SOCIAAL HUIS BEERSEL Gebruikersovereenkomst voor derden Tussen: Het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van Beersel, gevestigd te 1653 Huizingen, Torleylaan 13, hierbij vertegenwoordigd door de voorzitter, Naam, en bijgestaan door de secretaris, Naam, handelend in uitvoering van de beslissing van het Vast Bureau van Datum, hierna het “OCMW” genoemd, en (naam organisatie) _ (adres organisatie) _ hierbij vertegenwoordigd door: (naam 1ste vertegenwoordiger) (functie 1ste vertegenwoordiger)
_ _
(eventueel: naam 2 de vertegenwoordiger) (eventueel: functie 2 de vertegenwoordiger)
_ _
hierna “de gebruiker” genoemd, wordt overeengekomen wat volgt:
DEEL I: ALGEMENE BEPALINGEN Voorwerp van de overeenkomst 1. Het OCMW heeft van de gemeente Beersel bij middel van de akte van 30 november 2009 het opstalrecht voor 30 jaar verkregen van het oud gemeentehuis van Huizingen gelegen aan de Torleylaan 13, waaraan een nieuw administratief complex werd aangebouwd. Vanuit deze hoedanigheid treedt het OCMW ook op als juridische entiteit die gemachtigd is om in het kader van het Sociaal Huis van Beersel het recht te verlenen aan derde partijen om gebruik te maken van haar infrastructuur (in de Bouw Derden), zoals dit hierna geregeld wordt in onderhavige gebruiksovereenkomst en de hierbij horende overeenkomst van aanrekening. Deze overeenkomst regelt niet het occasionele gebruik van de OCMW infrastructuur. Duur 2. Het regelmatig gebruik van de infrastructuur van het OCMW impliceert voorafgaandelijk de schriftelijke toetreding tot het netwerk Sociaal Huis Beersel. 3. De gebruiksovereenkomst gaat in uitvoering vanaf de datum van ingebruikname van het lokaal of lokalen, zoals aangegeven in de overeenkomst van aanrekening.
4. Opzeg van deze overeenkomst kan door beide partijen mits het respecteren van een opzegperiode van 3 maanden aangetekend te betekenen. De termijn van 3 maanden neemt aanvang vanaf het versturen van de aangetekende zending. De poststempel op het ontvangstbewijs van de aangetekende zending geldt als bewijs en aanvangstermijn van de 3 maanden. 5. Het OCMW kan tot opzeg met onmiddellijke ingang overgaan indien onderhavige overeenkomst flagrant geschonden wordt. Deze opzeg dient evenzeer aangetekend verstuurd te worden en heeft onmiddellijke uitwerking. Onder flagrant wordt verstaan alle handelingen die wijzen op kwade trouw of grove nalatigheid van de gebruiker.
Bestemming van de lokalen 6. De lokalen worden uitsluitend aangewend door organisaties met en voor sociale doeleinden. In geen geval zijn commerciële activiteiten toegestaan. De lokalen hebben uitsluitend een administratieve bestemming. 7. De gebruiker mag zijn gebruiksrechten noch geheel noch gedeeltelijk overdragen. 8. De gebruiker gedraagt zich als een goede huisvader en respecteert maximaal de andere gebruikers. 9. Het OCMW mag zich te allen tijde toegang tot de lokalen verschaffen voor onderhoud, voor herstellingen en om zich ervan te vergewissen dat zij zich in goede staat bevinden.
Plaatsbeschrijving, schadevergoeding en waarborgregeling 10. Bij de intrek en het verlaten van de kantoorruimten zal door het OCMW een door foto’s ondersteunde plaatsbeschrijving worden opgesteld in aanwezigheid van beide contracterende partijen of hun vertegenwoordigers. Deze plaatsbeschrijving zal worden gedateerd en ondertekend door beide partijen. De plaatsbeschrijving bij de intrede zal opgesteld worden de dag waarop de wederpartij het lokaal of de lokalen voor de eerste maal in gebruik neemt. De plaatsbeschrijving bij uittrede zal plaatsvinden ten laatste bij de beëindiging van de overeenkomst. 11. Het optreden van schade wordt steeds schriftelijk en onverwijld gemeld aan het OCMW. Indien de schade ontstaan is door schuld of toedoen van de gebruiker wordt deze geacht de herstelling te bekostigen binnen de 4 weken na de vaststelling van de kosten. 12. Elke gebruiker stort een waarborg van € 500 per gebruikt lokaal.
Bijdragen in de kosten 13. Al naargelang haar hoedanigheid betaalt de gebruiker een A of een B-tarief, zoals dit wordt vastgesteld door het Vast Bureau op basis van het “Toewijzings- en tariefreglement”. Gebruikers met een A-tarief zijn enkel een kostenbijdrage verschuldigd in functie van het verbruik. Gebruikers met een B-tarief betalen naast hun verbruikskosten eveneens een vergoeding voor de gebruikte kantoorruimte(n) a rato van 14 euro/maand/m². Individuele gebruikers die pro deo diensten verlenen, zijn vrijgesteld van bijdragen in de kosten. 14. De bijdragen in de kosten worden voor ingebruikname overeengekomen in de in bijlage toegevoegde overeenkomst van aanrekening. Hierin wordt geïnventariseerd: -
-
Hoeveel kosten onmiddellijk aanrekenbaar zijn (waarborgen badge(s) en sleutel(s)); In welke mate men gebruik zal maken van de facultatieve dienstverlening (internet, meubilair); Welke kosten jaarlijks aanrekenbaar zijn door toepassing van de sleutel kantoorbenutting op de uitstaande kosten (verwarming, elektriciteit, schoonmaak en brandverzekering). De totaalkosten dienaangaande zijn verifieerbaar in de rekening van het OCMW. De effectieve datum van ingebruikname van de kantoorruimte(n).
Belastingen 15. De onroerende voorheffing is ten laste van het OCMW. Verzekeringen 16. Het OCMW heeft een brandverzekering afgesloten voor het gebouw die een clausule van afstand van verhaal ten aanzien van de gebruiker bevat. In deze brandpolis zijn de volgende waarborgen verzekerd: brand en aanverwante gevaren zoals blikseminslag, ontploffing, … storm- en hagelschade, sneeuw- en ijsdruk; waterschade; glasbraak Door deze clausule verzaken zowel het OCMW als diens verzekeraar aan alle verhaal dat zij op basis van de huuraansprakelijkheid bij een in het verzekeringscontract gedekt schadegeval eventueel zouden kunnen uitoefenen tegen de gebruiker. De afstand van verhaal geldt evenwel niet in het geval van kwaadwilligheid of het geval dat de gebruiker toch zijn aansprakelijkheid zou hebben laten verzekeren. 17. De gebruiker staat in voor zijn inboedel en sluit desgevallend zelf hiervoor een verzekering af, alsook voor zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden.
DEEL II: BEPALINGEN INZAKE DIENSTVERLENING EN ORGANISATIE VAN HET SOCIAAL HUIS
Toegangsbeheer 18. Tijdens de kantooruren van het OCMW (elke werkdag van 8.15 tot 12.00u en van 12.45 tot 16.15u) en heeft het publiek uitsluitend toegang langs de centrale ingang van het Sociaal Huis. 19. Buiten de kantooruren van het OCMW hebben de derden via een badgesysteem met registratie van hun aanwezigheid afzonderlijke toegang via de buitendeuren op het gelijkvloers en de eerste verdieping van de Bouw Derden. De Bouw Derden is niet toegankelijk tussen 22:00 en 7:00u en op zondag. 20. De toegekende badge is ten persoonlijke titel en mag onder geen beding aan iemand anders uitgeleend worden. De gebruiker is verantwoordelijk voor de bezoekers die hij in het gebouw brengt. 21. Intern is elke kantoordeur van de Bouw Derden afsluitbaar met een sleutel, waarvan de gebruiker een exemplaar heeft en het OCMW. De gebruiker zorgt ervoor dat bij afwezigheid alle privacygevoelige informatiedragers achter slot geborgen zijn. Onthaal publiek van de gebruikers 22. Het publiek meldt zich tijdens de kantooruren van het OCMW aan bij het loket van het Sociaal Huis. Elk kantoor is voorzien van een telefoon waardoor het onthaal de gebruikers kan verwittigen in geval zich bezoekers voor hen aanmelden. Bezoekers worden steeds aan het onthaal opgehaald en terug gebracht door de gebruiker. 23. De gebruikers of hun vertegenwoordigers spreken uitsluitend Nederlands in het bezoekerslokaal en andere openbare ruimten. 24. De gebruikers kunnen folders laten etaleren op een voor hen voorziene plaats in het folderrek, in zover deze in overeenstemming zijn met de taalwetgeving. Dit gebeurt door de goede zorgen van het loketpersoneel dat hierop ook toezicht uitoefent. Dezelfde regeling is van toepassing voor elke aankondiging die de gebruiker wenst te doen in de bezoekersruimte en de andere collectieve ruimten.
25. Aan elke deur in de bouw van de Derden hangt een naambordje waar de naam van de organisatie van de gebruiker en zijn vertegenwoordiger(s) kan aangekondigd worden. Inrichting kantoorruimte 26. Zolang voorradig worden afsluitbare kasten, bureeltafel en bureelstoel gratis door het OCMW ter beschikking gesteld, met prioriteit voor die ruimten waarvan het gebruik door meerdere gebruikers gedeeld wordt. In geval geen meubilair meer voorradig is, worden de gebruikers geacht hierin zelf te voorzien. 27. Personaliseren van de kantoren is toegelaten op de voorgeschreven plaatsen. Het OCMW zorgt voor eventuele ophanging van kaders e.d. 28. Gebruikers die een ruimte delen met andere gebruikers zorgen elk voor een afsluitbare ladenblok of kast ten einde een clean desk te garanderen voor de volgende gebruikers. Schoonmaak 29. Het OCMW staat in voor de schoonmaak van vloer en meubilair eenmaal per week. De vensters worden tweemaal per jaar gereinigd langs de binnen- en de buitenkant. De gebruikers houden hun bureau ordelijk ten einde het onderhoud te vergemakkelijken. 30. Voor een occasionele opkuis kan men beschikken over schoonmaakgerief dat opgeborgen is onder de houten trap op de eerste verdieping. Verwarming en elektriciteit 31. Behoudens overmacht staat het OCMW in voor een normale basistemperatuur en een normale aanlevering van elektriciteit. Occasionele pannes zijn niet te vergoeden. 32. Temperaturen zijn instelbaar per kantoor. Het gebruik van extra elektrische toestellen (verwarmingselementen, waterboilers, microgolfovens, …) is niet toegestaan. Telefonie 33. De gebruiker kan zijn externe telefonie organiseren op 2 manieren: via eigen gsm of door een eigen centrale te koppelen aan de ter beschikking gestelde infrastructuur van Belgacom of Telenet. 34. Het OCMW voorziet in elk bureau een vaste telefoon om interne communicatie met het onthaal en het OCMW toe te laten en om extern inkomende oproepen toe te laten.
Internet 35. De gebruiker kan internet verkrijgen door een eigen modem te koppelen aan de ter beschikking gestelde infrastructuur van Belgacom of Telenet, of door gebruik te maken van de OCMW internetverbinding. 36. De gebruiker wordt geacht zelf de nodige beveiligingsmaatregelen te nemen om de eigen data te beschermen. Gebruik van gemeenschappelijke infrastructuur 37. Alle sanitaire voorzieningen in de Bouw Derden en de bezoekersruimte zijn vrij ter beschikking voor de gebruikers en hun bezoekend publiek. De gebruikers kunnen eveneens samen met het OCMW- personeel gebruik maken van de refter en de keuken. 38. Koffie wordt in de raadzaal buiten de middagpauze machinaal ter beschikking gesteld met muntgeld. Drinkwater wordt vrij ter beschikking gesteld. Gebruik van vergaderruimten 39. Tijdens de middagpauze kan in de refter gegeten worden van 12:00u tot 13:30u. 40. De raadzaal of refter kan voor en door de gebruiker buiten de middagpauzes kosteloos gebruikt worden voor vergaderingen. 41. Reservaties worden aangevraagd aan het onthaal van het Sociaal Huis met vermelding van tijdstip, thema van de vergadering, aantal te verwachten bezoekers, en eventuele desiderata i.v.m. de schikking van het meubilair, gebruik van smartboard of andere multimedia, gebruik van dranken. In de regel dienen de aanvragen tenminste 1 week voor de gebeurtenis plaats te hebben. Het gebruik is pas verworven indien schriftelijk bevestigd door het OCMW. 42. Aansluitingen van multimedia- apparatuur, schikking van het meubilair, en klaar zetten van de tafels met dranken worden in principe verzorgd door het OCMWpersoneel. Veiligheid en gezondheid 43. Het OCMW stelt een gebouw ter beschikking dat in alle opzichten beantwoordt aan de normen van brandveiligheid . De gebruikers worden door het OCMW geïnformeerd inzake het noodplan en worden ten minste één keer per jaar uitgenodigd voor een brandoefening. De gebruiker zelf neemt alle verplichtingen op die verbonden zijn aan het werkgeverschap (EHBO, externe preventie, enz. …)
44. Roken is niet toegestaan in openbare gebouwen en is enkel toegestaan op de voorgeschreven plaatsen.
Geschillen 45. Alle geschillen worden beslecht door het Vast Bureau van het OCMW, waarbij de betrokken gebruiker kan vragen gehoord te worden.
Deze gebruikersovereenkomst werd gelezen en goedgekeurd door de hieronder vermelde partijen. Opgemaakt in 3 exemplaren te Beersel op DDDDDD, waarvan 1 exemplaar bestemd is voor de gebruiker en 2 voor het OCMW.
Namens het OCMW, De secretaris,
Namens de gebruikende organisatie, De voorzitter,
SOCIAAL HUIS BEERSEL Gebruik van de infrastructuur: Overeenkomst van aanrekening In uitvoering van de gebruikersovereenkomst tussen het OCMW en de gebruiker dd. 1. Identificatie van de gebruiker (naam organisatie) (adres organisatie)
_ _
hierbij vertegenwoordigd door: (naam + functie 1ste vertegenwoordiger) (eventueel: naam + functie 2de vertegenwoordiger)
_ _
2. Vaststelling van de sleutel kantoorbenutting Oppervlakte: Bestaande ruimten Nummer m² % 3 34.88 20.06 4 20.06 11.54 5 21.17 12.17 6 36.12 20.77 7 20.26 11.65 8 20.46 11.77 10 20.93 12.04 173.88 100.00 X: aandeel gebruikte oppervlakte Tijd: Ma Di Woe voormiddag namiddag avond 10 halve dagen = 100 % ingebruikname Y: effectief % gebruikt in de tijd (bv 2 halve dagen= 20%)
In gebruik te nemen ruimte(n) m² %
x
Do
Vr
Formule sleutel kantoorbenutting (faktuur(1))* (x %)* (y%) = kostenaandeel gebruiker (1) Met uitzondering van het supplement van de verwarmingskosten, wordt vooraf slechts 30.14% van de factuur in rekening genomen. Het supplement van de verwarmingskosten voor gas wordt voor 100% ten laste gelegd van de gebruikers.
3.
Aanrekening effectieve kosten
A. Jaarlijks aanrekenbare kosten volgens sleutel kantoorbenutting - Bijdrage verwarmingskosten - Bijdrage elektriciteit
-
Bijdrage schoonmaak Bijdrage brandverzekering
B. Onmiddellijk aanrekenbare kosten Gebruiker kiest voor
-
aantal
Aan te rekenen door OCMW
keuze
Aan te rekenen door OCMW
Waarborg per badge (a rato van €/stuk) Waarborg per sleutel ( a rato van €/stuk) Algemene waarborg ( a rato van €500/lokaal)
C. Facultatieve dienstverlening Gebruiker kiest voor
TELEFONIE - Eigen gsm - Eigen aangekoppelde centrale INTERNET - Plaatsing van een eigen modem - Gebruik van OCMW netwerk (kost: €
/ maand)
MEUBILAIR - Eigen meubilair - Meubilair OCMW (kost: gratis zolang de voorraad strekt) Overeengekomen datum van ingebruikname: Deze overeenkomst van aanrekening werd gelezen en goedgekeurd door de hieronder vermelde partijen. Opgemaakt in 3 exemplaren te Beersel op datum, waarvan 1 exemplaar bestemd is voor de gebruiker en 2 voor het OCMW. Namens het OCMW, De secretaris,
Namens de gebruiker, De voorzitter,
