Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht
Hier komt tekst Metagegevens • Metagegevens & & Architectuur Architectuur Hier komt ook tekst 22-1-2015• 22-1-2014
Ben de Jong Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie (KKCD)
Utrecht.nl
Inhoud A. B. C. D. E. F.
Introductie Het procesmodel Harmonisatie RGBZ-TMLO Mapping van Metadata ‘Kwaliteitssysteem’ en ‘Utrechtse Referentie Architectuur’ Conclusies
Utrecht.nl
Ontwikkelingen in Utrecht
• • • • • • • • • • • •
Nieuw stadskantoor Decentralisaties Digitaal & Zaakgericht werken Afbouw DIV Data gedreven sturing Basisregistraties Informatiebeveiliging Vervanging/Substitutie Lean Werken ‘onder architectuur’ Recordmanagement en E-depot … Utrecht.nl
Rollen • • • • • • • •
Informatie- en procesmanagers Strategisch adviseurs Architecten Informatiebeveiliging I-projecten: digitalisering en zaakgericht werken I-projecten: archiefbewerking I-projecten: professionalisering scanvoorzieningen KKCD – advisering & monitoring
Met de zoektocht naar… • Recordmanagement en positie van het E-depot • … Utrecht.nl
Inhoud A. B. C. D. E. F.
Introductie Het procesmodel Harmonisatie RGBZ-TMLO Mapping van Metadata ‘Kwaliteitssysteem’ en ‘Utrechtse Referentie Architectuur’ Conclusies
Utrecht.nl
Het procesmodel PROCES DIENSTVERLENING
PROCES AFHANDELING
RECORD MANAGEMENT
Be –(af) handelen zaak
Vernietigen Overbrengen Zaak
Assisteren en informeren klant
Klant
Classificeren klantvraag
Kanalen
Registreren zaak
Administratief beheren zaak
GEGEVENSVERZAMELINGEN
Basis registraties
Kern registraties
Klant gegevens
Zaken dossiers
Zaaktype catalogus
Producten catalogus
Openbare informatie
Utrecht.nl
Modellen E-depot
(Bron: gemeente Haarlem’)
Utrecht.nl
Het procesmodel PROCES DIENSTVERLENING
PROCES AFHANDELING
RECORD MANAGEMENT
Be –(af) handelen zaak
Vernietigen Overbrengen Zaak
Assisteren en informeren klant
Klant
Kanalen
Classificeren klantvraag
Registreren zaak
Administratief beheren zaak
Product (GDPC)
Proces/ Zaak (RGBZ)
Record (TMLO) Utrecht.nl
Landelijke Standaarden • • • • • • • •
Het Gemma - Procesmodel Gemeentelijke diensten- en productencatalogus (GDPC) Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens voor Zaken (RGBZ) Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Basis Gegevens (RSGB) Zaaktypecatalogus (ZTC 2.0) NEN-ISO 23081 Richtlijn Metagegevens overheid (RMO) Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid
En dan nu: • Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO1.1)
Utrecht.nl
Inhoud A. B. C. D. E. F.
Introductie Het procesmodel Harmonisatie RGBZ-TMLO Mapping van Metadata ‘Kwaliteitssysteem’ en ‘Utrechtse Referentie Architectuur’ Conclusies
Utrecht.nl
Wat wil Utrecht voorkomen?
Utrecht.nl
Wat is dan nodig?
Proces
Product
Zaak
E-Formulier
Record
Utrecht.nl
Dat vraagt om
(SEMANTISCHE) INTEROPERABILITEIT
Utrecht.nl
•
Utrecht.nl Pagina 14
Metadata uit het TMLO
Utrecht.nl
Harmonisatie tussen RGBZ en TMLO Citaat (Bron: King)
“Het TMLO specificeert metagegevens van ‘records’ (archiefbescheiden) en kan beschouwd worden als een informatiemodel voor records. Zaakdossiers en informatieobjecten worden vanuit archiveringsoptiek gedurende en bij afronding van een zaak records. Door het RGBZ en het TMLO met elkaar te harmoniseren bereiken we een naadloze aansluiting van het zaakgericht werken op de archivering”.
Utrecht.nl
Brondocument
Utrecht.nl
Harmonisatie tussen TMLO & RGBZ
Utrecht.nl
Welke metagegevens uit het TMLO beschouwt Utrecht als:
‘goed te doen’ 2. 3. 4. 19.1
Identificatiekenmerk Aggregatieniveau (Serie, Archief, Dossier, Document) Naam Vorm - redactie/genre (Documenttype – o.b.v. NEN-2084)
Utrecht.nl
Welke metagegevens beschouwt Utrecht als ‘Harde noten’ 5. 12. 13. 15. 15C. 20. 21.
Classificatie Event geschiedenis Event plan Relatie Actor Integriteit Formaat
Utrecht.nl
Inhoud A. B. C. D. E. F.
Introductie Uitgangspunt: Procesmodel (voorlopige) conclusies uit de harmonisatie RGBZ-TMLO Mapping van Metadata ‘Kwaliteitssysteem’ en ‘Utrechtse Referentie Architectuur’ Conclusies
Utrecht.nl
Mapping volgens meerdere dimensies
1. Informatie opgebouwd in verleden, heden of toekomst 2. Aggregatieniveau: Serie, Archief, Dossier of Document 3. Overbrenging en wel of niet Uitplaatsing
Utrecht.nl
Leidsche Rjn – Corsa
Lopend
Afgehandeld
Overgebracht Utrecht.nl
Serie/Archief
P/W/H-schijf
Document
Dossier
Netwerkschijven
Lopend
Afgehandeld
Overgebracht Utrecht.nl
Zaaksysteem
Lopend
Afgehandeld
Overgebracht Utrecht.nl
Lopend
Afgehandeld
Overgebracht Utrecht.nl
Aanbevelingen t.a.v. “Waardering” • Toepassing van het Toepassingsprofiel voor gegevens met waardering “Verplicht indien van toepassing” vraagt om concretisering van KING/Archief2020/leveranciers? voordat alle Lokale Overheden het wiel moeten uitvinden. • Idem voor overeenkomst/verschil tussen Verplicht, Verplicht indien van toepassing,
Aanbevolen, Optioneel en Pas toe of Leg uit
Utrecht.nl
Energiebalans t.a.v. ‘verleden’ en ‘toekomst’ Stellingname Utrecht:
Leg vooral de energie in het ‘naar voren halen van de toekomst’ om te voorkomen dat het verleden doorgroeit
Utrecht.nl
Inhoud A. B. C. D. E. F.
Introductie Uitgangspunt: Procesmodel (voorlopige) conclusies uit de harmonisatie RGBZ-TMLO Mapping van Metadata ‘Kwaliteitssysteem’ en ‘Utrechtse Referentie Architectuur’ Conclusies
Utrecht.nl
Het Kwaliteitssysteem Documentaire informatie
W e t g e v i n g
HoofdDocument
Leidraden
Normen
Systematiek
Richtsnoer voor praktijk
Basis voor Monitor & ArchiefKPI’s
Basis voor advies aan (C)IPM, projecten SCI etc.
Informatie - en beheerplan
Interne monitor per OO
Toezicht HUA en Provincie
Utrecht.nl
Leidraden Leidraad 1
Organisatieverandering
Leidraad 2
Duurzaamheid
Leidraad 3
Opleidingen
Leidraad 4
Classificatie
Leidraad 5
Metagegevens
Leidraad 6
Informatiebeveiliging
Leidraad 7
Programmatuur
Leidraad 8
Informatieontwerp
Leidraad 9
Conversie en migratie
Leidraad 10
Vervanging
Leidraad 11
Vernietigen en bewaren
De kunst van verbeteren zit in kleine stapjes
Utrecht.nl
Utrechtse Referentie Architectuur Duurzaam informatiebeheer o o o o o o o
Archiefverordening gemeente Utrecht 2014 Kwaliteitssysteem Documentaire informatie, versie 2.0 Doelarchitectuur Digitale Duurzaamheid, Rijksoverheid, 21-6-2012 Enterprise Architectuur RHC's ZTC 2.0 TMLO V1.1 Standaarden volgens Forum standaardisatie
Toetsing
Aanpassing
URA V1.0
URA V1.5
Utrechtse Referentie Architectuur Duurzaam informatiebeheer
Programma Governance
Kaders Richtlijnen
Afstemming Advies Toetsing
URA V1.5
CIO Office
Afstemming Utrecht.nl
KKCD
Architectuurboard
Inhoud A. B. C. D. E. F.
Introductie Uitgangspunt: Procesmodel (voorlopige) conclusies uit de harmonisatie RGBZ-TMLO Mapping van Metadata ‘Kwaliteitssysteem’ en ‘Utrechtse Referentie Architectuur’ Conclusies
Utrecht.nl
Wat hebben we ervaren en vastgelegd? • Utrecht heeft een zinvolle start gemaakt met onderwerp e-depot • We zijn ons bewust geworden van de werking van het metamodel en vraagstukken rondom ‘mapping’.
• Toepassing van het TMLO ligt vast via Leidraad Metagegevens 2.0 en de URA 1.5. • Principes rondom Duurzaam informatiebeheer zijn bijgesteld in de URA. Nb.
Utrecht is in afwachting van RGBZ 2.0 i.v.m. harmonisatie met het TMLO
Utrecht.nl
Openstaande vragen • • • •
Meerdere praktijksituaties zijn absoluut nodig. Roadmap vanuit Nationaal Archief/Archief-2020, RHC’s. Diverse functionele aspecten rondom ‘interoperabiliteit’. Meer duidelijkheid is nodig (via KING/Arcfhief-2020) over de functionele samenhang van het procesmodel met de metamodellen ZTC 2.0/RGBZ 2.0 en TMLO 1.1. • Utrechtse keuze E-depot: ‘uitplaatsing’ of alleen volgens ‘overbrenging? • Bij uitplaatsing: alleen de ‘over te brengen’ informatie of ook ‘op termijn vernietigbare informatie’? • Samenwerking met .. ?
Utrecht.nl
Vragen??
[email protected] Kennis en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie
Utrecht.nl
