Speech van fractievoorzittter Rene Martijn d.d. 3 april 2008 NB: alleen de uitgesproken versie geldt. De speech bevat diverse citaten uit de rapportage van KPMG met de titel “Licht op meer beheersmatige grip voor Aalsmeer door professionaliteit en onderlinge waardering – Onderzoek beheersing bouwprojecten PUK en Praamplein” d.d. 3 maart 2008.
Voorzitter, Naar aanleiding van de financiele tekorten bij PUK (scholen project Kudelstaart) en het Praamplein is KPMG gevraagd een onderzoek te doen naar het ontstaan van die tekorten: waar lagen de verantwoordelijkheden bij deze twee projecten? Daarnaast is KPMG gevraagd om de verbetermogelijkheden van de beheersing en besluitvorming rondom grote projecten in kaart te brengen om herhaling van budgetoverschrijdingen te voorkomen. AB constateert net zoals KPMG dat “door het ontbreken van een heldere rol- en taakverdeling, professioneel projectmanagement en een goede financiele controle grote projecten in de gemeente Aalsmeer niet goed worden beheerst.” Op basis van het onderzoek concludeert KPMG dat Aalsmeer een erg ambitieuze gemeente is als het gaat om het oppakken van grote (bouw-)projecten. De oorzaak is volgens AB het te hoge ambitieniveau van wethouders uit het vorige college, de scoringsdrang van het vorige college om zaken vast te zetten (en te laten besluiten in de gemeenteraad door hun fracties) alvorens zij zelf de politieke arena zouden verlaten. Deze ambities zijn volgens KPMG zo groot dat ‘tegenspraak’ van de gemeenteraad naar het toenmalige college en van directie naar portefeuillehouders / college, absoluut niet werd gewaardeerd.”. AB heeft vele malen, zowel in het presidium als tijdens openbare vergaderingen, aangegeven dit zeer slechte ontwikkelingen te vinden. Echter, in de verhouding CDA -VVD versus PACT-AB (10tegen 9) werd alles er steeds doorheen geduwd. Zoals door AB al verwacht met alle gevolgen vandien. Slechts 1 keer heeft AB positief meegestemd, namelijk ten aanzien van de renovatie van het zwembad. CDA en VVD volgden blindelings en met veel arrogantie hun wethouders en naar de kritische argumenten van AB werd niet geluisterd. Onverantwoord was de handelswijze van het vorige college en onverantwoord de positieve besluitvorming van het CDA en de VVD. En juist die twee fracties strijden beide nu publiekelijk om de eer de beste rentmeester te zijn in de gemeente Aalsmeer. U moet zich schamen. Gelukkig is er heden ten dage bij deze fracties het besef gekomen dat toen niet alles goed is verlopen, al zullen ze dat in openbaarheid vanavond niet zo duidelijk bevestigen. Politiek, bestuur en organisatie Voorzitter, een paar citaten uit het rapport: “Het voorgaande college gaf onvoldoende en onvolledige financiële en kwalitatieve informatie aan de gemeenteraad om zorgvuldig kaders te kunnen stellen en bovendien was de informatieverstrekking niet tijdig genoeg waardoor een goede controle door de raad niet altijd mogelijk was. Daarnaast acteerden portefeuillehouders bij de grote projecten teveel als zelfstandige managers en liepen zij de directie voorbij.”
“Ook blijft de toetsende rol van de directie, ondersteund door de controller, bij grote projecten achterwege vanwege een combinatie van rolonduidelijkheid, aansturing, gegroeide praktijk en capaciteit. Tenslotte is er een gebrek aan spelregels voor dreigende kostenoverschrijdingen.” “Binnen de organisatie vond KPMG onvolledige en onbruikbare financiële handvatten. Dit uit zich onder andere in het ontbreken van uniforme ramingstructuren en een gebrek aan ondersteuning van projecten met een deugdelijke projectadministratie. Daarnaast is er een gebrek aan adequaat projectmanagement.” Dit zijn zeer ernstige kwalificaties richting vorig college en directie. Kwestie PUK Organisatie De gemeente heeft als adviseur zitting in de projectgroep. Het was de bedoeling van de gemeente dat de wethouder voorzitter van de stuurgroep zou worden, maar hier wordt van afgezien op advies van de gemeentesecretaris. AB vindt dit een zeer verkeerd advies. De interne organisatie van het project PUK bij de gemeente valt onder de afdeling DSP. De taken van de afdeling DSP zijn het maken van het voorstel voor het vaststellen van het budgetplafond en de kredietaanvraag en het onderhouden van contact met de schoolbesturen en de projectontwikkelaar. De afdeling Maatschappelijke Voorzieningen is binnen DSP slechts betrokken bij het project voor de onderwijs inhoudelijke component. De rol van de afdeling Financiën is beperkt tot het toetsen op de financiële inpasbaarheid van de kredietaanvraag. Er is dus geen sprake van een controlerende of toetsende rol. Een kwalijke zaak vindt AB. Er is niet goed nagedacht over de manier waarop en onder welke voorwaarden de gemeente haar rol als financier moest invullen. Bovendien stelt KPMG het volgende: “De gemeente is niet of nauwelijks aanwezig bij de vergaderingen met de projectgroep.” “Er zijn geen procedure afspraken gemaakt over rapportage en contact momenten. De rolverdeling tussen de gemeente en de projectontwikkelaar is niet duidelijk vastgesteld.” Dit alles vond plaats onder verantwoordelijkheid van de directie. oktober 2005: vaststellen van het budgetplafond KPMG stelt dat een aantal posten niet was inbegrepen in het budgetplafond. Het ging om allerlei verschillende posten, bijvoorbeeld grondverwerving, bouwrijp maken, sloop- en verhuiskosten, zonwering buiten, parkeerplaatsen etc. Ten tijde van het vaststellen van het budgetplafond zijn deze kosten niet geraamd. De ramingen waren onvolledig. Er is geen gebruik gemaakt van een uniforme ramingstructuur. De ramingen bevatten geen risico-inventarisatie en een bijbehorend risicoprofiel. Er werd binnen de gemeente volgens KPMG vanuit gegaan dat de raming aan de lage kant was. Dit vermoeden is niet gedeeld met de raad. Oktober 2007: Stijgende kosten De projectontwikkelaar stuurt een e-mail op 30 augustus 2007 om een volgende kostenstijging aan te kondigen. De projectontwikkelaar schetst in deze mail geen totaalbeeld van de geraamde kosten voor de bouw van de school, alleen de kostenstijgingen en de posten die daarbij van belang zijn worden in de e-mail genoemd. Deze informatie is door de afdeling DSP gebruikt voor het opstellen van de kredietaanvraag. Eind september 2007 is het raadsvoorstel ambtelijk gereed,.
Het kredietvoorstel is langs de afdeling Financiën gegaan, hierbij is alleen gekeken naar de budgettaire inpasbaarheid van het project, de onderbouwing van de berekening van het kredietvoorstel is niet gecontroleerd. Een onvergeeflijke zaak, vindt AB. November 2007: vergeten kosten Op 1 november 2007 informeert de projectontwikkelaar de gemeente Aalsmeer per e-mail over een fout bij de berekening van het budget voor de kredietaanvraag van oktober 2007. Bij nadere bestudering van het gemeenteraadsbesluit blijken onder andere zonwering, terrein, aansluitkosten en een aantal andere kosten niet te zijn meegenomen in de berekening van het kredietvoorstel. Dit betekent dat de gemeente in totaal nog eens € 1,1 miljoen te weinig beschikbaar heeft gesteld voor de bouw van de school. Na deze constatering worden de totale kosten geschat op ongeveer € 9,8 miljoen (exclusief grondverwerving). Op 9 november 2007 vindt hierover overleg plaats tussen de projectontwikkelaar en de gemeente Aalsmeer. Op 23 november 2007 meldt de wethouder het tekort aan de gemeenteraad. Uit de kwestie PUK blijkt dat er binnen de gemeente weinig controle mechanismen waren bij het opstellen van de kredietaanvraag en er niemand was die een controle deed op de cijfers. De afdeling Financiën controleerde de kredietaanvraag niet inhoudelijk, zij toetste alleen de budgettaire inpasbaarheid. AB vindt dit onbegrijpelijk en houdt de directie hiervoor ambtelijk verantwoordelijk. AB is altijd zeer kritisch geweest met betrekking tot het project PUK, net zoals AB ook kritisch is bij beoordeling van andere projecten. Vandaar ook het vertrek van haar eigen wethouder,AB nam haar verantwoordelijkheid. Dat kon van het CDA en de VVD niet gezegd worden: zij lieten hun wethouders maar hun gang gaan. Helaas heerst er nog steeds een “komt wel goed” mentaliteit bij die partijen. Kwestie Praamplein De wethouder ruimtelijke ontwikkeling uit de vorige gemeenteraadsperiode was jarenlang direct betrokken bij de voortgang van het project en voerde namens de gemeente de onderhandelingen met diverse partijen. Tegen de achtergrond van het afsluiten van de Zijdstraat, het convenant winkeliersvereniging en de noodzaak voor een betere ontsluiting van het Praamplein wordt eind 2004 gewerkt aan een kredietvoorstel voor het Praamplein. KPMG stelt: “Op dat moment wordt een keuze gemaakt om de ontsluiting en vergroting van het Praamplein als een kapitaalswerk te bestempelen en buiten de grondexploitatie om te financieren. De toenmalige wethouder heeft in het interview aangegeven dat wanneer hij naar de gemeenteraad had moeten gaan om krediet aan te vragen voor zowel het exploitatietekort als de investering, dit niet zonder politieke gevolgen zou blijven en het project stil zou zijn komen te liggen.” AB vindt dit een schandelijke zaak, waarvan ook de overige leden van het toenmalig college op de hoogte moeten zijn geweest. Deze handelswijze verdient zeker geen lintje van Hare Majesteit De Koningin. De splitsing heeft dus een politieke oorzaak, maar heeft ook een aantal ambtelijke consequenties: Naast de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling wordt ook de afdeling Leefomgeving betrokken bij het project; omdat kapitaalswerken onder deze afdeling vallen. De voortgang- en verantwoordingsstructuur die voor RO-projecten geldt (projectenboek en bouwgrondexploitaties), geldt niet voor kapitaalswerken. Hierdoor ontstaan twee voortgangs- en
verantwoordingssporen. Er komt voor het kapitaalswerk een afzonderlijke verplichtingenadministratie, beheerd door verschillende afdelingen. Dit is volgens AB vragen om problemen. Het kredietvoorstel behelst de benodigde € 2,7 miljoen, onderverdeeld in drie kostenposten, te weten: • Reconstructie Uiterweg en aanleg ontsluitingsweg; • Reconstructie Parkeerterrein • Verwerving van twee woningen aan de Uiterweg Totaal: € 2.715.000 De raming werden echter weer niet aan de hand van een uniforme ramingsstructuur opgesteld. KPMG stelt bovendien: “In de raming ontbrak het besef van de aanzienlijke onzekerheden omtrent de planning van de projecten, de civiel-technische marktsituatie en de standaard projectonzekerheden (bijvoorbeeld planschade en saneringskosten). Voor dergelijke onzekerheden loont het de moeite om een risico-inventarisatie uit te voeren en per post een risicoopslag te hanteren.” In januari 2006 kent het project Praamplein een verwacht negatief exploitatiesaldo. Om dit tekort te dekken en de voortgang van het project te garanderen wordt op 14 februari 2006 voor de ontwerp- en realisatiefase een aanvullend krediet aangevraagd. Het gaat hier om kosten die samenhangen met ambtelijke uren en uren van externen in 2006 en 2007. KPMG constateert: “Een goede planning ontbreekt echter. Ook bevat de raming geen informatie over onzekerheden en risico’s.” De gemeenteraad houdt de kredietaanvraag in beraad vanwege de niet gewenste bouw van een gezondheidscentrum op het Praamplein. Uiteindelijk stemt de raad op 15 juni 2006 in met het gevraagde krediet, maar geeft ze geen goedkeuring aan de bouw van het centrum. De verantwoordelijk wethouder meldt uitsluitend de financiele conseqenties behorende bij het niet doorgaan van het gezondheidscentrum aan de raad. In de tweede helft van 2006 wordt het duidelijk dat er een groot aantal extra kosten worden maakt die niet zijn geraamd. Het gaat onder meer om saneringskosten en rentekosten. De kosten hiervan worden eind december 2006 op € 500.000,- geschat. Eind 2006 en begin 2007 ontstaat bij de wethouder Ruimtelijke Ontwikkeling het inzicht dat er een financieel probleem ontstaat. De wethouder wordt hierover geinformeerd door de projectleider van het ingehuurde externe bureau. De wethouder meldt de kwestie bij de rondvraag in de collegevergadering. De wethouder besluit vervolgens de gemeenteraad hierover niet te informeren. Iets wat volgens AB staat voor een politieke doodzonde. Dergelijke tekorten dienen per omgaande aan de raad te worden gemeld ook al is niet helemaal helder wat de exacte omvang is van het te kort en wat er nodig is voor een aanvullend krediet. Uiteindelijk blijkt in januari 2008 dat: • de verwerving van de woningen ongeveer evenveel heeft gekost als geraamd; • Er bijna € 600.000,- is uitgegeven aan kosten die voor het overgrote deel geen deel uitmaakten van de raming die ten grondslag lag aan het kredietvoorstel. • Aan de kosten die wel geraamd zijn is men nog niet toegekomen omdat de aanleg van de Grundelweg en de vergroting van het Praamplein momenteel stil ligt. Kosten voor riolering en sanering zitten niet in het kredietvoorstel. Een aantal kosten zoals communicatie rond de verschillende projecten van het ‘Dorp’ is ten laste gebracht van Praamplein. KPMG stelt: “Dit betekent dat op dit moment al € 600.000 is uitgegeven aan niet geraamde posten. Daarnaast bestaat er grote onzekerheid over de juistheid van de geraamde (ruim) € 1,6 miljoen voor de aanleg.”
Duidelijk voor AB is wel dat de capaciteit voor financiële controle tekort schiet en dat door de complexe financiële situatie het lange tijd aan deugdelijk financieel inzicht heeft ontbroken. KPMG stelt het volgende vast: • De budgetbewaking voor de besteding van het krediet van 2,7 miljoen was vrijwel afwezig. De bewaking van het krediet van 187.000 was onvoldoende. • De omgeving is er niet een die ruimte biedt elkaar op rollen en verantwoordelijkheden aan te spreken en daarin te respecteren. B&W geeft onvoldoende, onvolledige financiële en kwalitatieve informatie aan de gemeenteraad. Portefeuillehouders acteren bij grote projecten als zelfstandige managers. Interventies van de directie op deze handelswijze worden niet gewaardeerd en als storend ervaren. Echte bespreking van en bijsturing op deze handelswijze blijft vaak achterwege. • Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn onvoldoende benoemd en bepaald. Ook de toetsende rol van directie en controller waren volgens KPMG onvoldoende. • Voorstellen worden onvoldoende getoetst door management en control en worden met de portefeuillehouder voorbesproken en daarna alleen nog formeel via de directie geleid. • De budgetbewaking rond Praamplein is onvoldoende geweest. • Adequaat projectmanagement voor grote projecten ontbreekt. Terecht dat de AB fractie dit een puinhoop noemt. Voorzitter, wij zullen staks een aantal politieke moties richting het college indienen. Mijn fractie zegt hierbij wel volledig het vertrouwen op in de verantwoordelijke ambtenaren bij de projecten PUK en Praamplein. Moties met betrekking tot de verantwoordelijke ambtenaren laten wij nog achterwege. Wij verwachten eerst op gepaste wijze daadkrachtig optreden van het college en de burgemeester in het bijzonder. Voorzitter, dank u wel.
