Project Vastgoedinformatie Elk einde heeft een nieuw begin!?
Hier komt tekst 8 december 2015 Hier komt ook tekst
Utrecht.nl
Vastgoedinformatie en PM: doelen project presentatie mei 2015 Doelen project Sturings- en managementinformatie wordt gebruikt
Algemene opbrengsten analyse • • • • •
Brongegevens zijn op orde Informatie is beschikbaar en adequaat (systemen bekend, toepassingen sluiten aan bij de behoefte) Werkprocessen en instructies (met betrekking tot informatie) zijn duidelijk
Geen twijfel over nut van sturingsinformatie, maar wordt onvoldoende gebruikt Datagedreven sturing! KPI’s kwaliteit, benutting en leegstand nog definiëren. Sneller, meer en betrouwbare informatie te krijgen, is een algemeen gehoorde wens Wens om op wijkniveau integraal inzicht te krijgen (over portefeuilles, ketens) Volledig financieel inzicht (budget, YTD, prognose) per portefeuille gewenst
• •
Systeem SAP-RE geeft onvoldoende vertrouwen, Erik wel Als gegevens (te) laat worden aangepast, leidt dat tot veel werk (om te corrigeren)
• •
Waar nodig worden handmatig overzichten gemaakt Er is een latente automatische koppeling tussen systemen, maar die moet beter worden benut Kracht van Vastgoedmaps bij communicatie wordt niet benut (doelen en prestaties onbekend)
•
• •
Wie kent de werkinstructies voor de registratie van gegevens (of weet dat ze er zijn?) PF-houder is verantwoordelijk voor gegevens, en wie voor systemen?
Utrecht.nl 16-12-2015
2
Van plan naar resultaat • Verbeteringen van systemen en applicaties PM (RE) • Koppeling met andere applicaties (G4, O-prognose, VA) • Werkinstructies en organisatie informatieproces • Managementinformatie (overzicht en inzicht) • KPI’s (leegstand, benutting, kwaliteit) • Vastgoedmaps
Utrecht.nl
Van gegevens naar informatie
A Cognos
B C
D1
E
D2
D3
Utrecht.nl
Vastgoedinformatie betrouwbaar, toegankelijk en bruikbaar 1. Overeenkomsten, aktes, technische gegevens en correspondentie : PANDEN EN GRONDEN
2. Overzichten van gegevens over gebouwen, huurders, financiële exploitatie techniek in meerdere applicaties: COGNOS 3. Managementinformatie over portefeuille: gegevens, geografie en prestaties: VASTGOEDMAPS
Utrecht.nl
Technische aanpak overzichten informatie -> SCRUM • Technische specialisten (SAP, BW, ETL, DWH, Framework, Cognos) werken samen aan de verbetering van bestaande en aan nieuwe overzichten
Utrecht.nl
Overzichten van gegevens (Vastgoedinformatie en Portemonnee) • Overzichten van: • • • •
Gebouwen en percelen Huurobjecten (Huur-)overeenkomsten Leegstand
• Financiele exploitatie • Exploitatie meerdere jaren (n-10 tot n-1) • Exploitatie actueel jaar (YTD) • Debiteuren
• Activa en waardering • Boekwaarde, WOZwaarde en herbouwwaarde • Vrijval activa komende 20 jaar
Utrecht.nl
Van RE naar Cognos • Zonder extra in te loggen • Voorselectie van portefeuille, deelportefeuille, wijk, adres of SAP-nummer • Per elke einde maand (financieel) of begin maand (overeenkomsten) of vandaag • Doorklikopties vanuit overzichten in voorbereiding • Meer overzichten in ontwikkeling
Utrecht.nl
Utrecht.nl
Utrecht.nl
Vastgoedmaps • Gebouw en contractinformatie was 31/12 laatste jaar, wordt gebouw en contractinformatie actueel • Financiele informatie laatste geconsolideerde jaar, blijft hetzelfde, actueel is wens • Wijk- en gebouwnaaminformatie aangepast zodat zoeken van gebouwen en percelen makkelijker gaat • Percelen toegevoegd • Aanpassingen leegstand doorgevoerd • Informatie MJOP’s en programma duurzaamheid toegevoegd
Utrecht.nl
Utrecht.nl
Vastgoedinformatie en PM: resultaten project Doelen project Sturings- en managementinformatie wordt gebruikt
Brongegevens zijn op orde Informatie is beschikbaar en adequaat (systemen bekend, toepassingen sluiten aan bij de behoefte) Werkprocessen en instructies (met betrekking tot informatie) zijn duidelijk
Algemene opbrengsten • •
Toepassingen zijn adequaat Mogelijkheid om informatie (output) af te stemmen op dagelijkse werkzaamheden
• •
Systemen zijn op orde Werkafspraken over aanpassingen en verbeteringen
•
Basisinformatie is voor iedereen toegankelijk (iedereen krijgt COGNOS-licentie) Specialisten beschikbaar voor maatwerk
•
• •
Eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor de gegevens is helder Informatiefunctie heeft een robuuste plek binnen de organisatie
Utrecht.nl 16-12-2015
13
Vervolg • Afronden gegevens in SAP-RE nadat de technische wijzigingen zijn doorgevoerd
• Afronden SCRUM-project “overzichten informatie” • Vastgoedmaps inrichten op basis van gegevens 1/1/ 2016
• Organisatie van team informatie per 1/1/2016 • Training medewerkers 1e week februari 2016
Utrecht.nl
