Správa dat a informací v malé firmě

Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta podnikohospodářská

Správa dat a informací v malé firmě

Vypracovala: Markéta CHRBOLKOVÁ Vedoucí práce: Ing. Miroslav LORENC, Ph.D.

PROHLÁŠENÍ Prohlašuji, že jsem svou bakalářskou práci vypracovala samostatně a použila jsem pouze podklady uvedené v přiloženém seznamu použitých zdrojů. Nemám závažný důvod proti užití tohoto školního díla ve smyslu §60 Zákona č.121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon).

V Praze dne 29. srpna 2012

............................................ Markéta CHRBOLKOVÁ

PODĚKOVÁN Děkuji svému vedoucímu Ing. Miroslavu Lorencovi za pomoc při tvorbě této práce a za jeho cenné rady. Mé poděkování patří také mým rodičům, za trpělivost během mého dosavadního studia.

Úvod

ABSTRAKT Diplomová práce pojednává o řízení podnikové informatiky v malé firmě.

Hlavním cílem

práce je vytvoření srozumitelného postupu pro řídící pracovníky malých firem k budování a správě informačního systému malé společnosti. V první části je práce zaměřena na teoretická východiska. Jsou zde definovány základní pojmy práce a především analýza současných metodik budování a řízení podnikových systémů. Druhá část práce se skládá z představení konkrétního podniku, a na základě praktických zkušeností a zejména znalostí nabytých při studiu a z odborné literatury je u této společnosti navrženo řešení podnikového systému. Na závěr práce je provedeno multikriteriální hodnocení variant a ekonomická analýza k ověření využitelnosti.

KLÍČOVÁ SLOVA Malý podnik, informační systém, podniková informatika

ABSTRACT This MA thesis deals with the management of IT in a small company. The main goal of the thesis is to create a manual for designing and managing the information system of a small company, intended for the managers of these small companies. The first part of the thesis focuses on the theoretical basis. There are definitions of basic terms, and mainly, the analysis of current methodologies for designing and managing the company systems. The second part of the thesis consists of the introduction of a concrete company. Based on experience, and mainly on the knowledge gained during the studies and from the professional literature, the author of the thesis proposes the architecture of the company´s system. The conclusion of the thesis then presents the multi-criteria analysis of the alternatives and the economic analysis in order to assess the feasibility.

KEYWORDS Small enterprises, Information system, Business Informatics Strana |2

Úvod

OBSAH ÚVOD

5

1.1

CÍLE

5

1.2

METODOLOGIE

6

TEORETICKÁ ČÁST

7

2

7

3

VYMEZENÍ POJMŮ 2.1

MALÉ PODNIKY

7

2.2

INFORMACE

9

2.3

DATA

9

2.4

PODNIKOVÝ INFORMAČNÍ SYSTÉM

10

2.4.1

Hardware

11

2.4.2

Programové vybavení

11

2.4.3

Podnikové procesy

2

2.4.4

Typy podnikových informačních systémů

3

2.4.5

Varianty řešení informačního systému

5

METODIKY ŘÍZENÍ INFORMAČNÍHO SYTÉMU

6

3.1

KATEGORIZACE METODIK

7

3.2

METODIKY IS/ICT

9

4

METODIKA MMDIS

10

5

TECHNICKÉ NORMY

12

6

LEGISLATIVA

14

7

6.1

ZÁKON Č. 101/2000 SB. O OCHRANĚ OS. ÚDAJŮ

14

6.2

ZÁKON Č. 121/2000 SB., O PRÁVU AUTORSKÉM, O PRÁVECH SOUVISEJÍCÍCH S PRÁVEM AUTORSKÝM A O ZMĚNĚ NĚKTERÝCH ZÁKONŮ

15

6.3

ZÁKON Č. 227/2000 SB., O ELEKTRONICKÉM PODPISU

15

6.4

ZÁKON Č. 365/2000 SB. O INFORMAČNÍCH SYSTÉMECH VEŘEJNÉ SPRÁVY

16

6.5

ZÁKON Č. 300/2008 SB., O ELEKTRONICKÝCH ÚKONECH A AUTORIZOVANÉ KONVERZI DOKUMENTŮ

17

METODA HODNOCENÍ NAVRHOVANÉHO ŘEŠENÍ

18

PRAKTICKÁ ČÁST

20

8

20

POPIS SOUČASNÉ SITUACE 8.1

POPIS PODNIKOVÉ SÍTĚ

21

8.2

POPIS PROGRAMOVÉHO VYBAVENÍ

21

8.3

POPIS POUŽÍVANÝCH WEBOVÝCH SLUŽEB

22

8.3.1

Popis využívání služeb Google Apps

22

8.3.2

Popis využívání služeb Dropbox

23

VÝHODY A NEVÝHODY SOUČASNÉHO ŘEŠENÍ

23

8.4

Strana |3

Úvod 9

POSTUP SPRÁVY DAT A INFORMACÍ VE SPOLEČNOSTI

26

9.1

TECHNICKÉ PROSTŘEDKY

28

9.2

IMAGE SPOLEČNOSTI

28

9.2.1

Registrace internetové domény

29

9.2.2

Zřízení emailových adres

30

9.3

BEZPEČNOST

38

9.3.1

Správa hesel

38

9.3.2

Ukládání, sdílení a zálohování souborů

40

9.4

SPRÁVA SOUBORŮ A KATEGORIZACE DAT (VYTVÁŘENÍ DATABÁZÍ)

44

9.4.1

Třídění dat

44

9.4.2

Zadávání dat

45

9.4.3

Adresářová struktura

45

9.5

VZDÁLENÝ PŘÍSTUP

46

9.6

PODPORA PODNIKOVÝCH PROCESŮ

46

9.6.1

Typ řešení informačního systému

47

9.6.2

CRM systémy vhodné pro malou firmu

47

10 KALKULACE NÁKLADŮ A HODNOCENÍ SYSTÉMU

51

10.1

SPOLEČNOST ALFA – 8 ZAMĚSTNANCŮ (UŽIVATELŮ)

52

10.1.1

Kalkulace nákladů

52

10.1.2

Hodnocení variant

53

10.2

SPOLEČNOST BETA – 50 ZAMĚSTNANCŮ (UŽIVATELŮ)

54

10.2.1

Kalkulace nákladů

55

10.2.2

Hodnocení variant

56

11 ZÁVĚR

58

SEZNAM POUŽITÝCH ZDROJŮ

59

SEZNAM TABULEK

65

SEZNAM OBRÁZKŮ

65

SEZNAM PŘÍLOH

66

PŘÍLOHY

67

PŘÍLOHA A -

SEZNAM POUŽITÝCH POJMŮ A ZKRATEK

67

PŘÍLOHA B -

OBRÁZKY A TABULKY

70

PŘÍLOHA C -

HODNOCENÍ METODIK BUDOVÁNÍ INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ IS/ICT

72

PŘÍLOHA D -

NASTAVENÍ DVOUSTUPŇOVÉHO OVĚŘENÍ UŽIVATELSKÝCH ÚČTŮ

78

PŘÍLOHA E -

POROVNÁN FUNKCIONALIT CRM SYSTÉMŮ

79

Strana |4

Úvod

ÚVOD Předpokladem úspěšného řízení

podniku je bezchybné zpracovávání, analyzování a

uchovávání informací o společnosti samotné tak i o jejím okolí. Rychlý rozvoj informačních a komunikačních technologií přinesl jednoduchý způsob jak informace sdílet, způsobil také, že jejich množství stále roste. Úspěchem již není informace získat, ale správně je analyzovat a využívat. Chybné zpracovávání informací znamená pro společnost vždy ztrátu, která může vést i k celkovému úpadku společnosti. Podniky se stávají na informačních a komunikačních technologiích závislé a řízení podnikové informatiky se stalo nedílnou součástí řízení podniku. To platí jak pro velké, tak i pro malé firmy. Na rozdíl od velkých podniků, se na malé firmy nezaměřují rozsáhlé metodiky a výzkum zaměřený na vývoj a správu informačních systémů. K tomuto závěru jsem došla jednak při studiu vedlejší specializace Informatika v podnikání na Katedře informačních technologií Vysoké školy ekonomické v Praze, aktivním sledováním tématu, ale především rešerší odborných zdrojů.

1.1 Cíle Cílem této práce je potvrdit, že současné metodiky vytvořené s cílem usnadnění vývoje a správy informačních systémů v podnicích nejsou vhodné pro malé společnosti a následné vytvoření postupů řízení podnikové informatiky v malých podnicích. Tyto postupy budou zaměřeny ne z pohledu IT specialisty, ale z pohledu majitele společnosti, který pro efektivní řízení podniku, potřebuje přesné informace nejen pro sebe, ale také pro všechny zaměstnance organizace. Dílčími cíli práce jsou: 

Potvrdit platnost hypotézy, že současné metodiky zaměřené na budování a správu informačních systémů nejsou vhodné pro malé podniky.



Stanovit hodnotící kritéria navrhovaného řešení podnikové informatiky.



Navrhnout řešení podnikové informatiky pro malé podniky založené na běžných kancelářských aplikacích.

Část absolventů Vysoké školy ekonomické si založí vlastní podnik, ve kterém nebude moci využívat robustní metodiky správy informačních systémů a při tvorbě strategie řízení podnikové informatiky bude odkázána na své vlastní znalosti informatiky. Znamená to snad, že malé podniky nepotřebují k dosahování svých cílů počítačové systémy?

Strana |5

Úvod Pro malé podniky je řízení podnikové informatiky stejně důležité jako pro velkou společnost. Nezbytnost přesného a správného zaznamenávání hospodářských informací je pro firmy vymezena legislativou, např. Zákon o účetnictví – povinnost účetních jednotek vést účetnictví, nebo Zákon o dani z příjmů, který umožňuje firmám fyzických osob, používat daňovou evidenci pro zaznamenání svých příjmů a výdajů, jednak pro daňové účely, a také pro vlastní potřeby. Pro rozhodování je podstatná taková informace, na základě které je možné racionálně rozhodnout s co nejmenším rizikem. V praxi by to mělo vypadat tak, že při řešení určitého problému má management po ruce potřebné podklady pro kvalifikované rozhodování, které zvýší konkurenceschopnost podniku.

1.2 Metodologie Stanovený cíl práce je rozdělen na tři na sebe navazující dílčí cíle, které udávají jasnou strukturu práce. Jejich splnění je dosaženo využitím vědeckých metod zkoumání. Ty dělíme na metody empirické a metody teoretické. Empirické postupy se opírají o smyslové vnímání reálného jevu. Mezi konkrétní metody patří pozorování, měření či experimentování. Teoretické metody se opírají o logické myšlení a uvažování, jako je abstrakce/konkretizace, analýza/syntéza a dedukce/indukce. (Molnár, 2008, s. 7) Jak v teoretické tak praktické části práce jsou využity obě metody. Teoretická část práce je pojata především jako syntéza a analýza současných přístupů. Praktická část vychází z empirického zkoumání současné situace a cíle je dosaženo induktivními postupy. V práci je využito normativních přístupů, kdy na základě analýzy současného stavu je navržen teoretický postup.

Strana |6

Vymezení pojmů

TEORETICKÁ ČÁST 2 VYMEZENÍ POJMŮ Práce je zaměřená na podnikovou informatiku, ne z pohledu informatika, správce sítě či programátora, ale z pohledu správného využití informačních systémů pro plnění cílů podniku. Plnění cílů společnosti mají na starosti zaměstnanci, ale ti k tomu potřebují vyvážené informace. Údaje o cílových trzích, o klíčových zákaznících, o konkurenci, dodavatelích, o prodejcích a produktech. Tyto informace si lidé ve společnosti mohou předávat z úst do úst, na papíře, nebo za pomoci informatiky. Právě informační a komunikační technologie sehrávají v současné době klíčovou roli. Pro velké společnosti existuje bezpočet služeb, systémů a metodik, jak tyto technologie využívat a řídit, ale ty nejsou aplikovatelné na malé a střední podniky. Ve své práci se zaměřím na základní principy podnikové informatiky v malé a střední firmě. Konkrétně se budu zabývat uschováváním, kategorizaci a využívání dat a informací. Pro správné pochopení práce je nutné si na začátku vymezit a vysvětlit některé pojmy.

2.1 Malé podniky Pro práci samotnou je důležité definovat oblast zaměření, které se práce týká. Dle Zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, se podnikem rozumí soubor hmotných, nehmotný i osobních složek podnikání. Cílem práce je omezit zkoumání pouze na řešení aplikovatelná na malé podniky, založené za účelem dosahování zisku. Dle zákona lze podnikatelskou činnost vykonávat na základě zápisu v obchodním rejstříku, na základě živnostenského oprávnění, či jiného než živnostenského oprávnění podle zvláštních předpisů.

K LASI FI KACE PODNI KU V odborných textech se setkáváme s rozdílnými děleními podniků dle velikosti. Diference je dána jednak lokalitou, ale také jejich účelem. Ve Spojených státech amerických se za malé podniky považují společnosti do 250 zaměstnanců (US Small Business Administration, 2011), v rámci Evropské unie je tato hranice pouze 50 zaměstnanců. V rámci této práce budu vycházet z Doporučení Evropské komise 2003/361/EC

z 6. 5.

2003, která je rovněž součástí Nařízení Komise č. 364/2004. (BusinessInfo.cz, 2009) 

Mikropodnik, podnik do 10 zaměstnanců s obratem nebo celkovou bilancí do 2 mil. EUR.

Strana |7

Vymezení pojmů 

Malý podnik, podnik do 50 zaměstnanců s obratem nebo celkovou bilancí do 10 mil. EUR.



Střední podnik, podnik do 250 zaměstnanců s obratem do 50 mil. EUR nebo s celkovou bilancí do 43 mil. EUR.

Dle statistik Evropské komise 99 % podniků v rámci EU-271 tvoří podniky do 50 zaměstnanců a tvoří více než 40 % přidané hodnoty EU-27. (Eurostat, 2008) Přesto je většina publikací, metodik a výzkumů zaměřena především na podnikové informační systémy pro střední a velké společnosti. V práci se zaměřím na podniky spadající do skupiny mikropodniků a malých podniků, které jsou dále v práci souhrnně označovány pojmem malé podniky. Tabulka 1 - Analýza podniků dle velikosti

Přidaná hodnota

Vyplívající produktivita práce

(EUR 1 000 miliónů)

(EUR 1 000 / osobu)

6176

45,5

Počet podniků Zaměstnané osoby (miliónů) Všechny podniky MSP

21

136 Kč

20,9

90,6

3617

40 Kč

Mikro podniky

19,3

39,3

1 348

34,3

Malé podniky

1,4

27,9

1 147

41,2

Střední podniky

0,2

23,4

1 122

47,9

0

45,2

2559

56,6

Přidaná hodnota

Vyplívající produktivita práce

Velké podniky

Počet podniků Zaměstnané osoby Celkový podíl (%) Všechny podniky

100

MSP

99,8

Mikro podniky

Poměr k celkové (%) 100

100

66,7

58,6

88 Kč

92,0

29,0

22

75,3

Malé podniky

6,7

20,5

19

90,5

Střední podniky

1,1

17,2

18

105,3

0,2

33,3

41,4

124,5

Velké podniky

100 Kč

Zdroj: (Eurostat, 2008)

1

Oblast 27 států Evropské unie. Strana |8

Vymezení pojmů

2.2 Informace Přestože se jedná o pojem známý a běžně používaný, jeho interpretace je většinou intuitivní v závislosti na kontextu. Jeho definice se může lišit v závislosti na oboru, ve kterém o něm hovoříme. „Význam, který člověk přisuzuje údajům (údaj, datum, data) je obraz vlastností objektu,

vhodně

formalizovaný

pro

přesnost,

interpretaci,

nebo

zpracování

prostřednictvím lidí nebo automatů.“ (ČSN ISO/IEC 2382, 2009)

Pro účely této práce, vyjdeme z následující definice: „Informace je zpráva o nastalém jevu, která u nás (příjemců) snižuje mírů neznalosti o tomto jevu.“ (Gála, 2009, s. 23) Informaci budeme tedy chápat jako určitou zprávu, sdělení, nebo údaj, kterým popisujeme nastalé jevy, vnímané příjemcem. Protože se v této práci zabýváme správou informací ve společnosti, vymezíme si vnímané informace pouze na takové, které mají pro příjemce praktický význam. Příkladem může být zpráva o tom, že běžný člověk si kupuje nový automobil po 5-6 letech. Tato informace je pro obchodníka s nábytkem zbytečná, ale pro dobrého prodejce aut velice přínosná.

2.3 Data K zaznamenávání informací „počítačem“ využíváme data. Ty mají formu čísla, textu, obrazu, zvuku

či

jiného

vnímatelného

záznamu,

který

může

být

zpracováván

počítačem.

V počítačové vědě můžeme rozlišovat nespočet jejich charakteristika, jako je datový typ, formát, struktura, velikost atd. Pro tuto práci je důležité pochopit strukturu dat, podle níž dělíme data na strukturovaná či nestrukturovaná.

Pro účel práce budou podrobněji

vysvětlena. V práci vycházím z následujících autorů (Sklenák, 2001, s. 3; Gála, 2006, s. 175).

N ESTRUKTUROVANÁ DATA Mezi nestrukturovaná data řadíme textové soubory, video nahrávky, zvukové záznamy obrázky. Výhodou je jejich snadná interpretace, nevýhodou složité vyhledávání a filtrování. Například z výroční zprávy firmy poznáme kontext informací, tedy celkový pohled na situaci podniku, tedy že jeho obrat stoupá, a meziročně vzrostly jeho tržby. Pokud bychom hledali pouze výši obratu společnosti, procházení celé výroční zprávy je zdlouhavé.

Z tohoto

důvodu využíváme strukturovaná data. Strana |9

Vymezení pojmů S TRUKTUROVANÁ DATA Jak již název napovídá, strukturovaná data se vyznačují logickým uspořádáním podle pevně daného systému. Jejich výhodou je jejich přehlednost, snadné vyhledávání a filtrování. Poskytují nám ovšem data bez dalšího kontextu. Například ke zjištění vývoje obratu firmy za posledních 5 let, je nutné údaje porovnat, nebo vytvořit přehledný graf. „Informace jsou data v kontextu, jsou to data použitelná a srozumitelná.“ (Sklenák, 2001, s. 3) Nejjednodušším příkladem strukturovaných dat je tabulka. Tabulka 2 - Příklad strukturovaných dat

email

Linka

Telefon

Divize

Pracoviště

Nástup

Odchod

anna.s

29

603 85 61 84

Divize auditu

Praha

1.1.2008

barbora.z

63

731 49 18 82

Divize účetních a mzdových služeb

Hodonín

1.1.2008 3.6.2010

blanka.k

62

731 55 89 60

Divize účetních a mzdových služeb

Hodonín

1.1.2008

daniel.m

10

731 46 88 39

Právní divize

Praha

1.1.2008 1.2.2010

daniela.f

29

603 11 67 08

Divize auditu

Praha

1.1.2008

eva.h

15

604 24 48 30

Divize daňových služeb

Praha

1.1.2008

frantisek.n

23

603 28 90 41

Divize auditu

Praha

1.1.2008 8.3.2011

Zdroj: Vlastní zpracování

2.4 Podnikový informační systém V oblastní podnikové informatiky se dále setkáme s pojmy informační systém (IS)2 a informační a komunikační technologie (ICT)3. IS/ICT se popisuje jako systém, jehož prvky jsou informační a komunikační technologie, data a lidé. Cílem informačního systému je efektivní podpora informačních a rozhodovacích procesů na všech úrovních řízení organizace (podniku). (Buchalcevová, 2005, s. 4) V odborné literatuře se také často setkáváme s úzkým pojetím tohoto pojmu, kdy jsou za informační

systém

považovány

celopodnikové

systémy

ERP,

či

systémy

Business

Intelligence, Customer Relationship Mangement a další. (Basl, 2008, s. 35)

2

Informační systém je systémem, jehož prvky jsou informační a komunikační technologie, data a lidé. (Slovníček pojmů, 2012)

3

Informační a komunikační technologie = hardwarové a softwarové prostředky pro sběr, přenos, ukládání, zpracování a distribuci dat. Mezi hardwarové (technické) prostředky patří servery, stacionární a přenosné personální počítače, tiskárny, komunikační a síťová zařízení (především vysílače, směrovače, přepínače) a specializovaná koncová zařízení (myš, tablet, scanner, kamera, PDA, mobilní telefon apod.). Mezi softwarové (programové) prostředky patří základní software (operační systém, databázový systém, komunikační systém), aplikační software a software pro modelování a vývoj informačních systémů. (CzechInvest, 2012) Strana |10

Vymezení pojmů V této práci budu využívat spojení podnikový informační systém, jako soubor hardwaru, softwaru a podnikových procesů, které slouží k podpoře dosahování firemních cílů.

2.4.1 Hardware Souborem hardwaru rozumím veškerá fyzická zřízení, zařízení, která tvoří informační systém ve společnosti. Jedná se především o počítače, jejich komponenty (základní deska, operační paměť, procesor atd.) a periferní zařízení (tiskárna, skener, monitor). (Klabanová, 1997). Počítačová síť Pro účely práce je rovněž nutné vysvětlit pojem počítačová síť a krátce vysvětlit její architekturu v podnikovém prostředí. Souhrnně počítačovou sítí rozumíme jakékoli spojení, které umožní výměnu informací mezi počítači. Jednou z možností návrhu počítačové sítě je, když všechny počítače jsou na stejné úrovni, a každý počítač může nechat sdílet své libovolné periferní zařízení (tiskárnu, skener) ostatním počítačům v síti (viz Chyba! Nenalezen zdroj odkazů.). U větších počítačových sítí se používá řešení, kdy má jeden počítač „nadřazenou“ funkci ostatnímu PC a poskytuje jim další služby (například služby tiskové, poštovní) a zároveň funguje jako sdílené úložiště (viz Chyba! Nenalezen zdroj odkazů.). (Chrbolková, 2012) Obrázek 1 - Počítačová síť

Zdroj: Vlastní zpracování

Obrázek 2 - Počítačová síť

Zdroj: Vlastní zpracování

2.4.2 Programové vybavení Nehmotné součásti počítače, pomocí nichž informační technologie ovládáme, nazýváme software. V českém jazyce se častěji setkáváme s označením program, či programové vybavení. Software rozdělujeme na systémový (operační systém, firmware), díky kterému je možné hardware ovládat a aplikační software. Ten je naprogramován ke konkrétní funkci. Jedná se o například o textové editory, tabulkové procesory, přehrávače hudby, videa, zobrazování obrázků. (Chrbolková, 2012)

Strana |11

Vymezení pojmů W EBOVÉ SLUŽBY V posledních několika letech se rozvijí trend webových služeb. Jedná se o aplikace, které nejsou spuštěny na místním počítači, ale připojujeme se k nim pomocí webového prohlížeče. Data i samotná aplikace jsou uloženy na serverových počítačích poskytovatele a k jejich přístupu je nutné připojení k internetu. Webové služby nejsou závislé na platformě a konkrétním počítač. To znamená, že jsou přístupné kdykoli a z jakéhokoli počítače připojeného do sítě internetu. (Gála, 2006, s. 101)

C LOUD C OMPUTI NG Populární termín minulých lete Cloud Computing, by mohl být ve svém významu zaměnitelný za pojmem webové služby. Stejně jako je tomu u webových služeb, jedná se sdílení hardwarových a softwarových prostředků pomocí internetové sítě. K přístupu ke „cloudu“ se opět využívá internetový prohlížeč. (Prochazka, 2011, s. 269) Dle definice NIST (National Institute of Standards and Technology U.S. Department of Commerce) je cloud model poskytování informačních služeb. (Bruckner, 2012)

2.4.3 Podnikové procesy Podnikovým procesem rozumíme souhrn činností, transformujících souhrn vstupů do souhrnu výstupů (zboží nebo služeb) pro jiné lidi nebo procesy, používající k tomu lidi a nástroje. (Řepa, 2007, s. 15) Procesem rozumíme jednotlivé kroky, které musíme udělat během vyřízení určitého úkolu. Základním podnikovým procesem je například zpracování objednávky od zákazníka. Ten začíná přijetím požadavku od zákazníka a končí splněním jeho potřeb. Příklad podnikového procesu si můžete prohlédnout na obrázku níže (viz

Obrázek

3

-

Podnikový

proces plánování montáží).

Strana |2

Vymezení pojmů Obrázek 3 - Podnikový proces plánování montáží

Zdroj: Vlastní zpracování

2.4.4 Typy podnikových informačních systémů

ERP (E NTERPRI SE R ESOURCES PLANNING ) Podnikové systémy ERP se v podnikové praxi začali rozšiřovat na počátku 20. století, na základě potřeby silnější provázanosti jednotlivých podnikových systémů. Jedná se o aplikaci, která umožňuje řízení všech podnikových zdrojů a aktivit. (Gála, 2009, s. 160) Ty systémy slouží v podniku ke kompletnímu řízení logistického řetězce. Jedná se především o funkci správy skladů, řízení zakázek, plánování výroby, finanční řízení, účetnictví i řízení lidských zdrojů. (Basl, 2008, s. 65) Přínosy systému EPR (Purdek, 2010): 

zefektivnění a zrychlení ekonomických (podnikových) procesů



centralizaci a vyčištění dat, snížení chybovosti



optimalizace pracovního toku dokumentů (workflow)



dlouhodobé úspory v investicích do informačních systémů a hardware



zvýšení bezpečnosti



rychlejší výstupy (efektivnější reporting) pro vedení firmy (zaměstnanci nemusí připravovat podklady)



podpora pro vedení účetnictví podle mezinárodních standardů



v konečném důsledku zvyšuje flexibilitu, takže i konkurenceschopnost Strana |3

Vymezení pojmů CRM (C US TOMER RELATI ONSHI P MANAGEMENT ) Jednou z primárních funkcí podnikových systému je bezesporu řízení vztahů se zákazníky. Systémy CRM jsou navrženy za tímto účelem. Jedná se o soubor softwaru a technologických prostředků k podpoře procesů vztahu se zákazníky. Základními funkcemi systému jsou sledování zákazníků, podpora prodeje, marketingu a zvyšování kvality nabízených služeb. (Basl, 2008 str. 90, Gála a další, 2009 str. 210) Přínosy systému CRM: 

zefektivnění a zrychlení procesů obchodníků a marketingu



vedení podrobnějších informací o zákazníku



vytváření kvalitnějšího vztahu se zákazníkem



zkvalitnění služeb pro zákazníka

BI (B USI NESS I NTELLI GENCE ) Business intelligence je dalším užitečným nástrojem k efektivnímu řízení společnosti. Jedná se o analytický nástroj pro podporu rozhodovacích a plánovacích činností v podnikání. Analytické výstupy BI jsou určeny především řídícím pracovníkům a majitelům společnosti. (Gála, 2006, s. 125) Tento systém zahrnuje procesy, aplikace a technologie k čerpání strukturovaných dat společnosti a jejich zpracování ve výstupy srozumitelné a obsahem a strukturou vhodné k účelné podpoře řídících aktivit ve společnosti. Nejčastěji se s tímto systémem setkáváme v oblasti prodeje, nákupu, marketingu, finančního řízení, controllingu, majetku, řízení lidských zdrojů, výroby atd. (Gála, 2009, s. 89) Přínosy systému BI (Zeman, 2005): 

vytvoření konkurenční výhody



zvýšení efektivity řízení organizace



vyčištěná, validovaná data s historií jsou dostupná všem oprávněným uživatelům na jednom místě



data jsou integrována ze všech relevantních primárních systémů



data jsou optimalizována pro analytické využití

Strana |4

Vymezení pojmů ECM (E NTER PRI SE C ONTENT M ANAG EMEN T ) V každém podniku existuje databáze strukturovaných dat, jako jsou finanční výkazy a skladová

evidence,

ale

také

rozsáhlé

množství

dat

nestrukturovaných.

Pro

zprvu

nestrukturovaného obsahu, jako jsou e-maily, smlouvy, směrnice atd., slouží ECM. Jedná se o technologii sloužící k vytváření, ukládání, publikování a distribuci digitálního obsahu. (Basl, 2008, s. 105; Gála, 2006, s. 175) Přínosy systému ECM (Štolc, 2006): 

zvýšení efektivity práce s méně zaměstnanci



nastavení pravidel pro publikování různých typů obsahů



řízení a kontrola procesů



integrace různých zdrojů informací (statistiky, logy, informační zdroje)



uživatelsky přívětivé

2.4.5 Varianty řešení informačního systému Dle typu systému, potřeb a velikosti podniku můžeme zvolit mezi několika variantami řešení podnikového

systému.

Při

výčtu

a

charakteristice

následujících

variant

vycházím

z následujících publikací (Buchalcevová, 2005, s. 8; Basl, 2008, s. 54; Bruckner, 2012, s. 112). Tyto varianty jsou následující: 

Vývoj nového řešení Nové řešení vzniká dle individuálních potřeb zákazníka. Je konkrétně vyvíjeno dle typu podniku, jeho podnikových procesů, firemní politiky i sociálního prostředí uvnitř společnosti. Takováto řešení jsou přesně podle fungujících procesů ve společnosti a nejsou zatížena funkcionalitami, které společnost nevyužije. Nevýhodou jsou především vysoké náklady na pořízení a dlouhý vývoj systému. Individuálně vyvinuté aplikace nepřináší do společnosti hodnotu v podobě ověřených procesů z velkých společností, ale podporuje již zavedené procesy. Výhody a nevýhody +

Vytvořené na míru společnosti

-

Vysoká cena

-

Časově náročný vývoj

-

Nejsou integrovány uznávané pracovní postupy

Strana |5

Metodiky řízení informačního sytému 

Customizace a implementace typového řešení Další možností nasazení informačního systému je zakoupení typového řešení a jeho následnou customizací dle potřeb společnosti. Tím rozumíme rozšíření o nové funkcionality, či propojení se stávajícími systémy. Typová aplikace je jádrem systému, který je poté rozšířen individuálními službami a tak je upraven přesně dle potřeb společnosti. Takovéto řešení je oproti vývoji zcela nové aplikace levnější a méně časově náročné na vývoj aplikace a přes to je upraveno na míru společnosti. Podnik s tímto řešením taktéž přijímá ověřené procesy. Výhody a nevýhody



+

Upravené na míru společnosti

+

Přináší do společnosti ověřené pracovní postupy

-

Delší doba nasazení

Užití typového řešení Nejjednodušším

způsobem

získání

informačního

systému

je

koupě

typového

produktu, takzvaně krabicového řešení. Výhodou je především nízká cena a skutečnost, že systém je velice rychle nasazen do společnosti a takřka okamžitě k použití. Na druhou

stranu

se

procesy

uvnitř společnosti

musí

přizpůsobit

zakoupenému řešení. Výhody a nevýhody +

Nízká cena

+

Rychlost nasazení

-

Společnost musí přizpůsobit procesy typovému řešení

-

Obtížná integrace s ostatním programovým vybavením

3 METODIKY ŘÍZENÍ INFORMAČNÍHO SYTÉMU Pro vývoj, nasazení a správu podnikových systémů je sepsáno rozličné množství metodik, lišící se zaměřením, rozsahem, nebo typem řešení. Při následujícím dělení a popisu a zařazení metodik vycházím z následující literatury (Buchalcevová, 2005; Chlápek, 2010; Bruckner, 2012). Metodiky rozdělujeme na metodiky zaměřené: 

na budování IS/ICT



na řízení provozu IS/ICT



a na globální metodiky

Strana |6

Metodiky řízení informačního sytému Provoz informačních systémů je pokryt metodikami pro řízení IS/ICT (COBIT, ITIL) v důsledku toho, metodiky budování IS/ICT pokrývají oblast vývoje, a oblast provozu IS/ICT řeší pouze částečně.

3.1 Kategorizace metodik Při kategorizaci metodik budeme vycházet z členění dle příčin existence metodik. Ty jsou dány následujícími skutečnostmi: 1. Různé technologie vyžadují růžné techniky a metody 2. Organizace se liší firemní kulturou 3. Každý jedinec je jedinečný 4. Každý tým je jedinečný 5. Projekty se liší velikostí týmu 6. Projekty se liší svou důležitostí 7. Projekty se liší podle postavení produktu na trhu 8. Projekt existuje v rámci určitého specifického vnějšího prostředí Z důvodu existence těchto „rozdílů“, vznikají rozdílné metodiky k řízení IS/ICT. Použití těchto metodik se poté odvíjí právě od příčiny jejich vzniku. Aby bylo možné použít k budování IS/ICT korektní metodiku, musíme si je nejprve kategorizovat dle následujících kritérií: 1. Zaměření metodiky Mezi základní kritéria kategorizace metodik je rozsah jejího zaměření. Tedy zda se bude zaměřena na budování kompletního IT/ICT v podniku, nebo na dílčí projekt. Takto rozlišujeme metodiky na: 

globální metodiky



projektové metodiky

2. Rozsah metodiky Dalším kritériem pro rozlišování metodik je její rozsah. Rozsahem rozumíme hloubku zaměření metodiky, tedy jak velký okruh procesů, fází a účastníků se metodiky týká. Rozsah metodiky můžeme zkoumat hned z několika úhlů a to dle (Chlapek, 2010): klíčového pohledu (nakupující, dodavatel, manažer, …), skupiny procesů (technické, projektové, řízení procesů, jakosti, …), fáze, dimenze, nebo role (obchodník, vývojář správce, uživatel, …). Při členění budeme vycházet z metodiky MMDIS a rozsah budeme definovat dle následujících třech hledisek:

Strana |7

Metodiky řízení informačního sytému Fáze životního cyklu globální strategie, informační strategie, úvodní studie, globální

analýza

a

návrh, detailní analýza a návrh, implementace, zavádění, provoz a údržba Role informační manažer, vedoucí projektu, analytik, vývojář atd. Dimenze hardware, technologie, data/informace, funkce/procesy, uživatelské rozhraní, pracovní, organizační/legislativní a ekonomická 3. Váha metodiky Váha metodiky vychází z prací A. Cockburna, který zavedl charakteristiku metodik označenou zkratkou PARTS. Z té pak vychází váha metodik je určena součinem velikosti a hustoty metodiky. Velikost je dána počtem prvků metodiky a hustota její mírou podrobnosti. Metodiky poté rozdělujeme na: 

lehké metodiky



těžké metodiky

4. Typ řešení Metodiky dále rozlišujeme podle toho, zda se zabývají takzvaně vývojem „na zelené louce“, tedy budováním zcela nového systému, nebo jsou zaměřeny na implementaci či integraci typových řešení. Právě implementace typového řešení, nebo modifikací a úpravou již existujícího řešení je řešeno čím dál více realizací informačního systému. Dle tohoto kritéria rozlišujeme: 

vývoj nového řešení (na zelené louce)



integrace řešení



rozvoj a rozšíření řešení (upgrade)



customizace a implementace typového řešení



užití řešení

5. Doména Specifikace klasifikačních domén vychází z aplikační architektury IS/ICT. Představuje oblast podnikových činností (procesů), které jsou obsahově souvislé, a pro jejich podporu se využívá konkrétní podnikový software. V rámci kategorizace jsou takto vytvořené domény navíc rozšířeny o integraci aplikací a automatizaci podnikových procesů.

Strana |8

Metodiky řízení informačního sytému Např.: Content

Management,

Enterprise

Application

Integration

(integrace

podnikových aplikací), e–commerce (elektronické obchodování), e–learning (elektronické vzdělávání), Enterprise Resource Planning , Office Information System (kancelářské systémy) a další.

6. Přístup k řešení V rámci projektových metodik zaměřených na vývoj nového řešení zohledňujeme přístup, k vývoji software. Např.: strukturovaný vývoj, RAD vývoj se strukturovanou analýzou, RAD vývoj s objektovou analýzou, objektový vývoj ve všech fázích a objektový vývoj s relační databází

3.2 Metodiky IS/ICT V této kapitole nalezete seznam běžných metodik IS/ICT. Základní hodnocení jednotlivých metodik dle stanovených kritérií naleznete v příloze této práce.

M ETODI KY ZAMĚŘENÉ NA BUDOVÁNÍ IS/ICT Metodiky zaměřené na budování IS/ICT dále rozdělujeme na rigorózní a agilní metodiky. Hlavním kritériem tohoto dělení je Váha metodiky. Mezi rigorózní řadíme metodiky těžké, naopak lehké metodiky řadím do kategorie agilních metodik. Rozdíly jsou zde dále například v zaměření kvality, hodnotě pro zákazníka, rozsahu řešení atd. Rigorózní metodiky 

SW–CMM

Capability Maturity Model for Software



OPEN

Object–oriented Process, Environment and Notation



RUP

Rational Unified Process



EUP

Enterprise Unified Process

Agilní metodiky 

DSDM

Dynamic Systems Development Method



ASD

Adaptive Software Development



FDD

Feature–Driven Development



XP

Extrémní programování

Strana |9

Metodika MMDIS 

Lean development



Scrum



Crystal metodiky,



Agile Modeling

M ETODI KY ZAMĚŘENÉ NA ŘÍ ZENÍ PROVOZU IS/ICT 

ITIL V2

Information Technology Infrastructure Library

G LOBÁLNÍ METODI KY IS/ICT 

MMDIS

Multidimensional Management and Development of Information System) a referenční model řízení IS/ICT.



CMMI

Capability Maturity Model Integration



COBIT

Control Objectives for Information and related Technology



ITIL V3

Information Technology Infrastructure Library

Při klasifikaci metodik vycházím z práce (Buchalcevová, 2005). Konkrétní klasifikační tabulky metodik jsou k nahlédnutí v příloze této práce (Příloha C - Hodnocení metodik budování informačních systémů IS/ICT). Metodiky jsou převážně zaměřeny na vývoj nového řešení, nebo jsou na typů řešení nezávislé jako metodika MMDIS. Na typu nezávislá řešení jsou většinou metodiky rozsáhlé a těžké, nebo se nejedná přímo o metodiky IS/ICT.

4 METODIKA MMDIS Pro úspěšné posouzení možné aplikovatelnosti současných metodik je nutné se podobněji zaměřit na konkrétní metodiku. Protože je práce zaměřena výhradně na malé podniky, je nutné konkretizovat řešení dle zdrojů společnosti a obtížnosti metodiky a typu řešení. Malé podniky nemají prostředky na vlastní vývoj nových aplikací a s typovým řešením mohou přijmout moderní podnikové procesy. (Cenygrová, 2004) Dalším kritériem je váha metodiky, u které bychom měli upřednostňovat lehké metodiky před těžkými. Agilní metodiky budování IS/ICT, jsou zaměřeny výhradně na vývoj nového řešení, tudíž nejsou vhodné k použití pro malé společnosti vyhledávající typové řešení. Mezi globálními metodikami

IS/ICT

je

možné

zvolit

lehkou

metodiku

IPMA

(Internationa

Project

Management Association), která ovšem není přímo metodikou, ale spíše standardy kompetencí projektového řízení. (Chlapek, 2010) Z toho důvodu jsem se v práci zaměřila na středně těžkou metodiku MMDIS. Strana |10

Metodika MMDIS Metodika MMDIS je rozdělena do následujících fází (Voříšek, 2011): 1. Globální strategie Globální strategie je k určení priorit a cílů podniku. Definuje základní podmínky a zdroje k dosažení těchto cílů. Součástí globální strategie je také analýza SWOT. 2. Informační strategie Vypracování informační strategie v souladu s cíli podniku. 3. Úvodní studie Zahrnuje posouzení realizovatelnosti, návrh způsobu řešení (vlastní vývoj, typový software), popis současného stavu a definování cílených uživatelů. 4. Globální analýza a návrh Globální analýza slouží k návrhu hlavních funkcí systému. 5. Detailní analýza a návrh Výstupem je návrh struktury a funkcionalit aplikace 6. Implementace Implementací rozumíme transformaci návrhu informační strategie do konkrétních aplikací. Tedy customizace typového řešení, programování a testování. 7. Zavádění Instalace, školení uživatelů a zkušební provoz. 8. Provoz a údržba Na základě podrobné analýzy metodiky a její aplikace na konkrétní podnik nemohu tuto metodiku pro malé podniky doporučit. Metodika je vhodná k sepsání ucelené infomační strategie a podrobné analýze podniku. Při aplikování metodiky na malý podnik se setkáváme s překážkou, kdy metodika nenabízí modely řešení, ale zaměřuje se na způsoby analýzy současného stavu podniku. Malé podniky často nemají kapacitu zdrojů ani času k analyzování vnitropodnikových procesů a podnikový systém by měl spíše sloužit k zavedení efektivnější postupů a jejich podpoře. Toto tvrzení také opírám o odbornou práci (Horká, 2011) zaměřenou na aplikaci metodiky MMDIS v praxi. Dále toto tvrzení vychází z průzkumu odborných prací zaměřených na aplikování metodik informačních systémů. Studenti úspěšněji aplikují například metodiky Scrum, PRINCE 2, či PMBOK. Tyto metodiky jsou ovšem označovány jako těžké metodiky, nebo určené k vývoji nové aplikace. Na základě těchto informací lze potvrdit hypotézu, že současné metodik nejsou vhodné pro malé podniky.

Strana |11

Technické normy

5 TECHNICKÉ NORMY V oblasti informatiky, stejně jako v jiných oborech, se můžeme setkat s nezávaznými doporučeními, či legislativními úpravami vytvářenými mezinárodními organizacemi či státními úřady. V české republice je z důvodu dohledu nad technickými předpisy a normami zřízen Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví (ÚNMZ) 4. V české republice mluvíme o takzvaných technických normách, které stanovují základní požadavky na bezpečnost, slučitelnost, zaměnitelnost, ochranu zdraví a životního prostředí. Normy

zajišťují

nejen

ochranu

spotřebitele,

ale

také

usnadňují

otevření

trhu

a

konkurenceschopnost. Technické normy mají formu kvalifikovaného doporučení a nejsou závazné. (Co je technické norma, 2012) V České republice rozdělujeme normy na původní a evropské či mezinárodní. Původní česká technologická norma (Co je technické norma, 2012) 

Původní česká technologická norma je norma používaná pouze v oblastech, pro které neexistují mezinárodní normy, či evropské normy.



Označuje se zkratkou ČSN (např. ČSN 73 4301).

Evropské či mezinárodní normy (Co je technické norma, 2012) 

Vznikají překladem, převzetím originálu, nebo schválením k přímému užívání z evropských a mezinárodních norem (např. EN, TESI, ISO, IEC)



Označují se značkou české technické normy a značkou přijímané normy ČSN EN, ČSN ISO, ČSN EN ISO, ČSN IEC, ČSN ETS



Jedná se přibližně o 90 % produkce technických norem.

K rychlé orientaci jsou skupině norem přirazeny takzvané třídící znaky. Třídící znak je složen z 6 číslic, kde první dvě číslice označují třídu, následující dvě skupinu třídy a poslední číslice jsou pořadové. (ÚNMZ, 2012)

36 90 01 Třída

Skupin

Pořadí

a

4

Zřízen zákonem České národní rady č. 20/1993 Sb. normalizace, metrologie a státního zkušebnictví.

o zabezpečení výkonu státní správy v oblasti technické

Strana |12

Technické normy Pro obor IT a komunikace není zavedena samostatná třída zabývající se technickými normami v informatice. Jejich úpravou se zabývají normy zařazené do následujících tříd. 

Třída 01

obecná třída



Třída 97

výměna dat



Třída 87

telekomunikace



Třída 33

elektrotechnika - elektrotechnické předpisy



Třída 34

elektrotechnika



Třída 35

elektrotechnika



Třída 36

elektrotechnika

Normy pro řízení projektu IS/ICT: 

ČSN IEC 62198:2001

Management rizika projektu - Směrnice pro použití.



ČSN ISO 10006:2003

Systémy managementu jakosti-Směrnice pro management jakosti projektů.



ČSN ISO 15188:2001

Směrnice pro management projektu normalizace terminologie.



ČSN ISO 9000:2002

Systémy managementu jakosti - Základy, zásady a slovník.



ČSN ISO 9001:2002

Systémy managementu jakosti - Požadavky.



ČSN ISO 9004:2002

Systémy managementu jakosti - Směrnice pro zlepšování výkonnosti.



ČSNISO/IEC 12207:1995

Informační technologie - Procesy v životním cyklu softwaru.



ČSN ISO/IEC 12207:2002

Změna Amd. 1. Informační technologie - Procesy v životním cyklu softwaru.



ČSNISO/IEC 15288:2002

Systémové inženýrství - Procesy životního cyklu systému.



ČSN ISO/IEC 20000-1:2005

Informační technologie - Management služeb - Část 1: Specifikace.



ČSN ISO/IEC 20000-2:2005

Informační technologie - Management služeb - Část 2:Soubor postupů.



ČSN ISO/IEC 17799

Informační technologie - soubor postupů pro management bezpečnosti informací.



ČSN IEC 61713

Zajištění spolehlivosti softwaru pomocí procesů jeho životního cyklu - Návod k použití



ČSN EN 61286

Informační technologie - Kódovaný soubor znaků pro zhotovování

Strana |13

Legislativa

6 LEGISLATIVA Oblast informatiky a informačních systémů, především díky rozvoji internetu se stala dynamicky se rozvíjející se oblastí, na kterou reaguje i legislativa.

Právní problematika

související s informačními systémy a ochranou osobnosti a osobních údajů obecně je zakotvena

v jednotlivých

zákonech

v oborech

autorského

práva,

občanského práva,

pracovního, správního i trestního práva. Znalost právních norem je nutné pro budování, nasazení i využívání každého podnikového systému. Dále se seznámíme s některými základními zákony, které by mohly být užitečné při nasazování či budování informačního systému, popřípadě proto, že zákon přímo souvisí s IT ve společnosti.

6.1 Zákon č. 101/2000 Sb. o ochraně os. údajů Zákon, který nabyl účinnost 1. června 2000, slouží k naplnění práva každého před neoprávněným zasahováním do soukromí. Upravuje práva a povinnosti při zpracovávání osobních údajů a stanovuje podmínky, za nichž se uskutečňuje předání osobních údajů do jiných států. (Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů) Zákon se vztahuje pouze na fyzické osoby. Tímto zákonem nejsou chráněny právnické osoby

(Ochrana

informací

právnických

osob

je

upravena

příslušnými

ustanovením

Obchodního zákoníku). Subjektem, k ochraně údajů, je tedy pouze žijící osoba (fyzická osoba), u které nezáleží na věku, občanství, či způsobilosti k právním úkonům. Zákonem není omezen způsob zpracování dat, platí jak na automatické tak manuální zpracování dat. Osobním údajem je jakákoli informace, podle které lze subjekt přímo či nepřímo identifikovat. Zákon se ovšem nevztahuje na shromažďování osobních údajů fyzickou osobou výlučně za účelem osobní potřeby (vlastní adresáře a zápisníky), tyto údaje nesmí být zveřejňovány a použity k obchodním účelům. Základní práva a povinnosti při zpracování osobních údajů Správce může zpracovávat osobní údaje pouze se souhlasem subjektu Správce osobních údajů je povinen: 

stanovit účel, k němuž mají být osobní údaje zpracovány,



stanovit prostředky a způsob zpracování osobních údajů,



zpracovávat pouze pravdivé a přesné osobní údaje a současně je ověřovat,



shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanového účelu,



uchovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování,



zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s účelem, k němuž byly shromážděny,

Strana |14

Legislativa  

shromažďovat osobní údaje pouze ověřené, nesdružovat osobní údaje, které byly získány k rozdílným účelům.

6.2 Zákon

č.

121/2000

Sb.,

o

právu

autorském,

o

právech

souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů Zkráceně nazývaný jako „Autorský zákon“, nabyl účinnosti 1. prosince 2010 a upravuje práva autorská a práva s ním související. Zákon specifikuje předmět autorského práva, jako dílo literární, nebo jiné umělecké, vědecké, které je výsledkem tvůrčí činnosti. Za dílo se také považuje počítačový program a databáze, a dle zákona je tudíž autorovým duševním vlastnictvím. Právo se vztahuje na dílo dokončené, ale i na jednotlivé vývojové fáze a části a název. Autorské dílo musí vzniknout tvůrčím zpracováním, za které se taktéž považuje překlad díla z jiného jazyka. Počítačové

programy

a

databáze,

které

nejsou

kolektivními

díly,

se

považují

za

zaměstnanecká díla i tehdy, byla-li autorem vytvořena na objednávku; objednatel se v takovém případě považuje za zaměstnavatele. (Zákon č. 121/2000 Sb.,o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon)) Novely upravující autorské právo a práva s ním související 

Zákon č. 81/2005 Sb. – novela autorského zákona platná od 23. února 2005



Zákon č. 216/2006 Sb. – novela autorského zákona platná od 22. května 2006

6.3 Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu Zákon v souladu s právem Evropského společenství upravuje používání elektronického podpisu, elektronické značky, poskytování certifikačních služeb a souvisejících služeb poskytovateli usazenými na území České republiky. Zákon o elektronickém podpisu zavedl do legislativy pojmy „elektronický podpis“, „zaručený elektronický podpis“, „ověřování informací a především do české legislativy začlenil možnost kromě ručního podpisu na papíře, datovou zprávu podepsanou elektronicky. Zákon usnadňuje uzavírat elektronické obchody a umožňuje komunikovat se státní správou elektronicky. Elektronický dokument dostává stejnou váhu jako dokument tištěný (Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu). Přehled právní předpisů a standardů upravující požívání elektronického podpisu (BusinessInfo.cz, 2002)

Strana |15

Legislativa 

Směrnice 1999/93/EC Evropského parlamentu a Rady Evropské unie o zásadách Společenství pro elektronické podpisy



Zákon č. 226/2002 Sb. (novela zákona č. 227/2000 Sb.)



Vyhláška č. 366/2001 Sb., o upřesnění podmínek stanovených v § 6 a 17 zákona o elektronickém podpisu a o upřesnění požadavků na nástroje elektronického podpisu

6.4 Zákon č. 365/2000 Sb. o informačních systémech veřejné správy Jeden z prvních zákonů, pro vytváření prostředí státní informační politiky. Tento zákon vymezuje práva a povinnosti, které souvisejí s vytvářením, užíváním, provozem a rozvojem informačních systémů veřejné správy. Vytvoření tohoto zákona postavilo základnu pro využití informací z jednotlivých informačních systémů veřejné správy a tehdejší stav informačních systémů zlepšovat. Nedílnou součástí zákona jsou tedy stanovené definic pojmů jako informační činnost, informační systém, správce informačního systému, provozovatel, datový prvek, číselník. Zákon je určen výhradně pro informační systémy provozované veřejnou správou a pro její účely. Komerční informační systémy a systémy užívané v komerční sféře nejsou tímto zákonem upravovány. Firem se tento zákon týká nepřímo (např.: povinnost zveřejňování zákonem daných údajů). Šíře zákona vymezuje tři základní registry veřejné správy: registr obyvatel, registr ekonomických subjektů, registr územní identifikace a nemovitostí). (Zákon č. 365/2000 Sb. o informačních systémech veřejné správy) Po přijetí zákona 111/2009 Sb., o základních registrech a zákona č. 227/2009 Sb. na počátku roku 2009 byl spuštěn projekt „Infomační systém základních registrů“, který si bere za cíl řešit dosavadní nejednotnost a multiplicitu databází vytvořením centrálních registrů. Ostrý provoz systémů je plánován ke spuštění 1. července 2012. (Ministerstvo vnitra České republiky, 2010) Č TYŘI PLÁNOVANÉ REGI STRY : (Ministerstvo vnitra České republiky, 2010) Registr obyvatel - ROB 

obsahující základní údaje o občanech a cizincích s povolením k pobytu, mezi tyto údaje patří: jméno a příjmení, datum a místo narození a úmrtí a státní občanství

Strana |16

Legislativa Registr práv a povinností - RPP 

obsahující referenční údaje o působnosti orgánů veřejné moci, mj. oprávnění k přístupu k jednotlivým údajům, informace o změnách provedených v těchto údajích apod.



slouží jako garance bezpečné správy dat občanů a subjektů vedených v jednotlivých registrech

Registr osob - ROS 

obsahující údaje o právnických osobách, podnikajících fyzických osobách, orgánech veřejné moci i o nekomerčních subjektech, jako jsou občanská sdružení a církve

Registr územní identifikace, adres a nemovitostí - RUIAN 

spravující údaje o základních územních a správních prvcích

6.5 Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Dne 1.7.2009 vstoupil v účinnost zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Zákon upravuje elektronické úkony orgánů veřejné moci vůči fyzickým osobám a právnickým osobám, elektronické úkony fyzických osob a právnických osob vůči orgánům veřejné moci a elektronické úkony mezi orgány veřejné moci navzájem prostřednictvím datových schránek. S novelou účinnou od 1. ledna 2010 nabývá v platnost dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právních osob prostřednictvím datových schránek. Datová schránka je definována jako elektronické úložiště, které slouží k doručování elektronických dokumentů mezi orgány veřejné moci a fyzickými a právnickými osobami. Datové schránky jsou povinné pro právnické osoby, pro osoby samostatně výdělečně činné a ostatní fyzické osoby je zřízení datových schránek nepovinné. (Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů) Na základě ustanovení § 14a zákona č. 300/2008Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů v platném znění Ministerstvo vnitra stanovilo podmínky přístupového rozhraní k přístupu do datových schránek. Dodavatelé aplikací mohou implementovat služby datových schránek do svých aplikací, tedy i podnikových systémů. (Česká pošta, 2011)

Strana |17

Metoda hodnocení navrhovaného řešení

7 METODA HODNOCENÍ NAVRHOVANÉHO ŘEŠENÍ Přesto, že v této práci budu sepisovat spíše postup řízení podnikové informatiky ve společnosti, tak tato práce vychází z konkrétních požadavků společnosti. V této kapitole si proto stanovíme způsob hodnocení navrhovaného řešení. Hodnocení proběhne na základě multikriteriálního hodnocení, kdy k jednotlivým kritériím stanovím odpovídající váhy. Výsledkem bude bodové ohodnocení. Dle znalosti potřeb na podnikovou informatiku ve společnosti jsem stanovila následující kritéria, které musí navržený systém splňovat a k nim stanovila procentuální váhy:  Stoprocentní spolehlivost  Uživatelská přívětivost  Nenáročná správa systému  Zabezpečení dat  Vzdálený přístup k e-mailu a dokumentům  Kompletní lokalizace do češtiny  Cena

S TOPROCENTNÍ SPOLEHLI VOST - VÁHA 30 % Aby byl jakýkoli systém v podniku efektivní, musí být 100% spolehlivý. To znamená, že zaměstnanci firmy nesmí být omezeny nedostupností souborů, či e-mailu. Nesmí docházek k blokování pošty spamovým filtrem, nebo celkově k výpadkům poštovních služeb. Na konec, nesmí docházet k ztrátě či znehodnocení dat a informací například přepsáním jedné verze souboru, stejný souborem jiného uživatele.

Zkráceně to znamená, že podniková

informatika musí přinášet přidanou hodnotu a nikoli zaměstnancům jejich práci komplikovat.

U ŽI VATELSKÁ PŘÍ VĚTI VO ST – VÁHA 25 % Veškeré programové vybavení společnosti musí být uživatelsky přívětivé a zaměstnanci snadno pochopitelné. Podnikový systém by neměl být postaven na robustním řešení, které pracovník sváže předem danými procesy, které nejsou vhodné pro tuto společnost. Veškeré programové vybavení společnosti musí být uživatelsky přívětivé a zaměstnanci snadno pochopitelné. Podnikový systém by neměl být postaven na robustním řešení, které pracovník sváže předem danými procesy, které nejsou vhodné pro tuto společnost.

Strana |18

Metoda hodnocení navrhovaného řešení N ENÁROČNÁ SPRÁVA SYST ÉM – 15 % Každá firma se snaží šetřit náklady na svůj provoz a v případě, že byl navržený systém náročný na správu. V současnosti v podniku není zaměstnán žádný IT specialista a takový stav by měl také zůstat. Rovněž na zaměstnance by neměli být kladeny větší nároky například kvůli častým aktualizacím programového vybavení, či tvorbě záloh.

Z ABEZPEČ ENÍ DAT – VÁHA 10 % Data společnosti musí být chráněny jednak proti neoprávněnému přístupu zvenčí jak k souborům tak například i k poštovním službám. Podnikové informace by měli být také zabezpečeny

podle

uživatelských

rolí.

Zamezit

by

se

mělo

především

k přístupu

zaměstnanců k citlivým datům, jako jsou účetní výkazy, partnerské smlouvy s dodavateli atd.

V ZDÁLENÝ PŘÍ STUP K E - MAI LU A DOKUMENTŮM – VÁHA 10 % Především z důvodu obchodních zástupů společnosti, kteří tráví většinu času mimo kancelář, je nutné ve společnosti zachovat vzdálený přístup k souborům a k poště. Tedy by měl být umožněn jednak z libovolného počítače připojeného k internetu, ale také přes „chytré“ telefony.

K OMPLETNÍ LOKALI ZACE DO ČEŠTI NY – VÁHA 5 % Firma, ve které bude systém nasazován, je společnost se sídlem v České republice, ve které pracují pouze zaměstnanci české národnosti. Část zaměstnanců má dosažené pouze středoškolské vzdělání s maturitou. Z toho důvodu vyplývá i další požadavek na systém, a to jeho uživatelské rozhraní v českém jazyce.

C ENA – VÁHA 5 % Celé řešení musí být finančně dostupné. Jistě pro společnost existuje velké množství kompletních podnikových systému, umožňující zároveň správu dokumentů, zákazníku a partnerů, tyto služby drahé a investice do nich je nenávratná.

Strana |19

Popis současné situace

PRAKTICKÁ ČÁST Protože veškeré metodiky, postupy a znalosti nabyté studiem vysoké školy jsou převážně zaměřené na podnikovou informatiku ve velkých firmách a jejich správou se bude zabývat pouze hrstka lidí, pracující ve velkých korporacích, praktickou část práce zaměřím především na malé firmy. Podniková informatika nemusí sloužit pouze firmám, které mají několik úrovní řízení společnosti, a pro funkčnost podnikových procesů je nutné mít striktně nastaveny informační systémy, které nedovolí zaměstnancům se od procesu odchýlit a umožnuje okamžitou kontrolu fungování společnosti ve všech úrovních řízení podniku. Podniková informatika je v současné době nutností každého podniku a to minimálně v podobě účetního programu a aplikačního softwaru. Cílem praktické části práce je sepsat základní postupy pro začínající podnikatele, nebo majitele malých firem, tak aby byli schopni řídit podnikovou informatiku ve společnosti.

8 POPIS SOUČASNÉ SITUACE Pravidla, která budu v této části popisovat, vychází ze znalostí získaných ze studia, pracovních zkušenosti ze střední firmy a zkušenosti s řízením podnikové informatiky ve dvou malých firmách. Společnost, která mě vedla k napsání této práce, má osm stálých zaměstnanců a externí partnery, kteří pracující na základě živnostenského oprávnění (obchodní zástupci, či techničtí pracovníci). Firma podniká v oblasti instalace moderních zdrojů vytápění a ohřevu užitkové vody, jako jsou solární kolektory a tepelná čerpadla. Společnost vznikla v roce 2009 jako rodinná firma se dvěma stálými zaměstnanci a rychle se rozrostla na společnost s ročním obratem bezmála 20 mil. Kč. Ve společnosti nebyl vytvořen plán řízení podnikové informatiky, veškerý potřebný hardware a software byl pořizován „ad hoc“. Tento systém byl především důsledkem rychlého rozvoje firmy, kdy vlastníci neměli zájem investovat čas a finance do plánu podnikové informatiky. Společnost se primárně snažila uspokojovat potřeby zákazníků, a tudíž nevěnovala čas plánování interních procesů. Další překážkou

plánování

informatiky

ve

společnosti

byl

nedostatek

znalostí

v oblasti

podnikových systémů, o budování hardwarové sítě, třídění dat a správy souborů u stávajících zaměstnanců firmy. Pozitivním přínosem pro budování podnikové informatiky ve společnosti je zájem majitele o moderní technologie, díky nimž se v podniku ve velkém rozsahu využívají webové služby. Firma působí na trhu solárních kolektorů a tepelných čerpadel již čtyři roky rostoucí poptávka po moderních systémech ohřevu a vytápění umožňuje firmě zvyšovat každý rok svůj obrat a rozšiřovat sortiment poskytovaných služeb. Společnost se ovšem začala Strana |20

Popis současné situace potýkat s problémem, který je důsledkem špatné správy informatiky ve společnosti. Management firmy využívá k získávání a k předávání informací především tradiční způsob tzv. z úst do úst. Důsledkem tohoto nesystémového způsobu je špatná či neúplná interpretace důležitých zpráv, a chybové řízení společnosti. Požadavky zákazníků nejsou vyřizováni včas, některé poptávky jsou neúspěšné z důvodu dlouhé kontaktní doby, nebo se na některého poptávajícího „zapomene“, taktéž dochází k výpadkům instalací z důvodu špatného řízení skladových zásob. Současný systém je sice dostačující, ale málo efektivní a společnosti přináší ztráty.

8.1 Popis podnikové sítě Ve společnosti je vybudována počítačová síť, bez serverového počítače. Síť je sestavena tak, že veškerá síťová připojení jsou připojena přes centrální router (pomocí bezdrátové sítě WiFi, či kabelem), který je připojen do vnější nezabezpečené sítě (internetu). Jedná se o zapojení často využívané v domácnostech, kdy veškeré počítače jsou na stejné úrovni, a každý počítač může nechat sdílet své libovolné periferní zařízení (tiskárnu, skener) ostatním počítačům. Tyto periferie, konkrétně se jedná o tiskárny a skener, jsou připojeny ke stolnímu PC, na kterém pracuje sekretářka. Do sítě je poté připojeno dalších 5 PC zaměstnanců.

V podniku

chybí

serverový

počítač,

či

další

používané

hardwarové

komponenty jako je zálohovací zařízení, či hardwarový firewall. Všichni zaměstnanci společnosti mají služební mobilní telefon. Většina mobilních telefonů ve společnosti jsou „chytré telefony“ s operačním systémem android.

8.2 Popis programového vybavení Veškeré programové vybavení funguje na platformě operačního systému Windows a to pod licencí OEM, společnost tedy nakupuje programové vybavení spolu s hardwarem. Tyto licence jsou výhodné především díky nižší pořizovací ceně a díky již předinstalovanému softwaru na PC. Na některých počítačích ve společnosti je stále instalován systém Windows XP, novější počítače ve společnosti mají již licence na Windows 7. Na všech počítačích ve společnosti je instalován „balíček“ základních kancelářských aplikací Microsoft Office ve verzi 2003 a 2010. Další aplikační software záleží především na pozici zaměstnance. Jedná se například o program Stormware Pohoda Komplet, Autocad, grafický nástroj GIMP, projekční nástroj TechCON a PROTECH Software.

Strana |21

Popis současné situace

8.3 Popis používaných webových služeb Jak již bylo řečeno, ve společnosti se hojně využívají webové služby. Konkrétně se jedná o webové aplikace Google Apps a sdílené úložiště Dropbox. Tyto webové služby jsou nejen přístupné z jakéhokoli stolního počítače, ale existují také jejich alternativy pro „chytré telefony“. Emaily, kalendář a také veškeré soubory sdílené přes službu Dropbox

mají

zaměstnanci společnosti k dispozici také ze svého mobilního telefonu.

8.3.1 Popis využívání služeb Google Apps Produkty služby Google Apps společnost efektivně využívá pro správu své domény, vytváření nových uživatelů a jejich emailových adres. Ve společnosti se dále využívají následující produkty Google Apps. Gmail pro firmy Absenci poštovního serveru ve společnosti nahradil e-mail od Googlu. Zaměstnanci mají pro svou poštu k dispozici 10 GB prostoru, do svých poštovních schránek se dostanou odkudkoli a nemusí být přihlášeny do podnikové sítě. Zaměstnanci také často využívají integrovaný chat, kde mohou rychle vyřešit jaké kolik pracovní problémy. Někteří zaměstnanci si poštu synchronizují také do poštovního klienta Microsoft Outlook. Kalendář Zaměstnanci dále využívají pro plánování webový kalendář. Ten je ovšem ve společnosti především využíván k plánování instalací u zákazníků. Díky snadné možnosti přístupu a sdílení tohoto kalendáře je možné si plány prohlédnout odkudkoli a montážníci si mohou změny v instalacích prohlédnout z domova, či v případě, že jsou na několikadenní instalaci, tak z mobilního telefonu. Dokumenty Google Společnost dále hojně využívá dokumenty Google a to především tabulkový editor. V něm byla vytvořena „databáze“ zákazníků, která z počátku více než splňovala svůj účel. Byla dostupná odkudkoli, jednoduše přístupná, snadno sdělitelná. S nárůstem provedených instalací a rostoucího množství poptávajících je ovšem toto řešení již nevyhovující. Zákazníci jsou špatně dohledatelní, není možné detailně zákazníky filtrovat. Neexistuje upozornění na poptávající, kteří čekají na kontakt.

Strana |22

Popis současné situace

8.3.2 Popis využívání služeb Dropbox Sdílení souborů v rámci společnosti se již na začátku stalo velmi problémové a to především díky absenci serverového počítače. Soubory často nebyli dostupné, nebo docházelo ke vzniku několika verzí stejného dokumentu na několika počítačích. V podniku byly tyto problémy řešeny různě, dokud se ve společnosti nezačal využívat program Dropbox pro sdílení dat mezi různými počítači a jejich přístup přes webové rozhraní. Veškeré firemní dokumenty jsou synchronizovány mezi všechny počítače a zároveň jsou uloženy na webovém serveru, kde je uschována také historie verzí, kterou je možné kdykoli obnovit. Ve společnosti jsou ovšem všichni přihlášení pod stejným uživatelským jménem. Není tedy možné sledovat aktivity jednotlivých uživatelů, či nastavit oprávnění k některým složkám podle pozice ve společnosti.

8.4 Výhody a nevýhody současného řešení +

Webový a mobilní přístup k veškerým informacím

+

Jednoduchost zavedeného systému

-

Absence jakákoli struktury dat a souborů

-

Absence podpory vnitropodnikových procesů

-

Nejsou nastavena práva uživatelů

-

Zabezpečení

W EBOVÝ PŘÍ STUP K VEŠ KERÝM I NFORMACÍM Největší výhodou současného řešení je využívání moderních webových služeb. Díky tomu mají všichni zaměstnanci k dispozici přístup ke všem dokumentům a informacím z jakékoli počítače připojeného do sítě internet, nebo z mobilního telefonu. Díky tomu je možné spolupracovat i s externími partnery, kteří nemusí docházet do kanceláře a nemají služební počítač. Veškeré dokumenty mají přístupné přes webové rozhraní, nebo po nainstalování aplikace přímo ve svém PC a nemusí počítač připojovat do žádné podnikové sítě. Výhodou webových služeb je také možnost editování dokumentů více uživateli v reálném čase.

J EDNODUCHOST ZAVEDENÉ HO SYSTÉMU Celý současný podnikový systém vznikl takzvaně za pochodu. Vnitropodniková síť je více podobná počítačové síti v domácnosti. Veškeré opravy, instalaci programů a nastavení si ve společnosti zvládnou většinou samotní zaměstnanci nebo někdo ze zaměstnanců, kdo má „zájem“ o počítače. Společnost nemusí zaměstnávat správce sítě, nebo platit za konzultace.

Strana |23

Popis současné situace Veškeré využívané aplikace ve společnosti jsou uživatelsky známé a ovládání je jednoduché intuitivní a zaměstnanci se nemusí učit pracovat v neznámém prostředí.

A BSENCE JAKÁ KOLI STRUKTURY DAT A SOUBORŮ Rychle rozrůstající se společnost nebyla při pravena na rychlý objem nárůstu elektronických dat ve společnosti a v podniku nebyl nikdo, kdo by měl zkušenosti, nebo snahu zavést jakoukoli kategorizaci dat. Souborový systém dat ve společnosti je veden bez konkrétních pravidel, některé složky a soubory jsou pojmenovávány s diakritikou, jiné bez diakritiky. K oddělování slov se používá mezerník. Neexistuje jednotně zavedený systém verzování dokumentů. „Databáze“ ve společnosti jsou vedeny v tabulkových procesorech (Microsoft Excel a Google Spreadsheet), záznamy ovšem postrádají jakýkoli primární klíč, který by zaručil jednoznačnou identifikaci jednotlivých záznamů. Dochází k duplicitě záznamů. Existuje několik tabulek o zákaznících, ale každý seznam je vytvořen za jiným účelem. Díky absenci primárního klíče není možné tabulky propojit. Není jednoznačně určeno, zda se nejdříve zapisuje jméno a poté příjmení, nebo obráceně.

A BSENCE PODPORY VNI TR OPODNI KOVÝCH PROCESŮ Jednou

z hlavních

výhod

informačních

systémů

je,

že

podporují

dodržování

vnitropodnikových procesů. Ve společnosti ovšem žádné procesy nejsou nastaveny a firmě chybí informační systém. Tento nedostatek je především zřetelný při práci se zákazníky. Každý obchodní zástupce má na sebe současně přiřazeno průměrně 50 aktivních poptávajících a veškerou jejich správu musí vykonávat ručně. Sám si musí ohlídat termíny schůzek, telefonáty, zaslané nabídky a také plánované instalace. Díky tomu pracují obchodní zástupci neefektivně, s velkým množstvím neúspěšných nabídek. U zákazníků chybí historie aktivit. V případě, že si zákazníka převezme jiný zaměstnanec, má k dispozici pouze informace, které mu sdělí předešlá odpovědná osoba. Díky tomu se může stát, že při instalaci dojde k nedorozumění, protože zákazník měl přislíben jiný termín instalace, či jiné zboží.

N EJSOU NASTAVENA PRÁV A UŽIVATELŮ Z důvodu sdílení souborů přes službu Dropbox pouze s jedním uživatelským účtem nelze ve společnosti řídit práva k přístupu k souborům. To znamená, že sekretářka společnosti má stejný přístup k informacím jako jednatel společnosti. V době, kdy nejcennějším aktivem podniku jsou informace, se zdá tento přístup dost lehkovážný. Společnost doposud neměla problémy s únikem dat nebo informací, především také díky tomu, že například smlouvy s dodavateli nejsou vůbec sdíleny a jsou poskytnuty pouze na vyžádání u jednatele. Tento

Strana |24

Popis současné situace přístup se dá ovšem vyhodnotit pouze jako dočasný. Není možné, aby všichni zaměstnanci měli stejný přístup k osobním informacím o zákaznících, přístup k nabídkám na veřejné zakázky, popřípadě k účetním výkazům. Není také možné, aby důvěrnější data byla pouze na jediném počítači a předávala se v případě potřeby elektronickou poštou.

Z ABEZPEČ ENÍ Zcela nedostatečné je zabezpečení informací před vnějším prostředím. Podnik nemá zavedenou žádnou bezpečnostní politiku. Podniková síť je připojena k vnější nezabezpečené síti (internetu) bez jakéhokoli zabezpečení, a počítače zaměstnanců jsou chráněny pouze softwarovým firewallem, který si zaměstnanci mohou deaktivovat. Díky službě Dropbox je většina dat ve společnosti zálohována, ovšem mnohé důležité dokumenty (účetnictví, smlouvy s dodavateli, podnikatelské plány, výroční zprávy) jsou pouze na počítačích konkrétních zaměstnanců. Tyto počítače nejsou nijak zálohovány a ve společnosti neexistuje proces pravidelného zálohování dat na jiná média. V případě zničení pevného disku některého počítače tak může dojít ke ztrátě důležitých podnikových dokumentů. Dalším nedostatkem je fakt, že zaměstnanci nemusí mít počítač chráněn heslem. V případě ztráty počítače, či vloupání do kanceláře společnosti je velice snadné jakékoli data odcizit. I přes to, že se jedná o malou společnost, není rozumné zabezpečení takto výrazně podceňovat.

Strana |25

Postup správy dat a informací ve společnosti

9 POSTUP SPRÁVY DAT A INFORMACÍ VE SPOLEČNOSTI Tato část práce bude psána tak, aby posloužila začínajícím podnikatelům a současným vlastníkům malých firem k podpoře podnikových procesů a efektivnímu dosahování podnikových cílů. I přes zaměření práce na informatiku, vytvořená metodická příručka by měla především sloužit lidem bez hlubších znalostí o informatice. Postup by měl usnadnit práci malým podnikatelům a manažerům malých firem. Ti musí v současné době nutně využívat informatiku pro podporu podnikaní, ale v případě malých firem nelze používat rozsáhlé

metodiky,

nebo

využívat

služeb

externích

konzultantů, či

informatiku

ve

společnosti outsourcovat. Důvody jsou finanční nebo časové. Existuje sice rozsáhlé množství metodik či již vytvořených informačních strategií, ale veškeré tyto dokumenty jsou zaměřeny pro absolventy studia informačních technologii. Bez praxe a hlubokých znalostí informatiky a bez velkých finančních investic je nelze ve společnosti aplikovat. Pro malé podniky není z důvodu jejich rozsahu použití možné. V následující

části

práce

čtenáře

seznámím

s nejzákladnějšími

principy

pro

řízení

informatiky ve společnosti tak, aby podniková informatika rostla spolu se společností a ve společnosti zefektivňovala práci s informacemi. Cílem práce není napsat metodiku budování informačního systému, z důvodu, že pro manažery a majitele malých podniků jsou tyto metodiky nevyužitelné. Obsah těchto metodik je vhodný pro informatiky, kteří se zabývají řízením informačních systémů ve velkých společnostech. Přes zaměření většiny postupů na velké podniky, malé podniky pracují s informacemi také, pomáhají jim při racionalizaci rozhodování a řízení. Neuspořádané informace zvyšují nároky na čas zaměstnanců a někteří zaměstnanci se stávají díky informacím, které si „pamatují“ jen oni, takřka nepostradatelní a jejich práci nemůže rychle nahradit jiný zaměstnanec. Proto bychom již při zakládání společnosti neměli podceňovat třídění dat a informací pomocí informačních technologií, ale zvolit optimální přístup, protože nadbytek informací může být stejně škodlivý jako jejich nedostatek. V procesu budování podnikové informatiky a její správě jsou následující body, které si později podrobně vysvětlíme. 1. Technické prostředky Nelze začít budovat infomační systém bez technických prostředků. Současně s nimi, se zmíníme o základním programovém vybavení, jako jsou operační systémy a utility rozšiřující jejich funkce.

Strana |26

Postup správy dat a informací ve společnosti 2. Bezpečnost Pro každý podnikatelský subjekt, ať začínající či stávající je důležité, jak jej vnímají zákazníci, partneři a veřejnost. Díky internetu, je velice snadné vybudovat si pro vnější okolí firmy obraz silné a důvěryhodné společnosti. V době, kdy se marketing zaměřuje především na marketing na internetu je proto nutné s podnikovou informatikou začít u budování obrazu společnosti na internetu. 3. Bezpečnost Díky rostoucímu množství informací a dat, uschovávaných v elektronické podobě je nutné zaměřit se také na zabezpečení a zálohování těchto dat. I v případě, že se ve společnosti

nepracuje

s důvěrnými

daty,

je

nutné

zabývat

se

minimálně

zálohováním. Dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví je povinnosti uschovávat účetní záznamy 5 let a účetní závěrku a výroční zprávu minimálně 10 let. I přes to, že je dobré tyto dokumenty zálohovat také v papírové podobě, pro případnou finanční kontrolu je nutné mít k interním potřebám k dispozici kompletní datový soubor z účetního programu. V případě, že ho během posledních několika let omylem vymažeme, či dojde ke ztrátě či zničení počítače, na kterém bylo účetnictví vedeno, hrozí podniku při nedoložení dokladů pokuta až do výše 3 % aktiv podniku. 4. Správa souborů a kategorizace dat (vytváření databází) Díky velkému množství různorodých informací ve společnosti je nutné již od začátku informace vhodně zaznamenávat a třídit. Je obvyklé, že dochází k duplicitě souborů či jejich ztrátě. Neuspořádané informace zvyšují nároky na čas zaměstnanců. A někteří pracovníci, díky tomu, že si informace převážně „pouze“ pamatují, se stávají ve firmě takřka nepostradatelní a v případě jejich odchodu, může dojít k ochromení provozu společnosti. Ve firmách je také vytvářeno velké množství seznamů (databází). V malých firmách není nutné využívat speciální databázové nástroje, ale je nutné znát základní principy pro vytváření strukturovaných seznamů (databází). Správně vytvořené tabulky umožní rychlé vyhledávání informací například v seznamech zákazníků, či v seznamech zaměstnanců, a tak umožní jejich požadované třídění a filtrování. Strukturovaná data lze využít k zjištění ekonomické situace společnosti, nebo úspěšnosti jednotlivých obchodních zástupců. 5. Vzdálený přístup V mnohých

společnostech

je

užitečné

k datům

a

informacím

ve

společnosti

přistupovat i vzdáleně. Zcela základní může být přístup k firemnímu e-mailu i z domova. K informacím můžeme také přistupovat z mobilního telefonu. V této kapitole se touto problematikou budeme zabývat podrobněji, i když toto téma bylo zmíněno i v předchozích oddílech. Strana |27

Postup správy dat a informací ve společnosti 6. Podpora podnikových procesů S tím jak se společnost rozvíjí, roste počet zaměstnanců, rozšiřuje se oblast působnosti, či sortiment, je nutné jednotlivé podnikové činnosti podpořit vytvářením podnikových procesů. V posledním odstavci se tedy obecně zaměříme na to, jak podniková informatika může s podporou podnikových procesů pomoci.

9.1 Technické prostředky Technické prostředky v každé společnosti tvoří široká škála zařízení. Především se jedná o 

Počítače (stolní či přenosné)



Periferie (modemy, tiskárny, skenery)

V každé společnosti je vhodné mít jeden nepřenosný (stolní) počítač, ke kterému budou připojeny periferie, ty budou tedy zaměstnancům k dispozici kdykoli. Mezi nutné periferie patří tiskárna a skener. Další hardwarové vybavení je možné nakupovat dle aktuálních potřeb zaměstnanců a společnosti.

Z ÁKLADNÍ PROGRAMOVÉ V YBAVENÍ Spolu s nákupem každého počítače, budeme řešit také základní programové vybavení. Operační systém Windows, i balíček kancelářských aplikací doporučuji pořizovat do společnosti spolu se zakoupeným počítačem, tedy pod licencí OEM. Licenční program označený zkratkou OEM znamená, že se licence váže přímo ke konkrétnímu zakoupenému PC. Výhodou je bezesporu nižší pořizovací cena a často již přeinstalovaný program na počítači. Mezi nevýhody patří, že tato licence je nepřenosná na jiné zařízení a zaniká při výměně základové desky počítače. Další významnou nevýhodou je, že

licenci

nelze

downgradovat

a

k nákupu

nemusíte

obdržet

instalační

médium

s programem.

9.2 Image společnosti Dobrý image společnosti je základem fungující firmy.

Dle mého názoru musíme v každé

společnost budovat již od začátku její image a i když se na první pohled může zdát, že tato problematika spadá spíše do oblasti marketingu, opak je pravdou. V současné době se upouští od klasického marketingu, a veškerý marketing se přesouvá k marketingu na internetu. Každý začínající podnikatel by si měl hned na počátku svého podnikání uvědomit, že v současné době většinu zákazníků společnost získá skrze internet (výjimky samozřejmě

Strana |28

Postup správy dat a informací ve společnosti existují například v podobě kamenného obchodu s běžnými potravinami). V současné době na internetu hledáme oblečení, sháníme opraváře, kupujeme luxusní potraviny, sháníme dům či byt a dokonce si na internetu vybíráme i doktora. Můžeme říct, že každá úspěšná společnost si musí vybudovat správný image na internetu. (Vysekalová, 2011, s. 125; Přikrylová, 2010) Ke správnému image, patří samozřejmě správný název společnosti. Vynechám, že pro podnikání není vhodné pojmenovat společnost například „Novák a syn“, a zaměřím se na vztah názvu společnosti a informatiky. Ten začíná u nákupu internetové domény.

9.2.1 Registrace internetové domény Doména je unikátní adresa na internetu. Obecně můžeme říct, že se skládá z názvu a koncovky. Koncovka5 nám označuje konkrétní stát (.cz, .sk, atd.), nebo se jedná o nadnárodní doménu (.com, .gov, atd.). Názvem může být jakékoli volné jméno, které si vybereme, nejčastěji název společnosti. Cena české domény je 90 Kč bez DPH v prvním roce registrace a 160 Kč bez DPH každém dalším roce (FORPSI.COM, 2012). V případě, že pro společnost plánujete vytvořit i webovou prezentaci, doporučuji zakoupit doménu spolu s hostingem6. Doménu doporučuji registrovat u registrátora domén FORPSI.COM (INTERNET CZ, a. s.). Ten poskytuje kvalitní služby, rychlou podporu a především v další části práce budu některá nastavení popisovat na administrativním prostředí tohoto registrátora. (Top Hostingy, 2009) Následující doporučení vychází z přednášek společnosti H1.cz a doporučení společnosti Dobrý Web. Doménu si zaregistrujte vždy a to i v případě, že nechceme zřizovat webové stránky společnosti. Cena domény není vysoká, a získáte s ní unikátní adresu na internetu. Tato adresa bude především sloužit ke správě emailových adres. Zároveň jejím nákupem předejdete možnosti, že si na doméně s názvem vaší společnosti, zřídí internetové stránky konkurence, nebo na stránkách bude zveřejněn obsah, který bude kazit jméno vaší společnosti. Doménu registrujme co nejdříve. V případě že společnost teprve zakládáme, je vhodné doménu koupit ještě před založením společnosti. Předejdeme tak možnosti, že si někdo zakoupí doménu s názvem naší nové společnosti. Cena registrace nové české domény je v době psaní této práce 90 Kč bez DPH (FORPSI.COM, 2012). Změna názvu společnosti

5 6

Korektně se jedná o doménu 1. řádu Hosting je označení pro fyzické umístění elektronických dat, nebo webu na počítači připojeném k síti internetu. Strana |29

Postup správy dat a informací ve společnosti s ručením omezeným stojí přibližně 5 000 Kč. Pokud si tedy zaregistrujeme včas doménové jméno, můžeme si ušetřit zbytečné náklady navíc.

P RAVI DLA PRO VOLBU I NTERNETOVÉ DOMÉNY : Následující doporučení vychází z přednášek společnosti H1.cz a doporučení společnosti Dobrý Web. 

Koncovku volíme podle místní působnosti společnosti Pro firmy převážně působící na českém trhu je vhodné použít českou národní doménu (.cz), v případě mezinárodní firmy, můžeme použít například koncovku .eu. Volbu koncovky domény není vhodné podcenit. Některé vyhledávače upřednostňují ve výsledcích vyhledávání webové stránky s místní koncovkou, jiné vyhledávače některé koncovky neindexovat 7. Dále musíme brát v potaz uživatelské zvyklosti. Běžný uživatel internetu automaticky předpokládá, že na doméně www.news.de nalezne obsah v německém jazyce. Naposledy musíme uvažovat samotný image společnosti. Internetová adresa www.skoda-auto.cz, jistě vypadá důvěryhodněji než adresa www.skoda-auto.vg.



Volba názvu internetové domény Nejjednodušší volbou názvu internetové domény, kterou nic nepokazíte, je název přesně dle používaného názvu

společnosti. Příkladem

jsou

například

adresy

www.bmw.cz, www.seznam.cz a www.cez.cz. Tato volba je nejvhodnější pro společnosti s již známým názvem. Složitější možností je do názvu začlenit klíčové odvětví, v kterém společnost podniká. Díky tomu jsou webové stránky uživatelem snáze rozpoznatelné a především jsou upřednostňovány ve vyhledávačích. Například se jedná o adresu www.cerpadlaivt.cz.

9.2.2 Zřízení emailových adres Po zaregistrování vlastní domény je dalším krokem zřízení e-mailových adres na této doméně. Nic neudělá více negativní reklamu společnosti, než emailová adresa [email protected]. (Macich, 2012) V případě, že máte zakoupenou doménu spolu s hostingem, je součástí i poštovní server a přes webové rozhraní můžete e-mailové adresy spravovat.

7

Indexováním rozumíme zpracovávání dat na webové stránce do databáze vyhledávače. Strana |30

Postup správy dat a informací ve společnosti Tuto možnost ovšem nedoporučuji. Služby současných českých webhostingu nejsou dostačující ani pro jednotlivce a ani pro účely firem. Jejich nedostatkem je především špatné uživatelské prostředí, nedostatečná, či chybějící ochrana proti spamu a nespolehlivost. (Macich, 2012) Existují dvě základní možnosti správy e-emailových adres ve společnosti 1. Chod na vlastním e-mailovém serveru Tato možnost je finančně náročná, především díky vysoké ceně licencí serverových aplikací a licencí pro uživatele. Společnost se dále musí starat o údržbu vlastních serverů a to znamená další mzdové náklady na správce systému. Zavedení vlastního e-mailového serveru může být přesto řešením pro společnosti, které chtějí mí pod kontrolou zabezpečení a omezený přístup k e-mailu z nezabezpečené sítě. Určitě se ovšem

nejedná

o

řešení,

které

je

vhodné

pro

malé

společnosti

do

cca

10 zaměstnanců. (Váša, 2011) 2. Využití webových služeb Druhou možností je využití webových služeb. V současnosti jsou trendem balíky webových kancelářsky služeb, které běží na severech třetích stran, ovšem pod doménou společnosti. Nejrozšířenějším jsou již několikrát zmíněné služby Google Apps. Google ovšem není jediným dodavatelem, společnost tak může využít například konkurenční službu Microsoft Office 365, nebo HyberOffice. (Macich, 2012) Protože je tato práce psaná především pro malé firmy, a pro začínající podnikatele. Podrobněji se budu zabývat pouze řešením s využitím webových kancelářských služeb. Jedná se o efektivní a snadné řešení, které je uživatelsky přívětivé bez potřeby údržby. Osobně doporučuji službu Google Apps8. Pro společnosti do 10 zaměstnanců je možné využít verzi zdarma, v případě větších společností je cena služby 4 EUR za uživatele a měsíc (Google, 2011). Google Apps je balík webových kancelářských aplikací, které jsou určeny pro skupiny, školy a společnosti. Jedná se o balík aplikací pro zasílání zpráv a spolupráci. Součástí balíčku jsou následující služby Aplikace pro zasílání zpráv

8



Gmail



Google Talk

Více informací a možnost registrace na adrese http://www.google.com/apps Strana |31

Postup správy dat a informací ve společnosti 

Skupiny Google



Kalendář Google

Aplikace pro spolupráci 

Dokumenty Google



Weby Google



Videa Google pro firmy a další služby

Další aplikace 

Google Reader



Blogger



Webová alba Picasa



AdWords a další

R EGI STRACE SLUŽEB G OOGLE A PPS Prvním krokem k využívání webových aplikací je velice jednoduchá registrace, kterou provedete na stránkách služby Google Apps. Podmínkou registrace je vlastnictví domény a poté stačí vyplnit jednoduchý formulář (přihlašovací údaje administrátora a informace o společnosti) a odeslat. Náhled registračního formuláře naleznete v přílohách (viz Obrázek 15 - Registrační formulář služeb Google Apps)

A KTI VACE SLUŽEB A NAS TAVENÍ DNS Okamžitě po registraci služby se zobrazí ovládací panel administrátora služby Google Apps. Před prvním použitím je nutné provést následující kroky: 1. krok – ověření vlastnictví domény Dříve, než bude služba aktivní, je nutné ověřit vlastnictví domény. Bez ověření, nebudete možné provést některá nastavení, jako například zřízení e-mailových skupin a především bude uživatelům přidělen pouze dočasný e-mail ve formátu @firma.cz.test-google-a.com. Ověření domény můžete použít následující metody. Nahráním souboru HTML na web společnosti, metaznačkou na domovské stránce webu, přes registrátora domény, nebo pomocí Google Analytics.

Strana |32

Postup správy dat a informací ve společnosti Ověření přes registrátora domény V této práci použijeme ověření přes registrátora domény. U této možnosti nemusíte mít znalosti o správě webu, ani webové stránky společnosti. Aktivace proběhne po přidání záznamu do konfigurace DNS domény. Pro aktivaci postupujte dle pokynů k ověření domény. Jako metodu ověření webu zvolte alternativní metodu s názvem „Poskytovatel názvu domén“, kde v rozbalovací nabídce vyberete možnost jiné a dále vytvořte DNS záznam podle postupu níže. Návod je psán pro registrátora domén Forpsi.com. 1.

Přihlaste se do svého účtu registrátora domény (www.forpsi.com)

2.

Klikněte na tlačítko Administrace. Zde vyberte záložku Domény a klikněte na doménu, pro kterou aktivujete účet GooogleApps. Obrázek 4 – Administrativní rozhraní editace DNS záznamů

Zdroj: Vlastní zpracování

3.

V nově otevřeném okně klikněte na tlačítko editace DNS záznamů Obrázek 5 - Editace DNS záznamů

Zdroj: Vlastní zpracování

4.

Na této stránce vytvoříte záznam DNS typu TXT, s hodnotou ověřovacího klíče. Ten Googlu doloží, že jste vlastníkem domény. Vytvořený záznam by měl vypadat stejně, jako na obrázku níže (viz Obrázek 6 - DNS záznam typu TXT pro ověření vlastnictví domény).

Strana |33

Postup správy dat a informací ve společnosti Obrázek 6 - DNS záznam typu TXT pro ověření vlastnictví domény

Zdroj: Vlastní zpracování

Tím proběhla změna nastavení DNS záznamů. Nyní se vrátíme do ovládacího panelu administrátora služby Google Apps, kde dokončíme aktivaci kliknutím na tlačítko OVĚŘIT. 2. krok – přesměrování domény na e-mailový server Google Dalším krokem je zajistit, aby veškeré e-mailové zprávy „našli cestu“ na zřízený e-mailový server. To zajistíme přidáním dalších DNS záznamů u registrátora domény. Postup je stejný, jako v předcházejícím bodě s tím rozdílem, že tentokrát vytváříme následující záznamy typu MX. (počáteční číslo udává prioritu): MX

1 ASPMX.L.GOOGLE.COM

MX

5 ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM

MX

5 ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM

MX

10 ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM

MX

10 ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM

MX

10 ASPMX4.GOOGLEMAIL.COM

MX

10 ASPMX5.GOOGLEMAIL.COM

3. krok – vytvoření subdomén pro snadný přístup k webovým službám Abychom nemuseli k emailu a kalendáři přistupovat přes domovskou stránku služeb Google Apps, vytvoříme si také „hezké“ adresy k usnadnění přístupu. Toho docílíme tak, že vytvoříme záznamy typu CNAME, pro subdomény (domény 3.třídy).

Výsledná

adresa

pro

přístup

k e-mailové

schránce

bude

poté

mail.firma.cz, pro přístup ke kalendáři calendar.firma.cz. calendar.firma.cz

CNAME

ghs.google.com

docs.firma.cz

CNAME

ghs.google.com

mail.firma.cz

CNAME

ghs.google.com

sites.firma.cz

CNAME

ghs.google.com

Výsledná tabulka DNS záznamů by poté měla vypadat stejně, jako na následujícím obrázku (viz Obrázek 7 - DNS záznamy domény). Po editaci DNS záznamů může trvat až 48 hodin, než se změny projeví.

Strana |34

Postup správy dat a informací ve společnosti Obrázek 7 - DNS záznamy domény

Zdroj: Vlastní zpracování

Nyní je nutné funkci přesměrování adresy nastavit také v ovládacím panelu administrátora služby Google Apps. 1.

Na kartě Nastavení, vybereme službu, pro kterou chceme adresu nastavit.

2.

Klikněte na kartu Obecné

3.

V části Webová adresa klikněte na možnost Změnit adresy URL pro všechny doménové služby a vyplňte formulář pro každou ze svých služeb.

4.

Uložte změny

5.

Nyní vás Google vyzve k vytvoření záznamů CNAME u hostitele domény. Tyto změny jsme provedli již dříve, proto pokračujte kliknutím na položku Tyto kroky byly provedeny.

Veškeré služby jsou nyní pro zaměstnance společnosti přístupné přes webové adresy: calendar.firma.cz docs.firma.cz mail.firma.cz sites.firma.cz

Strana |35

Postup správy dat a informací ve společnosti 4. krok

aktivace služeb

Základní služby (E-mail, Kalendář, Chat, Kontakty, Diska a Dokumenty, …) aktivujete na hlavním panelu administrátora služeb Google Apps.

K ONFI GURACE SLUŽEB G OOGLE A PPS Veškeré služby jsou aktivní, a snadno přístupné. Nyní je čas jednotlivé služby nastavit a zřídit uživatelské účty zaměstnanců společnosti. Veškerá nastavení provádíme v ovládacím panelu administrátora služeb Google Apps 9. 1. krok –nastavení uživatelů a skupin V tomto kroku si pro zaměstnance vytvoříme uživatelské účty, tedy i jejich e−mailové adresy vedené na doméně společnosti. Další možností, jak vytvořit emailovou adresu společnosti je vytvoření e-mailových aliasů, nebo skupin. Jednotlivé varianty si přiblížíme. Uživatel –

Každému zaměstnanci společnosti musíme vytvořit unikátní uživatelský účet. Vyplníme jméno a příjmení zaměstnance a požadovanou e-emailovou adresu. E-mailová adresa je vždy bez diakritiky a pro její tvar doporučuji volit jednotný formát buď [email protected], nebo [email protected]. První možnost je pro partnery a zákazníky společnosti lépe zapamatovatelná, nehodí se ovšem pro společnost s více zaměstnanci, kde bychom dříve či později museli začít rozlišovat zaměstnance se stejným příjmením. Společnost by přišla o jednotný formát e-mailových adres. Obrázek 8 - Vytvoření nového uživatele

Zdroj: Vlastní zpracování

9

Adresa URL je https://www.google.com/a/cpanel/firma.cz, kde firma.cz je název domény a je použita při registraci do služeb Google Apps Strana |36

Postup správy dat a informací ve společnosti

Skupina -

Skupiny

slouží

uživatelských

k vytvoření

skupin

seznamu

k nastavení

sdílení

příjemců,

nebo

dokumentů

atd.

Skupina má samostatnou e-mailovou adresu, ale nejedná se uživatele, tudíž se nelze e-mailem skupiny přihlásit ke službám Google. U skupin lze nastavit, které osoby mohou na e-mail zasílat

poštu

(vlastník

skupiny,

členové

skupiny,

všichni

zaměstnanci společnosti, nebo kdokoli na Internetu) a které osoby uvidí seznam členů skupiny (vlastník skupiny, členové skupiny, všichni zaměstnanci společnosti, nebo kdokoli na Internetu). Hned na počátku doporučuji vytvoření obecné skupiny Info s e-mailovou adresou „[email protected]“ na kterou budou moci psát zprávy všichni lidé na Internetu. Toto bude univerzální e-mailová adresa společnosti. Další často užívané skupiny mohou být například následující [email protected], [email protected], objedná[email protected] atd. E-mailový alias - V případě, že zaměstnanec chce využívat více, než jednu emailovou adresu, nevytváříme mu více účtů, vytvoříme takzvaný

alias

neboli

přezdívku.

Bez

nutnosti

přepínat

uživatelské účty bude moci přijímat a odesílat zprávy z více adres. Tento alias vytvoříte na stránce informací o uživateli v nabídce Organizace a uživatelé.

Obrázek 9 - Vytvoření e-mailového aliasu

Zdroj: Vlastní zpracování

2. krok – pokročilá nastavení Dvoustupňové ověření při přihlášení Pro zvýšení zabezpečení uživatelských účtů, tedy k zvýšení bezpečnosti podnikových dat. Doporučuji dvoustupňové ověření. Pokud se zaměstnanec bude do svého účtu

Strana |37

Postup správy dat a informací ve společnosti přihlašovat z nového nebo nerozpoznaného počítače, bude pro přístup do jeho služeb kromě uživatelského jména a hesla vyžadován kód, který Google zašle na mobilní telefon. Aktivovaná služba dvoustupňové ochrany výrazně zvyšuje bezpečnost informací uložených na serverech Google. V případě prolomení nebo odcizení hesla, není možné se do účtu přihlásit bez mobilního telefonu zaměstnance. Aktivace dvoustupňového ověření 1. V panelu administrátora služeb Google Apps klikněte na kartu Pokročilé nastavení 2. V části Autentizace > Dvoufázové ověření zaškrtněte Umožnit uživatelům zapnout dvoufázové ověření. Aktivováním služby zpřístupníte tuto službu uživatelům, nebude jim ovšem automaticky zapnuta. Jednotlivé účty je nyní nutné nastavit samostatně. Zaměstnanci společnosti mohou provést nastavení svých uživatelských účtů dle návodu v příloze této práce (viz Příloha D - nastavení dvoustupňového ověření uživatelských účtů).

9.3 Bezpečnost V každé společnosti je nutné klást velký důraz na bezpečnost. Jedná se především o správu následujících prvků ve společnosti: 

Správa hesel



Ukládání, sdílení a zálohování souborů

9.3.1 Správa hesel Již od samotného vzniku společnosti, musí majitelé a zaměstnanci spravovat velké množství hesel. Jedná se o velké množství hesel a kódů, které není bezpečné uschovávat zapsané na papíře, či uložené v nezabezpečeném souboru.

Mezi nejcitlivější data patří přístup

k bankovnímu účtu, dále se jedná o přístupové údaje do datové schránky, hesla k webovým službám dodavatelů a partnerů, hesla k administraci zakoupené domény a služeb Google Apps. Jednodušším způsobem, než si veškerá hesla zapamatovat, je využití některé aplikace pro správu hesel. Osobně doporučuji aplikaci KeePass portable, která je skutečně velice funkční, ale také uživatelsky přívětivá a přeložená do češtiny. Dlouhodobě se drží na pozici

Strana |38

Postup správy dat a informací ve společnosti nejoblíbenějšího systému pro správu hesel (Fitzpatrick, 2010).Mezi alternativní programy patří například aplikace LastPass, 1Password, nebo RoboForm. Po otevření aplikace KeePass budete vyzvání k vytvoření nové databáze a zadání vstupního hesla databáze (master hesla). Vytvořený soubor, je šifrován algoritmem AES/Rijndael s 256b klíčem. To vám zajistí skutečně vysokou ochranu všech hesel. Obrázek 10 - Vytvoření databáze hesel

Zdroj: Vlastní zpracování

Pravidla pro vytvoření Master hesla (Master password): 

Heslo musí být dostatečně dlouhé a to minimálně 8 znaků.



Heslo musí obsahovat velká a malá písmena, čísla, interpunkční znaménka. V případě, program nepoužíváte v mezinárodní společnosti, nebo na počítačích bez české klávesnice doporučuji použít také diakritiku.



Posloupnost znaků by měla být náhodná, neobsahující celá slova, jména, rodná čísla, adresy atd.

POZOR, v případě zapomenutí master hesla, není šance se k uloženým heslům dostat. Do databáze je možné se prolomit pouze „hrubou silou“, tedy vyzkoušením všech možných kombinací hesel vhodným programem. V tabulce níže (viz Tabulka 3 - Běžná doba k prohledání celého prostoru hesel ) si můžete prohlédnout dobu potřebnou k prohledání celého prostoru hesel. U silných hesel je tedy v reálném časovém horizontu prolomení nemožné.

Strana |39

Postup správy dat a informací ve společnosti Tabulka 3 - Běžná doba k prohledání celého prostoru hesel (Padrta, 2011)

Délka hesla (znaky)

4

5

6

7

8

9

Pouze číslice (10 znaků)

<1 sec

<1 sec

<1 sec

1 sec

10 sec

1,6 min

Malá písmena (26 znaků)

<1 sec

1,2 sec

50 sec

22 min

5,8 hod

150 hod

Malá písmena a číslice (36 znaků)

<1 sec

6,1 sec

3,6 min

2,2 hod

78,4 hod

118 dní

Alfanumerické znaky (62 znaků)

1,5 sec

1,5 min

95 min

97,8 hod

252 dní

42,9 roku

Všechny běžné znaky (96 znaků)

8,5 sec

13,5 min

22 hod

87 dní

23 let

2 196 let

Zdroj: (Padrta, 2011)

9.3.2 Ukládání, sdílení a zálohování souborů V každé společnosti je nutné věnovat zvýšenou pozornost ukládání dat. Zaměstnanci společnosti pracují se stejnými soubory, které mezi sebou musí být sdíleny a průběžně aktualizovány. Pokud jsou soubory sdíleny pouze přes místní síť, může dojít k duplicitám a to především pokud zaměstnanci přehrávají soubory na své osobní pevné disky. Proto jev každé společnosti vhodné, aby veškerá firemní data byla nahrána na serverových počítačích. Velké podniky mohou mít vlastního správce sítě a lokální datové severy. Například se službou Microsoft SharePoint Services, pro sdílení dat. Toto řešení je ovšem pro malé podniky nevhodné jednak díky finanční nákladnosti a zároveň z důvodu vysokých nároků na údržbu serverů. V takových případech je možné využívat webové služby, kdy jsou data uložena na vzdálených serverech a automaticky se synchronizují na počítače zaměstnanců. Všechny dokumenty jsou také přístupné z webového rozhraní. Jedná se o takzvaná „cloudová uložiště“. Níže si upřesníme základní požadavky, které musíme dodržet při správě souborů ve společnosti: 

Podniková data musí být sdílena mezi zaměstnanci



Lze nastavovat přístupová práva uživatelům a skupinám uživatelů



Data musí být zálohována



Nesmí docházet k duplicitám, či ztrátám pokud na jednom souboru pracují zároveň dva uživatelé

Strana |40

Postup správy dat a informací ve společnosti Mezi nejznámější uložiště cloudových služeb v současné době patří iCloud od Apple, Drive od Google, SkyDrive od Microsoftu, Dropbox. Všechna tato uložiště nabízejí velmi obdobné služby, rozdíl je pouze v tom, kolik místa uživatelům nabízí a za jakou cenu (Covert, 2012). Mezi nejoblíbenější řešení patří v současnosti Dropbox s více než 25 milióny uživatelů (Miller, 2011). Stále rostoucí popularitu této služby dokazují také statistiky vyhledávání Google Insight (viz Obrázek 16 - Trend vyhledávání cloudových služeb 2011-2012

). Nově publikovaný Google Drive se ovšem stává pro malé společnosti ideální volbou díky jeho propojení na služby Google Apps a její uživatelské účty a skupiny. Proto i přes osobní oblibu služeb Dropbox, doporučuji do společnosti využít řešení Google Drive. (P., 2012)

S LUŽBY G OOGLE D RI VE Služba Google Drive je novou verzí dlouhodobě fungujících Google Docs. Ty se v polovině roku 2012 přejmenovaly na Google Drive. Přibyla aplikace pro operační systémy Windows a Mac OS, která se stará o synchronizaci dokumentů na webovém úložišti a vámi zvolené složce na počítači podobně jako známá služba Dropbox. (Kasík, 2012) Google Drive nabízí zdarma 5GB úložného prostoru. Tato kapacita se může zdát v malá, ale pro sdílení podnikových dat, jako jsou dokumenty a obrázky, nikoli multimédia se jedná pro malou společnost o dostačující prostor. V případě vyššího množství dat lze úložný prostor rozšířit. Jak je vidět v tabulce níže, patří Google Drive mezi nejlevnější služby s možností rozšířit prostor až na 16TB. (Kasík, 2012) Obrázek 11 – Porovnání cloudových služeb

Zdroj: (Agarwal, 2012)

Strana |41

Postup správy dat a informací ve společnosti I NS TALACE G OOGLE D RI VE Klienta pro synchronizaci dokumentů počítačem si stáhnete přímo z webového rozhraní služby Google Drive. Program naistalujte na všechny počítače zaměstnanců společnosti, kteří mají mít přístup k firemním datům. K přihlášení použit účty, které byly pro zaměstnance vytvořeny v Google Apps. Během instalace program vytvoří v počítači složku s názvem Google Drive a veškerý obsah, který nahrajete do této složky, se synchronizuje s webovým serverem. Systém funguje i obráceně, kdy veškeré sobory nahrané nebo vytvořené skrze webové rozhraní budou synchronizovány do PC.

N ASTAVENÍ Google Drive je služba spadající pod Google Apps. Obecná nastavení se tedy provádí v Administrátorském rozhraní Google Apps pod záložkou Nastavení. Zde kliknutím na službu Disk a Dokumenty, zobrazíte obecné nastavení této služby. Pozornost věnujte možnosti sdílení. Doporučuji zakázat sdílení dokumentů mimo organizaci. Tím sice nezabráníte možnosti úniku citlivých dat ze společnosti, ale zamezíte jejich zveřejnění na internetu lidskou chybou. V případě, že ve společnosti nechcete řešit různé úrovně přístupových práv uživatelům, zvolte viditelnost dokumentů v rámci organizace. Pro společnost s více zaměstnanci doporučuji toto nastavení ponechat na Soukromý. Sdílení v rámci organizace zabezpečíte vytvořením složek, sdílených s určitými skupinami zaměstnanců ve společnosti. Nastavení provedeme tak, že ve webovém rozhraní služby Google Drive vytvoříme složku Účetnictví, které nastavíme sdílení s možností editování se skupinou Účetní. Tím zaručíme, že všichni zaměstnanci této skupiny budou mít vždy aktualizovaná data, dokumenty budou moci zobrazovat i upravovat. Naopak obchodní zástupci, či technici nebudou mít přehled o finančním hospodaření společnosti. Složka či soubor může být sdílena více skupinám, či jednotlivcům. Soubory uvnitř složky „dědí“ její nastavení, ale přístup k nim může být individuálně omezen, či rozšířen.

P ŘÍ NOSY G OOGLE DRI VE 

Snadná synchronizace dokumentů v rámci společnosti Ve společnosti není nutné vytvářet počítačovou síť se serverovým počítačem pro bezpečné sdílení souborů. Synchronizace probíhá automaticky, mezi všemi počítači

Strana |42

Postup správy dat a informací ve společnosti připojenými do sítě Internet. Nedochází k duplicitám, či ztrátám dat a veškeré dokumenty jsou k dispozici odkudkoli přes webové rozhraní. 

Rychlé zobrazení ve webovém rozhraní Webová služba Google Drive umožňuje rychlé zobrazení následujících typů souborů (Google, 2012): o

Microsoft Word (.DOC and .DOCX)

o

Microsoft Excel (.XLS and .XLSX)

o

Microsoft PowerPoint (.PPT and .PPTX)

o

Adobe Portable DocumentFormat (.PDF)

o

Apple Pages (.PAGES)

o

Adobe Illustrator (.AI)

o

Adobe Photoshop (.PSD)

o

Tagged Image FileFormat (.TIFF)

o

Autodesk AutoCad (.DXF)

o

ScalableVectorGraphics (.SVG)

o

PostScript (.EPS, .PS)

o

TrueType (.TTF)

o

XML PaperSpecification (.XPS)

o

Sobory archivů (.ZIP and .RAR)

o

Textové soubory (.TXT)

o

Programovací kódy (.CSS, .HTML, .PHP, .C, .CPP, .H, .HPP, .JS)

o

Obrázky (.JPG, . PNG atd.)

Díky tomu lze dokumenty snadno dohledávat a uživatelé nemusí mít instalovány programy jako je Autodesk AutoCad, Adobe Photoshop, Ilustrator a podobné. 

Umožňuje vyhledávat i pomocí OCR a Google Goggles technologie Vyhledávání

je

Googlu

velkou

ctností.

Přímo

ve

webové

aplikaci

naleznete

vyhledávací řádek, kde můžete vyhledávat podle názvu souboru, ale také v obsahu. Díky technologii OCR a Goggles prohledává i obsah obrázků a pdf. (Google, 2012)



Zálohování I přes to, že Google Drive, stejně jako ostatní cloudové služby, je určen především k synchronizaci dat, nikoli k zálohování. Pro malé podniky tato služba poslouží i k zálohování a to především z důvodu že zde prakticky neexistuje možnost, že o data uložená na Google Drive přijdete. Na serverech Googlu jsou jednak uchovány nejnovější verze souborů spolu s jejich předchozími verzemi. Automaticky jsou mazány verze starší 30 dnů a přechozí verze souboru pokud jich je k dispozici více

Strana |43

Postup správy dat a informací ve společnosti než 100. U jednotlivých souborů si také můžete nastavit, zda některé jejich verze nebudou nikdy smazány. Google disponuje 11ti datovými centry, která obsahují dohromady více než 900 000 serverů. Veškerá uživatelská data jsou uložena ve více datových centrech a rozprostřena do sdílené infrastruktury velkého množství úložišť. V případě poruchy dochází takřka k okamžitému přesměrování na záložní datové centrum (Google, 2011). V minulém roce bylo zveřejněno, že Google data taktéž zálohuje na magnetická média (pásky). Zničení či ztráta uživatelských dat způsobená chybou na straně společnosti Google je takřka vyloučena. 

Bezpečnost Často zmiňovanou otázkou je také bezpečnost našich dat. Kde jsou data umístěna? Kdo k nim má přístup? Nejsou více v bezpečí na počítačích ve společnosti? Nejpravděpodobnější způsobem odcizení firemních dat jsou cílené interní úniky a poté náhodné interní úniky. Pravděpodobnost, že dojde k nabourání serverů Googlu, a útočník najde mezi statisíci servery právě ten, kde jsou uložena vaše data, se blíží absolutní nule. Data jsou ukládána pod náhodně zvoleným názvem a obsah není ukládán jako prostý text a je pouze strojově čitelný. Samotná datová centra jsou navíc chráněna proti neoprávněnému vstupu (bezpečnostní kontroly na příjezdových cestách, kamerový systém, strážní hlídky, obvodové oplocení). Tak to vysokou úroveň zabezpečení dat si pro vlastní servery nemůže dovolit žádná jiná společnost. (GOOGLE, 2007)

9.4 Správa souborů a kategorizace dat (vytváření databází) 9.4.1 Třídění dat Společnost by měla hned v počátku vytvořit systém a pravidla číslování a třídění dat. Nejlepším způsobem jsou tabulkové editory (např.: Microsoft Excel). V každém řádku je záznam, který lze snadno později přenést do databáze informačního systému. Takto se hodí zaznamenávat jak finanční doklady, tak zaměstnance, dodavatele, zákazníky a zakázky. Dalším

krokem,

je

zavedení

podnikové

normy

číslování

jednotlivých

zaměstnanců,

zákazníků atd. a stanovit, který dokument je pro jaké informace směrodatný. Při volbě číslování je nutné vzít v úvahu charakter číslovaných záznamů. Stavební společnost má oproti obchodu prodávající oblečení podstatně méně zakázek a pro identifikaci zakázek postačuje pětimístný kód.

Strana |44

Postup správy dat a informací ve společnosti Např.: Společnost obdrží objednávku díla od Novotného Jindřicha. Zákazník se zapíše do dokumentu: zakaznici.xls pod číslem 110137. Poté se zákazníkovi vypracuje nabídka s číslem N-110137, sepíše smlouva s číslem S-110137 a vystaví faktura s číslem 110137. Důležité

je,

záznamy

nemazat.

Například

zrušené

objednávky

společnosti

slouží

k vyhodnocení úspěšnosti prodeje.

9.4.2 Zadávání dat Veškeré data zaznamenané v tabulkovém editoru musí být strukturovaná. Každou informaci zadáváme

do

samostatné

buňky

v řádku.

Jeden

řádek,

tvoří

takzvaně

záznam.

V jednotlivých buňkách řádku, budou tak zaznamenány údaje jako jméno, příjmení, ulice, č,p. PSČ, město, číslo bankovního účtu, kód banky, atd.

Jméno a příjmení zákazník

doporučuji zadávat do samostatných buněk i přes to, že takový záznam lze později rozdělit. Čísla je nutné zaznamenat bez mezer a textu před, nebo za číslem (Kč, dny, ks) a jejich formát upravit pomocí formátování. V případě, že například prodeje zaznamenáme i se znakem koruny, nepůjde jednotlivé záznamy později sčítat. Pro opakující hodnoty definujeme zkratky, které jsou jednoznačné, srozumitelné a jedinečné. Ty zkratky zadáváme místo opakujících se hodnot. Korektní zadávání lze zabezpečit například přes možnost Ověření dat, nebo přes formulářová pole. Podle těchto klíčových slov lze hodnoty snadno filtrovat a poté vytvářet pro výkazy a ukazatele. Data lze také snadno exportovat do databázových nástrojů a vytvořit referenční tabulky. Mezi takto připravenými daty lze v databázovém nástroji vytvořit vztahy přes referenční integritu a pro potřeby společnosti dostaneme k dispozici vždy aktuální a korektní. Např.:

Typ zákazníka (maloodběratel, velkoodběratel), druh zakázky (stavba, montáž,

servis)

9.4.3 Adresářová struktura K správné správě dat patří také zavedení adresářové struktury a korektní pojmenovávání dokumentů. Základní chybou je používání diakritiky a vkládání mezer. Např.: Stavba Děčín. Vhodné je soubory pojmenovávat vždy bez diakritiky a slova rozdělovat znakem podtržítka nebo pomlčkou. Například adresáře s jednotlivých zákazníků by měli

vždy začínat

identifikačním číslem ze seznamu zákazníků. Čísla musí být zapsána i s počáteční nulou, v případě, např.: 0003_novotny, namísto 3_novotny, tak aby při řazení byla zachována posloupnost. Při číslování můžeme použít také časovou značku tak, že identifikační číslo obsahuje datum ve formátu rrmmxxxx. Např.: 10030003_novotny pro třetího zákazníka z března 2010. Data je poté možné časově rozlišovat.

Strana |45

Postup správy dat a informací ve společnosti Obrázek 12 - Příklad vzhledu adresářové struktury

Zakaznici

110135_Kubat 110136_Janda 110137_Novotny

Zamestnanci

110137_nabidka 110137_smlouva

001_Kavalir 002_Pesek Zdroj: Vlastní zpracování

9.5 Vzdálený přístup Vzdálený přístup znamená, že uživatelé nemají přístup k souborům, e-mailu či kalendáři pouze z kanceláře společnosti, nebo pouze ze svého osobního počítače, ale že mohou přistupovat informacím takřka z libovolného počítače, notebooku a v současnosti také z mobilního telefonu připojených k internetu. Zaměstnanci společnosti mohou díky vzdálenému přístupu k souborům a e-mailu pracovat z domu. Na služební cestě si mohou kdykoli zkontrolovat nové e-maily a okamžitě sdílet informace z absolvovaných schůzek. Navržené řešení v této práci staví veškerou správu dat a informací ve společnosti přes webové služby Google Apps a Google Drive. Díky tomu není potřeba shánět jiná řešení. Adresy pro přihlášení zaměstnanců ke zřízeným službám jsou následující Gmail (email) – mail.google.com Kalendář – calendar.google.com Sdílené soubory – docs.google.com

9.6 Podpora podnikových procesů S růstem společnosti, tak jak roste množství informací určených ke zpracovaní, je nutné začít řízení a stanovování podnikových procesů. Podnikové informační systémy poskytnou podnikovým procesům podporu v podobě jejich řízení (kontroly), uchovávání dat a často také automatizací při jejich zpracovávání. Dalším krokem v řízení podnikové informatiky ve společnosti je tedy výběr a nasazení vhodného informačního systému pro podporu podnikových procesů.

Strana |46

Postup správy dat a informací ve společnosti Prvním komplexním systémem, jehož zavedení by měla společnost zvažovat je systém na řízení vztahů se zákazníky, neboli CRM (Custommer Relation Management). Systém podniku přináší kompletní podporu vztahu se zákazníky. V první řadě slouží ke správě informací o poptávajících, k vytváření nabídek, správě objednávek. Dále slouží ke správě informace o zákaznících a jejich následných „po obchodních“ požadavcích.

9.6.1 Typ řešení informačního systému Před výběrem dodavatele se nejprve musím rozhodnout, jakým typem řešení bude systém ve společnosti řešen. Pro potřeby malé společnosti a z důvodu jejích finančních možností je nejlépe zakoupení některého komerčního typového řešení. Existují také alternativy v podobě svobodného softwaru10, díky kterým společnost nemusí vynakládat finanční náklady na zakoupení licence. Mezi nejrozšířenější patří SugarCRM a vTiger. Musíme si ovšem uvědomit, že samotný program tvoří pouze část celého řešení. Dalším krokem je instalace, nastavení systému, nastavení zaměstnaneckých účtů a importy relevantních podnikových dat, tedy činnosti vyžadující odborné znalosti. Tyto systémy doporučuji pro střední společnosti, které zaměstnávají v trvalém pracovním poměru správce sítě, nebo jiného zaměstnance se základními znalostmi programování. Ten je schopný systém implementovat, customizovat, provázat s jinými aplikacemi a starat se o jeho údržbu, popřípadě rozšiřování jeho funkcí.

9.6.2 CRM systémy vhodné pro malou firmu Níže se seznámíme s několika typovými systémy, vhodnými pro aplikaci v malé společnosti. V této práci se především zaměřuji na využití nástrojů, která nevyžadují vlastnictví serverů, a umožňují vzdálený či mobilní přístup k datům. Tak se i v této části práce zaměřím na „cloudově“ řešené CRM systémy. Díky tomu není nutné řešit nastavení severů, instalaci služeb na serverové počítače a počítače zaměstnanců. Podrobné informace o jednotlivých systémech jsou čerpány z webových stránek výrobců (Raynet a Sprinx).

R AYNET CRM Systém Raynet

CRM je zcela provozován jako „cloudové“ řešení, formou měsíčního

pronájmu pro potřebný počet zaměstnanců. Díky tomu je implementace do podniku takřka okamžitá. Systém se předplácí vždy na období 1 měsíce dopředu a počet uživatelů můžete libovolně snižovat, nebo zvyšovat, dle aktuálních potřeb společnosti.

10

Software, u něhož autor umožňuje jeho volné využívání (Freeware software) popřípadě dává k dispozici také jeho zdrojový kód (Open-source software, Free software) Strana |47

Postup správy dat a informací ve společnosti Obrázek 13 - Náhled systému Raynet CRM

Zdroj: Vlastní zpracování

Systém nabízí následující funkcionality: 

Evidence kontaktů – o firmách (dodavatelích, odběratelích, partnerech, konkurenci), osobách (zaměstnancích, zákaznících) a zájemcích



Plánování – úkolů, schůzek, událostí, e-mailů, telefonních hovorů a dopisů



Evidence obchodu – obchodní případy, nabídky, objednávky, produkty, ceníky a projekty



Analýzy a reporty – analýzy obchodních případů, vývoje prodejů a sledování a hodnocení obchodníků



Správa dokumentů

Další výhodou systému je uživatelsky přívětivá mobilní verze systému, optimalizovaná k ovládání s použitím dotykového displeje a nezávislá na operačním systému mobilního telefonu. Při

dalším

rozvoji

podnikové

informatiky

ve

společnosti

dále

oceníte

takzvaný

Connector API, tedy rozhraní k propojování informačního systému s jinými aplikacemi a k automatickému přenášení dat. Systém snadno propojíte s účetním systémem, e-shopem a dalšími možnými aplikacemi ve společnosti.

Strana |48

Postup správy dat a informací ve společnosti Systému nechybí podobně zpracované video návody, využitelné k zaškolení zaměstnanců společnosti. Cena systému je 500 Kč za uživatele/měsíc11.

S PRI NX CRM SprinxCRM je dalším cloudovým řešením CRM systému do společnosti. Jedná se o robustnější produkt s mnoha výhodami, který zprvu zklame nedodělanými překlady do češtiny a některými chybějícími funkcionalitami (tvorba nabídek, objednávek, ceníků…). Zásadní nevýhodou je také vyšší cena oproti systému Raynet CRM. Obrázek 14 - Náhled systému SprinxCRM

Zdroj: Vlastní zpracování

Systém nabízí následující funkcionality: 

Evidence kontaktů – o firmách (dodavatelích, odběratelích, partnerech, konkurenci), osobách (zaměstnancích, zákaznících)



Evidence obchodních příležitostí



Plánování – úkolů, schůzek, událostí, e-mailů, telefonních hovorů a dopisů



Kampaně



Analýzy a reporty – očekávané výnosy, analýzy obchodních případů, vývoje prodejů a sledování a hodnocení obchodníků a další.



11

Správa dokumentů

Cena je uvedena bez DPH. Strana |49

Postup správy dat a informací ve společnosti Zásadní výhodou celého systému je jeho možnost propojení se službami Google Apps. K přihlašování poté slouží stejné e-mailové adresy a dojde k propojení kontaktů, kalendáře a e-mailu v obou systémech. Informační systém SprinxCRM je dále možné napojit na účetní aplikace Money S3, Money S4, Abra S4 a Pohoda. Samozřejmostí je mobilní přístup přes zařízení Blackberry, Windows Mobile, Android a iPhone. Cena systému je 830 Kč za uživatele/měsíc a v případě integrované synchronizace s MS Outlook je cena systému 858 Kč za uživatele/měsíc12.

12

Ceny jsou uvedeny bez DPH. Strana |50

Kalkulace nákladů a hodnocení systému

10 KALKULACE NÁKLADŮ A HODNOCENÍ SYSTÉMU V závěrečné části práce provedu finanční kalkulaci navrhovaného řešení a jeho hodnocení dle vícekriteriální analýzy podle stanovených kritérií a jejich vah. Hodnocení bude provedeno jednak pro konkrétní popisovanou společnost s 8 zaměstnanci, na základě které byla tato práce vyhotovena. Dále označována jako společnost Alfa. Zároveň provedu hodnocení typové společnosti s 50 zaměstnanci, kde pro správu informací byl zaveden CRM informační systém. Dále označována jako společnost Beta. Jednotlivé hodnocení provedu multikriteriální analýzou a bude provedena kalkulace nákladů. V nákladových kalkulacích nebudou započítány náklady hardware a software uživatelských PC.

M ULTI KRI TERI ÁLNÍ ANALÝZA Ke zvoleným kritériím jsem si stanovila jejich procentuální váhy a způsob určování hodnoty: 

Spolehlivost – váha 30 % Provedu expertní hodnocení. Jednotlivé varianty ohodnotím na stupnici 1-10



Uživatelská přívětivost – váha 25 %



Provedu expertní hodnocení. Jednotlivé varianty ohodnotím na stupnici 1-10



Náročné na správ systému – váha 15 % Hodnocení ano/ne. Podle toho, zda je nutné najmout do společnosti IT specialistu



Zabezpečení dat – váha 10 % Hodnota vypočtena součtem splněných vlastností: nastavení uživatelských práv - zabezpečení proti interním cíleným únikům zabezpečení proti interním náhodným únikům zabezpečení proti útokům zvenčí zálohování archivace



Vzdálený přístup k e-mailu a dokumentům – váha 10 % Hodnocení ano/ne.



Kompletní lokalizace do češtiny – váha 5% Hodnocení ano/ne.



Cena – váha 5%

Hodnoty kritérií poté předu na normalizované hodnoty v intervalu od 0 do 1.

Strana |51

Kalkulace nákladů a hodnocení systému Znormalizované hodnoty vynásobím procentuálními vahami a hodnoty pro jednotlivé hodnoty sečtu. Výsledek mi dává bodové ohodnocení jednotlivých variant.

10.1 Společnost Alfa – 8 zaměstnanců (uživatelů) U společnosti bylo provedeno hodnocením tří variant řešení. Současného řešení popsaného v kapitole 8 Popis současné situace, navrhovaného řešení s využitím webových služeb a systému běžícím na vlastních serverech. Současné řešení: 

Bez serverového PC



Využívané služby Google Apps



Sdílení souborů přes 1 účet Dropbox

Řešení založené na webových službách 

Bez serverového PC



Využívání služeb Google Apps



Sdílení dokumentů přes Google Drive (rozšíření kapacity o 25 GB)

Řešení založené na správě vlastních serverů 

1 serverový PC se systémem Small Business Server 2011



Sdílení dokumentů uvnitř podnikové sítě

10.1.1 Kalkulace nákladů Součástí analýzy je také finanční kalkulace jednotlivých řešení. Kalkulace vychází z reálných cen služeb a cen obvyklých hardwerového vybavení. Jak je vidět v následující tabulce (viz Tabulka 4 - Kalkulace nákladů ICT/IS podniku Alfa). Pro malou společnost s 8 zaměstnanci je zcela neekonomické správa vlastních serverů. Roční náklady na jednoho zaměstnance jsou v případě investice do vlastních serverů je více než 9 000 Kč v případě, že do částky zahrneme i náklady na IT specialisty, který serverové řešení nainstaluje a příležitostně se bude starat o jeho servis. Pořízení samotných technologií (hardware, software) stojí přes 2 000 Kč na uživatele ročně. To je částka, kterou v současné době investuje společnost do systému pro všechny zaměstnance. Navrhované řešení, které vylepšuje sdílení souborů a umožňuje řízení uživatelských práv, by společnost ročně přišlo přibližně na 4 800 Kč (přibližně 600 Kč na jednoho zaměstnance). Strana |52

Kalkulace nákladů a hodnocení systému Tabulka 4 - Kalkulace nákladů ICT/IS podniku Alfa

Webové řešení Google Apps + Google Drive

Současné řešení

Řešení na vlastních serverech

Náklady na uvedení do provozu Celkové náklady na hardware serveru (20 000 Kč za serverový PC)

20 000,0 Kč

Celkové náklady na software serveru

26 756,0 Kč

Mzdové náklady spojené s nasazením systému

16 000,0 Kč

Celkové přímé náklady

62 756,0 Kč

Roční provozní náklady Google Apps zdarma do 10 uživatelů

- Kč

Google Drive pro 8 uživatelů (25GB)

- Kč 4 780,8 Kč

Dropbox pro 1 uživatele (50GB)

1 980,0 Kč

Celkové náklady na údržbu infrastruktury

- Kč

- Kč

3 137,8 Kč

Mzdové náklady správce sítě

- Kč

- Kč

50 000,0 Kč

Celkové roční náklady

1 980,0 Kč

4 780,8 Kč

53 137,8 Kč

Celkové náklady (za 3 roky)

5 940,0 Kč

14 342,4 Kč

222 169,4 Kč

247,5 Kč

597,6 Kč

9 257,1 Kč

Roční náklady na zaměstnance (po dobu 3 let)

Zdroj: Vlastní zpracování

10.1.2 Hodnocení variant Z hodnocení je patrné, že navrhované řešení splňuje nejlépe stanová kritéria. Webové služby splňují důležité požadavky na podnikové systémy především díky jejich spolehlivosti. Oproti tomu systémy postavené na vlastních serverech jsou pro malé společnosti finančně náročné a taktéž náročné na správu. Tabulka 5 - Hodnoty multikriteriální analýzy pro společnost Alfa

Váha

Současné řešení

Webové řešení Google Apps + Google Drive

Řešení na vlastních serverech

š 100 % spolehlivost

30%

10

10

7

š Uživatelská přívětivost

25%

8

8

10

š Nenáročná správa systému

15%

ano

ano

ne

š Zabezpečení dat

10%

0

4

3

š Vzdálený přístup k e-mailu a dokumentům

10%

ano

ano

ne

š Kompletní lokalizace do češtiny

5%

ano

ano

ano

š Cena

5%

250,0 Kč

600,0 Kč

9 300,0 Kč

Zdroj: Vlastní zpracování

Strana |53

Kalkulace nákladů a hodnocení systému Tabulka 6 - Znormované hodnoty multikriteriální analýzy pro společnost Alfa

Současné řešení

Webové řešení Google Apps + Google Drive

Řešení na vlastních serverech

š 100 % spolehlivost

30%

1

1

0,7

š Uživatelská přívětivost

25%

0,8

0,8

1

š Nenáročná správa systému

15%

1

1

0

š Zabezpečení dat

10%

0

0,8

0,6

š Vzdálený přístup k e-mailu a dokumentům

10%

1

1

0

š Kompletní lokalizace do češtiny

5%

1

1

1

š Cena

5%

1

0,7

0

Zdroj: Vlastní zpracování

Tabulka 7 - Vyhodnocení multikriteriální analýzy pro společnost Alfa

Současné řešení

Webové řešení Google Apps + Google Drive

Řešení na vlastních serverech

š 100 % spolehlivost

30%

0,3

0,3

0,21

š Uživatelská přívětivost

25%

0,2

0,2

0,25

š Nenáročná správa systému

15%

0,15

0,15

0

š Zabezpečení dat

10%

0

0,08

0,06

š Vzdálený přístup k e-mailu a dokumentům

10%

0,1

0,1

0

š Kompletní lokalizace do češtiny

5%

0,05

0,05

0,05

š Cena

5%

0,05

0,035

0

Celkem

0,85

0,915

0,57

Pořadí

2.

1.

3.

Zdroj: Vlastní zpracování

10.2 Společnost Beta – 50 zaměstnanců (uživatelů) Pro společnost beta byly hodnoceny pouze dvě varianty řešení. První varianta řeší návrh informačního systému s využitím webových služeb, druhé řešení předpokládá se zavedením vlastních serverů. Řešení založené na webových službách: 

Bez serverového PC



Využívání služeb Google Apps



Sdílení dokumentů přes Google Drive (rozšíření kapacity o 100 GB)



Zaveden systém pro správu zákazníků RaynetCRM

Strana |54

Kalkulace nákladů a hodnocení systému Řešení založené na správě vlastních serverů: 

3 serverová PC se systémem Small Business Server 2003 +2x Windows Server 2008



Sdílení dokumentů uvnitř podnikové sítě



Zaveden eWay-CRM běžící na vlastních serverech

10.2.1 Kalkulace nákladů Při provedené analýze bylo zjištěno, že i pro společnost s 50 zaměstnanci je finančně výhodnější využívat webových služeb. Jak je ovšem vidět v kalkulaci (Tabulka 8 - Kalkulace nákladů ICT/IS podniku Beta), rozdíl již není tak významný. Náklady na jednoho zaměstnance za rok tvoří v případě využívání webových služeb téměř 9 000 Kč a v případě zavedení vlastních serverů činní náklady na jednoho zaměstnance téměř 12 000 Kč. Tabulka 8 - Kalkulace nákladů ICT/IS podniku Beta

Webové řešení Google Apps + Google Drive + RaynetCRM

Řešení na vlastních serverech

Náklady na uvedení do provozu Celkové náklady na hardware serverů (20 000 Kč za serverový PC)

60 000,0 Kč

Celkové náklady na software serveru

155 000,0 Kč

Celkové náklady na CRM systém pro 50 uživatelů

314 500,0 Kč

Mzdové náklady spojené s nasazením systému

25 000,00 Kč

Celkové přímé náklady

84 800,0 Kč 614 300,0 Kč

Roční provozní náklady Google Apps pro firmy pro 50 uživatelů

40 000,0 Kč

Google Drive pro 50 uživatelů (100GB)

59 880,0 Kč

RaynetCRM

300 000,0 Kč

Celkové náklady na údržbu infrastruktury

- Kč

30 715,0 Kč

50 000,0 Kč

360 000,0 Kč

449 880,0 Kč

390 715,0 Kč

1 349 640,0 Kč

1 786 445,0 Kč

Roční náklady na zaměstnance (po dobu 3 let)

8 997,6 Kč

11 909,6 Kč

Roční náklady na zaměstnance (po dobu 3 let) bez mzdových nákladů

2 665,9 Kč

3 734,8 Kč

Mzdové náklady správce sítě Celkové roční náklady Celkové náklady (na 3 roky)

Zdroj: Vlastní zpracování

Strana |55

Kalkulace nákladů a hodnocení systému

10.2.2 Hodnocení variant Z následujícího hodnocení je patrné, že zadaná kritéria úspěšněji splnila varianta s využitím webových serverů. Při hodnocení variant bylo uvedeno, že řešení na vlastních serverech neumožnuje vzdálený přístup i přes to, že technologicky není vzdálený přístup k serverovým PC neřešitelný. Přístup k službám a datům na vlastních serverech je ovšem často uživatelsky nepřívětivý, popřípadě některé služby nejsou přístupné a proto bylo použito toto hodnocení. I přes to by v hodnocení získala více bodů první varianta. Tabulka 9 - Hodnoty multikriteriální analýzy pro společnost Beta

váha

Webové řešení Google Apps + Google Drive + RaynetCRM

Řešení na vlastních serverech

š 100 % spolehlivost

30%

10

7

š Uživatelská přívětivost

25%

8

10

š Nenáročná správa systému

15%

ano

ne

š Zabezpečení dat

10%

4

3

š Vzdálený přístup k e-mailu a dokumentům

10%

ano

ne

š Kompletní lokalizace do češtiny

5%

ano

ano

š Cena

5%

2 666,0 Kč

3 735,0 Kč

Zdroj: Vlastní zpracování

Tabulka 10 - Normované hodnoty multikriteriální analýzy pro společnost Beta

váha

Webové řešení Google Apps + Google Drive + RaynetCRM

Řešení na vlastních serverech

š 100 % spolehlivost

30%

1

0,7

š Uživatelská přívětivost

25%

0,8

1

š Nenáročná správa systému

15%

1

0

š Zabezpečení dat

10%

0,8

0,6

š Vzdálený přístup k e-mailu a dokumentům

10%

1

0

š Kompletní lokalizace do češtiny

5%

1

1

š Cena

5%

1

0,6

Zdroj: Vlastní zpracování

Strana |56

Kalkulace nákladů a hodnocení systému Tabulka 11 - Vyhodnocení multikriteriální analýzy pro společnost Beta

Webové řešení Google Apps + Google Drive + RaynetCRM

Řešení na vlastních serverech

š 100 % spolehlivost

30%

0,3

0,21

š Uživatelská přívětivost

25%

0,2

0,25

š Nenáročná správa systému

15%

0,15

0

š Zabezpečení dat

10%

0,08

0,06

š Vzdálený přístup k e-mailu a dokumentům

10%

0,1

0

š Kompletní lokalizace do češtiny

5%

0,05

0,05

š Cena

5%

0,05

0,03

Celkem

0,93

0,6

Pořadí

1.

2.

Zdroj: Vlastní zpracování

Strana |57

Závěr

11 ZÁVĚR Cílem diplomové práce bylo potvrdit, že současné metodiky nejsou vhodné pro malé podniky a vytvořit postup vhodný k správě informatiky v malé společnosti. Pro splnění základního cíle práce byly definovány následující dílčí cíle: 

Potvrdit platnost hypotézy, že současné metodiky zaměřené na budování a správu informačních systémů nejsou vhodné pro malé podniky.



Stanovit hodnotící kritéria navrhovaného řešení podnikové informatiky.



Navrhnout řešení podnikové informatiky pro malé podniky založené na běžných kancelářských aplikacích.

Analýzou současných metodik, byla potvrzena hypotéza, že současné postupy jsou robustním řešením, které je zaměřeno na střední a velké společnosti. Jejich aplikace vyžaduje rozsáhlé finanční a lidské zdroje. Agilní metodiky budování informačních systémů nejsou vhodné pouze pro vývoj nového řešení. Globální metodiky IS/ICT jsou svým rozsahem vhodné pro projektové manažery, nebo správce sítě. Z toho důvodu nejsou vhodné pro malé společnosti. Praktické části práce byl navržen postup k budování podnikové informatiky ve společnosti podle. Na reálném využití v malé společnosti bylo ověřeno je reálné využití. Na základě finanční kalkulace bylo ověřeno, že se jedná o finančně dostupné řešení, ekonomicky výhodné pro malé podniky. Kvalita navrhovaného řešení byla zároveň úspěšně ověřena multikriteriální analýzou. Při psaná této práce byly veškerá formulovaná doporučení aplikovány v malém podniku. Ve společnosti se nyní zavádí CRM systém. Za hlavní přinos diplomové práce je využitelný model podnikového systému v malé společnosti. Získané poznatky dále využiju při budování řízení informatiky ve vlastní společnosti. Malé podniky zaujímají významnou část ekonomiky, jednak dle počtu malých firem, ale především z důvodu jejich významného na podílu na celkovém produktu společnosti. Těmto podnikům, ovšem není věnována taková intenzita zkoumání, jako například středním a velkým podnikům. Domnívám se, že tato práce přispěje začínajícím podnikatelům a malým společnostem k řízení informačních technologií ve vlastní společnosti.

Strana |58

Seznam použitých zdrojů

SEZNAM POUŽITÝCH ZDROJŮ Google Drive Help About the Google Drive viewer [online]. © 2012 [cit. 2012-6-20]. Dostupné z: http://support.google.com/drive/bin/answer.py?hl=en&answer=2423485 AGARWAL, Amit. IndiaRealtime Tech Journal: Who Rivals Dropbox? [online]. 3. 5. 2012 [cit. 2012-5-28]. Dostupné z: http://blogs.wsj.com/indiarealtime/2012/05/03/tech-journal-whorivals-dropbox/ BASL, Josef. Podnikové informační systémy: podnik v informační společnosti. 2., výrazně přeprac. a rozš. vyd. Praha: Grada, 2008. 283 s. ISBN 978-80-247-2279-5. BRUCKNER, Tomáš, Jiří VOŘÍŠEK a Alena BUCHALCEVOVÁ. Tvorba informačních systémů. Praha: Grada, 2012. ISBN 978-80-247-4153-6. BUCHALCEVOVÁ, Alena. Metodiky budování informačních systémů. 1. vyd. Praha: Grada, 2005. ISBN 80-247-1075-7. BUSINESSINFO.CZ. BusinessInfo.cz Elektronický podpis a jeho využití [online]. 30. 9. 2002 [cit. 2012-6-15]. Dostupné z: http://www.businessinfo.cz/cz/clanek/it-telekomunikace/ elektronicky-podpis-a-jeho-vyuziti/1000473/2984 FORPSI.COM Ceník - Domény [online]. © 2012 [cit. 2012-6]. Dostupné z: http:// www.forpsi.com/domain/pricelist.php CENYGROVÁ, Jaroslava. SystemOnLine Technická řešení CRM a možnosti nasazení [online]. © 2004 [cit. 2012-8-12]. Dostupné z: http://www.systemonline.cz/clanky/technicka-resenicrm-a-moznosti-nasazeni.htm Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví Co je technické norma [online]. © 2012

[cit. 2012-6-10]. Dostupné z:

http://www.unmz.cz/urad/co-je-to-

technicka-normaCOVERT, Adrian. Gizmodo.com Google Drive, iCloud, Dropbox and More Compared: What’s the Best Cloud Option? [online]. 24. 4. 2012 [cit. 2012-6-16]. Dostupné z: http:// gizmodo.com/5904739/google-drive-icloud-dropbox-and-more-compared-whats-the-bestcloud-option CZECHINVEST. CzechInvest Slovníček pojmů [online]. © 2012 [cit. 6-5-2012]. Dostupné z: http://www.czechinvest.org/slovnicek-pojmu

Strana |59

Seznam použitých zdrojů ČSN ISO/IEC 2382. Informační technologie - Slovník - Část 36: Výuka, vzdělávání, výcvik. Praha: Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví, 2009. EAN 8590963827018. Google data centers Data center locations [online]. © 2011 [cit. 2012]. Dostupné z: http:// www.google.com/about/datacenters/locations/index.html SBA.gov Determining Business Size [online]. © 2011 [cit. 2012-8-12]. Dostupné z: http:// www.sba.gov/content/determining-size-standards EUROSTAT. Statistics Explained Business economy - size class analysis [online]. 3. 2008 [cit.

2012-8-10].

Dostupné

z:

http://epp.eurostat.ec.europa.eu/statistics_explained/

index.php/Business_economy__size_class_analysis#Focus_on_value_added_and_apparent_productivity FITZPATRICK, Jason. lifehacker.com Best Password Manager: KeePass [online]. 4. 5. 2010 [cit.

2012-6-10].

Dostupné

z:

http://lifehacker.com/5530702/best-password-manager-

keepass GÁLA, Libor. Podniková informatika: počítačové aplikace v podnikové a mezipodnikové praxi, technologie informačních systémů, řízení a rozvoj podnikové informatiky. 1. vyd. Praha: Grada, 2006. 482 s. ISBN 80-247-1278-4. GÁLA, Libor, Jan POUR a Zuzana ŠEDIVÁ. Podniková informatika - 2., přepracované a aktualizované vydání. Praha: Grada Publishing a.s., 2009. 496 s. ISBN 978-80-247-2615-1. GÁLA, Libor, Jan POUR a Zuzana ŠEDIVÁ. Podniková informatika: kategorizace, agilní metodiky, vzory pro návrh metodiky. 2., přeprac. a aktualiz. vyd. Praha: Grada, 2009. 496 s. ISBN 978-80-247-2615-1. Google:u.

In:

Google

[online].

©

2007

[cit.

2012.

Dostupné

z:

http://

static.googleusercontent.com/external_content/untrusted_dlcp/www.google.com/en//a/ help/intl/cs/admins/pdf/ds_gsa_apps_whitepaper_0207.pdf HORKÁ, Kateřina. Aplikace metodiky MMDIS v praxi. Praha: 2011. Bakalářská práce. Vysoká škola ekonomická v Praze, Fakulta informatiky a statistiky. CHLAPEK, Dušan. 4IT414 Řízení projektů IS/ICT, 11. přednáška. Praha: 2010 CHRBOLKOVÁ,

Markéta.

Analýza

vhodnosti

využití

free/open

source

softwaru

pro

poradenskou společnost. Praha: 2012. Bakalářská práce. Vysoká škola ekonomická v Praze, Fakulta podnikohospodářská.

Strana |60

Seznam použitých zdrojů KASÍK, Pavel. Technet.cz Google Drive je venku. Zdarma nabízí 5 GB, OCR, sdílení a synchronizaci [online]. 4. 2012 [cit. 2012-8]. Dostupné z: http://technet.idnes.cz/googledrive-google-disk-spusteni-5gb-zdarma-fz4-/ sw_internet.aspx?c=A120424_175020_sw_internet_pka SystemOnLine Katalog informačníh systémů [online]. © 2012 [cit. 2012-6-25]. Dostupné z: http://www.systemonline.cz/prehledy-produktu/ index.php?skup=1&kat=2&idcka=,294099,120&porovnat=porovnat&co= KLABANOVÁ, Olga. Všeobecná encyklopedie ve čtyřech svazcích. Díl 2. g-l. 1. vyd. Praha: Nakladatelský dům OP Diderot ISBN 80-85841-33-9, 1997. 111 s. ISBN 80-85841-33-9. KTD Česká terminologická databáze knihovnictví a informační vědy (TDKIV) [online]. Praha: Národní knihovna České republiky, © 2003 [cit. 2012-8-12]. Dostupné z: http:// aleph.nkp.cz/cze/ktd MACICH, Jiří. Lupa.cz Firma v cloudu: Podnikatelům freemail nesluší, pořiďte si e-mail na vlastní doméně [online]. © 2012 [cit. 2012-8-12]. Dostupné z: http://www.lupa.cz/clanky/ firma-v-cloudu-podnikatelum-freemail-neslusi-poridte-si-e-mail-na-vlastni-domene/ MICROSOFT CORPORATION. Microsoft Volume Licensing Hlavní Stránka | Microsoft Licenční programy

[online].

©

2008.

Dostupné

z:

http://www.microsoft.com/cze/licence/

default.mspx MILLER, Craighton. LogicLoounge Dropbox Surpasses 25 Million Users As Popularity Explodes [online]. 4. 2011 [cit. 2012-6-10]. Dostupné z: http://logiclounge.com/2011/04/ 18/dropbox-surpasses-25-million-users-as-popularity-explodes/ MINISTERSTVO VNITRA ČESKÉ REPUBLIKY. Ministerstvo vnitra České republiky Právní předpisy k datovým schránkám [online]. 29. 6. 2009 [cit. 2012-5-15]. Dostupné z: http:// www.mvcr.cz/clanek/navrhy-provadecich-pravnich-predpisu-k-datovym-schrankam.aspx Zdeněk Molnár. In: Úvod do základů vědecké práce: sylabus pro potřeby semináře doktorandů [online]. © 2008 [cit. 2012-8-10]. Dostupné z: http://web.fame.utb.cz/cs/docs/ Základy vědecké práce.doc P., Daniel. phoneArena.com Google Drive vs SkyDrive vs iCloud vs Dropbox vs SugarSync: cloud

services

comparison

[online].

4.

2012

[cit.

2012-8].

Dostupné

z:

http://

www.phonearena.com/news/Google-Drive-vs-SkyDrive-vs-iCloud-vs-Dropbox-vsSugarSync-cloud-services-comparison_id29453

Strana |61

Seznam použitých zdrojů PADRTA, Aleš. CESNET Lehce zlomitelná hesla (I),Computerworld [online]. 6. 5. 2011 [cit. 2012-5-16].

Dostupné

z:

http://www.cesnet.cz/sdruzeni/napsali-o-nas/2011/05/

20110506_Computerworld.html PROCHAZKA, Jaroslav a Cyril KLIMES. Provozujte IT jinak: agilní a štíhlý provoz, podpora a údržba informačních systémů a IT služeb. 1. vyd. Praha: Grada, 2011. 299 s. ISBN 978-80247-4137-6. PŘIKRYLOVÁ, Jana a Hana JAHODOVÁ. Moderní marketingová komunikace. 1. vyd. Praha: Grada, 2010. 303 s. ISBN 978-80-247-3622-8. Datové

schránky

Přístupové

údaje

[online].

©

2011.

Dostupné

z:

http://

www.datoveschranky.info/cz/dulezite-informace/pristupove-rozhrani-id37734/ PURDEK, Petr, Martin PIALA a Markéta CHRBOLKOVÁ. Enterprise Resource Planning (ERP) 4IT314 Podnikové informační systémy 1. Praha: 2010. Semestrální práce. Vysoká škola ekonomická. ŘEPA, Václav. Podnikové procesy: procesní řízení a modelování. 2., aktualiz. a rozš. vyd. Praha: Grada, 2007. 281 s. ISBN 978-80-247-2252-8. ŘÍMA, Josef A. K. A. Malá československá encyklopedie. Academia, 1987 SKLENÁK, Vilém, Hana JAHODOVÁ a Zuzana ŠEDIVÁ. Data, informace, znalosti a Internet. 1. vyd. Praha: C.H. Beck, 2001. ISBN 80-717-9409-0. CzechInvest Slovníček pojmů [online]. © 2012 [cit. 6-5-2012]. Dostupné z: http:// www.czechinvest.org/slovnicek-pojmu Slovník nejčastěji používaných pojmů ve veřejné správě Slovník [online]. © 2007 [cit. 2008]. Dostupné z: http://svs.cns.eu/index.php?page=slovnik Google Insights Statistiky vyhledávání Google [online]. 20. 6. 2012 [cit. 2012-6-20]. Dostupné

z:

http://www.google.com/insights/search/

?hl=cs#q=google%20drive%2Cdropbox%2Csugarsync%2Cskydrive&date=today%2012m&cmpt=q ŠTOLC, Robina další. ECM. 2006 Česká spolčnost pro systémovou integraci Terminologický slovník KIT [online]. © 2002 [cit. 2003]. Dostupné z: http://www.cssi.cz/cssi/

Strana |62

Seznam použitých zdrojů TOMÁŠ BARVÍŘ, Šárka M. J. H. ECDL - základy práce s počítačem a kancelářskými programy: manuál pro začátečníky a příprava ke zkouškám. 1. vyd. Praha: Grada, 2011. 239 s. ISBN 978-80-247-3686-0. Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví Třídicí znak [online]. © 2012 [cit. 2012-6-10]. Dostupné z: http://seznamcsn.unmz.cz/help/Napoveda3.aspx BusinessInfo.cz Uplatňování definice malého a středního podniku (MSP) [online]. 21. 10. 2009 [cit. 2012-8-10]. Dostupné z: http://www.businessinfo.cz/cs/clanky/uplatnovaninove-definice-maleho-a-3760.html ÚZ č.697 - Autorské právo, Průmyslová práva. Praha: Sagit, 2008 VÁŠA, Petr. SystemOnLine Bez vlastních serverů to ve firmách ještě dlouho nepůjde [online]. © 2011 [cit. 2012]. ISSN 1802-615X. Dostupné z: http://www.systemonline.cz/ clanky/bez-vlastnich-serveru-to-jeste-dlouho-nepujde.htm VOŘÍŠEK, Jiří. Strategické řízení informačního systému a systémová integrace. 1. vyd. Praha: Management Press, 2006. ISBN 80-859-4340-9. Jiří Voříšek. In: Prof. ing. Jiří Voříšek, CSc. [online]. © 2011 [cit. 2012-8-12]. Dostupné z: http://nb.vse.cz/~vorisek/FILES/4IT215_materialy_k_predmetu/05MMDISPrincip_multidimezionality_a_dimenze_reseni_IS.zip VYSEKALOVÁ, Jitka. Chování zákazníka. 1. vyd. Praha: Grada, 2011. 281 s. ISBN 978-80247-3528-3. Top Hostingy 2009 Výsledky TOP HOSTINGY 2009 [online]. © 2009 [cit. 2012]. Dostupné z: http://top.hostingy.cz/vysledky Google Apps Začněte zdarma používat Google Apps [online]. © 2011 [cit. 2012-6-10]. Dostupné z: http://www.google.com/apps/intl/cs/group/index.html Ministerstvo vnitra České republiky Základní registry veřejné správy [online]. 15. 4. 2010 [cit.

2012-6-16].

Dostupné

z:

http://www.mvcr.cz/clanek/zakladni-registry-verejne-

spravy.aspx Ministerstvo vnitra České republiky Základní registry veřejné správy [online]. 15. 4. 2010 [cit.

2012-6-16].

Dostupné

z:

http://www.mvcr.cz/clanek/zakladni-registry-verejne-

spravy.aspx Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů.

Strana |63

Seznam použitých zdrojů Zákon č. 121/2000 Sb.,o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon). Zákon č. 121/2000 Sb.,o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon). Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Zákon č. 365/2000 Sb. o informačních systémech veřejné správy. ZEMAN, Petr. SystemOnLine Odhalte možnosti business intelligence [online]. 3. 2005 [cit. 2012-5-20]. Dostupné z: http://www.systemonline.cz/clanky/odhalte-moznosti-businessintelligence.htm

Strana |64

Seznam obrázků

SEZNAM TABULEK Tabulka 1 - Analýza podniků dle velikosti...................................................................... 8 Tabulka 2 - Příklad strukturovaných dat ..................................................................... 10 Tabulka 3 - Běžná doba k prohledání celého prostoru hesel (Padrta, 2011) ..................... 40 Tabulka 4 - Kalkulace nákladů ICT/IS podniku Alfa ...................................................... 53 Tabulka 5 - Hodnoty multikriteriální analýzy pro společnost Alfa .................................... 53 Tabulka 6 - Znormované hodnoty multikriteriální analýzy pro společnost Alfa .................. 54 Tabulka 7 - Vyhodnocení multikriteriální analýzy pro společnost Alfa .............................. 54 Tabulka 8 - Kalkulace nákladů ICT/IS podniku Beta ..................................................... 55 Tabulka 9 - Hodnoty multikriteriální analýzy pro společnost Beta ................................... 56 Tabulka 10 - Normované hodnoty multikriteriální analýzy pro společnost Beta ................ 56 Tabulka 11 - Vyhodnocení multikriteriální analýzy pro společnost Beta ........................... 57

SEZNAM OBRÁZKŮ Obrázek 1 - Počítačová síť ........................................................................................ 11 Obrázek 2 - Počítačová síť ........................................................................................ 11 Obrázek 3 - Podnikový proces plánování montáží .......................................................... 3 Obrázek 4 – Administrativní rozhraní editace DNS záznamů .......................................... 33 Obrázek 5 - Editace DNS záznamů ............................................................................. 33 Obrázek 6 - DNS záznam typu TXT pro ověření vlastnictví domény ................................ 34 Obrázek 7 - DNS záznamy domény ............................................................................ 35 Obrázek 8 - Vytvoření nového uživatele ..................................................................... 36 Obrázek 9 - Vytvoření e-mailového aliasu ................................................................... 37 Obrázek 10 - Vytvoření databáze hesel ...................................................................... 39 Obrázek 11 – Porovnání cloudových služeb ................................................................. 41 Obrázek 12 - Příklad vzhledu adresářové struktury ...................................................... 46

Strana |65

Seznam příloh Obrázek 13 - Náhled systému Raynet CRM ................................................................. 48 Obrázek 14 - Náhled systému SprinxCRM ................................................................... 49 Obrázek 15 - Registrační formulář služeb Google Apps ................................................. 70 Obrázek 16 - Trend vyhledávání cloudových služeb 2011-2012 ..................................... 71

SEZNAM PŘÍLOH Příloha A -

Seznam použitých pojmů a zkratek ........................................................ 67

Příloha B -

Obrázky a tabulky ................................................................................ 70

Příloha C -

Hodnocení metodik budování informačních systémů is/ict ......................... 72

Příloha D -

Nastavení dvoustupňového ověření uživatelských účtů ............................. 78

Příloha E -

Porovnán funkcionalit crm systémů ........................................................ 79

Strana |66

Přílohy

PŘÍLOHY Příloha A -

Seznam použitých pojmů a zkratek

Výklady použitých pojmů v této práci byly převzaty z odborné literatury (Basl, 2008; Gála a další, 2006; Gála a další, 2009; Bruckner a další, 2012; Tomáš Barvíř, 2011) a ze zdrojů České terminologické databáze knihovnicví a informační vědy (KTD, 2003).

BI (B USI NESS I NTELLI GENCE ) Sada procesů, aplikací a technologií, jejichž cílem je účinně a účelně podporovat řídící aktivity ve firmě. Podporující analytické a plánovací činnosti organizací a jsou postaveny na principech

multidimenzionálních

pohledů

na

podniková

data.

Aplikace

BI

pokrývají

analytické a plánovací funkce většiny oblastí podnikového řízení, tj. prodeje, nákupu, marketingu, finančního řízení, controllingu, majetku, řízení lidských zdrojů, výroby.

C LOUD C OMPUTI NG Model poskytování ICT služeb, který umožňuje všudypřítomný, pohodlný přístup na požádání prostřednictvím sítě ke sdílené skupině konfigurovatelných výpočetních zdrojů (jako síti, serverů, úložišť a aplikací), které mohou být rychle poskytnuty a spouštěny s minimálním úsilím či interakcí poskytovatele služeb.

CRM (C US TOMER RELA TI ONSHI P MANAGEMENT ) Systém pro řízení vztahu se zákazníky představuje komplex aplikačního a základního software, technických prostředků, podnikových procesů a personálních zdrojů určených pro řízení a průběžné zajišťovaní vztahů se zákazníky firmy, a to v oblastech podpory obchodních činností, zejména prodeje, marketingu a základních služeb.

D ATA Reprezentace informací vhodně formalizovaná pro komunikaci, interpretaci a zpracování lidmi a automaty. Data mohou být reprezentována libovolnými řetězci znaků (čísel, příkazů, vět) uloženými na informačním nosiči. Data nemají zpravidla význam sama o sobě, ale teprve

jsou-li

pochopena,

interpretována,

komunikována

a

využita

člověkem

nebo

počítačem, stávají se smysluplnými informacemi.

Strana |67

Přílohy D ATABÁZE Systém sloužící k modelování objektů a vztahů reálného světa (včetně abstraktních nebo fiktivních) prostřednictvím digitálních dat uspořádaných tak, aby se s nimi dalo efektivně manipulovat, tj. rychle vyhledat, načíst do paměti a provádět s nimi potřebné operace zobrazení, přidání nových nebo aktualizace stávajících údajů, matematické výpočty, uspořádání do pohledů a sestav apod.

ERP (E NTERPRI SE R ESOURCES PLANNING ) Typ aplikace, resp. aplikačního software, který umožňuje řízení a koordinaci všech disponibilních podnikových zdrojů a aktivit. Mezi hlavní vlastnosti ERP patří schopnost automatizovat a integrovat klíčové podnikové procesy, funkce a data v rámci celé firmy.

ECM (E NTER PRI SE C ONTENT M ANAG EMEN T ) Technologie,

která

poskytuje

ukládání/uchovávání/likvidaci,

prostředky

pro

vytváření/sběr,

publikování/distribuci,

správu/zabezpečení,

prohledávání,

personalizaci

a

prezentaci/prohlížení/tisk veškerého digitálního obsahu.

I NFORMACE V nejobecnějším slova smyslu se informací chápe jako údaj o reálném prostředí, o jeho stavu a procesech v něm probíhajících. Informace snižuje nebo odstraňuje neurčitost systému (např. příjemce informace)

I NFORMAČNÍ A KOMUNI KA ČNÍ TECHNOLOGIE Hardwarové a softwarové prostředky pro sběr, přenos, ukládání, zpracování a distribuci dat. Mezi hardwarové (technické) prostředky patří servery, stacionární a přenosné personální počítače,

tiskárny,

komunikační

a

síťová

zařízení

(především

vysílače,

směrovače,

přepínače) a specializovaná koncová zařízení (myš, tablet, scanner, kamera, PDA, mobilní telefon apod.). Mezi softwarové (programové) prostředky patří základní software (operační systém, databázový systém, komunikační systém), aplikační software a software pro modelování a vývoj informačních systémů.

I NFORMAČNÍ SYSTÉM Informační systém je systémem, jehož prvky jsou informační a komunikační technologie, data a lidé.

Strana |68

Přílohy OEM (O RI GI NAL E QUI PMENT M ANUFACTURE ) Způsob licencování software, kdy je licence k danému programovému vybavení získána současně se zakoupením hardware či jiného softwarového produktu.

W EBOVÉ SLUŽBY (W EB S ERVI CES ) Systémy umožňující součinnou spolupráci počítačů v síti. Poskytovatel služeb nabízí prostřednictvím standardních rozhraní určitá data a služby.

Strana |69

Přílohy

Příloha B -

Obrázky a tabulky Obrázek 15 - Registrační formulář služeb Google Apps

Zdroj: Vlastní zpracování

Strana |70

Přílohy Obrázek 16 - Trend vyhledávání cloudových služeb 2011-2012 (Google, 2012)

Zdroj: Vlastní zpracování

Strana |71

Přílohy

Příloha C -

Hodnocení

metodik

budování

informačních

systémů

IS/ICT P OUŽI TÉ POJMY A ZKRATKY Fáze životního cyklu GST

globální strategie

IST

informační strategie

UST

úvodní studie

GAN

globální analýza a návrh

DAN

detailní analýza a návrh

IMP

implementace

ZAV

zavádění

PUR

provoz a údržba

Dimenze hardware (HW)

typy, parametry a počty počítačů, periferních zařízení, komunikačních sítí a dalších technických prostředků

technologie (TECH)

platforma (operační systém), architektura programového systému, SŘBD, technologie middleware apod.

data/informace (DAT)

obsah a struktura datové základny a její fyzické uložení

funkce/procesy (FUN)

procesy probíhající v podniku a možnost jejich podpory informačním systémem, funkce informačního systému

uživatelské rozhraní (UI)

uživatelské rozhraní systému

pracovní (PRA)

potřebná struktura pracovníků

organizační/legislativní (ORG) specifikace zákonů, norem a směrnic, které musí být při tvorbě IS/ICT respektovány ekonomická

zahrnuje finanční náklady tvorby a provozu IS/ICT a přínosy podniku z užití IS/ICT, zdroje

Strana |72

Přílohy R I GORÓZNÍ METODI KY Název metodiky Zkratka Autoři Zaměření Rozsah

Váha metodiky Typ řešení Doména Přístup k řešení Slovní charakteristika

Název metodiky Zkratka Autoři Zaměření Rozsah

Váha metodiky Typ řešení Doména Přístup k řešení Slovní charakteristika

Název metodiky Zkratka Autoři Zaměření Rozsah

Váha metodiky Typ řešení Doména Přístup k řešení

Capability Maturity Model lor Software SW-CMM Software Engineering Institute (SEI) (1995) EM globální metodika fáze IST, UST, GAN, DAN, IMP, ZAV dimenze TECH, DAT, FUN, PRA, ORG, EKO role informační manažer, vedoucí projektu, analytik, vývojář HM těžká NEW vývoj nového řešení (na zelené louce) CSW obecný SW nerozlišuje CMM - množina veřejných kritérií, která popisují charakteristiky zralé softwarové organizace a mohou být využita pro zlepšení procesů vývoje a údržby software nebo pro hodnocení rizika najímání subdodavatelů pro softwarový projekt.

Object-oriented Process, Environment and Notation OPEN Brian Henderson-Sellers. Meilir Page Jones, Ian Graham a Donald Firesmith a další osobnosti organizované v konsorciu OPEN (1997) PM projektová metodika fáze UST, GAN, DAN, IMP,ZAV dimenze TECH, DAT, FUN, Ul role vedoucí projektu, uživatel, specialista na požadavky hlavní programátor, analytik, vývojář, tester HM těžká NEW vývoj nového řešení (na zelené louce) CSW obecný SW OO objektový vývoj ve všech fázích OR objektový vývoj s relační databází Metodika OPEN definuje procesní rámec - OPEN Process Framework (OPF). Jde o procesní metamodel. ze kterého mohou být generovány instance specifické pro organizaci. Metodika podporuje celý životní cyklus vývoje software, je zaměřena na procesy a je navržena pro vývoj objektově orientovaných a komponentových aplikací.

Rational Unified Process RUP Ivar Jacobson, Grady Booch, James Rumbaugh (1998) PM projektová metodika fáze UST, GAN, DAN, IMP, ZA V dimenze HW, TECH, DAT, FUN, Ul role vedoucí projektu, uživatel, specialista na požadavky, správce databáze, hlavní programátor, analytik, vývojář, dokumentátor tester, analytik testu, manažer testu, návrhář testů HM těžká NEW vývoj nového řešení (na zelené louce) CSW obecný SW OO objektový vývoj ve všech fázích OR objektový vývoj s relační databází

Strana |73

Přílohy Slovní charakteristika

Metodika Rational Unified Process je založena na tzv. nejlepších praktikách softwarového vývoje- iterativní vývoj, řízení požadavků, použití komponentové architektury, vizuální modelování, kontrola kvality software, řízení změn.

Název metodiky Zkratka Autoři Zaměření Rozsah

Enterprise Unified Process EUP Scott W. Ambler (1999) EM globální metodika fáze IST, UST, GAN, DAN, IMP, ZAV, PUR dimenze HW, TECH, DAT, FUN, Ul role všechy HM těžká NEW vývoj nového řešení (na zelené louce) CSW obecný SW OO objektový vývoj ve všech fázích OR objektový vývoj s relační databází

Váha metodiky Typ řešení Doména Přístup k řešení Slovní charakteristika

Enterprise Unified Process představuje rozšíření metodiky Rational Unified Process ve dvou směrech - rozšíření na úroveň celé organizace a rozšíření o provoz, údržbu a odstranění softwarového produktu.

A GI LNÍ METODI KY Název metodiky Zkratka Autoři Zaměření Rozsah

Váha metodiky Typ řešení Doména Přístup k řešení

Slovní charakteristika

Dynamic Systems Development Method DSDM (1995) DSDM konsorcium PM projektová metodika fáze UST, GAN, DAN, IMP, ZAV dimenze HW, TECH, DAT, FUN, Ul role vedoucí projektu, uživatel, hlavní programátor, analytik, vývojář, tester LM lehká NEW vývoj nového řešení (na zelené louce) CSW obecný SW RO RAD vývoj s objektovou analýzou OO objektový vývoj ve všech fázích OR objektový vývoj s relační databází Metodika je rozšířením praktik rychlého vývoje aplikací (RAD) s důrazem na kvalitu řešení. Metodika je velmi dobře dokumentována a řízeným způsobem rozšiřována.

Strana |74

Přílohy Název metodiky Zkratka Autoři Zaměření Rozsah

Váha metodiky Typ řešení Doména Přístup k řešení

Adaptive Software Development ASD Jim Highsmith (1997) PM projektová metodika fáze UST, GAN, DAN, IMP, ZAV dimenze HW, TECH, DAT, FUN, Ul role vedoucí projektu, uživatel, hlavní programátor analytik, vývojář, tester LM lehká NEW vývoj nového řešení (na zelené louce) CSW obecný SW RO RAD vývoj s objektovou analýzou OO objektový vývoj ve všech fázích OR objektový vývoj s relační databází

Slovní charakteristika

ASD představuje filosofické zázemí pro agilní metodiky. ASD je založena na dynamickém životním cyklu „Speculate- Collaborate- Learn".

Název metodiky Zkratka Autoři Zaměření Rozsah

Feature-Driven Development FDD Jeff De Luca , Peter Coad (1998) PM projektová metodika fáze UST, GAN, DAN, IMP, ZA V dimenze HW, TECH, DAT, FUN, Ul role vedoucí projektu, uživatel, hlavní programátor, vlastník třídy analytik, vývojář, tester MM střední NEW vývoj nového řešení (na zelené louce) CSW obecný SW OO objektový vývoj ve všech fázích OR objektový vývoj s relační databází

Váha metodiky Typ řešení Doména Přístup k řešení Slovní charakteristika

Metodika FDD je založena na iterativním vývoji, který je řízen užitnými vlastnostmi produktu. Vývoj začíná vytvořením celkového modelu a pokračuje posloupností dvoutýdenních iterací, ve kterých se provádí návrh i realizace pro jednotlivé užitné vlastnosti. Užitná vlastnost (feature) je malý výsledek užitečný z pohledu zákazníka.

Strana |75

Přílohy Název metodiky Zkratka Autoři Rok vzniku Zaměření Rozsah

Váha metodiky Typ řešení Doména Přístup k řešení Slovní charakteristika

Název metodiky

Extrémní programování XP Kent Beck, Ward Cunningham, Ron Jeffries PM fáze dimenze role LM NEW CSW OO OR

projektová metodika UST, GAN, DAN, IMP, ZA V HW, TECH, DAT, FUN, Ul vedoucí projektu, uživatel, vývojář, tester lehká vývoj nového řešení (na zelené louce) obecný SW objektový vývoj ve všech fázích objektový vývoj s relační databází

XP je metodika pro malé až středně velké týmy (2-10 programátorů), které vyvíjejí software a musí se vyrovnat se zadáním, které se rychle mění nebo není jasné. XP zdůrazňuje hodnotu společného, jednoduchost, odezvu a odvahu. Důležitými aspekty XP jsou nový pohled na náklady změny, důraz na kvalitu technického řešení jako výsledku refaktorizace a vytváření testů před kódováním.

Lean development

Zkratka Autoři

Robert Charette (2001)

Zaměření

PM

projektová metodika

Rozsah

fáze

UST, GAN, DAN, IMP, ZA V

dimenze

HW, TECH, DAT, FUN, Ul

role

vedoucí projektu, uživatel, hl. programátor, analytik, vývojář, tester

Váha metodiky

LM

lehká

Typ řešení

NEW

vývoj nového řešení (na zelené louce)

Doména

CSW

obecný SW

Přístup k řešení

RO

RAD vývoj s objektovou analýzou

OO

objektový vývoj ve všech fázích

OR

objektový vývoj s relační databází

Slovní charakteristika

Cílem Lean development je vytváření software tolerantního ke změnám s třetinovou lidskou prací, s třetinovým časem, s třetinou investic do nástrojů a metod, s třetinovou námahou přizpůsobit se novému tržnímu prostředí. Metodika je zaměřena zejména na řízení vývoje software a na řízení rizik.

Strana |76

Přílohy Název metodiky Zkratka Autoři Zaměření Rozsah

Váha metodiky Typ řešení Doména Přístup k řešení

Rodina metodik Crystal AlistairCockbum (1998) PM projektová metodika fáze UST, GAN, DAN, IMP, ZA V dimenze HW, TECH, DAT, FUN, Ul role vedoucí projektu, uživatel, hlavní programátor analytik, vývojář, tester LM lehká NEW vývoj nového řešení (na zelené louce) CSW obecný SW RO RAD vývoj s objektovou analýzou OO objektový vývoj ve všech fázích OR objektový vývoj s relační databází

Slovní charakteristika

Crystal představuje skupinu metodik pro různé druhy projektů, které se liší důležitostí, velikostí týmu a tím, na co je projekt optimalizován.Všechny metodiky mají společné hodnoty a principy, liší se použitými technikami, rolemi, nástroji a standardy.

Název metodiky Zkratka Autoři Zaměření Rozsah

COBIT COBIT ITGI(ISACA) fáze fáze GST, IST, UST dimenze FUN, ORG, DATA, PRA role Manažer rozvoje a provozu ,Obchodník s ICT produkty a službami, Správce aplikací a ICT infrastruktury HM těžká nezávislá na typu řešení není zaměřena na konkrétní doménu nezávislá na přístupu k řešení

Váha metodiky Typ řešení Doména Přístup k řešení

Strana |77

Přílohy

Příloha D - nastavení dvoustupňového ověření uživatelských účtů Nastavení dvoustupňového ověření: 1. Přihlaste se do účtu Google a přejděte na https://www.google.com/accounts/SmsAuthConfig, nebo v Nastavení účtu > Zabezpečení klikněte na Upravit u Ověření ve dvou krocích.

2. Z rozbalovací nabídky vyberte zemi, ve které je váš telefon zaregistrován (Czech Republic), a do příslušného pole zadejte své telefonní číslo. 3. Zvolte, zda chcete kódy obdržet prostřednictvím textových zpráv - Text message (SMS).

4. Zadejte telefonní číslo a poté klikněte na možnost Odeslat ověřovací kód. Do telefonu obdržíte kód. 5. Zadejte do pole kód z textové nebo hlasové zprávy a poté klikněte na tlačítko Ověřit. 6. Následně se vás zeptáme, zda si daný počítač máme zapamatovat. Pokud toto políčko zaškrtnete, příštích 30 dní při přihlašování v tomto počítači kód nebudete muset zadávat. Pokud používáte veřejný počítač nebo zařízení, pomocí kterého se obvykle nepřihlašujete, toto políčko nezaškrtávejte. 7. Dokončete proces kliknutím na tlačítko Zapnout dvoufázové ověření. Budete automaticky přesměrování na stránku nastavení účtu.

Strana |78

Přílohy

Příloha E -

porovnán funkcionalit CRM systémů

Název produktu (verze) Rok uvedení produktu na trh / uvedení aktuální verze Počet konzultantů produktu v ČR FUNKČNOST SYSTÉMU Call centrum Podpora různých komunikačních kanálů se zákazníky (telefon, fax, internet, e-mail, SMS) On-line přepojení zákazníka na specializovaného operátora Poskytování všech relevantních informací o právě obsluhovaném zákazníkovi operátorům Sběr a vyhodnocování statistických údajů Podpora Dialed Number Indentification Service (DNIS)

RAYNET Cloud CRM 2011 říjen 15

SprinxCRM 1999/2011 6.2.6 6

připravuje se Podpora Automated Number Identification (ANI) připravuje se Podpora Interactive Voice Response systems (IVR) Marketing Podpora různých komunikačních kanálů se zákazníky (telefon, fax, internet, e-mail, SMS) Podpora List Managementu (seznamy zákazníků, dodavatelů, jejich import a export) Automatizované plánování marketingové kampaně na základě analýz zákazníků

Příprava rozpočtů plánovaných kampaní a sledování jejich plnění v průběhu kampaně

částečně

připravuje se

Přesné zacílení kampaní na vybrané zákazníky nebo skupiny Realizace tržních testů (náhodný výběr zákazníků z cílové skupiny) Definování metriky, podle nichž bude hodnocena úspěšnost kampaně Realizace jedné kampaně několika komunikačními kanály najednou Sledování reakce zákazníků v reálném čase ze všech komunikačních kanálů Analýza průběžných výsledků probíhajících kampaní Operativní zasahování do provádění marketingové kampaně podle reakcí cílové skupiny Integrace s aplikacemi přímo souvisejícími se zákazníky (call centrum, servis, podpora, ...) Udržování a zpřístupňování báze informací o použitelných komunikačních kanálech Správa informací o zákaznících (vyloučení oslovení jednoho zákazníka dvakrát stejným sdělením) Hodnocení výsledků kampaně pomocí různých metrik a kritérií Podpora řízení a realizace propagačních akcí Prodej Podpora různých komunikačních kanálů se zákazníky (telefon, fax, internet, e-mail, SMS) Přístup ke všem relevantním informacím o obchodním případu Profil zákazníka Funkce sledování insolvenčního rejstříku integrace Dosavadní kontakty Vynaložené a naplánované náklady Řízení vývoje obchodního případu na základě stanovené metodiky Přístup k základně informací (katalogy, ceny, konkurence, ...) přes web Automatizace korespondence a jejího vyřizování (hromadná korespondence, šablony dopisů, ...) Podpora týmového prodeje vícevrstvými distribučními kanály

Strana |79

Přílohy Automatizace synchronizace dat centrálního serveru a mobilních obchodníků Product Configurator (vytváření nabídky přímo v místě prodeje) Předpovědi objemu prodeje Správa motivačního programu účastníků obchodního procesu

částečně

Servis Podpora různých komunikačních kanálů se zákazníky (telefon, fax, internet, e-mail, SMS) Případové analýzy Průchody rozhodovacími stromy Pomocné textové informace (rešerše technické dokumentace)

částečně

Produktové specifikace FAQ databáze částečně Řešení známých problémů z minulosti Automatické nasměrování požadavků zákazníka na příslušného řešitele Řízení garance doby vyřešení požadavku Optimalizace obchodních procesů Zdokonalování prodejních a servisních procesů Vyhodnocování efektivity prodejních a servisních procesů Grafická evidence procesů a organizačních struktur Simulace procesů a trasování procesů Měření efektu CRM systému SPECIALIZOVANÉ MODULY, FUNKCE NEBO NASTAVENÍ PRO RŮZNÁ ODVĚTVÍ Obsahuje produkt spec. moduly Nasazení v odvětví (např. banky a finance, telekomunikace)

DALŠÍ VLASTNOSTI SYSTÉMU Pronájem systému po Internetu (SaaS, ASP) Mobilní přístup ARCHITEKTURA A PLATFORMY Architektura systému

klient/server, modulární, objektově orientovaná, tenký klient, vícevrstvá, web Linux

Platforma systému - operační systém serveru

Platforma systému - operační systém klienta

HP Unix, HP-UX, IBM AIX,Linux, MAC OS, Novell Netware, OS/390, OS/400, Windows 2000, Windows 2000 Server, Windows 2003 Server, Windows 7, Windows 98, Windows NT 4, Windows Vista, Windows XP Firebird, InterBase, MS SQL Server, MySQL, Oracle, PostgreSQL, Progress, SQL Base

Možné platformy systému - databáze

UŽIVATELÉ CELOSVĚTOVĚ Počet instalací produktu (počet zákazníků celosvětově) UŽIVATELÉ V ČR A SR Počet instalací produktu v ČR Pro jakou velikost podniku je produkt určen - malé podniky (obrat do 250 mil. Kč ročně) - středně velké podniky (obrat 250 mil. - 2 mld. Kč ročně) - velké podniky (obrat nad 2 mld. Kč ročně) Reference Průměrná doba implementace u podniku střední velikosti Reference produktu v ČR

automotive, farmacie, reklamní agentury, velkoobchody, pronájem techniky, hotelové řetězce, cestovní kanceláře

třívrstvá, web, objektově orientovaná, modulární, intranet, mobile klient, .NET Windows 2000, Windows XP, Windows 2000 Server,Windows 2003 ServerWindows 2008 Server, Windows Vista, Windows 7 Windows 98, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 2000 Server, Windows 2003 Server, MAC OS web klient - nezávisle na OS

MSDE, MS SQL Server

1 stav k datu uvedení 10/2011

2526

1 stav k datu uvedení 10/2011

148

částečně

okamžitě

2 týdny nezveřejňujeme

Zdroj: (SystemOnLine, 2012)

Strana |80