SOP WAKIL SEKERTARIS

SOP WAKIL SEKERTARIS 1. Membuat Program Kerja Pelaksanaan Anggaran selaku Pejabat Pembuat Komitmen (P2K) dilaksanakan setelah turun DIPA, diselesaikan selama: 10 Hari Kerja 2. Menyusun Rencana Kegiatan Kesekertarisan tahunan dan rencana Anggaran tahun berjalan diselesaikan selama: 10 Hari Kerja 3. Mengkoordinir dan mengawasi tugas-tugas sub bagian umum, keuangan dan kepegawaian: Setiap Hari 4. Mengoreksi dan mengkoordinasikan surat-surat keluar yang dibuat oleh sub bagian umum, keuangan, dan kepegawaian: 1 Hari Kerja 5. Melakukan koordinasi dengan instansi terkait dilaksanakan : Sesuai Kebutuhan 6. Menyusun data untuk evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan untuk disampaikan kepada pimpinan / sekertaris dilaksanakan selama: 3 Hari Kerja 1. SOP SUB. BAGIAN UMUM a. Surat Masuk Semua surat-surat oleh dinas yang ditujukan kepada Pengadilan Negeri Semarang dan diterima oleh Sub Bagian Umum atas delegasi Panitera / Sekretaris Pengelolaan Surat Masuk  Surat yang diterima diberikan tanda terima kemudian dicatat dalam buku Agenda Surat Masuk diberikan Nomor dan Lembar disposisi, diperiksa oleh Sub Bagian Umum kemudian diserahkan kepada Panitera/Sekretaris untuk mendapatkan disposisi di selesaikan: 1 Hari Kerja



Panitera / Sekretaris memeriksa dan memilih Surat untuk disampaikan kepada Ketua Pengadilan Negeri Semarang di selesaikan: 1 Hari Kerja



Setelah didisposisi Ketua Pengadilan Negeri Semarang kembali ke Panitera / Sekretaris untuk di serahkan ke sub Bagian Umum, kemudian didistribusikan ke masing-masing bidang: 1 Hari Kerja



Untuk surat Pidana Khususnya Permohonan Perpanjangan Penahanan, Pencabutan Banding, Memori banding dan Kontra memori Banding setelah dikoreksi Kepala Sub Bagian Umum langsung di serahkan ke Panitera / Sekretaris untuk didisposisi dan kembali ke Sub Bagian Umum untuk dikirim ke Kepaniteraan pidana: 2 Hari Kerja



Untuk Surat Perdata khususnya Pencabutan Banding, Memori Banding, dan kontra memori banding setelah dikoreksi Kepala Sub Bagian Umum lansung di serahkan kepada Panitera / Sekretaris untuk didisposisi dan kembali ke Sub Bagian Umum untuk dikirim ke Kepaniteraan Perdata: 2 Hari Kerja



Khusus Surat masuk untuk sub bagian umum yang memerlukan tanggapan di selesaikan dalam: 2 Hari Kerja



Apabila Panitera / Sekretaris berhalangan maka surat-surat Khusus pidana dan perdata tersebut diatas langsung dikirim ke Kepaniteraan Pidana dan Perdata: b. Surat Keluar Semua surat-surat dinas yang ditujukan ke instansi terkait dengan perorangan untuk dikirim kepada yang bersangkutan: Pengelolaan Surat Keluar  Surat yang diterima Sub Bagian Umum dari masing-masing bidang dicatat dalam Agenda Surat Keluar untuk diberi nomor surat, kemudian di Stempel dan dimasukkan ke dalam Amplop untuk dikirim dan arsipnya di simpan di Sub Bagian Umum dan masingmasing bidang asal pengiriman surat tersebut.  Pengiriman Surat melalui pos dan atau Kurir sesuai sifat surat tersebut di selesaikan:

2 Hari Kerja 

Khusus Pengiriman Surat / Berkas ke Pengadilan Tinggi Semarang melalui kurir pada hari diterimanya surat keluar dari masingmasing bidang dengan catatan masih mencukupi jam kerja.

2. ADMINISTRASI BERKAS PERKARA BANDING Berkas Perkara Banding Masuk Semua berkas perkara banding dari Pengadilan Tinggi Jawa Tengah diterima Sub Bagian Umum atas delegasi Pansek Pengelolaan Berkas Perkara Banding Masuk Berkas yang diterima di berikan tanda terima kemudian dicatat dalam buku ekspedisi berkas sesuai jenis perkara, kemudian dikoreksi Kepala Sub bagian umum langsung diserahkan kepada Pansek untuk didisposisi kemudian diserahkan kepada Kepaniteraan Perdata dan atau Pidana di selesaikan paling lama: 2 Hari Kerja 3. ADMINISTRASI BERKAS PERKARA KASASI / PENINJAUAN KEMBALI Berkas Perkara Kasasi / Peninjauan Kembali Masuk Semua berkas perkara kasasi / peninjauan kembali dari Pengadilan atau Mahkamah Agung Republik Indonesia diterima pada sub bagian umum atas delegasi Pansek Pengelolaan Berkas Perkara Kasasi / Peninjauan Kembali Masuk Berkas yang diterima diberikan tanda terima kemudian dicatat dalam buku Ekspedisi berkas sesuai berkas perkara, kemudian di koreksi kepala Sub Bagian Umum langsung diserahkan kepada Pansek untuk didisposisi kemudian diserahkan kepada kepaniteraan perdata dan atau pidana di selesaikan paling lama: 2 Hari Kerja 4. ADMINISTRASI BARANG MILIK NEGARA  Pencatatan Barang Milik Negara setiap ada mutasi masuk dan atau mutasi keluar sesuai data sumber yang ada SPM, SP2D, HIBAH, TRANSFER dan PENGHAPUSAN ke dalam SIMAK BMN 5 Hari Kerja  Pemberian Nomor Urut Pendaftaran (NUP) BMN: 3 Hari Kerja

 Pembuatan Daftar Isian Ruangan untuk BMN: 7 Hari Kerja  Rekonsiliasi internal Laporan BMN dengan SAKPA setiap bulan: 2 Hari Kerja  Menyusun Laporan PP 39 aplikasi BAPPENAS setiap triwulan: 3 Hari Kerja  Menyusun Laporan PP 39 aplikasi BAPPENAS setiap triwulan tingkat pertama: 10 Hari Kerja  Menyusun Laporan BMN Semester: 7 Hari Kerja  Menyusun Laporan BMN Tahunan: 7 Hari Kerja  Menyusun Laporan BMN Semester Tingkat Korwil: 10 Hari Kerja  Menyusun Laporan BMN Tahunan Tingkat Korwil: 10 Hari Kerja  Perpanjangan Pajak Kendaraan Dinas Bermotor: 5 Hari Kerja  Perawatan / Perbaikan Kendaraan Dinas Bermotor: Sesuai Kebutuhan  Perawatan / Pemeliharaan Gedung Kantor: Sesuai Kebutuhan  Perawatan Peralatan dan Mesin: Sesuai Kebutuhan  Perawatan Meubelair: Sesuai Kebutuhan 5. PENGHAPUSAN BARANG MILIK NEGARA  Pendataan BMN yang rusak tidak digunakan:  Administrasi permohonan Persetujuan Penghapusan BMN ke KPKNL: 10 Hari Kerja  Administrasi Usulan Penghapusan BMN ka MARI: 10 Hari Kerja  Administrasi Usulan Pelaksanaan Lelang Penghapusan BMN ke KPKNL: 3 Hari Kerja

 Pelaksanaan Lelang BMN: 1 Hari Kerja  Menyusun Lelang Pelaksaan Lelang BMN: 5 Hari Kerja 6. ADMINISTRASI BARANG PERSEDIAAN  Menghimpun data kebutuhan barang persediaan dari masing-masing bidang: 5 Hari Kerja  Menyusun rencana pembelian barang persediaan: 5 Hari Kerja  Menginput mutasi masuk / keluar barang persediaan ke dalam aplikasi persediaan: 5 Hari Kerja  Menyusun Kas Opname Barang Persediaan Setiap Akhir semester: 2 Hari Kerja  Menyusun Laporan Semester barang persediaan melalui Aplikasi Persediaan: 5 Hari Kerja  Mengirim Laporan Barang Persediaan ke Laporan BMN Semester melalui aplikasi persediaan: 1 Hari Kerja 7. ADMINISTRASI PERENCANAAN  Menyusun rencana kerja tahunan yang berhubungan dengan sarana prasarana diselesaikan: 5 Hari Kerja  Menyusun Laporan Kerja tahunan Sub Bagian Umum diselesaikan: 5 Hari Kerja 8. MENYUSUN LAPORAN  Laporan Tahunan: 7 Hari Kerja  Laporan akuntabilitas kinerja instansi PEMERINTAH (LAKIP): 10 Hari Kerja  Menghimpun LAKIP dan mengirim Ke MARI: 10 Hari Kerja

9. KERUMAHTANGGAAN Pelaksanaan tugas kerumahtanggaan dibedakan menjadi 4 kegiatan a. Pengelolaan perpustakaan  Administrasi Penerimaan buku baru: 2 Hari Kerja  Administrasi Peminjaman buku-buku: 1 Hari Kerja  Melakukan perawatan buku-buku secara berkala: 10 Hari Kerja b. Pemeliharaan / perawatan sarana dan prasarana gedung kantor  Perawatan / perbaikan kendaraan Dinas bermotor: Sesuai Kebutuhan  Perawatan atau pemeliharaan gedung kantor: Sesuai Kebutuhan  Perawatan peralatan dan mesin: Sesuai Kebutuhan  Perawatan Meubelair: Sesuai Kebutuhan c. Pemeliharaan / perawatan halaman / taman gedung kantor  Perawatan taman dan tanaman hias dilakukan secara berkala setiap minggu oleh petugas taman: 2 Hari Kerja d. Pengamanan dan kebersihan lingkungan kantor  Menyusun jadwal SATPAM setiap bulan: 1 Hari Kerja  Menyusun jadwal piket honorer setiap bulan: 1 Hari Kerja  Menyusun jadwal hadir honorer setiap bulan: 1 Hari Kerja  Melakukan pertemuan dalam evaluasi pelaksanaan tugas setiap tiga bulan sekali: 2 Hari Kerja  Melakukan pengontrolan kebersihan lingkungan kantor yang dilakukan petugas dan dikoordinir oleh kepala Sub Bagian Umum: Setiap Hari

 Melakukan pengontrolan keamanan lingkungan kantor dilaksanakan SATPAM: Setiap 4 Jam Sekali  Melakukan koordinasi dengan aparat keamanan terkait: Bila Diperlukan  Melakukan pengontrolan Ruang Kerja dilakukan oleh SATPAM: Setelah Jam Kerja