1
SOFTWARE DEVELOPMENT PROPOSAL
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN & ADMINISTRASI AKADEMIK (SIMA2) BERBASIS KOMPUTERISASI dan JARINGAN (Untuk Perguruan Tinggi)
Project Team: Lucky Koryanto, James Wulur, Sri Yanto Rr. Artiana Krestianti, Trifosa Amelia, Itar Mintarsih, Zihan ( SIB-36 - Gunadarma University )
February 2010
2
CONTENTS 1. Introduction 1.1 Purpose ………………………………………………………………… 3 1.2 Scope …………………………………………………………………… 3 1.3 Overview ………………………………………………………………. 3 2. System Overview 2.1 General Overview …………………………………………………… 4 2.2 User Integration ……………………………………………………… 5 2.3 Activity Diagram ……………………………………………………. 6 2.4 System Specification ………………………………………………… 8 2.5 Data Flow Integration ……………………………………………….. 9 2.6 Flow Of Document ………………………………………………….. 11 2.7 Data Flow Diagram …………………………………………………. 12 2.8 Database Entity Relationship ……………………………………….. 19 2.9 User Interface Forms Sample ……………………………………….. 20 2.10 Reports Sample ……………………………………………………… 24 3. Scheduling & Price 3.1 General Schedule ……………………………………………………… 3.2 Detail Activities ……………………………………………………….. 3.3 Price …………………………………………………………………… 3.4 Proposal Contact ……………………………………………………….
31 31 33 33
3
1. INTRODUCTION 1.1 PURPOSE Dokumen ini menjelaskan rencana dan kebutuhan dalam pengembangan software Sistem Informasi Manajemen dan Administrasi Akademik untuk perguruan tinggi. Sistem Informasi Manajemen dan Administrasi Akademik adalah sebuah software aplikasi yang dapat digunakan oleh perguruan tinggi dalam membantu kegiatan manajemen dan administrasi akademik secara komputerisasi dan beroperasi dalam jaringan secara online dan real-time. Sistem Informasi Manajemen dan Administrasi Akademik mempunyai fitur-fitur diantaranya: a. Transaksi, meliputi: pembayaran, KRS, KRS plus, nilai, kelas, skripsi b. Informasi, meliputi: kelas, nilai, KRS plus, alumni, DNS kolektif, KUAS kolektif c. Master, meliputi: matakuliah, mahasiswa, dosen, alumni, nilai calon MABA, kelas & jadwal d. Lain-lain, meliputi: akumulasi IPS/IPK, rekap nilai/MTK, evaluasi semester 1.2 SCOPE Software aplikasi Sistem Informasi Manajemen dan Administrasi Akademik ini akan diimplementasikan di perguruan tinggi “XYZ” yang berlokasi di “Jl. Xyz” untuk kampus A. Aplikasi utama dan database dari software ini akan di-install di sebuah komputer server yang selanjutnya akan di-manage oleh biro terkait dan akan beroperasi dalam jaringan lokal yang meliputi: ruang ketua dan para pembantunya, semua ruang jurusan, semua ruang biro, ruang keuangan dan ruang infomasi untuk mahasiswa. 1.3 OVERVIEW Dokumen ini menjelaskan spesifikasi dari sistem dan cakupannya, kebutuhan sistem, rencana penjadwalan kerja dan screen shot beberapa tampilan form dan report yang disediakan.
4
2. SYSTEM OVERVIEW 2.1 GENERAL OVERVIEW Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik adalah suatu sistem yang terdiri dari beberapa prosedur yang akan mengintegrasikan mahasiswa, matakuliah dan dosen. Prosedurprosedur tersebut yang paling mendasar antara lain: a. b. c. d. e. f. g.
Pendaftaran mahasiswa baru. Pembayaran biaya semester dan biaya lainnya. Program KRS. Penjadwalan dan pembagian kelas untuk mahasiswa. Penginputan nilai akhir. Pencetakan KHS atau DNS dan Transkrip Nilai. Pengolahan data Skripsi dan calon wisudawan serta alumni.
Selanjutnya dari beberapa prosedur yang telah disebutkan diatas perlu diproses untuk mendapatkan beberapa laporan yang akan digunakan untuk mengetahui keadaan proses belajar-mengajar dan untuk pengambilan keputusan pada tingkat manajerial/ pimpinan ataupun laporan evaluasi hasil belajar yang harus dikirimkan ke Kopertis setiap bulannya. Hal utama yang sangat diinginkan adalah bagaimana laporan yang dibutuhkan tersebut dapat diproses dalam waktu yang tidak lama dan menggunakan tenaga yang tidak banyak serta laporan tersebut terjamin keakuratannya. Beberapa pertanyaan yang dapat dijadikan acuan pertimbangan terhadap Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik yang ditawarkan. Berapa lama waktu yang dibutuhkan bila anda ingin mengetahui: a. Jumlah mahasiswa yang terdaftar pada semester ini atau semester tertentu. b. Matakuliah apa yang sedang diprogram oleh seorang mahasiswa pada semester ini atau semester tertentu. c. Jadwal kuliah semua matakuliah dari seorang mahasiswa pada semester ini atau semester tertentu. d. Semua nilai dari seorang mahasiswa. e. Berapa jumlah peserta matakuliah dari sebuah matakuliah pada semester ini atau semester tertentu. f. Berapa Rata-rata ipk seluruh mahasiswa pada semester ini atau semester tertentu. g. Berapa Rata-rata nilai sebuah matakuliah pada semester ini atau semester tertentu. h. Membuat laporan Evaluasi Hasil Belajar untuk Kopertis. Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat dihasilkan dari Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik dalam rata-rata waktu antara kurang dari 3 detik (untuk proses pendek) sampai dengan kurang dari 15 menit (untuk proses panjang).
5
2.2 USER INTEGRATION Integrasi user secara umum Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik Inilah keadaan perguruan tinggi saat ini
Bag. Pengolahan Data (Data Center Dept.) Informasi profil dan kondisi akademik perguruan tinggi kepada publik atau pelaporan kepada Kopertis
Pengelola: Pembantu Ketua/Rektor, Fakultas, Jurusan, Kepala Biro (BAUK,BAAK,dll)
Staf Dosen
Data update & control
LAN DATA SERVER
Mahasiswa
Pihak Luar Yang memerlukan informasi
6
2.3 ACTIVITY DIAGRAM Activity Diagram Input Pembayaran
Record Saved
User Login
posting Form Pembayaran
user type no.pokok
Nama Mhs
user select payment category
Fee Amount
Activity Diagram Input KRS
User Login
Form KRS
Blm Bayar
user type no.pokok
Status Pembayaran Sdh Bayar
List Entry KRS
posting
Record Saved
7
Activity Diagram Input Kelas
Record Saved
User Login
save Form Kelas
user type no.pokok
List KRS
Entry Kelas
Activity Diagram Input Nilai
Record Saved
User Login
save Form Nilai
user type no.pokok
List KRS
Entry Nilai
8
2.4 SYSTEM SPESIFICATION Spesifikasi umum software Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik: a. Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik adalah sistem informasi yang terintegrasi pada jaringan komunikasi data (Networking System) dengan meggunakan sistem akses data On-Line dan Real-Time. Sistem On-Line dan Real-Time adalah data-data dasar yang diperlukan dari satu bagian ke bagian lain dapat diakses langsung dari komputer menggunakan Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik. Hal ini bertujuan untuk mengurangi penggunaan kertas catatan dan mengurangi waktu transfer data yang harus dibawa oleh mahasiswa, dosen atau staf lainnya. Sebagai contoh mahasiswa yang telah mengisi KRS menggunakan komputer (Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik) di ruang pengisian KRS akan dapat langsung dilihat dari komputer di bagian jurusan atau bagian lainnya. Sistem dapat langsung mencetak daftar hadir dan menghitung prediksi jumlah kelas parallel sehingga penjadwalan kuliah dapat dibuat dengan tepat. b. Dapat dikembangkan untuk akses data melalui internet menggunakan paket website. c. Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik telah dirancang terlebih dahulu dalam bentuk prototype atau bentuk simulasi yang akan dapat didemokan. d. Karena Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini telah dibuat dalam bentuk prototype maka dalam pengembangannya kemudian tidak lagi membutuhkan waktu pengerjaan yang lama seperti pada program aplikasi yang baru akan dirancang. e. Bila peralatan computer telah tersedia, maka perlu dilakukan pemeriksaan dan analisa terlebih dahulu untuk mengetahui apakah memenuhi standar kebutuhan dari software sistem informasi yang akan digunakan dan juga kebutuhan jaringan dan terminal secara umum. Software aplikasi Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini dibuat dalam bentuk tampilan menarik (Visual Grafical User Interface) dan mudah digunakan untuk pemula (user frindly). Spesifikasinya detail software Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik: a. Compiler: Microsoft Visual FoxPro 9.0 b. Database: Microsoft Visual FoxPro 9.0 Free Table dan MySQL Database Server c. Program application access mode: Client-Server d. Database access mode: Multi-User dan Client-Server e. Database processing model: support Distribute Data Processing (DDP) dan Cetralize Data Processing (CDP). f. Support until 10 Data Session (default 4 data session). g. Garansi paket: 6 bulan terhitung sejak tanggal penyerahan.
9
2.5 DATA FLOW INTEGRATION Aliran data teritegrasi secara umum dari Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ( On-Line System & Real-Time System )
Input Pembayaran Input Pendaftaran MABA
Load Data MABA/ MHS Data Pembayaran (semua jenis pembayaran)
Data MABA
Input KRS
1. mengecek pembayaran 2. Load Master MHS 3. Load Master MTK
Data KRS (MTK yg diprogram)
1. Load KRS 2. Load Master MHS 3. Load Master MTK
Input Data Master
Informasi
1. Master MTK 2. Master Kelas & Jadwal 3. Master Dosen 4. Master Setting Lainnya
1. Nilai & Kelas 2. Kapasitas Kelas & MTK 3. Jml. MHS Aktif /angkatan /jurusan 4. Rekap IPS dan IPK 5. Alumni 6. Evaluasi Hasil Belajar /semester 7. dan lain-lain…
SERVER
Data Kelas & Jadwal
Input Kelas & Jadwal
1. Load KRS 2. Load Master MHS 3. Load Master MTK Load data KHS dan Transkrip
Data Nilai
Input Nilai Cetak KHS, Transkrip dan Kartu Ujian
10
11 2.6 FLOW OF DOCUMENT
12 2.7 DATA FLOW DIAGRAM
13
14
15
DATA FLOW DIAGRAM SISTEM INFORMASI AKADEMIK ( BIODATA, PEMBAYARAN, KRS dan KELAS )
3 (Nama) c. Mahasiswa
(No.Pokok)
Entry Pembayaran BPP
4
MSTMHS99
Bxx9999
Pembayaran
(Status Pembayaran) (Nama)
KRS Entry KRS Matakuiah KRS
Rxx9999
5 Kelas
MSTMTK
KRS Matakuiah
Entry Kelas&Jadwal (Paket)
(Nama) Jadwal Kelas
Lxx9999
Jxx9999
16
17
DATA FLOW DIAGRAM SISTEM INFORMASI AKADEMIK ( INFORMASI dan PENCETAKAN )
6.1
Jadwal Kelas
Cetak Daftar Hadir Perkuliahan
Peserta Kelas
Jxx9999
1
Peserta Kelas
No.Pokok Mahasiswa
Kapasitas Matakuliah/Kelas
( Nama Matakuliah)
(NIRM & Nama) 6.2
( Nama Matakuliah)
Cetak KUAS
(NIRM & Nama)
7.2 MSTMHS99
1
MSTMTK
( Nama Matakuliah)
Proses Nilai Mahasiswa
(Matakuliah&Nilai)
(Kelas) No.Pokok Mahasiswa
Proses Kapasitas Matakuliah/Kelas
Lxx9999
( Nama Matakuliah)
Nilai Mahasiswa
(NIRM & Nama) 2
Lxx9999
6.3 (NIRM & Nama) ( Nama Matakuliah)
Cetak DNS
7.3
(Matakuliah&Nilai) No.Pokok Mahasiswa
7.1 Jadwal Kelas
Mahasiswa Alumni Rxx9999
6.4
(Matakuliah&Nilai) ( Nama Matakuliah)
Cetak Transkrip
(NIRM & Nama)
d. Jurusan 2
6.5
MSTMHS99
(Nama)
Cetak Laporan Penerimaan Pembayaran
Pembayaran
Periode
Proses Mahasiswa Alumni
Ma ha Alu sisw mn a i
(Matakuliah/Kelas)
e. UPT EDP
e. UPT EDP Bxx9999
f. BPH/Yayasan
g. Pengambil Kebijakan
18
19
2.8 DATABASE ENTITY RELATIONSHIP Entity relationship untuk database Sistem Informasi Akademik. Tabel-tabel yang digambarkan adalah table utama secara general, dari hasil relation akan terbentuk beberapa table transaksi.
sks name
...
kdmtk
M
mstmhs99
take
N
mstmtk 1
stb ...
name citizen
Will be M
birthdate
1
birthplace
teach
mstmtk ...
N
kdmtk
sks
name
N
dospdk
has
1
mstdos nodos
...
nodos
name ...
gelar
jenjang
birthdate birthplace
20
2.9 USER INTERFACE FORMS SAMPLE Manajemen Matakuliah:
Manajemen Kelas:
21
Manajemen Mahasiswa:
Manajemen Dosen:
22
Transaksi KRS (Study Plan):
Informasi Nilai:
23
Informasi Jadwal Kuliah dan Kelas:
Manajemen Skripsi:
24
2.10
REPORTS SAMPLE
Cetakan Daftar Hadir:
25
Cetakan Daftar Pengisian Nilai:
26
Cetakan Daftar Nilai Semester:
27
Cetakan Transkrip Nilai Sementara:
28
Cetakan Daftar kapasitas kelas (monitoring):
29
Cetakan Daftar Pembayaran Semester (model rekapitulasi):
30
Cetakan Daftar Pembayaran Semester (model detail):
31
3. SCHEDULING & PRICE 3.1 GENERAL SCHEDULE General Activities
Week‐ 1
Week‐ 2
Week‐ 3
Week‐ 4
Week‐ 5
Week‐ 6
Week‐ 7
Week‐ 8
Week‐ 9
Week‐ 10
Analisis System Penyiapan Prototype Penyempurnaan Prototype Testing & Implementasi Dokumentasi Pelatihan
One week = 5 working days
3.2 DETAIL ACTIVITIES a. Tahap I Analisis system yang sedang berjalan sekitar 10 hari. Elemen yang akan dianalisis: i. Analisis kebutuhan perangkat keras komputer dan instalasi jaringannya. ii. Analisis struktur data dan dokumentasi/ arsip (nota, catatan, dan sejenisnya) iii. Analisis form input dan output. iv. Analisis prosedur administrasi. v. Analisis kebutuhan. vi. Analisis tambahan yang diperlukan. Analisis akan dilakukan terpisah untuk masing-masing bagian/unsur yang berhubungan dengan paket modul software, yaitu: i. Analisis pada bagian/unsur keuangan atau BAUK. ii. Analisis pada bagian/unsur BAAK iii. Analisis pada bagian/unsur Jurusan/ Fakultas. iv. Analisis pada bagian/unsur tambahan Catatan: Dalam pelaksanaan tahap analisis ini kami akan menugaskan 1 atau 2 orang (tergantung kondisi) untuk melaksanakan kegiatan analisis yang telah dijabarkan diatas. Mohon pihak Perguruan tinggi membantu dalam hal menyiapkan jadwal/waktu dan personil yang bersangkutan dengan unsur yang akan dianalisis (bagian iii). Halhal lain akan dibicarakan lebih lanjut.
32
b. Tahap II Penyiapan Prototype program aplikasi sekitar 15 hari. i. Prototype program aplikasi akan dirancang untuk masing-masing modul paket program aplikasi kemudian akan dikonsultasikan kembali. ii. Bila perlu penyesuaian harga dari harga paket yang telah disebutkan diatas, maka akan dikonfirmasikan kembali, demikian juga penyesuaian harga untuk paket komputer. iii. Setelah prototype dan harga disesuaikan dan disepakati bersama, selanjutnya akan dibuatkan kontrak atau perjanjian tertulis untuk pelaksaan pembangunan Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini sesuai hasil kesepakatan bersama yang isinya antara lain paket apa saja yang akan kami kerjakan, berapa rincian biayanya dan berapa lama waktu penyelesaiannya. Kontrak atau perjanjian tertulis ini bertujuan agar tidak ada pihak yang dirugikan dikemudian hari. iv. Kontrak atau perjanjian tertulis ini yang akan dijadikan acuan pengembangan software pada tahap selanjutnya. v. Tahap selanjutnya akan dikerjakan setelah biaya dibayar 20% dari total biaya yang telah dituliskan pada kontrak atau surat perjanjian. c. Tahap III Penyempurnaan prototype menjadi program aplikasi akhir membutuhkan waktu sekitar 25 hari. d. Tahap IV Testing dan implementasi membutuhkan waktu sekitar 10 hari. Pada tahap ini akan dilakukan 3 hal yaitu: i. Pemasangan dan instalasi program aplikasi Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik. ii. Pada tahap ini pula sisa biaya 80% dari total biaya yang telah dituliskan pada kontrak atau surat perjanjian diharapkan untuk dilunasi. e. Tahap V Dokumentasi membutuhkan waktu sekitar 5 hari. Pada tahap ini akan dibuatkan dokumentasi yang terdiri dari 2 dokumen yaitu: f. Dokumen teknis yang dapat digunakan untuk dasar pengembangan sistem dikemudian hari. i. Dokumen penggunaan sistem (user’s manual) yang dapat digunakan sebagai dokumen penuntun penggunaan sistem yang dirancang. f. Tahap VI Pelatihan membutuhkan waktu sekitar 2 hari kerja. i. Mohon pihak Perguruan tinggi telah menyiapkan personil yang akan dilatih sesuai bidang operasionalnya masing-masing. ii. Pemasukan data-data master dan data penunjang lainnya tidak termasuk dalam paket proposal yang kami tawarkan ini, dapat dikerjakan sendiri oleh operator yang sudah ditraining. iii. Bila diperlukan, kami dapat menyiapkan operator yang akan membantu pemasukan data-data master dan data penunjang lainnya dan kami membutuhkan biaya tambahan untuk itu.
33
g. Tahap VII Control Maintenace. Control Maintenance adalah garansi perawatan (maintenance) lanjutan jangka panjang. Pada control maintenance ini kami akan meninjau performance sistem secara keseluruhan meliputi program aplikasi, basis data dan perangkat komputer serta instalasi jaringannya. Untuk control maintenance ini kami akan buatkan kontrak kerja tersendiri dan biaya yang per tahun.
3.3 PRICE Harga penawaran ditetapkan dalam bentuk harga paket sesuai system specification, general schedule dan detail activities adalah: 180.000.000 IDR. Harga tidak termasuk perangkat keras, jaringan dan instalasinya serta biaya transportasi, akomodasi (bila diperlukan) serta fasilitas training.
3.4 PROPOSAL CONTACT Dokumen proposal ini adalah proposal umum, untuk proposal detail dan penjelasan lebih lanjut serta permintaan ‘live-demo’, silahkan email ke :
[email protected].
