PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI AKADEMIK DI STIKI MALANG BERDASARKAN KERANGKA KERJA RAPID APPLICATION DEVELOPMENT Ahmad Rianto 1) 1)
Program Studi Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Informatika & Komputer Indonesia (STIKI) Malang E-mail :
[email protected]
ABSTRAK Perkembangan akademis yang terjadi di STIKI menuntut tersedianya sistem informasi yang mampu menjawab kebutuhan. Sistem yang dapat membantu STIKI dalam mengelola jalannya proses perkuliahan. Sistem yang sudah ada dan dipakai oleh STIKI selama ini sudah dapat memenuhi kebutuhan tersebut, akan tetapi belum dapat menjawab kebutuhan akan sistem yang dinamis dan mampu berkembang seiring perkembangan STIKI. Oleh sebab tersebut, penulis melakukan penelitian bagaimana mengembangkan sistem yang mampu memenuhi kebutuhan perkembangan. Penulis mengangkat kerangka kerja Rapid Application Development dikarenakan keunggulan dari kerangka kerja ini yang melibatkan pengguna. Harapannya dengan keterlibatan pengguna ini sistem yang dihasilkan dapat sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kerangka kerja ini diakhiri dengan pengujian sistem guna mengetahui fitur sudah selesai dan sudah sesuai dengan kebutuhan dan dapat disimpulkan bahwa fitur-fitur yang menjadi tujuan penelitan sudah selesai dikerjakan dan sudah sesuai dengan kebutuhan. Kata kunci : system informasi, akademik, rapid application development 1.
PENDAHULUAN Sekolah Tinggi Informatika dan Komputer Indonesia (STIKI) merupakan lembaga pendidikan tinggi yang memfokuskan diri pada bidang informatika. STIKI merupakan salah satu perguruan tinggi di Kota Malang, yang bertugas mencetak lulusan Sarjana dan Ahli Madya di bidang Informatika. Untuk dapat menjalankan fungsinya, STIKI mempunyai beberapa unit kerja dengan tanggung jawab yang beragam. Salah satunya adalah Biro Administrasi Akademik (BAA). BAA mempunyai tugas salah satunya adalah berkaitan dengan administrasi akademik mahasiswa seperti mengatur jalannya perkulihaan, jadwal mata kuliah, dosen pengajar, mahasiswa peserta kuliah, dan lain sebagainya. Sebagai salah satu perguruan tinggi dibidang teknologi informasi, STIKI mempunyai beberapa sistem informasi yang membantu kerja dari unitunit di dalamnya. Tetapi sistem yang terdapat di STIKI beberapa masih menggunakan media penyimpanan data (database) sendiri-sendiri. Sedangkan menurut O’Brien & Marakas (2010) Sebuah database adalah kumpulan dari elemenelemen data yang terhubung secara logis dan terintegrasi. Sebuah database mengelola data yang tersimpan dalam file terpisah kedalam satu elemen data menyediakannya untuk digunakan banyak aplikasi.[1] Salah satunya adalah sistem yang digunakan oleh BAA. Selama ini untuk menjalankan fungsinya dalam mengelola administrasi akademik, BAA dibantu oleh adanya sebuah Sistem Informasi Akademik (SIAKAD). SIAKAD tersebut
dikembangkan dengan menggunakan Microsoft FoxPro. Sistem ini sudah cukup lengkap dalam membantu BAA dalam melaksanakan tugastugasnya. Hanya saja SIAKAD ini mempunyai database sendiri, Sistem ini bisa berhubungan dengan database yang dimiliki oleh sistem lain, namun dapat tersinkronasi (real time). Sehingga perlu kerja lebih dari staf administrasi untuk menjaga supaya data yang tersimpan pada dua database tersebut tetap terjaga kebenarannya dan konsistensinya. Untuk mewujudkan sistem yang terintegrasi bagi seluruh unit STIKI, maka perlu dikembangkan Sistem Informasi Administrasi Akademik yang mendukung konsep RDBMS. Dimana sistem tersebut tidak lagi menggunakan database yang terisolasi hanya dapat digunakan oleh sistem itu sendiri namun menggunakan database relasional yang dapat digunakan bersama-sama dengan sistem-sistem lain dari berbagai unit kerja. Dalam pengembangan Sistem Informasi Administrasi Akademik ini hambatan yang akan ditemui adalah masih terdapat beberapa bisnis proses yang belum jelas dan belum terdokumentasi dalam bentuk standar operasional prosedur. Sehingga BAA dalam menentukan kebijakan masih harus berkoordinasi dengan pimpinan unit kerja akademik. Penelitan sejenis yang pernah dilakukan antara lain : a. Yunianto (2012) Penelitian ini mengambil objek penelitian di STIKI Malang. Bertujuan untuk membuat sebuah sistem informasi
b.
c.
dengan target pengguna adalah Kepala Program Studi, dan Mahasiswa untuk memudahkan proses konversi nilai mata kuliah pada saat terjadi pergantian kurikulum. Penelitian tersebut menghasilkan transkrip nilai total dari proses konversi sesuai dengan kurikulum yang baru. Kelemahan dari penelitan tersebut adalah Yunianto belum mengkaji perihal integrasi data yang diperlukan oleh STIKI. Penelitain Yunianto menghasilkan sistem dengan database yang berdiri sendiri dan terpisah dengan sistem lain.[2] Arioputro (2008), Arioputro mengambil objek di Polteknik Negeri malang. Tujuan dari penelitian adalah mendesain sistem informasi akademik berbasis web guna meningkatkan efisiensi proses belajar mengajar. Penelitian tersebut menghasilkan sistem akademik yang memudahkan petugas administrasi dalam melihat data mahasiswa, dosen, jadwal, kelas dan bagi mahasiswa sendiri dapat dengan mudah melihat KHS. Penelitian tersebut memiliki kelemahan perihal informasi yang diberikan kepada mahasiswa masih kurang lengkap. [3] Prathama (2011) Penelitian ini mengambil objek penelitian di PKBI – LPM Universitas Negeri Malang. Penelitian tersebut bertujuan mendesain sistem informasi berbasikan web yang dapat membantu proses akademik. Penelitian tersebut menghasilkan sebuah sistem yang memudahkan proses penjadwalan dan pengambilan mata kuliah di PKBI. Sistem yang dikembangkan pada penelitian ini juga memiliki fitur untuk melakukan pengecekan pengumuman dan jadwal kuliah bagi target pengguna mahasiswa. Kelemahan yang terdapat pada sistem tersebut adalah, database yang masih terisolasi dengan sistem yang lain. Sehingga interaksi antara sistem tersebut dengan sistem-sistem lainnya tidak dapat terjadi seketika.[4]
2. Tinjauan Pustaka 2.1. Sistem Informasi Istilah sistem informasi adalah gabungan dari dua kata yaitu sistem dan informasi. berikut adalah definisi dari sistem informasi menurut beberapa ahli: 1. Sistem Informasi adalah sebuah cara untuk mengatur orang, data, proses dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakannya sebagai hasil keluaran dalam bentuk informasi yang dibutuhkan untuk mendukung sebuah organisasi.(Whitten & Bentley, 2007)[5]
2.
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempermudah kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu. (Sutabri, 2012)[6]
2.2. Rapid Application Developmen (RAD) Rapid application development (RAD) adalah sebuah pendekatan berorientasi objek dalam pengembangan sistem yang sudah dibekali dengan sebuah metode untuk proses pengembangan sebaik perangkat lunak.(Kendall, 2011)[7]. Kendall juga menjelaskan tahapan-tahapan dalam pengembangan sistem dengan menggunakan RAD seperti bagan berikut:
a.
b.
c.
Gambar 2.1 Tahapan RAD Fase perancaan kebutuhan Dalam fase perencaan kebutuhan pengguna dan seorang analis bertemu untuk mengidentifikasi tujuan-tujuan dari aplikasi atau sistem dan untuk mengidentifikasi informasi yang diperlukan dari tujuan-tujuan tersebut. RAD Design Workshop RAD design workshop adalah fase untuk mendesain dan memperbaiki kembali desain tersebut, hal ini merupakan karakteristik sebuah workshop. selama RAD design workshop, pengguna memberikan respon terhadap hasil purwarupa dari pekerjaan yang sudah diselesaikan dan seorang analis akan memperbaiki kembali desain tersebut berdasarkan pada respon yang diberikan oleh pengguna. Fase Implementasi Dalam fase sebelumnya, seorang analis bekerja bersama pengguna secara intensif selama proses workshop untuk menerjemahkan aspek-aspek bisnis atau non-teknis. segera setelah aspek-aspek tersebut disetujui dan kemudian sistem dikembangkan dan diperbaiki kembali. sistem yang baru tersebut atau, bagian dari sistem selanjutnya dilakukan
pengujian yang kemudian diperkenalkan kepada organisasi. 2.3. Purwarupa Sebuah purwarupa adalah versi awal dari sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk mendemonstrasikan konsep, mencoba pilihanpilihan desain, dan mencari tahu lebih mengenai masalah serta alternatif solusi yang mungkin dapat digunakan. Sommervile (2011)[8] 3. METODE PENELITIAN 3.1. Analisa Masalah Dalam menjalankan peranannya, BAA tentu saja sudah mempunyai sistem dan prosedur tersendiri supaya dapat memberikan pelayanan yang maksimal. Sistem yang digunakan oleh BAA saat ini adalah perpaduan antara sistem informasi berbasis komputer dan sistem manual dengan menggunakan kertas. Sistem informasi berbasis komputer yang dimiliki oleh BAA saat ini, adalah sistem informasi yang dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual FoxPro dan saat ini berjalan pada sistem operasi Windows XP. Sistem informasi ini, harus berjalan diatas Visual Studio. Sistem informasi ini tidak mendukung Relational Database Management System (RDMS) artinya adalah, bentuk penyimpanan data yang digunakan sistem ini adalah berupa tabel-tabel terpisah. Setiap tabelnya tersimpan kedalam file masing-masing dan tidak saling berhubungan. Oleh karena itu, data yang tersimpan pada sistem ini tidak dapat digunakan oleh sistem lain. Data yang terdapat pada sistem informasi ini bisa dikatakan adalah data sentral yang paling utama untuk mendukung proses akademis, oleh karena itu, kebutuhan terhadap data tersebut sangatlah besar. Tidak hanya kebutuhan operasional saja namun juga kebutuhan data yang diperlukan oleh sistemsistem lainnya di STIKI. Keterbatasan tersebut dicoba untuk ditutupi dengan terdapatnya fasilitas pada sistem yang dapat melakukan pengiriman data ke komputer server yang menampung data perwalian dalam format MySQL.
Gambar 3.1 Use case Dari gambar diatas, dijelaskan bahwa terdapat tiga pengguna utama sistem yaitu staf BAA yang mempunyai otoritas untuk melakukan setting komponen akademis seperti data mahasiswa, dosen, mata kuliah, program studi, dll. Kemudian juga melakukan setting sarana yaitu ruang kelas. Setting pengambilan mata kuliah, serta transaksi untuk menampilkan nilai. Kepala BAA pada sistem ini mewarisi seluruh otoritas yang dimiliki oleh BAA ditambah dengan fitur pengaturan jadwal kuliah. Pengguna yang terakhir adalah kepala program studi yang mempunyai otoritas untuk mengakses fitur transaksi validasi nilai dan fitur pelaporan 2.
Activity Activity diagram adalah sebuah grafik dari titik dan alurnya yang menggambarkan alur dari kontrol (dan juga terkadang data) melalui langkah-langkah dalam komputasi. Berikut adalah beberapa activity diagram yang berkaitan dengan system : Activity diagram dari proses penilaian untuk yang menjelaskan proses serta interaksi antar sistem terkait
3.2. Perancangan 1. Use Case Gambar berikut ini adalah diagram use case yang menjelaskan pengguna dari sistem serta otoritasnya masing-masing
Gambar 3.2 Activity Penilaian
Activity proses pengambilan mata kuliah yang menjelaskan bagaiama proses yang dilakukan oleh mahasiswa untuk melakukan pengambilan mata kuliah setiap semesternya
Gambar 3.3 Activity Pengambilan Kuliah Aktivity diagram proses pengaturan dosen wali untuk mahasiswa baru
Berikut adalah beberapa purwarupa yang dihasilkan dari proses perancangan system. Form Login adalah form yang pertama kali muncul saat user membuka website Sistem Informasi Akademik. Form login ini yang akan menentukan hak akses setiap usernya.
Gambar 3.5 Purwarupa log in Halaman beranda ini adalah, halaman utama sistem yang terdapat menu navigasi untuk membuka halaman-halaman lainnya.
Gambar 3.6 Purwarupa Beranda
Gambar 3.4 Activity Dosen Wali Activity diagram proses pengaturan jadwal kuliah menjelaskan bagaimana proses yang harus dilakukan dalam pembuatan jadwal kulaih
Halaman ini berfungsi untuk mengubah status dosen menjadi dosen wali atau tidak. SIAKAD tidak dapat melakukan perubahan data diri dosen. Perubahan data diri dosen hanya dapat dilakukan oleh sistem kepegawaian.
Gambar 3.7 Purwarupa Dosen Halaman ini berfungsi untuk melakukan perubahan data diri mahasiswa. SIAKAD tidak dapat melakukan penambahan data mahasiswa baru karena kewenangan untuk melakukan penambahan data mahasiswa baru hanya dapat dilakukan oleh sistem PMB Gambar 3.5 Pengaturan Jadwal 3.
Purwarupa Penggunaan kerangka kerja RAD tidak terlepaskan dari proses pembuatan purwarupa.
kepegawaian tersebut menyatakan apakah dosen tersebut menetap atau masih belum menetap.
Gambar 4.3 Form Dosen Halaman detail mahasiswa di sistem informasi akademik ini menampilkan detail data mahasiswa yang data tersebut meliputi data pribadi, data orang tua, data wali, data asal sekolah, serta data akademis mahasiswa. Gambar 3.8 Purwarupa Mahasiwa 4. HASIL & PEMBAHASAN 4.1. Implementasi Form Log in merupakan form awal dari Sistem Informasi Akademik ini, dimana form log in akan menentukan hak akses setiap user.
Gambar 4.4 Form Mahasiswa
Halaman Beranda merupakan halaman utama yang berisi daftar menu – menu dalam Sistem Informasi Akademik, di dalam halaman beranda ini terdapat menu data master, transaksi, laporan, setting (pengaturan) dan Log out.
Halaman mata kuliah menunjukkan halaman sistem yang berfungsi untuk melakukan penamabahan data mata kuliah baru seperti kode mata kuliah, nama, sks, dll. Sistem Informasi Administrasi Akademik ini juga sudah dilengkapi fitur untuk menyimpan data pra-syarat mata kuliah serta co-syarat mata kuliah. Dimana setiap mata kuliah dapat mempunyai lebih dari satu pra dan co syarat. Sistem ini juga dapat menyimpan riwayat mata kuliah, dimana pengguna tinggal mengentrikan riwayat mata kuliah yang terakhir dan secara otomatis sistem akan menelusuri sendiri riwayat mata kuliah yang dimilikinya
Gambar 4.2 Form Beranda
Gambar4.5 Form mata kuliah
Gambar 4.1 Form Login
Halaman Master Dosen merupakan halaman yang menyimpan informasi data dosen di STIKI dan menyajikan informasi data status kepegawaian , dimana status
4.2. Pembahasan Sesuai dengan kerangka kerja Rapid Application Development dimana tahapan akhir dari pengembangan sistem adalah
5.
pengujian sistem. Untuk mengetahui apakah fitur yang dikembangkan sudah selesai dan sesuai dengan kebutuhan. maka peneliti melakukan pengujian sistem yang dilakukan oleh salah satu staf pengembangan sistem di STIKI Malang (SisFo) dengan latar pendidikan adalah sarjana pada bidang sains terapan. Pihak yang melakukan pengujian sistem ini kesehariannya bertugas dalam hal melayani permintaan, keluhan dan pelayanan lainnya yang berhubungan denga sistem. Pihak penguji ini juga sering terlibat dalam proyek pengembangan sistem baru yang sedang dikembangkan oleh STIKI Malang. Proses pengujian sistem dilaksanakan pada tanggal 19 Februari 2014. Dari proses pengujian tersebut dihasilkan bahwa keselurahan fitur yang menjadi tujuan penelitian sudah selesai di buat dan dapat bekerja dengan baik. SIMPULAN Dari hasil penelitian penerapan kerangka kerja Rapid Application Development dalam pengambangan Sistem Informasi Admisnistrasi Akademik, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Penggunaan kerangka kerja Rapid Application Development dalam pengambangan sistem dapat menghasilkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pengguna, hanya saja dikarenakan terdapatnya proses iterasi pada kerangka kerja tersebut, membuat estimasi waktu penelitian sulit untuk ditentukan. 2. Sistem Informasi Administrasi Akademik sudah dapat menjawab kebutuhan STIKI akan sistem yang dinamis terhadap perubahan program studi. 3. Penggunaan teknologi database relational dalam pengambangan sistem dapat memenuhi kebutuhan akan sistem yang dapat tersinkronisasi secara langsung. 4. Sistem Informasi Administrasi Akademik sudah dapat menerapkan sistem dengan database yang terintegrasi, dimana
database yang digunakan oleh Sistem Informasi Administrasi Akademik dapat digunakan pula oleh sistem lain seperti Sistem Informasi Mahasiswa dan Sistem Kepegawaian. Pembagian kewenangan diatur dalam database dan pada sistem masing-masing. 6.
DAFTAR PUSTAKA [1] O’Brien, A., James, & Marakas, M., George (2010). Introduction to Information System. 5th. ed. New York : McGraw-Hill Irwin [2] Yunianto, Danang. (2012). "Sistem informasi akademik guna mempermudah proses konversi transkrip nilai mahasiswa terhadap perubahan kurikulum pada STIKI Malang". Tugas Akhir Mahasiswa. STIKI Malang. [3] Arioputro , Dimas.(2008). "Desain sistem informasi akademik berbasis web untuk mempermudah layanan administrasi pada politeknik negeri malang (POLINEMA) jurusan broadcasting menggunakan aplikasi PHP". Tugas Akhir Mahasiswa. STIKI Malang. [4] Prathama Novan Satya. (2012). "Sistem informasi akademik berbasis web pada PKBI - LPM UM guna mempermudah penjadwalan dan pengambilan mata kuliah". Tugas Akhir Mahasiswa. STIKI Malang.Whitten, L., Jeffrey, & Bentley, D., Lonnie (2007). System Analysis and Design Methods 7th. ed. New York : McGraw-Hill Irwin. [5] Whitten L., Jeffery, Bentley D., Lonnie, & Dittman C., Kevin (2004). Metode Desain dan Analisis Sistem. Yogyakarta : Andi [6] Sutabri, Tata (2012). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi [7] Sutabri, Tata (2012). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi [8] Sommervile, ian (2011). Software Engineering, 9th, ed.,. New York : Addison-Wesley
