Solusi Content Management

Konsep Data  Komputer adalah mesin yang digunakan untuk memproses Data. Data terdiri dari potongan atau kepingan kecil informasi komputer–angka, kata, citra, suara yang tidak begitu memiliki makna bagi manusia. Content ≠ Data  Manusia sudah terbiasa dengan Content yang diperoleh dari kanal informasi tradisional (buku, radio, TV, film). Komputer dimaksudkan untuk mengolah dan memproses Data. Terminologi Informasi  Informasi diartikan sebagai semua bentuk komunikasi yang terekam: Buku, artikel, berita, Musik, percakapan, cerita, Video, animasi Foto, ilustrasi, Spreadsheet, slide presentasi Apa itu Content?  Informasi mentah akan menjadi content apabila diberikan dalam satu bentuk/format yang berguna untuk satu atau lebih maksud tertentu. Nilai suatu content didasarkan atas kombinasi dari bentuk/formatnya, aplikasinya, aksesibilitasnya, kegunaannya, dan keunikannya Format Content  Storage format (file format) – format penyimpanan file dalam bentuk yang dapat dikenali oleh komputer, misal .JPG, .DOC  Rendering format (display format) – format untuk menyajikan informasi, missal teks bold, italic Kategori Format  Format untuk Efek (emosional dan psikologikal)  Format berdasar Metode (Efek tipografi, Efek layout, Efek latar belakang (background))  Format berdasar Lingkup/Scope (Format karakter, Format paragraph, Format halaman) Struktur Content  Struktur adalah cara menempatkan informasi. Struktur lebih penting dari format karena format mengikuti struktur Fungsionalitas Content  Fungsionalitas adalah hal-hal yang dilakukan manusia melalui computer (merequest atau merespon sesuatu). User interface mewakili fungsionalitas sebagai button, dialog box, menu, dan kontrol lainnya. Fungsionalitas lebih mengarah ke aspek teknis pemrograman Arti penting  Content > Informasi > Knowledge (Diketahui oleh user, Bisa didapat oleh user, Dapat dimanfaatkan oleh user) Karakteristik Content  Untuk dapat bermanfaat dan memenuhi harapan user, content harus:  Mudah ditemukan  Akurat, terkini, diperbarui secara kontinu  Cukup lengkap untuk kebutuhan user  Terorganisir untuk searching dan retrieval  Dapat terbaca (bahasa yang tepat)  Terkait dengan content lain yang relevan  Ditargetkan untuk setiap kebutuhan user dan level pengalaman dan pengetahuan Model Konseptual

1

Tantangan Content Management  Setiap orang pasti membutuhkan informasi. Saat seseorang membutuhkan informasi, dan tidak tersedia dalam bentuk tertulis, akan berpaling pada orang lainnya. Manusia memiliki kapasitas memori yang terbatas dan tidak perduli dengan detil Content ⇒ Knowledge  Mengumpulkan informasi dan membuatnya dapat diakses --> menciptakan dokumen (teks, grafis, multimedia). Sumberdaya informasi harus dipelihara dan ditinjau agar tetap terjaga. Content telah menjadi asset bisnis/perusahaan. Teknologi yang memungkinkan ini adalah content management Apa itu Content Management?  Content management berkaitan dengan pengorganisasian, pengkategorian, dan penstrukturan sumberdaya informasi sehingga dapat disimpan, ditarik, dipublikasikan, dan digunakan kembali dengan berbagai cara Content Management dalam Bisnis



Content Management untuk Product Development:  Dokumen yang penting:  Studi kelayakan (feasibility study)  Definisi kebutuhan (requirements definition)  Rencana pengujian (test plan)  Source code  Spesifikasi code  Gambar-gambar teknis 2









Perlu dilakukan pengaturan workflow dan versi. Content yang dihasilkan dapat digunakan kembali untuk kebutuhan dokumen lain, misal buku panduan, materi pelatihan, katalog, buletin produk Content Management untuk Product Marketing:  Melibatkan informasi yang dihasilkan di tahap sebelumnya (not reinventing the wheel) dan informasi yang mendukung pemasaran produk: Literatur produk, Iklan dan katalog, Sasaran pasar (target market), Karakteristik pembeli, Penempatan produk  Content dapat digunakan kembali untuk kebutuhan sales dan training Content Management untuk Sales Support:  Sales lebih banyak menggunakan kembali dokumen (teks, gambar) yang sudah ada dari tahaptahap sebelumnya untuk membuat dokumen baru (proposal bisnis). Content management membantu memantau informasi kontak, email, meeting, rekomendasi, dll. yang harus dapat diakses oleh semua tim sales Content Management untuk Order Fulfillment:  Dokumen-dokumen yang terlibat dalam order filfillment: Hubungan dengan supplier, Jadwal aktifitas, Memantau hasil

Pendekatan Bertahap

Tahap 1, Mengevaluasi Kebutuhan  User membutuhkan informasi – apa yang dibutuhkan?  Ada sumberdaya informasi – informasi apa dan bagaimana dihasilkan?  Ada proses untuk menghasilkan content – seberapa baik proses itu berjalan?  Ada teknologi – seberapa efektif digunakannya? Tahap 2, Mengembangkan Model Informasi  Apa saja dimensi model informasi dan bagaimana melakukan kategori dan label pada informasi?  Jenis informasi apa yang dibutuhkan user dan apa yang digunakan saat ini? Apa perlu menciptakan informasi baru?  Bagaimana membuat struktur content?  Teknologi apa yang diperlukan untuk mendukung model informasi yang ada? Tahap 3, Pembuatan Rencana Content Melibatkan: 3

 pembuatan content modular menjadi dokumen  Rancangan website yang kaya informasi Tahap 4, Menjalankan Proyek Percontohan  Pikirkan planning big dan implementing small --> rencana besar dan implementasi kecil  Desain sistem harus dapat mengatasi seluruh domain permasalahan dengan melakukan sedikit aktifitas Tahap 5, Berkelanjutan  Implementasi content management skala besar sebaiknya dimulai dari proyek percontohan  Pengembangan secara bertahap melalui 2-3 proyek percontohan Solusi Content Management

Authoring  Informasi yang ditangani dalam lingkungan authoring:  Informasi yang dibuat oleh anggota organisasi  Informasi yang dibawa dari luar organisasi (dari pihak ketiga/third party)  Informasi yang dilisensikan dari penyedia informasi eksternal (sindikasi)  Informasi yang ditangani dapat berupa:  Semua jenis teks, terstruktur dan tidak terstruktur  Gambar, 3-D, foto, video  Suara, music  Animasi, simulasi interaktif  Slide presentasi  Halaman web Label Informasi  Informasi yang disimpan harus diberi label:  Nama file  Metadata --> properties, description  Tags --> style, HTML Repository  Database membantu memantau:  Nama penulis orisinal dan user lain yang pernah berinteraksi  Aktifitas workflow, misal write, edit, review, approve, archive  Versi informasi yang digunakan kembali  Relasi antar content (hyperlinks) 4

Assembly dan Linking  Informasi dalam repository dapat dicari dan diakses oleh penulis maupun user-user lain yang membutuhkan. Content management system mengatur dan memonitor interaksi user dengan informasi: Dynamically generated links, Assembly oleh user, Assembly oleh sistem Publishing  Dapat ditampilkan dalam format: Tradisional publikasi cetak, PDF, Halaman web dalam HTML, ebook, Format untuk perangkat mobile, Online help untuk produk software Permasalahan  Sumberdaya informasi apa yang relevan pada bisnis dan pelanggan?  Content apa yang harus dikelola?  Content apa yang paling sering digunakan?  Content apa yang penting bagi kesuksesan bisnis?  Content apa yang paling informatif? Pengelolaan Sumberdaya Informasi  Imaging informasi tercetak  Labeling informasi yang ada untuk retrieval  Transformasi informasi yang ada menjadi content web yang bermanfaat  Restruktur informasi yang ada  Konversi untuk membuat struktur Imaging  Banyak dokumen yang masih ada dalam bentuk tercetak  Proses imaging menciptakan gambaran dokumen asli tanpa membuat isi dokumen dapat diakses secara elektronik (PDF)  Proses imaging dilakukan untuk membuat dokumen tersebut dapat dikelola dalam sistem content management  Perlu ditambahkan metadata sesuai dengan informasi yang tersimpan pada file imaging agar dapat dikenali oleh sistem management content Labeling  Tujuan dari sistem search dan retrieval adalah memberikan satu item unik yang tepat sebagaimana yang dikehendaki oleh user  Semakin spesifik suatu label, semakin besar kemungkinan informasi yang diinginkan bisa didapatkan Transformasi  Impor content sebagaimana adanya dengan menambahkan metadata  Menyimpan content dalam bentuk PDF menambahkan metadata  Menyimpan content HTML dengan metadata Restruktur Informasi  Dapat menghasilkan content yang uniform, reusable, dan accessible  Membutuhkan waktu dan biaya yang cukup banyak  Dilakukan dengan cara: Menggunakan struktur content yang sudah ada sebagai acuan, Menciptakan struktur content yang baru Konversi  Konversi antar format dokumen dilakukan dengan menggunakan software  Misalnya dengan Miscrosoft Word bisa ditentukan tag sebuah dokumen, baik tag format maupun tag semantic Model Informasi 5



Model informasi menjadi kerangka kerja untuk mengorganisir (membuat kategori) content (sumberdaya informasi) sehingga dapat dideliver and digunakan ulang (reuse) dalam berbagai cara yang inovatif  Merupakan perangkat content management yang sangat penting  Model informasi yang di-define secara jelas akan membantu user lebih cepat dalam menemukan dan me-retrieve informasi yang mereka butuhkan Struktur 3-Tier Model Informasi



Mengapa Diperlukan? Untuk membuat informasi dalam sistem content management dapat lebih mudah diakses.  Model Informasi Statis, Bermanfaat bila user yang menggunakan sudah memahami informasi dan lojik organisasi model informasi dalam desain struktur hirarkikal. Misalnya pengaturan sistem manajemen file dalam bentuk hirarkikal folder (direktori) dan file dalam Windows Explorer.  Model Informasi Dinamis, Model yang dapat berubah dan menyesuaikan sebagai respon terhadap kebutuhan user. Misalnya advance search dalam Windows Explorer Men-define Komponen Model Informasi  Model informasi terdiri atas sumberdaya informasi yang telah dikategorisasi sehingga secara efektif dapat di-search dan di-retrieve. Kategori menggambarkan pemahaman terhadap dimensi yang mewakili pandangan setiap kelompok user Metadata dan Value

Database

6

Tahapan yang Dilakukan  Menganalisis kebutuhan user  Meng-assess kebutuhan pembuatan  Kebutuhan kendali versi dan rilis Membangun Model Informasi  Menentukan lingkup model informasi  Mengidentifikasi dimensi untuk model informasi  Menganalisis komunitas user pelanggan (customer)  Menganalisis komunitas user karyawan (employee)  Menganalisis tujuan dan tugas user  Menganalisis komunitas pembuatan  Menginventorisir informasi yang ada  Mengidentifikasi model informasi yang ada  Mengevaluasi keterkaitan informasi baru Pendahuluan  Bila dalam 1-tier model informasi ditentukan dimensi untuk penggunaan, maka dalam 2-tier akan diidentifikasi berbagai jenis informasi yang digunakan untuk menghasilkan content bagi pengguna Jenis Informasi  Konsep jenis informasi berkaitan erat dengan bagaimana bentuk penyajian informasi kepada user. Misalnya: resep masakan, standar prosedur operasi (SOP), satuan ajaran perkuliahan (SAP), proposal bisnis, dll  Mengapa Diperlukan? Inkonsistensi dapat menyebabkan kebingungan. Jenis informasi menyediakan tampilan, content, dan struktur informasi yang konsisten. Misalnya: resep masakan yang umum berisi daftar bahan masakan dan instruksi cara memasak langkah-demi-langkah Unit Content  Unit content adalah kepingan kecil informasi yang menjadi dasar pengembangan jenis informasi Hubungan Jenis Informasi dan Unit Content.  Jenis informasi dan unit content merupakan komponen pembentuk model informasi. Unit content menyediakan struktur standar di dalam setiap jenis informasi; struktur dapat berbeda sesuai dengan maksud Penulis dan tujuan publikasi Contoh Jenis Informasi

Kapan Menggunakan Jenis Informasi 7



Analisis terhadap kebutuhan jenis informasi seharusnya didasarkan pada dua perspektif penting, yaitu Komunitas user dan Kebutuhan bisnis dan produk. Mengembangkan Jenis Informasi  Mengidentifikasi jenis informasi untuk model informasi  Membuat panduan untuk penggunaannya  Menghindari jenis informasi yang berlebihan  Mempertimbangkan standar industry untuk jenis informasi Menambahkan Metadata  Tag deskriptif pada sebuah dokumen berguna untuk mengendalikan content dan untuk me-retrieve elemen individual untuk reuse dan reassembly. Tetapi tag deskriptif tidak mencukupi, khususnya bila ada bagian dari informasi dalam sistem content management yang tidak terstruktur. Sumberdaya informasi, baik yang terstruktur maupun tidak terstruktur, yang disiapkan untuk content management harus diberi label pada tingkatan dokumen untuk memfasilitasi retrieval.  Informasi yang ditambahkan pada topik individual atau keseluruhan dokumen disebut sebagai metadata. Metadata berarti data atau informasi mengenai informasi. Beberapa metadata mungkin berkaitan dengan pembuatan dan proses content management, termasuk nama penulis, tanggal pembuatan dan revisi, dll. Bagaimanapun juga, metadata seharusnya digunakan untuk mengidentifikasi content. Sebagai contoh, anda memiliki prosedur yang berkaitan dengan proses bisnis tertentu, produk, model produk, negara, atau bahasa. Metadata dapat digunakan untuk menspesifikasikan hal-hal yang terdapat di dalam prosedur tersebut sehingga memudahkan proses retrieval oleh penulis, user, maupun sistem publikasi.  Metadata juga dapat ditambahkan pada dokumen tidak terstruktur dengan menggunakan apa yang disebut metadata wrapper. Sebuah metadata wrapper kurang lebih mirip dengan label yang ada pada sebuah kaleng produk makanan. Label tersebut menyediakan informasi mengenai content yang ada didalamnya. Semua informasi yang dibuat di dalam organisasi, dan juga informasi yang datang dari sumber eksternal, harus dilabel dengan metadata.

8