Softwarová podpora klíčových obchodních procesů

Softwarová podpora klíčových obchodních procesů

Řešení pro obchodní společnosti v sobě spojuje několik požadavků - tím prvním je bezesporu rychlé obsloužení zákazníka, tj. přijmutí objednávky (ať již manuálně nebo automaticky načtením údajů z externí aplikace do systému, např. z e-shopu) a další zpracování této objednávky až po samotnou expedici boží. Dalším požadavkem je zefektivnění práce se současnými zákazníky - zajistit jejich včasnou informovanost a samozřejmě se cíleně věnovat jejich „vytěžování“. Jinými slovy - maximalizovat svůj zisk.

Řešení připravené k použití Největší výhodou pro zákazníky je skutečnost, že oborové řešení pro obchodní a distribuční společnosti již obsahuje přednastavené procesy, základní šablony, tiskové výstupy i reporty a je tak podstatně snížen čas nutný k jeho nasazení. Samotný systém procesně pokrývá následující oblasti:

 on-line

komunikaci

s internetovými obchody

případně s objednávkovými systémy

 řízení

vztahů se zákazníky orientované na vytěžování stávající databáze a na získávání nových zakázek či zákazníků

A jako poslední požadavek, na který je nutné brát zřetel, je získávání nových zákazníků a nových zakázek.

 plánování,

Všechny tyto hlavní požadavky je nutné řešit za podmínek, kdy marže spíše klesá než roste, za neustálého hledání úspor - jak na straně lidských zdrojů tak v optimalizaci procesů. A to v situaci, kdy se okolní prostředí často rychle mění a je tak nutné pružně reagovat na konkurenci či na změny na trhu.

 zefektivnění obchodních procesů s cílem omezit

Management očekává od systému, že dostane včas informace nutné pro řízení společnosti - od denních statistik mapující obchodní výkony až po data určená ke strategickému rozhodování. Zaměstnancům v obchodě musí systém poskytovat aktuální informace ke zvládnutí každodenní operativy bez nutnosti je složitě ze systému „dolovat“.

 schvalovací

realizaci

a

vyhodnocování

marketingových kampaní

 zrychlení logistických operací a zjednodušení expedice zboží administrativu a přenést pozornost na nejziskovější zakázky

 eliminování rizik jako jsou nedobytné pohledávky nebo nadlimitní skladové zásoby

 správu

dokumentace

jako

jsou

poptávky,

nabídky, ceníky procesy

a

pokročilé

workflow

nejenom pro obchodní a logistické procesy, ale např. i pro automatizované účtování

 manažerský

reporting s možností vytváření vlastních pohledů na zvolená data díky zabudovaným reportovacím nástrojům

Podpora obchodních procesů Organizace databáze firem a správa kontaktů Přehledná kategorizace organizací dle lokality, NACE, obratu, ekonomické aktivity a počtu zaměstnanců umožňuje jednoduché vyhledávání, třídění a filtrování napříč celou databází. Vazby do dalších modulů rozšiřují pohled na zvolenou organizaci o realizované i plánované obchodní aktivity, marketingové akce, údaje o kontaktních osobách zákazníka, přehled vystavených objednávek, faktur, dobropisů, přehled dlužného salda, apod.

CreditCzech Hodnocení potencionálního úvěrového rizika konkrétního zákazníka. Prověření je možné získat přímo na jednotlivých organizacích nebo při vystavování nové faktury. Pomocí tohoto modulu tak můžeme hodnotit organizace podobným způsobem jako bankovní organizace.

Vyhodnocení potenciálního úvěrového rizika konkrétního obchodního partnera v podobě tříbarevného semaforu.

V základním přehledu organizací je možné jednoduše filtrovat a třídit dle libovolných parametrů.

Obchodujte bezpečněji Propojení z přehledu organizace na ARES, Obchodní rejstřík a Insolvenční rejstřík umožňuje okamžité ověření údajů o evidovaných společnostech.

Monitoring bonity zákazníků Monitoring bonity zákazníků na základě dodržování splatnosti vystavených faktur je doplňující statistika dávající uživatelům rychlý náhled na strukturu pohledávek a na možná rizika. Uživatelům jsou k dispozici údaje o průměrné době splatnosti, průměrném počtu dní po splatnosti, max. i min. době po splatnosti.

DMS (správa dokumentace) Připojování dokumentace k libovolnému záznamu v systému umožňuje evidovat poptávky, nabídky, smlouvy a další důležité dokumenty. Systém disponuje rychlým a účinným nástrojem pro skenování dokumentů a k jejich přiřazování k záznamům v IS.

Workflow Ověřování údajů v ARES včetně následné aktualizace v Helios Orange je možné spustit i pro více organizací najednou.

Umožňuje monitorování vybraných procesů, případně i nastavení schvalovacích procesů pro vybrané aktivity např. nastavení prodeje se slevou, schválení faktury došlé nebo přiznání dovolené zaměstnancům.

Blokování zákazníka při překročení finančních limitů nebo splatnosti Nastavení kreditního zákaznického systému zajistí minimalizování nedobytných pohledávek a pohledávek po splatnosti. Nastavením výše finančního kreditu a délky splatnosti u každé organizace docílíte snadnější a účinnější sledování svých pohledávek a zajistíte i včasnou reakci na vznik problematických pohledávek.

Workflow proces pro schvalování faktur přijatých.

Řízení vztahů se zákazníky (CRM)

Řízení marketingových kampaní

Cílem řízení veškerých aktivit (jednání, schůzky, telefonní hovory) v CRM je získání nových zakázek a nových zákazníků. Nástroje pro plánování a sledování jednotlivých aktivit umožňují uživatelům zaměřit pozornost na nejziskovější nabídky případně na obchodní zakázky s největší mírou potenciálu. Stejně tak jsou veškeré nástroje určené k řízení obchodních aktivit, tj. ke sledování prodejního cyklu zakázek a k řízení obchodních týmů i samotných obchodníků, orientovány na kontrolu průběhu realizace naplánovaných a probíhajících marketingových a obchodních aktivit.

V systému je možné řídit marketingové kampaně způsobem, který zabezpečuje rychlé naplánování hromadných aktivit (telefonních hovorů, mailových i nemailových kampaní), průběžné sledování jejich realizace a dosažené efektivity.

Evidence obchodních zakázek Díky aktuálním údajům v CRM můžete zaměřit pozornost na nejziskovější nabídky a na nabídky s největší mírou potenciálu. Umožníme Vám detailní řízení obchodního cyklu vašich potenciálních zakázek.

Pro vyhodnocování marketingových kampaní je připravena statistika „Odezva kampaně“, která poskytuje aktuální informace o odeslaných mailech, kdy jsou k dispozici údaje o počtu odeslaných a přijatých zpráv a počet prokliků na odpovídajících webových stránkách. Další statistiky přinášejí informace o stavu rozpracovanosti marketingové kampaně nebo o efektivitě kampaní a to z pohledu plánovaných i skutečných nákladů.

Sledování efektivity realizovaných i probíhajících marketingových kampaní je zpracováno do přehledné tabulky. Přehled obchodních zakázek ve formě pipeline statistiky umožňuje řízení obchodních aktivit dle reálných čísel.

Integrace s MS Outlook Odesílání e-mailů z prostředí MS Outlook a zpětné přivazování e-mailové komunikace k vybraných záznamům v IS Vám umožní neztratit přehled a udržet si kompletní přehled o realizovaných aktivitách.

Import organizací z externích databází Načtení externí databáze kontaktů do prostředí informačního systému a následná možnost třídění, filtrování a vybírání skupiny firem/organizací pro jejich přenos do databáze potencionálních zákazníků umožňuje rychlou přípravu marketingových kampaní. Při opakovaném načítání vybraných skupin potencionálních zákazníků je hlídána duplicita pomocí kontroly IČ kontaktů. Mobilní obchodník Aplikace Mobilní obchodník je určena všem uživatelům systému, kteří tráví více času mimo kancelář a přitom potřebují využívat informace z IS. Pomocí aplikace Mobilní obchodník je možné zadávat kontaktní jednání, aktualizovat údaje o zákazníkovi, o obchodních zakázkách, ale stejně tak je možné i pořizovat objednávky a vystavovat faktury.

Evidenci doručené i odeslané pošty v MS Outlook v lze jednoduše převést i do prostředí IS Helios Orange.

Podpora internetového prodeje Integrace e-shopu s informačním systémem Komunikace s vlastními e-shopy nebo objednávkovými systémy (např. pro obchodní partnery) umožňuje on-line synchronizaci všech potřebných údajů. Na internetový portál je možné přenášet nejenom základní popisy zboží, ale i rozšířené popisy, fotografie, kategorizaci, nebo různé cenové hladiny. Dostupná je i podpora SEO optimalizace, kdy základní popis zboží je pomocí algoritmu generován v IS a na internetový portál automaticky přenášen. Část textů pro SEO je možné následně editovat manuálně přímo v administraci internetového obchodu.

vlastností zboží. Možnosti reportovacího nástroje jsou velmi široké a umožňují uživatelům vytvářet vlastní pohledy na zvolená data.

Pokladní prodej Modul pokladní prodej zajišťuje spojení pultového prodeje se skladovou evidencí. Dovybavením běžného osobního počítače o specializované pokladní periferie vznikne zařízení s funkcí počítače a maloobchodní pokladny. Takové zařízení pak obsahuje peněžní zásuvku, zákaznický displej, tiskárnu pro tisk paragonů, snímač čárového kódu a případně i platební terminál pro bezhotovostní platby kartami .

Rozšíření kmenové karty zboží v informačním systému umožňuje zobrazení konkrétního výrobku nebo skupin výrobků ve více kategoriích, případně i na více e-shopech. Přímo v prostředí IS je možné ke každému zboží vytvářet „libovolný počet“ vlastností a zboží zařazovat do více kategorií. Tuto funkcionalitu je však možné využít v informačním systému i pro vytváření specifických vazeb mezi skladovými kartami nebo např. pro definování alternativních produktů.

Napojení na Google Analytics K dispozici je uživatelům unikátní statistika využívající napojení na Google Analytics, kdy je následně možné v IS Helios Orange pracovat s daty z více zdrojů: např. propojit data z e-shopu, z Google Analytics i samotného informačního systému.

Grafické porovnání prodeje dosaženého přes internetový obchod s návštěvností stránek na e-shopu.

Uživatelé tak dokáží vyhodnocovat návštěvnost jednotlivých stránek na e-shopu s ohledem na realizovaný obchod (např. na základě prodeje v Kč, kusech, dosažené marže nebo zisku, apod.). Statistika dále umožňuje vyhodnocovat prodeje podle regionů, v rámci ČR s členěním dle NUTS, tj. členění zákazníků/odběratelů dle města, okresu, kraje i vyhodnocení prodeje podle kategorií, případně podle

Modul Pokladní prodej je vyvinut přímo v Helios Orange a odpadá tak nutnost složité integrace externí aplikace s IS.

Logistika Přednastavené logistické procesy jsou zaměřeny na celkové zjednodušení a zpřesnění všech skladových transakcí. Konkrétními přínosy je např. podpora rychlého vyskladnění zboží, omezení chybovosti při manipulaci zboží nebo podpora rychlé realizace inventury zboží. Řízení toku zboží pomocí workflow procesů Vybrané logistické procesy je do možné míry automaticky provázat a zabezpečit tak spouštění konkrétních akcí v závislosti na realizovaném kroku.

Optimalizace skladových zásob Pro optimalizaci skladových zásob je uživatelům k dispozici několik nástrojů:

 nastavení minimálního skladového množství u vybraných položek automatických výstrah

s

možností

nastavení

 sledování počtu prodaných kusů za zvolené období s predikcí objednávaného zboží

 monitoring

ležáků, tj. zboží obrátkovostí neprodejného zboží

s

minimální

 Regleta zásob, tj. přehled skladových zásob s detailním přehledem skladových pohybů Systém umožňuje uživatelům získávat zpětně stav skladu k datu a porovnávat tuto informaci s účetním stavem.

Servis & Reklamace

Příklad upozornění na nutnost objednání zboží z důvodu dosažení minimálního stavu na skladě.

WMS (warehouse management system) Integrovaný modul WMS nabízí cenově přijatelné řešení umožňující skladníkům práci prostřednictvím bezdrátových terminálů. Uživatelé jsou vedeni prostřednictvím jednotlivých o br a zo ve k lo gi st ic kým i p ro ce s y. Minimalizuje se tak chybovost a veškeré procesy (např. naskladnění, vyskladnění zboží, inventura) se zrychlují a snižuje se administrativní zátěž odpovědných pracovníků.

Grafické zpracování ovládacích prvků jednotlivých obrazovek usnadňuje práci s mobilními terminály a podstatně zrychluje zaučení nových uživatelů.

V rámci servisního procesu je možné zadávat reklamované zboží při příjmu do systému pomocí S/N výrobku. Následně dojde k automatickému doplnění všech potřebných údajů na přijímací formulář včetně přehledu skladových transakcí a data příjmu i prodeje. Na základě těchto údajů jsou při odeslání zboží k reklamaci dodavateli automaticky sledovány termíny požadovaného vrácení zboží tak, aby došlo k vyřízení reklamovaného zboží vůči koncovému uživateli v souladu se zákonem. Variantně je možné přistoupit i k prvotní evidenci reklamací na webu prostřednictvím formuláře RMA (Return Merchandise Authorization). Vyhodnocení dodavatelů na základě plnění reklamací je zpracováno v přehledném reportu a umožňuje tak nejenom pracovníkům servisu, ale zejména nákupčím vyžadovat dodržování smluvních podmínek při dojednávání nových kontraktů.

Manažerský reporting Manažerské statistiky sledují hospodaření společnosti:

Finanční analýza klíčové

parametry

 denní monitoring výkonů, tj. přehled o dosaženém obratu a rabatu, prodeji v NC, saldu a jeho struktuře

Cílem finanční analýzy je odhalit výkonnost, silné a slabé stránky firmy a vyhodnotit je tak, aby v budoucnu mohly sloužit jako nástroj k řízení firmy. V modulu Finanční analýza můžete velmi jednoduše definovat a automaticky zpracovávat základní, ale i složitější ukazatele, které můžete vyhodnocovat po útvarech, zakázkách, nákladových okruzích, střediscích nebo například i po vozidlech nebo zaměstnancích.

Příklad vyjádření podílu výrobků na dosažených tržbách ve formě koláčového grafu.

 výše skladu a jeho struktura, pohyby a stavy zásob, obrátkovost skladu, bezpohybové zásoby

 přehled cash-flow, výkaz zisků a ztrát, výsledovka  předpokládaný odhad tržeb  monitoring a dlužného salda

Monitoring dlužného salda poskytuje uživatelům aktuální údaje o struktuře neuhrazených pohledávek.

 sledování denních, týdenních a měsíčních výkonů

Přehled realizovaných tržeb s detailnějším rozpadem na jednotlivá střediska, obchodní týmy i obchodníky.

Příklad porovnání vývoje tržeb společnosti.

Ekonomika Celé řešení obsahuje také moduly potřebné pro vedení ekonomických činností celé společnosti. Samozřejmostí je modul Účetnictví, zajištující evidenci a následné vyhodnocení stavů, pohybů a výsledků podnikatelské činnosti organizace v peněžních jednotkách. Modul Pokladna slouží k evidenci hotovostních pokladních dokladů v české i cizí měně na libovolném počtu firemních pokladen. Pro tvorbu a evidenci platebních příkazů a obousměrnou komunikaci s bankovními ústavy slouží modul Banka. Modul Majetek umožňuje vést evidenci hmotného a nehmotného majetku a drobného majetku a provádět jeho odpisy tak, jak vyžaduje zákon o dani z příjmu.

Možnosti rozšíření Oborové řešení pro obchodní společnosti je vyvinuto na platformě IS Helios Orange. Díky této skutečnosti je možné celé řešení rozšířit i o jiné moduly, než ty, které jsou standardně v řešení obsaženy - např. o modul Pokladní prodej pro zajištění pultového prodeje, modul Mzdy a Personalistika, Datové schránky nebo řešení pro využití elektronické komunikace ve formátu ISDOC (Information System Document). Dostupná je i podpora mezinárodních účetních standardů US GAAP a IFRS. Celý informační systém je navíc lokalizovaný do angličtiny, němčiny, polštiny a slovenštiny a disponuje českou, slovenskou a německou legislativou.

Helios Orange Helios Orange je technologicky vyspělý informační a ekonomický systém zefektivňující všechny běžné i vysoce specializované firemní procesy. Poskytuje uživatelům dokonalý a aktuální přehled o situaci na trhu i uvnitř podniku, automatizaci rutinních operací, zefektivňování provozu, snižování nákladů a účinnou komunikaci. Velkou výhodou pro menší firmy je možnost pořízení oblastí a modulů, které opravdu potřebují, což výrazně snižuje investici do informačního systému. V případě růstu firmy nabízí informační a ekonomický systém Helios Orange rozšíření o další moduly, návazná řešení a zvýšení počtu uživatelů pracujících v systému.

KONCEPT HRADEC KRÁLOVÉ s.r.o. Střelecká 214 500 02 Hradec Králové Tel.: +420 495 521 999 Email: [email protected] Přehled modulů informačního systému Helios Orange.

www.koncepthk.cz