SOFTWARE DEVELOPMENT PROPOSAL
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN & ADMINISTRASI AKADEMIK (SIMA2) BERBASIS KOMPUTERISASI dan JARINGAN (Untuk Perguruan Tinggi)
Project Consultant: Lucky Koryanto (
[email protected]) James Wulur (
[email protected]) Sri Yanto (Sriyanto.radit1.gmail.com) MMSI-36 University Gunadarma Jakarta, January 2010
A. PENGANTAR Sistem Informasi adalah sebuah sistem penyajian informasi yang pada dasarnya terdiri dari 3 prosedur utama, yaitu: prosedur pencatatan/pemasukan data, prosedur pemrosesan data dan prosedur penyajian/pelaporan hasil proses dalam bentuk informasi atau laporan. Berikut ini dapat dilihat sketsa gambar sistem informasi.
Pencatatan/Pemasukan Data
Pemrosesan Data
Penyajian/Pelaporan Informasi
Sketsa gambar Sistem Informasi
Secara umum berdasar teori dalam konsep teknologi sistem informasi ada 3 cara proses yang dapat dilakukan yaitu: a. Secara Manual, yaitu proses dilakukan tanpa menggunakan alat bantu elektronik, melainkan pencatatan dilakukan menggunakan kertas-kertas atau buku agenda, buku catatan, formulir dan lainnya. Proses yang dilakukan dengan cara manual ini memerlukan waktu yang cukup lama bila sewaktu-waktu dibutuhkan informasi terutama untuk skala kwantitas data yang cukup banyak, selain itu membutuhkan tempat penyimpanan arsip yang luas, penggandaan data tidak mudah dan membutuhkan biaya besar, distribusi data membutuhkan waktu lama dengan area terbatas dan lainnya.
b. Secara Semi-Elektronik, yaitu proses dilakukan dengan alat bantu elektronik sederhana misalnya kalkulator untuk perhitungan atau yang lebih tinggi cash register dan sejenisnya. Sebagian proses lain masih harus dilakukan secara manual, misalnya dalam mengarsip dokumen, pencarian data dan lainnya. c. Secara Komputerisasi, yaitu proses dilakukan dengan menggunakan alat bantu moderen yaitu komputer. Pada model proses ini ada 2 hal yang perlu diperhatikan yaitu: i. proses menggunakan komputer, tetapi hanya dalam hal pengarsipan atau penyimpanan data menggunakan program-program aplikasi standar seperti MS Word dan MS Excel. Kalaupun dapat dilakukan proses perhitungan dan lain-lain menggunakan program aplikasi diatas tetap sangatlah terbatas terutama bila diperlukan bentuk-bentuk laporan yang banyak variasinya. Pemakai (user) yang menjadi operator harus paham betul dan menguasai program aplikasi tersebut. Ini yang disebut sistem komputerisasi yang tidak optimal. ii. proses menggunakan komputer dan didukung oleh sebuah program aplikasi berbentuk Sistem Informasi yang dirancang khusus disesuaikan dengan kebutuhan dan permintaan dari user/ pemakai dari tingkat operator sampai tingkat manajerial. Ini yang disebut sistem komputerisasi yang optimal. Proses model ini dapat mendukung distribusi data dan informasi dalam waktu singkat dengan area tak terbatas menggunakan teknologi komunikasi data dan jaringan (networking system).
Saat ini perkembangan teknologi komputerisasi dan teknologi informasi sudah berkembang sangat jauh dibanding sebelumnya. Perkembangan ini disebabkan tuntutan kebutuhan informasi dari masyarakat pengguna secara khusus maupun secara umum. Untuk dapat memenangkan persaingan perlu diperhatikan kalimat ‘siapa cepat dia dapat !’, siapa yang bisa melakukan proses dan mendapat informasi secepatnya terutama berkaitan dengan proses data yang perubahannya cepat misalnya dalam hal informasi data siswa, informasi nilai, pelaporan bulanan ke kopertis, pencarian data tertentu dan lainnya. Dengan cepatnya proses pencarian data yang dipelukan maka tentunya akan dapat dengan cepat proses pembuatan laporan dan pengambilan keputusan dilakukan. Bayangkan saja bila pada saat tertentu dan mendesak dibutuhkan informasi mengenai rekapitulasi nilai seorang mahasiswa atau rata-rata ipk seluruh mahasiswa. Sebaliknya
dengan sistem informasi berbasis teknologi komputerisasi, semua data dan informasi yang diperlukan dapat ditemukan dalam sekejap setiap saat hanya dari sebuah komputer di meja kerja, bahkan dengan fasilitas pencarian (searching) maka informasi yang diinginkan dapat ditemukan dengan cepat dan langsung dicetak ke printer, sistem seperti ini sangat mendukung efisiensi dalam hal waktu, tenaga dan biaya serta efektif.
Menyebut kata ‘Komputer’ bukan lagi hal yang spesial seperti jaman sebelumnya. Komputer bukan lagi barang mewah atau barang keramat, melainkan komputer sudah sangat memasyarakat seperti halnya barang elektronik lainnya seperti radio, televisi, vcd player dan lainnya. Dahulu komputer hanya dimiliki oleh orang-orang tertentu karena harganya cukup mahal, tetapi saat ini harga komputer sudah sangat murah bahkan sebanding dengan harga televisi sehingga komputer telah dapat dimiliki oleh semua kalangan. Anda dapat melihat komputer bukan hanya di kantorkantor besar, tetapi juga di pondokan-pondokan mahasiswa, kios-kios kecil, tempat rental dan pengetikan kecil-kecilan, bukan hanya di pusat bisnis tetapi juga ada di dalam gang atau lorong kecil.
Sejalan dengan perkembangan teknologi komputerisasi yang semakin canggih maka perkembangan sistem informasi juga tidak ketinggalan untuk mendukung dan mengoptimalkan teknologi komputerisasi yang baru. Mulai dari lahirnya sistem informasi berbasis jaringan lokal (Local Area Networking), kemudian berkembang sampai jaringan berskala luas (Wide Area Networking) dan saat ini sangat populer yaitu jaringan berskala dunia yang dikenal dengan sebutan Internet.
B. LATAR BELAKANG Latar belakang proposal pembangunan Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini dibuat adalah: a. Masih banyak pengelola perguruan tinggi yang masih ragu-ragu mengganti cara proses lamanya (manual & semi-elektronik) menjadi cara proses komputerisasi optimal padahal keadaannya sudah sangat menuntut akan hal itu ditengah-tengah jaman komputerisasi saat ini. b. Masih banyak pengelola perguruan tinggi yang belum mengenal betapa tingginya tingkat efisiensi (khususnya efisiensi waktu dan tenaga) bila menggunakan cara proses komputerisasi optimal. c. Masih banyak pengelola perguruan tinggi yang kesulitan dalam mendapatkan informasi rekapitulasi keadaan hasil belajar sewaktu-waktu setiap saat dibutuhkan bahkan secara periodik tertentu karena harus membongkar arsip. d. Masih banyak pengelola perguruan tinggi yang proses laporan bulanannya sering terlambat karena membutuhkan waktu yang lama untuk membongkar dan menghitung satu per satu arsip-arsip nilai yang seharusnya tidak lagi demikian dijaman komputerisasi saat ini. Ingat ‘siapa cepat dia dapat !’. e. Masih banyak pengelola perguruan tinggi yang untuk menjawab 8 kunci pertanyaan diatas adalah membutuhkan waktu berjam-jam atau bahkan berhari-hari.
C. MAKSUD DAN TUJUAN Maksud proposal pembangunan Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini dibuat adalah: a. Mencoba membuka wawasan dan menghilangkan keragu-raguan untuk mengganti cara proses lama (manual & semi-elektronik) menjadi cara proses komputerisasi optimal dengan menggunakan sebuah program aplikasi sistem informasi, yaitu Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik. b. Memperkenalkan dan membuktikan tingginya tingkat efisiensi (khususnya efisiensi waktu dan tenaga) bila menggunakan cara proses komputerisasi optimal. c. Menawarkan pembuatan dan pembangunan Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik berbasis komputer pada perguruan tinggi saudara.
Tujuan proposal pembangunan Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini dibuat adalah: a. Agar pengelola perguruan tinggi tidak lagi kesulitan dalam mendapatkan informasi rekapitulasi keadaan hasil belajar sewaktu-waktu setiap saat dibutuhkan bahkan secara periodik tertentu b. Agar pengelola perguruan tinggi dapat memproses laporan bulanannya tepat pada waktunya dalam waktu singkat. c. Agar pengelola perguruan tinggi dapat menjawab 8 pertanyaan diatas yaitu membutuhkan waktu beberapa menit saja atau bahkan beberapa detik saja hanya dengan duduk santai menekan tombol keyboard didepan komputer tanpa berkeringat membongkar arsip nilai dan sejenisnya.
D. PENGENALAN SISTEM 1. Pengenalan Umum. Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik adalah suatu sistem yang terdiri dari beberapa prosedur yang akan mengintegrasikan mahasiswa, matakuliah dan dosen. Prosedurprosedur tersebut yang paling mendasar antara lain: a. Pendaftaran mahasiswa baru. b. Pembayaran biaya semester dan biaya lainnya. c. Program KRS. d. Penjadwalan dan pembagian kelas untuk mahasiswa. e. Penginputan nilai akhir. f. Pencetakan KHS atau DNS dan Transkrip Nilai. g. Pengolahan data Skripsi dan calon wisudawan serta alumni.
Selanjutnya dari beberapa prosedur yang telah disebutkan diatas perlu diproses untuk mendapatkan beberapa laporan yang akan digunakan untuk mengetahui keadaan proses belajarmengajar dan untuk pengambilan keputusan pada tingkat manajerial/ pimpinan ataupun laporan evaluasi hasil belajar yang harus dikirimkan ke Kopertis setiap bulannya. Hal utama yang sangat diinginkan adalah bagaimana laporan yang dibutuhkan tersebut dapat diproses dalam waktu yang tidak lama dan menggunakan tenaga yang tidak banyak serta laporan tersebut terjamin keakuratannya.
Ada 8 kunci pertanyaan yang akan dijadikan acuan pertimbangan terhadap Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik yang ditawarkan. Berapa lama waktu yang dibutuhkan bila anda ingin mengetahui: a. Jumlah mahasiswa yang terdaftar pada semester ini atau semester tertentu. b. Matakuliah apa yang sedang diprogram oleh seorang mahasiswa pada semester ini atau semester tertentu. c. Jadwal kuliah semua matakuliah dari seorang mahasiswa pada semester ini atau semester tertentu.
d. Semua nilai dari seorang mahasiswa. e. Berapa jumlah peserta matakuliah dari sebuah matakuliah pada semester ini atau semester tertentu. f. Berapa Rata-rata ipk seluruh mahasiswa pada semester ini atau semester tertentu. g. Berapa Rata-rata nilai sebuah matakuliah pada semester ini atau semester tertentu. h. Membuat laporan Evaluasi Hasil Belajar untuk Kopertis. 2. Spesifikasi Umum. a. Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik yang kami tawarkan adalah sistem informasi yang terintegrasi pada jaringan komunikasi data (Networking System) dengan meggunakan sistem akses data On-Line dan Real-Time. Sistem On-Line dan Real-Time adalah data-data dasar yang diperlukan dari satu bagian ke bagian lain dapat diakses langsung dari komputer menggunakan Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik. Hal ini bertujuan untuk mengurangi penggunaan kertas catatan dan mengurangi waktu transfer data yang harus dibawa oleh mahasiswa, dosen atau staf lainnya. Sebagai contoh mahasiswa yang telah mengisi KRS menggunakan komputer (Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik) di ruang pengisian KRS akan dapat langsung dilihat dari komputer di bagian jurusan atau bagian lainnya. Sistem dapat langsung mencetak daftar hadir dan menghitung prediksi jumlah kelas parallel sehingga penjadwalan kuliah dapat dibuat dengan tepat. b. Dapat dikembangkan untuk akses data melalui internet menggunakan paket website. c. Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik yang kami tawarkan sudah kami rancang dan buat terlebih dahulu dalam bentuk prototype atau bentuk simulasi yang akan dapat kami demokan kepada saudara bila saudara tertarik dengan proposal ini. d. Karena Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik yang kami tawarkan ini sudah dalam bentuk prototype maka dalam pengembangannya nanti tidak lagi membutuhkan waktu pengerjaan yang lama seperti pada program aplikasi yang baru akan dirancang. Kami alokasikan waktu pengerjaan sekitar 1 bulan.
e. Bila saudara telah memiliki peralatan komputer, maka kami perlu melakukan pemeriksaan dan analisa untuk mengetahui apakah memenuhi standar kebutuhan dari program sistem informasi yang akan digunakan dan juga kebutuhan jaringan dan terminal secara umum.
3. Gambaran fungsi umum dari Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik
Inilah keadaan perguruan tinggi saat ini
Bag. Pengolahan Data (Data Center Dept.)
Informasi profil dan kondisi akademik perguruan tinggi kepada publik atau pelaporan kepada Kopertis
Data update & control
LAN
Pengelola: Pembantu Ketua/Rektor, Fakultas, Jurusan, Kepala Biro (BAUK,BAAK,dll)
Staf Dosen
Mahasiswa
DATA SERVER
Pihak Luar Yang memerlukan informasi
4. Aliran data secara umum dari Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ( On-Line System & Real-Time System )
Input Pembayaran Input Pendaftaran MABA
Load Data MABA/ MHS Data Pembayaran (semua jenis pembayaran)
Data MABA
Input KRS
1. mengecek pembayaran 2. Load Master MHS 3. Load Master MTK
Data KRS (MTK yg diprogram)
1. Load KRS 2. Load Master MHS 3. Load Master MTK
Input Data Master
Informasi
1. Master MTK 2. Master Kelas & Jadwal 3. Master Dosen 4. Master Setting Lainnya
1. Nilai & Kelas 2. Kapasitas Kelas & MTK 3. Jml. MHS Aktif /angkatan /jurusan 4. Rekap IPS dan IPK 5. Alumni 6. Evaluasi Hasil Belajar /semester 7. dan lain-lain…
SERVER
Data Kelas & Jadwal
Input Kelas & Jadwal
1. Load KRS 2. Load Master MHS 3. Load Master MTK Load data KHS dan Transkrip
Data Nilai
Input Nilai Cetak KHS, Transkrip dan Kartu Ujian
5. Struktur umum menu Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Transaksi
1 Pembayaran 2 KRS 3 KRS Plus 4 Nilai 5 Kelas 6 Skripsi
Informasi
1 Kelas 2 Nilai 3 KRS Plus 4 Alumni 5 DNS Kolektif 6 KUAS Kolektif
Master
1 Matakuliah 2 Mahasiswa 3 Dosen 4 Alumni 5 Nilai Calon MABA 6 Kelas & Jadwal
Lain-lain
1 Akumulasi IPS/IPK 2 Rekap Nilai/MTK 3 Evaluasi Semester
Setting
……………..
6. Beberapa tampilan interface dan print-out report dari prototype Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Manajemen Matakuliah:
Manajemen Kelas:
Manajemen Mahasiswa:
Manajemen Dosen:
Transaksi KRS (Study Plan):
Informasi Nilai:
Informasi Jadwal Kuliah dan Kelas:
Manajemen Skripsi:
Cetakan Daftar Hadir:
Cetakan Daftar Pengisian Nilai:
Cetakan Daftar Nilai Semester:
Cetakan Transkrip Nilai Sementara:
Cetakan Daftar kapasitas kelas (monitoring):
Cetakan Daftar Pembayaran Semester (model rekapitulasi):
Cetakan Daftar Pembayaran Semester (model detail):
7. Spesifikasi Software. Pada paket ini adalah program aplikasi yang akan kami rancang untuk perguruan tinggi saudara yang terdiri dari modul-modul standard yang sering digunakan untuk administrasi akademik di perguruan tinggi. Harga paket ini kami tawarkan Rp. 25.500.000. Perubahan modul paket (penambahan & pergantian) dapat disesuaikan kemudian berdasar hasil kesepakatan yang nantinya akan kami buatkan tertulis dalam kontrak atau perjanjian proyek dan juga dalam bentuk buku referensi program aplikasi. Modul standar paket program aplikasi Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik dapat dilihat pada lampiran:
Program aplikasi Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini kami buat dalam bentuk tampilan menarik (Visual Grafical User Interface) dan mudah digunakan untuk pemula (user frindly). Spesifikasinya sebagai berikut: a. Compiler: Microsoft Visual FoxPro 9.0 b. Database: Microsoft Visual FoxPro 9.0 Free Table dan MySQL Database Server c. Program application access mode: Client-Server d. Database access mode: Multi-User dan Client-Server e. Database processing model: support Distribute Data Processing (DDP) dan Cetralize Data Processing (CDP). f. Support until 10 Data Session (default 4 data session). g. Garansi paket: 6 bulan terhitung sejak tanggal penyerahan.
Catatan: a. Garansi yang kami berikan adalah perbaikan program aplikasi dalam kasus ‘bug’ atau perbaikan program aplikasi untuk kelengkapan modul yang belum terpenuhi sesuai perjanjian pada kontrak. b. Perubahan, penghapusan, penambahan, penyempurnaan atau penyesuaian program aplikasi selain 2 kondisi yang telah disebutkan diatas harus dilakukan dengan proyek baru atau sejenisnya, kecuali telah dilakukan perjanjian dan persetujuan sebelumnya.
E. PROSEDUR PELAKSANAAN
1. Bila proposal ini telah disetujui untuk di proyekkan, maka kami akan membuat surat perjanjian kontrak proyek dan ditandatangani kedua pihak kemudian kami akan memulai tahapan pelaksanaan yang dijabarkan di no.4. 2. Buku referensi program akan diberikan pada saat selesainya instalasi semua paket dan penyerahan resmi paket design software dan pembayaran lunas semua biaya sesuai dalam kontrak atau perjanjian tertulis. 3. Biaya administrasi, training dan pelaksanaan sudah termasuk dalam harga paket design software. 4. Rencana tahapan kegiatan sebagai berikut:
a. Tahap I Analisis system yang sedang berjalan sekitar 10 hari. Elemen yang akan dianalisis: i. Analisis kebutuhan perangkat keras komputer dan instalasi jaringannya. ii. Analisis struktur data dan dokumentasi/ arsip (nota, catatan, dan sejenisnya) iii. Analisis form input dan output. iv. Analisis prosedur administrasi. v. Analisis kebutuhan. vi. Analisis tambahan yang diperlukan. Analisis akan dilakukan terpisah untuk masing-masing bagian/unsur yang berhubungan dengan paket modul software, yaitu: i. Analisis pada bagian/unsur keuangan atau BAUK. ii. Analisis pada bagian/unsur BAAK iii. Analisis pada bagian/unsur Jurusan/ Fakultas. iv. Analisis pada bagian/unsur tambahan Catatan: Dalam pelaksanaan tahap analisis ini kami akan menugaskan 1 atau 2 orang (tergantung kondisi) untuk melaksanakan kegiatan analisis yang telah dijabarkan diatas. Mohon pihak Perguruan tinggi membantu dalam hal menyiapkan jadwal/waktu
dan personil yang bersangkutan dengan unsur yang akan dianalisis (bagian iii). Halhal lain akan dibicarakan lebih lanjut. b. Tahap II Penyiapan Prototype program aplikasi sekitar 20 hari. i. Prototype program aplikasi akan dirancang untuk masing-masing modul paket program aplikasi kemudian akan dikonsultasikan kembali. ii. Bila perlu penyesuaian harga dari harga paket yang telah disebutkan diatas, maka akan dikonfirmasikan kembali, demikian juga penyesuaian harga untuk paket komputer. iii. Setelah prototype dan harga disesuaikan dan disepakati bersama, selanjutnya akan dibuatkan kontrak atau perjanjian tertulis untuk pelaksaan pembangunan Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini sesuai hasil kesepakatan bersama yang isinya antara lain paket apa saja yang akan kami kerjakan, berapa rincian biayanya dan berapa lama waktu penyelesaiannya. Kontrak atau perjanjian tertulis ini bertujuan agar tidak ada pihak yang dirugikan dikemudian hari. iv. Kontrak atau perjanjian tertulis ini yang akan dijadikan acuan pengembangan software pada tahap selanjutnya. v. Tahap selanjutnya akan dikerjakan setelah biaya dibayar 20% dari total biaya yang telah dituliskan pada kontrak atau surat perjanjian.
c. Tahap III
Penyempurnaan prototype menjadi program aplikasi akhir
membutuhkan waktu sekitar 30 hari.
d. Tahap IV Testing dan implementasi membutuhkan waktu sekitar 10 hari. Pada tahap ini akan dilakukan 3 hal yaitu: i. Pemasangan dan instalasi program aplikasi Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik. ii. Pada tahap ini pula sisa biaya 80% dari total biaya yang telah dituliskan pada kontrak atau surat perjanjian diharapkan untuk dilunasi.
e. Tahap V Dokumentasi membutuhkan waktu sekitar 5 hari. Pada tahap ini akan dibuatkan dokumentasi yang terdiri dari 2 dokumen yaitu: f. Dokumen teknis yang dapat digunakan untuk dasar pengembangan sistem dikemudian hari. iii. Dokumen penggunaan sistem (user’s manual) yang dapat digunakan sebagai dokumen penuntun penggunaan sistem yang dirancang.
f. Tahap VI Pelatihan membutuhkan waktu sekitar 2 hari kerja. i. Mohon pihak Perguruan tinggi telah menyiapkan personil yang akan dilatih sesuai bidang operasionalnya masing-masing. ii. Pemasukan data-data master dan data penunjang lainnya tidak termasuk dalam paket proposal yang kami tawarkan ini, dapat dikerjakan sendiri oleh operator yang sudah ditraining. iii. Bila diperlukan, kami dapat menyiapkan operator yang akan membantu pemasukan data-data master dan data penunjang lainnya dan kami membutuhkan biaya tambahan untuk itu.
g. Tahap VII Control Maintenace. Control Maintenance adalah garansi perawatan (maintenance) lanjutan jangka panjang. Pada control maintenance ini kami akan meninjau performance sistem secara keseluruhan meliputi program aplikasi, basis data dan perangkat komputer serta instalasi jaringannya. Untuk control maintenance ini kami akan buatkan kontrak kerja tersendiri dan biaya yang per tahun.
F. PENUTUP
Besar harapan kami Pimpinan dan Manajemen Perguruan tinggi saudara tertarik dengan proposal ini dan melanjutkan ke tahap persetujuan kontrak. Kami menyiapkan waktu untuk membahas lebih lanjut mengenai penyesuaian proposal ini.
Silahkan hubungi Project Consultant: Lucky Koryanto (
[email protected]) James Wulur (
[email protected]) Sri Yanto (Sriyanto.radit1.gmail.com)
