Content management & Archiveren ‘Observation’
Gaby van Houwelingen Anouck Karsdorp Carlo Smit Bo Dahler
Inleiding Alle teamleden zullen zich aan dit plan moeten houden om alles op een overzichtelijke manier te onderhouden. Voor het uitvoeren van de opdracht die we hebben gekregen hebben we een goed systeem nodig. Dit systeem moet altijd beschikbaar zijn voor het uploaden, downloaden en het delen van informatie. Dit doen we zodat elk teamlid bij alle opslagmedia kan. We maken hier duidelijke afspraken over hoe we dit gaan gebruiken en hier zullen een aantal regels aan verbonden zijn. Analyse van benodigde opslagmedia We hebben verschillende soorten opslagmedia zoals: • • •
Google Drive Dropbox Basecamp
Bij deze opslagmedia staan je bestanden online, dit werkt goed en de bestanden kunnen dus nooit verdwijnen Basecamp is voor het aanmaken van grote projecten. Dit is een speciale opslagmedia. Je kunt altijd al je bestanden uploaden en downloaden. Wanneer je mensen uitnodigt voor jouw project kunnen zij gemakkelijk bij de bestanden. Je kunt de bestanden in verschillende soorten formaten downloaden. Verder kun je bij discussies elkaar feedback gegeven en handige TO-DO lists maken zodat je een goede voorbereiding kunt maken die je later kunt afvinken Eigenschappen basecamp • • • • •
Bestanden downloaden Bestanden uploaden Discussies waardoor je feedback kan geven Tekst documenten Belangrijke data toevoegen
We hebben natuurlijk ook een back-up nodig. Hier gebruiken we Google Drive voor. Ik zal een map aanmaken waar iedereen in kan en zijn of haar bestanden kan toevoegen. Verder zullen we de losse papieren documenten in een map bewaren die geordend is met tabladen.
Afspraken Basecamp o Iedereen zet de gemaakte bestanden op Basecamp en Google Drive o De documenten moeten als word en pdf op Basecamp worden toegevoegd o Ieder teamlid heeft een duidelijke profielfoto bij zijn of haar Basecamp o De bestandsnamen moeten duidelijke namen o De bestanden moeten met een duidelijke label worden toegevoegd o De To-Do-list moet overzichtelijk zijn, er moeten dus oude worden afgevinkt en nieuwe worden toegevoegd o Wanneer bestanden zijn gecontroleerd graag het duidelijk vermelden van de definitieve versie We houden ons aan specifieke labels zoals o o o o o o o o
Briefing De naam van het plan waar hij/zij mee bezig is Debriefing Notulen Samenwerkingscontract Schema Strokenplanning Voorbereiding
Bestandsnamen moeten de naam hebben van het plan of document waar hij/zij mee bezig is. Wanneer het document klaar is moet het document gelijk in Basecamp worden geüpload Map o o o o
Alle losse papieren zullen hier worden ingevoegd De map zal elke week goed moeten worden opgeborgen Verantwoordelijk voor de Contentmanager Alle documenten zullen bij het juiste tabblad moeten worden ingevoegd
Controle en onderhoud We kijken doormiddel van controles of de teamleden zich hier aan de opgestelde de regels zullen houden. De controles worden gedaan door de Contentmanager. Er zal gecontroleerd worden of iedereen een duidelijke avatar heeft, of de documenten een duidelijke naam en het juiste labels hebben. Verder zullen de To-Do-Lists worden nagekeken en discussies worden afgehandeld. Dit zal elke week gecontroleerd worden. Wanneer niet blijkt dat de teamleden zich niet aan de afspraken houden zal de Contentmanager Gaby van Houwelingen het teamlid vragen om dit alsnog te doen. We geven elkaar persoonlijk feedback zodat we het gelijk kunnen aanpassen. De tutor zal haar feedback geven op Basecamp wanneer een document af is zal zij het vanaf daar lezen Handleidingen Voor het online opslaan van bestanden moet je naar de site www.basecamp.com Je zult een mail krijgen waar je wordt uitgenodigd voor een nieuw project, deze zal je eerst moeten accepteren voordat je bestanden kunt uploaden. Daarna zal je de bestanden kunnen uploaden, discussies kunnen toevoegen en To-Do lijsts afvinken en belangrijke data invoegen Google drive Hiervoor moet je naar de site www.googledrive.com Je ontvangt een mail en deze moet je ook accepteren. Daar kan je een map vinden met de naam ‘Observation’ Hier kan je al je bestanden uploaden en downloaden. Google drive zal niet veel gebruikt worden omdat basecamp ons voornaamste opslag plaats is van documenten.
Kleine handleiding basecamp. Stap 1. Ga naar www.basecamp.com Als je hier nog nooit geweest ben dat maak je een nieuw account aan, als je al een account hebt dan druk je op Login.
Als je dit gedaan hebt kom je in dit scherm!, als je al een event hebt dan druk je daar op.
Als je dit gedaan hebt kom je in dit scherm. Als je een nieuw document wil openen dat druk je op Files
Als je dit weer gedaan hebt kom je in dit scherm En dan druk je vervolgens op ‘upload files’
Vervolgens kom je in dit scherm. Dan druk op je ‘select from you computer’ Vervolgens selecteer je een bestand.
Je ziet dan je bestand staan, je maakt er nog wat labels toevoegen en dan druk je op upload
