SOP Keuangan BEM STT Terpadu Nurul Fikri 2015
bem.nurulfikri.ac.id INOVASI CEMERLANG
Badan Eksekutif Mahasiswa Sekolah Tinggi Teknologi Terpadu Nurul Fikri Bendahara Standard Operational Procedure Keuangan 2015
A. Pengertian Umum 1. Bendahara adalah fungsionaris BEM STT NF yang bertanggung jawab dalam masalah manajemen keuangan organisasi. 2. Dana operasional adalah besarnya dana yang ditentukan dan diberikan oleh bendahara BEM STT NF kepada setiap Kementerian yang ada di BEM STT NF untuk pembiayaan operasional BEM STT NF atau untuk memulai suatu kegiatan internal BEM STT NF. 3. Surplus dana adalah selisih lebih penerimaan dan pengeluaran (sisa) dana kegiatan atau proyek yang dilaksanakan oleh BEM STT NF, dimana surplus dana dari suatu kegiatan/program kerja, sepenuhnya diberikan kepada Bendahara BEM STT NF untuk digunakan dalam pembiayaan program kerja selanjutnya. 4. Defisit dana adalah selisih kurang penerimaan dan pengeluaran dana kegiatan atau proyek yang dilaksanakan oleh BEM STT NF atau atas nama BEM STT NF. 5. Dana sosial adalah dana yang secara sengaja disisihkan untuk pihak yang membutuhkan sebagai wujud kepedulian sosial BEM STT NF terhadap sesama. 6. Sistem Reimburse adalah penggantian sejumlah uang pribadi panitia untuk keperluan kegiatan kepanitiaan dengan syarat terdapat bukti yang memadai.
B. Deskripsi Tugas Bendahara 1. Membuat anggaran (budget planning) atas seluruh kegiatan Biro/Kementrian BEM STT NF yang kemudian akan diserahkan kepada Presiden Mahasiswa BEM STT NF untuk disetujui. 2. Menyimpan semua bukti yang terkait dengan transaksi keuangan
SOP Keuangan BEM STT NF
1
Inovasi Cemerlang
3. Setiap Biro/Kementrian diperbolehkan memiliki kas sendiri yang dananya berasal dari internal Biro/Kementrian. Pengaturan atas penggunaan dana itu sepenuhnya diserahkan kepada bendahara Biro/Kementrian itu sendiri. 4. Membuat laporan realisasi anggaran (yang berisi laporan realisasi penerimaan dan realisasi pengeluaran) atas dana dari Bagian Kemahasiswaan (yang disetujui DPM STT NF) ataupun laporan realisasi anggaran atas dana yang berasal dari Biro dan Kementrian. 5. Laporan keuangan yang dibuat harus diserahkan kepada Biro Kestari sebagai arsip BEM STT NF.
C. Sumber Dana Internal BEM STT NF BEM STT NF mendapatkan dana berasal dari : 1. Dana Kemahasiswaan STT NF yang disetujui oleh DPM STT NF 2. Biro Dana Usaha 3. Pembagian keuntungan dengan program kerja yang mendapatkan keuntungan baik kepanitiaan ataupun kontribusi Biro/Kementrian BEM STT NF 4. Sponsorship dan kerjasama menguntungkan lainnya
D. Alokasi Dana Internal Dana internal BEM STT NF digunakan untuk : 1. Operasional Sekretariat BEM dalam melaksanakan kegiatan sehari-harinya 2. Alokasi untuk Biro/Kementrian baik yang kegiatannya telah disetujui dan dianggarkan dalam rapat kerja dengan proporsi yang sesuai dengan hasil koordinasi antara Biro/Kementrian dengan bendahara dan didasarkan pada kondisi keuangan BEM.
SOP Keuangan BEM STT NF
2
Inovasi Cemerlang
E. Permintaan Dana Internal BEM STT NF Syarat pengajuan permintaan dana adalah : 1. Masing-masing Kementrian yang memerlukan dana untuk melaksanakan program kerja yang telah ditetapkan wajib untuk mengisi Form Permintaan Dana. (Lampiran 1) 2. Dana yang berhak diajukan ke Bendahara BEM STT NF adalah maksimal sesuai dengan yang sudah disepakati pada rapat kerja. 3. Bendahara berhak untuk tidak memberikan anggaran nominal dana seperti yang telah diminta. Hal ini didasarkan pada kondisi keuangan BEM 4. Untuk kegiatan-kegiatan yang tidak tercantum dalam program kerja, pengeluaran harus jelas dan disepakati oleh Presiden Mahasiswa, Bendahara, serta pihak yang bersangkutan.
F. Bukti Yang Memadai 1. Bukti Pemasukan/penerimaan dana a. Bukti pemasukan merupakan tanda penerimaan uang yang diperoleh BEM STT NF secara keseluruhan. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi yang terdapat didalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. b. Dokumen bukti penerimaan uang bisa berupa dari MoU, Kuitansi, tiket, atau kupon. c. Setiap dokumen yang mendukung perjanjian dan bukti suatu penerimaan uang harus disimpan rapih sehingga memudahkan kontrol apabila sewaktu-waktu dilakukan pengawasan d. MoU yang sah memiliki atribut sebagai berikut : (Lampiran 2) 1) Diberi nomor urut 2) Tanggal penerimaan 3) Nama, jabatan, alamat, nomor telepon pihak pemberi dan penerima uang tercantum dengan jelas 4) Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima
SOP Keuangan BEM STT NF
3
Inovasi Cemerlang
5) Untuk peminjaman > Rp. 1.000.000,- dilengkapi dengan materai e. Kuitansi yang sah (juga digunakan untuk pemberian donasi) memiliki atribut sebagai berikut : 1) Diberi nomor urut 2) Tempat dan tanggal penerimaan uang 3) Nama penerima uang tercantum dengan jelas beserta tanda tangan 4) Nominal uang terbilang dengan jelas 5) Cap dan stempel dari panitia (jika ada sebuah kepanitiaan). f. Tiket/Kupon yang sah memiliki atribut sebagai berikut : 1) Diberi nomor urut 2) Nominal uang terbilang dengan jelas 3) Cap dan stempel dari panitia (jika ada sebuah kepanitiaan). g. Dokumen bukti penerimaan uang dapat dinyatakan tidak sah apabila tidak memenuhi kriteria sebagaimana dijelaskan pada poin-pon sebelumnya h. Setiap dana yang dikeluarkan untuk pembiayaan program kerja, harus disertai bukti transaksi (bon atau kwitansi), cap stempel dan tanda tangan pengurus toko yang bersangkutan. Jika tidak sesuai prosedur yang ditentukan, Bendahara hanya akan mengganti setengah dari biaya yang dikeluarkan. i. Pengecualian benar-benar tidak bisa mendapatkan dokumen bukti penerimaan uang dengan alasan yang logis.
2. Bukti Pengeluaran a. Dokumen bukti pengeluaran harus ada untuk membuktikan eksistensi suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan pengawasan. b. Dokumen bukti pengeluaran meliputi nota kontan/bon/struk/kuitansi/tanda pengeluaran uang lainnya yang menunjukkan -
Tanggal transaksi,
-
Pihak penerima uang,
-
Keperluan pembiayaan,
-
Nilai pembayaran,
-
Cap lunas,
-
Nama terang dan tanda tangan penerima
SOP Keuangan BEM STT NF
4
Inovasi Cemerlang
3. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memili kriteria sbb : a. Bukti perusahaan/toko b. Mencantumkan tanggal pengeluaran/pendapatan kas c. Jumlah pengeluaran/pendapatan kas beserta deskripsi yang jelas d. Tanda tangan pihak yang terkait dan Stempel perusahaan (bila ada) e. Nama jelas pihak terkait.
G. Standar Laporan Keuangan BEM STT NF 1. Laporan Keuangan memuat Laporan Aktivitas, Laporan Posisi Keuangan, Laporan Arus Kas, dan Catatan Atas Laporan Keuangan 2. Laporan Aktivitas minimal memuat rincian sebagai berikut : a. Pendapatan, penghasilan, sumbangan, dan lain-lain b. Beban aktivitas BEM STT NF (termasuk pada tiap Biro dan Kementrian) c. Tanggal aktivitas dana d. Tipe dana (tidak terikat, terikat kontemporer, terikat permanen) e. Asal dana (BEM STT NF, sosial, dana usaha, dan lain-lain) f. Total pendapatan g. Total beban h. Aktiva bersih 3. Laporan Posisi Keuangan minimal memuat rincian sebagai berikut : a. Aktiva kas dan setara kas b. Kewajiban c. Aktiva bersih 4. Laporan Arus Kas minimal memuat rincian sebagai berikut : a. Arus kas masuk b. Arus kas keluar c. Arus kas bersih 5. Catatan Atas Laporan Keuangan merupakan catatan-catatan penjelas dari segala hal yang kurang terdefinisikan secara jelas pada dokumen Laporan Keuangan BEM STT NF
SOP Keuangan BEM STT NF
5
Inovasi Cemerlang
H. Lain – lain Segala hal-hal lain yang akan terjadi, apabila belum diatur dan belum tercatat dalam kebijakan Standar Operasional Keuangan ini, akan ditentukan kemudian setelah dikoordinasikan dengan pihak yang terkait.
SOP Keuangan BEM STT NF
6
Inovasi Cemerlang
Lampiran 1 Form Permintaan Dana
Badan Eksekutif Mahasiswa STT Terpadu Nurul Fikri Nomor
: .....
Kepada
: Bendahara Umum
Dari
: Biro/Kementrian* ...............
Perihal
: Permohonan Dana
Nama Proker
: ...............................
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya program yang telah disusun dan disetujui pada Rapat Kerja BEM STT-NF mohon kiranya dapat mengeluarkan biaya sebesar Rp. .................. (.................................. rupiah) dengan rincian sebagai berikut : No
Uraian
Besarnya
Jumlah
Atas persetujuan Saudara/i kami ucapkan terima kasih.
Depok, ........................
Kepala Biro/Kementrian ............
Bendahara
( .................................... )
( Rin Jamain )
*coret yang tidak perlu
SOP Keuangan BEM STT NF
7
Inovasi Cemerlang
Lampiran 2 SURAT PERJANJIAN PEMINJAMAN DANA BEM STT NF Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : ............................................................................. NPM : ............................................................................ No HP : ............................................................................ Alamat : Kampus B STT Terpadu Nurul Fikri Jalan Lenteng Agung Raya No. 20, Jakarta Selatan Selanjutnya disebut sebagai PIHAK 1. Dan Nama : ............................................................................ NPM : ............................................................................ No HP : ............................................................................ Alamat : ............................................................................ Selanjutnya disebut sebagai PIHAK 2 (Peminjam). Bismillaahirrohmaanirrohiim Kedua belah pihak telah menyetujui beberapa hal sebagai berikut : 1. PIHAK 2 meminjam uang kepada PIHAK 1 sebanyak Rp. .......................... (.............. rupiah) untuk keperluan ....................................................................... 2. Lama peminjaman adalah ................. ( ......... ) hari, dari tanggal ............................. s.d tanggal ................. 3. PIHAK 2 akan mengembalikan dana pinjaman tersebut kepada PIHAK 1 pada hari ....................... tanggal .................... 4. Apabila pengembalian melebihi batas hari dan tanggal yang telah ditentukan, maka ................................................................................................................................... 5. Perjanjian ini dibuat berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak atas dasar sukarela. Jika kemudian hari terdapat permasalahan terkait dengan perjanjian yang telah dibuat, maka PIHAK 1 dan PIHAK 2 akan menyelesaikannya secara bersamaan. Dengan disepakatinya perjanjian ini maka bila salah satu pihak tidak menepatinya maka akan dikenakan sanksi. Depok, ................................... 2015 Pihak 1
Pihak 2
Saksi 1
Saksi 2
SOP Keuangan BEM STT NF
8
Inovasi Cemerlang
