Spreekwijzer Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Inhoud van de presentatie 3 Structuur van de presentatie 4 Inleiding 5 Hulpmiddelen 6 Draaiboek 7 Spreekangst 8 Spreektechniek 9 Oefenen 10 Interactie met het publiek
1 Inleiding Verschillende studieonderdelen hebben als onderdeel een mondelinge presentatie. Vaak wordt eerst een schriftelijk verslag gemaakt; in de presentatie dienen de belangrijkste punten uit dit verslag naar voren te komen. Bij de beoordeling van de presentatie wordt zowel op de inhoud als op de wijze van presenteren (de presentatietechniek) gelet. Deze spreekwijzer betreft de presentatietechniek. Aan bod komen de eisen die worden gesteld aan een mondelinge voordracht, en een aantal nuttige adviezen voor de voorbereiding en uitvoering van een presentatie. Mondeling presenteren is een vaardigheid die de meeste mensen niet van nature bezitten. 'Geboren' sprekers in het openbaar bestaan er maar weinig. Het overige deel van de mensheid moet zich door oefening deze kunst eigen maken. In de praktijk blijkt dat vrijwel iedereen door gerichte oefening en feedback de eigen presentatietechniek in belangrijke mate kan verbeteren. Een goede voorbereiding speelt daarbij een essentiële rol. Het onderdeel 'mondeling presenteren' binnen deze cursus biedt je de kans om jouw vaardigheden op dit gebied te verbeteren. Bij toekomstige presentaties, binnen de studie maar vooral in een latere beroepssituatie, zullen deze vaardigheden goed van pas komen. Tips: • •
Maak een tijdsplanning van de voorbereiding, waarbij de laatste week is gereserveerd voor een paar oefenpresentaties. Betreft het een groepsopdracht, maak dan afspraken over de onderlinge taakverdeling.
2 Inhoud van de presentatie De eerste fase in de voorbereiding van een mondelinge voordracht betreft het vaststellen van de inhoud. Meestal zal de inhoud grotendeels bepaald worden door het schriftelijk verslag. Tot de kernpunten van de presentatie behoren in ieder geval een probleembeschrijving, de gevolgde aanpak en een uiteenzetting van de oplossing. Bepaal verder wat je wilt behandelen; meestal zul je moeten selecteren, je kunt niet alles wat je in je
verslag hebt geschreven, tijdens de presentatie aan de orde stellen. Wel kun je tijdens je presentatie verwijzen naar je verslag, waarin alles meer uitgebreid aan de orde komt. Tips: • •
Begin je voorbereiding met in een aantal korte zinnen de kernpunten van je verhaal op te schrijven. Vul vervolgens de details in. Zoek voorbeelden om de kernpunten te illustreren. Maak een publieksanalyse: wie is mijn publiek, en welke voorkennis over het onderwerp kan ik van hen verwachten? Zoek eventueel naar voorbeelden om nieuwe begrippen te verduidelijken.
3 Structuur van de presentatie Een goede voordracht bestaat uit drie delen: de inleiding, de kern en het slot. Een vuistregel hierbij is: in de inleiding vertel je wat je gaat vertellen (vooruitblik), in de kern vertel je het en in het slot vertel je wat je verteld hebt (terugblik). Voor de inleiding en het slot reserveer je elk ongeveer 10 procent van de totale tijdsduur van de presentatie. Als je deze vuistregel toepast, zul je de hoofdpunten tenminste driemaal verwoorden. Dat is niet overdreven. Een bepaalde mate van redundantie (herhaling) is in een mondelinge presentatie noodzakelijk. De toehoorders kunnen namelijk niet, zoals bij een schriftelijke tekst, terugbladeren wanneer hen iets niet duidelijk is of wanneer ze iets 'gemist' hebben. Luisteren is wat dit betreft een stuk moeilijker dan lezen. Om de luisteraars in staat te stellen jouw gehele betoog te kunnen volgen, zijn een heldere structuur en veel herhalingen noodzakelijk. Tip: •
Breng tijdens je voorbereiding een duidelijk onderscheid aan tussen de hoofd- en bijzaken. Voor de hoofdzaken geldt dat je ze in de inleiding al even aanstipt, dat ze de structuur (rode draad) van de kern vormen, en dat je er in het slot nog een keer op teruggrijpt.
4 Inleiding De eerste minuten van een presentatie zijn van groot belang. Een spreker die in het begin van zijn verhaal belangstelling weet te wekken voor dat wat gaat komen, kan rekenen op een aandachtig luisterend publiek. De eerste zin(nen) van een voordracht heeft dan ook als primaire doel, de aandacht van het gehoor te trekken. Pas daarna volgt de aankondiging van het centrale thema van de presentatie (de vooruitblik). Tip: •
Begin de presentatie met een informele of verrassende opening. Stel bijvoorbeeld een vraag, waarbij je publiek meteen gaat meedenken, terwijl je zelf gewoon doorpraat en het antwoord op de vraag formuleert. Of vertel een ervaring of anekdote, die gerelateerd is aan het onderwerp van je presentatie. Of begin met een verrassende mededeling over het onderwerp, die nieuwsgierigheid zal wekken. Wees echter voorzichtig met clichés of grapjes als opening.
5 Hulpmiddelen Het is mogelijk een uitstekende voordracht te houden zonder gebruik van (audiovisuele) hulpmiddelen, maar een goed gebruik ervan kan de kwaliteit verhogen. Uit de literatuur is bekend dat de verdeling van de aandacht tijdens een presentatie er ongeveer zo uitziet: 1. meer dan 50% van de aandacht gaat naar dat wat je ziet 2. minder dan 40% van de aandacht gaat naar dat wat je hoort (stem, intonatie) 3. minder dan 10% van de aandacht gaat naar dat wat wordt gezegd Van die wetenschap kun je gebruik maken door aandacht te besteden aan (een goed gebruik van) hulpmiddelen. Zo zal bijvoorbeeld een grafische weergave van kwantitatieve gegevens over het algemeen toegankelijker zijn dan een mondelinge opsomming van dezelfde gegevens. Beschikbaarheid apparatuur Wil je bij je presentatie bepaalde apparatuur gebruiken, dan vereist dit voorbereiding. Ten eerste zul je van bepaalde apparatuur moeten regelen dat het aanwezig is. Vervolgens zul je een goede plaats moeten uitkiezen in de zaal en tenslotte moet je nog controleren of het werkt! Laptop en beamer zijn te reserveren via de Helpdesk (S4.09a, email:
[email protected]). Tip: •
Voor het begin van de presentatie moet alles op de juiste plaats staan en goed werken. Zorg daarom dat je ruim voor het begin al aanwezig bent. Dit geldt zeker als je een computer gebruikt; een half uur heb je vaak wel nodig om de boel 'aan de praat te krijgen'!
Echte objecten Echte objecten kunnen de presentatie verlevendigen. Als je bijvoorbeeld een citaat uit de krant gebruikt, is de impact daarvan groter als je de krant bij je hebt, even de kop laat zien en dan gewoon uit die krant voorleest. Soms helpen objecten het publiek om zich iets te kunnen voorstellen. Je laat bijvoorbeeld een object zien van vergelijkbare grootte als het onderwerp van je verhaal, met de opmerking: "De decoder is dus niet groter dan dit lucifersdoosje." Van sommige grote objecten kun je een schaalmodel meenemen. Bord, whiteboard en flip-over Een bord of whiteboard is vooral handig om ter plekke iets te visualiseren. De act van het schrijven kan spanning in een betoog brengen dat zonder dat te saai zou zijn. Je kunt met adequaat bordgebruik het publiek meenemen in een gedachtegang. Nadeel van veel schrijven tijdens een presentatie is dat schrijftijd ten koste gaat van spreektijd en dat je tijdens het schrijven met je rug naar het publiek staat. Ook heeft niet iedereen een goed leesbaar handschrift. De flip-over heeft dezelfde voor- en nadelen, en heeft als extra mogelijkheid dat je heen en weer kunt bladeren tussen de vellen. Tip: •
Wanneer je van plan bent om tijdens je presentatie op een bord of flip-over te schrijven, oefen dit dan een keer van tevoren. Let daarbij op je schrijftechniek: hoe groot moet je schrijven
zodat de tekst ook achter in de zaal leesbaar is? Is je handschrift leesbaar? En let op de tijdsduur die het schrijven van een regel kost. Overheadprojector De sheets (transparanten) maak je van tevoren. Er zijn nogal wat valkuilen die een goed gebruik van de overheadprojector in de weg kunnen staan. Tips: • • • • • • •
Let erop dat de letters op een overheadsheet groot genoeg zijn. Wanneer je de tekst op een tekstverwerker maakt, kies dan een lettergrootte van minimaal 24 punt. Zet niet te veel informatie op een sheet. Een vuistregel is: niet meer dan zes regels tekst van maximaal zes woorden. Gebruik de overheadprojector voor plaatjes: grafieken, tekeningen, stroomschema's, foto's. Maak gebruik van de opbouwmogelijkheden van sheets, door bijvoorbeeld sheets over elkaar heen te leggen. Ook het gebruik van kleur kan functioneel zijn. Zorg voor een goede opstelling van de overheadprojector ten opzichte van het scherm zodat iedereen de tekst kan lezen. Vergeet niet om de projector scherp te stellen. Gebruik een pen om bepaalde dingen op de projector (niet op het scherm!) aan te wijzen. Gebruik overheadsheets niet als spiekbriefje voor jezelf.
Computer presentatieprogramma's Met behulp van computerprogramma's zoals Powerpoint kunnen niet alleen stilstaande beelden worden getoond, maar ook animaties en video-opnames. Eventueel kan ook geluid worden weergegeven. Een goed gebruik van dergelijke programma's kan je presentatie een extra dimensie geven, maar de functionaliteit moet daarbij altijd voorop blijven staan. Tips: •
•
Verlies bij het gebruik van computerondersteuning het doel van de presentatie niet uit het oog. Bedenk eerst wat je wil vertellen, en bepaal daarna pas hoe je een computerprogramma daarbij kunt gebruiken. Maak alleen gebruik van dit hulpmiddel wanneer je de techniek beheerst en het getoonde beeldmateriaal technisch gesproken perfect in elkaar zit.
Hand-out Een hand-out is een tekst op papier, die je voor, tijdens of na afloop van de presentatie uitdeelt. Het kan bestaan uit een samenvatting van de presentatie, of bijvoorbeeld een of meerdere grafieken of illustraties bevatten. Een mogelijkheid is, kopieën te maken van de gebruikte sheets, en deze na afloop aan het publiek mee te geven. Tip: •
Haal de spanning niet weg door aan het begin van de presentatie te veel informatie op papier uit te delen. Het risico bestaat dan bovendien, dat de toehoorders gaan lezen in plaats van luisteren.
6 Draaiboek Een belangrijk hulpmiddel bij het spreken voor een publiek is het draaiboek of spiekblad: een document met de belangrijkste aandachtspunten van je verhaal, dat je tijdens de presentatie voor je hebt liggen of in de hand houdt. Een lijst met kernpunten (steekwoorden) heeft verreweg de voorkeur boven een uitgeschreven tekst, die door de spreker wordt voorgelezen. Dat laatste is vaak erg saai. Bovendien is het dan moeilijk om contact met je publiek te houden. Tips: •
•
•
Schrijf van tevoren de tekst van de presentatie helemaal uit. Maak vervolgens een draaiboek volgens het I-model: neem de eerste en laatste zin in zijn geheel over, en vat de tussenliggende tekst samen in een aantal kernpunten. Maak daarbij gebruik van koppen, kleur en onderstrepingen. Neem behalve het draaiboek ook de uitgeschreven tekst mee naar de presentatie. Gebruik een kolom aan de linkerkant van het papier voor de tijdsplanning: schrijf op de hoogte van elk nieuw onderdeel van de presentatie het geplande tijdstip (dus bijvoorbeeld 9.00, 9.02, 9.05 enz.) Gebruik een kolom aan de rechterkant voor 'regieaanwijzingen', zoals 'sheet 1', 'schema op bord' enz.
7 Spreekangst Bijna iedereen die een presentatie moet houden, is enigszins gespannen. Een zekere mate van spanning is heel normaal, en kan juist, net zoals bij een tentamen, de concntratie en dus ook de prestatie ten goede komen. Bij een te hoog spanningsniveau is het echter van belang, maatregelen te nemen zodat je presentatie en jijzelf daar niet te veel onder zullen lijden. De belangrijkste maatregel is een zorgvuldige voorbereiding, zowel wat betreft de inhoud van de voordracht als de wijze van presenteren en het gebruik van visuele hulpmiddelen. Aan die voorbereiding kun je een flinke dosis zelfvertrouwen ontlenen. Daarnaast zijn er technieken om tijdens de presentatie het spanningsniveau te verlagen. Tips: •
•
Spanning tijdens de presentatie kun je verminderen door je spreektempo laag te houden, af en toe te bewegen (met gebaren, iets aanwijzen, je verplaatsen) en eventueel een slokje water te nemen. Ga voor jezelf na welke ontspanningstechnieken, naast de bovengenoemde, bij jou succes hebben, en maak daarvan gebruik tijdens (de voorbereiding van) de presentatie.
8 Spreektechniek Het succes van een voordracht hangt in belangrijke mate af van de wijze van presenteren. Een inhoudelijk sterk verhaal kan helemaal in het water vallen, doordat de spreker bijvoorbeeld te zacht of te snel spreekt, of geen enkel oogcontact met het publiek onderhoudt. Omgekeerd kun je met een minder doortimmerd betoog door middel van een uitstekende presentatietechniek, toch een goede indruk op de toehoorders maken. Onontbeerlijk bij de voorbereiding is daarom dat je aandacht besteedt aan je spreekgedrag (of verbale gedrag) en aan je non-verbale gedrag. Verbaal gedrag
Het verbale gedrag betreft het gebruik van de stem. Over het algemeen kan iedereen goed en verstaanbaar praten. Door spanningen en door ingeslepen gewoontes komt die verstaanbaarheid echter soms in gevaar. De belangrijkste aandachtspunten zijn: tempo, volume, intonatie en articulatie. Beginnende sprekers hebben vaak de neiging te snel, te zacht, te eentonig en/of te veel binnensmonds te praten. Maar dit geldt niet voor iedereen. Er zijn bijvoorbeeld ook langzame sprekers en sprekers die te luid praten. Tips: •
•
•
• •
Analyseer je eigen sterke en zwakke punten, door eens een geluidsopname van je eigen stem te maken en daar kritisch naar te luisteren. Vraag ook aan mensen in je omgeving wat zij jouw sterke en zwakke punten vinden. Door spanning gaan mensen soms steeds sneller praten. Blijf dus tijdens de presentatie op het tempo letten. Gebruik ook (adem)pauzes tussen de verschillende onderdelen van de presentatie. Het gewenste volume hangt af van het aantal luisteraars en de akoestiek in de zaal. Stel de geluidssterkte van je stem af op de achterste rij toehoorders. Vraag hen bij twijfel of je goed te verstaan bent. Let erop dat je stem niet vervlakt tot een monotone dreun. Gebruik variaties in toonhoogte (intonatie) om de nadruk op belangrijke onderdelen van het betoog te leggen. Articulatie kun je verbeteren door oefening. Spreek daarbij bewust alle woorden apart uit en slik geen lettergrepen in. Tijdens de presentatie kun je je articulatie in de gaten houden door niet 'voor jezelf' te spreken, maar juist alle aandacht op het publiek te richten.
Non-verbaal gedrag De eerste indruk die het publiek van een spreker krijgt, is visueel. Lichaamshouding, gebaren, gezichtsexpressie en oogcontact met het publiek zijn de belangrijkste aspecten die bepalen hoe je als spreker overkomt. Tips: • • •
•
Sta rechtop, op de hele voeten (niet alleen op de voorvoeten) en met ontspannen ledematen. Let erop dat je rustig en diep ademhaalt (vanuit het middenrif). Gebruik niet te veel en niet te weinig gebaren. Gebruik ze vooral om aandacht op iets te vestigen, iets aan te wijzen, een belangrijke opmerking te 'onderstrepen'. In je gezichtsexpressie kun je je enthousiasme voor het onderwerp tonen. Met een opgewekte en geïnteresseerde uitstraling neemt je overtuigingskracht toe. Gebruik de mogelijkheden van gezichtsexpressie daarnaast ook om, als dat in het verhaal op zijn plaats is, emoties als verbazing, ernst, teleurstelling enz. uit te drukken. Houd oogcontact met het publiek. Verdeel daarbij je aandacht: let erop dat je niet een hele hoek van de zaal nooit aankijkt.
9 Oefenen Tijdens het oefenen van een presentatie blijkt vaak pas welke gedeelten wel en niet goed lopen. Je hebt dan nog de gelegenheid om wijzigingen aan te brengen. Het is daarom verstandig om te beginnen met oefenen ruim voor de datum waarop je de presentatie moet houden. Repeteren heeft het meeste zin als de oefensituatie lijkt op de reële presentatie. Tips:
• •
Oefen eerst zonder publiek. Maak eventueel een geluidsopname om jezelf nog eens kritisch te kunnen beluisteren. Oefen ook een keer voor de spiegel. Houd daarna een proefpresentatie voor studiegenoten of andere bekenden. Vraag hen eventueel op specifieke punten te letten.
10 Interactie met het publiek Bij een presentatie is het in het algemeen aan te raden, het publiek de ruimte te geven om te reageren of om vragen te stellen. Daarnaast vormen de non-verbale reacties van de toehoorders een informatiebron voor de spreker: hij kan daar bijvoorbeeld uit afleiden dat hij onvoldoende verstaanbaar spreekt, of dat bijvoorbeeld de aandacht van het publiek afzwakt, of dat de luisteraars juist 'op het puntje van hun stoel' zitten. Tips: • • •
Bepaal van tevoren of je je wilt laten onderbreken voor vragen uit de zaal, of dat men na afloop de gelegenheid tot het stellen van vragen krijgt. Geef dit aan tijdens de inleiding. Bereid je voor op te verwachten vragen. Ga bij elke vraag na of je de vraag begrijpt. Stel eventueel een wedervraag om te achterhalen wat de vragensteller bedoelt. Check na de beantwoording of je de vraag voldoende hebt beantwoord.
