N_SD / VŠFS / LS 2015 / DS Tematický blok 2
Současná legislativa v ČR a správa dokumentů v soukromém sektoru
1. Shrnutí vývoje hlavní platné legislativy o správě dokumentů v ČR v současnosti (2000 – 2015): 1.1 Období před přijetím nového ZoA: - Zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví = historicky 1. archivní zákon v českých zemích - Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu (ZoEP) - Zákon č. 440/2004 Sb. = novelizace ZoEP nová autentizace: elektronická značka - Nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí ZoEP (zrušeno k 1. 7. 2012)
1.2 Období po přijetí nového ZoA = subjekty z veřejného a soukromého sektoru, nová pravidla pro spisovou službu -
Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a o spisové službě (ZoA) = historicky 1. legislativní úprava spisové služby (platnost od 1. 1. 2005) -příloha č. 1: Dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů zapsaných v OR, které jsou podnikatelé za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií -příloha č. 2: Dokumenty, které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru a archiválie
- Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád
1.3 Legislativa archivní a spisové služby implementuje e-dokumenty (od 1. 7. 2009): - novela ZoA č. 190/2009 Sb. (platnost od 1. 7. 2009) - Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ve znění zákona č. 190/2009 Sb. – platnost od 1. 7. 2009 - Vyhláška č. 193/2009 Sb., o konverzi e-dokumentů preferovaný formát PDF/A na vstupu a na výstupu z autorizované konverze e-dokumentů 1
- Vyhláška č. 194/2009 Sb., o informačním systému DS preferovaný formát PDF/A + po její novelizaci v roce 2010 = rozšíření počtu datových formátů včetně formátu ISDOC - Vyhláška č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě preferovaný formát PDF/A (+ ISDOC)
1.4 Legislativa archivní a spisové služby mj. zejména implementuje pravidla pro dlouhodobé ukládání („archivaci“) e-dokumentů / e-archiválií (od 1. 7. 2012): - Zákon č. 167/2012 Sb. (novela ZoA) – platnost od 1. 7. 2012 + včetně další novelizace ZoEP = povinná aplikace ustanovení Rozhodnutí Evropské komise 2011/130/EU o tzv. referenčních datové formáty ETSI: a) PAdES (PDF Advanced Elektronic Signatures) – pro podepisování PDF dokumentů, b) XAdES (XML Advanced Elektronic Signatures) – pro podepisování XML dat, c) CAdES (CMS Advanced Elektronic Signatures) – pro připojování elektronického podpisu k jakémukoliv dokumentu (bez datového formátu PDF). - Vyhláška č. 212/2012 Sb., o ověřování platnosti UEP – platnost od 1. 7. 2012 - Zákon č. 502/2012 Sb.: novelizace zákona č. 235/20045 Sb. o DPH → zrovnoprávnění elektronické a papírové faktury, nová pravidla pro správu účetních dokumentů (s platností od 1. 1. 2013)
1.5 V souvislosti s přípravou nového občanského zákoníku vstoupily k 1.1.2014 v platnost: -
Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník §75a, odst.2 zákona č. 513/1991 Sb. X §207 zákona č. 89/2012 Sb. – změna v povinnostech likvidátora
-
Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích): o ve lhůtě do 30.6.2014 přizpůsobení ustanovení svých společenských smluv o k 1.1.2014 povinnost zveřejnění pro a.s. svých informací ze sbírky listin OR dálkovým způsobem (webové stránky) o k 1.1.2014 stejná povinnost též pro spol. s r. o.
2
-
Zákon č. 303/2013 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím rekodifikace soukromého práva, mj.
část 5: změna zákona č. 455/1991 Sb. (živnostenský zákon) §13 Pokračování v provozování živnosti při úmrtí podnikatele část 10: změna zákona č. 358/1992 Sb. (notářský řád) zpřesnění a nová pravidla pro vedení evidencí a dokumentů notářů část 56: změna ZoA (zákona č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů) §3, odst.2: místo „občanských sdružení“ nově „spolky“ + dtto Příloha č. 2 ZoA -
Zákon č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících PO a FO (zákon o veřejných rejstřících) zpřísnění povinností při neplnění povinnosti ukládat účetní závěrky do sbírky listin OR + zůstává v platnosti ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů, o sankcích FÚ v případě nezveřejnění účetní závěrky a výroční zprávy – vč. Sankcí
-
Zákonné opatření Senátu ČR č. 344/2013 Sb., o změně daňových zákonů v souvislosti s rekodifikací soukromého práva a o změně některých zákonů (platnost od 1. 1. 2014) - §§69, 69a, 69b, 71 daňového řádu: tzv. daňová informační schránka + daňový portál
1.6 Poslední novelizace ZoA a VoSSL: - Zákon č. 56/2014 Sb., kterým se mění ZoA č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů (poslední novela ZoA ke dni 20. 3. 2014): - §3, nový odst,4 = povinnost uchovávat dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií pro podnikatele, kteří provozují koncesovanou živnost „vedení spisovny“ - §49, odst.1 = posílení kontroly podnikatelů, kteří provozují koncesovanou živnost „vedení spisovny“ ze strany příslušného SOA - Příloha č.1 ZoA pro SPP se zrušuje povinnost uchovávat a umožnit výběr archiválií „zápisů z porad vedení“ + „dokumentů o výrobních programech“ + „dokumentů o oceňování výrobků“
2. Tzv. soukromoprávní původci (SPP) – podle §3 odst. 2 ZoA: obchodní společnosti a družstva, s výjimkou bytových (viz dokumenty podle přílohy č. 1 zákona č. 309/2009 Sb.) politické strany a hnutí občanská sdružení odborové organizace + organizace zaměstnavatelů 3
církve + náboženské společnosti profesní komory nadace + nadační fondy obecně prospěšné společnosti notáři
3. ZoA a SPP: a/ uchovávání určitých typů dokumentů za podmínek stanovených v ZoA b/ umožnění výběru archiválií ze strany příslušného archivu c/ předání vybraných archiválií příslušnému archivu d/ správa vybraných archiválií, pokud si je ponechá ve vlastní péči a na vlastní odpovědnost
- Na základě přílohy č. 1 ZoA → uchovávat určité dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií. Konkrétně se tato povinnost týká: a) obchodních společností a družstev, s výjimkou bytových družstev, b) notářů.
- Podle přílohy č. 1 ZoA se jedná o tyto níže uvedené typy dokumentů: a) o vzniku, přeměně a zániku původce, b) o řízení původce, c) o majetku původce, d) účetních závěrek, e) zásadních dokumentů vztahujících se k předmětu podnikání původce, f) vybraných dokumentů z činnosti notářů. 4
Ostatní SPP uvedení v § 3 odst. 2 ZoA, kromě již zmíněných obchodních společností, družstev (mimo bytová družstva) a notářů s ohledem na přílohu č. 2 ZoA, která obsahuje „dokumenty, které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru za archiválie“, musí uchovávat především tyto typy dokumentů: a) zakládací listiny, statuty, organizační řády a další dokumenty o organizační struktuře, b) dokumenty o vedení, správě, řízení, kontrole a činnosti subjektu, c) roční rozpočty, závěrečné účty, roční účetní závěrky, d) osobní spisy významných osobností politického, hospodářského, vědeckého, technického, kulturního, náboženského, církevního a sportovního života, e) rukopisy významných literárních děl, f) podací deníky a resp. další registraturní pomůcky (pouze v případě, že by dotčený původce dobrovolně vedl SSL!), g) rehabilitační spisy, h) ostatní dokumenty, které obsahují zásadní informace o subjektu (činnost, majetkoprávní poměry a jejich změny, život a dílo významných osobností, volební výsledky, členství v mezinárodních organizacích). U výše uvedených typů dokumentů je třeba na základě ustanovení ZoA zejména splnit tyto podmínky: a) uchovat
tyto
neporušitelnost
dokumenty
a
obsahu,
jejich
zaručit
věrohodnost
čitelnost,
včetně
jejich
původu,
uchování
údajů
prokazujících jejich existenci v čase, b) uvedené podmínky zajistit až do okamžiku provedení výběru archiválií, c) povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají dále právní nástupci VPP i SPP, jde-li o dokumenty, ke kterým měli tuto povinnost již tito původci. 5
Ukládání archiválií: od SPP - na základě dohody → do veřejného archivu → do (akreditovaného) soukromého archivu → ve vlastní režii a na vlastní odpovědnost („mimo archiv“)
EDMS
X
ERMS
● umožňuje záznamy upravovat
● chrání ED před upravováním
● umožňuje záznamy vymazat
● chrání ED před vymazáním
● může obsahovat kontrolu uchovávání
● musí obsahovat kontrolu uchovávání
● může obsahovat strukturu uložení záznamů
● musí obsahovat strukturu uložení ED (třídící schéma – spisový plán)
● podpora každodenního používání záznamů
● může podporovat každodenní práci + zajištění bezpečného úložiště pro dlouhodobé ukládání ED
6
