangsmaterialien zu ü b e r n e h m e n . Zu Beginn des Jahres 1983 lagerten in den Magazinen des BundesarchivsFilmarchiv,

10 WALTER HAGEMANN, Der Film. Wesen und Gestalt. Heidelberg 1952 (Beiträge zur Publizistik Bd. 5), S. 169 ff. 11 Vgl. GERHARD GRANIER, JOSEF HENKE U.A. (Bearb.), Das Bundesarchiv und seine Bestände. 3. Aufl. Boppard 1977 (d.i. Schriften des Bundesarchivs 10), S. 749 f. 12 Granier (Anm. 11) S. 738. 13 Ebda. S. 737. 14 Vgl. FRIEDRICH P. KAKLENBERG, 'Zur Methodologie und Auswertung audiovisuellen Archivgutes als Geschichtsquelle'. In: Der Archivar 28 (1975) Sp. 50 ff. 15 Hierzu auch Trumpp (Anm. 9). 16 Vgl. auch FRIEDRICH P. KAHLENBERG, 'Zur Aufgabenstellung von Filmarchiven'. In: Aus der Arbeit des Bundesarchivs (Anm. 3) S. 142-165, bes. S. 162 f. 17 HORST ROMEYK, Bildliche Darstellungen. Archivarische Erschließung und quellenkritische Bewertung. Düsseldorf 1975 (d.i. Veröffentlichungen der staatlichen Archive des Landes Nordrhein-Westfalen Reihe E Heft 1), S. 19.

18 Anweisung für die archivarische Tätigkeit Nr. 44: Bundesarchiv Koblenz. 19 Romeyk (Anm. 17) S. 36. 20 PETER BUCHER, 'Die Bedeutung des Films als historische Quelle - "Der ewige Jude" (1940)'. In: Festschrift für Eberhard Kessel zum 75. Geburtstag. München 1982, S. 3 0 0 - 3 2 9 , hier S. 319 ff. 21 Romeyk (Anm. 17) S. 33. 22 Zuletzt HORST ROMEYK, 'Neuere Erfahrungen bei der Indexierarbeit im Archiv'. In: Der Archivar 34 (1981) Sp. 363 ff. 23 Vgl. PETER BUCHER (Bearb.), Wochenschauen und Dokumentarfilme im BundesarchivFilmarchiv 1895 -1950 (16-mm-Kopien). Koblenz 1983 (d.i. Findbücher zu Beständen des Bundesarchivs Bd. 8; im Druck). 24 Zum Folgenden ders.: Das Bundesarchiv. Geschichte, Aufgaben, Probleme. Koblenz 2. Aufl. 1982, S. 18 ff.

ca. 39.000 D o k u m e n t a r f i l m e einschließlich W o c h e n s c h a u e n ca. 3.200 Spielfilme. Das entspricht einer Z a h l von ca. 70.000.000 lfd. Meter Film, die in mehr als 1.500 Regalen auf m e h r als 2.000 m 2 Magazinfläche in der Festung E h r e n breitstein bei Koblenz untergebracht sind. Anmerkungen * Bewerkte tekst van een voordracht, gehouden tijdens het Derde Nederlands-Duits Archiefsymposium (Münster, 1 5 - 1 6 september 1983). Dr. Bucher is Referatsleiter für FilmDokumentation und -benutzung bij het Bundesarchiv-Filmarchiv te Koblenz. 1 Vgl. HELMUT DAHM, 'Roland SeebergElverfeldt - Initiator und Leiter der Fachgruppe 7 im Verein deutscher Archivare'. In: Medien und Archive. Hrsg. von Gerhard Mantwill. Pullach bei München 1974, S. 2 0 - 2 5 . 2 Zuletzt OTTFRIED DASCHER, 'Archivar und Historiker. Zum Standort eines Berufes im Wandel von Historischen Interessen und Methoden'. In: Der Archivar 36 (1983) Sp. 25-34. 3 Literatur bei PETER BUCHER: 'Hitlers 50. Geburtstag am 20. April 1939. Zur Quellenvielfalt im Bundesarchiv'. In: Aus der Arbeit des Bundesarchivs. Hrsg. von Heinz Boberach und Hans Booms. Boppard 1977 (d.i. Schriften des Bundesarchivs 25), S. 4 2 3 - 4 4 6 .

54

4 HEINRICH OTTO MEISNER, Archivalienkunde vom 16. Jahrhundert bis 1918. Leipzig 1969, S. 58 ff.; dort ältere Literatur. 5 Vgl. z.B. ECKHART G. FRANZ, Einführung in die Archivkunde. Darmstadt 1974, S. 77 ff. 6 Hierzu WERNER VON APPELDORN, Der dokumentarische Film. Dramaturgie, Gestaltung, Technik. Bonn 1970, S. 25 ff. 7 JOHANNES PAPRITZ, Archivwissenschaft. Teil I. Marburg 1976, S. 125 ff. 8 Ders.: Archivwissenschaft. Teil III. Marburg 1976, S. 178 ff.; GERHART ENDERS, Archivverwaltungslehre. Berlin (Ost) 1968, S 129 ff. 9 Für den Film vgl. FRIEDRICH VON ZGLINICKI, Der Weg des Films. Die Geschichte der Kinematographie und ihrer Vorläufer. Berlin 1956; für das Bild zuletzt THOMAS TRUMPP, 'Zur Geschichte, Struktur und Nutzung der photographischen Überlieferungen des Bundesarchivs'. In: Der Archivar (im Druck). Herrn Dr. Trumpp danke ich auch an dieser Stelle für die freundliche Überlassung der Druckfahnen.

55

^

m

Eekhoff en C. P. Bruinvis. Hoe de Leeuwarder archivaris zich met het Alkmaarse archief bemoeide J. H. Rombach

In 1980 verscheen van de hand van de emeritus doopsgezind predikant ds C. P. Hoekema het royaal uitgegeven boek Eekhoff en zijn werk over de negentiende eeuwse stadsarchivaris van Leeuwarden Wobke Eekhoff (18091880). Men zou willen, dat er meer van dergelijke ruim gedocumenteerde boeken werden geschreven over de bekende stadsarchivarissen uit het begin van het regelmatig georganiseerde archiefwezen. Het boek over Eekhoff bevat na de levensbeschouwing door Hoekema nog een door Pieter Karstkarel uitvoerig geannoteerde herdruk van Eekhoffs Geschiedenis van de schilders, tekenaars en graveurs in Friesland tot 1875 en een door Ph. H. Breuker herziene uitgave van zijn Geschiedenis van de Leeuwarder drukkers en uitgevers tot 1870. De toenmalige archivarissen waren immers ook op die terreinen actief. Aan het biografisch gedeelte is toegevoegd een alfabetische lijst van de afzenders van de brieven van geleerden en anderen aan Wobke Eekhoff die in de provinciale bibliotheek van Friesland worden bewaard. Het is een imposante lijst waarin zo ongeveer alle namen van de prominenten uit het brede interessegebied van de Friese historicus compareren. Maar tegen de verwachting in komt de naam van C. W. Bruinvis (1829-1922), de Alkmaarse archivaris, van een iets jongere generatie weliswaar, die in zijn werk zoveel overeenkomst met Eekhoff vertoont, in de lijst niet voor. Toch is er een relatie van Eekhoff met Alkmaar en Bruinvis die vermeldenswaard is. In het Alkmaarse gemeentearchief bevinden zich namelijk zes brieven van Eekhoff aan de apotheker C. P. Bruinvis (1799-1873), de vader van de latere archivaris, alsmede een brief die Eekhoff tot de raad der stad Alkmaar richtte met de aanbeveling om een archivaris aan te stellen. Cornelis Pieter Bruinvis, uit een gezeten doopsgezinde Alkmaarse familie, was apotheker in de Langestraat en behoorde tot de toonaangevende kringen van de stad. Lid van de gemeenteraad is hij nooit geweest, maar wel diende hij zijn stad en met name het Alkmaarse culturele leven in allerlei besturen en commissies. Als exponent van zijn tijd en zijn omgeving was hij een verwoed verzamelaar, aanvankelijk ook van verschillende natuurhistorische voorwerpen, maar op den duur voornamelijk van boeken en prenten met betrekking tot zijn vaderstad en Noord-Holland in het algemeen. Als zodanig stond hij in contact met alle andere bekende grote verzamelaars in den lande, onder wie 56

C. W. Bruinvis (1829-1922). Foto: Gemeentearchief Alkmaar. zijn zoon later in het Nieuw Nederlandsch Biografisch Woordenboek ook Eekhof vermeldt. Het was ook daarom bevreemdend de naam van Bruinvis niet aan te treffen onder de correspondenten van Eekhoff. De beide heren, die veel gemeen hadden (ook Eekhoff was doopsgezind), hebben elkaar voor het eerst ontmoet bij de gemeenschappelijke goede vriend, de numismaticus G. van Orden in Zaandam. Eekhoff opent daarna de correspondentie op 12 juli 1861 met de toezending van enkele niet-Friese stukken voor de collectie van zijn nieuwe kennis. Helaas kennen we de beide brieven van Bruinvis van 18 augustus en 14 september niet, zodat we niet weten welke kleine en zeldzame dictionnaire hij als dank aan Eekhoff zond. Ook ging er een portret van Bogerman van Alkmaar naar Leeuwarden. Portretten spelen een belangrijke rol in de correspondentie, ook in die met Bodel Nijenhuis. De

57

brieven van Eekhof f werden in februari 1964 door het gemeentearchief aangekocht in een veiling van Van Huffel te Utrecht. Er bij gevoegd waren losse aantekeningen met lijsten van portretten, doch vermoedelijk hebben die betrekking op de relatie van Bruinvis met Bodel Nijenhuis. Ook de naam van de Rotterdamse verzamelaar Van Dam van Noordeloos, een andere goede bekende van Eekhoff, en van Bodel Nijenhuis komt in deze losse stukken voor. In de volgende brief van Eekhoff, waarin hij voor de geschenken bedankt, komt zijn goedbedoelde bemoeizucht al even naar voren. Bruinvis zal toch het advies van Eekhoff niet nodig gehad hebben om van de hem bekende, toen in Alkmaar werkzame waterstaatsingenieur P. H. J. Hayward de Bouwkundige Bijdragen ter inzage te krijgen. Het is jammer, dat ook van Hayward blijkbaar geen brieven aan Eekhoff bewaard zijn gebleven. Het contact Eekhoff-Bruinvis staat dan meer dan een jaar stil, maar in de zomer van 1853 volgt er weer een persoonlijke ontmoeting als Eekhoff het Achtste Landhuishoudkundige Congres te Alkmaar bijwoont. Het lijkt vreemd, dat hij die zich thuis voelt in zulke verheven gezelschappen als de Maatschappij der Nederlandse Letterkunde, afkomt op een bijeenkomst die aan pragmatische zaken van geheel andere orde dan kunstliefde en de schoonheid gewijd is. Eekhoff was evenwel dertig jaar lang ook redacteur van de Almanak voor Landbouwers en Veehouders. Bovendien waren de landhuishoudkundige congressen breed opgezette bijeenkomsten die in de ontvangende stad aanleiding gaven tot allerlei ook culturele manifestaties. Het beeld dat Hoekema van Eekhoff schetst maakt duidelijk, dat daarom deze congressen voor hem aantrekkelijk waren, al lag hun onderwerp dan buiten zijn eigenlijke belangstelling. In ieder geval heeft hij bij die gelegenheid in Alkmaar de kennismaking met Bruinvis hernieuwd en ook diens gezin ontmoet en heeft hij er het stedelijk archief bezocht. Beide, de kennismaking met het gezin Bruinvis en het archiefbezoek, hebben hem tot van bemoeizucht niet vrij te pleiten activiteiten gebracht. Dit leert ons de volgende brief. Hij had het Alkmaarse archief in een weinig gunstige staat aangetroffen en vatte dus het plan op om aan de regering van deze stad de benoeming van een archivaris voor te stellen. Deze post was gesupprimeerd in 1839 toen de commies-archivist Andries van der Schoor zijn functie neerlegde. Bij zijn vriend Bruinvis had Eekhoff ook diens toen 23-jarige zoon Cornells Willem ontmoet. Deze was na een opleiding als bouwkundig tekenaar toen zonder veel enthousiasme bezig aan zijn studie voor apotheker om later zijn vader behulpzaam te kunnen zijn. De jonge Bruinvis voelde zich veel meer aangetrokken tot de historische studie betreffende zijn stad. De verzameling die zijn vader op dat gebied had bijeengebracht, werd door hem uitgebreid met nauwkeurige aftekeningen van gebouwen en historische documenten. Misschien heeft hij de gast uit Friesland vergezeld naar het stedelijk archief. Het blijkt niet onomstotelijk uit de correspondentie, maar we durven te veronderstellen, dat Eekhoff de ware ambitie van de jonge man heeft onderkend en daardoor geïnspireerd werd tot zijn brief aan de Raad der stad Alkmaar. Hij zond deze brief eerst min of meer ter goedkeuring aan zijn vriend Bruinvis, die voor doorzending aan de burgemeester moest zorgdragen. Het lijkt er op of Eekhoff gezien heeft dat een eventuele functie voor de jonge Bruinvis als archivaris ook voor diens vader een uitkomst zou betekenen. Eekhoffs brief aan

58

de Alkmaarse Raad viel evenwel niet in al te goede aarde, hetgeen ook wel begrijpelijk is in de verhoudingen van die dagen. Voor de aangeboden boekwerken werd minzaam bedankt, het andere voornaamste punt van de brief werd doorgeschoven naar B & w om er over te adviseren. Het is duidelijk dat Eekhoff, die in Leeuwarden ervaring had met de gemeentelijke besluitvorming, doorzag dat hierdoor van zijn voorstel niets terecht zou komen. Hij liet dat ook doorschemeren in zijn brief van 14 november in antwoord op twee brieven van Bruinvis, die blijkbaar ingenomen was geweest met de stap van Eekhoff. Helaas weten we niets over de houding van vader Bruinvis in deze zaak. Met verschillende raadsleden en ook met de burgemeester P. A. de Lange was hij door familiebanden of anderszins goed bekend. Politiek gezien behoorde hij tot de Liberalen, evenals de burgemeester. Toch moest hij het juist in die tijd bij een stemming in de raad voor de benoeming van een lid van de commissie van toezicht op de tekenschool afleggen tegen de al genoemde heer Hayward. Hoe dit zij, de actie van Eekhoff liep op niets uit. In het verslag over de toestand van de gemeente Alkmaar over 1853 schrijven B & w: 'Met betrekking tot het zogenaamde oude archief waarover bij het verslag van 1851 meer in het breede is gehandeld, is, hoezeer ook eene rangschikking en onderzoek van het aanwezige hoogst wenschelijk en zeer zeker, indien men aan het getuigenis van den Heer W. Eekhoff, Archivarius der stad Leeuwarden, die het charter dezer gemeente had bezocht, bij zijnen brief van den 2 augustus 1853 gegeven, eenige waarde hecht, een zeer belangrijk werk zoude zijn, niets gedaan. De vele werkzaamheden ter Secretarie dulden niet dat de beamten een deel van hunnen tijd aan de bearbeiding van het archief wijden. Het is bovendien een arbeid, die eene bijzondere studie veronderstelt en waaraan een deskundige zich zoude moeten toewijden, indien men daarvan eenige vrucht wil verwachten.' Men vond kennelijk een bekwaam en ijverig jongman zoals door Eekhoff aanbevolen niet voldoende en de vereiste bijzondere studie en deskundigeheid was niet voorhanden. Wanpeer we aannemen - meer dan een hypothese is het niet-dat de jonge C.W. Bruinvis in de wandelgangen als kandidaat beschouwd werd, dan is de reactie van het gemeentebestuur wel begrijpelijk, al heeft de verre toekomst hen dan in het ongelijk gesteld. Hoe Eekhoff er over dacht weten we helaas weer niet. Er is nog een brief van hem aan Bruinvis waarin niet gerept wordt over de zaak van het Alkmaarse archief. Het is nauwelijks aan te nemen, dat ondanks de gegroeide goede verstandhouding en de gemeenschappelijke interessen die we in de brieven van 1851 en 1853 weerspiegeld vinden, de correspondentie tussen Eekhoff en Bruinvis na december 1853 geheel zou zijn geëindigd. Eerder moeten we veronderstellen, dat de brieven niet bewaard zijn gebleven of nog onopgemerkt in een archief of collectie sluimeren. Ook mogen we verwachten, dat er later nog contacten geweest zijn tussen Eekhoff en C. W. Bruinvis. Deze had al heel vroeg een nauwe band met de oude heer Van Orden en na diens dood in 1854 verzorgde hij de catalogus van diens te veilen numismatische verzameling. Hij heeft zich tevens ontwikkeld tot een autoriteit op het gebied van de Alkmaarse geschiedenis en had als zodanig dezelfde relaties en belangstelling als Eekhoff. Van de grote topografische verzameling van zijn vader ging het Alkmaarse deel op hem over en hij heeft deze collectie met zorg beheerd en aangevuld ten dienste

59

van de stad. Het is daardoor de waardevolle kern geworden van de tegenwoordige prentverzameling (topografisch-historische atlas) van het gemeentearchief. Zonder hier op de vele verschillende functies en werkzaamheden van C. W. Bruinvis in te gaan moet vermeld worden, dat hij in 1900 op 71-jarige leeftijd ook formeel tot archivaris van Alkmaar werd benoemd en deze functie toen op zeer actieve wijze heeft bekleed tot een beroerte hem in 1917 dwong het ambt op te geven. Zijn Noordhollandse collega proximus C. J. Gönnet schreef een in memoriam in het Nederlandsch Archievenblad 1922. De Alkmaarse archivaris zou een publicatie als die over Eekhoff zeker verdienen. Terwijl de actie van Eekhoff uit 1853 ten aanzien van Bruinvis eerst een halve eeuw later effect had (Eekhoff leefde toen al niet meer), heeft hij er toch ook op kortere termijn wel iets mee los gemaakt. De verwijzing naar het gezaghebbende boek van Noordziek moest het gemeentebestuur wel aan het denken zetten en al wilde men dan niet onmiddellijk ingaan op een brief van een particulier, de erkenning dat de zorg voor de Alkmaarse archieven noodzakelijk verbetering behoefde kon niet uitblijven. Het duurde echter nog tot 1862 alvorens een deskundige met de inventarisatie van het oude archief belast werd. Het was dr P.Scheltema, de provinciaal archivaris van Noord-Holland, die voor deze Alkmaarse opdracht een dag per week door het provinciaal bestuur werd vrijgesteld. Zijn inventaris verscheen in 1866 en daarna lag het eigenlijke archiefwerk weer stil tot Bruinvis zelf er zijn krachten volledig aan ging wijden. Of en hoe Eekhoff op dit alles reageerde weten we niet, al zal er in de correspondentie die van hem in Leeuwarden bewaard bleef misschien in zijdelingse opmerkingen iets over te vinden zijn. In de brieven aan C. P. Bruinvis en aan het Alkmaarse gemeentebestuur vinden we ten volle het beeld bevestigd dat Hoekema zo duidelijk getekend heeft van W. Eekhoff, de archivarius die zijn licht zeker niet onder de korenmaat liet schijnen.

60

Hollandse vermogensheffingen in de zeventiende en achttiende eeuw R.C.J. van Maanen

Bij inventarisatie van archieven van overheden met fiscale competenties wreekt zich het gebrek aan wetenschappelijke publikaties op het gebied van de fiscaliteit. Toch is, om naar behoren te kunnen ordenen, inzicht in belastingen en belastingheffing noodzakelijk. Wat voor soorten belastingen werden er geheven en door wie? Hoe was hun onderlinge verhouding? Hoe ging de inning in zijn werk en hoe kwam de afrekening tot stand? Belangrijke vragen om inzicht in de belastingadministratie te krijgen. Wellicht kunnen mijn ervaringen bij de inventarisatie van het Leidse stadsarchief van na 1574 en de resultaten van het daarvoor noodzakelijke historische onderzoek daar een bijdrage aan leveren. Het lijkt me wenselijk om heel kort iets te zeggen over het vigerende belastingstelsel ten tijde van de Republiek,1 voorzover van toepassing op de steden. Er werd op drie niveaus belasting geheven: door de Generaliteit, door de gewesten, en door de steden zelf. Het zwaartepunt lag op de gewestelijke heffingen. In Holland was de inning daarvan aan bepaalde steden opgedragen.2 Het gewest werd daartoe in belastingressorten verdeeld, ieder met een hoofdstad. Voor het belastingressort Rijnland was dat Leiden. In het archief van het Leidse stadsbestuur bevinden zich dan ook vele kohieren en rekeningen betreffende de dorpen uit dat belastingdistrict. De ontvangers hebben soms ontvangsten en uitgaven van dorpen en stad in één rekening gecombineerd. Van de Hollandse belastingen maakten de ordinaris middelen het grootste deel uit. De belangrijkste soorten waren: 1 de verbruiksbelastingen of accijnzen, nagenoeg steeds aan particulieren verpacht en sedert 1750 door overheidsdienaren 'gecollecteerd',3 2 de verponding, sedert 1584 te beschouwen als een onroerend-goedbelasting, gebaseerd op de huurwaarde, geïnd door speciaal daartoe aangestelde ontvangers, en 3 belastingen op registratie van rechtshandelingen, in te vorderen door ambtenaren ten stadhuize. Een bepaald niet onbelangrijk gedeelte van de gewestelijke opbrengsten vormen de extra-ordinaris middelen.4 Zij onderscheiden zich van de ordinaris middelen doordat het bestemmingsheffingen waren, waarvoor telkenmale consent gegeven moest worden door de Staten van Holland. Grofweg kunnen we deze middelen in drie soorten indelen: 61

1 gedwongen leningen, waarvan in het laatste kwart van de zestiende eeuw een ruim gebruik is gemaakt, 2 bijzondere omslagen, zoals het hoofdgeld van 1622,5 de familiegelden van 1674 en 1716 en de 'personele quotisatie' van 1742,6 en 3 de 100e en dergelijke penningen, waarover dit artikel handelt. De neerslag in de archieven van juist deze laatste heffingen is aanzienlijk. Het gaat om beschreven middelen. Er werden dus kohieren opgemaakt, veelal in tweevoud, namelijk één voor de stad en één voor de ontvanger. We vinden eveneens twee series rekeningen naast elkaar, namelijk een serie waarbij de ontvanger aan de stad rekening en verantwoording aflegde (afgehoord door de stedelijke 'accountantsdienst'), en een serie waarbij de stad zich verantwoordde tegenover de Rekenkamer ter Auditie in Den Haag. De literatuur over deze middelen is uiterst schaars en onvolledig. Inventarissen geven evenmin houvast. Steeds werden andere oplossingen gevonden, afhankelijk van het overgeleverde materiaal. Als we inventarissen van honderd jaar geleden bekijken, dan valt het op dat dergelijke belastingen uitsluitend genoemd zijn naar het tarief, variërend van een 100e tot een 1000e penning. De Leidse archivaris Overvoorde maakte het wel heel bont door alle gemenelandsmiddelen in te delen in rubrieken van de 10e tot de 1000e penning, of het nu deze buitengewone middelen betrof, de collatérale successie of een transportbelasting. In moderne inventarissen schemert begrip door voor de aard van bedoelde heffingen. In die van Gouda differentieert de inventarisator voor het eerst tussen een extra-ordinaris verponding (dus drukkend op onroerend goed), een heffing op het vermogen, en één op ambten. 7 Maar binnen die differentiëring is de indeling toch nog op het tarief gebaseerd. Latere inventarissen van stadsarchieven blijven op twee gedachten hinken, waarbij de term 'vermogen' niet meer wordt gebezigd. De ordening naar het tarief wordt in de hand gewerkt door de eigentijdse betiteling van dergelijke heffingen. Grapperhaus merkte in zijn recente boek over de 10e penning van Alva op dat in de zestiende eeuw een belasting simpelweg naar het tarief werd genoemd omdat toch een ieder duidelijk was om welke heffing het ging. 8 Maar ook in zeventiende- en achttiende-eeuwse archivalia wordt eenvoudig van 100e, 200e of 1000e penning gesproken alsof dan volkomen duidelijk is waarom het gaat. Zelfs in de generale index op de resoluties van de Staten van Holland moeten we deze belastingen voor een deel zoeken op het trefwoord 'penningen'; voor het overige op de even weinig toegespitste term 'financiën'. Ten bate van de inventarisatie heeft mijn onderzoek zich in het bijzonder op twee kwesties gericht. Om de bescheiden naar behoren te kunnen beschrijven moest worden nagegaan waarop deze heffingen drukten; een antwoord op de vraag naar de onderlinge relatie van al die apart geconstateerde heffingen was van belang voor de ordening.

Belasting op het vermogen De buitengewone financiële verplichtingen voortvloeiende uit de buitenlandse politiek deden aan het einde van het Twaalfjarig Bestand de behoefte aan financiën groeien. Op 10 december 1620 werd in de Hollandse Statenvergade-

62

ring het voorstel gelanceerd van een belasting van een 1000e penning op vermogens groter dan 2000 gld. 9 En ziet: Den ophef van den duysentsten penningh werde bij de meeste leden niet vreemt geoordeeld. Na enige discussie in eerste en tweede termijn viel op 9 januari 1621 het besluit hiertoe. Het idee van Rotterdam om tot de gegoedhied van 1000 gld. te zakken hield men in petto voor het geval er werkelijk weer oorlog uit zou breken. 10 Het wordt uit de resolutie niet duidelijk wat er nu precies belast zou worden. Er is sprake van goederen van ingezetenen, wat impliciet wordt gespecificeerd door goederen, koopmanschappen en schepen. Uit het feit dat traktementen van militairen uitdrukkelijk worden uitgezonderd, mag blijken dat traktementen in het algemeen wel belast werden. Een stuk duidelijker wordt de zaak wanneer we zien dat analoog aan deze 1000e penning in het volgende jaar de Staten twee maal consent verleenden voor wat genoemd werd een 'dubbele' 1000e penning, en dat op de instructie voor de commissarissen daarvan die voor de commissarissen van de 200e penning van 1625 gebaseerd was. Want deze instructie, uitgegeven door Klein,11 geeft een uitgebreide opsomming van de belastbare bestanddelen. Daar vinden we de goederen, schepen, koopmanschappen en traktementen weer terug, nu temidden van tal van andere vermogensbestanddelen als effecten, juwelen, meubels, vaatwerk en geld. De Statenresolutie van 26 maart 1625 geeft nog een verduidelijking door de goederen te omschrijven als meuble en immeuble. Kortom, we hebben te maken met een vermogensbelasting. De opsomming van 1625 was niet nieuw. Zij was in 1599 geformuleerd, als grondslag voor een gedwongen lening van een half procent van allen die boven de 3000 gld. gegoed waren. Maar na de gedwongen leningen van 1600-160212 vinden we deze opsomming pas terug in 1625, waarna zij als grondslag voor de vermogensheffingen is blijven gelden. De instructie voor de commissarissen van de 1000e penning van 165313 (in 1654 geheven) geeft precies dezelfde vermogensbestanddelen als die van 1625. In de tussenliggende jaren waren er tien consenten verleend, meest voor een 200e penning, maar ook een keer voor een 1000e (1626) en voor een 500e (1627). De kohieren waren steeds weer op die van het voorgaande consent gebaseerd. ' 4 De rekeningen zijn genummerd volgens een reeks van één en dezelfde ontvanger. Er is een eerste, tweede en derde rekening van Christoffel van Nieuwenhoven over de consenten van 16211622. Zijn opvolger, Jan Jansz. Orlers, heeft tussen 1623 en 1644 negen rekeningen opgemaakt. Verschil in tarief speelde daarbij geen enkele rol. Het moet dan ook niet als ordeningscriterium gehanteerd worden bij inventarisatie. Door de oorlog met Engeland was in 1653 de financiële nood zo hoog gestegen dat een commissie van de Staten van Holland zich daarmee bezig moest gaan houden. In de vergadering van 13 augustus 1653 bracht de raadpensionaris een rapport uit van zeventien punten. Als snelste middel om geld op tafel te krijgen beval dat een 1000e penning aan op grond van het kohier van de 200e penning, dat dan wel 'geredresseerd' (herzien) moest worden. Men stelde een 'lopend' middel voor, dat wil zeggen voorlopig voor een jaar, maar jaarlijks te continueren na een nieuw consent. In dat herziene kohier komt, althans in Leiden, 15 voor het eerst een aparte rubriek 'traktementen' voor, nadat per stadsgedeelte de andere aangeslagenen aan bod zijn gekomen. Het voorstel

63

H»«r5B5

WSÊ

I N S T R U C T I E , î$aet na« de Commiffarifftii op t maec«

nen banöe quotifatie banben Ditpfcnflen pennins^ banbe fcmerbe banaïïeroerenbeenbeonrocrenbe -ïBoeberen / tenten/ &ecï)ten / 2Ccticn/^>rïjuïöfn/€rcbitcH/^x^Pfn/<eoopmanfcöappcii/^eIt/ ©afcKen/SuttieelenAtföeuble n/ Magien/ €ractementen enbe an* bcre «©oeberen/gïjeen uut-g|cfonbeet / Dan alle be geene bic tnben JHanbe ban ^olïanbt enbe ïtëefï-î^if fïanbttooonen/ ofte <©oebe*renaïbaer göeïcgen Rebben / foo teel htbe J>tebcnateten pïatteir ïanbe / öec geener bie gegoet ofte geffact $ijn in Capitael tot ee» bupfent pont tot beertigft g?ooten 't pont ofte baer »oben boo? lim 3fare it^. fuïïen pjoceberen.

IN ' s G R A V E N - H A G E,' Byde Weduwe, en Erfgenamen van wylen Hillebrandt Jacobfz yan Wouw, Ordinaris Druckers van de Ed. Groot Mo. Heeren Staten van Hollant ende Weft- Vrieflant. Anno 16 $ ?. Met Privilegie. Titelpagina van de instructie voor de commissarissen 'op 't maecken van de quotisatie vanden duysensten penningh ', 1653.

64

van de Ridderschap de inkomsten uit ambten buiten de heffingen te houden, heeft het niet gehaald.16 Aan de stedelijke en plattelandsbestuurders werd opgedragen lijsten van amp ten, officiën ende benefieten samen te stellen. De traktementen van militairen en dominees mochten overigens buiten schot blijven. De in het Rampjaar 1672 uitgebroken oorlogen vereisten zoveel geld dat de ene na de andere extra-ordinaris heffing werd opgelegd, deels als 'gevens geld' en deels als 'capitale lenige' (gedwongen lening). Engels somt ze in De geschiedenis der belastingen in Nederland allemaal op. 17 Opnieuw greep men terug op de langzamerhand normale gang van zaken in dit soort omstandigheden, namelijk de heffing van een 200e penning over het vermogen met als uitgangspunt het kohier van de 1000e penning van 1654. Maar nieuwe formules zouden hun intrede doen. Het consent van 26 december 1672 voor een gedwongen lening geeft een gedetailleerde beschrijving van een viertal te belasten vermogenscategorieën. Er zullen geheel afzonderlijk van elkaar 200e penningen geheven worden van: 1 alle obligaliën, los- ende lijfrentebrieven ten laste van 't gemeene landt ofeenige publijcque compotoiren binnen deseprovincie, behoudens enige met name genoemde uitzonderingen 2 de actiën (aandelen) van de voc 3 huizen, zowel van de huizen die in de verponding vielen, als van degenen die daarvan vrijgesteld of er-ten onrechte - onbekend in zijn 4 alle heerlijckheden, landen, thienden, visscherijen ende andere in de verpondinge gequotiseerde of contribuerende goederen, maar ook van dergelijke goederen die om een of andere reden niet in de verponding aangeslagen zijn. Deze heffingen werden reële belastingen genoemd, naar het Latijnse woord res, dat zaak betekent. Tevens werd besloten om het bestaande kohier van de gebruikelijke 200e penning te herzien door alle aanslagen van hen die een groter vermogen dan 3000 gld. bezaten met een zesde te verhogen. Deze belasting over iemands totale vermogen duidde men in de resolutie aan door 'personele quotisatie'. Om nu dubbele belasting te voorkomen behoefde degene die kon bewijzen dat hij aan reële belastingen meer had betaald dan zijn aanslag in het kohier van de personele vermogensbelasting groot was, deze laatste niet meer te voldoen. Wanneer het reeds betaalde echter minder zou bedragen, dan moest alleen het verschil worden bijbetaald. We hebben hier te maken met het fenomeen van de voorheffing. Een aantal precies omschreven, snel te taxeren bestanddelen van het vermogen werd bij wijze van voorheffingen van de vermogensbelasting aangeslagen. De nadruk kwam daardoor volledig te liggen op de onroerende goederen en de vermogenspapieren. Roerende goederen, zoals we die kennen uit de opsommingen van 1599, 1625 of 1653, waren niet zo gemakkelijk te taxeren. Maar dat wil niet zeggen dat zij buiten de belasting vielen; immers, de personele vermogensbelasting bleef op de oude voet bestaan. De grondslag voor de kohieren ervan bleef dezelfde als voorheen, en zou ook in de toekomst dezelfde blijven. Bij hetzelfde consent van 26 december 1672 pakte men bovendien de traktementen op een geheel aparte wijze aan: ieder die per jaar meer dan 400 gld. aan salaris genoot, moest gedurende

65

vier jaar een kwart van zijn wedde afstaan. Een jaar later is in het consent van 22 december 1673 uitdrukkelijk een 200e penning van vaste traktementen (in tegenstelling tot emolumenten), voortvloeiende uit ambten en bedieningen opgenomen. Vanaf dat moment zou een hoofdstuk 'tractementen' in de kohieren niet meer ontbreken. Ook het jaar 1673 stond in het teken van het zoeken naar nieuwe methoden om de voortdurende oorlogen te financieren. Het nooit geëffectueerde besluit van 4 juni 1672 om een 'hoofdgeld' in te voeren werd weer opgehaald en leidde tot het besluit van 22 december 1673 betreffende de invoering van een 'familiegeld' op winsten (wel het klein familiegeld genoemd), gedurende één kwartaal te heffen naast de 200e penning op vermogen, waartoe op dezelfde dag besloten werd.18 Bovendien werd op diezelfde tweeëntwintigste december voorgesteld om kohieren aan te leggen voor een tweede familiegeld (ook wel groot familiegeld genoemd), drukkend op vermogensbestanddelen, dat gedurende één kwartaal in de plaats van de 200e penning geheven zou kunnen worden. Hiertoe togen enkele gecommitteerden aan het werk. Maar dat wilde niet vlotten. Uiteindelijk werd maar besloten om in plaats van geheel nieuwe kohieren samen te stellen die van de 200e penning van 1672 met een zesde te verhogen.19 De Statenvergadering stelde de gecommitteerden eind oktober als uiterste datum voor het gereed hebben daarvan. Die van het district Leiden/Rijnland hebben dat precies op tijd gehaald: op 29 oktober werden zowel de kohieren van het klein als van het groot familiegeld vastgesteld. Alleen was er nooit consent voor dit groot familiegeld gegeven. Het werk was echter toch niet voor niets gedaan, want het consent voor de twee maal 200e penning van 24 december 1674 bepaalde dat de kohieren die jonghst tot het introduceren van 't bewuste groote familie-geldt gemaeckt waren, gebruikt moesten worden, inclusief de verhoging met een zesde van de aanslagen. After all was er in het belastingsysteem niets veranderd; slechts de kohieren waren vernieuwd. Dit kohier van 1674 is het uitgangspunt voor de volgende kohieren gebleven tot aan de afschaffing van deze vermogensbelasting in 1722 toe. Was de aard van de belasting dan niet veranderd, wel konden zich wijzigingen in het tarief voordoen. In 1682 behoefde de belastingbetaler slechts een 400e penning te betalen. In de jaren 1694-1697, en later weer van 1702 tot 1713 werd een eerste 100e en een tweede 100e penning geheven, dus op jaarbasis eigenlijk een belasting van een 50e penning. Maar daardoor ontstond geen nieuwe belasting, laat staan een nieuwe serie kohieren of rekeningen. De klerken die met deze heffingen bezig waren, zagen dat ook zo. In Leiden staat in de rekeningen zelf aangetekend welke de voorafgaande was. Adriaan Wolff, van 1697 tot 1716 eerste klerk ter griffie van Leiden, heeft een doorlopende nummering op deze rekeningen aangebracht, te beginnen met nummer 1 bij het consent van 24 december 1674. Na hem is deze nummering voortgezet, om te eindigen met de 69e rekening van de 200e penning geconsenteerd op 21 april 1722. Deze nummering wordt door tijdgenoten gebruikt als zij over deze materie schrijven.20 In de jaren 1675-1679 spreekt de tekst van de Statenresoluties weer van roerende ende onroerende goederen, actiën, crediten ende gerechtigheden, zoals dat ook voor december 1672 het geval was. In het consent van 31 mei 1680daaren-

66

1718,

Folio i y s

Over de Stad D E L F T , en de Jurifdiótie van dief»,

I

Cearrefltcrt den I J ."January171 S.

N gevolge van liet ConfenrbydcEd:GrootMog: Heeren Staten van Hollandende WcftVriefland, den 1 5. Januarwsindenjaare 1718. Staats-gcwyfe gedragen , tot den Ophef vart eene icxA". Penning, te betalen na advenant de Quohictcn jongft op het Middel van dert 20ofcn. Penning gemaakt, omme daar mede de Staat verder te ontheffen ende ie vcrligtert van de groote en exceflive latten, waar in deiche door den Iaatftgccxpirecrdcn Oorlog is verVallen, foowertbydefengefommeert—)

J*/L

omme den voorfz loo'l™. Penning in twee Tcrmyncn te komen betalen, aan Mr. ARENT HENDRIK.SZ vander DUSSEN, als tot den Ontfang van dien wefendcgecommictccrt, of't . . , •> Û „yO -. RAJDHUTS alhier, de Somme van Namentliik de ecne helft voorden ï.ApriltockoniMe, <endedewcderlïeift voorden i.jugujîiii iaar-aan-vtlgende. Ende dat die gene, die in gebrocken foude mogen bly ven den voorfz iooil,;D. Penning, en boven dien een zoo1'™. Penning ten felvcn dage geconfenteert alleen op de Amprert, Obligatien , Los- en Lijfrenten, als mede op de Actiën in de Ooft-Indifche Compagnie, die geduyrendeden Oorlog den 1 oollc". Penning fubject zijn geweeft; mitsgaders op de Obligatien, die by refolutie van den 14. February 171 4 . met de oude Obligatien zijngcëgalifeerr, gelijk mede den loo't™. Penning, waar mede de groote ende kleine Pryfen van de drie Hollandfc Loterycn, by refolutie van dato defcs.zijn belaft op de voor fz gefctteTermy ncn te betalcn.daar over paratelijk füllen werden geëxecuteert : met dien verftande nogtans, in reguarde van den voorfz ioo ltcn . Penning, dat die gene, dewelke foo wel ten opfigtc van hare middelen, alsrraâcmentcn, met Recipiffen füllen kunnen bewyfen, dat fy ter fake van Obligatien , Los- of Lijf-rcnte-brieven, lopende tot lallen van het Gemecne Land, ofte eenige publijcque Comptoiren binnen defe Provintie, van eenige Steden, Collégien, Heemraad, ofteWaterfchappen, Dorpen, Societeyten, ofte eenigerhande Corpora, of Gemeenfchappen, geen uitgefondert ; item van Aftien in de Ooft- of Weft-indilcheCompagnien.als mede vanHuyfcn.gehjk mede vanHeerlijkheden.Landen.Thienden, Viffcherycn, ende alle andere goederen, by den Placcate, wegens het voorfz Confient breder gefpecificeert : gelijk ook mede van deObligatien, Los- enLijftenten.ten lafte van de Unie als van Outs ; mitsgaders van Vcrpondinge.daar mede de Ampten fpecialijk fijn gechargcert.foo veel ofte. meer in den voorfz 1 oolk".Penning betaalt hcbben.als 't gunt, waar op hy, als vooren.is gequotifeert, daar mede füllen mogen voldaan, bevrijd en geeximeert zijn van de voorfz Perfonele Quotifatie; bchoudelijk, dat deRecipiffenvandebctalingevanden iooil=".Pcnningvandevoorfz Obligatien, Actiën,Huyfen,Landen, en andere in de Verponding contribuerende goederen, füllen moeten wefen geflagen op den naam van die gene, die hare perfonele Quotifacie daar mede füllen willen verrekenen. Dat wyders die gene, dewelke den voorn: 1 oo"-". Penning, d'cene helft voor den 1. April, en de wederhelft voor den i.Augußus, ofte wel beyde de helften; ende fulks het geheel voor den 1. April, komen te voldoen, van yder Termijn ofte helften, ofwel van het geheel, füllen korten alleen van de Huyfen, Landen, Thienden. Viffcherycn, ende andere in de Verpondingcconrribuerendegoederen.eenpramievan VIER tenhondert; Behoudeliik, datde voorgaande reële IOOH™. ende îoo11™. Penningen van defelvcvafte goederen cffeftivelijk füllen fijn betaald: Ende dat die gene die den vootfz 100«™. Penning füllen liquideren, voor den eerflen j>/>«»£o-aanftaandej füllen genieten een premie van TWEE ten hondert : ter concurrentie van hare perfonele liquidatie, 't fy dat de liquidatie in gek gefchied, of met behoorlyke quitantien. Dat mede de halve Verpondinge, dewelke van de voorfz Huyfen , Heerlijkheden, Landen, Thienden, Viffcherycn, en andere in de Verpondinge contribuerende goederen, ten opfigte van den eerften Termijn, van de voorfz 1 ooi'". Penning fal werden betaalt, voot twee derde parten van een geheele Verpondinge, in mindcringe van de perfonele Quotifatie fal valideren, ende in diervoegen verrekent weiden : alles in conformité van den Placcate dien aangaande geëmaneert. Gedaan by de Heeren Burgemceftcrcn ende Regeerders der Stad Delft, den 16. February 1718. Cot bf 1 .Onrfaiiçj enltirjuitranein oefen gemelt / fal gtttar eerttoetsenop (jet RA A DH u Y s alliier I ocg ©ooiisOanj en ©onof coanjj / be $ mcrijrnp Dan negtn tot elf inrtrii. ? Liquidatie

iheuJ defes voldaan

In.Gcit--

Betalingsopdracht voor Capt. Daniel van der Hoeve van de 100e penning in Delft, 1718.

67

tegen is de omschrijving gelijk aan die van 26 december 1672, met dien verstande dat nu ook de aandelen van de West-Indische Compagnie worden belast. Het daaropvolgende consent, van 11 december 1681, noemt voor het laatst de roerende goederen. Vanaf 1687 komen we geen andere formulering meer tegen dan die geïntroduceerd is op 26 december 1672. Dit verschil in uitdrukken hing samen met de vraag of er naast de personele vermogensbelasting tot de hiervoor genoemde reële heffingen werd besloten. Vanaf 1687 treedt die combinatie altijd op. De data van de consenten zijn ook altijd hetzelfde, wat voor een onderzoeker het probleem oplevert hoe uit te maken met welke soort belasting hij van doen heeft. In hun standaardwerken over belastinggeschiedenis wekken Engels21 en Sickenga22 de indruk de gelijktijdige heffing van reële en niet-reële of personele belastingen slechts in uitzonderlijke gevallen plaats vond. Maar niets is minder waar. Na een onregelmatig begin van de toepassing van het systeem van de voorheffingen vinden we het vanaf 1687 tot aan de opheffing van de personele vermogensbelasting in 1722 als vast patroon. De afschaffing van de personele vermogensbelasting De reële belastingen zijn helemaal de boventoon gaan voeren. In de consenten worden zij uitvoerig omschreven, terwijl de personele belasting slechts terloops wordt genoemd als 'personele taxatie' of 'quotisatie'. De aanduidingen op de banden en in de hoofden van de rekeningen geven treffend de onderlinge verhouding aan: personeele liquidatie van den reëelen 100e of 200epenning, al naar gelang de hoogte van de heffing. Vanaf 1687 staan in deze rekeningen de ontvangsten aan geld en 'documenten' apart genoteerd, waarbij blijkt dat de door deze kwitanties aangetoonde betalingen inzake de verschillende onroerende goederen en effecten een veelvoud uitmaakten van het contant door de ontvanger van de personele vermogensbelasting geïnde geld. Tenslotte hebben de reële belastingen de personele vermogensbelasting geheel verdrongen. Een totale herziening van de kohieren heeft na 1674 niet meer plaatsgevonden.23 Wel werden er ingevolge ieder consent nieuwe kohieren aangelegd, maar hierin kwamen alleen incidentele wijzigingen terecht. Als een aangeslagene een 'doleantie' (bezwaarschrift) indiende, kon zijn aanslag gewijzigd -zeg maar: verlaagd - worden. Iemands dood of vertrek betekende schrappen uit het kohier. Weigestelden die zich in de stad vestigden, werden opgenomen, en ook kon de aanslag verhoogd worden door het verkrijgen van een rijke erfenis. Maar consequent doorgevoerde periodieke aanpassingen kwamen niet voor. De kohieren hadden zodoende in de loop van de tijd zoveel aan waarde ingeboet dat heffing van de personele vermogensbelasting niet meer rendabel was. Enige cijfers kunnen dit illustreren. Het totale bedrag van de contante betalingen plus de door kwitanties aangetoonde betalingen in de voorheffingen bedroeg in de laatste Leidse rekening 60.226 gld., 18 penningen en 8 schellingen. Hiervan was slechts 4.784 gld., 12 penn. en 1 schell, aan contant geld door de ontvanger geïnd. De administratieve kosten beliepen 1343 gld., 5 penn. en 4 schellingen, waarvan bijna de helft een perceptieloon uitmaakte van één procent over het totale (!) bedrag, dus 602 gld., 5 penn. en 3 schell. Bovendien werd er 4082 gld., 2 penn. aan het Gemeneland betaald, zo68

•

dat er uiteindelijk voor de stad een nadelig saldo restte van 640 gld., 15 penn. en 3 schell. Toen de rekening van 1722 in december 1730 in Den Haag werd afgehoord, bleek de totale schuld van de stad aan het gewest overigens tot 11.837 gld., 15 penn. en 3 schell, te zijn opgelopen. In 1744 werd daarvan nog 6.000 gld. voldaan, en daarmee was het afgelopen. Uiteindelijk schoot het Gemeneland er een fiks bedrag bij in. Zo was de situatie geworden, en derhalve heeft men in 1722 besloten wel weer een 100e en 200e penning van effecten, onroerende goederen en ambten te heffen, doch dat de personeele hundertste en diergelijcke penningen, het verreekenen en liquideeren met het betaalde in de reëele lasten en hetgeen daartoe specteert, voor het aanstaande jaar zullen werden gesuspendeert.24 En het is niet bij dat ene 'aanstaande' jaar gebleven. De series kohieren en rekeningen van de personele vermogensbelasting eindigen met die van 1722. Wat bleef, waren de belastingen op de verschillende vermogensbestanddelen en op de traktementen. Waren de aanslagen hierover steeds als laatste hoofdstuk van de personele kohieren opgenomen, vanaf 1723 vinden we een serie - heel dunne - kohieren van deze traktementen. Te Leiden benoemde de vroedschap op 9 oktober 1723 Jacob Drolanvaux tot ontvanger van deze belasting.25 Hij was het voorgaande jaar nog als ontvanger van de 100e en 200e penning aangesteld.26

De extra-ordinaris verponding De reële heffing op de in de verponding vallende onroerende goederen wordt zowel voor als na 1722 vaak aangeduid als de extra-ordinaris verponding. Dit heeft al heel wat misverstanden opgeleverd, niet in het minst in het kader van inventarisatie. We hebben gezien dat vanaf 1672 een reële belasting van verscheidene onroerende goederen als voorheffing bestond op de personele vermogensbelasting. De geschiedenis daarvan gaat terug tot 1652. Toen had de zee-oorlog tegen Engeland geleid tot de creatie van een geheel nieuwe bron van inkomsten: de halve verponding. Er zou een bedrag worden geheven gelijk aan de helft van de jaarlijks op te brengen verponding, van zowel de onroerende goederen die in de verponding vielen, als van die daarvan waren vrijgesteld (met name vanwege de veertienjarige vrijdom ingeval van nieuwbouw of verbetering van een pand). Deze nieuwe heffing kwam ten laste van de eigenaars.27 Het jaar daarop is deze halve verponding opnieuw geheven en in moeilijke jaren, zoals bijv. 1666 en 1667, werd zij nog eens herhaald.28 In de resolutie van 26 december 1672 en de daarop gebaseerde consenten wordt uitdrukkelijk gezegd dat de aanslag van de diverse precies omschreven onroerende goederen sal werden gerekent of genomen na de voorschrevene verponding (d.w.z. de ordinaris verponding). Dit gebeurde via een ingewikkelde berekening. Blijkbaar ging dit toch erg moeizaam, want in het consent van 31 mei 1680 lezen we: Nademael de begroot in ge van de waerde van de voorschreve huysen ende landen van groote difficulteyt ende kosten is, . . . den voorschreven 200sten penning sal werden gereekent te importeren de helfte van de verpondingen waerop de voorschreven huysen ende landen zijn ghe-

69

quotiseert. Men besloot dus tot een fixatie van de aanslag gelijk aan de helft van die in de jaarlijkse verponding. Allengs werd het bedrag op een gehele verponding gefixeerd, zodat de betreffende belasting bekend kwam te staan als de extra-ordinaris verponding.

Samenvatting Afgeleid van vroegere gedwongen leningen is in 1620 in het gewest Holland bij wijze van bestemmingsheffing een vermogensbelasting geïntroduceerd. Met name bij buitengewone militaire inspanningen, oorlogen of de nasleep daarvan greep men naar dit extra-ordinaris middel, dus vrijwel de gehele zeventiende eeuw. Onder druk van de oorlog kwamen de gedeputeerden in Den Haag in 1652 en 1653 tot een paar belangrijke precedenten. Als nieuwe geldbron werd een halve verponding ingesteld, terwijl men ook heel uitdrukkelijk de inkomsten uit ambten wilde belasten. De geldnood van 1672 leidde tot een doeltreffende manier van invordering. Op de toen ingevoerde reële heffingen, die we als voorheffingen op de personele vermogensbelasting moeten beschouwen, zou zodanig de nadruk komen te liggen dat na 1674 de kohieren van de zogenoemde 200e penning slechts gebrekkig werden bijgehouden. In 1722 besloot men dan ook de 'personele quotisatie' te laten vervallen. De reële belastingen op onroerende goederen (gewoonlijk extra-ordinaris verponding genoemd) en op vermogenspapieren, alsmede de heffing op de traktementen, bleven als extra-ordinaris middelen bestaan. Die keerden overigens wel ieder jaar terug.

l e n i n g e n ni n i Datum consent Staten van Holland

Tarief

9 januari 1621 6 januari 1622 29 september 1622 30 maart 1623 26 maart 1625 3 april 1626 2 augustus 1627 21 augustus 1628 18 april 1631 8 mei 1635 8 mei 1638 13 mei 1644 20 juni 1646 20 augustus 1652 9 april 1653 27 september 1653 10 augustus 1655 11 augustus 1656 15 mei 1657 21 mei 1658 22 februari 1659 19 november 1660 1 november 1664 5 februari 1665 20 maart 1666 14 oktober 1666 5 maart 1667 12 april 1668 26 februari 1672 14 juli/27 aug. 1672

1000e penn. 'dubbele' 1000e penn. 'dubbele' 1000e penn. 200e penn. 200e penn. 1000e penn. 500e penn. 200e penn. 200e penn. 200e penn. 200e penn. 200e penn. 200e penn. 200e penn. 200e penn. 1000e penn. 1000e penn. 1000e penn. 1000e penn. 1000e penn. 200e penn. 1000e penn. 200e penn. 200e penn. 200e penn. 200e penn. twee maal 200e penn. 200e penn. 200e penn. twee maal 200e penn. (gedwongen eningen) 200e penn. (gec wongen lening) 200e penn. (gedwongen lening) 100e penn. 200e penn. 200e penn. vier maal 200e penn. (gedwongen lening) twee maal 200e penn. (gedwongen ening) twee maal 200e penn. twee maal 200e penn. (gedwongen lening) twee maal 200e penn. twee maal 200e penn. twee maal 200e penn.

26 december 1672 9 maart 1673 15 juni 1673 8 oktober 1673 22 december 1673 27 maart 1674 28 juli 1674 24 december 1674 24 mei 1675 20 december 1675 15 juli 1676 19 maart 1677

70

Datum consent Staten van Holland 31 juli 1677 22 december 1677 8 april 1678 20 augustus 1678 29 maart 1679 31 mei 1680 11 december 1681 21 juni 1687 15 april 1688 29 oktober 1688 5 maart 1689 10 augustus 1689 16 maart 1690 31 augustus 1690 9 maart 1691 1 februari 1692 1 juli 1692 17 februari 1693 15 juli 1693 16 januari 1694 21 januari 1695 4 januari 1696 20 december 1696 21 februari 1698 31 januari 1699 9 januari 1700 25 februari 1701 13 december 1701 22 december 1702 18 januari 1704 8 januari 1705 21 januari 1706 12 januari 1707 24 januari 1708 19 december 1708 18 december 1709 24 december 1710 12 november 1711 16 november 1712 23 december 1713 15 december 1714 21 december 1715 7 januari 1717 15 januari 1718 18 januari 1719 16 april 1720 1 januari 1721 21 april 1722

Tarief 200e penn. 200e penn. 200e penn. 200e penn. 200e penn. 200e penn. 400e penn. 200e penn. 200e penn. 200e penn. 100e penn. 200e penn. 100e penn. 100e penn. 100e penn. 100e penn. 100e penn. 100e penn. 100e penn. twee maal 100e penn. twee maal 100e penn. twee maal 100e penn. twee maal 100e penn. 100e penn. 100e penn. 100e penn. 100e penn. twee maal 100e penn. twee maal 100e penn. twee maal 100e penn. twee maal 100e penn. twee maal 100e penn. twee maal 100e penn. twee maal 100e penn. twee maal 100e penn. twee maal 100e penn. twee maal 100e penn. twee maal 100e penn. twee maal 100e penn. 100e en 200e penn. 100e en 200e penn. 100e en 200e penn. 100e en 200e penn. 100e en 200e penn. 100e en 200e penn. 100e en 200e penn. 100e en 200e penn. 100e en 200e penn.

71

Noten

werd. Voortaan zou dat de belastingvrije voet blijven (zie KLEIN, n. 11, blz. 43). 11 P. W. KLEIN, 'De heffing van de 100e en 200e 1 Recente op dit tijdvak toegesneden literatuur penning van het vermogen te Gouda, 1599(waar oudere literatuur wordt genoemd): 1722', in: Economisch-Historisch Jaarboek, 31 S. J. FOCKEMA ANDREAE, De Nederlandse (1967), blz. 57-62. staat onder de Republiek, Amsterdam 1961, blz. 122-125. W.DIRKSEN, 'Enige opmerkingen 12 R.C.J.VANMAANEN, 'De vermogensopbouw van de Leidse bevolking in het laatste kwart over de belastingheffing in de Republiek. .. ', van de zestiende eeuw', in: BMGN, 93 (1978), in: De belasting in het raam van stad en staat. blz. 2-6. Handelingen van een internationaal colloquium te Spa, 6-9 september 1964, Brussel 1966, blz. 13 Secretarie-archief van Leiden 1574-1851 (verder afgekort tot SA II), 7539. 241-247. A.C. J.DE VRANKRIJKER, Geschiede14 Zie bijv. SA II, 7517, fol. 215, en SA II, 7409, nis van de belastingen, Bussum 1969, blz. 33inleiding, en resoluties Staten van Holland van 51. J.G.VAN DILLEN, Van rijkdom en regen21 mei 1653, art. 1. ten, Den Haag 1970, blz. 272-279. 2 J. V. RYPPERDA WIERDSMA, Politie en justitie, 15 SA II, 7517. 16 Resoluties Staten van Holland van 26 juni-27 Zwolle 1937, blz. 181-186. september 1653. 3 J. W. HERINGA, 'Van zelfstandig collecteur tot ambtenaar', in: Holland, 15 (1983), blz. 81-101. 17 ENGELS, a.w., blz. 158-160. 4 Zie bijv. P. H. ENGELS, De geschiedenis der Be- 18 Resoluties Staten van Holland van 13 september-22 december 1673. Met dank aan drs lastingen in Nederland, Rotterdam 1848, blz. R. Liesker te Den Haag. 172-175. 19 Resoluties Staten van Holland van 9 augustus 5 J. G. VAN DILLEN, 'Summiere staat van de in 1674. 1622 in de provincie Holland gehouden volkstelling', in: Economisch-Historisch Jaar- 20 Zie bijv. SA II, 7358/d en 7481/e. 21 ENGELS, a.w., blz. 158-159. boek, 21 (1940) blz. 167-189. 6 W.F.W.OLDEVELDT, 'De beroepsstructuur van 22 F. N. SICKENGA, Bijdrage tot de geschiedenis der belastingen in Nederland, Leiden 1864, blz. de bevolking der Hollandse stemhebbende ste442-443. den volgens de kohieren van de familiegelden 23 Financieel rapport van 1728, in de resoluties van 1674, 1715 en 1742', in: EconomischStaten van Holland van 5 mei 1728, blz. 480Historisch Jaarboek, 24 (1950) en 25 (1952). 481. 7 J. E. J. GESELSCHAP, Inventaris van het oud24 Resoluties Staten van Holland van 11 december archiej van Gouda, Gouda 1965. 1722. 8 F. H. M. GRAPPERHAUS, Alva en de tiende pen25 SAH, 7141. ning, Zutphen/Deventer 1982, blz. 9. 26 Resoluties van de Leidse vroedschap van 10 au9 Voor de resoluties van de Staten van Holland gustus 1722. waarin consent verleend werd, zie bijlage. 10 Uit de resolutie van de Staten van Holland van 27 Resoluties Staten van Holland van 23 oktober 1652. 6 januari 1622 blijkt dat de belastingvrije som 28 Resoluties Staten van Holland van 23 septemna enige discussie toch op 1000 gld. gesteld ber 1653, 20 maart 1666 en 5 maart 1667.

72

Verenigingsnieuws

Mededelingen van het bestuur Notulen van de ledenvergadering gehouden op 14 december 1983 in de Jaarbeurs te Utrecht. 1 Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Berichten van verhindering zijn binnengekomen van de bestuursleden mw. J.Ellerbroek-Wellinga en H. Ronner en van de beide voor deze vergadering speciaal uitgenodigde vertegenwoordigers van de minister van wvc, dr. Th. J. Meijer en mr. L. Lieuwes. 2 Notulen van de ledenvergadering d.d. 17 maart 1983 (Zie NAB, jrg. 87, 1983, blz. 121 -123) P . P . G. Kolk merkt n.a.v. deze notulen op dat het bestuur geen antwoord heeft gegeven op de door hem gestelde vraag met betrekking tot het niet opnemen van het predicaat i en n in de Staat van het Nederlandse Archiefwezen. De voorzitter zegt toe dat de vraagsteller bericht krijgt zodra het bestuur zich over de vraag heeft gebogen. Hierna worden de notulen goedgekeurd met dank aan de secretaris. 3 Benoeming van een redactiecommissie voor het Nederlands Archievenblad en De voorgestelde kandidaten, mr. W. J. Meeuwishet Nieuws VAN Archieven sen, H. B. N. B. Adam, mr. P. Brood, drs. R. C. Hol en drs. M. W. Polak worden bij acclamatie door de vergadering benoemd. Voor wat betreft het Nederlands Archievenblad zal de benoeming ingaan op de volgende ledenvergadering op 21 februari 1984. 4 Bespreking van het Voorlopig Standpunt van de minister en de daarop te geven reactie door de vereniging. (De concept-reactie is gepubliceerd in Nieuws VAN Archieven, jrg. 2, nr. 11, blz. 1 4 7 - 153). Voor wat de bespreking betreft wordt volstaan met de verwijzing naar de definitieve reactie van de vereniging in Nieuws VAN Archieven, jrg. 3, nr. 1, blz. 3 - 9 . 5 Rondvraag Drs. T. P. M. Huijs vraagt of in de toekomst niet zonder vertegenwoordigers van het ministerie van wvc vergaderd kan worden. De voorzitter verklaart dat het zeer nuttig geweest zou zijn indien de vertegenwoordigers van het ministerie in deze vergadering aanwezig zouden zijn geweest. Zij hadden dan de onduidelijkheden zoals over de positie van de Archiefraad kunnen wegnemen. Hierna niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering. De presentielijst werd door 55 personen ondertekend.

73

i^—w—BMWBIUWBSBSfl

Bespreking van boeken

ISABELLA H. VAN EEGHEN, 'In mijn journaal gezet' Amsterdam 1805-1808. Het getekende dagboek van Christiaan Andriessen. Uitgegeven ter gelegenheid van het 125-jarig bestaan van het Koninklijk Oudheidkundig Genootschap te Amsterdam door Canaletto te Alphen aan den Rijn, 1983, 280 blz., ƒ 65,—.

bekend de tegenwoordige eigenaren. Indices op persoonsnamen en plaatsnamen besluiten het boek. Het dagboek van Christiaan Andriessen, waaruit in de tentoonstellingszaal van de Gemeentelijke Archiefdienst van Amsterdam van 15 oktober tot 17 december 1983 een selectie te zien was, kan aan de hand van deze uitgave door velen bestudeerd worden. Laten de volkskundigen, kostuumkenners, musicologen, psychologen en andere vorsers naar de mens, zijn bezigheid en zijn omgeving er hun voordeel mee doen. Voor de jaren 1805- 1808 ligt hun materiaal hier voor het opscheppen. J. H. van den Hoek Ostende

In deze publikatie krijgt men voor het eerst een goed inzicht in de achtergronden van het werk van Andriessen, geïllustreerd door 250 bladen uit zijn dagboek. Dat telde ongeveer 700 tekeningen, die in 1903 geveild werden onder de naam van Christiaans beroemdere vader, de behangselschilder Jurriaan. Tot voor kort ontbraken er ongeveer 200, maar door een opzienbarende vondst op een veiling in Arnhem in september 1983 is dat aantal nu tot circa 80 teruggebracht. Hoewel het hier besproken boek al voor de druk gereed was, konden verbeteringen en toevoegingen naar aanleiding van deze vondst nog worden opgenomen in het hoofdstuk 'De schone slaapster: de veiling van 1983'. Na het voorwoord van prof. dr. D. P. Blok, voorzitter van het K.O.G., begint dr. Van Eeghen, die in 1963 de identiteit van de tekenaar vaststelde, met 'De veiling van 1903 en haar gevolgen' en wijdt daarna een hoofdstuk aan 'De families Andriessen en Noordziek', daar de familieleden van vaders en moeders zijde een belangrijke rol op de tekeningen spelen. Het volgende hoofdstuk 'Het getekende dagboek' gaat speciaal in op de wijze van tekenen, die in de vier jaren zeer verandert, de bedoelingen van de tekenaar en de bekendheid in de tijd zelf. 'De inhoud van het dagboek' leende zich voor velerlei indeling. Gekozen is voor 'familieleven', 'de schaarse opdrachten', 'het Vrouwencollege', waar men onder leiding van Jurriaan naar het naakt schilderde, 'lessen en scholen', 'kunstbeschouwingen, Felix Meritis en Teken-Akademie' en 'kunstbroeders', die een voorstelling geven van het vele dat zich op dit terrein afspeelt, en tenslotte 'muziek (kerk) en toneel', 'de straat op' en 'reizen', die ons beelden brengen van gebeurtenissen op allerlei gebied, waarvan vele direct op de Franse invloed betrekking hebben. Het laatste hoofdstuk 'Christiaan Andriessen en zijn dagboek' vertelt de latere lotgevallen, zowel van de tekenaar, die leefde van 1775 tot 1846, als van zijn dagboek. Hij bracht het niet ver; zijn kennis van anatomie en perspectief was niet heel groot. Maar in de tekeningen van zijn dagboek bereikte hij niet alleen soms een ongekende hoogte, ook gaf hij onderwerpen die niemand ooit uitbeeldde. Die twee factoren maken zijn dagboek tot een geheel uniek document, waaruit veel te leren valt omtrent het dagelijks leven van de Amsterdammers. In facsimile werd de catalogus van 1903 afgedrukt, met als toevoeging prijzen en kopers uit het exemplaar van de veilinghouder De Vries en voor zover

74

75

Bespreking van inventarissen

w.p.j. M. BRAND, Archief van het bisdom Breda. Gedeponeerde archieven 1. Inventaris van gedeponeerde archivalia betreffende de dekenaten Bergen op Zoom en Breda behorende tot het Bisdom Antwerpen (1420) 1561 - 1 8 0 2 . Persdienst bisdom Breda, 1983. Met de archieven van de rooms-katholieke instituties van vóór het herstel van de bisschoppelijke hiërarchie in 1853 is in de loop der eeuwen nogal gesold. Belangrijkste oorzaak hiervan was het verbod van de katholieke eredienst na de invoering van de Reformatie in het opstandige Noorden, waardoor de katholiek gebleven clerus en de spoedig in het leven geroepen missieorganen gedwongen werden half ondergronds te opereren. Hun archieven zeulden zij met zich meer. Bij tijd en wijle nam de calvinistische overheid wat papieren in beslag of werd van kerkelijke zijde, om dit te voorkomen, belastend materiaal vernietigd. De archieven van de apostolische vicarissen van de Hollandse Zending kwamen uiteindelijk in handen van de Oud-Katholieke kerk in Nederland, geestelijke erfgenamen van de tegen Rome rebellerende voorstanders van een nationale kerk, de Oud-Bisschoppelijke Clerezij (o.B.c). Zij berusten momenteel in het rijksarchief in Utrecht en vormen tesamen met de zogenoemde collectie Port-Royal/fonds Amersfoort een zeer rijke, ook door buitenlanders veel geraadpleegde bron voor de bestudering van het posttridentijnse katholicisme in Nederland en het West-Europese jansenisme in het bijzonder. Voor wat betreft het grondgebied van de generaliteitslanden, dat niet ressorteerde onder de jurisdictie van de apostolische vicarissen, respectievelijk de aartspriesters van de Hollandse Zending, heeft de archiefvorming van de bestaande kerkelijke organen zich wat langer doorgezet. Maar nadat ook daar de plakkaten tegen de uitoefening van de katholieke eredienst van kracht waren geworden, ontstond een uiterst precaire situatie voor met name die gebieden, die tot een buiten de landsgrenzen gelegen diocees behoorden. Kerkrechtelijk waren deze geen missiegebied, maar werden rechtstreeks bestuur door de in het buitenland residerende ordinarius, hoewel deze uiteraard geen toegang had tot de Staatse delen van zijn diocees. Dit was bijvoorbeeld het geval met de dekenaten Breda en Bergen op Zoom, die krachtens de bul 'Ex injuncto' van 11 maart 1561 deel uitmaakten van het bisdom Antwerpen. Onder invloed van het krijgsverloop vonden in de samenstelling van beide dekenaten vóór 1648 nog enkele reorganisaties plaats, maar sindsdien lagen de grenzen ervan min of meer vast. Mede door de welwillende houding van de Oranjes als heren van Breda kon de zielzorg vanuit Antwerpen in betrekkelijke rust voortgang vinden.

Het einde van het Ancien Regime bracht hierin verandering. In 1794 zag bisschop Cornelius de Nelis zich genoodzaakt voor de Fransen uit te wijken. Het bestuur in de beide Staatse dekenaten droeg hij over aan twee vicarissengeneraal, Ignatius van Gils en Adriaan Oomen. In 1801 sloot Napoleon met de paus een concordaat, waarbij de gehele cléricale top werd vervangen en een nieuwe kerkelijke indeling werd ingevoerd. Het bisdom Antwerpen werd opgeheven en grotendeels gevoegd bij het aartsbisdom Mechelen. Het Bataafse gedeelte echter, de dekenaten Breda en Bergen op Zoom, werd in 1803 verheven tot een apostolisch vicariaat. Reeds vóór de opheffing van het bisdom Antwerpen was een gedeelte van het bisschoppelijk archief overgebracht naar Breda, een ander deel belandde in het aartsbisschoppelijk archief te Mechelen en een deel bleef achter in het archief van de vroegere o.L.v.-kathedraal te Antwerpen. Toen het bisdom Antwerpen in 1962 werd heropgericht, keerden de archivalia van het oude diocees Antwerpen vanuit Mechelen weer terug naar de Scheldestad. De archiefstukken, die betrekking hadden op de vóór 1801 tot Antwerpen behorende dekenaten Breda en Bergen op Zoom werden in 1967 door het bisdom Antwerpen aan Breda overgedragen in ruil voor een aantal 'Belgische' stukken. Hoewel strikt genomen door deze ruilovereenkomst het archivistische herkomstbeginsel geweld werd aangedaan, is deze deal tussen de beide bisdommen vanuit gebruikersstandpunt begrijpelijk te noemen. Het blijft evenwel een noodgreep, waaraan ook bezwaren kleven. Voor meer algemene gegevens over de kerkpolitiek ten aanzien van de beide dekenaten zal men moeten teruggrijpen naar de acta episcopatus, die in Antwerpen zijn achtergebleven, maar ook de dekenale visitatieverslagen van de afzonderlijke parochies berusten daar nog grotendeels. Er bestaat evenmin zekerheid over hoever de dossiervorming indertijd is doorgevoerd. Het valt dan ook te hopen, dat voorlopig geen nieuwe kerkelijke reorganisaties meer zullen plaatsvinden - geruchten hierover circuleerden enige tijd geleden door katholiek Nederland - , want de veiligheid van de stukken is omgekeerd evenredig met de omloopsnelheid van archivalia, zeker wanneer geen behoorlijke inventarisatie heeft plaatsgevonden. Aan dit laatste bezwaar nu is door de onderhavige inventaris in ieder geval ruimschoots tegemoet gekomen. De samensteller, W. J. P. M. Brand, is naast pastoor te Dongen voor een beperkt aantal uren archivaris van het bisdom Breda. Dat hij in het bezit is van het archiefdiploma is duidelijk af te lezen aan de inventaris. Ondanks de enkele bezwaren die ik er tegen zal aanvoeren, wil ik mijn grote waardering uitspreken voor het werkstuk, dat de auteur in de hem voor archiefwerkzaamheden spaarzaam toegemeten uurtjes heeft geleverd. Vaak is inventarisatiearbeid bij kerkelijke instellingen resultaat van goedbedoeld amateurisme, waaraan soms meer na- dan voordelen kleven. Hier is echter sprake van een zeer degelijke en bruikbare inventaris. Zoals reeds is opgemerkt vormen de hier beschreven archivalia geen eigenlijk archief, maar zijn een depositum van het Antwerpse bisschopsarchief. Voor een deel gaat het om parochiedossiers, voor een deel om een al langer in Breda bewaarde bundel, die als titel droeg: 'Dekenale archivalia'. In de parochiedossiers werden stukken aangetroffen die dateren van ver vóór de Reformatie. Het gaat hierbij om stukken over kerkelijke eigendommen, inkomsten

76 77

BBÜMSSl

en beneficies van de parochies, die ingevolge een bepaling van het provinciaal concilie van Mechelen van 1607 bij het bisdom waren ingeleverd. Wij mogen veilig stellen, dat deze oude documenten, zeldzaam in parochiearchieven, zo zij bij de parochies waren gebleven, welhaast met zekerheid zouden zijn verloren gegaan. Dat is een rechtvaardiging op zich en het zou dan ook niet verstandig zijn ze naar hun herkomst te redistribueren. Daarentegen zijn niet opgenomen de archiefbescheiden van de vicarissengeneraal Van Gils en Oomen uit de periode 1794- 1802. Als verklaring hiervoor voert de auteur aan, dat de archieven van deze functionarissen naast deze stukken van vóór 1802 ook die van de apostolische vicariaten vanaf 1803 en persoonlijke stukken bevatten, welke moeilijk waren te scheiden. Zolang hij dat niet met enkele voorbeelden illustreert klinkt mij dat weinig overtuigend in de oren. Bij de ordening is een strikt territoriaal beginsel toegepast. In hoofdstuk i zijn de archivalia betreffende beide dekenaten tesamen beschreven, in hoofdstuk ii die betreffende de afzonderlijke dekenaten. Per dekenaat zijn eerst de stukken die betrekking hebben op het gehele dekenaat bijeengebracht, vervolgens die met betrekking tot de daarin gelegen parochies. Dit is een zinvolle indeling, waarmee de onderzoeker het meest gebaat is en die bovendien grotendeels ontleend is aan de aangetroffen ordening. Het bevreemdt echter daartussen enkele zelfstandige archiefjes aan te treffen, zoals dat van het S. Geertrudiskapittel te Bergen op Zoom (inv. nrs. 43-69), dat waarschijnlijk na het overlijden van de laatste kapitteldeken Mattheus Brummeeis in 1639 in het bisschoppelijk archief is gedeponeerd, en dat van de heerlijkheid Hoeven (inv. nrs. 147- 168), sinds 1561 deel uitmakend van de bisschopstafel. Dat die werden aangetroffen in de desbetreffende parochiedossiers is nog geen voldoende grond om ze daar maar te handhaven. Het was logischer geweest indien deze een plaats hadden gekregen na de parochies, of liever nog in een apart hoofdstuk. Hetzelfde geldt voor de stukken van het o.L.v.-kapittel te Breda (inv. nrs. 483 - 497), waarvan de meeste waren in te passen in het al langer in Breda bewaarde kapittelarchief (ca. 1540- 1637). Dit archief is echter buiten de inventaris gehouden. Bij zoveel eerdere archivistische kunstgrepen met het bisschoppelijk archief was ook deze nog wel te verdedigen. Binnen de parochialia zijn de stukken ingedeeld in rubrieken. De auteur volgt daarvoor het model, dat zijn Bossche collega J. Peijnenburg hanteert voor de indeling van een parochiearchief. Wat m.i. daarin niet genoegzaam tot uitdrukking wordt gebracht is de strikte scheiding tussen de verschillende vermogensrechtelijke bestanddelen, waaruit de pastoor, de kapelaan, het onderhoud van het kerkgebouw en de armenzorg werden betaald. De financiële verantwoordelijkheid van kerkmeesters voor het parochievermogen (inclusief de kerk) was een geheel andere dan die van de pastoor. Hoe natuurlijk deze scheiding werd gevonden blijkt wel uit het feit, dat in de Noordelijke Nederlanden ook na de invoering van de Hervorming kerkmeesters alle ingezetenen van de oude parochie bleven representeren en zich niet bij het kerkbestuur, maar bij de wereldlijke overheid voor hun financieel beheer moesten verantwoorden. De auteur heeft de stukken betreffende het kerkgebouw ondergebracht in een aparte rubriek, pal na de stukken van algemene aard, terwijl in een andere rubriek de bescheiden over eigendommen en inkomsten van zowel

78

parochie als pastoor - weliswaar gescheiden-zijn verzameld. De stukken over de armenzorg vormen terecht weer een andere rubriek. De vermogensrechtelijke verhoudingen binnen de parochie worden op deze wijze niet duidelijk weergegeven. Zonder te willen stellen dat hierdoor de toegankelijkheid van de beschreven archivalia in gevaar is gekomen, had ik toch de voorkeur gegeven aan een andere indeling naar rubrieken. Een zeer positief punt in de inventaris zijn de korte samenvattingen van de parochiegeschiedenissen voorafgaand aan elk dossier met vermelding van de patroonheilige, de kerkpatroon/collator en de lotgevallen van het kerkgebouw. Een serie bijlagen met lijsten van bisschoppen en aartsdiakens van Antwerpen, dekens van Breda en Bergen op Zoom en een concordans (bedoeld zal zijn: concordantie) op de inventaris van het archiefdepot van het bisdom Breda en diverse eerdere inventarisatiepogingen en een index op persoonsnamen bevinden zich achterin. De typografie met zijn onderverdelingen in letters is tamelijk onoverzichtelijk en ook in andere opzichten te verbeteren. Deze kritische kanttekeningen doen niets af van mijn boven reeds uitgesproken waardering. Het komt immers niet zo vaak voor, dat kerkelijke instellingen zelf de inventarisatie van hun archieven ter hand nemen. Voor zover zij hun archieven niet in een overheidsarchief in bewaring geven, blijft de toegankelijkheid van hun vaak rijke bronnenmateriaal een probleem. En als het al zo ver komt, gebeurt dat niet altijd met deskundigheid. Gezien het feit dat zowel de archivaris als de geestelijke zijn arbeid verricht sub specie aeternitatis, zouden we mogen verwachten dat de onderhavige inventaris het eeuwige leven dicht is genaderd. Deze beeldspraak moge overdreven zijn, de lokale kerkhistorici in Brabant zullen voorlopig aan deze inventaris veel plezier kunnen beleven. H. L. Ph. Leeuwenberg

79

Kroniek

Een feestelijk gebeuren in Luxemburg Op maandag 12 december 1983 vond in het Staatsarchief te Luxemburg de opening plaats van een tentoonstelling met voor de Luxemburgse geschiedenis zeer belangrijke documenten, waarvan het oudste dateerde uit het jaar 762 en het j ongste uit 1965. De archivalia waren niet alleen uit het Staatsarchief of uit andere Luxemburgse instellingen afkomstig. Verschillende archiefdiensten en bibliotheken uit de omringende landen hadden hun medewerking aan deze voor Luxemburg belangrijke gebeurtenis gegeven door het ter beschikking stellen van soms kostbare stukken. Het gezelschap bij de opening aanwezig weerspiegelde deze samenwerking. Voor Nederland mocht ondergetekende de honneurs waarnemen, daar de algemene rijksarchivaris, de tweede Nederlandse bruikleengever, als voorzitter van de archief-examencommissie verhinderd was de reis naar Luxemburg te ondernemen. Archiefdirecteur dr Paul Spang wijdde in zijn toespraak ruime aandacht aan de ontwikkeling van de archiefzorg in zijn land en stond uitvoerig stil bij het regeringsbesluit van 5 december 1958 tot instelling van het staatsarchief, op grond waarvan deze archiefdienst zich naar behoren heeft kunnen ontwikkelen. Het zilveren jubileum van dit besluit vormde de aanleiding tot de fraaie tentoonstelling met zijn internationale entourage. Spang en de zijnen wilden op deze manier aan de bevolking van het Groothertogdom tonen op welk een vruchtbare wijze een staatsarchief werkzaam kan zijn ten behoeve van de geschiedbeoefening, maar ook in cultureel opzicht. In dit licht bezien was het niet meer dan passend dat Pierre Werner, de voorzitter van de Luxemburgse Ministerraad en beheerder van de portefeuille cultuur, de opening verrichtte. Hoe zorgvuldig de zaken aangepakt waren blijkt wel uit het gelijktijdig met de tentoonstelling op de markt verschijnen van een fraai boek, waarin de eigenlijke organisator van de expositie, de heer Guy May, alle geëxposeerde documenten in drie talen beschrijft en middels uitstekende kleurenfoto's van Marcel Schroeder afbeeldt.1 De heren May en Spang mag inventiviteit niet ontzegd worden, want de tweede vlag waaronder deze publicatie in de vaart is gebracht is die van de internationale archiefweken 1984. Luxemburg volgt dus het spoor van Oost-Duitsland en Nederland met het op de markt brengen van een boekwerk voor een breder publiek, dat een indruk geeft van het belangrijke culturele erfgoed dat in archieven beheerd wordt en waarin de landsgeschiedenis zich weerspiegelt. Ik wil deze korte bijdrage niet beschouwen als een formele boekbespreking, maar één kritische opmerking over de publikatie moet mij toch van het hart! 80

Een van de moeilijkste problemen bij de samenstelling van dit soort kijkboeken is dat van de grootte waarop de documenten zouden moeten worden afgebeeld. Op Nederland in Stukken is terecht voor wat betreft dit punt kritiek geleverd. Formsma kon in dit blad met zijn bespreking van het Oostduitse Mit Brief und Siegel zich al iets positiever uiten. De samensteller van de Luxemburgse publicatie drukt op één bladzijde van ruim formaat doorgaans slechts één foto van een document af, bij jongere documenten ook wel twee of meer pagina's uit een akte. Met name in het eerste geval is er soms wonderbaarlijk weinig ruimte van de bladspiegel benut voor het afdrukken van de foto, zodat in die gevallen de leesbaarheid van de stukken minder goed is dan mogelijk was geweest. En ook bij een bredere leeskring spreekt het aan wanneer zo niet het hele document leesbaar is, er toch woorden herkenbaar zijn. Tot slot geef ik graag nog wat informatie over de afgebeelde documenten. De oudste akte, tevens het oudste stuk in het Luxemburgse staatsarchief, dateert van 20 juli 762 en heeft oorspronkelijk behoord tot het archief van de abdij Echternach. Het jongste document is het besluit van de zes regeringen van de EEG op grond waarvan de stad Luxemburg der zetel blijft van een aantal organen van de gemeenschap (8 april 1965). De Nederlandse bijdrage aan de dubbelmanifestatie tentoonstelling-boek bestaat uit een kladontwerp voor de verkoop van het groothertogdom door Koning Willem in aan Napoleon in in 1851 uit het archief Van Zuylen van Nijevelt (Algemeen Rijksarchief), de toespraak van de burgemeester van de gemeente Berdorf t.g.v. de opening van de spoorlijn Diekirch - Echternach door prins Hendrik der Nederlanden in 1873 (Koninklijk Huisarchief) en het familieverdrag tussen de koning-groothertog Willem in en hertog Adolf van Nassau, chef van de Walramse linie van het Huis Nassau, regelend de troonsovergang in Luxemburg op laatstgenoemde bij het ontbreken van mannelijke erfgenamen in het Nederlandse koningshuis (september/oktober 1884) (Koninklijk Huisarchief). Alleen op een foto op de tentoonstelling vertegenwoordigd waren de verdragen van Wenen (1815) en Londen (1839); deze staatsverdragen werden niet voor uitlening ter beschikking gesteld. Als immer waren de kartografische documenten indrukwekkend. Zij gaven in dit geval getuigenis van de stad Luxemburg als vesting (1684 en 1844/45). Luxemburg behoorde tot de indrukwekkendste vestingen van West-Europa. Een ieder die deze charmante stad bezoekt kan de sporen daarvan nog ruimschoots aanschouwen. Op het moment dat deze bijdrage door U gelezen kan worden is de expositie al voorbij. Des te gelukkiger dat in de publikatie van de heer May de herinnering aan deze manifestatie levendig wordt gehouden. B. Woelderink Noten

past, met een voorwoord van Pierre Werner, président du Gouvernement. RTL-Édition, 1 GUY MAY, Luxembourg, Mémorial de l'histoi- Luxembourg, 1983. re, Dokumente zur Geschichte, Evidence of the

81

Der Archivar, jaargang 36 (1983) Het eerste nummer is voornamelijk gewijd aan de 55e 'Deutsche Archivtag', die ditmaal in Münster gehouden werd met als thema: 'Tussen registratuur en historisch onderzoek. Traditionele en moderne elementen in het beroepsbeeld van de archivaris'. Zo kwamen onderwerpen aan de orde als de verhouding tot de registratuur, de huidige en toekomstige taak van de archivaris, opleiding, nascholing en evaluatie van historische bronnen. Met name de tekst van de voordracht van O. Dascher over de verhouding archivaris-historicus is lezenswaard (nr. 1, kol. 25-34). Hij wijst erop dat in Duitsland de historicus de jurist al in het begin van de negentiende eeuw als archivaris vervangen heeft. Beiden zijn ten nauwste aan elkaar verwant en de archivaris beweegt zich, als het goed is, ook zelf op het vakgebied van de historicus. Aantijgingen van de kant van historici als zouden archivarissen te veel archiefmateriaal aan de vernietiging prijsgeven wijst hij gedecideerd van de hand. Natuurlijk, de historicus wil zo mogelijk al het materiaal bewaren om al zijn opties open te kunnen houden. Terecht wijst Dascher echter op de stellingname van archivarissen rond 1900 ten aanzien van de sociaal-economische archieven. In de zelfde tijd dat historici in heftige discussies over zin en betekenis van sociaal-economische onderwerpen in de geschiedschrijving gewikkeld waren en degenen die hierover een negatieve opvatting hadden zelfs de overhand kregen, hebben archivarissen zich voor het behoud van sociaal-economische archieven ingezet! Historici behoeven zich niet om financiële cosequenties te bekommeren. Daarenboven dienen zij zich te realiseren dat het resultaat van het onderzoek niet alleen afhankelijk is van het bronnenmateriaal, maar ook van de vraagstelling. De voornaamste betekenis van historische bronnen is gelegen in hun vetorecht. Strikt genomen kan een bron nooit meedelen wat wij zeggen moeten. De bronnen kunnen er ons echter wel van weerhouden uitspraken te doen, die wij na bestudering van de bronnen niet mogen doen. Een ander onderwerp van het congres betrof de evaluatie van de informatie in archieven over besluitvormingsprocessen. Na voordrachten over diverse archieven luidde de conclusie dat notulen op zich onvoldoende informatie geven en dat ook in dit opzicht correspondentie en andere archiefbestanddelen onontbeerlijk zijn (nr. 1, kol. 47-54). Commissies op federaal en staatsniveau hebben zich gebogen over de problematiek van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer met betrekking tot de openbare archieven en op grond van hun bevindingen aanbevelingen opgesteld die in Der Archivar gepubliceerd zijn (nr. 1, kol. 47-54). Dezelfde problematiek wordt in een tweetal artikelen in nummer 3 (kol. 263-270 en 271280) behandeld. Hecker (kol. 263-270) bepleit een strenge scheiding tussen lopende, nog bij de administratie in gebruik zijnde archieven en archieven die afgesloten zijn en louter en alleen een functie hebben als voorwerpen van historisch onderzoek. Op deze wijze wil hij de tegenstelling tussen enerzijds de openbaarheid van archieven en anderzijds de bescherming van de persoonlijke levenssfeer overbruggen. De inbreuk op de rechten van de burger is bij afgesloten, historische archieven niet zo ingrijpend en zelfs minimaal wanneer het materiaal alleen voor wetenschappelijke onderzoekers toegankelijk is. De stellingname van Hecker impliceert een ontkoppeling van de archiefdienst van

82

het bestuurlijk organisme om de terugstroming van informatie naar de archiefvormende overheidsinstelling te belemmeren, zo niet onmogelijk te maken. Ontkoppeling dus ten behoeve van het behoud van gegevens voor historisch onderzoek, die anders verloren zouden gaan, omdat zij een risico inhouden voor de privacy van individuele burgers. In nummer 2 schrijft H. Höing over AIDA (ADV-gestütztes Informations- und Dokumentationssystem für Archive) (kol. 149-158). Toen zich een almaar groeiende vraag naar naoorlogse documenten manifesteerde, zag het Nedersaksisch staatsarchief zich genoopt de ontsluiting van archivalia uit die tijd te intensiveren. Aangezien deze documenten zich in nog niet afgesloten bestanden bevinden - waardoor klassieke inventarissen bij verschijnen al weer verouderd zijn - heeft men een proef met de computer willen nemen. Men heeft voor het 'on-line' systeem gekozen, d.w.z. aansluiting van in het kantoor geplaatste terminals op een zich elders bevindende computer met groot vermogen. Men ziet in dit systeem aanmerkelijke voordelen boven een kleine computer, die vooral gelegen zijn in het feit dat het aantal op te nemen gegevens nagenoeg onbeperkt is. Hierdoor kunnen in de toekomst andere archiefdiensten - eventueel ook verwante instellingen - op het systeem worden aangesloten: de grote computer geeft de garantie van een open blijvend perspectief. Het inventariseren per computer is zodanig opgezet dat de archivistische werkwijze dezelfde is gebleven als voorheen. De inventarisatoren behoeven geen bijzondere kennis omtrent automatische informatie-verwerking te bezitten. Bepaald opvallend is de conclusie dat na kostenvergelijking het inventariseren met behulp van de computer aanmerkelijk goedkoper blijkt te zijn dan het inventariseren op de oude vertrouwde manier. Men noteert in het bijzonder besparingen bij het schrijf- en sorteerwerk. Belangrijk vindt men evenwel de financieel niet of moeilijk te taxeren voordelen welke vooral in de electronische opslagvorm gelegen zijn, zoals: aanvullingen gemakkelijk te verwerken; snel sorteren mogelijk volgens diverse criteria; inventarissen in verschillende formaten en op verschillende dragers (papier, microfiche e.a.) te concretiseren; gegevens waarop een embargo rust kunnen weggelaten worden in de voor het publiek bestemde inventarissen; indices en concordanties gemakkelijk samen te stellen; veel routine-matig werk wordt vermeden; bewaartermijnen van archivalia (5 jaar, 10 jaar, enz.) gemakkelijk te controleren en toe te passen; statistische gegevens gemakkelijk samen te stellen. E. Lersch behandelt de schriftelijke documenten in archieven van de radioomroep (nr. 2, kol. 157-166) en wijst met name op hun belang voor de geschiedschrijving van de omroep als instelling alsook van de programma's. H. Boberach schrijft over Duitse archivalia in de afdeling Handschriften van de Library of Congress, Washington DC (nr. 2, kol. 165-170). De belangrijkste documenten zijn afkomstig van het Rijksministerie voor de bezette Ostgebiete, andere centrale rijksinstellingen en van het hoofdkantoor van de NSDAP. De documenten worden in Washington op kosten van de Bondsrepubliek voor de Amerikanen op film gezet, waarna de originelen naar Duitsland terug zullen keren. T. Diederich brengt verslag uit over een in Keulen gehouden congres over zegelkunde (nr. 2, kol. 169-172).

83

In het vierde nummer zijn artikelen aan te treffen over: 1 de collectie foto's in het Bundesarchiv 2 het museum dat opgericht is ter herinnering aan de negentiende-eeuwse Duitse bevrijdingsbewegingen 3 de archieven van de Vereinigte Stahlwerke AG 4 de classificatie van universiteitsarchieven 5 het archief van de universiteit Mainz 6 de Marburgse collectie foto-negatieven van oorkonden uit het gebied van het middeleeuwse Duitse rijk tot aan het jaar 1250 7 de toepassing van de computer in het Zuidafrikaanse archiefwezen. In hetzelfde nummer is in extenso het studieprogramma gepubliceerd van de archiefschool te Marburg (voor het diploma 'Archivar des gehobenen Dienstes' (nr. 4, kol. 423-434). Het programma omvat een breed spectrum van vakken. Niet alleen de vakken van de Nederlandse archiefschool, maar daarnaast vele andere, waarbij ik in het bijzonder op de vakken sociale en economische geschiedenis en gemeenterecht wil wijzen. Het vak gemeenterecht is met name voor archivarissen werkzaam bij gemeentelijke archiefdiensten uitermate nuttig. Een toelichting op het studieprogramma door W. A. Eckhardt is afgedrukt in nr. 4, kol. 443-444. R. H. Krans

Bureautique et informatique dans les archives xxvième Congres des Archives de France (Angers, 5-7 oktober 1983) Zoals bekend hebben enkele Franse archivarissen in de zomer van 1983 een bezoek gebracht aan Nederland om zich op de hoogte te stellen van de ontwikkelingen op het gebied van de automatisering bij het Nederlandse archiefwezen. Op uitnodiging van de Archives de France hebben ondergetekenden vervolgens het tweejaarlijks congres van onze Franse collega's, ditmaal gewijd aan 'Bureautique et informatique dans les archives', mogen bijwonen (Angers, 5-7 oktober 1983). Behalve op algemene problemen, samenhangend met de invoering van de informatica bij archiefdiensten, waren deze studiedagen vooral gericht op de automatisering bij de departementale archieven. Na het openingswoord door directeur-generaal Favier leidde de organisator van de bijeenkomst, de heer Gildas Bernard, het thema in. Hij wees erop, dat de automatisering vooral door de opkomst van microcomputer en tekstverwerker met name in de laatste twee jaar ook bij de departementale archieven volop in ontwikkeling geraakt is. Als toepassingsterreinen noemde hij vooral de gestion van de diensten (kantoorautomatisering en archiefbeheer in engere zin) en het toegankelijk maken van archieven (met name de departementale Série w, de recente archieven van de departementale bestuursorganen). Onlosmakelijk verbonden aan het toegankelijk maken zijn dan vocabulaireproblematiek en thesaurusontwikkeling. Volgens Bernard zullen de systemen die nu als eerste ontwikkeld worden bepalend zijn voor de hele verdere ontwikkeling. Ook meende hij, dat de archivaris de informatica, met alle lusten en lasten, zal moeten accepteren en dienstbaar maken, op straffe van functieverlies. 84

In de daaropvolgende voordracht over 'Informatique et archives: des choix décisifs' bouwde mevrouw Durand-Évrard hierop voort onder het motto: 'informatiser ou périr'. De technische middelen voor automatisering bij het archiefwezen zijn beschikbaar, zeker als men aansluiting weet te vinden bij bestaande rekencentra. De apparatuur waarmee men zelf moet werken begint goedkoop te worden, een specialistische automatiseringsopleiding is niet meer nodig. De problemen bij de automatisering zullen zich voordoen op organisatorisch en psychologisch terrein (verandering van de aard van het werk) en bij de invoer van de gegevens. Dit laatste omdat daarbij de kosten zullen ontstaan, en voorts omdat het kiezen en/of ontwikkelen van programmatuur en het probleem van de voor de inhoudelijke ontsluiting gewenste vocabulaire gezamenlijke, gecoördineerde beslissingen en activiteiten vergen. Lukt het de archivarissen niet, hun materiaal op een wijze toegankelijk te maken die vergelijkbaar is met de toegankelijkheid van onderzoekers en administratieve gebruikers ter beschikking staande documentaire databases, dan bestaat het risico dat de gebruikers zich van de archieven als onmisbare gegevensbestanden afwenden. Op langere termijn kan dat het afsterven van het archiefwezen als een functionerend onderdeel van het culturele leven betekenen, en daarmee een verdere de-historisering van de samenleving. (Men kan zich afvragen of deze redenering in Frankrijk, waar immers een veel nauwere band bestaat tussen archiefwezen en broodheer (de administratie), niet veel meer opgaat dan hier in Nederland. Niettemin, opmerkelijk blijft het, dat dezelfde overwegingen in de Bondsrepubliek bestaan, zoals bleek tijdens het laatstgehouden Derde Nederlands-Duits Archiefsymposium.) Vanuit een meer algemeen gezichtspunt zijn hiermee de belangrijke kwesties aangegeven die in Frankrijk bij de archiefautomatisering lijken te spelen. In de lezingen en tijdens de discussies kwamen deze punten telkens terug, zonder dat er duidelijke conclusies of beslissingen aan verbonden werden. Integendeel bijna: de ontwikkelingen bij de departementale archieven (soms ook bij of in samenwerking met gemeentearchieven) maken een vrolijk-dynamische, niet primair een geordende indruk. Het individuele initiatief (opmerkelijk is, hoeveel vrouwelijke archivarissen zich met de automatisering bezig houden) en de lokale omstandigheden lijken vooral bepalend te zijn. Bij dit laatste dient men te bedenken, dat de departementale archiefdiensten voor hun materieel sterk aangewezen zijn op de departementale besturen, een situatie die al onder het vorige regiem een niet steeds gelijke bedeling veroorzaakte, maar bij de huidige neiging tot meer decentralisatie nog zwaarder zal gaan wegen. In een volgende lezing behandelde de heer Surcouf de mogelijkheden die tekstverwerker en microcomputer bieden bij de verschillende administratieve en beheerstaken van een archiefdienst. Tamelijk probleemloos is hier veel te bereiken, van vergrote en verbeterde type-capaciteit tot kwalitatieve verbeteringen bij depotbeheer, bezoekersregistratie en inlichtingendienst, en het gemakkelijk tussentijds ter beschikking kunnen stellen van inventarisatieresultaten. De tweede dag van het congres werd geopend met een bijdrage 'Du traitement classique à l'informatique, des exigences communes: l'Analyse archivistique' door mevrouw C. Naud. Zij wees erop, dat alleen archivalische eenheden die welomschreven zijn zich voor opname in een geautomatiseerd

85

systeem lenen. Welomschreven betekent dan: eenduidig geïdentificeerd en van een juiste, ondubbelzinnige inhoudsaanduiding voorzien (waarbij zij de aantekening maakte, dat de door de administratie geleverde omschrijvingen juist op dit punt tekortschieten). Het niveau (tussen fonds en los stuk) van de op te nemen eenheid is van secundaire betekenis, en afhankelijk van het belang van het materiaal, de beschikbare tijd, enz. Ook dit betoog was geënt op de Franse situatie, waar de archieven geconfronteerd worden met grote overbrengingen van recent archief, waarvan de administratie verwacht dat zij vlot toegankelijk zullen zijn. Niettemin, ook voor de Nederlandse praktijk een toepasselijk verhaal. Vervolgens werden enkele automatiseringsprojekten gepresenteerd, deels via lezingen, deels door middel van demonstraties. In de regio's (groepen van departementen) Rhône - Alpes en Provence - Alpes - Côte-d' Azur wordt, in samenwerking met het gemeentearchief van Grenoble, gewerkt aan de bouw van een thesaurus voor de ontsluiting van archieven op landbouwgebied van na 1940. Gekozen is voor het zelf ontwikkelen van een systeem, omdat de bestaande thesaurussen niet toepasbaar bleken te zijn. De onderhavige thesaurus wordt opgebouwd volgens de inductieve methode, d.w.z. dat de begrippen of trefwoorden aan de archivalia of hun beschrijvingen worden ontleend en vervolgens tot een geordend geheel worden samengevoegd. Daarbij komt men telkens weer voor onverwachte problemen te staan, met name door de verandering van gezichtspunt. Zo is bij de handeling waarop de stukken betrekking hebben het archiefvormend orgaan nu eens object, dan weer subject: een gemeenteraad besluit bijvoorbeeld tot de stichting van een school, maar in een ander stuk is sprake van verkiezingen voor de gemeenteraad. Dit onderscheid in het systeem in te voeren heeft grote moeite gekost. Meer algemeen geldt, dat archiefbescheiden het basismateriaal vormen voor deze thesaurus, terwijl normaliter dat basismateriaal bestaat uit documentatie opgebouwd uit eenheden (boeken, artikelen, rapporten) die uitgewerkt zijn volgens één leidende gedachte. Archiefmateriaal is naar zijn aard evenwel anders: het is een verzameling stukken, verschillend naar functie en naar vorm, het is bronnenmateriaal voor de gerichte documentatie, die dus op zich al een voorbewerkt tweede niveau vormt. Ook bij deze voordracht werd de noodzaak benadrukt van een exacte weergave van de inhoud van de in het systeem op te nemen eenheden, waarbij steeds dezelfde vragen moeten worden beantwoord: wat, waarover' en hoe wordt door wie gehandeld? Tijdens de aansluitende discussie werd het probleem van de soms zeer snelle betekenisveranderingen van de in historisch materiaal voorkomende termen genoemd. Een optimale dienstverlening (met name aan de instantie die het archief gevormd heeft) beoogt het project 'Varenne'. Voor het beheer van de archieven, gevormd door de premier, zijn kabinet, adviesorganen enz. is sinds 1978 een permanente vertegenwoordiging van de Archives Nationales (mission) werkzaam onder verantwoordelijkheid van de Secrétaire-général du Gouvernement en de directeur-generaal van de archieven. De beheerde archieven zijn zeer jong en van diverse herkomst. De stukken zijn soms, onder voorbijgaan aan het respect des fonds, verenigd tot documentaire verzamelingen. De omvang van het materiaal bedroeg per oktober 1982 4,5 km1, met een jaarlijkse aanwas - na selectie - van 5 à 800 m '. De toegangen tot deze massa bestaan uit 86

magazijnlijsten, indices en meervoudige kaartsystemen. Bij een zo snelle aanwas en een bevraging die veeleisend is (prompt, precies en volledig antwoord) ligt automatisering voor de hand. Dit temeer omdat uit ervaring gebleken is, dat de gebruiker slechts die stukken kan of wil raadplegen die hij op eenvoudige wijze voor zich kan krijgen. Het ontwikkelde systeem is gebaseerd op een reeds bestaand documentatiesysteem op wetgevend terrein. Aansluiting werd gezocht bij aanwezige apparatuur en programmatuur. Een en ander heeft de snelheid van de realisering van het project bepaald niet verminderd. In november 1982 kon met de werkzaamheden begonnen worden. Van elke eenheid worden de voor identificatie en beheer nodige gegevens ingevoerd. Ook hier schuilt het probleem in de weergave van de inhoud; een thesaurus is daarbij onmisbaar. In hoeverre het project geslaagd mag worden genoemd moeten wij nog goeddeels afwachten. Op dit moment zijn iets meer dan 500 eenheden in het systeem ingevoerd, binnenkort zullen nog 2000 andere volgen. Een interessant project was voorts de toepassing van iBM-tekstverwerkingsapparatuur bij het archief van het departement van de Cher. Daargelaten het tamelijk wezenlijke verschil dat men hier wel tot een praktijkproef was overgegaan, leken de bevindingen niet al te veel te verschillen van die van de informele Rijksarchiefschool-werkgroep, die zich hiermee in 1982 heeft beziggehouden. Daar echter bij het Franse project, anders dan bij het Nederlandse onderzoek, met sterk voorgestructureerd materiaal gewerkt wordt, kon hier het probleem van het beperkte vermogen tot ordenen en indiceren veel minder gewicht krijgen. Een aantal punten uit de discussies verdient tenslotte nog vermelding: Compatibiliteit van apparatuur is minder belangrijk dan voorafgaande overeenstemming bij de conceptie van automatiseringsprojecten. Moet de raadpleging van databases en andere geautomatiseerde systemen door of voor onderzoekers gratis zijn? Er werd onderscheid gemaakt tussen het bevragen van de bestanden, en het uitvoeren van manipulaties erop. Tegenover de mogelijkheid, kostprijsdekkende vergoedingen te vragen werd gewezen op het gevaar, dat wie niet over de nodige financiën beschikt, in feite kan worden afgesneden van de informatie (een overweging, die bekend voorkomt, al in een nog niet geautomatiseerde maar technologisch moderniserende archiefwereld als de Nederlandse). Benadrukt werd de noodzaak, bij automatisering het betrokken personeel de gelegenheid te geven aan de apparatuur te wennen, bijvoorbeeld door ermee te laten 'spelen'. In werkplezier en inventiviteit bij het latere gebruik van de apparatuur zou zich de hieraan bestede tijd ruim laten terugverdienen. Een belangrijke overweging bij de keuze van apparatuur moet de 'duurzaamheid' van de producent zijn. Er waren voorbeelden van aanschaf van op zich aantrekkelijke apparatuur, waarvan de producent inmiddels het loodje had gelegd. Daarnaast is de kwaliteit van de service zeer belangrijk. In het algemeen waren daarmee geen wezenlijke slechte ervaringen opgedaan. Ontwikkeling van programmatuur zou als studieproject onder te brengen zijn bij universitaire informatica-studierichtingen. Een 'paperless reading-room' met uitsluitend of overwegend on-line gebruik van geautomatiseerde toegangen werd niet als aannemelijk toekomstbeeld gezien. 87

W

Voor belangstellenden liggen de teksten van de lezingen ter inzage bij ondergetekenden en bij de Stuurgroep Automatisering. M. van Driel

H. J. Ernst

Jaarrede van de voorzitter*

D. van der Vlis

F. C. J. Ketelaar

Quis custodiet custodientes? 1983 was een gedenkwaardig jaar: archivarissen kregen wereldfaam en haalden in de hele wereld de voorpagina en het televisiejournaal. Die archivarissen waren collegae van het Bundesarchiv in Koblenz, die de zogenaamde Hitlerdagboeken als falsificatie ontmaskerden. Hun onderzoek bestond, volgens goede diplomatische methode, uit zowel inwendige als uitwendige bronnenkritiek en uit onderzoek van de informatiedrager zelf. Hun professionele onderzoek maakte een eind aan speculaties van historici en het grote publiek. Voordat de publiciteit losbarstte, waren het Bundesarchiv en Der Spiegel in het diepste geheim reeds overeengekomen dat de archivalia na de commercieel-publicitaire 'Auswertung' in het Bundesarchiv terecht zouden komen. Daaraan was een summiere expertise van enkele documenten uit de Hitlerschat voorafgegaan.' Had het Bundesarchiv zich gecompromitteerd, zich geprostitueerd ter wille van de verwerving van de documenten? Laat ik de vraag anders stellen: hoever mag een archivaris gaan ter bereiking van zijn doel, in casu de acquisitie van begerenswaardige archivalia? Weigert u een archief omdat er ook rommel tussenzit? Weigert u een archief dat wordt aangeboden onder de voorwaarde dat het door joden niet mag worden geraadpleegd? Of alleen voor communisten of alleen voor vrouwen toegankelijk is? Het is een soort vraag dat bij mijn weten nooit expliciet wordt gesteld, en waarmee we op onbegaand gebied komen, nl. dat van de ethiek van archivarissen, de leer van ons zedelijk juiste handelen. In uw archief ontdekt u bij toeval informatie waarvan openbaarmaking het einde kan betekenen van de carrière van een politicus. U weet dat een dergelijke ontdekking door de directeur van het Rijksinstituut voor oorlogsdocumentatie de affaire-Aantjes inluidde. Maar stel nu dat zich zoiets in uw rijks- of gemeentearchief voordoet? Los van de bezettingstijd kunt u ook denken aan andere belastende gegevens in overheids- en particuliere archieven, bijv. die welke op het spoor zetten van fraude of andere schandalen waarbij nog levende personen waren betrokken. U zult waarschijnlijk niet direct de pers inlichten, maar wat doet u als zich voor dat gevoelige archief een onderzoeker aanmeldt? Artikel 22 van het Archiefbesluit geeft u de mogelijkheid inzage te weigeren als een stuk niet veilig aan de onderzoeker kan worden toevertrouwd. Maar deze bepaling kan in dit geval niet toepasselijk zijn, aangezien de wetgever daarvoor de procedure van artikel 21 van het Archiefbesluit heeft voorzien. 88

89

r/

"••Si