Správa obsahu ízené dokumentace v aplikaci SPM Vema Jaroslav Šmarda,
[email protected] Vema, a. s., www.vema.cz Abstrakt Spole nost Vema pat í mezi p ední dodavatele informa ních systém v eské a Slovenské republice. Pro správu obsahu ízené dokumentace našim zákazník m nabízíme aplikaci Sm rnice Pravidla Metodiky (ve zkratce SPM), kterou bych vám rád p edstavil v následujícím lánku. Mezi hlavní p ednosti našeho ešení pat í pln internetové ešení spojené s jednoduchým uživatelským rozhraním a využití MS Wordu p i tvorb veškeré ízené dokumentace.
1. Využití aplikace Sm rnice Pravidla Metodiky Aplikace Sm rnice Pravidla Metodiky (dále SPM) je vhodná pro vytvo ení a správu systému ízené dokumentace tak, jak ji vyžaduje systém managementu jakosti v souladu s normou SN EN ISO 9001:2001. Celý systém ízených dokument ozna ujeme zkratkou SPM a zpravidla tvo í vnit ní normy pro všechny základní innosti organizace. Obvykle se neomezuje jen na normy související se systémem managementu jakosti. Název Sm rnice Pravidla Metodiky dokumentace, kterými zpravidla jsou:
symbolicky
vyjad uje
základní
vrstvy
ízené
•
sm rnice, které mohou být chápány ve smyslu sm rnic z normy ISO a které stanovují závazné postupy hlavních proces v organizaci spolu s pravomocemi a odpov dnostmi za jednotlivé innosti v t chto procesech,
•
pravidla, která v naší terminologii p edstavují nižší vrstvu ízené dokumentace a která popisují všechny innosti, pravidelné úkoly a nápln jednotlivých funkcí,
•
metodiky, které v naší terminologii p edstavují nejnižší vrstvu dokumentace a které p edepisují zp sob vykonání ur itých inností.
Pod pojmem ízený dokument rozumíme dokument v MS Wordu, jehož struktura a formální úprava je dána šablonou pro MS Word. P i tvorb ízeného dokumentu je možné použít pouze vymezených styl definovaných v šablon . ízený dokument vždy obsahuje název dokumentu (na obrázku . 1 Klasifikace ízených dokument ), formalizované záhlaví dokumentu (tabulka za ínající ádkem íslo a kon ící ádkem Klí ová slova ) a vlastní obsah dokumentu (za íná textem 1. Klasifikace …). Každý ízený dokument má p i azenu verzi (Verze 1.02 na 2. ádku naho e vlevo), SPM zajiš uje správu verzí ízených dokument . K základní identifikaci ízeného dokumentu slouží jeho eviden ní íslo ( íslo: D0002 na za átku záhlaví dokumentu) a název.
Obrázek 1: ízený dokument
2. Uživatelské rozhraní aplikace SPM SPM je pln prohlíže e.
intranetová aplikace, všichni uživatelé pracují prost ednictvím internetového
Typickou vstupní obrazovku aplikace SPM m žeme vid t na obrázku . 2. Z nabídky v levém sloupci je z ejmé, jaké okruhy informací SPM obsahuje. Celá nabídka aplikace SPM je samoz ejm libovoln nastavitelná a jednoduše ji definujete v dokumentu MS Wordu.
Obrázek 2: Vstupní obrazovka SPM
2.1. Struktura organizace a základní dokumenty ízení jakosti Prost ednictvím první ásti nabídky se uživatelé dostanou k základním údaj m o organizaci, ve které pracují. Kdykoliv mají k dispozici organiza ní strukturu a p ehled funkcí. Prost ednictvím odkazu Pracovníci je zp ístupn n seznam zam stnanc . V této ásti nalezneme také základní dokumenty systému ízení jakosti, kterými jsou p íru ka jakosti, politika jakosti, cíle jakosti, procesní mapa (viz. obrázek . 3) a sm rnice systému managementu jakosti.
Obrázek 3: Procesní mapa
2.2.
ízené dokumenty jako vnit ní normy pro základní organizace
innosti
Prost ední ást nabídky (v našem p ípad odkazy ízení, Produkt, Služby, Obchod, Provoz) zp ístup uje vnit ní normy organizace ozna ované jako pravidla nebo metodiky. Op t platí, že i tato ást nabídky je definována v dokumentu MS Wordu, takže struktura vnit ních norem m že být prakticky libovolná. To, jakým zp sobem jsou strukturovány dokumenty z oblasti obchodu, vidíme na obrázku . 4. Z nabídky vlevo vidíme, že oblast Obchod má podoblasti Evidence, Marketing, Nabídky, Partne i a Zákazníci. Je vybrána podoblast Marketing a v hlavní ásti obrazovky vidíme, že jsou zde 3 ízené dokumenty D0017, D0031 a D0032. Ne všechny ízené dokumenty se vztahují na všechny pracovníky. Jednou ze základních výhod aplikace SPM je, že každý pracovník má p esn stanovené ízené dokumenty, které jsou pro n j závazné. Okruh ízených dokument , které se týkají jednotlivých pracovník , je vymezen pojmem pracovní funkce resp. seznamem pracovních funkcí. Pod pojmem pracovní funkce rozumíme pracovní místo (nap . sektretá ka editele), funk ní místo (nap . len rady pro vzhled
produkt – nejedná se o samostatné pracovní místo), organiza ní útvar (nap . obchodní odd lení), lokalita (nap . pobo ka Praha) nebo funk ní skupina (nap . každý editel pobo ky).
Obrázek 4: ízené dokumenty z oblasti Obchod podoblast Marketing
U každého ízeného dokumentu je p esn definován rozsah platnosti v kolonce Týká se, kde je uveden seznam pracovních funkcí. Rozsah platnosti p i azuje ízené dokumenty p íslušné pracovní funkci. Každý pracovník má proto p esn stanovené ízené dokumenty, podle toho, které pracovní funkce v daný okamžik zastává. P esné p i azení ízených dokument pracovník m nám umož uje posílat pracovník m v p ípad zm ny dokumentu, který se jich týká, mailová oznámení p ímo s odkazy na aktualizované verze ízených dokument . Poté, co pracovník otev e novou verzi ízeného dokumentu, zobrazí se dokument s vyzna ením zm n od minulé verze. Na obrázku . 5 vidíme novou verzi ízeného dokumentu Správa demodat a etalon .
Obrázek 5: Zvýrazn ní zm n p i zobrazení nové verze dokumentu
Krom zm ny Ú innosti, od kdy platí tato verze dokumentu, a Dne vytvo ení nové verze dokumentu, p ibyla v seznamu pracovních funkcí, kterých se dokument týká, také funk ní skupina KK, což je v našem p ípad ozna ení funk ní skupiny každý
konzultant. V tomto dokumentu samoz ejm p ibyl ješt další text, který ale není na obrázku vid t. Pracovník prokazateln potvrzuje p e tení nové verze dokumentu tla ítkem Seznámen na konci dokumentu. To nám umož uje vést p ehled všech pracovník a po t dokument , které se jich týkají a se kterými se dosud neseznámili. A navíc zasílat mailová upozorn ní vedoucím t ch pracovník , kte í se systematicky neseznamují s vnit ními normami organizace.
2.3. Katalog pojm a další p ehledy V t etí ásti nabídky najdeme odkazy na p ehledové dokumenty, jako jsou p ehled všech ízených dokument , katalog pojm a rejst ík pojm a klí ových slov. Je zde také odkaz Hledání, který nám umož uje textové vyhledávání v celém systému ízených dokument . Blíže se podíváme na katalog pojm . SPM umož uje v katalogu pojm (op t tabulka v MS Wordu) definovat pojmy, na které se pak m žeme odkazovat v libovolném z ízených dokument . Odkaz v ízeném dokumentu se pozná podle použitého stylu. V ízených dokumentech jsou v katalogu definované pojmy odlišeny barvou písma a pokud na takový pojem ukážeme myší, zobrazí se nápov da s popisem definovaného pojmu.
3. Správa obsahu ízených dokument Dosud jsme se zabývali aplikací SPM z pohledu všech pracovník organizace, kte í využívají SPM jako významný informa ní zdroj. Je jasné, že musí existovat pracovníci, kte í obsah ízených dokument SPM vytvá ejí a aktualizují a SPM spravují. Z toho d vodu jsou definovány role autor ízeného dokumentu, schvalovatel ízeného dokumentu a správce SPM. Pracovníci s t mito rolemi mají p ístup k systému p es odkaz Správa v nabídce úpln dole. Autor ízených dokument je zpravidla více. Vytvá ejí a aktualizují ízené dokumenty prost ednictvím odkazu Zm na obsahu, který vidíme na obrázku . 6.
Obrázek 6: Zm na obsahu ízeného dokumentu
Vytvo ené nebo aktualizované ízené dokumenty v MS Wordu s využitím p edepsané šablony p edkládají ke schválení schvalovateli. V p ípad schválení schvalovatel ízený
dokument publikuje a od toho okamžiku je viditelný pro všechny. V p ípad neschválení je dokument vrácen autorovi k dopracování. Správce SPM p id luje dokumenty autor m, sleduje aktuálnost dokument a správné používání pojm a upravuje veškeré konfigurace systému SPM. Do nich p edevším pat í definice pracovních funkcí a aktualizace organiza ní struktury.
4. Záv r Systém SPM výrazn zefektiv uje správu vnit ních norem pro základní innosti organizace. Pracovníci p istupují k SPM prost ednictvím známého a oblíbeného internetového prohlíže e, mají k dispozici vždy aktuální verze ízených dokument , jsou okamžit informováni o všech zm nách t ch dokument , které se jich týkají, a kdykoliv mohou nahlédnout do p edchozích verzí dokument . Vedoucí jsou informováni o tom, jak jsou pracovníci seznámeni s aktuálními verzemi dokument . Pro autory ízených dokument je základní výhodou SPM to, že pracují ve známém prost edí MS Wordu. Musí p itom dbát na správné použití styl z p edepsané šablony pro ízené dokumenty. Celý systém je snadno konfigurovatelný prost ednictvím dokument v MS Wordu.
