No Revisi Tgl Efektif Halaman
SOP MUTASI KARYAWAN 1 TUJUAN
: : : :
MMP-SOP-HCD-003 2 26 Oktober 2015 1 dari 6
: SOP ini dibuat untuk menetapkan dan memelihara suatu sistem yang memberikan panduan dalam proses mutasi karyawan agar teratur sesuai dengan persyaratan kebijakan kode etik (Code of Conduct) serta memenuhi minimum persyaratan kompetensi yang diharapkan oleh perusahaan.
2 RUANG LINGKUP
: Ruang Lingkup SOP ini dimulai dari langkah proses persiapan berkas oleh Atasan Yang Mengajukan Mutasi, Persetujuan dari Atasan Yang menerima mutasi, Persetujuan ke Operation Manager, Persetujuan oleh HCD Manager, Persetujuan Direksi dan Pembuatan SK oleh Human Capital Division :
3 ATURAN UMUM
- Pengajuan mutasi karyawan dapat disebabkan oleh perubahan dan pengembangan Struktur Organisasi atau penggantian karyawan di suatu Divisi atau Department karena adanya PHK, Mengundurkan diri atau Pensiun. - Semua pengajuan mutasi karyawan harus secara tertulis dengan menggunakan Form Usulan Mutasi - Terhadap pengajuan mutasi karyawan, harus ada persetujuan dari Operational Manager, HCD Manager & Direksi. 4 PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB 4.1 Pengajuan Mutasi Karyawan Atasan Yang
:
- Meminta Form Usulan Mutasi ke bagian HCD
Mengajukan
- Mengisi Form Usulan Mutasi dengan mencantumkan tanggal efektif dan data yang diisi harus lengkap - Menyerahkan Form Usulan Mutasi yang sudah disahkan oleh penerima mutasi ke Operation Manager - Menyerahkan Form Usulan Mutasi yang sudah disahkan oleh penerima mutasi dan Operation Manager ke HCD
HCD
:
- Menerima Form Usulan Mutasi yang diajukan oleh Yang Mengajukan Mutasi dan sudah disetujui oleh Atasan Yang Menerima Mutasi dan Operation Manager - Jika hasil peninjauan disetujui, Human Capital Division melanjutkan Form Usulan Mutasi kepada Direksi - Melakukan tindak lanjut terhadap Form Usulan Mutasi yang telah disetujui oleh Direksi
4.2 Pelaksanaan Proses Mutasi HCD
: - Melakukan pengecekan ke-Divisi yang Memutasi dan ke-Divisi yang Dimutasi, agar tidak terjadi kesalahan pada saat pelaksanaannya. - Membuat Surat Keputusan (SK) dan menempatkan karyawan pada divisi/tempat barunya.
5 DEFINISI 5.1 Definisi Kata Mutasi : Perubahan posisi/ jabatan/ tempat/ pekerjaan baik secara horizontal maupun vertikal (promosi/demosi) dalam suatu organisasi. 5.2 Definisi Bagan Alir = Proses
= Dokumen
= Alur Proses
= Keputusan
= Arah Alur Proses = Proses check /verifikasi
= Proses awal/akhir
= Arah alur proses ke bagian/Divisi lain.
= Multi Dokumen
6 Penjelasan Bagan Alir untuk setiap proses serta penanggung jawab dari masing-masing proses bisa dilihat pada halaman 3 dan 4
DIBUAT OLEH
DIPERIKSA OLEH
HCD MANAGER TGL:
TGL :
OPERATIONAL MANAGER TGL :
DISETUJUI OLEH
DIREKTUR TGL :
No Revisi Tgl Efektif Halaman
SOP MUTASI KARYAWAN ATASAN YANG MENGAJUKAN MUTASI
ATASAN YANG MENERIMA MUTASI
OPERATION MANAGER
HCD MANAGER
: : : :
MMP-SOP-HCD-003 2 26 Oktober 2015 2 dari 6
MANAGING DIRECTOR
MULAI 1 AM Meminta Form Usulan Mutasi ke HCD
MMP-FHCD-02
2 AM Mengisi Form Usulan Mutasi MMP-FHCD-02
3 AM
1 TM
Menyerahkan Berkas Pengajuan
Menerima Berkas Pengajuan MMP-FHCD-02
MMP-FHCD-02
Cek
SETUJU?
TIDAK
4 AM
Menerima Berkas Pengajuan
MMP-FHCD-02
YA
KOREKSI?
TIDAK
SELESAI
YA
2 TM
3 TM
1 OM
Menyerahkan Berkas Pengajuan
Menerima Berkas Pengajuan
MMP-FHCD-02
MMP-FHCD-02
Mengembalikan Berkas Pengajuan 5 AM
Menerima Informasi MMP-FHCD-02
MMP-FHCD-02
1 HCD Menerima Berkas Pengajuan MMP-FHCD-02
Cek
Cek 4 HCD
2 OM Menginformasi- TIDAK SETUJU? kan ke Divisi Terkait MMP-FHCD-02
YA
3 OM
YA
SETUJU?
MMP-FHCD-02
Menyerahkan Berkas Pengajuan
Menerima Berkas Pengajuan
MMP-FHCD-02
2 HCD
MMP-FHCD-02
TIDAK
Mengembalikan Berkas Pengajuan
Menyerahkan Berkas Pengajuan
1D
Cek
MMP-FHCD-02
2D Mengembalikan Berkas Pengajuan
3 HCD Menginformasikan ke Divisi Terkait 6 HCD Pembuatan Surat Keputusan
MMP-FHCD-02
5 HCD Menerima Berkas Pengajuan MMP-FHCD-02
SK
7 HCD
Distribusi Surat Keputusan SK
SELESAI
MMP-FHCD-02
TIDAK
SETUJU? YA 3D
Menyerahkan Berkas Pengajuan MMP-FHCD-02
SOP MUTASI
: MMP-SOP-HCD-003
Revisi
: 2
Tgl Efektif : 26 Oktober 2015 Halaman : 3 dari 6
KARYAWAN DOKUMEN
PIC
KETERANGAN
1 AM
MEMINTA FORM USULAN MUTASI Atasan Langsung/ Ka.Div/ Ka.Dept meminta Form Usulan Mutasi ke Bagian HCD (usulan max 2 minggu sebelum efektif dimutasikan)
MMP-F-HCD-02
Atasan langsung/ Ka Div / Ka Dept
1 hari kerja
2 AM
MENGISI FORM USULAN MUTASI Atasan Langsung/ Ka.Div/ Ka.Dept mengisi Form Usulan Mutasi yang diminta dari bagian HCD dengan lengkap (semua informasi /kolom diisi lengkap)
MMP-F-HCD-02
Atasan langsung/ Ka Div / Ka Dept
1 hari kerja
3 AM
MENYERAHKAN BERKAS PENGAJUAN Atasan Langsung/ Ka.Div/ Ka.Dept menyerahkan form ke penerima mutasi untuk persetujuan mutasi karyawan tersebut
MMP-F-HCD-02
Atasan langsung/ Ka Div / Ka Dept
1 hari kerja
1 TM
MENERIMA BERKAS PENGAJUAN Atasan Langsung/ Ka.Div/ Ka.Dept menerima berkas pengajuan mutasi, apabila mutasi diterima maka akan diteruskan ke Operation Manager untuk meminta persetujuan, sedangkan apabila tidak diterima maka berkas mutasi dikembalikan kepada yang mengajukan mutasi
MMP-F-HCD-02
Atasan langsung/ Ka Div / Ka Dept
1 hari kerja
2 TM
MENGEMBALIKAN BERKAS PENGAJUAN Atasan Langsung/ Ka.Div/ Ka.Dept mengembalikan form karena pengajuan tidak disetujui (melakukan koreksi (pengajuan ulang)/Batal
MMP-F-HCD-02
Atasan langsung/ Ka Div / Ka Dept
1 hari kerja
3 TM
MENYERAHKAN BERKAS PENGAJUAN Atasan langsung / Ka. Dept / Ka.Div menyerahkan form yang sudah disetujui oleh kedua belah pihak ke Operation Manager untuk persetujuan mutasi karyawan tersebut
MMP-F-HCD-02
Atasan langsung/ Ka Div / Ka Dept
1 hari kerja
1 OM
MENERIMA BERKAS PENGAJUAN Operation Manager menerima berkas pengajuan mutasi,apabila pengajuan diterima maka akan diteruskan ke HCD untuk meminta persetujuan, sedangkan apabila tidak diterima maka akan diinformasikan ke Atasan Langsung/Ka.Div/Ka.Dept karena pengajuan tidak diterima (melakukan koreksi (pengajuan ulang)/Batal
MMP-F-HCD-02
Operation Manager
1 hari kerja
2 OM
MENGINFORMASIKAN KE DIVISI TERKAIT Operation Manager menginformasikan kepada kedua belah pihak bahwa pengajuan tidak disetujui (melakukan koreksi (pengajuan ulang)/Batal
MMP-F-HCD-02
Operation Manager
1 hari kerja
3 OM
MENYERAHKAN BERKAS PENGAJUAN Operation Manager menyerahkan form yang sudah disetujui ke HCD Manager untuk persetujuan mutasi karyawan tersebut
MMP-F-HCD-02
Operation Manager
1 hari kerja
1 HCD
MENERIMA BERKAS PENGAJUAN HCD menerima berkas pengajuan mutasi, apabila pengajuan diterima maka akan diteruskan ke Direksi untuk meminta persetujuan,sedangkan apabila tidak diterima maka akan diinformasikan ke Atasan Langsung /Ka.Div/Ka.Dept karena pengajuan tidak diterima (melakukan koreksi (pengajuan ulang) / Batal
MMP-F-HCD-02
HCD
1 hari kerja
2 HCD
MENGEMBALIKAN BERKAS PENGAJUAN HCD mengembalikan berkas pengajuan mutasi karena pengajuan tidak disetujui (melakukan koreksi (pengajuan ulang) / Batal
MMP-F-HCD-02
HCD
1 hari kerja
3 HCD
MENGINFORMASIKAN KE DIVISI TERKAIT HCD menginformasikan pangajuan mutasi kepada kedua belah pihak bahwa pengajuan tidak disetujui (melakukan koreksi (pengajuan ulang)/Batal
MMP-F-HCD-02
HCD
1 hari kerja
4 HCD
MENYERAHKAN BERKAS PENGAJUAN HCD menyerahkan berkas pengajuan mutasi yang sudah disetujui ke Direksi untuk meminta persetujuan dari pengajuan mutasi tersebut
MMP-F-HCD-02
HCD
1 hari kerja
NO
URAIAN PENJELASAN
No
SOP MUTASI
No
: MMP-SOP-HCD-003
Revisi
: 2
Tgl Efektif : 26 Oktober 2015 Halaman : 4 dari 6
KARYAWAN
1 D
MENERIMA BERKAS PENGAJUAN Direksi menerima berkas pengajuan mutasi karyawan oleh HCD, apabila pengajuan diterima maka akan diserahkan ke HCD untuk proses selanjutnya sedangkan apabila pengajuan mutasi tidak diterima maka berkas akan dikembalikan dan diinformasikan kedua belah pihak untuk melakukan koreksi (pengajuan ulang) / Batal
MMP-F-HCD-02
Direksi
3 hari kerja
2 D
MENGEMBALIKAN BERKAS PENGAJUAN Direksi mengembalikan berkas pengajuan mutasi karena pengajuan tidak disetujui (melakukan koreksi (pengajuan ulang) / Batal
MMP-F-HCD-02
Direksi
1 hari kerja
3 D
MENYERAHKAN BERKAS PENGAJUAN Direksi menyerahkan berkas pengajuan mutasi yang sudah disetujui ke HCD untuk proses pembuatan Surat Keputusan
MMP-F-HCD-02
Direksi
1 hari kerja
5 HCD
MENERIMA BERKAS PENGAJUAN HCD menerima berkas pengajuan mutasi, yang sudah disetujui oleh direksi dan membuatkan Surat Keputusan Mutasi karyawan tersebut
MMP-F-HCD-02
HCD
1 hari kerja
6 HCD
PEMBUATAN SURAT KEPUTUSAN Setelah menerima berkas yang sudah ditanda tangani sampai dengan direksi, maka akan diproses oleh HCD untuk pembuatan Surat Keputusan
Surat Keputusan
HCD
1 hari kerja
7 HCD
DISTRIBUSI SURAT KEPUTUSAN Surat Keputusan didistribusikan oleh Industrial Relation kepada karyawan yang bersangkutan
Surat Keputusan
Industrial Relation
2 Hari Kerja
SOP MUTASI KARYAWAN
No : Revisi : Tgl Efektif : Halaman :
MMP-SOP-HCD-003 2 26 Oktober 2015
5 dari 6
SOP MUTASI KARYAWAN
No Revisi Tgl Efektif Halaman
: MMP-SOP-HCD-003 : 2 : 26 Oktober 2015
: 6 dari 6
SURAT KEPUTUSAN MUTASI Nomor : ……./……./HCD….../…../20..
Yang bertandatangan dibawah ini: Nama : Jabatan : HCD Manager Dengan ini bertindak atas nama perusahaan ……….……………………... memutuskan untuk melakukan mutasi terhadap karyawan berikut : Nama NIK Divisi Jabatan Cabang
: : : : :
Menjadi status yang baru yaitu : Divisi : Jabatan : Cabang : Proses mutasi ini berlaku efektif sejak………………………sampai dengan………………………… Adapun tunjangan-tunjangan yang didapat oleh karyawan selama masa mutasi ini berlaku sebagai berikut :
Dan oleh karena itu, kepada karyawan yang bersangkutan serta Divisi yang menerima mutasi untuk mempersiapkan segala sesuatunya sebelum tanggal efektif tersebut mulai berlaku. Demikian Surat Keputusan Mutasi ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Banjarmasin, ………………….. PT. MITRA MEGAH PROFITAMAS
HCD Manager Cc :
- Direksi - Operation Manager - Arsip
Nomor Revisi Tanggal Effektif Halaman
FORM USULAN MUTASI PT. MITRA MEGAH PROFITAMAS
TANGGAL PENGAJUAN
: MMP-F-HCD-002 :1 : 8 Oktober 2015 : 1 dari 1
:
Yang Mengajukan Mutasi :
Yang Menerima Mutasi :
NAMA
:
NAMA
:
JABATAN
:
JABATAN
:
DIVISI
:
DIVISI
:
DENGAN INI KAMI MENGUSULKAN : NAMA
:
NIK
:
TANGGAL EFEKTIF
:
Alasan Mutasi :
STATUS
LAMA
BARU
DIVISI JABATAN LOKASI Alasan Menerima Mutasi :
Lama Mutasi
:
3 Bulan
Rekomendasi HCD
:
(
) : Diterima
(
) : Tidak Diterima
Catatan HCD
(
)
6 Bulan (
) Tetap (
)
:
Diisi oleh HCD GAJI & TUNJANGAN
LAMA
BARU
GAJI TUNJANGAN JABATAN TUNJANGAN LOKASI TUNJANGAN MAKAN TUNJANGAN TRANSPORT TUNJANGAN PERUMAHAN TOTAL YANG MENGAJUKAN MUTASI
YANG MENERIMA MUTASI
OPERATION MANAGER
HCD MANAGER
DIREKTUR
WISNU HARDJANTO
CHELSEA HALIM
SURAT KEPUTUSAN MUTASI Nomor : ……./……./HCD….../…../20..
Yang bertandatangan dibawah ini: Nama : Jabatan : HCD Manager Dengan ini bertindak atas nama perusahaan ……….……………………... memutuskan untuk melakukan mutasi terhadap karyawan berikut : Nama NIK Divisi Jabatan Cabang
: : : : :
Menjadi status yang baru yaitu : Divisi : Jabatan : Cabang : Proses mutasi ini berlaku efektif sejak………………………sampai dengan………………………… Adapun tunjangan-tunjangan yang didapat oleh karyawan selama masa mutasi ini berlaku sebagai berikut :
Dan oleh karena itu, kepada karyawan yang bersangkutan serta Divisi yang menerima mutasi untuk mempersiapkan segala sesuatunya sebelum tanggal efektif tersebut mulai berlaku. Demikian Surat Keputusan Mutasi ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Banjarmasin, ………………….. PT. MITRA MEGAH PROFITAMAS
HCD Manager Cc :
- Direksi - Operation Manager - Arsip
