Samenwerkingsverband Noord-Nederland Postbus 779, 9700AT Groningen www. sn n eu
SNN VOOR DE NOORDELIJKE ECONOMIE
Aan de leden van het Algemeen Bestuur van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland
Assen, 31 oktober 2012 Behandeld door Tel efo o n nu m me r E-mail Ons kenmerk Bijlage ( n): Onderwerp
C.A.B. Bock 050 5224 942
[email protected] UP-12-10020 diverse Uitnodiging vergadering Algemeen Bestuur SNN
Geachte leden, Hierbij nodig ik u uit voor de vergadering van het Algemeen Bestuur (AB) van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland. Deze vergadering wordt gehouden op dinsdag 20 november aanstaande in het Provinciehuis te Assen. Voorafgaand aan de vergadering vindt er voor de Statenleden in het AB een informele bijeenkomst plaats over de resultaten van de regelingen die het SNN uitvoert. Deze presentatie start om 17.15 uur. De vergadering van het AB begint vervolgens om 18.15 uur. Vanaf 17.00 uur staat de koffie klaar. Mocht u de vergadering niet kunnen bijwonen, dan kunt u zich laten vervangen door uw plaatsvervanger. Wilt u dit vââr de vergadering bij de afdeling Bestuurszaken van het SNN melden? (per e-mail:
[email protected] of telefonisch: 050 5224 942) In de vergaderzaal zullen drie presentielijsten rondgaan. Ik verzoek u de lijst voor de Statenleden uit uw provincie te tekenen. Vergoeding van reiskosten ed. voor de vergadering geschiedt via de eigen provincie en volgens de regeling van de eigen provincie. Hoog
1tend,
----) -3.Thelaar vâitfëF
proinnje fry.Iâ. proind frynlîn b
provinciiDrenthe
i.,ro,ilr gen
,ç
Gemeente Assen
AGENDA VOOR DE VERGADERING VAN HET ALGEMEEN BESTUUR 20 november 2012, IN HET PROVINCIEHUIS TE ASSEN
Aciendapunt 1
Opening en vaststelling agenda
Agendapunt 2
Gelegenheid tot spreken door niet-leden van dit bestuur, die zich daartoe bij de secretaris hebben gemeld
Agendapunt 3
Rondvraag Hiervoor dient u zich van tevoren te melden bij de voorzitter.
Agendapunt 4
Vaststelling controleprotocol jaarrekening SNN 2012
Agendapunt 5
Algemeen Bestuur A. Vergaderrooster AB 2013 B. Besluitenlijst AB 26 juni 2012
Agendapunt 6
Sluiting
Toelichting op en voorstellen bij de agenda van het Algemeen Bestuur van het SNN op 20 november 2012.
1.
Onderwerp Toelichting en advies: Opening en vaststelling agenda
2.
Gelegenheid tot spreken door niet-leden van dit bestuur, die zich daartoe bij het bestuurssecretariaat hebben gemeld.
3.
Rondvraag Hiervoor dient u zich van tevoren te melden bij de voorzitter
4.
Vaststelling controleprotocol jaarrekening SNN 2012 Woordvoerder: voorzitter Bijgaand treft u het controleprotocol voor de accountant ten behoeve van de controle op de jaarrekening 2012 van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland. Het concept van dit protocol is met de Rekeningcommissie besproken op 18 oktoberjl. tezamen met de accountant.
1
Besluit
Bijlage
Het controleprotocol is een verplicht document voor provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. In dit protocol worden nadere aanwijzingen gegeven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties voor de controle van de jaarrekening 2012. Het voorliggende protocol is identiek aan het vorige exemplaar met dien verstande dat het jaartal overal is vervangen door 2012 en de goedkeuringstoleranties in hoofdstuk 3.1 op pagina 2 zijn berekend op basis van de begroting voor het jaar 2012. Advies:
5. A.
het controleprotocol jaarrekening 2012 SNN vaststellen.
Algemeen Bestuur Vergaderrooster AB 2013 Woordvoerder: voorzitter Het Algemeen Bestuur van het SNN vergadert in 2013 twee maal. De gekozen data zijn bepaald aan de hand van enkele van de formele bevoegdheden van het AB: het vaststellen van de jaarrekening en begroting en de vaststelling van het controleprotocol.
Bijlage
De rekeningcommissie van het Algemeen Bestuur komt drie keer bijeen, waarvan twee maal informeel. In maart wordt de conceptjaarrekening toegelicht en in het najaar komt indien gewenst het controleprotocol aan de orde. De uitkomsten van de formele bijeenkomst van de rekeningcommissie in april dienen als input voor de behandeling van de jaarstukken in de bijeenkomsten van de Statencommissies en uiteindelijk in PS zelf. Het stroomschema voor de behandeling van de jaarstukken 2012 en begroting 2014 is bijgevoegd. —
-
Gezamenlijke Statenbijeenkomst Naast deze vergaderingen staat op 25 juni, gekoppeld aan de vergadering van het Algemeen Bestuur, een gezamenlijke statenbijeenkomst gepland. Afhankelijk van de actualiteiten zou de datum voor de gezamenlijke statenbijeenkomst nog gewijzigd kunnen worden. Overzicht vergaderdata 2013: 21 maart informele bijeenkomst rekeningcommissie 16 april vergadering rekeningcommissie 25 juni vergadering Algemeen Bestuur, mogelijk in combinatie met Statenbijeenkomst n.t.b. informele bijeenkomst rekeningcommissie 12 november vergadering Algemeen Bestuur -
-
-
-
-
Advies:
B.
Besluitenlijst AS 26 juni 2012 Woordvoerder: voorzitter Bijgevoegd treft u de conceptbesluitenlijst van de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 26 juni 2012 aan. Advies:
6.
de vergaderdata voor kennisgeving aannemen.
Bijlage
de conceptbesluitenlijst vaststellen.
Isluiting
2
SNN VOOR DE NOORDELIJKE ECONOMIE
Algemeen Bestuur: 20 november 2012 Agendapunt 4
Controleprotocol 2012
Bijgaand treft u het controleprotocol voor de accountant ten behoeve van de controle op de jaarrekening 2012 van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland. Het concept van dit protocol is met de Rekeningcommissie besproken op 18 oktober ji. tezamen met de accountant. Het controleprotocol is een verplicht document voor provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. In dit protocol worden nadere aanwijzingen gegeven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties voor de controle van de jaarrekening 2012. Het voorliggende protocol is identiek aan het vorige exemplaar met dien verstande dat het jaartal overal is vervangen door 2012 en de goedkeuringstoleranties in hoofdstuk 3.1 op pagina 2 zijn berekend op basis van de begroting voor het jaar 2012.
Advies:
het controleprotocol jaarrekening 2012 SNN vaststellen.
Aanwezige stukken: 1. Controleprotocol jaarrekening 2012 SNN
b
provrncieT)reridie
gen 3 %,ofII
Gemeente Assen
CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANT TEN BEHOEVE VAN DE CONTROLE OP DE JAARREKENING 2012 VAN HET SAMENWERKINGSVERBAND NOORD NEDERLAND (SNN) 1.
Inleiding
In de Controleverordening van het SNN zijn de uitgangspunten voor de accountantscontrole vast gelegd. In dit controleprotocol worden nadere aanwijzingen gegeven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening 2012. Tevens wordt in de opdrachtverstrekking aangegeven welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van de rechtmatig heidcontrole zal zijn. Object van controle is de jaarrekening 2012 en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar 2012 zoals uitgeoefend door of namens het dagelijks bestuur van het SNN. 1.1
Procedure
Conform artikel 4 van de Controleverordening vindt ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole periodiek (afstemming)overleg plaats tussen de accountant en de directeur van het SNN en/of diens plaatsvervanger. In bijlage 2 is het communicatietraject nader uitgewerkt. 2.
Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) Zoals in art. 217 van de provinciewet (PW) is voorgeschreven, is de accountantscontrole op de jaar rekening gericht op het afgeven van een oordeel over: de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; het rechtmatig totstandkomen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder verordeningen; de inrichting van het financieel beheer en de financiële Organisatie, gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens een algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 van de provinciewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. -
-
-
-
-
Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 217 van de provinciewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden. Wat betreft het begrip rechtmatiQheid wordt aangesloten bij de definitie, zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG). De controle is gericht op het verkrijgen van een verklaring bij de jaarrekening. Voor het jaar 2012 zal de accountant extra aandacht besteden aan de controle van de uitvoeringskosten en de daarmee samenhangende voorzieningen Toekenningen Uitvoeringskosten. 3.
Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat er voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheers handelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie . 1
1
Door de toepassing van een risicoanalyse kan het zo zijn dat niet alle transacties die groter zijn dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie individueel worden gecontroleerd. Ook kunnen andere gegevensgerichte werkzaamheden dan
De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. 3.1 Goedkeuringstoleranties De definitie van de goedkeuringstolerantie is: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen zonder dat de bruikbaar heid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. In het BAPG zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorge schreven. Provinciale Staten en gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vast stellen dan deze minimumeisen. De te hanteren goedkeuringstoleranties voor het controlejaar 2012 zijn als volgt:
Goedkeuringsolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)
Goedkeurend
Strekking controleverklaring Beperking Oordeelonthouding fkeurend
1%
>
1%< 3%
3%
>
3%< 10%
3%
-
10%
Dit is overeenkomstig de eisen in het BAPG. Op basis van de begroting 2012 van het SNN betekenen bovengenoemde percentages dat een totaal bedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 379.000 en een totaal van onzekerheden van circa € 1.137.000 de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. Van de accountant wordt naast deze kwantitatieve benadering bij de weging van fouten en onzeker heden ook een kwalitatieve beoordeling verwacht (professional judgement). 3.2 Rapporteringtoleranties Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringtolerantie. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringtolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringtolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controle werkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringtolerantie kan worden vastgesteld op een percentage van bijvoorbeeld 10% van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag. Als rapporteringtolerantie wordt voor het jaar 2012 op basis van het vorenstaande een bedrag van € 38.000 vastgesteld. 4.
Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidcriteria
4.1 Algemeen In het kader van de rechtmatigheidcontrole kunnen 9 rechtmatigheidcriteria worden onderkend: het begrotingscriterium, het voorwaardencriteriu m, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriteriu m, het calculatiecriterium, het valuteringcriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het Ieveringscriterium. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria.
deelwaarnemingen worden toegepast. Met name door toepassing van cijferanalyses (verbandscontroles) kan het aantal deelwaarnemingen worden beperkt.
2
Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidcriteria: 1. 2. 3.
Het begrotingscriterium; Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&Criterium); Het voorwaardencriterium.
In de Audit Alert 13 van het NIVRA d.d. 15juli 2004 is over deze rechtmatigheidcriteria onder meer het volgende opgenomen: “Ad 1. Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is voor zover het de begro tingsoverschrjdingen betreft mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeenteraad zoals geregeld in de Gemeentewet. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen (5f respectievelijk welke begrotingsoverschrij dingen al dan niet vetwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de raad. —
—
Ad 2. Gemeenten zullen een beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik moeten hebben. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. Indien een gemeente geen toereikend M&O-beleid voert kan dit gevolgen hebben voor het accountantsoordeel. Indien bij een toereikend M&O-beleid dat in voldoende mate is uitgevoerd toch een belangrijke (materiële) onzeker heid die inherent is aan de regeling blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uit gaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoorde len of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven. —
—
Ad 3. Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op: • De omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project; • De heffing- en/of declaratiegrondslag; • Normbedragen (denk aan hoogte en duur); • De bevoegdheden; • Het voeren van een administratie; • Het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; • Aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d. De precieze invulling verschilt per wet respectievelijk regeling respectievelijk verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. Dit geldt echter niet voor de voorwaarden in de gemeentelijke regelgeving. Omdat er (nog) geen generieke criteria zijn vastge steld, dient de accountant over zowel de generieke als de specifieke criteria in overleg te treden met de raad. De raad is op gemeentelijk niveau kadersteller en wordt geacht de norm te stellen waaraan het college moet worden getoetst. Een gemeenteraad dient dan ook op grond van een overzicht van alle voor de betreffende gemeente geldende wet- en regelgeving het voorwaardencriterium te opera tionaliseren. Concreet betekent dit dat door de gemeenteraad limitatief moet zijn bepaald aan welke in wet- en regelgeving vastgelegde, voor de gemeente relevante, voorwaarden de accountant moet toet sen”. Nb: Verwezen wordt naar het Besluit accountantscontrole gemeenten accountantscontrole provincies en gemeenten.
3
—
de voorloper van het besluit
4.2
Nadere uitwerking De drie criteria zijn hierna nader uitgewerkt.
Met betrekking tot het begrotingscriterium: Via de door het algemeen bestuur vastgestelde financiële verordening ex artikel 216 provinciewet is nader uitgewerkt hoe moet worden bepaald of de lasten binnen de omschrijving van de activiteiten en het bijbehorende bedrag van het programma passen. Met betrekking tot het misbruik en oneigenliik gebruik criterium (M&O-criterium): Door het algemeen bestuur is, mede gebaseerd op Europese regelgeving, een M&O beleid vastge steld en in het handboek AD vastgelegd. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deug delijke maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik worden genomen. Daarbij is de vooronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures reeds (informeel) ade quate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoor ding. Met betrekking tot het voorwaardencriterium: Door het algemeen bestuur zijn in verschillende verordeningen en besluiten (hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de beschrijving van de administratieve organisatie) voorwaarden opgenomen. Met het vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidtoets door de accountant in dit controle protocol wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. Uitgangspunt daarbij is dat vooralsnog het huidige beleid nogmaals formeel wordt bekrachtigd. 5.
Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing
De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2012 is limitatief gericht op: 5.1
de naleving van wettelijke kaders, zoals die in onder de meest relevante EU verordeningen, externe en interne regelgeving van de “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole” is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen;
5.2
de o o o o
naleving van de volgende kaders: de begroting financiële verordening ex artikel 216 Provinciewet de controleverordening ex artikel 217 Provinciewet financieringsstatuut
en de overige kaders zoals opgenomen in de “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole” (bijlage 1 van dit protocol). Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep! object van financiële beheershandelingen. Ten aanzien van aan derden (bijvoorbeeld in toekenningbeschikkingen) gestelde aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties worden overigens wel volledig in de controle van de accountant betrokken, omdat dergelijke (financiële) voorwaarden ook al relevant zijn voor de accountantscontrole inzake de verantwoording aan overige overheden (waaronder de Europese Commissie) en de getrouwheid van de jaarrekening. 6.
Rapportering accountant
De accountant rapporteert naar aanleiding van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole op de wijze als aangegeven in bijlage 3. Bijlagen: 1. Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatig heidcontrole. 2. Communicatie en periodiek overleg. 3. Rapportagemomenten.
4
Bijlage 1: Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole
De meest relevante EU verordeningen zijn: Verordening (EG) Nr. 1260/99 van de Raad (algemene bepalingen inzake structuurfondsen); Verordening (EG) Nr. 1257/99 van de Raad (EOGFL-verordening); Verordening (EG) Nr. 1263/99 van de Raad (FIOV-verordening); Verordening (EG) Nr. 1783/99 van de Raad (EFRO-verordening); Verordening (EG) Nr. 1681/94 van de Commissie (onregelmatigheidsmeldingen); Verordening (EG) Nr. 643/00 van de Commissie (regeling gebruik euro); Verordening (EG) Nr. 1159/00 van de Commissie (voorlichting en publiciteit); Verordening (EG) Nr. 1685/00 van de Commissie (subsidiabiliteit), resp. 448/2004 met ingang van 11 maart2004; Verordening (EG) Nr. 438/01 van de Commissie (financiële controle); Verordening (EG) Nr. 448/01 van de Commissie (financiële correcties); Verordening (EG) Nr. 1083/2006 van de Raad (algemene bepalingen en intrekking van Vo(EG) nr. 1260/1999); Verordening (EG) Nr. 1828/2006 van de Commissie (uitvoeringsbepalingen); Beschikking van de Commissie tot goedkeuring van het OP (CCI 2007 NL 162 P0 001) van 27 december 2007
Daarnaast is met name de onderstaande externe regelgeving relevant: Provinciewet Wet gemeenschappelijke regelingen Besluit Begroting en Verantwoording Ministeriele Regeling van EZ van 12 november 2007, houdende de Rijkscofinanciering voor Efro 2007-2013 Overeenkomst met Ministerie van Economische Zaken voor de inzet van € 38,6 miljoen Koers Noord (Tansitiegeld) Instructies van het Ministerie van Economische Zaken bij de invoering van de subsidieregeling sterktes in de Regio (PID) Interne regelgeving De interne regelgeving is vastgelegd in het handboek AO. Op onderdelen is dit nader uitgewerkt in zogenaamde gedragscodes.
5
Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg
Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2012. Uit het oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. antal per Foelichting •aar Rekeningcommissie van twee Het algemeen bestuur is opdrachtgever van de accountant. Het het algemeen bestuur algemeen bestuur is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de rekeningcommissie kan, voorafgaand aan de controle van de aarrekening, een overleg plaatsvinden tot een afstemming inzake de nadere invulling van de controleopdracht. Na afloop van de controle worden besproken: de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het definitief rapport van bevindingen). op basis van de interim-controle de belangrijkste bevindingen m.b.t. de beheersing van de organisatie. Met het management van het SNN worden de volgende overleggen gevoerd: • Voorafgaand aan de controle (het zogenaamd pre-auditgesprek). • Bevindingen uitgevoerde interim-controle. • Bevindingen jaarrekeningcontrole. De concerncontroller is voor de accountant een belangrijke gespreks partner binnen de organisatie van het SNN. De concerncontroller neemt deel aan de overleggen met het management. Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse ioortgangsgesprekken. Binnen de afdelingen zal, in het kader van de accountantscontrole, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de managers en ver antwoordelijken voor de relevante primaire processen. -
Management SNN (bestaande uit de direceur, het hoofd SNN en de concerncontroller)
Minimaal drie
Financieel management
Minimaal drie
fdelingen
PM PM
6
Bijlage 3: Rapportage
De volgende standaard rapportagevormen worden onderkend: Rapportage rijdstip Managementletter interim- Na afronding controle ian de interimcontrole.
Inhoud Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersings structuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Jerslag van bevindingen Na afronding Het gaat hierbij om bevindingen: •aarrekening (gelijktijdig ian de controle fouten, onzekerheden m.b.t. de met het aanbieden van de ian de jaargetrouwheid en rechtmatigheid aarrekening aan het alge- rekening. (in relatie tot de controletoleran meen bestuur) ties) of de inrichting van het financieel beheer en van de financiële Organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. fouten, onzekerheden of verbete ringen op het gebied van ver slaglegging, rekening houdend met afgesproken rapporterings toleranties. De belangrijkste bevindingen uit de interim-controle. Controleverklaring Na afronding Het oordeel over de mate waarin de (gelijktijdig met het aan‘an de controle aarrekening een getrouw beeld geeft bieden van de jaarreke‘an de jaari.o.m. verslaggevingsvoorschriften en ning aan het algemeen rekening. ‘oldoet aan de eisen van rechtmatigbestuur) heid. Controleverklaringen en Na afronding Het gaat hierbij om bevindingen: /erslagen van bevinan de controle fouten, onzekerheden m.b.t. de dingen inzake de (jaar‘an de jaargetrouwheid en rechtmatigheid ijkse) verantwoordingen rekening c.q. (in relatie tot de controletoleran aan de Ministeries. Het afzonderlijke ties) betreft: ‘erantwoorof de inrichting van het financieel De op te leveren externe dingen. beheer en van de financiële producten betreffen (Zie organisatie een getrouwe en controleprotocol EZ): rechtmatige verantwoording De controleverklaring mogelijk maken. bij het eindverslag. Verslag van bevin dingen inzake de accountantscontrole bij het eindverslag. Ten behoeve van EZ de jaarlijkse controleverklaring bij de financiële tabellen. (Jaarlijkse) rapportages over de uitgevoerde systeemcontroles aan het SNN (de beheer autoriteit) en in afschrift aan_de_EC. -
Gericht aan Management
Jgemeen bestuur
-
-
-
-
-
-
-
-
-
7
\lgemeen bestuur
Management
Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht en gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstole rantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevin dingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door het SNN gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.
8
SNN VOOR DE NOORDELIJKE ECONOMIE
Algemeen Bestuur: 20 november 2012 Agendapunt 5A
: Overzicht vergaderdata 2013
Het Algemeen Bestuur van het SNN vergadert in 2013 twee maal. De gekozen data zijn bepaald aan de hand van enkele van de formele bevoegdheden van het AB: het vaststellen van de jaarrekening en begroting en de vaststelling van het controleprotocol. De rekeningcommissie van het Algemeen Bestuur komt drie keer bijeen, waarvan twee maal informeel. In maart wordt de conceptjaarrekening toegelicht en in het najaar komt indien gewenst het controleprotocol aan de orde. De uitkomsten van de formele bijeenkomst van de rekeningcommissie in april dienen als input voor de behandeling van de jaarstukken in de bijeenkomsten van de Statencommissies en uiteindelijk in PS zelf. Het stroomschema voor de behandeling van de jaarstukken 2012 en begroting 2014 is bijgevoegd. —
-
Gezamenlijke Statenbijeenkomst Naast deze vergaderingen staat op 25 juni, gekoppeld aan de vergadering van het Algemeen Bestuur, een gezamenlijke statenbijeenkomst gepland. Afhankelijk van de actualiteiten zou de datum voor de gezamenlijke statenbijeenkomst nog gewijzigd kunnen worden. Overzicht vergaderdata 2012: 21 maart informele bijeenkomst rekeningcommissie 16 april vergadering rekeningcommissie 25 juni vergadering Algemeen Bestuur, mogelijk in combinatie met Statenbijeenkomst informele bijeenkomst rekeningcommissie n.t.b. 12 november vergadering Algemeen Bestuur -
-
-
-
-
Advies:
de vergaderdata voor kennisgeving aannemen.
onsj., IrysIn
fryIn b
prcnizncieDrenrhe
%.rozll g 3 en
c4
Ce,oeete A
oo .
Planning jaarstukken 2012 en begroting 2014 SNN
SNN
*alleen jaarstukken 2012
VOOR DE NOORDELIJKE ECONOMIE
,]
[
conceptjaarrekening concept teksten jaarverslag
Rekeningcommissie 21 maart2013
2april2013
informele / informatieve biieenkomst*
instemming concept
/ /
GS DrIFrIGr 9april2013
concept cloorgeleiden naar PS
Rekeningcommissie 16april2013 advisering concept mcl. accountantsverslag*
Statencommissies 8 mei! 22 mei! 22 mei Fr / Gr / Dr
behandeling concept mci. advies rekeninacommissie
P5 22 mei! 29 mei! 29 mei Fr / Gr / Dr zienswijze concept .4
GS DrIFrIGr 11juni2013 verwerking zienswijzen PS via schriftelijke ronde DB
AB 25juni 2013 vaststelling opgemaakte versie
1, Ministerie van BZK 15juli 2013
SNN VOOR DE NOORDELIJKE ECONOMIE
Algemeen Bestuur: 20 november 2012 Agendapunt 5B
: Besluitenhijst Algemeen Bestuur d.d. 26 juni 2012
Bijgevoegd treft u de conceptbesluitenlijst van de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 26 juni 2012 aan. Advies:
de conceptbeshuitenhijst vaststellen.
fGmeot
nt1
Ce Assen
Gelegenheid tot spreken door niet-leden van dit bestuur, die zich daartoe bij het bestuurssecretariaat hebben gemeld.
Rondvraag Hiervoor dient u zich van tevoren te melden bij de voorzitter
2.
3.
1.
Onderwerp Toelichting en advies: Opening en vaststelling agenda
n.v.t.
n.v.t.
Besluit
Voorts aanwezig: Namens het SNN: H.H. van Voorn, mw. C.A.B. Bock, mw. S. Tersteeg en G. van der Veen
£
Met kennisgeving afwezig: M.J. van den Berg, J.A. ]orritsma, mw. S.A.E. Poepjes, mw. M.J. Kaal, mw. M.C.J. van der Tol, 0. van der Galiën en J.A. Tjalsma
Aanwezig: Namens PS Groningen: J. Batting, J.W.M. Veerenhuis-Lens en C. Swagerman Namens P5 Fryslân: iS. van der Zee Namens PS Dren the: A. Kerstholt en A. Huizing (plv. lid) Namens het DB: J. Tichelaar (voorzitter), mw. W.J. Mansveld, J.H.J. Konst, A. van der Tuuk, H. Brink en M. Boumans Adviseurs: mw. S. Buissink (griffier) R.A. Engelsman (SNN)
Besluitenhijst van de vergadering van het Algemeen Bestuur van het SNN op 26 juni 2012
5.
4.
Provincale Staten van Drenthe en Groningen hebben geen zienswijze afgegeven bij de begroting. Provinciale Staten van Fryslân hebben de opmerkingen van GS Fryslân bij
Vaststelling begroting SNN 2013 Woordvoerder: voorzitter Bijgevoegd treft u de begroting SNN 2013 aan.
Advies: 1. het jaarverslag SNN 2011 vaststellen; 2. het jaarverslag SNN 2011 voor 15 juli 2012 aan het ministerie van Binnenlandse Zaken sturen.
Het Algemeen Bestuur wordt geadviseerd het jaarverslag 2011, bestaande uit de jaarverslagteksten en de jaarrekening, vast te stellen.
Naast de verklaring en het verslag van de accountant zijn tevens de verslagen van de twee bijeenkomsten van de Rekeningcommissie van het AB bijgevoegd. Deze verslagen dienen als advies aan het AB en kunnen bij de besluitvorming over dit agendapunt worden betrokken.
Provincale Staten van Drenthe en Groningen hebben geen zienswijze afgegeven bij het jaarverslag. Provinciale Staten van Fryslân hebben de opmerkingen van GS Fryslân bij het jaarverslag overgenomen als zienswijze van PS op het jaarverslag. Deze opmerkingen zijn verwerkt in de voorliggende versie van het jaarverslag. In de toelichting bij dit voorblad wordt hierop specifiek ingegaan.
Vaststelling jaarverslag SNN 2011 Woordvoerder: voorzitter Bijgevoegd treft u (de onopgemaakte versie van) het jaarverslag SNN 2011 aan, bestaande uit de jaarverslagteksten en de jaarrekening.
Conform adviezen wordt besloten.
2
7.
6.
Sluiting
Advies:
de conceptbesluitenlijst vaststellen.
Besluitenlijst AB 22 november 2011 Woordvoerder: voorzitter Bijgevoegd treft u de conceptbesluitenlijst van de schriftelijke ronde van de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 22 november 2011 aan.
Advies: De begroting SNN 2013 vaststellen; 1. De begroting SNN 2013 voor 15 juli 2012 aan het ministerie 2. van Binnenlandse Zaken sturen.
Het Algemeen Bestuur wordt geadviseerd de begroting SNN 2013 vast te stellen.
Zoals in de brief van het DB aan PS d.d. 18 april (zie bijlage) wordt vermeld, hebben de provincies besloten tot een verlaging van hun bijdrage aan het SNN. Deze (extra) bezuinigingsmaatregel is verwerkt in de voorliggende versie van de begroting.
de begroting overgenomen als zienswijze van PS op de begroting (zie bijlage bij agendapunt 4). Deze opmerkingen zijn verwerkt in de voorliggende versie van de begroting, dan wel van een reactie van het SNN voorzien. In de toelichting bij dit voorblad wordt hierop nader ingegaan.
Conform advies wordt besloten.
Conform adviezen wordt besloten.
3
