Microsoft Content Management Server
Automobilka Škoda pomocí Microsoft Content Management Serveru vytvořila jednotné prostředí pro své současné i budoucí webové prezentace a služby
Přehled Země: Česká republika Odvětví: Automobilový průmysl Profil zákazníka Škoda Auto v Mladé Boleslavi oslavila v roce 1995 sto let od svého založení. Cesta k její dnešní prosperitě vedla od jízdních kol přes motocykly k automobilům, které se zde začaly vyrábět již v roce 1905. V dubnu 1991 se stala jednou ze značek koncernu Volkswagen. V současnosti vyrábí Škoda Auto osobní automobily ve třech modelových řadách: Superb, Octavia a Fabia, které jsou na světovém automobilovém trhu vážnými konkurenty ve své třídě. 80% naší produkce nachází odbyt v 73 zemích světa. Automobilka se 10 % podílí na exportu České republiky a je nedílnou součástí jejího hospodářství. Prostřednictvím své prodejní sítě v České republice si Škoda Auto drží přední místo na domácím trhu, kde právě škodovky představují zhruba polovinu všech nových prodaných vozů. Kontakt Škoda Auto a.s. www.skoda-auto.cz Ing. Daneš Těšínský MBV Team Leader Dipl.Ing.Milan Dědek eCommerce Project Manager
Web už dávno není jen statickou prezentací. Škoda Auto jej využívá jako strategickou komunikační platformu. Publikačních systémů existuje velké množství. Na podnikové úrovni však vyvstávají nové požadavky, na které již mnoho z nich nestačí. Automobilka Škoda si vybrala jednotnou platformu Microsoft Content Management Serveru, která se stala ústředním nástrojem marketingové internetové komunikace. Profil firmy Každá organizace potřebuje komunikovat a dodávat informace různým skupinám příjemců. Kromě toho, že jsou vlastní sdělení častokrát jiná či jinak podávaná, liší se i způsob komunikace. Škoda Auto má rovněž několik skupin příjemců informací a partnerů pro komunikaci. Jedná se o koncové zákazníky zajímající se například o informace o vozech, tuzemské i zahraniční prodejce, kteří potřebují mít jednoduchou možnost tvorby svých webových stránek, či další konkrétní skupiny, jakými jsou novináři, PR agentury atd. V automobilce Škoda pro každou z těchto skupin původně existovala proprietární aplikace. Jeden z interně vyvinutých publikačních systémů byl zaměřen na komunikaci s první skupinou příjemců informací - s koncovými zákazníky. Tento původní systém, však už nestačil současným požadavkům. Některé z potíží popisuje Marian Pavlík, eCommerce software architekt ve Škodě Auto: „Takové řešení výborně funguje, když se jedná o malé projekty. V okamžiku většího jej není pár jednotlivců schopno uřídit. S růstem velikosti se nám potom třeba stávalo, že na úrovni databáze zůstávaly různé záznamy zamčené, v okamžiku, kdy se systémem pracovalo více lidí, tak padal apod. Proto jsme si řekli, že tudy cesta nevede. I kdybychom si navrhli vlastní systém, potřebujeme technickou podporu a také určité knowhow i zázemí technologického partnera.“
Dalším důvodem byla nutnost převodu „nepočítačové“ komunikace do elektronické podoby. V klasickém případě je oficiální potvrzení dokumentů velmi jednoduché. Stačí papír, razítko a podpis. Ovšem například na úrovni HTML stránek? Jak se pozná, že jsou odsouhlaseny? Jak zaznamenat to správné workflow od vytvoření obsahu autorem až po jeho publikování na externím webu či intranetu? Kdo je za co odpovědný?
Profil partnera Logos je konzultační a technologická společnost, přední český dodavatel IT služeb. Poskytuje zejména konzultační služby, softwarová řešení, mobilní aplikace a služby managementu kvality včetně testování. Jejími klienty jsou přední společnosti z oblasti bankovnictví a financí, telekomunikací a utilit, státní správy a samosprávy, průmyslu, obchodu a služeb. Společnost Logos byla založena v roce 1994 a dnes zaměstnává více než 180 pracovníků. Logos je držitelem certifikátů Microsoft Gold Certified Partner for eCommerce Solutions a Oracle Partner Network Member, které zaručují klientům vysokou kvalitu dodávaných služeb. Mezi nejvýznamnější korporátní zákazníky patří mimo jiné například Komerční banka, GE Capital Bank, Škoda Auto, Živnostenská Banka, Contactel a Eurotel. Mezi nejvýznamnější zákazníky z oblasti veřejné správy patří Ministerstvo Obrany ČR, Ministerstvo vnitra ČR a Česká agentura na podporu obchodu CzechTrade. Kontakt Logos a.s. BB Centrum budova Beta Vyskočilova 1481/4 140 00 Praha 4 Tel +420 242 425 000 Email:
[email protected] www.logos.cz
Nejasné odpovědi na tyto otázky vedly ve Škodě Auto k hledání nového řešení. Běžné verbální schválení již přestalo být v objemu zveřejňovaných informací transparentní a jednoznačné. Mohlo se stát, že by byly zveřejněny informace, které na webu být neměly, a nikdo by nevěděl, kdo je za takovou situaci zodpovědný. Druhý původní systém, rovněž interně vyvinutý, zajišťoval komunikaci s partnery, dealery a dalšími externisty. Kromě svého úzkého zaměření byl i velmi náročný na údržbu. Ve chvíli, kdy by se automobilka rozhodla, že jej rozšíří, či případně použije i na jiný účel, stával se takový krok prakticky neřešitelný. Původní řešení rovněž vyžadovalo, aby veškerý obsah, který přicházel z různých stran (partneři, dealeři, zaměstnanci, externisté atd.) fakticky zveřejňoval někdo z internetového týmu Škody Auto - člověk s administrátorskými právy. „Jednalo se o vysokou zátěž našeho týmu a nebyli jsme schopni stihnout vše v dostatečné kvalitě,“ vzpomíná na tu dobu Marian Pavlík. Kromě toho fungovaly ještě další „ostrůvky“ webových aplikací jako například Auto na přání a neexistoval jednotný rámec, který by je zastřešil.
Obchodní cíle Mezi hlavní kritéria nového systému patřila univerzálnost, bezpečnost a efektivní správa i rozvoj.
Proč právě Microsoft?
„Všechny prezentace jsou řízeny byznysem,“ říká Milan Dědek, vedoucí týmu eCommerce Škody Auto. Například mediální stránky určené pro novináře (http://media.skodaauto.com) jasně definovalo oddělení podnikové komunikace, aniž by se muselo starat, na jakém produktu poběží vlastní prezentace. V dalších projektech týkajících se partnerů budou zase zapojeni dealeři i importéři, protože s prezentacemi budou bezprostředně pracovat. Hlavním kritériem nového systému totiž bylo snadné zajištění rozličných podnikatelských požadavků. Systém musel být škálovatelný, aby požadovaného výkonu mohlo být dosaženo například jen jednoduchým nákupem dalšího hardwaru či alokací nových zdrojů. Aby nový systém skutečně respektoval byznys podniku, musel být i lehce rozšiřitelný. Myšlenka na řešení, které by se skládalo z několika produktů různých stran bylo zavrženo poměrně záhy. Vysvětlení je prosté - lidské kapacity internetového týmu by byly vytíženy zbytečným studiem mnoha produktů a výsledná produktivita by zřejmě nebyla příliš vysoká. Proto bylo na základě uvedených kritérií i dalších faktorů rozhodnuto pro řešení od Microsoftu. Zvoleným produktem se stal Microsoft Content Magement Server 2002 (MS CMS), který kromě daných požadavků Škody Auto poskytuje ještě další možnosti. Vedle jednotné, standardizované a otevřené platformy pro budování mission critical aplikací, webů, intranetů či extranetů, pomáhá například i při integraci dokumentů vytvořených v rámci celé společnosti do jednoho systému. Na celé problematice začalo internetové oddělení automobilky Škoda pracovat ještě před vlastním výběrem a instalací MS CMS. Veškeré systémy začalo převádět na webové služby. Právě s nimi také musel nový systém umět bez problémů spolupracovat. K dalšímu nutně vyžadovanému standardu patřilo XML. Již před dvěma roky se v automobilce Škoda vizionářsky rozhodli, že to je ta pravá cesta, kterou jít. „Díky XML lze komukoli kdekoli poskytnout data nebo naopak je můžeme odkudkoli vzít. Máme také s nimi možnost různé manipulace,“ říká Marian Pavlík. Podpora XML a webových služeb umožňuje využívání zdrojových dat a informací, které jsou uloženy ve starších systémech společnosti. Tyto staré datové zdroje je výsledně pomocí MS CMS velmi jednoduché využít v moderních webových prezentacích.
Rychlost nasazení „Jsme jako sprinter na sto metrů, jenž dlouhou dobu trénuje jen kvůli jednomu závodu, který uběhne během deseti sekund,“ poeticky charakterizuje přípravy a implementaci MS CMS Milan Dědek a dodává: „Také my jsme všechny aktivity vedli k tomu, že jednou přijde závod a my ho musíme uběhnout co nejrychleji.“ Již tři měsíce, před vlastní implementací průběžně probíhalo vzdělávání, vytvoření studie proveditelnosti, získání know-how a další činnosti, které měly podpořit rychlé nasazení. Pak nastalo sedm týdnů intenzivní práce, které byly dovršeny ve správném termínu. Tím byl jarní automobilový veletrh v Ženevě. Právě k jeho otevření musela být hotova jak mezinárodní stránka www.skoda-auto.com, tak prezentace pro novináře (media.skodaauto.com).
Milníky implementace MS CMS ve Škoda Auto Krok \ Týden Schválení marketingového záměru Definování rolí v týmu Akceptace studie proveditelnosti Tvorba map webu Analytický popis obsahu Tvorba placeholders (polí šablon) Tvorba šablon Získání a zpracování obsahu Plnění obsahu do CMS Pilotní provoz Testování Odstranění chyb
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Produktivní provoz
Celková rychlost nasazení a zprovoznění řešení velmi příjemně překvapila prakticky všechny osoby, kterých se výsledek nějakým způsobem dotýká. „Adaptovali nový design webu stejně rychle jako provedli zásadní změnu obsahu. Opravdu jsem nečekal, že to zvládnou během sedmi týdnů,“ říká na adresu internetového týmu Rolf Schumann, ředitel marketingové komunikace v automobilce Škoda a dodává: „Díky patří internetovému týmu i Content Management Serveru od Microsoftu.“ Rychlostí byli udiveni i samotní aktéři implementace - internetový tým. Překvapila především technologie .NET, která oproti starším vývojovým prostředím umožnila zásadní zvýšení produktivity. To konkrétně způsobila například dobrá technika sdílení kódu a rovněž množství předpřipravených modulů. Microsoft Content Management Server umožnil své fungování i na aplikačních webových farmách. Díky dobře vyladěnému systému nebylo nasazení v takovém prostředí vůbec žádným problémem. Marian Pavlík k tomu říká: „To jsem viděl zřejmě poprvé. MS CMS se nainstaloval, připojil a fungoval.“ Rovněž si pochvaluje také propracovaný algoritmus na vyrovnávání zátěže (load balancing).
Řešení Jak aplikace vypadá ze strany zákazníků Prezentace určená pro domácí i zahraniční trh (www.skoda-auto.com) je rozdělena do pěti základních částí (sekcí). První z nich je Company (informace o společnosti), dále mohou návštěvníci webu shlédnout sekci Showroom (prezentace modelových řad Superb, Octavia a Fabia, příslušenství, náhradních dílů, prodejní sítě a Zákaznického centra), získat informace o sponzorování v části Sponzoring (podpora sportu, kulturních a charitativních projektů), o historii v sekci History (historie vývoje automobilky, Škoda Auto Muzeum) a sportovních událostech Motorsport (aktuality z dění v týmu, zpravodajství ze soutěží MS, fotogalerie a kalendář světových rallye pro letošní rok). Horkou novinkou je zde část věnovaná soutěžní Fabii WRC, která byla poprvé představena na letošním autosalonu v Ženevě. Stránky určené pro novináře (media.skoda-auto.com) jsou ve své podstatě extranetem. Žurnalisté se na nich mohou zaregistrovat a až poté začít využívat zdrojů, které automobilka Škoda poskytuje. Ať už se jedná o detailního zpravodajství z dění na různých soutěžích, kterých se Škoda Auto se svými vozy účastní, informací o společnosti z různých hledisek (finanční, technické atd.) nebo o další podrobné materiály, jaké byly publikovány například u příležitosti zmíněného autosalonu v Ženevě. Jak v automobilce Škoda pracují s novým systémem Nejdůležitější změnou oproti původnímu stavu je styl práce všech zúčastněných. S novým systémem přišlo i nové workflow, které je definováno přímo v systému. Je jasné, kdo má jaký materiál vytvářet, kdo ho schvaluje a kdo publikuje.. V systému jsou totiž definovány jednotlivé role - existuje editor, autor a manažer, což je moderátor a administrátor. Těm potom odpovídají jednotlivá oprávnění přístupu a funkcí, která jsou nastavována velmi přísně. Každý se dnes stará o svoji sekci či případně pouze o svoji stránku webu. Již není nutné, aby editor, tak jako původně, musel žádat administrátora o vystavení upraveného obsahu fyzicky na internet. Díky tomu, je možné také výrazně urychlit publikování. To se hodí například u on-line reportáží z různých závodů Motorsport Teamu. Externisté doprovázejí jezdce, vytvářejí reporty, nechají si je schválit pomocí definovaného workflow marketingovým manažerem a publikují je na webu. Workflow systému v podstatě své uživatele nutí k tomu, aby svůj krok předávali ve standardní formě a v nastaveném čase. Díky tomu lze potom mnohem lépe řídit a kontrolovat práci lidí, což je podle Milana Dědka výrazná výhoda. Nové řešení přineslo také změnu práce vlastním administrátorům. Již nejsou vytíženi tím, že musejí neustále mechanicky publikovat obsah. To nyní obstarávají oprávnění uživatelé. Musejí však mnohem více uvažovat při návrhu nového webu. „Dříve jsme se upnuli na jedno řešení a ušili ho přesně na míru,“ vysvětluje rozdíl Marian Pavlík a dodává: „Teď je však nutné vždy uvažovat v určitých vazbách například na ostatní webové služby.“ Z technologického hlediska se situace změnila především tak, že se všichni v podstatě dívají na jeden produkt, mluví „jedním jazykem“ a v případě, že se něco stane, rozumějí si mezi sebou. Přínosem je, že není nutné se učit speciální vazby mezi různými systémy. Veškerá komunikace je standardizována pomocí webových služeb.
Standardům v designu zase napomáhají vytvořené šablony. Všichni je dodržují a vědí na čem pracují. Díky tomu je možné velmi dobře udržovat a podporovat firemní identitu (corporate identity).
Další služby platformy E-mailová komunikace se zákazníky Jedná se o službu, která je na první pohled ukryta před zraky zákazníků. Pomocí MS CMS lze totiž velmi jednoduše zasílat hromadné emaily. Škoda Auto má databázi svých zákazníků (několik tisíc) a ty je možné obeslat elektronickou poštou ve formátu HTML. Je velmi jednoduché vytvořit šablony, které potom konkrétní pracovník už jen vyplní daty a odešle e-mailem. Zákazník pak obdrží zprávu ve správném designu a se správnými informacemi. Na podobných „neviditelných“ službách se dále pracuje. Práce s jazykovými mutacemi Jedním z přínosů MS CMS je také zlepšení práce s jazykovými mutacemi. Milan Dědek k tomu říká: „Základní jednotkou není ani země ani jazyk, ale kombinace - jazyk v konkrétní zemi. Z určitých důvodů se nabídky našich automobilů v různých zemích liší. Například kvůli jinému podnebí se ve Švédsku tolik nenabízejí klimatizované vozy, zatímco v Itálii naopak ano. Ve Švýcarsku se zase hovoří třemi jazyky. Multijazykové verze webových prezentací pak mají stejný zdroj obrázků i číselných parametrů, ale jiné šablony.“ Původně byl kompletní obsah například v 19 různých verzích a pokud se změnil nějaký technický parametr, znamenalo to ručně změnit všech 19 stránek a opravit údaj. Nyní stačí jednoduše tento údaj změnit v databázi a použije se ve všech jazykových mutacích, ve kterých je definován.
Rozšířená služba pro placeholdery V automobilce se rozhodli, že vše co půjde, dají do MS CMS. Něco však není pro tento server vhodné. Jedná se především o velkoobjemové bitmapy, které by zbytečně systém zatěžovaly. Ty jsou tedy uloženy na běžném souborovém serveru, ale díky speciálně vytvořené webové službě a MS CMS jsou na webových stránkách dostupné tak, že uživatel nepozná, odkud je vlastně stahuje. Z jeho hlediska není rozdíl v uložení takového zdroje. Tento způsob umožňují také využít tzv. placeholdery (místa, která na webové stránce výsledně obsahují nějakou informaci nebo ji naopak přijímají). Internetový tým v MS CMS programuje kromě dodaných i vlastní specifické placeholdery a kontroly, které mají funkčnost navíc.
Přínosy Návratnost investic do MS CMS nastane až s realizací dalších projektů. Každý další projekt už bude využívat mnoho z těch částí, které jsou již hotovy a používají se ve stávajících webových prezentacích. Milan Dědek plánuje, že by se zhruba každý druhý měsíc měl dokončit jeden projekt. Vložené finance se pak začnou postupně vracet s tím, jak se bude standardizovat prostředí a cena licencí za MS CMS rozkládat na více a více projektů. „Myslím, že zlom přijde na jaře příštího roku, kdy dojde k vyvrcholení celé vlny projektů,“ odhaduje Milan Dědek. Předpokládaná doba návratnosti tohoto projektu je zhruba jeden a půl roku.
Technické přínosy
Business přínosy
Další projekty přicházejí
Záměry do budoucna mají v automobilce Škoda poměrně smělé. „Veškeré materiály publikované v MS CMS budou napojeny na webové služby,“ plánuje další rozvoj Marian Pavlík. Ty budou zpracovávat například i statistiky webu. Jak ale říká Milan Dědek: „Našim strategickým záměrem není dělat ‘jen‘ hezké weby. Chceme šířit ke všem našim partnerům firemní design a identitu. Chceme nabídnout importérům a prodejcům komplexní službu. Mělo by to být jako zásuvka s 220 volty. Ať se dealeři zabývají tím čím mají - prodejem aut - a ne internetovými prezentacemi.“ Škoda Auto totiž byla první společností, která dokázala 100 % své obchodní sítě v jedné zemi, v současnosti čítající asi 220 prodejců, přivést na internet. Již tehdy nabízel výrobce svým partnerům hostování jejich webů. S novým MS CMS brzo přijde i nová nabídka mnohem širší a komplexnější. „Máme snahu nabídnout všem stejný systém, jeho správu a údržbu. Nicméně dealeři mají celkem logický opačný argument. Nechtějí být stejní jako ostatní. Musí se proto najít kompromis mezi centrální nabídkou a flexibilitou,“ vysvětluje Milan Dědek a doplňuje: „Tady nám MS CMS dává úžasnou možnost. Definujeme X šablon vzorových a pak dáme ještě třeba dalších deset šablon partnerům k dispozici. Firemní identita se udrží a dealeři budou mít mnohem větší možnost volby. Takovou flexibilitu jsme dříve neměli.“
Technické detaily řešení
Více informací ČESKÁ REPUBLIKA: Více informací o produktech a službách společnosti Microsoft s.r.o. naleznete na webových stránkách společnosti www.microsoft.com/cze nebo na telefonních číslech Informační linky +420 221 777 222, kde Vám jsou naši operátoří k dispozici denně od 8:00 do 20:00 a na Hotline (Horké lince) +420 221 503 222 v době od 8:00 do 18:00. SLOVENSKÁ REPUBLIKA: Více informací o produktech a službách společnosti Microsoft Slovakia naleznete na webových stránkách společnosti www.microsoft.com/slovakia nebo na telefonních číslech Informační linky +421 243 426 565, kde Vám jsou naši operátoří k dispozici denně od 9:00 do 17:00 a na Hotline (Horké lince) +421 267 296 296 v době od 9:00 do 17:00.
Logo Microsoft je registrovanou obchodní známkou společnosti Microsoft Corp.obchodní ve Logo Microsoft je registrovanou Spojených a/nebo v dalších Corp. zemích.ve známkou státech společnosti Microsoft Zmíněná jména ostatních společností a produktů Spojených státech a/nebo v dalších zemích. mohou být jména rovněž ochrannými známkami. a Zmíněná ostatních společností
produktů mohou být rovněž ochrannými známkami.
Partner Logos a.s. BB Centrum budova Beta Vyskočilova 1481/4 140 00 Praha 4 Tel +420 242 425 000 Email:
[email protected] www.logos.cz
