BEDRIJFSCODE
INLEIDING
2. ALGEMENE BEPALINGEN 2.1 Definities 2.2 Werkingssfeer van de Bedrijfscode 2.3 Wet- en regelgeving
3 3 4 4
3. OMGAAN MET ELKAAR 3.1 Verantwoordelijkheid 3.2 Ongewenste omgangsvormen 3.3 Psychosociale arbeidsbelasting 3.4 Relaties op de werkvloer 3.5 Discriminatie 3.6 Alcohol, drugs, medicijnen en roken
4 4 5 5 6 6 6
4. OMGAAN MET BEDRIJFSMIDDELEN 4.1 Privégebruik bedrijfseigendommen 4.2 Bedrijfs- en intellectueel eigendom 4.3 Regels en controle voor het gebruik van telefoon, e-mail en internet 4.4 Vertrouwelijke gegevens 4.5 Geheimhouding 4.6 Persoonlijke investeringen
7 7 7 7 8 9 9
5. OMGAAN MET KLANTEN EN EXTERNE RELATIES 5.1 Representativiteit 5.2 Bezoekers 5.3 Omgaan met de pers 5.4 Samenwerking 5.5 Relatiegeschenken en uitnodigingen 5.6 Extra werkzaamheden buiten de overeenkomst 5.7 Nevenfuncties 5.8 Mededingingsrecht
9 10 10 10 10 10 11 11 11
6. NALEVEN VAN DE BEDRIJFSCODE 6.1 Klokkenluider 6.2 Vertrouwenspersoon 6.3 Klachtencommissie 6.4 Sancties
11 12 12 12 12
SPORT & EVENEMENTEN HAAGLANDEN
2 2 2 2 2
Jan Tooroplaan 4-6 2282VD Rijswijk 070-307.08.11
[email protected] www.se-haaglanden.nl Reknr 38.73.627 KVK 51670909 BTW NL8501.20.573.B01
1. SPORT & EVENEMENTEN HAAGLANDEN 1.1 Over SEH 1.2 Missie 1.3 Visie 1.4 Kernwaarden
INLEIDING Sport & Evenementen Haaglanden brengt middels de Bedrijfscode de verzameling normen en waarden van het bedrijf in kaart. Een Bedrijfscode is een verzameling afspraken, standpunten en richtlijnen die binnen het bedrijf gelden om de omgang onderling en met anderen te regelen. De Bedrijfscode laat zien wie Sport & Evenementen Haaglanden is, waar wij voor staan en wat wij belangrijk vinden in het zakelijke en maatschappelijke verkeer. Het betreft hier zowel de interne als externe situatie. De directie van Sport & Evenementen Haaglanden vindt het belangrijk dat alle medewerkers de Bedrijfscode begrijpen en naleven. Deze Bedrijfscode is van toepassing op iedereen die werkt bij Sport & Evenementen Haaglanden. Dat geldt zowel voor directie en medewerkers als voor bijvoorbeeld oproepkrachten, stagiaires, vrijwilligers, gedetacheerden of ander ingehuurd personeel. Allen zijn verplicht te handelen in overeenstemming met deze Bedrijfscode. Dat helpt hen bij het nemen van hun verantwoordelijkheid voor het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. In de Bedrijfscode komen allereerst de algemene bepalingen aan bod. Vervolgens worden de twee centrale thema’s behandeld, namelijk gewenst en ongewenst gedrag, en integriteit. Dit gebeurt door in te gaan op de omgang met elkaar, de omgang met bedrijfsmiddelen en de omgang met klanten en externe relaties. De code bevat richtlijnen die duidelijkheid scheppen over wat wel en niet is toegestaan. Deze richtlijnen geven houvast wanneer er beslissingen moeten worden genomen over situaties die gedrag of integriteit betreffen. De normen en waarden helpen bij het maken van een afweging of bepaald gedrag gewenst is en of het wel of niet integer is. Daarnaast is de geldende relevante Nederlandse wet- en regelgeving uiteraard van toepassing op de medewerkers van Sport & Evenementen Haaglanden.
1. SPORT & EVENEMENTEN HAAGLANDEN 1.1 Over SEH Sport & Evenementen Haaglanden is een jonge en gedreven organisatie die in 2007 is opgericht. Een organisatie die begon als een klein initiatief, is binnen een mum van tijd uitgegroeid tot een gevestigde naam, met name in de regio
2
Haaglanden. Sport & Evenementen Haaglanden staat op de kaart als een enthousiaste, actieve, betrokken en no-nonsense organisatie die zich voor meer dan 100% voor de opdrachtgevers en de doelgroep inzet. Wij bieden een breed scala diensten aan op het terrein van sport en evenementen. Veiligheid en kwaliteit kennen bij Sport & Evenementen Haaglanden een hoge prioriteit, alsmede de wens van de opdrachtgever en de behoeften van de doelgroep. Sport & Evenementen Haaglanden werkt in opdracht van zowel particulieren en bedrijven als non-profit organisaties en gemeenten. Daarvoor organiseren wij onder andere verlengde schooldagen, peuter & kleutergym, sportdagen en toernooien en festivalactiviteiten. Daarnaast leveren wij gekwalificeerde sportmedewerkers ter ondersteuning van sport binnen bijvoorbeeld het onderwijs, welzijnswerk, sportverenigingen, kinderopvang of bedrijven.
1.2 Missie Sport & Evenementen Haaglanden stelt zich ten doel op een vooruitstrevende, duurzame, maatschappelijk betrokken en waarmogelijk winstgevende wijze hun bedrijf uit te oefenen op het terrein van sport en evenementen in de breedste zin van het woord. Wij streven naar een hoge kwaliteit en gewaarborgde veiligheid bij de uitvoering van de werkzaamheden en naar het op lange termijn handhaven van de concurrentiepositie in de regio Haaglanden. Sport & Evenementen Haaglanden wil een actieve rol spelen in het stimuleren van beweging onder diverse doelgroepen, zowel door middel van sport als door evenementen.
1.3 Visie Sport & Evenementen Haaglanden beweegt zich met name op het terrein van welzijn, kinderopvang, sportverenigingen en onderwijs en speelt hiermee in op de ontwikkelingen en behoeften binnen deze sectoren op het gebied van sportstimulering, sociale ontwikkeling van de doelgroep en het integreren van sport in diverse sectoren. Wij zijn een jonge en dynamische onderneming die zich specialist kan noemen in de werkzaamheden binnen haar vakgebied. Sport & Evenementen Haaglanden wenst op te bloeien tot dé aangewezen partner voor sport en evenementen in de regio Haaglanden.
1.4 Kernwaarden Integriteit, transparantie en communicatie Sport & Evenementen Haaglanden is eerlijk, oprecht, zorgvuldig en betrouwbaar. Sport & Evenementen Haaglanden hecht aan integer
handelen vanuit respect voor elkaars vakmanschap en persoonlijke waardigheid. Dit beperkt zich uiteraard niet tot de eigen medewerkers, maar strekt zich ook uit naar klanten, opdrachtgevers, overheden en de doelgroep. Behalve dat medewerkers van Sport & Evenementen Haaglanden, vanzelfsprekend, altijd handelen binnen de grenzen van het recht, betekent integriteit binnen Sport & Evenementen Haaglanden een brede aanpak op alle niveaus waarbij als kernbegrip geldt dat recht wordt gedaan aan belangen en ‘afspraak is afspraak’. In het contact met opdrachtgevers vertaalt dit zich in maximale transparantie. Veiligheid Sport & Evenementen Haaglanden draagt zorg voor de veiligheid van de medewerkers, klanten en bedrijven en de doelgroep. Sport & Evenementen Haaglanden hanteert de heldere filosofie dat goede arbeidsomstandigheden de basis zijn voor het leveren van kwaliteit. De veiligheid van de medewerkers, klanten en doelgroep mag daarom nooit ondergeschikt worden gemaakt aan het bereiken van een hogere efficiëntie of het behalen van een hoger rendement. Aan veiligheidseisen wordt niet getornd. Ten aanzien van veiligheid op de werkvloer vindt Sport & Evenementen Haaglanden het niet voldoende enkel de materialen en procedures op orde te hebben, maar investeert de organisatie vooral in het kweken van de juiste attitude bij medewerkers ten aanzien van veiligheid. Medewerkers hebben het recht en de plicht niets te doen wat niet veilig is voor zichzelf en de doelgroep. Kwaliteit Sport & Evenementen Haaglanden stelt de diensten op efficiënte wijze ter beschikking en levert hoogwaardige producten af. Het is onderdeel van de ambitie om innovatief en kwalitatief hoogwaardig te werken. De opdrachtgevers verwachten met recht dat producten en diensten geleverd worden van de hoogste kwaliteit. Door kwaliteit, creativiteit en innovatie onderwerp te maken van continue aandacht zorgt Sport & Evenementen Haaglanden ervoor dat zij deze kwaliteit ook op langere termijn kan garanderen. Niet alleen wordt er kwaliteit van diensten en producten nagestreefd, maar ook kwaliteit van de medewerkers in functie. Duurzaamheid Sport & Evenementen Haaglanden draagt bij aan een duurzame ontwikkeling van de samenleving in economische, sociale en ecologische zin. Sport & Evenementen Haaglanden streeft ernaar dat de activiteiten niet ten koste gaan
3
van voorzieningen voor toekomstige generaties. De organisatie streeft ernaar zoveel mogelijk gebruik te maken van duurzame materialen en materialen waar mogelijk te hergebruiken. Medewerkers beperken hun energieverbruik en passen milieubewust handelen toe waar mogelijk. De innovatieve kracht wenden de medewerkers aan voor het creëren van oplossingen met de minste impact op de omgeving. Om langdurige relaties met de partners en opdrachtgevers te kunnen realiseren en om voldoende ontwikkelingsmogelijkheden voor de medewerkers te bieden, streeft Sport & Evenementen Haaglanden ook naar duurzaamheid van de winstgevendheid. Hiermee stelt de organisatie de continuïteit van de organisatie veilig.
2. ALGEMENE BEPALINGEN 2.1 Definities In deze Bedrijfscode wordt verstaan onder: a. De werkgever: Sport & Evenementen Haaglanden, gevestigd en kantoorhoudende te Rijswijk aan de Jan Tooroplaan 4-6. b. De medewerker: de natuurlijke persoon die (direct of indirect) voor werkgever en/of een opdrachtgever van werkgever is geselecteerd om ten behoeve van deze werkgever en/of opdrachtgever werkzaamheden te gaan verrichten, zulks op basis van een tussen werkgever en medewerker te sluiten arbeidsovereenkomst op grond waarvan de medewerker ter beschikking wordt gesteld aan de werkgever en/of opdrachtgever om krachtens een door de opdrachtgever aan werkgever verstrekte opdracht arbeid te verrichten onder leiding en toezicht van de werkgever of opdrachtgever. c. De opdrachtgever: de derde die met werkgever een overeenkomst van opdracht is aangegaan betreffende de ter beschikking stelling van een medewerker. d. De opdracht: de overeenkomst van opdracht tussen werkgever en de opdrachtgever, krachtens welke werkzaamheden worden uitgevoerd door de door de opdrachtgever geselecteerde medewerker, zulks op basis van een arbeidsovereenkomst tussen werkgever en medewerker en onder leiding en toezicht van de opdrachtgever. e. De arbeidsovereenkomst: de overeenkomst waarbij de ene partij als medewerker door de andere partij als werkgever in het kader van de
f.
uitoefening van het beroep of het bedrijf van die werkgever ter beschikking wordt gesteld aan werkgever en/of een opdrachtgever om krachtens een door deze aan die werkgever verstrekte opdracht arbeid te verrichten onder leiding en toezicht van de werkgever of opdrachtgever. Werktijd: de tijden waarop het werk moet worden verricht en de tijden waarop men zich beschikbaar moet houden voor het geval er werk moet worden verricht.
2.2 Werkingssfeer van de Bedrijfscode Deze Bedrijfscode is van toepassing op iedereen die werkzaam is voor of te werk gesteld is bij of ten behoeve van Sport & Evenementen Haaglanden. Dat geldt zowel voor medewerkers als voor bijvoorbeeld uitzendkrachten, stagiaires, vrijwilligers, gedetacheerden of ander ingehuurd personeel. Allen zijn verplicht te handelen in overeenstemming met deze Bedrijfscode.
2.3 Wet- en regelgeving Sport & Evenementen Haaglanden en zijn medewerkers houden zich bij de uitoefening van hun werkzaamheden aan de wet- en regelgeving die op hen van toepassing is. Deze Bedrijfscode is van toepassing op alle arbeidsovereenkomsten welke door werkgever met haar medewerkers worden afgesloten met het doel deze medewerkers ter beschikking te stellen aan werkgever en/of haar opdrachtgevers. De medewerker is gehouden deze Bedrijfscode en de door of namens werkgever te zijner kennis gebrachte voorschriften na te leven. Handelingen in strijd met de genoemde artikelen kunnen leiden tot onmiddellijk ontslag. In gevallen waarin deze Bedrijfscode niet voorziet beslist de werkgever, na overleg te hebben gepleegd met de medewerker. Medewerker is gehouden al datgene te doen of na te laten dat een goed personeelslid in gelijke omstandigheden en volgens de Nederlandse weten regelgeving behoort te doen of na te laten.
3. OMGAAN MET ELKAAR De medewerkers van Sport & Evenementen Haaglanden opereren betrouwbaar, respectvol, integer en zorgvuldig naar collega’s, sollicitanten, ingehuurd personeel, klanten, leveranciers en opdrachtgevers. De medewerkers van Sport & Evenementen Haaglanden leven deze Bedrijfscode na, zodat er een veilige en gezonde werkomgeving ontstaat en het imago van het bedrijf niet wordt
4
beschadigd. Als er sprake is van seksuele intimidatie, agressie en geweld of pesten jegens een medewerker van Sport & Evenementen Haaglanden worden in onderling overleg passende maatregelen genomen. • Medewerkers nemen de verantwoordelijkheid voor hun eigen handelen en gedragen zich zoals bij hun functie past. • Gemaakte afspraken komen de medewerkers na. • Medewerkers spreken collega’s aan op ongewenst, niet integer gedrag. • Medewerkers roddelen niet en maken geen discriminerende of seksistische opmerkingen.
3.1 Verantwoordelijkheid Medewerkers van Sport & Evenementen Haaglanden krijgen en nemen de verantwoordelijkheid die bij hun functie past. Daarbij zijn zij bereid om verantwoording af te leggen aan collega’s, leidinggevenden en opdrachtgevers. Deze verantwoordelijkheid betekent ook dat medewerkers zich bewust zijn van het effect van het eigen gedrag op de beeldvorming over Sport & Evenementen Haaglanden. Sport & Evenementen Haaglanden vindt het belangrijk dat de medewerkers professioneel met elkaar omgaan en collega’s met hetzelfde respect behandelen als zij zelf behandeld willen worden. Professionaliteit en respect voor elkaar blijkt onder meer uit het nakomen van afspraken die met elkaar gemaakt zijn. Indien een directe collega of leidinggevende herhaaldelijk afspraken niet nakomt en dit het eigen werk belemmert, wordt van medewerkers van Sport & Evenementen Haaglanden verwacht dat zij de betreffende persoon hierop aanspreken. Wanneer dat niet tot een gewenste oplossing leidt, kan de medewerker dit vervolgens met de leidinggevende of de vertrouwenspersoon bespreken. Deze Bedrijfscode beschrijft op hoofdlijnen wat van elke medewerker wordt verwacht en waarop een ieder van Sport & Evenementen Haaglanden aanspreekbaar is. Hiermee vormt de Bedrijfscode een kompas. Sport & Evenementen Haaglanden beseft dat zich in de praktijk lastige situaties of dilemma’s kunnen voordoen. Binnen de organisatie kun je als medewerker worden geconfronteerd met problemen, incidenten en vragen over de naleving van de Bedrijfscode. Als er ergens vragen, twijfels of onduidelijkheden over bestaan, is het van belang dit bespreekbaar te maken. Medewerkers spreken elkaar aan op ongewenst of niet-integer gedrag. Dat is niet altijd gemakkelijk, maar ongewenst gedrag
kan de sfeer negatief beïnvloeden. Het is beter om met elkaar te praten in plaats van over elkaar. Indien overleg met de leidinggevende of collega’s niet mogelijk is gezien het onderwerp, of wanneer het overleg niet tot een gewenst resultaat leidt, bestaat de mogelijkheid contact op te nemen met de vertrouwenspersonen binnen Sport & Evenementen Haaglanden.
met een wapen dreigen en/of overvallen worden). Het kan ook gaan om psychisch geweld: bedreigen, intimideren, onder druk zetten, thuissituatie bedreigen en het beschadigen van eigendommen waardoor iemand zich onveilig voelt. Om agressie en geweld te voorkomen is het gebruik of bezit van (vuur)wapens verboden binnen de (werk)locaties van het bedrijf en bij het uitvoeren van taken uit naam van het bedrijf.
3.2 Ongewenste omgangsvormen Sport & Evenementen Haaglanden tolereert geen ongewenste omgangsvormen op het werk. Sport & Evenementen Haaglanden wil een veilige omgeving creëren waarin elke medewerker zichzelf kan zijn. Medewerkers dienen dan ook iedere handeling of gedraging die als ongewenst beschouwd kan worden achterwege te laten. Onder ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag verstaan we onder andere ongewenste benadering van collega’s van agressieve of seksuele aard of gedrag dat als bedreigend, intimiderend of discriminerend wordt ervaren. Wanneer een medewerker van mening is dat hij of zij op een ongewenste manier wordt behandeld, is er een aantal manieren om hier zowel informeel als formeel melding van te maken. In eerste instantie kan men degene die hem of haar ongewenst behandelt hierop aanspreken. Ten tweede kan men de leidinggevende of vertrouwenspersoon hierover benaderen.
3.3 Psychosociale arbeidsbelasting Seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en bovenmatige werkdruk zijn vormen van psychosociale arbeidsbelasting die in geen enkele omstandigheid acceptabel zijn binnen het bedrijf. Onder seksuele intimidatie wordt verstaan enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele lading (zoals handtastelijkheden, seksueel getinte opmerkingen, e-mails of sms’jes en/of seksueel getint kijkgedrag) dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd (ar t. 1a, lid 3 Wet Gelijke Behandeling; ar t. 7:646, lid 8 Burgerlijk Wetboek). Onder agressie en geweld worden voorvallen verstaan waarbij een medewerker psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het werk. Bij agressie en geweld gaat het om uiten van (non)verbaal geweld (uitschelden, beledigen) of om fysiek geweld (schoppen, slaan,
5
Pesten is langdurig en systematisch vernederend, intimiderend of vijandig gedrag gericht op steeds dezelfde persoon (of personen) die zich hier tegen niet effectief kan verweren. Zowel gepeste medewerkers als de omstanders (de ‘toeschouwers’) kunnen te maken krijgen met psychosociale klachten als gevolg van het pesten. Veel voorkomende pestvormen zijn: Sociaal isoleren: - Steeds dezelfde persoon niet meevragen voor de lunch. - Iemand in een kamertje veraf van collega’s plaatsen. De werkinhoud onaangenaam of onmogelijk maken: - Steeds dezelfde persoon de nare klusjes op laten knappen. - Belangrijke informatie niet doorgeven. - Iemand steeds werk onder zijn/haar niveau geven. - Werk en inspanningen niet op waarde schatten. - Standpunten negeren. - Iemand onnodig veel kritiek geven. Opmerkingen over het privéleven of het individu: - Vervelende opmerkingen maken over hobbies, geloofsovertuiging, uiterlijk of gedrag. Roddelen: - Kwaad spreken over anderen. Geen respect hebben, mensen beledigen of bespotten: - Onder het mom van een geintje grappen maken over een collega of een externe. Er is sprake van werkdruk als een medewerker niet kan voldoen aan de gestelde kwalitatieve en kwantitatieve taakeisen. Deze kunnen variëren in hoeveelheid, kwaliteit en tempo. Bij werkdruk werkt een medewerker voortdurend onder ongezond hoge tijdsdruk en/of in een ongezond hoog tempo. De medewerker en leidinggevende zijn samen verantwoordelijk voor een gezonde balans tussen individuele werklast en individueel draagvermogen. Voorbeelden van ongewenst gedrag hierbij zijn: een leidinggevende vraagt niet
aan de medewerker of hij er nog extra werk bij kan hebben. Een medewerker zegt geen ‘nee’ tegen zijn leidinggevende wanneer hij ervaart dat hij teveel werk heeft.
3.4 Relaties op de werkvloer Een seksuele en/of liefdesrelatie tussen twee medewerkers met een onderling hiërarchische verhouding is binnen Sport & Evenementen Haaglanden niet acceptabel. Dit vanwege het feit dat het bedrijf streeft naar zoveel mogelijk objectiviteit en transparantie. Wanneer een dergelijke relatie ontstaat, wordt dit door één van de betrokkenen aan de hiërarchisch hogere leidinggevende gemeld. Hetzelfde geldt voor een seksuele en/of liefdesrelatie tussen een medewerker en klant Als er sprake is van een liefdesrelatie tussen twee medewerkers en er is geen onderlinge hiërarchische verhouding, dan gedragen de twee medewerkers zich zo dat het werk en collega’s hiervan geen hinder ondervinden.
3.5 Discriminatie Discriminatie bij of tijdens het uitoefenen van de werkzaamheden is niet toegestaan. Discriminatie is het maken van (onrechtmatig) onderscheid tussen mensen op grond van o.a. ras, afkomst, godsdienst, geslacht, levensovertuiging en/of seksuele geaardheid dat als gevolg heeft dat individuen of groepen benadeeld worden. Wel kan sprake zijn van positieve discriminatie bij een werving- en selectietraject. Bij een dergelijk traject kan ervoor worden gekozen om bepaalde groepen medewerkers (gehandicapten, allochtonen, vrouwen) voorrang te geven bij gelijke geschiktheid.
3.6 Alcohol, drugs, medicijnen en roken Alcohol- en drugsgebruik door medewerkers is niet toegestaan tijdens werktijd. Dat geldt ook voor het onder invloed zijn van alcohol of drugs tijdens het werk. De medewerker zorgt ervoor dat zijn functioneren en/of rijvaardigheid niet aangetast wordt door alcohol- of drugsgebruik voorafgaand aan de werkzaamheden. Wanneer de medewerker onder invloed is van alcohol of drugs mag hij of zij de werkzaamheden niet uitvoeren. Slechts in een beperkt aantal gevallen, waaronder bedrijfrecepties, (officiële) gelegenheden en na ontheffing door de directie, kan tijdens werktijd in beperkte mate alcohol worden gebruikt. Elke medewerker is verantwoordelijk voor het naleven van de regels en de directie dient zijn medewerkers hierover te informeren. De directie heeft hierin bovendien een voorbeeldfunctie. Indien
6
het vermoeden bestaat dat een medewerker onder invloed van alcohol en/of drugs is, wordt de medewerker hierop aangesproken door de directie. Bij elk vermoeden met betrekking tot alcohol- en/of drugsgebruik gaat de directie een gesprek aan met de medewerker. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt waarin zowel de standpunten van de directie als die van de medewerker zijn verwoord. Beiden ondertekenen dit verslag, dat vervolgens in het personeelsdossier van de betreffende medewerker wordt bewaard. Van de medewerker wordt verwacht dat hij zo spoedig mogelijk in gesprek gaat met de bedrijfsarts. De bedrijfsarts onderzoekt of er een alcohol- of drugsprobleem is en brengt advies uit aan de medewerker en de directie over de arbeidsgeschiktheid van de medewerker en zo nodig over een hulpverleningsroute. Medewerkers dienen bij hun huisarts of apotheker na te vragen of het gebruik van medicijnen van invloed kan zijn op het functioneren. Indien het gebruik van medicijnen daadwerkelijk het reactievermogen of andere fysieke dan wel psychische vermogens nadelig beïnvloedt, moet de medewerker de bedrijfsarts hiervan tijdig op de hoogte brengen. De bedrijfsarts adviseert de medewerker, en zo nodig de directie, over de mogelijkheden en beperkingen van de inzetbaarheid voor eigen of aangepast werk, in relatie tot het gebruik van deze medicijnen. Sport & Evenementen Haaglanden leeft de Tabakswet na. Dit betekent dat iedereen recht heeft op een rookvrije werkplek. Het is verboden te roken in de werkomgeving van het bedrijf (alle werklocaties) of bij de entree van de werklocaties. De medewerker is verantwoordelijk voor het naleven van de regels en de directie dient zijn of haar medewerkers hierover te informeren. De directie heeft bovendien een voorbeeldfunctie. Wanneer de medewerker de regels overtreedt, spreekt de directie hem daarop aan. Gebeurt dit meerdere keren, dan neemt de directie passende maatregelen. De Inspecteur Handhaving van Voedsel en Warenautoriteit heeft de wettelijke bevoegdheid om te controleren op de naleving van de Tabakswet. Als de inspecteur een overtreding constateert kan hij zowel de werkgever als de medewerker bekeuren. Als het bedrijf een boete krijgt voor het niet naleven van de Tabakswet en deze boete is te verwijten aan een medewerker, wordt deze verhaald op de medewerker.
4. OMGAAN MET BEDRIJFSMIDDELEN Aan alle medewerkers worden bedrijfseigendommen van Sport & Evenementen Haaglanden toevertrouwd, zoals sportmateriaal of bedrijfskleding, voor de uitvoering van werkzaamheden. Medewerkers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de bescherming en het juiste gebruik van deze bedrijfseigendommen. Zij tekenen voor het meenemen van bedrijfseigendommen. Medewerkers dienen de aan Sport & Evenementen Haaglanden toebehorende bedrijfseigendommen te beschermen tegen diefstal, verspilling, verlies, beschadiging, misbruik en verduistering. • Medewerkers gaan zorgvuldig om met bedrijfseigendommen. • Medewerkers gebruiken bedrijfseigendommen in principe niet voor privézaken, tenzij nadrukkelijk toestemming is verleend door de directie. • Informatie over klanten, relaties of collega’s gebruiken medewerkers alleen voor het werk. • Medewerkers gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. • Privéaangelegenheden regelen medewerkers zoveel mogelijk buiten werktijd.
4.1 Privégebruik bedrijfseigendommen Bedrijfsmiddelen zoals kantoorbenodigdheden, fotocamera’s, sportmaterialen, bedrijfskleding en dergelijke, maar ook bedrijfsauto’s en laptops zijn niet bestemd voor privégebruik, tenzij daarover nadrukkelijk overleg met de directie heeft plaatsgevonden. Als de bedrijfseigendommen kapot gaan of deze vergeten worden om weer mee te nemen naar het werk, heeft een collega of het bedrijf daar last van en wordt de eventueel opgelopen schade en onkosten als gevolg van het ontbreken van de bedrijfseigendommen op de medewerker verhaald.
4.2 Bedrijfs- en intellectueel eigendom Elke medewerker moet op een verantwoorde en zorgvuldige manier omgaan met het bedrijf en zijn bedrijfseigendommen. De faciliteiten en materialen (kantoorartikelen, apparatuur, bedrijfskleding etc.) die het bedrijf beschikbaar stelt, zijn bestemd voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Wanneer de directie het vermoeden heeft dat er niet goed wordt omgegaan met de bedrijfseigendommen, bespreekt hij dit met de medewerker. Wanneer een medewerker de werkplek verlaat en er verder geen collega’s op de werkplek zijn, wordt
7
deze indien mogelijk afgesloten om te voorkomen dat er bedrijfseigendommen of persoonlijke eigendommen worden meegenomen. Een medewerker zorgt ervoor dat kostbare spullen (pda, laptop, mobiele telefoon etc.) niet zichtbaar aanwezig zijn, ook al is de kamer afgesloten. Wanneer meerdere medewerkers in één kamer werken, is elke medewerker zelf verantwoordelijk voor het opruimen van zijn werkplek als hij de kamer verlaat. Zeker als de kamer langdurig wordt verlaten, zorgt de medewerker ervoor dat informatie veilig en verantwoord is opgeborgen. Medewerkers melden vermissingen bij de directie. Alle intellectuele eigendomsrechten, waaronder octrooi-, model-, merken- en auteursrechten, op producten, werken, en/of diensten, die door de medewerker gedurende zijn werkzaamheden bij Sport & Evenementen Haaglanden worden ontwikkeld, zijn eigendom van het bedrijf. De medewerker die de beschikking heeft over een bedrijfsauto houdt zich aan de regels die hij ontvangt als hij de auto meeneemt. Boetes als gevolg van het niet houden aan de algemeen geldende regels worden verhaald op het salaris van de medewerker. De directie van Sport & Evenementen Haaglanden heeft op diverse plekken een alarminstallatie aangebracht en een camera bij de in/uitgang geplaatst met als doel de veiligheid en de bedrijfseigendommen beter te kunnen bewaken.
4.3 Regels en controle voor het gebruik van telefoon, e-mail en internet Het bedrijf zal bij een vermoeden van misbruik, de duur en de inhoud van het gebruik van internet, email en (mobiele) telefoon controleren. Uiteraard houdt Sport & Evenementen Haaglanden zich daarbij aan de eisen voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals beschreven in de Wet Bescherming Persoonsgegevens en volgens de richtlijnen van het College Bescherming Persoonsgegevens. De betreffende medewerkers worden hiervan vooraf op de hoogte gesteld. Het gebruik van kopieerapparaat, telefoon, fax of post is bedoeld voor het werk, slechts in uitzonderlijke gevallen en dan alleen met toestemming van directie mogen medewerkers deze middelen voor privédoeleinden gebruiken. Het verzenden van privépost op kosten van het bedrijf is niet toegestaan. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor het gebruik van computer, laptop, (mobiele) telefoon
of andere gegevensdragers, die door Sport & Evenementen Haaglanden ter beschikking zijn gesteld. Het is niet toegestaan dat medewerkers deze bedrijfseigendommen (aan collega’s) uitlenen of onbeheerd achter laten. De medewerker gebruikt zijn computer, laptop, (mobiele) telefoon of gegevensdrager in principe alleen voor het werk bij het bedrijf en mag deze bedrijfseigendommen niet gebruiken voor privédoeleinden. De e-mail is bedoeld voor zakelijke, digitale post. De medewerker blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud van een e-mailbericht en voor bescherming van de informatie die hij verstuurt. E-mail mag door een medewerker niet worden gebruikt voor privédoeleinden. Het gaat om een e-mailaccount van het bedrijf en mag daarom alleen voor werkdoeleinden gebruikt worden. Als een medewerker van Sport & Evenementen Haaglanden e-mail verstuurt met het doel om de ontvanger van de mail in diskrediet te brengen of te pesten, dan zal de zender hierop door de directie worden aangesproken. Het verzenden en ontvangen van e-mailberichten is gebonden aan de volgende voorwaarden: Het e-mailbericht bevat een handtekening volgens de binnen het bedrijf gehanteerde opmaak. Het e-mailbericht bevat de binnen het bedrijf gehanteerde disclaimer. Het e-mailbericht bevat geen dreigende, seksueel getinte of racistische boodschap. Het e-mailbericht wordt niet gebruikt voor pesterijen of ongewenste persoonlijke toenaderingen. Een e-mailadres verzenden aan meerdere personen of het gebruik van CC mag alleen indien het gaat om e-mailberichten die zakelijk van aard zijn en informatie bevatten die nuttig is voor een grotere groep geadresseerden. Een e-mailadres van het bedrijf mag niet worden achter gelaten op internet in nieuwsgroepen, weblogs reactiepagina’s en andere publieke lijsten om misbruik met deze gegevens te voorkomen. Wanneer een afzender van een e-mailbericht onbekend of niet vertrouwd lijkt, is het verstandig om het e-mailbericht niet te openen. Wanneer een spambericht geopend wordt, is de kans groot dat er vaker spamberichten naar het e-mailadres gestuurd worden. Wanneer een medewerker een bijlage niet vertrouwt, is het raadzaam om navraag te doen bij de zender. Een bijlage kan virussen, spionagesoftware of andere schadelijke inhoud bevatten. Een e-mailbericht mag niet automatisch worden doorgestuurd naar andere e-mailadressen, omdat er geen zicht is op de veiligheid van deze postbussen.
8
De medewerker die op de werkplek toegang heeft tot internet, gebruikt dit in principe alleen voor zijn werk bij Sport & Evenementen Haaglanden en hij mag dit onder werktijd niet gebruiken voor privédoeleinden. Internetgebruik voor privédoeleinden mag in beperkte mate tijdens de pauze en mag de goede vervulling van de eigen functie en die van andere medewerkers niet hinderen. Privégebruik geschiedt geheel voor eigen risico van de medewerker, hij vrijwaart het bedrijf ter zake. Het is niet toegestaan om bewust pornografische, seksistische of racistische sites te bezoeken en het materiaal hiervan te uploaden, te downloaden of op een andere manier te verspreiden. Bij overtreding gaat Sport & Evenementen Haaglanden in principe tot ontslag over. Ook is het niet toegestaan videoof muziekbestanden te uploaden, te downloaden of op een andere manier te verspreiden. Het downloaden van programma’s en software op de computers is niet toegestaan, enkel door directie of de IT’er. Op het bedrijfsnetwerk of op de computer mag alleen apparatuur van het bedrijf worden aangesloten of apparatuur die door de IT’er is goedgekeurd. Medewerkers verspreiden geen bedrijfsnetwerk gegevens of -bestanden aan derden zonder voorafgaande toestemming van het bedrijf. Privacyaspecten en intellectueel eigendom spelen hierbij een rol. Binnen het bedrijf mogen bedrijfsnetwerk bestanden alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze bestemd zijn.
4.4 Vertrouwelijke gegevens Het is essentieel voor het bedrijf om op zorgvuldige wijze met gegevens (zowel digitaal als op papier), en in het bijzonder vertrouwelijke gegevens, om te gaan. Vertrouwelijke informatie is informatie die niet algemeen bekend is buiten Sport & Evenementen Haaglanden. Indien deze informatie bekend zou worden buiten Sport & Evenementen Haaglanden, kan deze schade berokkenen aan bijvoorbeeld de commerciële en financiële belangen van de organisatie. Sport & Evenementen Haaglanden respecteert de privacy van de klanten en doelgroep. Medewerkers vertellen thuis dus niet met naam en toenaam over hen. Vertrouwelijke informatie over de klanten, leveranciers, of collega’s gebruiken medewerkers alleen als dat nodig is voor het goed uitvoeren van het werk. Medewerkers gaan zorgvuldig om met deze informatie en zorgen ervoor dat onbevoegden er niet bij kunnen. Vertrouwelijke informatie die niet regelmatig nodig is, wordt opgeslagen in het archief. Wanneer vertrouwelijke stukken
weggegooid kunnen worden, gebeurt dit met de papierversnipperaar. Dossiers zijn juist en volledig samengesteld. De medewerker kan altijd om volledige inzage verzoeken. Een deel van de personeelsdossiers zijn ondergebracht bij het administratiebureau, de overige gegevens bevinden zich op een afgesloten plaats. Wanneer een medewerker de werkplek verlaat en er verder geen collega’s op de kamer zijn, wordt deze afgesloten en informatie opgeborgen. Wanneer meerdere medewerkers in één ruimte werken, is elke medewerker zelf verantwoordelijk voor het opruimen van zijn werk als hij de kamer verlaat. Zeker als de kamer langdurig wordt verlaten, zorgt de medewerker ervoor dat informatie veilig en verantwoord is opgeborgen. Wanneer een medewerker de werkplek verlaat, vergrendelt hij of zij de computer. Met het wachtwoord kan de medewerker de computer weer openen. Vertrouwelijke gegevens mogen niet worden achter gelaten op een laptop, USB-stick of andere gegevensdrager. Mocht dit toch noodzakelijk zijn, dan is toestemming van de directie nodig. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor het voorkomen dat vertrouwelijke gegevens in handen van derden komen. Laat een laptop, USB-stick of andere gegevensdrager dus niet onbeheerd achter. Een Word-document kan zonodig versleuteld worden om te voorkomen dat derden, inclusief beheerders, toegang krijgen tot het Worddocument. Van een medewerker wordt verwacht dat hij of zij op selectieve wijze omgaat met het doorsturen van informatie buiten het bedrijf, zeker wanneer deze informatie vertrouwelijk is. Wanneer een medewerker privé of zakelijk gebruik maakt van blogs zoals Twitter, en sociale netwerken zoals Hyves, Facebook en LinkedIn, moet hij rekening houden met de informatie die hij beschikbaar stelt. Het is niet toegestaan om vertrouwelijke informatie over Sport & Evenementen Haaglanden te publiceren of informatie die de organisatie, de klanten of de doelgroep negatief kan beïnvloeden. Wanneer er twijfel is, dient vooraf toestemming te worden gevraagd aan de directie. Daarnaast is het belangrijk, voor de goede naam van de medewerker en die van het bedrijf, om alleen te schrijven over zaken waarvan de medewerker verstand heeft. Het is niet toegestaan om over de financiële situatie van het bedrijf te publiceren of negatief over het bedrijf te schrijven.
9
4.5 Geheimhouding Tijdens het dienstverband en na beëindiging daarvan, verplicht de medewerker zich tot volstrekte geheimhouding betreffende al die ondernemingsaangelegenheden waarvan hij of zij weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat geheimhouding vereist is, ongeacht de wijze waarop deze ter kennis zijn genomen. Hieronder wordt ook verstaan, informatie over klanten, doelgroep of andere medewerkers van het bedrijf.
4.6 Persoonlijke investeringen Medewerkers of partners van medewerkers mogen geen directe of aanmerkelijke belangen hebben in zakelijke eenheden die met het bedrijf samenwerken, met het bedrijf zaken doen of willen doen, tenzij de betreffende medewerker hiervoor toestemming heeft ontvangen van de directie.
5. OMGAAN MET KLANTEN EN EXTERNE RELATIES De medewerkers van Sport & Evenementen Haaglanden opereren integer, dat wil zeggen dat zij het bedrijfsbelang voor het persoonlijk belang laten gaan. Tenzij dit niet direct noodzakelijk is voor de belangen van het bedrijf. Dit houdt in dat het bedrijf van zijn medewerkers verwacht dat zakelijke beslissingen gebaseerd zijn op het beste belang van het bedrijf en niet op de financiële-, persoonlijke-, vrienden- of familiebelangen van de medewerker. De medewerker voorkomt ook dat de schijn wordt gewekt, dat dit wel het geval is. Sport & Evenementen Haaglanden verwacht van zijn medewerkers dat zij fraude en corruptie voorkomen. Er is sprake van fraude wanneer zaken anders worden voorgesteld dan ze zijn, door op papier of digitaal een onjuiste weergave van de werkelijkheid te geven, zoals twijfelachtig declaratiegedrag. Er is sprake van corruptie wanneer iemand in een machtspositie ongeoorloofde gunsten verleent in ruil voor wederdiensten of als vriendendienst. Bijvoorbeeld het aannemen van waardevolle relatiegeschenken waarmee er een afhankelijkheid wordt gecreëerd van een derde partij. • Medewerkers doen niets stiekem en zijn transparant in hun handelen. • Medewerkers laten zich niet beïnvloeden door geschenken of invitaties. • Medewerkers brengen de relaties niet in verlegenheid met geschenken of invitaties.
• Medewerkers voorkomen verstrengeling en de schijn ervan.
belangen-
5.1 Representativiteit Sport & Evenementen Haaglanden verwacht van zijn medewerkers dat zij zich representatief (passend bij de werkomgeving) en volgens algemeen maatschappelijk aanvaarde normen kleden voor het werk. In de praktijk betekent dit dat medewerkers moeten zorgen voor voldoende persoonlijke hygiëne, verzorgde kleding en rekening houden met het dragen van zichtbare piercings en tatoeages. Medewerkers die voor hun functie gebruik dienen te maken van bedrijfskleding, dienen deze tijdens werktijden te dragen. Het bedrijf vindt het belangrijk dat het kantoor van het bedrijf en de werklocaties er representatief en professioneel uitzien. Dit houdt in dat ieder verantwoordelijk is voor een opgeruimde werkplek en dat de medewerkers samen zorgen voor de representativiteit van de gemeenschappelijke ruimtes.
5.2 Bezoekers Bezoek wordt gastvrij ontvangen. Medewerkers onthalen hun bezoek en begeleiden dat na de afspraak weer terug. Bij gastvrijheid hoort ook een goede telefonische bereikbaarheid. Wanneer een medewerker bezoek ontvangt, draagt de medewerker er zorg voor dat vertrouwelijke informatie is opgeborgen. Een bezoeker wordt niet alleen achter gelaten op een werkplek, ook niet wanneer deze persoon een bekende is.
5.3 Omgaan met de pers Binnen Sport & Evenementen Haaglanden geldt dat alleen leden van de directie en de communicatiemedewerker contact mogen hebben met journalisten. Medewerkers die benaderd worden door journalisten, moeten hierover contact opnemen met de directie. In overleg met hen wordt bepaald hoe te handelen.
5.4 Samenwerking Sport & Evenementen Haaglanden wil open en eerlijk zijn in haar samenwerkingsactiviteiten met andere partijen. Door samenwerking kunnen kennis en expertise ingezet worden bij het uitvoeren van werkzaamheden. Externe partijen kunnen echter aan andere belangen waarde hechten dan Sport & Evenementen Haaglanden. Het is van essentieel belang dat Sport & Evenementen Haaglanden haar eigen kernwaarden in stand houdt. Sport & Evenementen Haaglanden stemt daarom vooraf af of de samenwerking met een externe partij past binnen de juiste voorwaarden. De
10
samenwerkingspartner moet de Bedrijfscode van Sport & Evenementen Haaglanden respecteren, hiernaar wordt verwezen in de algemene voorwaarden. De samenwerkingspartner dient zelf een gerenommeerde partij te zijn. De samenwerkingspartner houdt zich aan relevante wetgeving en verdragen.
5.5 Relatiegeschenken en uitnodigingen Bij Sport & Evenementen Haaglanden nemen medewerkers in principe geen relatiegeschenken aan. Medewerkers nemen in ieder geval nooit geld aan of geschenken die op hun privéadres worden afgeleverd. Geschenken voegen niets toe aan de goede werkrelatie die de organisatie met aannemers en leveranciers nastreeft. Door wel geschenken aan te nemen, worden er verwachtingen geschept. Ontvangt een medewerker toch een (klein) relatiegeschenk – denk daarbij aan een fles wijn, een doosje bonbons, een bloemetje e.d. – dan dient de medewerker dit altijd aan de directie te melden. De medewerker maakt dit bespreekbaar en overlegt wat er met het geschenk gedaan moet worden. Voor uitnodigingen voor diners, theater of voetbalwedstrijden e.d. geldt hetzelfde. Het uitgangspunt voor het geven en ontvangen van relatiegeschenken is dat het geschenk passend moet zijn voor de verrichte prestatie en relatie met de zakenpartner. Daarnaast mag door het geven of ontvangen van een relatiegeschenk de onafhankelijkheid van een medewerker van het bedrijf niet in gevaar komen. Er moet voorkomen worden dat er (gevoelsmatig) verplichtingen ontstaan naar de schenker. Extra voorzichtigheid bij het aannemen van relatiegeschenken is geboden wanneer de schenker een potentiële contractpartner is. De volgende richtlijnen gelden bij het ontvangen van relatiegeschenken: Bescheidenheid en terughoudendheid is de algemene regel bij het ontvangen van relatiegeschenken. Als richtlijn wordt een waarde van maximaal € 75,- gehanteerd. Het aannemen van geldbedragen is niet toegestaan. Medewerkers ontvangen geen relatiegeschenken op het huisadres. Indien een medewerker/leidinggevende een geschenk (uitnodigingen voor uitstapjes, reizen, diners, lunches e.d.) krijgt aangeboden dient hij hierover open te zijn en dit te melden aan zijn of haar leidinggevende of te bespreken in het directieteam. De leidinggevende of het
directieteam bepaalt (na overleg met de medewerker/leidinggevende) of het geschenk aanvaardbaar is, of het geschenk kan worden behouden of dat het geschenk een andere bestemming krijgt (verdeling van de relatiegeschenken onder de medewerkers door loting). Laat eventuele potentiële zakenrelaties indien nodig weten welk beleid (bovenstaande regels) het bedrijf hanteert.
5.6 Extra werkzaamheden overeenkomst
buiten
de
Het spreekt voor zich dat medewerkers vriendelijk en respectvol met de (potentiële) klanten van Sport & Evenementen Haaglanden omgaan. Medewerkers houden de relatie met de klant echter wel zakelijk. Medewerkers voeren hun werk zo goed mogelijk uit en ontvangen hiervoor van de klant geen fooi. Medewerkers leggen extra werkzaamheden die zij nog moeten uitvoeren altijd vast. Medewerkers willen het risico niet nemen dat zij per ongeluk iets van de klant beschadigen, zichzelf verwonden of de klus niet goed uitvoeren. Je als medewerker voor een extra klus persoonlijk laten betalen door de klant is bij Sport & Evenementen Haaglanden niet toegestaan.
5.7 Nevenfuncties Onder nevenwerkzaamheden verstaat het bedrijf alle betaalde en onbetaalde activiteiten die medewerkers naast hun reguliere werk voor Sport & Evenementen Haaglanden verrichten. Zo is bijvoorbeeld sprake van nevenwerkzaamheden als een medewerker bestuurslid is van een vereniging, vrijwilligerswerk verricht of een andere baan heeft naast het werk bij Sport & Evenementen Haaglanden. Sport & Evenementen Haaglanden hecht er waarde aan dat medewerker maatschappelijk actief zijn. Het verrijkt de ervaring en verbreedt de horizon. De integriteit en de onafhankelijkheid van de medewerkers moeten bij het vervullen van de nevenfunctie gewaarborgd blijven. Medewerkers van Sport & Evenementen Haaglanden mogen geen betaalde of onbetaalde nevenactiviteiten verrichten die betrekking hebben op de werkzaamheden van Sport & Evenementen Haaglanden, tenzij hiervoor nadrukkelijk toestemming is gegeven door de directie. Elke werknemer die een belangenconflict heeft of denkt te krijgen, dient hierover overleg te plegen met zijn of haar leidinggevende. Daarnaast mogen nevenfuncties de werkzaamheden bij Sport & Evenementen Haaglanden nooit nadelig beïnvloeden.
11
De medewerker is verplicht nevenwerkzaamheden, die hij verricht of van plan is te verrichten, schriftelijk bij zijn direct directie te melden. De nevenwerkzaamheden die gemeld moeten worden zijn werkzaamheden die, in samenhang met iemands functie, op enige manier de belangen van het bedrijf kunnen raken of schaden. Het is niet toegestaan werkzaamheden te verrichten die kunnen leiden tot: Onoorbare belangenverstrengeling. Botsing van belangen. Schade aan het aanzien van de eigen functie. Onvoldoende beschikbaarheid voor de functie. Gebruik of misbruik van kennis vanuit Sport & Evenementen Haaglanden.
5.8 Mededingingsrecht Bij het aangaan van samenwerkingsverbanden voorkomt Sport & Evenementen Haaglanden (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen. Daarbij verbiedt de mededingingswetgeving uiteenlopende praktijken die handel en vrije en eerlijke concurrentie beperken, zoals prijsafspraken en activiteiten die gericht zijn op het vestigen of handhaven van een monopolie. In een aantal landen, waaronder Nederland, is overtreding van de mededingingswetgeving een misdrijf waarop gevangenisstraf staat voor betrokken personen en zware boetes voor betrokken bedrijven. Sport & Evenementen Haaglanden en de medewerkers dienen zich te houden aan het mededingingsrecht, de normen, regels en procedures.
6. NALEVEN VAN DE BEDRIJFSCODE Van iedere medewerker wordt verwacht dat hij/zij de Bedrijfscode naleeft. Als er sprake is van niet integer of ongewenst gedrag, kan een medewerker (klokkenluider) bij verschillende personen het probleem bespreekbaar maken: Directie. Vertrouwenspersoon. Klachtencommissie. Voor rechtspositionele vraagstukken (die dus geen betrekking hebben op integriteit of op (on)gewenst gedrag) kan de medewerker zich wenden tot de directie. Leidt dit niet tot een oplossing dan wordt de directie gevraagd een besluit te nemen. Als er sprake is van klanten of relaties van het bedrijf die ongewenst of niet integer gedrag vertonen, dan zal de directie duidelijk aan de klant/relatie laten weten dat dit niet gewenst is en
zo nodig ook maatregelen nemen (zoals bijvoorbeeld het doen van aangifte). Klanten of relaties van het bedrijf die vinden dat zij door een medewerker van het bedrijf zijn benaderd met ongewenst of niet integer gedrag, kunnen hiervoor een klacht indienen bij de directie van Sport & Evenementen Haaglanden.
6.1 Klokkenluider Sport & Evenementen Haaglanden vindt het belangrijk dat medewerkers op een veilige manier eventuele misstanden kunnen bespreken of melding kunnen doen van eventuele vermoedens van misstanden binnen de organisatie. Bespreek je vermoedens met de betreffende collega waar dat kan. Veroordeel niet, maar bespreek met elkaar hoe je met de casus om kunt gaan en hoe je elkaar kunt behoeden voor keuzes waar je jezelf, je collega’s of Sport & Evenementen Haaglanden mee kunt beschadigen. Van iedere medewerker wordt verwacht dat hij of zij melding maakt van ongewenst gedrag of een gebrek aan integer handelen door een collega. Binnen Sport & Evenementen Haaglanden zijn daarom verschillende mogelijkheden georganiseerd om te garanderen dat je je verhaal kwijt kunt. De melding wordt gedaan bij de directie, een andere verantwoordelijke of de vertrouwenspersoon. Bij de afwikkeling van dit soort meldingen is het uitgangspunt dat de melder nooit, op wat voor manier dan ook, nadeel mag ondervinden van de melding. De melding zal uiterst zorgvuldig worden afgewikkeld.
6.2 Vertrouwenspersoon Naast de directie of een andere verantwoordelijke kan een medewerker een vertrouwenspersoon raadplegen als hij het vermoeden heeft dat een collega niet integer handelt of ongewenst gedrag vertoont, of wanneer een medewerker zelf geraakt wordt door dergelijk handelen of gedrag. De vertrouwenspersoon is er voor vermeende overtredingen van de Bedrijfscode, maar ook voor de opvang en begeleiding van medewerkers die last hebben van pesten, seksuele intimidatie of agressie. De vertrouwenspersoon zoekt samen met de medewerker naar een gepaste oplossing voor het knelpunt dat deze aandraagt. De vertrouwenspersoon is verplicht vertrouwelijk om te gaan met alle informatie die hij of zij ontvangt. De vertrouwenspersoon adviseert het management over knelpunten in het beleid dat binnen Sport & Evenementen Haaglanden gevoerd wordt.
12
6.3 Klachtencommissie Een medewerker kan een klacht indienen bij de Klachtencommissie bij een misstand tegen zichzelf of een ander als het gaat om ongewenst gedrag of integriteit.
6.4 Sancties Handelen door een medewerker in strijd met deze Bedrijfscode wordt beschouwd als een ernstige inbreuk op het vertrouwen dat Sport & Evenementen Haaglanden als werkgever of anderszins in een medewerker stelt. De Bedrijfscode maakt integraal deel uit van de arbeidsovereenkomst die de medewerker heeft met Sport & Evenementen Haaglanden. Deze Bedrijfscode dient door iedereen die werkzaam is voor of tewerk is gesteld bij Sport & Evenementen Haaglanden te worden nageleefd. Het niet naleven van deze Bedrijfscode kan leiden tot (disciplinaire) maatregelen, op te leggen door de statutair directeur. Ook zonder melding van een klacht van een medewerker of behandeling van een klacht in de Klachtencommissie houdt het bedrijf zich het recht voor om (disciplinaire) maatregelen op te leggen indien naar de mening van het bedrijf sprake is een handeling of gedrag in strijd met de Bedrijfscode. Sport & Evenementen Haaglanden neemt het bewust vals melden hoog op. Dit wordt gezien als een ernstige inbreuk op de Bedrijfscode.
