VYUŽITÍ MODULU EXCELENT PRO MANAŽERSKÉ ANALÝZY V APLIKACÍCH VEMA Ing. Bc. Jaroslav Šmarda Vema, a. s.
[email protected] Abstrakt Ze zkušenosti víme, že nasazení speciálního manažerského informa ního systému v organizaci asto brání nejen investice p i po ízení takového systému, ale také konzervativní chování uživatel z ad managementu, kte í se brání dalšímu informa nímu systému s jinými principy (nap íklad datové kostky) a ovládáním, na které nejsou zvyklí. Pro n které typy analýz je vhodné využít manažerských nástroj v MS Excelu, tedy kontingen ních tabulek a graf . Vytvo ili jsme proto modul Excelent, který komplexn eší vazbu libovolné z našich aplikací VEMA (nap íklad zpracování mezd, personalistika, ú etnictví, fakturace, skladová evidence apod.) a tabulkového procesoru MS Excel. Kdykoliv je možno exportovat libovolné údaje z aplikace VEMA do sešitu MS Excelu. Údaje jsou exportovány v etn pot ebných metainformací tak, aby použití t chto údaj v kontingen ních tabulkách bylo uživatelsky p ív tivé. Krom typ jsou exportovány také obsahy íselník . V MS Excelu je pak formou dopl ku realizována podpora pro generování kontingen ních tabulek. Abstract According to our experience the deployment of special EIS in organization is often obstructed by large investment of purchase and also by conservative behavior of users. They resist and don’t use new system based on different principles (for example data cubes) and with different interface. Use of contingency tables and graphs in MS Excel is convenient for some types of analysis. Our Excelent Module solves the VEMA application/MS Excel link. Users can export data to MS Excel at any time. Data export includes meta-information (types of data, specifications of admissible values, etc.). To be easy for users the generation of contingency tables and graphs is supported by add-in function.
1. Informa ní systém VEMA - zdroj údaj analýzy
pro manažerské
Ve spole nosti Vema se zabýváme vývojem informa ních systém od roku 1990. Naše aplikace jsou ur eny p edevším pro oblast ízení lidských zdroj (zpracování mezd, personalistika, ízení vzd lávacího procesu, evidence a zpracování docházky, systemizace pracovních míst) a také pro oblasti ekonomiky a logistiky v organizaci. Naše aplikace jsou v prvé ad ur eny pro operativní úrove ízení v organizaci, tedy pro zpracování v tšinou primárních údaj (personální evidence, zpracování mezd, ú etnictví). Operativní úrove je nejvíce vhodná pro automatizaci, rozhodnutí na této úrovni jsou v tšinou algoritmizovatelná, ízení vyžaduje detailní informace o nedávné minulosti a blízké budoucnosti. Pro vyšší úrovn ízení je charakteristický širší asový pohled na informace, pro rozhodnutí jsou pot ebné p edevším agregované údaje. Na vrcholové úrovni se provádí celá ada neopakovatelných a nealgoritmizovatelných rozhodnutí, pro která jsou t eba p edevším agregované informace z mnoha oblastí. Pro strategické analýzy pot ebujeme nejširší asový horizont informací do minulosti i do budoucnosti. Pro podporu strategického ízení slouží specializované manažerské informa ní systémy.
Nejlepším ešením pro uživatele je integrovaný informa ní systém, který eší požadavky všech úrovní ízení. Informace, které vznikají v systému pro operativní ízení, jsou agregovány a p ímo slouží jako zdroj pro manažerské výstupy. Abychom mohli našim zákazník m takový systém poskytnout, doplnili jsme naše ešení o modul Excelent, který eší vazbu libovolné naší aplikace na tabulkový procesor MS Excel, který v sob obsahuje nástroje pro interaktivní manažerské analýzy – kontingen ní tabulky a kontingen ní grafy.
2. Modul Excelent S veškerými údaji datové základny libovolné aplikace uživatel pracuje jednotným zp sobem prost ednictvím univerzálního datového procesoru. Uživatel m že kdykoliv vyvolat funkci Export modulu Excelent a vyexportovat libovolný soubor aplikace do sešitu MS Excelu. Modul Excelent obsahuje adu funkcí, které integrují funkce MS Excelu do aplikací VEMA. Z pohledu interaktivních manažerských analýz nás krom exportu libovolného souboru do sešitu MS Excelu zajímá funkce generátoru kontingen ních tabulek.
3. Datové zdroje pro oblast ízení lidských zdroj I když je v aplikacích VEMA možno libovolný soubor použít jako zdroj dat pro kontingen ní tabulku, jen n kolik soubor je vhodných jako zdrojové soubory pro manažerské analýzy. Mezi d ležité požadavky na zdrojový soubor pro analýzy z oblasti ízení lidských zdroj pat í: •
Soubor obsahuje záznamy pro jednotlivé zam stnance
•
Soubor uchovává historii záznam za jednotlivá období zpracování (jeden záznam o zam stnanci za m síc) nejlépe za více let, takže funguje jako datový sklad
•
Soubor obsahuje všechny d ležité kategoriza ní údaje významné pro danou oblast
•
Soubor obsahuje d ležité hodnotové údaje významné pro danou oblast
Základním zdrojovým souborem, který je ur ený pro analýzy z oblasti ízení lidských zdroj a je za tímto ú elem vytvá en, je soubor Mzdový p ehled v aplikaci PAM. I když vzhledem k charakteru zpracování mezd je v tšina soubor uchovávána maximáln jeden rok, je tento soubor uchováván libovoln dlouho, aby mohl plnit základní funkci datového skladu.
3.1. Základní druhy údaj použité v manažerských analýzách Soubor Mzdový p ehled obsahuje zhruba 140 údaj (datových polí). V souboru jsou tyto základní druhy datových polí: 3.1.1.
Identifika ní pole
P íkladem identifika ního pole je nap íklad Jméno nebo Osobní íslo. Identifika ní pole nejsou p ímo použita v kontingen ní tabulce nebo grafu, protože se nejedná ani o kategoriza ní pole (nemá smysl sou et nebo pr m r za jednoho zam stnance) ani o hodnotový údaj (nemá smysl s ítat jména nebo osobní ísla). V našem p ípad však identifika ní pole smysl mají, protože v kontingen ní tabulce lze použít zajímavou funkci zjišt ní podrobnosti o datech hodnoty, kdy se poklepáním na vybraný hodnotový údaj v tabulce zobrazí všechny zdrojové záznamy, které vybranou hodnotu ovliv ují. Nap íklad poklepáním na hodnotu pr m rného platu se zobrazí záznamy s platy všech zam stnanc , ze kterých byl tento pr m rný plat spo ítán. A pak podle identifika ních polí zjistíme, o koho se jedná.
3.1.2.
Kategoriza ní pole
Kategoriza ní pole rozd lují záznamy zdrojového souboru do skupin podle stejné kategoriza ní hodnoty. Kategoriza ní pole tvo í jednotlivé dimenze ( ádky, sloupce nebo stránky) kontingen ní tabulky. Mezi kategoriza ní pole Mzdového p ehledu nap íklad pat í Pohlaví, Platová t ída, Nejvyšší stupe dosaženého vzd lání, Vykonávané zam stnání nebo Kategorie zam stnání. D ležitým kategoriza ním polem, které nám umož uje asovou dimenzi podle m síc zpracování, je Platnost k datu. 3.1.3.
Hodnotová pole
Hodnotová pole jsou cílem manažerských analýz, jsou zobrazena uvnit kontingen ních tabulek. Na rozdíl od kategoriza ních polí je možno hodnotová pole s ítat, pr m rovat nebo hledat mezní hodnoty. Mezi hodnotová pole v souboru Mzdový p ehled pat í Mzdové prost edky celkem, P epo tený eviden ní stav k poslednímu dni v m síci, Odm ny celkem nebo P íplatky celkem.
4. Generátor kontingen ních tabulek Kontingen ní tabulky a z nich odvozené kontingen ní grafy jsou základními nástroji pro interaktivní analýzy údaj v MS Excelu. Kontingen ní tabulka je ze zdrojových dat odvozená interaktivní tabulka, která shrnuje velké množství dat. Data v kontingen ní tabulce lze strukturovat podle kategoriza ních polí až do t ech dimenzí (do ádk , sloupc a stránek). V kontingen ní tabulce je možno prezentovat sumární data, pr m ry, mezní hodnoty nebo po ty výskyt hodnot. Abychom usnadnili vytvá ení kontingen ních tabulek, nahradili jsme Pr vodce kontingen ní tabulkou v MS Excelu generátorem kontingen ních tabulek, což je v podstat formulá , který uživatel vyplní a tla ítkem „Vytvo it“ kontingen ní tabulku vygeneruje. D vodem tohoto postupu je p edevším to, že generátor uživateli napovídá, která pole ve zdrojových datech jsou kategoriza ní a má smysl je dávat do ádk , sloupc nebo stránek a která pole jsou hodnotová a má smysl je zobrazit uvnit kontingen ní tabulky jako datová pole. Ješt dalším d vodem je to, že uživatel m že pracovat s dlouhými názvy polí a ne pouze s osmiznakovými identifikátory. Nejd ležit jší výhodou generátoru kontingen ních tabulek je, že má k dispozici krom zdrojového souboru také metadata jednotlivých polí, která specifikují typ datového pole, rozsah hodnot u íselných polí, u vý tových polí íselníkový soubor s vý tem všech hodnot pole a další údaje pro strukturování kategoriza ních polí ve formulá i. Takto vygenerované kontingen ní tabulky pak obsahují na míst kategoriza ních polí textové údaje z íselník , na které je uživatel zvyklý, místo íselných hodnot ze zdrojového souboru.
4.1. Formulá generátoru kontingen ních tabulek Modul Excelent je ešen jako dopln k do MS Excelu, generátor kontingen ních tabulek spustíme z dopln né nabídky MS Excelu Excelent >> Kontingen ní tabulka. Výb rem této funkce je vyvolán formulá na obrázku . 1. V okn s nadpisem Data definujeme datové pole (nebo i více polí), které nás zajímá. Pole vybíráme ze seznamu možných polí v okn Ukazatel vpravo dole. V našem p ípad je datovým polem hmMzdové prost edky celkem. Ve formulá i vlevo dole v okn Souhrn ukazatele specifikujeme, zda nás zajímá sou et nebo pr m r datového pole, v našem p ípad je vybrán pr m r, takže se jedná o pr m rné mzdy.
Obrázek . 1
V oknech s nadpisy Stránky, ádky a Sloupce specifikujeme, jak bude strukturována kontingen ní tabulka, tj. jaká kategoriza ní pole budou v ádcích, sloupcích a ve složit jším p ípad i ve stránkách tabulky. V tomto p ípad jsou sloupce len ny podle údaje pracv-Pracovišt , což je organiza ní útvar, ádky jsou strukturovány podle pole platnok-Platnost k datu. Stla ením tla ítka „Vytvo “ na formulá i dojde k vygenerování kontingen ní tabulky. Kontingen ní tabulky, které byly pro v tší p ehlednost p evedeny na kontingen ní grafy, vygenerované na základ podobných formulá jsou uvedeny v následujících p íkladech.
5. P íklady 5.1.
asový vývoj pr m rných mezd v organizaci
Zajímá nás vývoj pr m rných mezd za celou organizaci v jednotlivých m sících roku. Ve zdrojovém souboru je mzda zam stnance uvedena v poli hm, datum odpovídající m síci zpracování je v poli platnok. Ve formulá i generátoru v okn Data zvolíme datové pole hm a v okn ádky zvolíme pole platnok. Vytvo ená kontingen ní tabulka v grafickém vyjád ení je na obrázku . 2.
Obrázek . 2
Nástrojem pro interaktivní práci s kontingen ním grafem nebo tabulkou je okno Kontingen ní tabulka v pravé horní ásti, prost ednictvím kterého m žeme kdykoliv zm nit uspo ádání jednotlivých dimenzí.
5.2. Pr m rné mzdy v organizaci podle organiza ní struktury
Obrázek . 3
Ve formulá i generátoru v okn Data zvolíme datové pole hm a v okn Sloupce zvolíme pole pracv. Vytvo ená kontingen ní tabulka v grafickém vyjád ení je na obrázku . 3.
5.3. Po ty zam stnanc v organizaci podle organiza ní struktury Ve formulá i generátoru v okn Data zvolíme datové pole prevp-P epo tený eviden ní stav k poslednímu dni v m síci a v okn ádky zvolíme pole pracv. Vytvo ená kontingen ní tabulka v grafickém vyjád ení je na obrázku . 4.
Obrázek . 4
6. Literatura Mindy C. Martin, Steven M. Hansen, Beth Klingher: Excel 2000 edice Profesionál II. díl, ást VII: Kontingen ní tabulky, str. 189-264, Grada 2000, z amerického originálu „Mastering Excel 2000“, SYBEX Inc. 1999
7. O autorovi Autor absolvoval obor po íta e na Fakult elektrotechnické VUT v Brn a bakalá ské studium oboru management na Ekonomicko-správní fakult Masarykovy univerzity. Autor pracuje jako místop edseda p edstavenstva a editel Obchodn -provozní divize spole nosti Vema, a.s. v Brn (www.vema.cz), která se zabývá vývojem informa ních systém pro oblasti ízení lidských zdroj , ekonomiky a logistiky. Mezi autorovy odborné zájmy pat í manažerské informa ní systémy.
