Strategische Personeelsplanning en het e-portfolio Dr. Charissa Freese Let’s Connect conferentie Veldhoven, 13 februari 201
Let’s Connect Regionaal project waarbij bedrijfsleven en onderwijsinstellingen in ZO Brabant en Zuid Limburg eportfolio’s implementeren met als doel om de arbeidsmarktaansluiting tussen bedrijven en tussen bedrijfsleven en onderwijs te verbeteren.
E-portfolio’s en strategische personeelsplanning? Organisatiebenadering: start intern SPP is hot
Definitie Strategische Personeelsplanning Het voorbereiden, vormgeven en implementeren van beleid rondom de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel waardoor de personen met de juiste kwaliteiten, kennis en vaardigheden op de juiste momenten aanwezig zijn op de juiste plaats in de organisatie, om de activiteiten uit te kunnen voeren, die nodig zijn voor het behalen van de strategische organisatiedoelen
Strategisch Planning ©HR Studies/ Reflect Freese 2013
3
SPP cyclus 1. Analyseer externe omgeving 2. Definieer strategie en vertaal naar strategische personeelsplanning op hoofdlijnen 3. Analyseer huidig personeelsbestand 4. Voorspel toekomstige personele behoefte 5. Identificeer mismatch tussen huidige en gewenste personele bezetting 6. Ontwikkel HR strategie 7. Implementeer HR strategie gebaseerd op SPP uitkomsten 8. Evalueer HR/SPP beleid, brengen in lijn met of pas Gebaseerd op Walker (1980), Nkomo (1988), Pynes (2004), organisatiestrategie aan *Conference Board (2006), Cotten (2007), Stokker & Hallam (2009), Evers (2011) en Moonen (2012)
©HR Studies/ Reflect Freese 2013
4
Actuele vraagstukken voor universiteiten • Hoe krijg ik nieuwe geldstromen, nu de overheid minder geld voor onderzoek heeft? • Hoe zorg ik voor voldoende studenten, nu er steeds minder jongeren zijn? • Hoe zorg ik ervoor dat het publiek beter weet wat het nut is van ons onderzoek (valorisatie)? • Waarom lukt het niet goed om nieuwe onderzoekers houden? • Er valt ineens subsidie weg: hoe moet ik reorganiseren?
Waarom wil je SPP implementeren? SPP als analyse-instrument voor beter onderbouwde oplossingen ©HR Studies/ Reflect Freese 2013
5
Onderzoek naar SPP bij HR Studies •
Freese, C., Evers, G., Van den Berg, P., Arends, P. & Sens, A. (2013) Strategische Personeelsplanning bij de Nederlandse Universiteiten. Rapport Taskforce Strategische Personeelsplanning in opdracht van Sofokles.
•
Mieke Zijlstra (2013). Performance appraisal as part of strategic workforce planning in schools of Dutch universities: Context and the roles of management and HR. Supervisor Dr. C. Freese
•
Astrid Bolck (2013). Strategic workforce planning and career policies in Dutch universities. Supervisor Dr. C. Freese
•
Caspar van Knippenberg (2012). Explorative research into a contingency based approach of strategic personnel planning. Supervisor Prof. Dr. J. Paauwe, project in cooperation with Human Capital Group.
•
Sirli Luik (2012). The contribution of strategic workforce planning to organizational agility. Supervisor. Dr. C. Freese, project in cooperation with Cap Gemini. Prizewinning thesis
•
Michelle van Pol (2012). The contribution of segmentation in strategic workforce planning to prevent labor shortages. A qualitative study in Dutch hospitals. Supervisor Dr. C. Freese, project in cooperation with Cap Gemini.
•
Cornelia Huber (2012). Strategic workforce planning in Dutch organizations – a contingency perspective. Supervisor Prof. Dr. J. Paauwe, project in cooperation with FCTB. ©HR Studies/ Reflect Freese 2013
6
Volwassenheid SSP
©HR Studies/ Reflect Freese 2013
7
Volwassenheid SPP Volwassenheid SPP
SPP, segmentatie: • Op strategisch kritische functies • Lastig vervulbare vacatures • Functies met sterke externe competitie • Hele workforce
Hoog 30% Geen SPP 42%
• Flexibele workforce Vragenlijsten: 72 bedrijven (HR afdeling) Interviews: 17 interviews (HR managers) Bron: Huber, 2012 ©HR Studies/ Reflect Freese 2013
Gemiddeld 24% Laag 4% 8
SPP onderzoek bij alle universiteiten van Nederland • SPP implementatie in universiteiten is laag: • Startfase • Geen samenhang tussen SPP onderdelen • Niet geavanceerd: personeelsplanning i.p.v. SPP • Twee universiteiten SPP centraal in grote mate ingevoerd • Ook op faculteitsniveau enkele goede voorbeelden van SPP • Opmerkelijk: • Binnen universiteit verschilt mate van implementatie tussen faculteiten sterk • Nauwelijks kennisuitwisseling over SPP tussen faculteiten ©HR Studies/ Reflect Freese 2013
Bron: Freese et al., 2013 9
Universitaire context • Budgetgestuurde organisatie • Veel bestuurswisselingen • Korte planningshorizon • Grote autonomie faculteiten én departementsvoorzitters • Lage mobiliteit personeel • Departementsvoorzitters geselecteerd op inhoudelijke kennis, niet op people management vaardigheden ©HR Studies/ Reflect Freese 2013
10
Obstakels voor SPP binnen universiteit • • • • • • •
Onduidelijkheid over wat SPP (niet) is Gebrek aan lange termijnvisie door vele bestuurswisselingen Onvoorspelbaar overheidsbeleid Gebrek aan draagvlak: it takes many people to tango Gebrek aan leidinggevende capaciteiten lijnmanagement Beschikbaarheid en toegankelijkheid van data R&O gesprekken gericht op verleden (prestaties) en niet op toekomst (ontwikkeling) • Niet systematisch vastleggen van kwalitatieve gegevens van werknemers • Geldgebrek • Lage mobiliteit ©HR Studies/ Reflect Freese 2013
11
Welke gegevens / data worden gebruikt? Soorten data: • Kwantitatieve gegevens: 39% • Kwalitatieve gegevens: 33% • Benchmarking: 23% • Externe arbeidsmarkt trends/analyse: 22% Technieken SPP: • Gap analyse: 35% • Scenarioplanning: 25% • Workforce segmentatie: 24% • HR analytics: 23% Bron: Huber, 2012 ©HR Studies/ Reflect Freese 2013
12
Aha, het e-portfolio! E-Portfolio: persoonlijk digitaal dossier dat medewerker zelf invult met werkervaring (intern of extern), opleiding, competenties, ambities, hobby’s enzovoort. Eventueel aangevuld met psychologische testen.
http://www.youtube.com/wat ch?v=vwq0W7u1LoU#t=36
©HR Studies/ Reflect Freese 2013
13
Voordelen e-portfolio’s Werkgever • Beter inzicht in de competenties en talenten van medewerkers waardoor deze beter ingezet kunnen worden. Teamsamenstelling, (her)verdelen van functies en taken of voeren van functionerings- en beoordelingsgesprek Medewerker • Beter overzicht van kennis, ervaring en ambities. Mogelijkheden om afspraken te maken met de werkgever over het realiseren van ambities en wat de werkgever hiervoor kan doen. Bijvoorbeeld het aanbieden van trainingen en opleidingen, maar ook door taken anders te verdelen.
©HR Studies/ Reflect Freese 2013
14
Starten met SPP 1. Start implementatie op decentraal niveau (afdeling, diensten, functiegroepen) 2. Wederzijdse feedback 3. Borduur voort op successen uit het verleden 4. Zoek een goed beginpunt 5. Kijk over eigen (HR) afdelingsgrens 6. Zorg voor nieuwe data 7.Integreer SPP in het planningsproces
©HR Studies/ Reflect Freese 2013
15
Belangrijke startvragen bij SPP • Waarom wil de organisatie SPP implementeren? - Geeft SPP hier een antwoord op? • Op welk niveau pas je SPP toe? - Organisatie, afdeling, team of functieniveaus • Wat is de tijdshorizon van SPP? • 1, 3 of 5 jaar • Plan ook bijstellingsmoment • Welke informatie (kwantitatief/kwalitatief) moet ik verzamelen? • Is de benodigde informatie aanwezig? • Wie heeft welke rol in SPP? ©HR Studies/ Reflect Freese 2013
16
