01-05-12
Smit & zoon
Protocol ongewenst gedrag
01-07-05
FUNCTIE
PT – Ag01 blz. 1 van 9
Opgesteld:
Goedgekeurd:
Geautoriseerd:
Senior HR Advisor
Operationeel Directeur
QESH Manager
DATUM
MEMO: Deze versie van dit document betreft een nieuwe of geheel herziene versie. Formeel dient alle tekst “rood” en “dotted underlined” te worden gemarkeerd, doch dit wordt t.b.v. de leesbaarheid overruled door dit memo-blok. Doel Smit & zoon wil een arbeidsklimaat handhaven waarin medewerkers elkaars integriteit respecteren en voert daarom beleid dat is gericht op het bestrijden van ongewenste omgangsvormen. In verband daarmee vindt Smit & zoon het van belang dat medewerkers zoveel mogelijk worden beschermd tegen ongewenst gedrag van anderen en de nadelige gevolgen daarvan. Duidelijk moet zijn dat binnen Smit & zoon het bedoelde ongewenst gedrag niet wordt getolereerd. Daarbij is van belang dat we respect hebben voor de opvattingen van anderen en respect voor de grenzen die anderen trekken. Daarom dient er binnen de organisatie een zodanig open sfeer te heersen dat voor iedereen geldt dat men in het geval van ongewenst gedrag vrij is hierop iets terug te zeggen of te laten weten er geen prijs op te stellen, zonder dat hierdoor verstoorde arbeidsverhoudingen gaan ontstaan. Toepassingsgebied De gehele organisatie Definities Vormen van ongewenst gedrag: Seksuele intimidatie In de Arbo-wet wordt onder seksuele intimidatie verstaan: Ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard, waarbij tevens sprake is van één van de volgende punten: 1. Onderwerping aan dergelijk gedrag wordt hetzij expliciet hetzij impliciet gehanteerd als voorwaarde voor de tewerkstelling van een persoon. 2. Onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door een persoon, wordt gebruikt of mede gebruikt als basis voor beslissingen die het werk van deze persoon raken.
01-05-12 01-07-05
Smit & zoon
Protocol ongewenst gedrag
PT – Ag01 blz. 2 van 9
3. Dergelijk gedrag heeft ten doel de werkprestaties van een persoon aan te tasten en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving te creëren, dan wel tot gevolg dat de werkprestaties van een persoon worden aangetasten/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving wordt gecreëerd. De volgende uitingen van ongewenst gedrag worden als seksuele intimidatie gekenschetst: Opmerkingen, toespelingen en/of handelingen met een seksueel of erotisch getinte lading. Onnodige aanrakingen. Aanranding of verkrachting. Pesten De definitie van pesten luidt als volgt: Het systematisch uitoefenen van psychisch, fysiek of seksueel geweld, door één persoon of een groep personen tegen meestal één ander, die niet (meer) in staat is zichzelf te verdedigen. Voorbeelden hiervan zijn denigrerende opmerkingen zoals het afkraken van werk of aanmerkingen op iemands uiterlijk. Ook iemand negeren of iemand het werken onmogelijk maken vallen hieronder. Agressie en geweld In de Arbo-wet is de volgende definitie van agressie en geweld opgenomen: Agressie en geweld zijn voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid. Hierbij valt te denken aan: Schoppen, slaan of gooien met voorwerpen, maar ook schelden, treiteren, bedreigen (verbaal of met wapens) of vernielingen. Misbruik maken van communicatiemiddelen zoals computers en mobiele telefoons. Discriminatie Het is bij wet verboden een onderscheid te maken naar ras, nationaliteit, geloof, leeftijd, sekse of seksuele geaardheid. Ondanks dit verbod komt discriminatie veel voor. Uitingen hiervan zijn soms heel direct en verbaal en/of fysiek gericht. De subtielere vormen van discriminatie zijn ook kwetsend. Soms worden mensen genegeerd of juist overdreven positief benaderd. Verantwoordelijkheden N.v.t. Toepassing Preventie Een open cultuur waar collega’s elkaar kunnen aanspreken op ongewenst gedrag, waarin problemen bespreekbaar zijn en waarin mensen zich gesteund weten, is van belang bij het voorkomen van intimiderend en ander ongewenst gedrag. Bij Smit & zoon zal men voortdurend streven naar het bevordenen van een cultuur waarin een ieder zich gehoord voelt en problemen bespreekbaar zijn. Hierbij wordt uitgegaan van gewenst gedrag, respect voor elkaar en fatsoenlijke omgangsvormen. Waar deze worden overschreden is
01-05-12 01-07-05
Smit & zoon
Protocol ongewenst gedrag
PT – Ag01 blz. 3 van 9
dit bespreekbaar met het management en zullen er maatregelen genomen worden om ongewenst gedrag te voorkomen. Indien uit de risico-inventarisatie en -evaluatie dan wel uit werkoverleg blijkt dat er arbeidssituaties zijn die aanleiding kunnen geven tot ongewenst gedrag (denk daarbij b.v. aan onoverzichtelijke plekken, donkere gangen e.d.) dan zal dit nader worden onderzocht en zullen door de directie maatregelen worden genomen om de knelpunten op te lossen. Procedure Eventuele slachtoffers van ongewenst gedrag hebben in beginsel de eigen verantwoordelijkheid om duidelijk te laten weten dat het gedrag van de ander niet gewenst is. Als er een probleem is ten aanzien van ongewenst gedrag dat niet collegiaal kan worden opgelost, meldt betrokkene dit bij zijn eigen leidinggevende, bij de manager van de direct leidinggevende, of bij de Human Resources Advisor. Gezamenlijk wordt het bij de desbetreffende manager dan wel bij de directie aangekaart en wordt besproken op welke wijze het probleem in het belang van het slachtoffer kan worden opgelost. Waar nodig wordt externe hulp ingeschakeld. Daar waar de medewerker het niet conform bovenstaande voldoende aan de orde kan of durft te stellen, kan hij zich wenden tot de vertrouwenspersoon van Smit & zoon. Indien gewenst kan het slachtoffer zich wenden tot de klachtencommissie die is ingesteld in verband met deze beleidsregels ongewenst gedrag. Zie bijlage 1 voor het reglement van deze klachtencommissie. De melding door een medewerker van ongewenst gedrag wordt vertrouwelijk behandeld totdat er andere afspraken over worden gemaakt. Vertrouwenspersoon Als vertrouwenspersoon is Nienke Luik, Payroll Administrator, aangesteld. Uitgangspunten De vertrouwenspersoon is er primair voor degene die klaagt De vertrouwenspersoon onderneemt niets zonder toestemming van degene die een beroep op haar doet De vertrouwenspersoon respecteert de anonimiteit van de klager en de klacht wordt vertrouwelijk behandeld Geheimhouding hoort bij het vertrouwenspersonenwerk en een vertrouwenspersoon heeft derhalve beroepsgeheim Taken De vertrouwenspersoon heeft tot taak: Verzorgen van de eerste opvang, begeleiding en advisering van degene die klaagt. Zonodig verwijst de vertrouwenspersoon naar een instantie voor verdere hulp In overleg met de klager wordt nagegaan welke oplossingen er mogelijk zijn, zowel formeel als informeel De vertrouwenspersoon neemt niet de rol van bemiddelaar op zich. Hij /zij kan echter wel anderen vragen deze taak op zich te nemen. Als bemiddeling gewenst is, verschaft de vertrouwenspersoon feitelijke informatie aan de bemiddelaar
01-05-12 01-07-05
Smit & zoon
Protocol ongewenst gedrag
PT – Ag01 blz. 4 van 9
Als de klager dit wenst kan een klacht bij de klachtencommissie worden ingediend. De vertrouwenspersoon kan hem / haar helpen bij het opstellen van een klacht en begeleiden bij de behandeling van de klacht De vertrouwenspersoon heeft een taak in de nazorg na afhandeling van de klacht en ziet mede toe dat na afhandeling van de klacht de klager geen nadelige gevolgen ondervindt van het indienen van de klacht De vertrouwenspersoon houdt een anonieme registratie bij van het aantal consulten, het aantal klachten en de afwikkeling daarvan en rapporteert hierover jaarlijks aan de directie en Ondernemingsraad. De privacy van personen dient daarbij gewaarborgd te zijn.
Bevoegdheden De vertrouwenspersoon heeft de volgende bevoegdheden: Het zelfstandig raadplegen van deskundigen Toegang tot alle geledingen binnen de organisatie; ook de directie en Ondernemingsraad Starten van de klachtenprocedure met klager als de directie zich schuldig maakt aan ongewenst gedrag. Verantwoordelijkheden De vertrouwenspersoon heeft als verantwoordelijkheden: Gevraagd en ongevraagd advies geven aan de directie Verstrekken van informatie (zowel mondeling als schriftelijk) binnen alle sectoren en afdelingen over ongewenst gedrag Registratie van ingediende klachten; alleen toegankelijk voor de vertrouwenspersoon Deskundigheidsbevordering; het willen volgen van scholing. Sancties Bij handelen in strijd met het hier geformuleerde beleid, kunnen afhankelijk van de aard en de ernst van de overtreding (arbeidsrechtelijke) sancties worden getroffen, waarbij uitdrukkelijk wordt opgemerkt dat ontslag op staande voet niet wordt uitgesloten. Verwijzing Voor het opstellen van dit beleid is mede gebruik gemaakt van informatie van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen. Bijlagen Reglement klachtencommissie.
01-05-12 01-07-05
Smit & zoon
Protocol ongewenst gedrag
PT – Ag01 blz. 5 van 9
Bijlage - Reglement Klachtencommissie ongewenst gedrag Artikel 1 Algemene bepalingen 1.1
Dit reglement maakt onderdeel uit van het beleid ongewenst gedrag.
1.2
Een klacht omtrent ongewenst gedrag als bedoeld in het onder 1.1 vermelde beleid ongewenst gedrag van Smit & zoon dient schriftelijk te worden ingediend bij de Klachtencommissie met een duidelijke omschrijving van het gepleegde ongewenst gedrag. De klacht moet een vermelding van tijd, plaats en naam van de aangeklaagde en inhoud van de gedragingen bevatten en ondertekend zijn door de klager.
1.3
De klacht die geen betrekking heeft op de werkrelatie tussen de klager en/of aangeklaagde, wordt door de klachtencommissie niet in behandeling genomen.
1.4
Anonieme klachten worden door de klachtencommissie niet in behandeling genomen, tenzij in combinatie met en ter ondersteuning van een andere nietanonieme klacht.
1.5
Zodra de klacht is ingediend zendt de klachtencommissie binnen 5 werkdagen een ontvangstbevestiging aan de indiener van de klacht.
1.6
De klachtencommissie kan, indien nodig, vertrouwelijk een onafhankelijk advies inwinnen bij een externe, deskundige organisatie of persoon.
1.7
De indiener van de klacht kan de klacht intrekken tot aanvang van de zitting waarop de klachtencommissie haar zienswijze zal geven.
Artikel 2 Klacht tegen een lid van de directie 2.1
Wanneer een klacht wordt ingediend inzake ongewenst gedrag van een lid van de directie, dan wordt de klacht neergelegd bij de algemeen directeur. Mocht er een klacht ten aanzien van de algemeen directeur worden ingediend, dan wordt deze neergelegd bij de Human Resources Advisor die contact opneemt met de voorzitter van de raad van commissarissen. Alle overige artikelen zijn verder van toepassing.
Artikel 3 Bepalingen inzake de klachtencommissie 3.1
Een klacht wordt vertrouwelijk behandeld. Dat wil zeggen dat een ieder die op de hoogte is gebracht van feiten of in het bezit is gekomen van schriftelijke stukken met betrekking tot een klacht verplicht is tot geheimhouding van deze feiten en stukken tegenover derden en er voor zorg draagt dat bedoelde stukken niet onder ogen van derden komen. Bij het inwinnen van informatie bij derden dient eveneens de vertrouwelijkheid in acht te worden genomen. Waar HR Advisor wordt genoemd in deze klachtenregeling kan de manager bij afwezigheid door vakantie of ziekte, worden vervangen door de algemeen directeur.
01-05-12 01-07-05
Smit & zoon
Protocol ongewenst gedrag
PT – Ag01 blz. 6 van 9
3.2
De directie benoemt een klachtencommissie ongewenst gedrag (hierna: klachtencommissie) bestaande uit mannen en vrouwen.
3.3
De samenstelling van de klachtencommissie is zodanig dat voldoende kennis en ervaring op het gebied van ongewenst gedrag, juridische en organisatorische aangelegenheden beschikbaar is.
3.4
De klachtencommissie bestaat uit in principe drie leden en twee plaatsvervangende leden. Eén lid van de commissie wordt voorgedragen door de directie, één lid door de OR en één onafhankelijke voorzitter wordt door de twee leden voorgesteld. De directie en de OR dragen beide tevens een plaatsvervanger voor. Per geval kan door de commissie worden besloten of advies van een derde (deskundige) zal worden ingewonnen.
3.5
De klachtencommissie kiest uit haar midden een secretaris. Niet tot de leden van de klachtencommissie worden benoemd: leden van de raad van commisarissen, de Smit & zoon-directie, OR-leden en vertrouwenspersonen.
3.6
De leden van de klachtencommissie hebben zitting voor een periode van vier jaar. Zij treden na hun zittingsperiode af en zijn terstond herbenoembaar voor maximaal nog een periode. Bij einde dienstverband wordt een vervanger gezocht.
3.7
Er dient een rooster van aftreden te worden opgesteld, waarbij moet worden voorkomen dat de gehele commissie tegelijk aftreedt.
Artikel 4 Taken van de klachtencommissie Tot de taken van de klachtencommissie behoren: 4.1
Te bepalen of de klacht ontvankelijk is; een klacht is niet ontvankelijk als niet aan de eisen van artikel 1, punt 2 t/m 5 is voldaan.
4.2
Een onderzoek in te stellen naar de bij haar ingediende klachten omtrent ongewenst gedrag.
4.3
Aan de directie (indien een klacht is ingediend tegen een directielid: aan Human Resources Advisor) advies uit te brengen omtrent de uitkomsten van het onderzoek.
4.4
Aan de directie gevraagd, dan wel ongevraagd in algemene zin te adviseren omtrent de problematiek inzake ongewenst gedrag.
Artikel 5 Het onderzoek 5.1
Zodra de klachtencommissie een klacht ontvangt, wordt een begin gemaakt met het onderzoek.
5.2
De klachtencommissie is bevoegd tot het inwinnen van informatie bij een ieder die inlichtingen kan verschaffen omtrent de omstandigheden waaronder ongewenst gedrag zich heeft voorgedaan. De klachtencommissie zal hierbij
01-05-12 01-07-05
Smit & zoon
Protocol ongewenst gedrag
PT – Ag01 blz. 7 van 9
zorgvuldigheid betrachten. Binnen Smit & zoon dienen medewerkers volledige medewerking hieraan te verlenen. Hierbij geldt dat een ieder die door de klachtencommissie benaderd wordt, gehouden is tot absolute geheimhouding. 5.3
Gedurende de procedure houdt de commissie zowel de klager als de aangeklaagde op de hoogte van het verloop van de procedure.
5.4
Gedurende de klachtenbehandeling wordt een procesdossier opgesteld, dat vertrouwelijk is en slechts ter inzage ligt voor de klager, aangeklaagde en hun adviseurs.
5.5
De klachtencommissie hoort de klager en de aangeklaagde in eerste instantie in elkaars afwezigheid. In overleg met partijen, óf indien dit in de ogen van de klachtencommissie bevorderlijk is voor het onderzoek, kan besloten worden om de klager en aangeklaagde te horen in elkaars aanwezigheid.
5.6
Zowel de klager als de aangeklaagde kunnen zich laten bijstaan door een adviseur.
5.7
De klachtencommissie kan getuigen en andere betrokkenen, die inlichtingen kunnen verschaffen omtrent de omstandigheden waaronder de ongewenste gedragingen hebben plaatsgevonden, horen. Afhankelijk van de situatie geschiedt dit in aanwezigheid van de klager en aangeklaagde.
5.8
De bijeenkomsten van de klachtencommissie zijn besloten en worden eventueel extern gehouden.
Artikel 6 Bereikbaarheid commissie, registratie en verslaglegging 6.1
De commissie is te bereiken via de secretaris: Smit & zoon klachtencommissie ongewenst gedrag tav __________ _____________ _____________
6.2
De secretaris van de klachtencommissie houdt de registratie bij van de klachten en de behandelingen ervan, ten behoeve van het archief van de klachtencommissie.
6.3
Slechts de leden van de klachtencommissie hebben inzage in dit archief. Alle gegevens ter zake een klacht worden na vijf jaar vernietigd, tenzij binnen de termijn van vijf jaar opnieuw een klacht wordt ingediend omtrent een aangeklaagde persoon. In dit geval worden de gegevens van de eerdere klacht nogmaals vijf jaar bewaard.
6.4
De secretaris houdt tevens een anonieme registratie bij van de aard en de omvang van de door de klachtencommissie behandelde klachten. Dit wordt opgenomen in een jaarlijkse schriftelijke verslaglegging.
6.5
Van elke hoorzitting en van elke verklaring wordt een verslag gemaakt dat door
01-05-12 01-07-05
Smit & zoon
Protocol ongewenst gedrag
PT – Ag01 blz. 8 van 9
betrokkene voor akkoord getekend dient te worden. Indien de betrokkene niet tot ondertekening bereid is, bestaat de mogelijkheid schriftelijk commentaar aan het verslag toe te voegen. Artikel 7 advies aan de directie 7.1
De klachtencommissie kan, op het moment dat de klacht binnen is bij de klachtencommissie, een advies uitbrengen aan de directie. De directie kan beslissen de aangeklaagde te schorsen.
7.2
Als de klacht niet ontvankelijk of ongegrond wordt verklaard door de klachtencommissie, deelt zij dit onverwijld en gemotiveerd mee aan de directie/HR Advisor, klager en aangeklaagde. Een klacht wordt niet gegrond verklaard, indien deze slechts wordt gesteund door de verklaring van de klager. De verklaring van de klager dient te worden aangevuld met meer redengevend materiaal, bijvoorbeeld een verklaring van de aangeklaagde, een medische verklaring, een getuigenverklaring.
7.3
Als de klachtencommissie de klacht gegrond acht komt zij binnen 20 werkdagen na ontvangst van de klacht tot een advies aan de directie. Een kopie daarvan wordt aan de beklaagde en klager verzonden. Deze termijn kan met maximaal 20 werkdagen worden verlengd. Bij verlenging worden alle betrokkenen in kennis gesteld.
7.4
Klager en aangeklaagde worden op de hoogte gebracht van het moment waarop de klachtencommissie haar advies heeft neergelegd bij de directie. Klager en aangeklaagde ontvangen een exemplaar van het advies.
Artikel 8 advies met betrekking tot te nemen maatregelen 8.1
De commissie kan de directie adviseren tot de volgende maatregelen: Jegens aangeklaagde: a. waarschuwing; b. berisping; c. schorsing; d. overplaatsing; e. gehele of gedeeltelijke ontzegging van de toegang tot de gebouwen en terreinen behorende tot Smit & zoon; f. ontslag
8.2
Indien een klacht ten onrechte bij (de vertrouwenspersoon en) de klachtencommissie blijkt te zijn gedeponeerd: Voorziet de directie, op verzoek van en in overleg met de aangeklaagde, in passende rehabilitatie.
8.3
De commissie kan de directie adviseren tot het nemen van de volgende maatregelen; Ten gunste van klager: a. uitstel van een beoordeling; b. een vernieuwde beoordeling; c. verandering van taken of functie, dan wel overplaatsing;
01-05-12 01-07-05
Smit & zoon
Protocol ongewenst gedrag
PT – Ag01 blz. 9 van 9
d. toewijzen andere stage-plaats. 8.4
lndien een klacht ten onrechte bij de vertrouwenspersoon en de klachtencommissie blijkt te zijn gedeponeerd kan de commissie de directie adviseren tot het nemen van de volgende maatregel: Jegens klager: a. waarschuwing; b. berisping; c. schorsing; d. overplaatsing; e. gehele of gedeeltelijke ontzegging van de toegang tot de gebouwen en terreinen behorende tot Smit & zoon; f. ontslag
Artikel 9 besluit genomen door de directie 9.1
Binnen 5 werkdagen na ontvangst van het advies van de klachtencommissie wordt door de directie een ontvangstbevestiging verzonden aan de klager, de aangeklaagde, de klachtencommissie en de vertrouwenspersoon.
9.2
De directie neemt binnen 20 werkdagen na ontvangst van het advies van de klachtencommissie een gemotiveerd besluit. Eventueel kan deze termijn gemotiveerd met 2 keer 20 werkdagen worden verlengd wanneer dit in het kader van het onderzoek noodzakelijk is. Bij een verlenging worden alle betrokkenen daarvan in kennis gesteld.
9.3
Wanneer de directie een besluit heeft genomen, wordt dit binnen 3 werkdagen verzonden aan de klager, de aangeklaagde, de klachtencommissie en de vertrouwenspersoon. Wanneer is afgeweken van het advies van de klachten commissie motiveert de directie waarom is afgeweken.
9.4
Het genomen besluit wordt opgenomen in het archief van de klachtencommissie.
