Spel, esthetiek en de paradox van resultaatgerichtheid als parameters bij het ontwerpen van zoekconferenties. Dit korte artikel verschijnt in een verzameling: Intervenieren met werkconferenties. Een interventie is steeds doelgericht, men intervenieert niet gratuit in werksystemen. Paradoxaal wordt het wanneer het doel van een dergelijke interventie wordt: het creëren van een speelruimte, waarin niet doelgericht handelen als norm gehanteerd wordt. In feite bevinden zich zowel de opdrachtgever als de facilitator(s) van een dergelijke interventie in een double bind: doelgericht niet doelgericht bezig zijn. Double binds kunnen slechts gehanteerd worden door speelsheid, door niet doelgericht bezig zijn. Het spel begint dus bij het maken van een contract met een opdrachtgever en daarna met de deelnemers aan een zoekconferentie. Inderdaad, ik heb het hier over een specifieke vorm van werkconferentie: de zoekconferentie. Een eerste drempel bij het contracteren tot een zoekconferentie is samen met de opdrachtgever te komen tot de vaststelling dat men iets niet weet, dat er iets te zoeken valt, waarover men slechts een vaag idee heeft. Zoekconferenties zijn dus helemaal niet geschikt om een draagvlak te vormen voor reeds ontwikkelde strategieën, hoewel men ze daar regelmatig tracht voor te gebruiken. Dit "niet weten" is niet vanzelfsprekend: immers interventies dienen naar een bepaald resultaat te leiden. Erger nog, het thema van een zoekconferentie kan moeilijk a priori vastgelegd worden zonder dat de deelnemers gekend zijn en zonder thema is het niet mogelijk te bepalen welke de relevante deelnemers zijn. Hier herkennen we de double bind onder een andere vorm. Gebruik van de parameters tijdens de voorbereiding van een zoekconferentie In feite signaleren double binds dilemmas: in tegenstelling tot problemen zijn dilemmas onoplosbaar. Nochtans is het onmogelijk niet te handelen in dilemmas: ook niets doen is een keuze voor één van de beide horens van het dilemma. Een dilemma schept een handelingsruimte. Hieruit volgen enkele spelregels bij het maken van een contract met een opdrachtgever voor een zoekconferentie: * een zoekconferentie is niet de plaats en de tijd waar problemen opgelost worden. * het is dus ook niet de plaats en de tijd waar beslissingen genomen worden, beslissingen behoren tot het domein van het oplossen van problemen. Het is wel de plaats waar zoekers elkaar vinden om verder 1
zoekend te handelen binnen dilemmas, bijvoorbeeld in experimentele projecten. Zoekconferenties zijn een laboratorium waaruit eventueel sociale innovaties kunnen groeien. * zoekconferenties hebben dus alles te maken met participatie en niets met democratie, ten minste wanneer democratie verstaan wordt als een manier om tot besluitvorming te komen. * hieruit volgt dat deelnemers aan een zoekconferentie vrijwillig kunnen participeren, iedereen is er welkom, niemand is verplicht te komen. Hoe die "vrijwilligheid" tot stand komt doet niets terzake. Lobbying en zachte druk behoren tot de spelregels. Veel potentiële deelnemers, die denken aanwezig te moeten zijn omdat er anders zonder hen beslist zal worden, veel "representatieve" figuren, zinvol in een democratische omgeving, zullen dan terecht vermijden aanwezig te zijn op de zoekconferentie. Slechts wie echt wil zoeken zonder de garantie dat er iets gevonden wordt, laat staan dat er iets beslist wordt, wordt aangesproken door een zoekconferentie. * de startthematiek, die de vicieuze cirkel: deelnemers bepalen de thematiek, de thematiek bepaalt de deelnemers, kan doorbreken wordt het liefst uitgedrukt in termen van dilemmas. De manier waarop potentiële deelnemers persoonlijk aangesproken worden, aan de hand van een uitnodigingsbrief, die de basisdilemmas verwoordt samen met bovenvernoemde spelregels, leidt tot een leercirkel ipv. een vicieuze cirkel. Deze enkele spelregels operationaliseren de "doelloosheid", het "niet resultaat gericht zijn" in de voorbereiding van dit soort conferenties. Waarschijnlijk zullen op basis van deze regels veel lezers denken dat zoekconferenties tamelijk zinloos zijn. Deze lezers kunnen hier dan ook stoppen met lezen: terecht haken ze af, zoals ze terecht zullen weigeren aan zoekconferenties deel te nemen. Het aantal zoekers is inderdaad gelukkig beperkt. Als vuistregel zijn 5 à 10% van de betrokken stakeholders bereid het avontuur van een zoekconferentie in te gaan. Meer zijn er ook niet nodig: collectieve creativiteit blijft liefst een schaars goed. Als er uit een zoekconferentie 5 tot 7 experimentele projecten ontstaan in het domein, waarbinnen de zoekconferentie plaats heeft, dan is dit een goede oogst. Veel meer kunnen de andere actoren in dit domein niet dragen. Immers de projecten, wanneer zinvol, houden zich bezig met het voorbereiden van het veranderen van de gangbare spelregels binnen het domein. Een gezonde spanning tussen evolutie en revolutie is slechts kleinschalig hanteerbaar. Een ervaring. Een groot bedrijf in de Telecomsector botste aan op een resem problemen in de personeelssfeer. Terzelfdertijd werd het bedrijf geconfronteerd met een omschakeling van een nationale monopoliepositie tot een internationale marktspeler, de krapte op de arbeidsmarkt om de goede competenties te recruteren, en vooral om ze daarna te behouden, en 2
de boom van alles wat met "e-" en "dot.com" te maken had. Een gemengde werkgroep was reeds een jaar aan de slag en had degelijk werk verricht om inderdaad allerlei oplossingen voor bestaande problemen in te bouwen in bijgewerkte personeelssystemen. Maar terzelfdertijd werd deze groep er zich bewust van dat allerlei losse eindjes ontstonden, die blijkbaar aan hun professionele aanpak ontsnapten. Ik stelde een zoekconferentie voor rond de "onoplosbare problemen", die verwoord werden in drie dilemmas: kwaliteit van het werkleven versus performancegerichtheid, hierarchische noodzaak versus netwerking, intrapreneurial spirit versus risicovermijdend gedrag voor hun basisactiviteiten. Elk van de tien deelnemers aan de werkgroep, die zowel uit lijnmanagers als uit staffunctionarissen bestond kreeg de opdracht 10 deelnemers uit te nodigen met als enig selectiecriterium: een deelnemer is of invloedrijk in zijn werkomgeving, of wordt als heel creatief beschouwd. Twee anecdotes illustreren de bovenvermelde moeilijkheden bij het contract tot een zoekconferentie: * de deelnemers aan de werkgroep, die een belangrijke formele functie hadden in de organisatie vroegen mij of ze wel zelf moesten meedoen. Ik antwoordde hen dat ze niet moesten meedoen als ze niet beantwoordden aan de vermelde criteria. Een lastig stilzwijgen dat uitmondde in een onderdrukt gelach was het gevolg van deze interventie. 8 van de 10 werkgroepleden hebben aan de zoekconferentie deelgenomen. * de vorm waarin een budget voor de zoekconferentie aangevraagd moest worden, vereiste dat de resultaten van het "project" zouden vermeld worden. De deelnemers van de werkgroep hadden de meest negatieve fantasieën over wat er uit zo een zoekconferentie zou kunnen komen. Tot ik hen liet opmerken dat ze waarschijnlijk zelf de slechtst mogelijke kandidaten voor de conferntie uitgenodigd hadden. Deze opmerking hielp hen om toch het risico te nemen de resultaten in de conferentie zelf te laten ontstaan. Gebruik van de parameters bij het ontwerp van een zoekconferentie In feite vereist het handelen in het veld van dilemmas een specifieke ingesteldheid, die ik als esthetisch zou willen bestempelen. Is doelgericht doelloos bezig zijn niet een van de hoofdkenmerken van wat als Kunst wordt omschreven? Keuzes om te handelen in dilemmas worden gekenmerkt door een overvloed aan opties. Het ganse veld tussen de twee horens van het dilemma ligt open, zoals het witte doek open ligt voor een schilder, of de lege ruimte hét materiaal is waarmee een installatiekunstenaar begint te werken. Het gaat er niet om om het witte doek met iets te vullen, of de lege ruimte te bemeubelen met objecten. Het gaat er om om zoveel mogelijk opties, die het witte doek of de lege ruimte in zich houden, zolang mogelijk open te houden. De spanning die hier door opgeroepen wordt is van dezelfde aard als de spanning waarmee opdrachtgevers, deelnemers en facilitatoren van een zoekconferentie te maken hebben. Die spanning noem ik esthetisch 3
omdat het een dynamisch evenwicht verondersteld tussen de cognitieve, de emotionele en de wilscomponenten van het menselijk handelen. Het is de spanning die behoort tot elk omgaan met overvloed. Terwijl probleemoplossende interventies noodzakelijkerwijs convergerend dienen te werken, op zoek gaan naar de optimale oplossing van een probleem, tracht de zoekconferentie als interventie zoveel mogelijk opties open te houden. Het convergerend element, de resultaten van een zoekconferentie zullen de spanning van deze openheid zichtbaar moeten maken. Het doek zou idealiter wit moeten blijven, maar de witheid er van wordt slechts zichtbaar door het met lijnen en/of kleuren te accentueren. De ruimte voor een installatie zou het best leeg blijven, maar de volheid van die leegte kan slechts zichtbaar en tastbaar gemaakt worden door enkele eenvoudige punctuaties, door enkele ingrepen, die de ruimtelijkheid accentueren. Zo zullen de projecten, die ontstaan uit een zoekconferentie ook illustratief moeten zijn voor de overvloed aan opties, die het handelen binnen de horens van een dilemma met zich mee brengt. Een van de onverwachte projecten, die voortvloeide uit de zoekconferentie over de toekomst van het personeel, waarover ik het eerder had, was de organisatie van een personeelswinkel (virtueel en reëel) om iedereen de kans te geven de diversiteit aan producten en diensten die het bedrijf leverde persoonlijk te ervaren. Dit was een punctuatie van de spanning tussen het businessdenken en het behoren tot één bedrijfsfamilie. Om deze esthetische ingesteldheid te versterken in een zoekconferentie volgen hier enkele spelregels: * deelnemers krijgen de opdracht zich individueel voor te bereiden. De diversiteit aan gezichtspunten komt overeen met de diversiteit van de individuele deelnemers. Graag vraag ik hen de dilemmas, die het thema van de zoekconferentie uitmaken, op een analoge, ambiguë manier te verbeelden: bvb. het schrijven van pittige slogans, het opzoeken of zelf maken van cartoons, het opvoeren van korte sketches waarin twee deelnemers de protagonisten van de twee horens van het dilemma stereotyperen. Let wel, het ontdekken van common ground, het ontdekken van de rijkdom en overvloed die de ruimte tussen de horens van het dilemma biedt, vereist het tegengestelde van " alle neuzen gelijk te richten". Wanneer iedere deelnemer zijn eigen blikveld kan bepalen, is er kans dat de totale ruimte bestreken wordt. Diversiteit en conflict zijn de basismaterialen. Discussie en uitzonderlijk dialoog is de sfeer. De activiteits- en tijdsindeling wordt zo gestructureerd dat de kans om een gesprek of een activiteit te monopoliseren praktisch uitgesloten wordt. Als facilitator moet men hier consequent mee omgaan. Zoekconferenties die door een charismatische facilitator begeleid worden dienen vermeden te worden. In de praktijk betekent dit dat vanaf het begin een groep 4
facilitatoren gevormd wordt ( ongeveer 1 per 10 deelnemers), die elk op hun eigen manier een activiteit zullen briefen aan de deelnemers. De schok van de diversiteit van gezichtspunten van facilitatoren schept de sfeer om om te gaan met de diversiteit aan deelnemers. * een zorgvuldige keuze van de plaats van de zoekconferentie is geëigend. Veel beter dan een of ander seminarieoord zijn plaatsen, die illustratief zijn voor de dilemmas, die het thema van de conferentie vormen. Zo werd een gesloten slachthuis op een industrieel terrein gekozen om op zoek te gaan naar meer dan louter economische opties voor regionale ontwikkeling, of werd het terrein voor sport- en ontspanningsontmoetingen voor het personeel van een groot bedrijf uitgekozen om het over de Human Resources van de Toekomst te hebben. Gepensioneerde ex-werknemers met hun kleinkinderen waren voortdurend zichtbaar aanwezig tijdens het gebeuren. * het plannen en het zich strikt houden aan de tijd, wat zowel het gevoel geeft dat er zeeën van tijd zijn voor de verschillende aktiviteiten als dat die tijd toch beperkt is zodat er toch materiaal voor verder verwerken moet gegenereerd worden is een van de moeilijkste vaardigheden voor het ontwerp van zoekconferenties: immers elke deelnemer heeft zijn eigen tijdsbeleving, voor sommigen verloopt het allemaal te traag, voor anderen te vlug. Een muzikaal, esthetisch gevoel van het ritmeren van de activiteiten is niet vanzelfsprekend. Het beleven van sonates en van variaties op een thema uit het klassieke muziekrepertoire helpt mij hierbij. Jam sessions geven ook dit gevoel om met de tijd te spelen. Heel belangrijk is het plannen van de activiteiten op het einde van de dag, voor het slapengaan: gedurende de nacht resoneren de themas die dan naar boven komen gewoon verder. Zo leerde ik dat intensieve gesprekken in kleine groepen niet langer dan 50 minuten mogen duren. Het is hard om een spannend gesprek te onderbreken, maar het ontstaan van "gesloten", "spannende" subgroepen is een gevaar voor het geheel van de conferentie. De frustratie en de spanningen die ontstaan door het onderbreken van een dialoog wordt meegedragen naar het volgend kleine groepsgesprek en draagt er energie aan bij. * Om dezelfde reden verkies ik om niet residentieel te werken tijdens zoekconferenties. In de planning van de activiteiten krijgen de deelnemers de mogelijkheid om zich op hun normale werkplek te laten zien en zeker om 's avonds thuis te zijn. Op die manier wordt openheid bewaard. De facilitatoren krijgen dan als taak er zorg voor te dragen binnenkomers zo snel mogelijk in de aan gang zijnde activiteiten te integreren. Als spin off van zoekconferenties zie ik hoe los van de thematiek bepaalde deelnemers zich vinden in informele gesprekken om het over andere gemeenschappelijke themas te hebben. 5
Ik heb getracht in dit artikel de begrippen uit de titel, spel, paradox en esthetiek te operationaliseren. Ik hoop dat de lezer, die mij tot hier gevolgd heeft, hieruit een eigen visie kan ontwikkelen en eigen spelregels kan ontwerpen. Zoekconferenties vereisen van hun facilitatoren een voortdurend zoeken naar spelregels voor zoekconferenties. Standaard zoekconferenties zijn een contradictio in terminis. Men schept geen voorwaarden voor collectieve creativiteit en voor sociale innovatie langs standaardwegen. Luc Hoebeke 27-09-00
6
