Společenské vědy v H2020 (WP 2016-17) Finanční a administrativní aspekty projektů Praha, 19. ledna 2016
Lucie Honzátková Finanční NCP pro projekty 7. RP/H2020
Základní dokumenty
Participant Portal
www.h2020.cz
2
Nejčastější typy projektů v SSH • Výzkumné a inovační akce (RIA) • Inovační akce (IA)
• Koordinační a podpůrné akce (CSA)
Co to mj. znamená? − úhrada celkových způsobilých nákladů ve výši 100 % (výjimka pro IA ziskové subjekty 70 %) − RIA, IA: nutné konsorcium = min. tři na sobě nezávislé subjekty ze tří různých zemí EU nebo zemí asociovaných* k H2020 + nad rámec min. počtu také subjekty z ostatních zemí
− CSA: i jeden subjekt (ověřit ve výzvě) Specifikace ve výzvě „Type of Action: …..“ *Albánie, Bosna a Hercegovina, Faerské ostrovy, Makedonie, Island, Izrael, Moldávie, Černá hora, Norsko, Srbsko, Turecko, Ukrajina, Švýcarsko (částečně asociovaná země – pilíř 1, „šíření excelence a podpora účasti“, Euratom, ITER)
3
Příklady aktivit v projektech SSH Výzkum/inovace
-
čas spotřební materiál vybavení …
Účast na konferencích, projektových setkáních
-
čas cestovné
-
Networking
-
čas cestovné …
-
Publikace, vzdělávací materiály čas tisk šíření …
-
ICT tools
čas subdodávka (?) …
Audit
(1. stupně)
Ochrana duševního vlastnictví
….
Tvorba www stránek projektu
-
Organizace konferencí, workshopů, projektových setkání
čas pronájem místností, techniky catering materiály …
Tvorba strategických dokumentů, analýz
-
čas …
4
Základní nákladové kategorie projektů SSH
I.
Osobní náklady
II. Ostatní přímé náklady Cestovné Dlouhodobý majetek Ostatní zboží a služby
III. Subdodávky
IV. Nepřímé náklady (25 % z přímých nákladů bez subdodávek)
5
I. Osobní náklady Rozpočet projektu - klíčové údaje: • celkový počet člověkoměsíců za instituci (person-months)
− dle časové náročnosti naplánovaných aktivit v projektu (WP)
• indikativní sazba za 1 člověkoměsíc za instituci (v EUR) – – – –
vycházet z finanční historie zaměstnance/ kategorie zaměstnanců obsahuje superhrubou mzdu zaměstnance běžná výše mzdy, možno zohlednit případný obvyklý nárůst mezd komunikace s personálním oddělením!
Realizace projektu – na co si dát pozor: • výpočet v souladu s MGA (hodinová sazba, způsobilost složek mzdy) • omezení vyplácení projektových bonusů − objektivní kritéria, max. 8000 EUR/pracovníka/rok (při plném úvazku)
• evidence odpracované doby (timesheets) 6
II. Ostatní přímé náklady
Cestovní náhrady Návrh projektu a rozpočet
• celková výše cestovních náhrad zaměstnanců se odvíjí od počtu naplánovaných služebních cest (projektové meetingy, konference, apod.) • nutnost prokázat nezbytnost cesty pro projekt • u každé služební cesty je nutné vzít v úvahu různou výši nákladů cest do plánovaných destinací • způsobilé jsou i cesty externích expertů (jejich účast zmínit v návrhu projektu) • velmi nákladné cesty je vhodné zmínit v projektovém návrhu nebo později zkonzultovat (předem) s projektovým úředníkem
Realizace projektu • dodržování národní legislativy a běžné příjemce týkající se služebních cest • pozor na prodlužování služebních cest z osobních nebo jiných pracovních důvodů 7
II. Ostatní přímé náklady
Vybavení, infrastruktura a jiná aktiva
Návrh projektu a rozpočet • příjemce do rozpočtu naplánuje poměrnou výši účetních odpisů (podle doby a intenzity využití v projektu vůči celkové kapacitě vybavení)
Realizace projektu • při nákupu nutné oslovit více dodavatelů a provést výběr: – dodržení principu „best value for money“ – respektování národní legislativy/ běžné praxe příjemce – archivace dokumentů týkajících se výběru dodavatele – v případě nákupu nového vybavení, je nutné správné načasování výběru a nákupu
8
II. Ostatní přímé náklady Ostatní zboží a služby
Návrh projektu a rozpočet – Co do této nákladové kategorie spadá? • • • •
spotřební materiál náklady na diseminaci (Open Access, tisk publikací,…) náklady spojené s IPR (např. náklady na ochranu výsledků projektu) audit 1. stupně (Osvědčení o finančních výkazech – CFS) – předkládá příjemce na konci projektu pokud jeho příspěvek EU ≥ 325 tis. EUR (limit nezahrnuje nepřímé náklady)
• překlad dokumentů • logistické zajištění projektových meetingů (zajištění místnosti, catering atd.) • …
Realizace projektu • nutný výběr dodavatele: – dodržení principu „best value for money“ – respektování národní legislativy/ běžné praxe příjemce – archivace 9
III. Subdodávky Návrh projektu a rozpočet •identifikace projektových úkolů, které je nutné zadat externě •limitovaný rozsah (subdodavatel vs. partner v projektu) •pozor na úkoly svěřené koordinátorovi v čl. 41.2b) GA •subdodávky mezi partnery nejsou povoleny •není vhodné uvádět jméno subdodavatele (transparentní výběr) •do rozpočtu odhad ceny subdodávky
Realizace projektu •před zadáním oslovit více subdodavatelů a provést výběr – dodržení principu „best value for money“ – respektování národní legislativy/ běžné praxe příjemce – archivace dokumentů týkajících se výběru subdodavatele – správné načasování výběru subdodavatele •nová subdodávka zpravidla vyžádá změnu GA 10
Rozpočtová tabulka v návrhu projektu (část A)
Research and Innovation Actions, Coordination and Support Actions
Innovation Actions
11
PEVNÁ SAZBA
SKUTEČNÉ NÁKLADY
Formy nákladů a kritéria způsobilosti
I.
Osobní náklady
kritéria způsobilosti nákladů (např.):
• • II. Ostatní přímé náklady • • Cestovné • Dlouhodobý majetek • Ostatní zboží a služby •
III. Subdodávky
nezbytný pro projekt skutečný vzniknout v době trvání projektu zanesen v účetnictví ověřitelný uveden v indikativním rozpočtu soulad s legislativou a běžnou praxí příjemce • dodržení principu 3E
• náklady, na které je sazba aplikována, musí splňovat (25 % z přímých nákladů bez subdodávek) kritéria způsobilosti
V. Nepřímé náklady
12
Na co myslet při plánování rozpočtu • respektovat běžnou praxi organizace (cestování, odpisy, režijní náklady, mzdové směrnice, …) • komunikovat s projektovým, účetním, personálním oddělením • rozplánovat časovou náročnost projektových aktivit – tzv. člověkoměsíce • stanovit sazbu za člověkoměsíc (superhrubá mzda)
• detailně zvážit nákladové položky (potřeba subdodávek, audit, počet cest…) • pohlídat si adekvátnost zdrojů vůči plánovaným aktivitám • zohlednit možný pohybu kurzu, růst mezd, apod. • stále jde o odhad – v průběhu projektu možné přesuny prostředků mezi nákladovými kategoriemi i mezi partnery (nesmí mít vliv na projektové aktivity) • celkovou výši schváleného rozpočtu nelze navýšit • náklady je nutné plánovat v EUR (celá čísla) • min. 15 % schváleného grantu bude nutné dočasně pokrýt z vlastních zdrojů 13
Platby v projektu Zálohová platba • na začátku projektu • automaticky ponížena o odvod do garančního fondu (GF)
Průběžné platby • po schválení průběžných zpráv EK (výše se odvíjí od finančních výkazů) • max. do výše 85 % schváleného příspěvku EU (GF 5 % a zádržné 10 %) Platba zůstatku • po schválení závěrečné zprávy • závěrečné vyrovnání předchozích plateb a vykázaných nákladů příjemcem (vč. převodu z garančního fondu a zádržného)
14
Participant Portal
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html
= zdroj informací (WP, pravidla, manuály,…) předkládání projektových návrhů, komunikace s EK, …
• PIC (Participant Identification Code) • ECAS účet (mailová adresa!) • H2020 online manual • projektové role
x
role v organizaci
15
Role v Participant Portal
SELF REG.
SELF REG.
Zdroj: Prezentace EK
16
Editační pravomoci dle rolí
P
P
17
Zdroj: Prezentace EK
Nominační pravomoci dle rolí
Zdroj: Prezentace EK
18
www.tc.cz www.h2020.cz
Finanční dotazy:
[email protected],
[email protected] Právní dotazy:
[email protected],
[email protected]
