SKRIPSI ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DI DALAM PEDOMAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN PADA PT. RAJAWALI NUSINDO MEDAN

1

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM EXTENSI MEDAN

SKRIPSI ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DI DALAM PEDOMAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN PADA PT. RAJAWALI NUSINDO MEDAN

Diajukan Oleh :

NAMA

: ENY SRI MELANI

NIM

: 050522090

DEPARTEMEN

: AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi 2009

Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

2

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul : ” Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Didalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan ”. Adalah benar hasil kerja saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi Program S-1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh pihak universitas.

Medan,

009

Yang Membuat Pernyataan

ENY SRI MELANI 050522090


3

ABSTRAK

Penerapan sistem informasi yang cepat, tepat dan akurat. Sistem informasi akuntansi menyiapkan informasi bagi manajemen dan memanfaatkannya sebagai dasar untuk pengambilan keputusan. Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi yang diterapkan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan benar-benar telah mampu memberikan informasi yang cepat dan akurat bagi manajemen dalam pengambilan keputusan pada piutang. Jenis penelitian yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah penelitian lapangan, yaitu mengadakan penelitian secara langsung ke prusahaan. Penelitian ini didukung dengan pengumpulan data, baik yang sudah diolah maupun yang belum diolah yang penulis peroleh secara langsung dari objek penelitian maupun dari literatur-literatur yang berkaitan dengan masalah yang dibahas. Metode deskriptif kualitatif yang penulis gunakan dalam menganalisa data akan memberikan gambaran dan jawaban yang jelas dan akurat dari perumusan masalah penelitian. Dari pembahasan hasil penelitian ditemukan bahwa sistem informasi akuntansi PT. Rajawali Nusindo sudah cukup efektif dan efisien dan mampu memberikan informasi kebutuhan manajemen didalam pengambilan keputusan. Hal ini terlihat dari tersediannya informasi yan dibutuhkan tepat pada waktu manajemen membutuhkan. Kata kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Pengambilan Keputusan, Piutang.


4

ABSTRACT Quick, precise and accurate application on the information system is very required for the present time. Accounting Information System provides the information for the management and uses it as the base for decision making. The objectives of this thesis is to know of whether the accounting information system has been applied by PT. Rajawali Nusindo Medan branch and to know whether it is able to give accurate and quick information for management in decision making on the account receivable. This research is field research by conducting direct research into field into the company. This research is supported by data collecting to the data which has been processed or not been processed directly from the object of the research and also the research object from the literature related to the problem. The qualitative descriptive method in analyzing the data will give the description and clear and accurate answer to the formulation of the research problem. From the result of the research, it is obtained that the accounting information system in PT. Rajawali Nursindo has been effective and efficient and able to give the information for the needs of management in decision making. It can be seen from the availability of the information required by management on time. Keywords : Accounting Information System, Decision Making, Account Receivable.


5

DAFTAR ISI SKRIPSI Halaman PERNYATAAN .................................................................................................

i

KATA PENGANTAR ....................................................................................... ii ABSTRAK ......................................................................................................... vi ABSTRACT ....................................................................................................... vii DAFTAR ISI .................................................................................................... viii DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... x DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... xi BAB I

PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ……………………………………………1 B. Perumusan Masalah ………………………………………………..4 C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian ………………...………………….4 D. Kerangka Konseptual ……………………………...……………….6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi..............................................8 B. Unsur-unsur dan Tujuan Dalam Penyajian Sistem Informasi Akuntansi..........................................................................13 C. Sistem Informasi Akuntansi Piutang Dagang...................................18 D. Hal-hal Yang Terdapat Pada Pengambilan Keputusan.....................20 BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ................................................................................28 B. Jenis Data..........................................................................................28 Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

6

C. Teknik Pengumpulan Data................................................................29 D. Metode Penganalisis Data.................................................................30 E. Tempat Penelitian……………..……………………………............30 BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian………………….…………………….....................31 1. Gambaran Umum dan Struktur Organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan ............................................................31 2. Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan ………………..…………………….....………44 B. Analisis Hasil Penelitian ................................................................. 51 1. Informasi Akuntansi Piutang Dagang Sebagai Pedoman Bagi Manajemen Dalam Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan..............................................................51 2. Komputer Sebagai Suatu Sistem Informasi Piutang Dagang Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan...............................53 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ………………………………………...………………58 B. Saran ………………………………………………..……………...60

DAFTAR PUSTAKA .........................................................................................61 LAMPIRAN


7

DAFTAR GAMBAR

No

Judul

Gambar 1.1

Kerangka Konseptual Pada PT. Rajawali Nusindo

Halaman

Cabang Medan. ............................................................................. 6 Gambar 2.1

Alur Sistem Informasi Akuntansi ................................................. 16

Gambar 2.2

Transaksi yang Diproses oleh Sistem Informasi .......................... 17

Gambar 2.3

Diagram Piutang Dagang ............................................................. 18

Gambar 2.4

Grafik Proses Pengambilan Keputusan ........................................ 22

Gambar 4.1

Struktur Organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan ......... 43

Gambar 4.2

Bagan Alir Proses Piutang Dagang ............................................. 45

Gambar 4.3

Bagan Alir Sistem Aplikasi Piutang Dagang ............................... 46

Gambar 4.4

Bagan Alir Sistem Aplikasi Penghapusan Piutang Dagang ......... 47


8

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1

Piutang Dagang Didalam Buku Besar Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan

Lampiran 2

Proses Penerimaan Pembayaran Piutang Dagang Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan.


9

BAB I PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang Masalah Untuk menuju perdagangan bebas adanya persaingan antara para perusahaan

baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil dikarenakan meningkatnya mutu dan kwalitas dari masing-masing perusahaan sehingga menimbulkan berbagai macam persoalan didalam mengelola dan mengembangkan perusahaan tersebut. Dalam meningkatkan dan mengembangkan kualitas tersebut perusahaan dapat menggunakan sistem manajemen yang baik yang dimana manajemen tersebut mampu memimpin perusahaan dan mengambil ahli serta mengambil tindakan yang paling tepat untuk mencapai tujuan yang lebih efisien dan efektif. Agar setiap perusahaan melaksanakan seluruh aktivitas usahanya lebih mudah dan cepat maka manajemen memerluhkan suatu informasi yanga sangat terjamin kwalitasnya sehingga dapat mendukung tujuan yang telah telah direncanakan oleh perusahaan tersebut. Sehingga informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dapat terpenuhi dengan cepat dan terjamin keabsahaannya. Dimana informasi yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan dalam pengambilan keputusan sangat berhubungan dengan sistem informasi akuntansi yaitu data keuangan yang ada didalam perusahaan baik data yang didalam maupun yang diluar perusahaan selama hal tersebut berhubungan dengan perusahaan itu. Agar data tersebut dapat secara langsung digunakan oleh pihak manajemen yang bersangkutan maka data tersebut haruslah bersifat akurat sehingga dapat digunakannya suatu sistem Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

10

informasi akuntansi yang sangat dapat membantu perkembangan didalam pengambilan keputusan di suatu perusahaan. Dalam perusahaan adanya tantangan di bidang administrasi atau manajer, tentu akan aktif mencari cara untuk dapat meningkatkan aktivitas kerja mereka sehingga usaha dalam peningkatan prestasi kerja ini dilakukan antara lain melalui upaya meningkatkan kemampuan untuk membuat suatu keputusan yang lebih bermutu. Hal ini terbukti dikarenakan perencanaan didalam meningkatkan mutu keputusan yang dibuat oleh manajer akan memudahkannya menyakinkan orang lain tentang pengambilan keputusan yang sistematis sehingga memberikan pengaruh positif terhadap kesejahteraan dari karyawan dalam melaksanakan aktivitas pekerjaan. Dalam pengambilan keputusan dapat memakan waktu yang cukup panjang bagi para manajer meskipun dalam pelaksanaan (implementasi) dari keputusan kebijakan yang dibuat akan terlibat secara terus menerus dalam pembuatan suatu keputusan agar lebih efisien dan efektif. Setiap manajer senantiasa menghadapi berbagai masalah hari demi hari sehingga bilamana ada perbedaan antara apa yang diinginkan dan apa yang sebenarnya terjadi, sehingga masalah-masalah yang dihadapi sangat penting memerlukan perhatian secara khusus agar dapat diselesaikan. Oleh karena itu manajer haruslah membuat keputusan-keputusan dalam rangka usaha mengubah situasi nyata yang dapat mengubah tingkatan dari situasi nyata yang mengubah tingkatan dari situasi yang diinginkan, sehingga dengan adanya usaha itu dapat mengurangi perbedaan antara situasi yang diinginkan dan situasi yang sebenarnya. Pengambilan keputusan jauh lebih kompleks karena kita dapat memperhitungkan Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

11

situasi masa depan yang tidak pasti dan kadang-kadang mempunyai pengaruh dari keinginan yang harus mempertimbangkan apakah keputusan yang akan dibuat haruslah memerluhkan suatu proses pengambilan keputusan yang cermat atau tidak sehingga dapat mempengaruhi suatu pembuatan dalam keputusan serta memakan banyak biaya yang lebih besar daripada manfaatnya atau kegunaannya. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan merupakan Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang menyalurkan obat-obatan keseluruh Sumatera Utara dan Aceh yang memiliki izin nomor 31.088/PBF/III/1991. Dimana obat-obatan yang dipasarkan meliputi berbagai klasifikasi obat yang ditetapkan oleh Departemen Kesehatan yaitu obat keras (obat-obatan dengan daftar O dan G), obat bebas terbatas dan obat bebas. Didalam proses pemasaran PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan memiliki peraturan bahwa Pedagang Besar Farmasi tidak boleh menjual langsung produknya kekonsumen akhir maka pelanggan dari perusahaan ini adalah Pedagang Besar Farmasi (sebagai sub agen), apotik, toko obat, laboratorium, rumah sakit, poliklinik, klinik dan praktek dokter. Sehingga didalam pengambilan keputusan suatu perusahaan memerluhakan suatu sistem informasi akuntansi agar dapat memperlancar jalannya suatu perusahaan dalam mencapai suatu tujuannya. Didalam penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa hubungan antara manajemen dengan sistem informasi akuntansi yaitu bagaimana analisis penerapan sistem informasi akuntansi mempengaruhi manajemen dalam pengambilan keputusan yang pada dasarnya sistem informasi akuntansi sangat Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

12

berperan penting bagi manajemen didalam pengambilan suatu keputusan yang bijaksana didalam mencapai suatu tujuan perusahaan. Berdasarkan uraian diatas, maka Penulis ingin mengetahui sampai sejauh mana perusahaan menjalankan dan menerapkan sistem informasi akuntansi dalam pengambilan keputusan seperti yang diuraikan diatas, penulis tertarik untuk menyusun skripsi dengan judul

” Analisis Penerapan Sistem Informasi

Akuntansi Didalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan ”.

B.

Perumusan Masalah Sebagai Pedoman Pengambilan Keputusan yang terdapat Pada PT. Rajawali

Nusindo Cabang Medan. Penulis mencoba merumuskan beberapa yang masalah yang terdapat pada objek penelitian yang terdiri dari : 1. Sistem Informasi Akuntansi Piutang Dagang Yang Digunakan Oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan Didalam Melakukan Sistem Pengolahan dan Pemprosesan Data Yang Terdapat Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan? 2. Apakah Sistem Akuntansi Yang Akurat Dapat Menjamin Pengambilan Keputusan yang Efektif dan Efisien Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan?


13

C.

Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang hendak dicapai melalui penelitian ini adalah untuk mengetahui : 1. Untuk mengetahui bagaimana Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Piutang Dagang Dapat Mempengaruhi Manajemen Didalam Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan. 2. Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi yang akurat dapat menjamin pengambilan keputusan didalam suatu perusahaan. 2. Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang hendak dicapai melalui penelitian ini adalah untuk mengetahui : 1. Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat untuk menambah wawasan serta mengetahui bagaimana analisis penerapan sistem informasi akuntansi dapat mempengaruhi manajemen didalam pengambilan keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan. 2. Bagi perusahaan, penelitian ini diharapakan dapat menjadi bahan masukan untuk menyempurnakan penerapan sistem informasi akuntansi

didalam

pengambilan

keputusan

didalam

suatu

perusahaan.


14

3. Bagi pihak-pihak lain, penelitiaan ini dapat menjadi bahan referensi dan sumber informasi dalam hal penerapan sistem informasi akuntansi didalam pengambilan keputusan.

D. Kerangka Konseptual

PT. RAJAWALI NUSINDO CABANG MEDAN

PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENGELOLAHAAN DAN PEMPROSESAN DATA

PENGAMBILAN KEPUTUSAN YANG EFEKTIF DAN EFISIEN

Gambar 1.1 : Kerangka Konseptual Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan. Sumber : PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

15

Kerangka Konseptual PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan merupakan perusahaan distributor obat-obatan dan alat kesehatan yang dimana menggunakan adanya prosedur penerapan sistem informasi akuntansi piutang dagang didalam pengelolahaan dan pemprosesan data agar data-data dan informasi yang didapat dari dalam maupun dari luar perusahaan dapat digunakan dengan baik sehingga dapat menjadi suatu pedoman dalam pengambilan keputusan yang efektif dan efisien Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan. Apabila suatu perusahaan dapat mengelolah dan mengefisienkan segala data dan informasi dengan baik maka perusahaan tersebut dengan mudah akan mencapai segala keputusan yang optimal dalam mencapai suatu tujuannya.

Sehingga perusahaan akan lebih mudah dalam

memperoleh keuntungan yang sebesar-besarnya dan tidak mengalami kerugian dalam bentuk apapun, serta dapat lebih mempermudah suatu perusahaan dalam menjalankan segala aktivitas atau prosedur penjualan yang lebih efektif dan efisien. Dan dimana pelanggan akan lebih tertarik dalam melakukan hubungan kerjasama dengan PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dikarenakan prosedur yang digunakan perusahaan bersifat mempermudah segala segala aktivitas penjualan yang terjadi pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan.


16

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Hall (2002 : 5), menyatakan bahwa “Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose)”. Menurut Widjajanto (2001 : 2), menyatakan bahwa ” Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yangsaling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses dan output”. Menurut Baridwan (2000 : 10), “Informasi adalah data yang telah diproses lebih lanjut sehingga mempunyai arti bagi sipenerima dan mempunyai nilai pengaruh atas tindakan-tindakan, keputusan-keputusan sekarang atau masa yang akan datang”. Menurut Bodnar, Hopwood (2001:1), Menyatakan bahwa : ”Informasi adalah data yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasae untuk keputusan yang tepat. Informasi merupakan suatu alat yang digunakan perusahaan dalam mencapai suatu tujuan yang telah direncanakan serta merupakan pedoman perusahaan dalam mengambil suatu keputusan. Apabila suatu perusahaan tidak memiliki informasi yang akurat dan tepat waktu maka perusahaan tersebut tidak dapat mencapai suatu tujuan yang telah direncanakannya dengan baik. Oleh karena itu kunci dari keberhasilan suatu perusahaan adalah informasi yang akan dikelolah Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

17

oleh pihak manajemen. Sehingga perusahaan tidak akan melakukan kesalahan dalam mengambil suatu keputusan dalam bentuk apapun karena apabila informasi yang dibutuhkan perusahaan dapat terpenuhi dan manajemen didalam perusahaan baik maka tidak akan terjadinya penyelewengan dalam bentuk apapun sehingga perusahaan dengan mudah mencapai tujuannya. Untuk menghasilkan informasi yang akurat, berkualitas, relevan dan dapat dipercaya, diperlukan suatu sistem yang dapat mengatur dan mengelola data akuntansi menjadi informasi akuntansi yang disebut dengan SIA agar dapat mencapai suatu keputusan yang baik didalam suatu perusahaan. Sehingga akuntansi sangat memiliki peranan penting dalam perusahaan terutama berkaitan dengan sistem informasi akuntansi”. Menurut Prajitno (2004:1), menyatakan bahwa : ”Sedangkan akuntansi merupakan suatu sistem informasi ekonomi dan keuangan harus dapat menhasilkan laporan keuangan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Agar suatu informasi akuntansi dapat diolah dengan baik maka perusahaan dituntut untuk memiliki suatu mekanisme ataupun kegiatan yang baik pula. Sistem pengolahan yang baik terdiri dari prosedur atau mekanisme, metode atau cara teknik yang memungkinkan data di olah secara efektif dan efisien. Sebelum masuk ke sistem informasi akuntansi lebih mendalam maka ada baiknya dijelaskan terlebih dahulu pengertian sistem, informasi, akuntansi itu sendiri”. Didalam sistem membutuhkan inormasi yang dapat mendukung suatu sistem yang akurat. Menurut Hall (2001:7) berpendapat bahwa,

”Sistem

informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai.” Menurut Skousen (2001 : 7), “Akuntansi merupakan suatu sistem yang menghasilkan informasi kuantitatif, terutama keuangan tentang entitas ekonomi yang diperlukan untuk pengambil keputusan”. Menurut Soemarso (2002:3), menyatakan bahwa ”Akuntansi merupakan proses mengidentifikasikan, mengukur, melaporkan informasi ekonomi, Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

18

untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang mengunkana informasi tersebut”. Menurut Warren, Reeve dan Fess (2005:226), mengemukakan bahwa, ”Sistem Akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengiktisarkan, dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan”. Menurut Prajitno (2004:1), melihat akuntansi sebagai suatu siklus yaitu, ”Siklus

akuntansi

adalah

merupakan

proses

akuntansi

yang

menggambarkan aktivitas bisnis yang terjadi dalam perusahaan. Proses tersebut menunjukkan tahapan yang harus dilalui oleh berbagai unit organisasi, dokumen/catatan akuntansi dan prosedur-prosedur yang terkait dalam suatu transaksi dalam menghasilkan informasi laporan keuangan”. Menurut Subroto (2003 : 1), menyatakan bahwa : ”Akuntansi juga dapat didefenisikan sebagai proses pengidentifikasi, pengukur dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut. Sehingga akuntansi merupakan suatu sistem informasi untuk dipergunakan oleh pihakpihak yang berkepentingan dalam pengambilan keputusankeputusan”. Menurut Mulyadi (2001 : 3), menyatakan bahwa : “Sistem Informasi Akuntansi merupakan suatu organisasi yang formulir, catatan dan laporannya dikoordinasikan secara akurat untuk dapat menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen guna memudahkan suatu prosedur pengelolaan keuangan didalam suatu perusahaan”. Menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 4), ”Sistem Informasi Akuntansi adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan


19

berbagailaporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan.” Menurut Bordnar dan Hopwood (2004 : 1), ”Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi.” Menurut Munandar (2000 : 265), menyatakan bahwa : ”Piutang (Receivable) adalah suatu transaksi timbul dikarenakan terjadinya penjualan secara kredit barang-barang yang dihasilkan oleh perusahaan tersebut sehingga hal ini sering dilakukan dalam rangka meningkatkan jumlah penjualan dipasar yang mengingat adanya persaingan yang pada umumnya semakin keras”. Menurut Reeve (2005 : 392), ”Piutang dagang merupakan suatu penjualan barang dagang secara kredit, sepanjang wesel tagih diperkirakan akan tertagih dalam setahun dan apabila wesel tagih tersebut berasal dari penjualan maka akan disebut piutang dagang”. Menurut Subroto (2003 : 78), ”Menyatakan bahwa : ”Piutang suatu tagihan (klaim) perusahaan kepada pihak lain yang mungkin berupa uang, barang, atau jasa sehingga tagihan itu timbul karena penjualan barang-barang yang menjadi usaha pokok perusahaan atau biasa timbul karena transaksi lain yang menyebabkan kewajiban pihak lain untuk membayar perusahaan”. Menurut Subroto (2003 : 79), menyatakan bahwa : ”Piutang dagang setiap perusahaan yang menjual barangnya secara kredit mendasarkan diri kepada kepercayaan bahwa dengan memberikan kredit kepada para langgannya akan mengakibatkan kenaikan volume penjualan dan pada gilirannya akan menaikkan juga laba bersih perusahaan, adanya penjualan kredit mengakibatkan timbulnya resiko terhadap piutang-piutang tidak dapat ditagih sehingga langganan kredit kemungkinan tidak dapat membayar kreditnya sehingga dapat menimbulkan terjadinya piutang dagang yang merupakan tagihan perusahaan yang tidak didukung oleh perjanjian tertulis resmi dalam pelunasannya. Sehingga Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

20

mengakibatkan kerugiaan pada piutang dagang yang ditafsirkan tidak ditagih oleh perusahaan disebabkan karena kegagalan usaha atau kesengajaan untuk tidak membayar oleh debitur”. Menurut Soemarso(2004 : 338), ”Piutang dagang merupakan kebiasaan bagi perusahaan untuk memberikan kelonggaran kepada para pelanggan pada waktu melakukan penjualan sehingga memperbolehkan pelanggan tersebut membayar kemudiaan atas penjualan barang yang dilakukan”. Menurut Bodnar (2003 : 381), menyatakan bahwa : ”Piutang dagang merupakan dana yang terutang oleh pelanggan atas barang atau jasa yang telah dijual atau diserahkan kepada mereka secara kredit, karena sebagian besar kegiatan usaha dilakukan secara kredit maka jumlah piutang dagang sering kali merupakan jumlah mayoritas modal kerja perusahaan yang informasi mengenai pembayaran yang telah dilakukan pelanggan dalam manajemen pesanan pelanggan”. Menurut Horngren (2004 : 402), ”Piutang dagang muncul bila seseorang melakukan penjualan barang secara kredit sehingga penjual kepada pembeli adanya transaksi kredit sebesar jumlah transaksi yang terjadi menimbulkan piutang bagi kreditur”. Menurut Romney dan Steinbart (2004 : 3), membagi Sistem Informasi Akuntansi menjadi lima komponen yaitu : 1. Orang-orang yang mengoperasikan melaksanakan berbagai fungsi.

sistem

tersebut

dan

2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses danmenyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. 3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi. 4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasiInfrastruktur teknologi informasi, termasiuk komputer, peralatan pendukung(peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

21

Menurut Romney dan Steinbart (2004 : 3), menyatakan kelima komponen tersebut secara bersama-sama memungkinkan suatu sistem informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu: 1. Mengunpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi. 2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam akativitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. 3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asetaset organisasi termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal. B. Unsur-unsur dan Tujuan Transaksi dalam Penyajian Sistem Informasi Akuntansi. Menurut Romney dan Steinbart (2004 : 3), menyatakan adanya unsurunsur untuk menyajikan sebuah sistem informasi akuntansi adalah : 1. Pemakai akhir, dapat dibagi dalam dua kelompok, yakni eksternal dan internal. Pemakai eksternal meliputi kreditur, para pemegang saham, para investor potensial, agen-agen pembuat peraturan, otorisasi pajak, para pemasok, dan para pelanggan. Para pemakai internal adalah pihak manajemen di setiap tingkat organisasi, juga personel operasi. 2. Sumber Data, merupakan transaksi keuangan yang memasuki sistem informasi dari sumber internal dan eksternal. Transaksi keuangan eksternal merupakan transaksi pertukaran ekonomis dengan entitas lainnya dan individu dari luar perusahaan. Misalnya: penjualan barang dan jasa, pembelian persediaan, penerimaan kas, dan pengeluaran kas. Transaksi keuangan internal melibatkan pertukaran dan pergerakan sumber daya dalam organisasi. Misalnya: pergerakan bahan mentah ke persediaan dalam proses, aplikasi tenaga kerja dan overhead ke barang dalam proses, penyusutan pabrik dan peralatan. Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

22

3. Pengumpulan Data, merupakan suatu tahap operasional pertama dalam sistem informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data-data peristiwa yang memasuki sistem adalah sah (valid), lengkap dan bebas dari kesalahan material. Didalam mengatur desain prosedur pengumpulan data terdapat dua aturan yakni relevan dan efisien. Relevan artinya sistem informasi hanya menangkap data yang sesuai kebutuhan para pemakai informasi. Sedangkan efisien maksudnya didalam pengumpulan data hanya dilakukan sekali saja agar terhindar dari pemborosan, ketidakkonsistenan. 4. Pemprosesan Data, merupakan suatu data setelah dikumpulkan, maka selanjutnya di proses untuk mengasilkan infiormasi. Tugas dalam tahap pemrosesan dta bervariasi dari yang sederhana sampai yang kompleks. 5. Manajemen Data Base, merupakan suatu tempat menyimpan fisik keuangan dan non keuangan atau isi dari data. Menurut Romney dan Steinbart (2004 : 3), ”Pengolahan transaksi akan meliputi berbagai aktivitas yang harus dihadapi organisasi untuk mendukung kegiatan harian perusahaan. Pengolahan transaksi dapat dilaksanakan secara tradisional yaitu menggunakan buku-buku ditambah bantuan alat-alat mekanis ataupun secara modern yaitu menggunakan sistem komputer, walaupun teknologi pengolahan dapat berbeda akan tetapi prinsip dasar dari pengolahan transaksi tetap sama, yaitu input, processing, output serta penyimpanan data dan informasi. Dewasa ini kelangsungan hidup perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuan untuk bersaing di pasar. Kemampuan bersaing memerlukan strategi yang dapat memanfaatkan semua kekuatan dan peluang yang ada, serta menutup kelemahan dan menetralisasi hambatan strategis dalam dinamika bisnis yang dihadapi. Semua itu dapat dilakukan apabila manajemen mampu melakukan pengambilan keputusan yang didasarkan pada masukan-masukan yang objektif. Diantara sekian banyak faktor yang menjadi masukan manajemen dalam pengambilan keputusan adalah masukan yang berasal dari sistem informasi akuntansi. Akuntansi itu sendiri, sebagai suatu sistem informasi, mencakup kegiatan mengidentifikasi, menghimpun, memproses, dan mengomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu organisasi ke berbagai pihak”.


23

Menurut Romney dan Steinbart (2004 : 3), adanya pemakai Informasi Akuntansi dapat dibagi kedalam dua kelompok, yaitu : 1. Kelompok Internal, merupakan suatu kelompok yang didalam perusahaan seperti pihak manajemen, pekerja dan karyawan perusahaan. Dimana kelompok internal meliputi para manajer yang terdapat didalam perusahaan sendiri yang kebutuhannya dangat tergantung pada jenjang organisasi atau pada fungsi tertentu yang dilaksanaknnya. 2. Kelompok Eksternal, merupakan suatu kelompok diluar perusahaan seperti pemegang saham, kreditor, dan masyarakat umum. Pada umumnya memerlukan informasi yang bersifat umum dalam bentuk laporan keuangan yang terdiri dari neraca, perhitungan rugi-laba, laporan arus kas, disertai dengan berbagai penjelasannya. Dengan kata laindapat dipergunakan oleh berbagai pihak. Oleh karena itu penyusunan informasi didasarkan pada prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum. Menurut Romney dan Steinbart (2004 : 3), adanya Alur Sistem Informasi Akuntansi dibagi menjadi dua bagian yaitu : 1. Daur operasional, yang merupakan daur dari mulai terjadinya transaksi atau kejadian-kejadian ekonomis sampai terekamnya transaksi-transaksi tersebut kedalam bentuk dokumen-dokumen. Daur operasional ini pada umumnya terbagi ke dalam empat daur atau subsistem : a. Daur atau subsistem pendapatan (revenue cycle) yang mencakup kegiatan penjualan barang atau jasa yang merupakan faktor output atau produk perusahaan. b. Daur atau subsistem pengeluaran (expenditure cycle) yang mencakup kegiatan pengadaan bahan baku, barang dagangan, bahan pembanu, berikut biaya faktor input lainnya. c. Daur atau subsistem produksi (production cycle) yang mencakup kegiatan manufaktur yang mengubah bahan baku menjadi produk d. Daur atau subsistem keuangan (finance cycle) yang mencakup kegiatan penerimaan dan pengeluaran uang sebagai akibat dari daur pendapatan, pengeluaran dan produksi. 2. Daur penyusunan laporan, yaitu daur yang mengubah dokumendokumen hasil rekaman transaksi yang berasal dari daur Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

24

operasional menjadi laporan, baik dalam bentuk laporan keuangan untuk pihak eksternal, maupun leporan manajemen yang dituukan untuk pihak internal perusahaan (manajemen).

Transaksi Bisnis Kejadian Ekonomis

DAUR OPERASIONAL

Processing Transaksi

Dokumen Bukti Pembukuan

•

Revenue Cycle

•

Expenditure Cycle

•

Production Cycle

•

Finance Cycle

• Fakture • Kuitansi • Bukti Kas Keluar • Order Pembelian

Jurnal (Buku) Harian

DAUR PENYUSUNA N LAPORAN

Buku Besar (Ledger)

Lporan Eksternal

• Dan Lain-lain

Buku Pembantu (Subsidiary LEDGER)

Lporan Internal

Gambar 2.1 : Alur Sistem Informasi Akuntansi Sumber : Nugroho Widjajanto, Sistem Informasi Akuntansi Erlangga, Jakarta, 2001, Hal. 17 Menurut Hall ( 2007:18), menyatakan bahwa : Setiap perusahaan harus menyesuaikan sistem informasinya memiliki tujuan sesuai dengan kebutuhan pemakainya sehingga dapat dibagi menjadi : 1. Untuk mendukung fungsi kepengurusan (stewardship) manajemen, agar dapat mengatur sumber daya perusahaan secara benar serta Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

25

menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pemakai lainnya secara internal sehingga pihak manajemen menerima informasi kepengurusan dari berbagai laporan pertanggungjawaban. 2. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen, sehingga diberikan kepada para manager informasi yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab dalam pengambilan keputusan. 3. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari, sehingga dapat menyediakan informasi bagi personel operasi serta membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif.

Transaksi

Informasi

Keuangan Sistem

Keputusan-Keputusan

Informasi

Pemakai

Transaksi Non-Keuangan

Gambar 2.2 : Transaksi yang Diproses oleh Sistem Informasi Sumber : Hall A. James, Sistem Informasi Akuntansi, edisi ketiga, Terjemahan Salemba Empat, Buku Satu, Jakarta, 2007,hal. 9

C. Sistem Informasi Akuntansi Piutang Dagang Bagi suatu perusahaan piutang merupakan

pos yang penting karena

bagian aktiva lancar perusahaan yang besar sehingga kurangnya pengendalian atas piutang dapat mengakibatkan kerugian yang cukup besar berupa piutang tak tertagih ini membuat pengendalian manajemen dan akuntansi untuk piutang yang melibatkan pengakuan, penggolongan, penilaian dan pelaporannya atas uang, barang dan jasa. Sehingga laporan keuangan dan piutang dapat diklasifikasikan Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

26

baik sebagai piutang lancar (jangka-pendek) atau piutang tak lancar dapat dikelompokkan dalam piutang dagang yang dimana jumlah yang terhutang oleh pelanggan untuk barang dan jasa yang diberikan sebagai bagian dari operasi bisnis yang normal. Menurut Bodnar (2003 : 383), ”Piutang dagang bertanggung jawab untuk menyelenggarakan buku besar tamabahan piutang dagang sehingga rekening pengendalian diselenggarakan oleh bagian buku besar. Dimana proses pendebitan dan pengkreditan dibukukan ke rekening pelanggan dari nota pengiriman uang, faktur, dan dokumen-dokumen lain yang diterima dari departemen penagihan dan bagian penerimaan kas”. Daftar Posting atas Invoice

Menyiapkan Daftar posting

Database Pesanan

Mereview Posting

Pembukuan Invoice ke Buku Piutang

Lembar Kendali Jumlah Total

Buku Buku Besar Piutang Dagang

Buku Besar

Gambar 2.3 : Diagram Piutang Dagang Sumber : Bordnar, George H, Sistem Infromasi Akuntansi, edisi Ke delapan, Terjemahan Indeks, Gramedia, 2003, hal. 378. Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

27

Menurut Subroto (2003 : 79), menjelaskan : ”Adanya tujuan pelaporan yang dimana piutang dinilai sebesar jumlah yang secara formal tercantum sebagai piutang menyebabkan pengurangan dari jumlah piutangnya, penyisihan terhadap piutangpiutang tidak tertagih yang dapat diperkirakan tidak akan tertagih dan tercatat sebagai beban. Yang pada dasarnya dapat dilaporkan sebesar uang yang diharapkan akan diterima dari piutang yang bersangkutan dengan kata lain dilaporkan jumlah bersihnya sesudah memperhitungkan estimasi piutang tidak tertagih sehingga potongan penjualan yang dikembalikan serta adanya pengurangan harga jual. Dimana konsep penilaian demikian menunjukkan bahwa aktiva harus dinilai sebesar manfaat yang akan diterima dimasa mendatang walaupun telah dinilai sebesar jumlah bersihnya (setelah dikurangi penyisihan piutang tak tertagih)namun biasanya kedua jumlah tersebut tetap disajikan”. Menurut Hall (2007 : 14), adanya siklus pemprosesan data (data processing cycle) berbasis komputer untuk menghasilkan informasi akuntansi piutang terdiri dari empat langkah yaitu : 1. Masukan (Input Data), semua data yang dimasukkan haruslah akurat, relevan dan efisien agar sistem tidak keliru sehingga dapat memproses data yang diinput dan tidak berulang-ulang memproses data yang sama sehingga tidak menghasilkan output (keluaran) yang salah sehingga dapat berupa database yang berisi dri penjualan jasa terhadap pelanggan. 2. Pemprosesan Data (Data Processing), saat aktivitas bisnis sudah dikumpulkan sehingga melibatkan proses pembaruan (updating) informasi yang sudah disimpan sebelumnya tentang sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut dan para pelaku yang terlibat didalam aktivitas tersebut. Dimana proses pembaruan secara periodik (sekali sehari atau sekali seminggu) atas data yang disimpan tentang sumber daya dan pelaku yang terlibat yang dinamakan proses batch dilakukan secara langsung setelah terjadinya transaksi, proses on-line atau real time memastikan bahwa informasi yang disimpann selalu informasi terkini hingga dapat meningkatkan kegunaan informasi dalam pengambilan keputusan. Pemprosesan data dapat dilakukan dengan beberapa program aplikasi yang saling terhubung satu sama lainnya. 3. Penyimpanan Data (Data Storage), penyimpanan data diperlukan agar data dapat diakses bila dibutuhkan dengan mudah dan Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

28

efisien seperti seluruh record piutang pelanggan disimpan didalam file piutang yang saling berhubungan dan dikoordinasikan

D. Hal-hal Yang Terdapat Pada Pengambilan Keputusan Menurut Syamsi ( 2003 : 4 ), menyatakan bahwa : “Keputusan merupakan jawaban yang pasti terhadap suatu pertanyaan tentang apa yang seharusnya dilakukan dan apa yang dibicarakan dalam hubungannya dengan perencanaan sehingga merupakan suatu tindakan terhadap pelaksanaan yang sangat menyimpang dari rencana semula dapat dikatakan sebagai suatu hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya.” Menurut Syamsi ( 2003 : 6 ), menyimpulkan bahwa : “Pengambilan Keputusan adalah tindakan pimpinan untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu diantara alternatifalternatif yang dimungkinkan yang dimana hakikatnya pembuatan keputusan merupakan suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang paling tepat dalam pengumpulan fakta-fakta dan data serta tindakan yang paling tepat dalam mengambil keputusan.” Menurut Salusu ( 2005 : 44), menyatakan bahwa : “Pengambilan Keputusan adalah pekerjaan sehari-hari dari manajemen sehingga kita perlu mengetahui apakah pengambilan keputusan itu, bagaimana kita tiba pada keputusan itu bagaimana kita tiba pada keputusan, apa keputusan itu, tingkat-tingkatnya, klasifikasinya, dan jenis-jenisnya. Selain itu perlu perlu diketahui teknik pengambilan keputusan, pendekatannya, metodenya, teoriteorinya, etika dalam pengambilan keputusan, peranan birokrasi dalam pengambilan keputusan dan penyelesaian masalahnya.” Menurut Salusu ( 2005 : 46), menyatakan bahwa : “Kewajiban memutuskan keseluruhan perusahaan administratif sama jauhnya dengan apa yang dilakukan oleh kewajiban yang bertindak sehingga kewajiban memutuskan itu terikat secara intergal dengan kewajiban bertindak agar harus dapat mencakup prinsip-prinsip suatu perusahaan yang menjamin diambilnya keputusan yang benar dan dilakukannya tindakan yang efektif”. Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

29

Menurut Salusu ( 2005 : 44), adanya tingkat-tingkat dalam pengambilan keputusan yaitu : 1. Keputusan Otomatis (automatic decisions), yang dibuat berdasarkan atas keserhanaan yang dimana informasi dapat menghasilkan suatu keputusan. 2. Keputusan Berdasarkan Informasi Yang Diharapkan (Expected Information decisions), dimana tingkat informasi yang di mulai sedikit kompleks yang artinya informasi yang ada sudah memberi suatu perencanaan untuk menghasilkan suatu keputusan sehingga keputusan ini berbentuk suatu keputusan belum segera dibuat, serta yang masih harus dipelajari bersifat langsung atau otomatis. 3. Keputusan Berdasarkan Berbagai Pertimbangan (Factor Weight decisions), jenis keputusan ini lebih kompleks sehingga lebih banyak informasi yang diperlukan serta harus dikumpulkan dan dianalisis, sehingga antara informasi yang satu dengan yang lainnya dapat dibandingkan kemudian dicari tahu informasi yang paling banyak memberikan keuntungan atau kesenangan. 4. Keputusan Berdasarkan Ketidakpastian Ganda (Dual-Uncertainty decisions), suatu keputusan yang jemlah informasi yang diperlukan semakin bertambah banyak sehingga masih akan diharapkan terhadap ketidakpastiannya sehingga informasi yang dibutuhkan jauh lebih banyak ketidakpastiannya sering mengandung resiko yang jauh lebih besar daripada keputusan-keputusan tingkat dibawahnya. Menurut Syamsi (2003 :27), adanya faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pengambilan keputusan adalah sebagai berikut : 1. Hal-hal yang berwujud maupun yang tidak berwujud, yang emosional maupun yang rasional perlu diperhitungkan dalam pengambilan keputusan ; 2. Setiap keputusan nantinya harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi ; 3. Setiap keputusan janganlah berorientasi pada kepentingan pribadi, tetapi harus lebih mementingkan kepentingan organisasi ; 4. Jarang sekali ada satu pilihan yang memuaskan (oleh karena itu selalu buatlah alternatif-alternatif tanding) ; 5. Pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu yang cukup lama ; Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

30

6. Pengambilan keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil yang lebih baik ; 7. Setiap keputusan hendaknya dilembagakan agar dapat diketahui apakah keputusan yang diambil itu benar atau salah ; 8. Setiap keputusan itu merupakan tindakan permulaan dari serangkaian mata rantai kegiatan berikutnya.

DEFINISI MASALAH

PENGUMPULAN DATA

ANALISA DATA

PENENTUAN ALTERNATIF

PEMILIHAN ALTERNATIF YANG BAIK

PUTUSKAN

IMPLEMENTASI DAN MONITOR HASIL

EVALUASI

Gambar 2.4 : Grafik Proses Pengambilan Keputusan Sumber : Ibnu Syamsi, Pengambilan Keputusan (Decision Making) Penerbit Bina Aksara, Jakarta, 2003, hal. 27 Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

31

Menurut Salusu (2005 :63), adanya teknik-teknik pengambilan keputusan yaitu : 1. Keputusan Terprogram, terbagi atas : - Tradisional yaitu pada kebiasaan, pekerjaan rutin sehari-hari, prosedur operasional yang baku, struktur organisasi yang dimana ada harapan dengan menggunakan saluran informasi yang terumus dengan jelas. - Modern yaitu riset operasional, analisis matematik, modelmodel, simulasi kumputer dan proses data elekronik. 2. Keputusan Tidak Terprogram, terbagi atas : - Tradisonal, terbagi atas : Heuristic yaitu mendorong seseorang untuk mencari dan menemukan sendiri intuisi serta kreativitas, Ruleof thums yaitu suatu prosedur praktis yang tidak menjamin penyelesaian optimal, dengan seleksi dan latihan baagi para eksekutif. - Modern yaitu menyelenggarakan pelatihan bagi para pengambil keputusan dan dengan menciptakan program-program komputer. Menurut Salusu (2005 :63), adanya teori-teori pengambilan keputusan yaitu: a. Aliran Birokratik (Bureaucratic School), teori memberi tekanan yang cukup besar pada arus dan jalannya pekerjaan dalam struktur organisasi sehingga dari para karyawan memiliki tugas melaporkan masalah, memberi informasi, meyiapakan fakta dan keteranganketerangan lain kepada atasan dengan menggunakan segala pengetahuan, keterampilan dan kemampuannya, atasan tadi membuat keputusan apabila sudah mempelajari informasi tersebut sehingga keputusan tersebut bergantung pada kemampuannya sendiri dan pada lengkap tidaknya informasi apakah dapat dipercaya sehingga apakah memiliki kelemahan. b. Aliran Manajemen Saintifik (Scientific Management School), teori ini menekankan pada pandangan terhadap tugas-tugas yang dimana manajemen sendiri memiliki kemampuan untuk menganalisis dan menyelesaikan suatu masalah. c. Aliraan Hubungan Kemanusian (Human Relations School), dimana dalam teori ini perhatian diberikan kepaada manusia sehingga menimbulkan kepuasaan kerja, peran serta dalam pengambilan keputusan, melakukan organisasi sebagai suatu kelompok sosial yang mempunyai tujuan sehingga kebutuhan dan keingginan Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

32

anggota selalu dipertimbangkan dalam membuat keputusan bertindak. d. Aliran Rasionalitas Ekonomi (Economic Rationality School), suatu unit ekonomi yang mengkonversi masukan (input) menjadi luaran (output), dan yang harus dilakukan dengan cara yang paling efisien sehingga suatu langkah akan terus berlangsung sepanjang itu mempunyai nilai yang lebih tinggi daripada biayanya. e. Aliran Satisficing, mengharapkan suatu keputusan yang sempurna serta manajer selalu dipenuhi suatu masalah mampu membuat suatu keputusan yang cukup rasional tetapi bukan karena keterbatasan koqnitif, ketidakpastian, dan keterbatasan waktu, memaksa mereka mengambil keputusan dalam kondisi rasionalitas terbatas. f. Aliran Analisis Sistem, dimana setiap masalah berada dalam suatu sistem yang terdiri dari berbagai subsistem yang keseluruhannya merupakan suatu kesatuan yang dapat ditebak setiap kata-katanya memiliki kaitan satu sama lainnya.

Sistem informasi akuntansi bertujuan untuk menciptakan manajemen informasi yang dapat memberikan manfaat dalam pengambilan suatu keputusan bagi perusahaan agar tujuan dari perusahaan tersebut tercapainya.

Sehingga

dalam pengukur prestasi kerja (performance) adalah efisien dan efektifitas. Dimana efisien adalah suatu kemampuan untuk melakukan suatu pekerjaan dengan benar dalam konsep input (masukan) atau output (keluaran). Sehingga manager efisien yang mencapai keluaran yang lebih tinggi (hasil, produktifitas, prestasi kerja) dibandingkan dengan masukan (tenaga kerja, bahan baku, uang, mesin waktu) yang digunakan.

Manager yang dapat menimbulkan biaya

penggunaan sumber daya untuk mencapai keluaran (output) yang ditentukan disebut manager efisien dapat memaksimumkan keluaran dengan jumlah masukan yang terbatas. Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

33

Efektifitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Pengelolaan piutang dagang yang

dilakukan oleh perusahaan dengan baik dapat menghasilkan

informasi bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

Piutang dagang

merupakan salah satu harta yang terutama untuk perusahaan dagang dan industri sehingga mengalami kesulitan didalam pengelolaannya. Pengambilan keputusan adalah setiap orang yang melaksanakan fungsifungsi dari perencanaan, mengorganisir, memimpin dan mengawasi sumber daya manusia, keuangan dan sumber informasi dalam mencapai tujuan perusahaan. Dimana sebagai seorang yang memiliki tanggungjawab untuk suatu usaha dari sekelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama sehingga manager dapat mengelola informasi tentang sistem informasi akuntansi piutang dagang yang dapat memberikan keputusan manajemen yang dapat menguntungkan perusahaan. Informasi yang didapat dari pengelolaan piutang dagang baik itu prosedur perencanaan dan pengawasan akan memberikan masukan bagi manager untuk membuat kebijakan yang digunakan masa mendatang dan dapat meprediksikan kemungkinan yang terjadi dimasa akan datang berdasarkan pengalaman dan informasi tersebut. Maka pentingnya perencanaan dan pengawasan suatu piutang dagang yang baik untuk dapat memberikan informasi bagi manager dalam proses pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan yang sangat berkaitan dengan sistem informasi akuntansi piutang dagang yaitu menentukan jadwal pembelian perusahaan, berapa stock persediaan yang harus disiapkan agar dapat memenuhi permintaan konsumen, kapan persediaan yang harus diadakan, efisien biaya-biaya Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

34

yang

berhubungan

dengan

persediaan

seperti

penyimpanan,

perawatan/pemeliharaan, mutu persediaan, keamanan persediaan, penyusunan stock persediaan, perencanaan tempat penyimpanan persediaan sampai dengan prosedur pemberian piutang dagang yang ada didalam perusahaan tersebut. Prosedur piutang dagang sampai saat pada pencatatan sistematis yang harus dilakukan oleh pihak pemberi piutang dengan pihak kredit untuk memudahkan dalam pengalokasian sistem pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan kepada perusahaan. Sehingga prosedur piutang dagang didalam perusahaan akan banyak dirugikan atau bahkan karena kesalahan perhitungan maka akan mengakibatkan laporan keuangan yang disajikan akan salah juga nilainya.

Sehingga

mengakibatkan kesalahan dalam prosedur pelaporan penyajian piutang dagang pada laporan keuangan yang memiliki akibat yang sangat buruk dalam pengambilan keputusan. Dimana perencanaan yang salah akan berakibat salah bagi penyajian nilai piutang dagang di dalam laporan keuangan.


35

BAB III METODE PENELITIAN

A.

Jenis Penelitian Sugiyono ( 2004:6 ), “Menyatakan bahwa penelitian itu bermacam-

macam jenisnya dan dapat dikelompokkan berdasarkan tujuan, metode, tingkat eksplanasi, dan analisis dan jenis data”. Dalam hal ini penelitian yang dilaksanakan adalah berupa penelitian yang berbentuk deskriptif.

Metode Deskriptif yaitu metode dimana penulis

mengumpulkan data penelitian yang diperoleh dari objek penelitian dan literaturliteratur lainnya kemudian menguraikan secara rinci untuk mengetahui permasalahan penelitian dan mencari penyelesaiannnya.

B.

Jenis Data Jenis data yang dikumpulkan terdiri dari : 1. Data Primer Data primer merupakan data yang diperoleh dari sumber pertama baik yang individu maupun lembaga atau institusi yang masih membutuhkan pengelolaan yang lebih lanjut. Data primer yang penulis kumpulkan adalah hasil wawancara berupa tanya jawab dengan Bagian Keuangan dan Manajemen.


36

Contoh pertanyaannya : -

Bagaimana Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Piutang Dagang Dapat Mempengaruhi Manajemen Didalam Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan?

-

Bagaimana sistem informasi akuntansi yang akurat dapat menjamin pengambilan keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan?

2. Data Sekunder Data sekunder merupakan data pelengkap bagi data primer yang diperoleh dalam bentuk hasil pengolahan yang sudah jadi, baik berupa publikasi, maupun data perusahaan. Data sekunder yang penulis kumpulkan dari pihak internal perusahaan antara lain berupa struktur organisasi perusahaan, sejarah singkat perusahaan dan prosedur penerapan sistem informasi akuntansi piutang dagang yang terdapat pada perusahaan. C.

Teknik Pengumpulan Data 1.

Teknik Dokumentasi Mengumpulkan data sekunder yang telah terdokumentasi baik data

keuangan maupun non keuangan. Data ini bersumber dari perusahaan dan buku literatur yang ada.

Teknik dokumentasi merupakan teknik

pengumpulan data sekunder, sedangkan wawancara merupakan teknik pengumpulan data primer. 2.

Teknik Wawancara


37

Dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung dengan pihak perusahaan, khususnya pada bagian yang berkaitan dengan penelitian. Seperti wawancara kepada Bagian Keuangan yaitu Bapak Edi Saputra Hasibuan dan Bagian Penjualan Kredit yang ada di PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan. Sugiyono ( 2004 : 130 ), menyatakan bahwa : “Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan masalah yang akan diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit atau kecil”. D.

Metode Penganalisis Data Untuk menganalisis data yang diperoleh, penulis menggunakan metode :

1.

Metode Analisis Yakni dengan terlebih dahulu mengumpulkan data, mengklasifikasikan,

menganalisis dan mentafsirkan data sehingga data dapat memberikan gambaran mengenai permasalahan yang diteliti. 2. Metode Deskriptif. Sugiyono ( 2004 : 11 ), ”Mendefinisikan metode deskriptif sebagai “Penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih (independen) tanpa membuat perbandingan, atau menghubungkan dengan variabel yang lain.”

E. Tempat Penelitian


38

Penelitian ini dilakukan PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan yang beralamat di JL. Jend. Gatot Subroto No. 144 Medan dan waktu penelitian dimulai dari 15 September 2008 sampai dengan Febuari 2009. BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian 1. Gambaran Umum dan Struktur Organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan beralamat di Jalan Binjai KM No. 146 Medan 20123 adalah salah satu dari tujuh belas kantor cabang dari anak perusahaan PT. PIE Rajawali Nusindo (Persero) yang berkantor pusat di Jakarta. Induk perusahaan juga berpusat di Jakarta dengan nama PT. Rajawali Nusindo (RNI Group) Jalan Denpasar Raya Kav. D III Kuningan. Perusahaan induk tidak melakukan kegiatan usaha (non operating).

Kegiatan usaha

dilakukan oleh anak-anak perusahaan sesuai dengan anggaran dasar masingmasing dengan bidang usaha seperti : industri gula, perdagangan umum, farmasi dan asuransi, budidaya karet, apotik, pergudangan, kulit, pengelolaan dan pengusahaan persil dan investasi.

PT. Rajawali Nusindo merupakan badan usaha milik Negara (BUMN) didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 5 Tahun 1974 pada tanggal 21 Mei 1976 dengan bentuk badan hukum Perusahaan Perseroan (Persero) dan Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

39

telah mendapat pengesahaan menteri kehakiman No. C 24260-HT01-04 tahun 1983 tanggal 3 Juni 1983. PT. Rajawali Nusindo memiliki 9 anak perusahaan dimana 100% saham anak perusahaan PT. Phapros Semarang saham dikuasai oleh induk hanya 49%. Kebijakan umum dari anak perusahaan ditentukan oleh Direksi Perusahaan induk sedangkan kebijakan usaha yang memiliki otoritas operasional dan administrasi sebagai badan hukum yang berdiri sendiri.

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dibentuk berdasarkan keputusan Direksi No. KEP : 1200.PKP/WPI:024/KI/811/1985 dan surat izin dari Departemen Perdagangan SIUP 35/051-UPD.1/Cab/IX/1998, dengan bidang usaha distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan dengan izin operasional sebagai Pedagang Besar Farmasi (PBT) yang menyalurkan obat-obatan keseluruh Sumatera Utara yang memiliki izin nomor 31. 088/PBF/III/1991. Dengan daerah pemasaran PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah Sumatera Utara dan Aceh. Obat-obatan yang dipasarkan meliputi berbagai klasifikasi obat yang ditetapkan Departemen Kesehatan yaitu obat keras (obatobatan daftar O), obat daftar G, obat bebas terbatas dan obat bebas. Obat daftar O merupakan obat keras yang diperjual belikan Pedagang Besar Farmasi (PBF) atau apotik tertentu. Obat-obatan ini hanya disalurkan ke rumah sakit dan Pedagang Besar Farmasi (PBF) atau apotik tertentu. Obatobatan ini hanya disalurkan ke rumah sakit dan Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang telah mendapat izin khusus dari Departemen Kesehatan. Obat Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

40

daftar G adalah obat yang pembeliannya harus menggunakan resep dokter dan pemakaiannya sesuai petunjuk dokter. Obat bebas terbatas dapat dibeli tanpa menggunakan resep dokter juga dapat disalurkan oleh semua Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan dapat diperjual belikan ke apotik dan toko obat. Pada pembungkusannya dicantumkan “awas obat keras” dan aturan pemakaiannya. Sedangkan obat bebas dapat diperjual belikan tanpa resep dokter.

Perusahaan mengkelompokkan produk obat-obatan dan alat kesehatan ke dalam 5 kelempok besar yaitu:

a. Obat Generik Obat Generik adalah obat-obatan yang diproduksi dalam rangka usaha menunjang program pemerintah tentang peningkatan pelayanan kesehatan masyarakat.

Obat-obatan ini diproduksi secara masal dan disubsidi

pembayarannya oleh pemerintah melalui APBN, dikemas dalam kemasan sederhana namun aman sehingga harga jual relatife murah dibandingkan dengan obat patent. Ada beberapa jenis yang dipasarkan perusahaan antara lain : -

Acetosal 100 mg 100’s, berbentuk tablet yang digunakan untuk menghilangkan rasa nyeri.

-

Amphisilline 500 mg 100’s, berbentuk tablet yang digunakan sebagai anti biotik.

-

Diazepam 5 mg 100’s, berbentuk tablet sebagai obat penenang.

-

Tetracycline 250 mg 100’s, berbentuk capsul sebagai anti biotik.


41

-

Thiamine 100 mg 10 amp, merupakan vitamin B1.

b.

LDT (Lek, Dental, Trophy) Lek adalah produk obat-obatan, Dental merupakan produk kesehatan

gigi sedangkan Trophy adalah peralatan atau alat rontgen gigi. Produk-produk tersebut antara lain : -

Dermazim Cream 50 mg, berbentuk cream untuk mengobati luka bakar.

-

Elkrip, berbentuk tablet untuk mengobati infeksilitas.

-

Linco biotik caps, berbentuk capsul sebagai anti biotik.

-

Nife card, berbentuk tablet untuk mengobati penyakit jantung.

-

Polin tablet 400 mg, sebagai anti biotik.

c. Phapros Phapros adalah anak perusahaan dari PT. Rajawali Nusindo yang merupakan pabrik obat-obatan yang berpusat di Semarang. Dalam hal ini PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan bertindak sebagai distributor tunggal untuk daerah pemasaran yang ada di wilayah Sumatera Utara terutama didaerah Aceh, sehingga adanya produk-produk antara lain: -

Antimo, sebagai obat anti mabuk.

-

Liuron B Plex, merupakan vitamin penambah darah.

-

Pehatifen syrup, sebagai obat asma.

-

Nitriton 60 ml, sirup obat batuk.


42

d. Lederle Lederle memproduksi obat-obatan yang diolah dari pabrik Phapros dan mendapat lisensi dari USA. Adanya produk-produk tersebut antara lain : -

Antane tablet, untuk pengobatan penyakit Parkinson.

-

Incremin sirup, digunakan sebagai suplemen vitamin dan mineral untuk anak.

-

Myambutal, digunakan sebagai obat anti TBC.

-

Diamox, digunakan sebagai diuretic yaitu untuk melancarkan air seni penderita hipertensi.

e. BM (Boechringer Maunheim GMBH, Germany) Merupakan produk impor dari Jerman dan di Indonesia terbagi atas tiga bagian yaitu : 1. DD (Dycentralized Dignostika) Digunakan sebagai alat dan regensia untuk kimia klinik, khusus digunakan dalam praktek dokter. 2.

CD (Cebtral Dignostika) Merupakan alat dan regensia untuk kimia klinik serta untuk memeriksa darah pasien. Selain itu juga digunakan pada laboratorium rumah sakit sebagai sistem wet chemistry.

3.

Therapentic Merupakan produk obat-obatan yang telah mendapatkan lisensi dari Jerman, antara lain : -

Anti Hyperlipicemia, obat anti kegemukan.


43

-

Anti Hypervicemia, mencegah penumpukkan asam urat di tulang.

-

Anti Diabetic agent, digunakan untuk penderita diabetes.

-

Cerebrovasculer Sesuai dengan peraturan yang ada bahwa PBF tidak boleh menjual

langsung produknya ke konsumen akhir, maka pelanggan perusahaan adalah PBF (sebagai sub agen), apotik, toko obat, laboratorium, rumah sakit, poliklinik, klinik dan dokter. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan sebagai distributor obat-obatan memakai strategi differensial marketing dimana dalam aktifitasnya perusahaan berhadapan dengan tiga pasar yaitu : a. Pasar Produsen Pasar produsen adalah pasar dimana pembeli produk untuk diolah kembali. Yang termasuk pasar produsen adalah apotik. Apotik merupakan sasaran perusahaan dalam memasarkan obat-obatan daftar G maupun obat bebas.

Disini apotik membeli obat-obatan dari perusahaan kemudian

mengolahnya sesuai dengan kebutuhan konsumen atau menurut resep dokter. Penjualan ke apotik merupakan kegiatan rutin, sehingga para salesmen dari perusahaan selalu memeriksa daftar obat-obatan yang akan menawarkan obatobatan dari perusahaan kalau disetujui maka perusahaan akan mengirimkan secepatnya ke apotik. Disamping itu apotik juga dapat melakukan pemesanan langsung ke perusahaan. b. Pasar Penjual


44

Yaitu pasar yang membeli obat-obatan kepada perusahaan kemudian menjual kepada konsumen yang termasuk ke dalam pasar penjual adalah toko obat atau apotik. Penjualan ke toko obat merupakan kegiatan rutin melalui pemesanan langsung ke perusahaan. Biasanya yang dibeli oleh toko obat adalah obat-obatan yang telah dikenal oleh masyarakat dan tidak memerlukan resep dokter. c.

Pasar Pemerintah Yang termasuk pasar pemerintah di sini adalah rumah sakit dan proyek-

proyek pengadaan obat-obatan dan alat kesehatan yang dibiayai dari dana APBN maupun APBD. Perusahaan menyalurkan produknya biasanya setelah ditunjuk sebagai pemenang tender pengadaan obat oleh kepala rumah sakit atau pemimpin proyek. Dimana penjualan biasanya dilakukan dibawah harga pasar hal ini dapat dilakukan karena penjualan terjadi dalam jumlah besar atau tinggi. Struktur

organisasi

PT.

Rajawali

Nusindo

Cabang

Medan

dikelompokkan atas bagian dan divisi sesuai dengan fungsinya seperti yang dilihat pada gambar 1. Tugas dari masing-masing bagian dari divisi tersebut sebagai berikut : a. Pimpinan Cabang mempunyai tugas : 1. Memimpin dan mengkoordinir serta bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan serta menjaga hubungan baik dengan relasi dan pejabat setempat. 2. Mengawasi dan mengevaluasi hasil pekerjaan bawahan. Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

45

3. Membina, mengarahkan serta dapat memotivasi karyawan sehingga diperoleh hasil kerja yang efektif dan efisien. 4. Menyusun, melaksanakan dan mempertanggung jawabkan anggaran serta melaporkannya kepada atasan. 5. Menyampaikan usul dan saran perbaikan serta pengembangan perusahaan kepada atasan. b. Bagian Piutang mempunyai tugas : 1. Menyimpan dan bertanggung jawab atas kebenaran faktur-faktur yang disimpan. 2. Menyiapkan dan membuat daftar tagihan atas faktur yang jatuh tempo untuk ditagih. 3. Mengerjakan administrasi yang berkaitan dengan penyimpanan faktur. 4. Meneliti dan melaporkan adanya faktur-faktur lama kepada atasan. 5. Menerima kembali dan meneliti faktur-faktur yang tidak tertagih. 6. Memonitor semua faktur, Surat Pesanan Barang (SPB) dan Nota Kredit (NKR) yang diterbitkan. c. Bagian Pembukuan mempunyai tugas : 1. Vertifikasi atas bukti-bukti keuangan dan membuat bukti-bukti memorial. 2. Membuat laporan rekening koran bank antar cabang. 3. Membuat laporan keuangan berkala. 4. Menyusun bahan-bahan rencana anggaran pendapatan dan belanja.


46

5. Melaksanakan administrasi investasi, biaya pemeliharaan kendaraan dan uang muka perjalanan dinas. 6. Memeriksa hasil print out komputer untuk sub piutang. 7. Menyelesaikan masalah perpajakan (pemungutan, penyetoran dan pelaporan). d. Bagian Kas mempunyai tugas : 1. Menyimpan dan bertanggung jawab atas kebenaran uang kas sesuai dengan catatannya. 2. Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan bukti masuk dan keluar setelah disetujui pimpinan. 3. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penagihan dalam kota. 4. Mengerjakan daftar perubahan kas. 5. Mengerjakan daftar perubahan bank. 6. Mengerjakan administrasi atau giro valuta mundur e. Bagian Inkasso mempunyai tugas : 1. Melaksanakan penagihan dalam kota. 2. Membuat bukti masuk kas atas penagihan. 3. Menyetor uang hasil tagihan cek atau giro ke kasir dan mengembalikan faktur yang tak tertagih ke bagian piutang setiap selesai penagihan. 4. Membuat bukti masuk kas atas penerimaan tagihan dan bukti kas keluar atas pembayaran Nota Kredit (NKR). f. Bagian Pesanan mempunyai tugas :


47

1. Menerima pesanan penjualan lewat pesawat telepon atau secara lisan maupun tulisan petugas lapangan (salesman dan detailer). 2. Menyiapkan dokumen surat pesanan intern (SP). 3. Bertanggung jawab atas faktur dan surat pengiriman barang (SPB) yang diterbitkan. 4. Membuat laporan penjualan, laporan Nota Kredit (NKR), laporan bonus pada setiap akhir bulan. 5. Membuat nota kredit atas tambahan potongan harga Nota Kredit (NKR), nota kredit barang (NKB), nota bonus dan Surat Pengiriman (SPB) bonus. 6. Membuat kontrak jual beli sewa. g. Bagian Gudang mempunyai tugas : 1. Menyediakan dan meneliti barang-barang yang akan dikirimkan ke pelanggan. 2. Membuka, menghitung dan meneliti barang-barang yang diterima. 3. Mengatur dan mengawasi persediaan barang di gudang. 4. Melaksanakan administrasi persediaan barang di gudang. 5. Menyampaikan laporan tentang keadaan persediaan barang mingguan. 6. Membuat PPB dan berita acara penerimaan barang. 7. Memantau Surat Pesanan Barang (SPB) yang dibuat oleh bagian pesanan. h. Bagian Umum mempunyai tugas :


48

1. Menyelenggarakan administrasi karyawan dan persuratan atau agenda surat masuk atau keluar. 2. Melakukan pemeliharaan gedung kantor, kendaraan dinas, rumah dinas dan investasi. 3. Menyelenggarakan pengadaan alat tulis kantor. 4. Melayani urusan keprotokolan dan humas. 5. Membuat daftar gaji, membayar dan memungut PPh pasal 21 atau karyawan menyetorkan ke kas Negara dan membuat pelaporan pajak (Surat Pajak Tahunan Massa dan Surat Pajak Tahunan atau atas Penghasilan Karyawan). i.

Divisi Penjualan mempunyai tugas : 1. Mencari order penjualan dan canvassing. 2. Melakukan kunjungan langsung secara rutin kepada relasi. 3. Mengantar barang ke pelanggan. 4. Membantu melaksanakan penagihan. Sedangkan Divisi lainnya seperti : Divisi Phapros, Divisi BM Thera,

Divisi Lederle, Divisi LD Thera, Divisi BM-Lab System, Divisi-ABU (POC), Divisi BM-DC, Divisi, D&G, Divisi Trophy, Divisi Generik atau Inpres atau Skifa. Melaksanakan tugas detailing dan promosi sehingga masing-masing divisi terdiri dari beberapa detailer. Divisi penjualan terdiri dari para salesman yang bertugas ke perusahaan dan rumah sakit untuk memasarkan produknya, sehingga salesman juga bertugas mengunjungi daerah pemasaran dalam


49

jangka waktu tertentu untuk mendapatkan order dan canvassing agar tercapai target penjualannya. Detailer bertugas menerangkan dan menyakinkan dokter mengenai obatobat yang dipromosikannya menyangkut tentang khasiat, komposisi dan efek samping penggunaan obat-obatan serta harga obat, bonus dan diskonnya. Biasanya seorang detailer diwajibkan mengunjungi sepuluh dokter dalam sehari. Disamping itu detailerman juga membantu penagihan piutang yang jatuh tempo kepada pelanggan. Setiap bagian terdiri dari beberapa petugas yang jumlahnya sesuai dengan volume kerja dan kebutuhan masing-masing bagian.

Struktur organisasi pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan secara keseluruhan telah menggambarkan fungsifungsi otorisasi, operasional, penyimpanan, pencatatan dan pemeriksaan intern yang terdapat pada bagianbagian divisi yang masing-masing melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya terhadap pelaksanaan, serta fungsi lainnya yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut tidak satu bagianpun yang dapat melaksanakan suatu transaksi dari awal sampai akhir dan masing-masing bagian yang terlibat dalam transaksi tersebut akan saling mengawasi satu sama lain sehingga penyelewengan dan penggelapan dapat diminimalkan. Didalam suatu stuktur organisasi yang telah dibentuk oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan telah melakukan pemisahaan terhadap fungsi-fungsi Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

50

sehingga transaksi yang ada didalamnya dapat diproses melalui beberapa bagian agar tidak terjadinya kecurangan disetiap bagian.

Dimana fungsi

otorisasi dilaksanakan oleh Kepala Cabang, fungsi operasional penyerahan barang oleh bagian gudang, fungsi penyimpanan (faktur baru, faktur yang gagal serta cek atau inkasso) dilaksanakan oleh bagian piutang.

Fungsi

pencatatan dilakukan oleh bagian pembukuan atau bagian akuntansi. Sedangkan fungsi operasional penagihan oleh bagian inkasso dan pemeriksaan intern dilaksanakan oleh Satuan Pengawasan Intern (SPI). Adanya kelemahan yang terjadi pada bagian divisi yang dimana adanya duplikasi dalam melaksanakan penagihan yang dilakukan oleh kasir, Inkasso dan salesman sama-sama diberi tugas didalam penagihan kredit. Seharusnya dengan dibentuknya bagian penagihan kredit maka aktivitas penagihan menjadi wewenang dan tanggung jawab bagian penagihan.

Didalam

pelaksanaan penagihan yang dilakukan oleh ketiga bagian tersebut secara fungsional harus terpisah agar tidak terjadinya kecurangan dan ketidakjelasan siapa yang bertanggung jawab jika terjadi permasalahan dalam penagihan kredit.


51

Pemimp i

Bagian Piutang

Bagian Pembukua n

Bagian Kas

Bagian Pesanan

Bagian Gudang

Bagian Umum

Bagian Inkasso

Divisi Penjualan

Divisi Phapros

Divisi BM Thera

Divisi Lederle

Divisi LD Thera

Divisi BM-Labsis

Divisi BMABU/POC

Divisi BM-DC

Divisi D&G

Divisi Throph y

Divisi Gen/In/ Skifa

Gambar 4.1 : Struktur Organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan Sumber : PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

52

2.

Sistem Informasi Akuntansi Piutang Dagang Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan

Bagian Ringkasan Eksekutif Identitas

Gambaran umum

Kondisi Keuangan

Analisis Industri Rencana Bisnis

Keterangan isi Bagian ini merupakan kondensasi seluruh isi proposal kredit. Panjangnya maksimum 2 halaman Memberikan informasi mengenai nama, alamat, telepon, faks, e-mail, situs, dan nama orang yang dapat dihubungi Uraian detail mengenai perusahaan, baik dari sisi legal, filosofis, pengurus, bisnis yang ditekuni dan lain-lain. Uraian dan analisis tentang situasi keuangan perusahaan. Sedapat mungkin, lakukan analisis terhadap kinerja beberapa tahun. Jangan hanya potret sesaat. Analisis tentang situasi industry yang ditekuni baik saat ini maupun prospek masa depan Inisiatif-inisiatif yang akan diimplementasikan perusahaan untuk masa depan termasuk di dalamnya berbagai investasi yang dibutuhkan.


53

Struktur keuangan (Proposal Kredit) Analisis Proyeksi keuangan

Jaminan Kredit

Lampiran

Uraian detail tentang struktur keuangan/ pembiayaan yang dibutuhkan termasuk pengajuan pinjaman Gambaran situasi keuangan perusahaan di masa yang akan dating, termasuk di dalamnya proyeksi yang akan dimanfaatkan untuk pelunasan pinjaman. Uraian detail mengenai aktiva yang akan dijaminkan ke bank sehubungan dengan permohonan kredit yang dilakukan. Tambahan dan kelengkapan informasi yang merupakan kesatuan dari proposal kredit termasuk di dalamnya dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk pengajuan kredit

Prosedur Sistem Informasi akuntansi Piutang Dagang pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan.

Pelanggan

Penerimaan Penerimaan uang

Barang Retur

Kredit

Penagihan

Memo Retur Penjualan Terima retur penjualan atas persetujuan

Post Total kontrol

Buku Besar

Berita Pengiriman Uang

Berita Pengiriman Uang Perhitungan Independent

Piutang Dagang

Menyetujui retur penjualan Memo Retur Penjualan

Tindak lanjuti pada rekening lambat dan meragukan Daftar Umur Piutang

Total kontrol

Faktur Total kontrol

Voucher jurnal Memo Retur Penjualan

Memo Kredit

Total kontrol

Voucher jurnal

Post

Mempersiapkan dan menjurnalkan memo kredit atas penerimaan memo retur penjualan yang telah disetujui Pemrosesan Periodik Memo Kredit

Pernyataan

Daftar Umur Piutang

Pernyataan

Pernyataan pelanggan dikirimkan langsung


54

Gambar 4.2 : Bagan Alir Proses Piutang Dagang Sumber : PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan

Pelanggan

Penerima

Barang retur

Penerimaan Kas

Manajer Kredit

Penagihan

Piutang Dagang

Nota Pengiriman Uang

Perhitungan Independent

Pengendal ian total

Buku Besar

Nota Pengiriman Uang

Pengendal ian total

Sahkan retur penjualan

Memo Retur Penjualan

Memo Retur Penjualan

Faktur

Terima retur Penjualan berdasarkan penyerahan manajer kredit

Tindak lanjuti akun lambat dan akun raguragu

Jurnal Tanda Bukti

Neraca Saldo Umur Piutang

Pengendal ian total

Pengendal ian total Jurnal Tanda Bukti

Memo Kredit Memo Retur Penjualan

Bukukan Sajikan dan gunakan memo kredit berdasarkan memo retur penjualan sah yang diterima

Pemrosesan Periodik Memo Kredit

Laporan

Neraca Saldo Umur Piutang

Laporan

Gambar 4.3 : Bagan Alir Sistem Aplikasi Piutang Dagang Sumber : PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan

Prosedur dan proses pada penghapusan piutang dagang yang terjadi pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah suatu analisis saldo yang telah melampaui batas jatuh tempo.

Hal ini biasanya dilakukan dengan

membuat daftar umur piutang dagang. Ada sejumlah tehknik untuk menagih piutang dagang yang telah melewati batas jatuh tempo.

Misalnya

mengirimkan surat-surat beberapa kali dan menggunakan agen penagihan


55

dengan demikian sejumlah tagihan mungkin memang tidak ada harapan ditagih lagi dan perlu dihapuskan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan. Bendaharawan

Piutang Dagang

Manajer Kredit Tindak lanjuti akun lambat dan akun ragu-ragu

Buku Besar

Total Pengendalian Penghapusan

Neraca Saldo Piutang

Neraca Saldo Piutang

Memo 1 Penghapusan

3 Memo Penghapusan

Secara Periodik periksa pembukuan daftar akun tak bernilai

Memo Penghapusan

Memo Penghapusan

Audit Intern

Total Pengendalian Penghapusan

2 Daftar Akun Tak Bernilai

3 Penyerahan Independent

Daftar Akun Tak Bernilai Notifikasi Penghapusan Berkas Konfirmasi penghapusan dikirim langsung ke pelanggan Berkas untuk tindak lanjut catatan kredit

Manajer Keuangan

Departemen Piutang Dagang

Departemen Kredit Tindak lanjuti atas piutang yang macet atau piutang sangsi

Kontrol total dari piutang yang dihapuskan

Daftar umur piutang

Daftar umur piutang

Memo 1 Penghapusan

Memo Penghapusan

Memo 1 Penghapusan

Departemen Buku Besar

Departemen Audit Intern 3

Konfirmasi secara periodik atas daftar piutang macet Kontrol total dari piutang yang dihapuskan

Post 2 Daftar piutang yang macet

3 Persetujuan secara independent

Daftar piutang yang macet

Pemberitahuan Penghapusan Arsip

Arsip untuk tindak

Konfirmasi penghapusan piutang dikirimkan langsung kepada pelanggan

dan sejarah Eny Sri Melani : Analisislanjut Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan kredit 2009. Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, USU Repository © 2009

56

Gambar 4.4 : Bagan Alir Sistem Aplikasi Penghapusan Piutang Dagang Sumber : PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan didalam penghapusan piutang dagang dimana departemen kredit memulai prosedur penghapusan dengan cara menyiapakan memo penghapusan (dokumen sejenis), untuk disahkan oleh manager keuangan (treasurer), atau fungsi independen lainnya yang berwewenang untuk melakukan penghapusan pada piutang dagang. Dimana departemen internal audit mengkomfirmasikan penghapusan piutang dagang secara langsung kepada pelanggan yang bersangkutan untuk menyakinkan bahwa tidak ada penagihan yang terjadi atas piutang yang dihapuskan. Apabila didalam sistem pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan tersebut dapat disembunyikan oleh karyawan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan maka tagihan yang akan ditagih kepada pelanggan tersebut tidak dapat dilakukan lagi penagihannya sesuai dengan jumlah yang akan ditagih. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan agar dapat meningkatkan efektivitas suatu penagihan yang bertanggung jawab serta yang berwewenang dalam penagihan adalah bagian Inkasso (penagihan) sehingga kasir tidak perlu melakukan tugas dan tanggung jawab dalam penagihan kredit. Yang dimana kasir hanya bertugas sebagai penerima hasil penagihan, mencocokkan daftar penagihan dengan uang tunai atau cek atau giro dan faktur gagal pada saat penagih menyerahkan hasil penagihannya tersebut kepada kasir.

Serta

menetapkan batas maksimal uang yang ada pada kasir untuk menghindari


57

penggunaan uang dari keperluan-keperluan yang tidak relevansi bagi perusahaan. Berdasarkan atas laporan penyidikan dan analisis kredit yang ada pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan yang dimana pejabat yang berhak mengambil keputusan berupa menolak atau menyetujui dan mengusulkan permohonan kredit kepada pejabat yang lebih tinggi. Persetujuan permohonan kredit adalah keputusan untuk mengabulkan sebagian atau seluruhnya permohonan kredit dari calon debitur.

Persetujuan permohonan kredit

selanjutnya diikuti dengan pembuatan surat persetujuan permohonan kredit yang disampaikan kepada pemohon secara tertulis (surat perjanjian) yang dimana isinya berupa jumlah pembelian barang dagang yang akan dikreditkan, jangka waktu pembayaran kredit yang diberikan atau jangka waktu pembayaran, bentuk pinjaman, suku bunga kredit, biaya administrasi yang dikenakan, sanksi-sanksi seperti keterlambatan pembayaran angsuran dan denda yang akan dikenakan atau dibayar oleh pelanggan. Surat perjanjian yang ada pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dapat membuat beberapa rangkap sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan didistribusikan antara lain kepada pemohon. Sedangkan dalam perusahaan pemberi kredit akan dikirim ke beberapa bagian yaitu bagian kredit, bagian arsip dan bagian akuntansi.

Dalam prosedur pemberian kredit adalah

pengikatan jaminan dan pembuatan surat perjanjian kredit. Surat perjanjian kredit harus diberi nomor urut (prenumbered) dan dibuat dalam beberapa rangkap sesuai dengan kebutuhannya. Didalam penolakan atas permohonan Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

58

kredit akan dibuat surat keputusan penolakan berserta alasan penolakan. Hal ini akan disampaikan kepada bagian penjualan untuk disampaikan kepada pemohon kredit tersebut. Kemauan dan kemampuan dari (calon) debitur untuk memenuhi kewajiban kredit merupakan hal yang ingin diketahui oleh bank saat melakukan

analisis

permohonan

kredit.

Jika

kemauan

(willingness)

menunjukkan itikad dari debitur untuk memenuhi kewajiban kredit, maka kemampuan (ability) mencerminkan kapasitas debitur untuk menghasilkan dana tunai yang cukup untuk memenuhi kewajiban kredit. Tentu saja, mampu dan mau adalah dua hal yang berbeda. Oleh karena itu, hanya bila keduanya dimiliki oleh (calon) debitur, barulah kreditur percaya, kredit yang disalurkan akan dikembalikan sesuai dengan rencana.

Kemauan vs Kemampuan Kemampuan B A I K

Debitur nakal, belum tentu terjadi kredit bermasalah, tetapi bank mengekspos diri ke kredit dengan resiko tinggi

Kredit Lancar

B U R U K

Kredit bermasalah karena debitur nakal dan tidak memiliki kemampuan untuk memenuhi kewajiban kredit

Kredit bermasalah karena walaupun debitur baik tetapi tidak memiliki kemampuan untuk memenuhi kewajiban kredit

Buruk

Baik Kemauan Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

Pengambilan Keputusan

59

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan banyak membuat model tentang pengambilan keputusan, seluruh model tersebut menggambarkan proses pengambilan keputusan bagi aktivitas yang kompleks dan terdiri dari berbagai tahap.

Didalam tahap identifikasi masalah yang dimana pengambilan

keputusan harus memilih salah satu metode yang harus mengumpulakan data yang dibutuhkan sehingga data tersebut dapat menjadi informasi yang baik apabila memiliki karakter yang bersifat relevan, andal, lengkap, tepat waktu, mudah dipahami. B. Analisis Hasil Penelitian 1. Informasi Akuntansi Piutang Dagang Sebagai Pedoman Bagi Manajemen Dalam Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan didalam pencairan piutang dagang ini berupa pembayaran dan pemindahan bukuan atas beban rekening pinjaman atau fasilitas lainnya. Alat-alat pembayaran piutang seperti cek, kwitansi, nota pemindah bukuan. Apabila diperlukan alat bukti tersebut untuk berkas perkreditan maka dapat dibuatkan duplikasi atau fotocopynya. Aktivitas suatu prosedur piutang dagang yang telah diciptakan oleh manajemen pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan yaitu dimulai dengan sejak diterimanya pesanan dari pelanggan baik secara lisan maupun tulisan maupun melalui telepon dengan melalui prosedur sebagai berikut adanya pembuatan surat pesanan intern dan penetapan syarat-syarat penjualan, Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

60

dibuatnya faktur atau Surat Pesanan Barang (SPB) dan diserahkan ke gudang, dibuatnya nota kredit atas pemberian potongan harga, dan berakhir setelah Surat Pesanan Barang (SPB) lembaran ke-2 yang ditanda tangani pelanggan dan lembar ke-5 disampaikan ke bagian Piutang via Bagian Pesanan. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan belum menetapkan kebijakan yang berkenaan kapan penyetoran atau penyerahan hasil penagihan piutang dagang dilaksanakan diserahkan kepada kasir dan batas maksimal uang berada dalam penguasaan kasir. Karena perusahaan sebaiknya menetapkan untuk sistem penagihan piutang dagang didalam kota kapan diserahkan pada kasir untuk menunjang pembiayaan sehari-hari dan kewajiban menyetorkan selebihnya ke Bank. Dan untuk pembayaran diluar kota harus diserahkan atau ditransfer melalui Kantor pos atau Bank paling lambat ke rekening sehingga arus kas lancar dan terhindar dari penyelewengan dan kerugiaan. Unit organisasi yang terkait pada PT. Rajawali Nusindo cabang Medan dalam melaksanaan prosedur ini adalah bagian pesanan, penanggung jawab farmasi, bagian gudang, serta bagian piutang. Aktivitas pengawasan sistem piutang dagang yang diterapkan perusahaan adalah penelaahan atas daftar umur piutang (aging schedule piutang pelanggan), daftar faktur yang belum terbayar atas pelanggan, laporan pemeriksaan piutang dan konfirmasi saldo piutang.

Aging schedule piutang per pelanggan memuat informasi saldo

piutang dan besarnya pemberian kredit dari setiap pelanggan, klasifikasi atas saldo piutang yang terdiri atas piutang s.d 30 hari (belum jatuh tempo), piutang s.d 60 hari, piutang s.d 120 hari, piutang s.d 150 hari dibuat pada akhir Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

61

setiap bulan. Daftar faktur yang belum terbayar atas pelanggan dibuat secara periodik dicocokkan dengan hasil inventarisasi faktur atau nota kredit baik yang jatuh tempo pemeriksaan piutang. Konfirmasi saldo piutang dagang dibuat pada setiap akhir tahun buku dikirimkan ke masing-masing pelanggan tujuannya adalah untuk mencocokkan saldo piutang pada penyajian di Neraca. Dalam sistem informasi akuntansi piutang dagang prosedur yang ada harus memperhatikan urutan-urutan pekerjaan supaya pemprosesan transaksi dapat dilakukan dengan baik dan lancar serta hasil kerja dari satu bagian dapat dicek oleh bagian lainnya. Selain itu penyusunan prosedur harus diperhatikan bahwa tidak terdapat transaksi yang ditanggani oleh bagian secara utuh sehingga prosedur yang ada harus memisahkan fungsi yang memproses, mencatat dan memberikan otorisasi piutang. 2. Komputer Sebagai Suatu Sistem Informasi Piutang Dagang Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan didalam Akuntansi Piutang mengharuskan adanya pemindahbukuan pada akun-akun setiap pelanggan pada tiap bulan sehingga adanya transaksi penjualan kredit dan penagihan piutang. Oleh karena itu piutang dagang dapat dibuat secara terkomputerisasi baik dari sistem pengorderan dan pengiriman dapat dihubungkan dengan sistem penagihan yang secara otomatis akan membuat faktur bagi pelanggan dn mendebit akun piutang dagang pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan. Sehingga komputer akan membuat faktur penjualannya serta menghasilkan pencatatan yang akan memberikan rincian hasil penjualan dalam berbagai Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

62

periode yng akan diperiksa dan disetujui serta dilakukannya pemindahbukuan secara komputer ke buku besar dan buku besar tambahan piutang dagang juga dilakukan. Prinsip pengawasan intern yang diterapkan sesuai dengan sistem informasi akuntansi yang ada pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dalam prosedur pemberian piutang dagang ini adalah semua penjualan barang harus ada surat pesanannya, pengendalian persediaan secara otomatis, pemantauan piutang secara akurat, pengendalian pelaksanaan kebijaksanaan operasional melalui komputer, Surat Pesanan Barang (SPB atau Faktur) hanya dapat diterbitkan jika data pesanan memenuhi syarat, Surat Pesanan Barang (SPB atau Faktur) dicetak di atas formulir prenumber, Surat Pesanan Barang (SPB atau Faktur) dicetak dengan nomor urut secara otomatis, Surat Pesanan Barang (SPB atau Faktur) apabila barang tidak tersedia maka, Surat Pesanan Barang (SPB) tidak dapat diterbitkan. Semua Surat Pesanan Barang (SPB) ditandatangani oleh penanggung jawab pharmasi, Penyerahan Surat Pesanan Barang (SPB atau Faktur) ke gudang dan bagian piutang mempergunakan buku ekspedisi, Surat Pesanan barang (SPB) yang diterbitkan oleh bagian pesanan dapat dipantau dari komputer gudang, penyerahan barang beserta Surat Pesanan Barang (SPB) kepada pengantar barang, menggunakan buku ekspedisi pengiriman, selama barang dalam pengiriman, Surat Pesanan Barang (SPB) lembar ke-5 ditahan di gudang sebagai bukti penerimaan barang, tanda tangan pelanggan (penerima barang) pada Surat Pesanan Barang (SPB) lembar ke-2 dan 3 sebagai bukti penerimaan barang, penyerahan Surat Pesanan Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

63

Barang (SPB) lembar ke-2 dan ke-5 dari gudang ke bagian pesanan menggunakan ekspedisi, nota kredit selalu menunjuk nomor faktur yang terkait, nota kredit diterbitkan bersamaan dengan penerbitan faktur kecuali hal-hal khusus, nota kredit yang diterbitkan dicatat dalam buku registrasi, dicetak diatas formulir pre number. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan mempunyai sistem otorisasi dalam prosedur sistem informasi akuntansi pemberian piutang dagang didalam pengambilan keputusan adalah otorisasi penerimaan pesanan yang ditunjukkan dengan paraf supervisor pada surat pesanan.

Otorisasi dalam pembuatan

faktur atau Surat Pesanan Barang (SPB) ditunjukkan dengan tanda tangan Kepala Cabang (Pejabat lain yang ditunjuk) pada Surat Pesanan Barang (SPB) atau Faktur yang bersangkutan. Otorisasi pengeluaran barang ditunjukkan dengan paraf

kepala gudang pada Surat Pesanan Barang (SPB) yang

bersangkutan. Otorisasi nota kredit ditunjukkan dengan tanda tangan Kepala Cabang pada nota kredit tersebut. Setelah data piutang dagang tersebut diinput maka PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan akan memberikan kebenaran perhitungan berikut kelengkapan dokumen dan mencetak kontrak tersebut maka administrasi akan dibuatkan surat persetujuan pencairan dana kredit piutang dagang untuk diserahkan ke bagian administrasi dan pimpinan cabang untuk disetujui. Aktivitas sistem informasi akuntansi piutang dagang Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan diterapkan perusahaan ini dimulai sejak diterimanya pesanan dari pelanggan baik lisan maupun tulisan yang dibuatnya surat pesanan intern dan Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

64

penetapan syarat-syarat penjualan, dibuatnya faktur/SPB dan diserahkan ke gudang, dibuatnya nota kredit atas pemberian potongan harga dan berakhir setelah Surat Pesanan Barang (SPB) lembaran ke-2 yang ditanda tangani pelanggan dan lembar ke-5 disampaikan ke Bagian Piutang via Bagian Pesanan. Dokumen-dokumen yang digunakan untuk melaksanakan prosedur ini adalah surat pesanan (SP) intern rangkap 3, surat penyerahan barang (SPB) atau Faktur rangkap 7, Nota kredit (NKR) rangkap 5. Catatan yang dilakukan dalam prosedur ini adalah Buku ekspedisi Surat Pesanan Barang (SPB) atau Faktur, Buku Registrasi Surat Pesanan Barang (SPB) atau Faktur, Buku ekspedisi Pengiriman, Kartu Label, Buku Registrasi Nota Kredit (NKR). Laporan yang harus dibuat pada akhir bulan oleh bagian pesanan adalah Laporan Penjualan, Laporan Persediaan serta Laporan Nota Kredit ( NKR). Setelah adanya pencairan kredit seluruh dokumen-dokumen akan diserahkan kembali ke bagian administrasi untuk didistribusikan. Foto copy persetujuan perjanjian kontrak akan dikirimkan ke pelanggan berserta kartu pembayaran angsuran oleh bagian administrasi. Sistem informasi akuntansi otorisasi yang terdapat pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah otorisasi penerimaan pesanan yang ditunjukkan dengan paraf supervisor pada surat pesanan. Otorisasi dalam pembuatan faktur atau Surat Pesanan barang (SPB) ditunjukkan dengan tanda tangan Kepala Cabang (Pejabat lain yang ditunjuk) pada Surat Pesanan barang (SPB) atau Faktur yang bersangkutan.

Otorisasi pengeluaran barang

ditunjukkan dengan paraf kepala gudang pada Surat Pesanan Barang (SPB) Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

65

yang bersangkutan serta otorisasi nota kredit piutang dagang ditunjukkan dengan tanda tangan Kepala Cabang pada nota kredit piutang dagang tersebut. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan mempunyai prosedur pemberian kredit melalui beberapa tahap proses pembuatan dokumen dasar dan pendukung terhadap eksistensi piutang. Melalui otorisasi surat pesanan intern oleh supervisor (Bagian Penjualan), otorisasi terhadap faktur Surat Pesanan Barang (SPB) oleh Kepala Cabang serta Otorisasi Nota Kredit oleh Kepala Cabang atau Pejabat yang ditunjuk pada Nota Kredit (NKB). Otorisasi Inkasso cek atau giro dilakukan oleh Kepala Cabang. Fungsi operasional pembuatan dokumen dilakukan oleh bagian pesanan untuk pembuatan dokumen surat pesanan intern, Faktur atau Surat Pesanan Barang (SPB), Nota Kredit, Nota Debet Retur dan Nota kredit barang. Pembuatan pemberitahuan penerimaan barang oleh Bagian Gudang. Pembuatan daftar penagihan dan daftar pembayaran nota kredit oleh bagian piutang.

Fungsi operasional

penjualan kredit oleh divisi penjualan dan divisi kelompok produk lainnya. Fungsi operasional penagihan piutang dilakukan oleh bagian inkasso (penagihan). Fungsi pencatatan mutasi piutang dilakukan bagian akuntansi melalui pemantauan terhadap proses penjurnalan dan pemostingan yang dilakukan melalui komputer pada masing-masing bagian yang terintegrasi dan verifikasi hasil print out piutang terhadap dokumen yang mendasari dan pendukungnya.

Fungsi operasional yang berkenaan dengan penyerahan

barang dilakukan oleh Bagian gudang yang merupakan awal pengakuan piutang. Fungsi penyimpanan dokumen faktur baru, faktur gagal dan cek atau Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

66

giro oleh bagian piutang. Fungsi penyimpanan hasil tagihan dalam bentuk uang tunai oleh kasir yang merupakan penyelesaian piutang.

Transaksi

piutang diselesaikan secara bertahap melalui antara bagian sehingga tidak ada penyelesaian oleh satu bagian saja. Salah satu unsur yang membentuk sistem pengawasan intern yang memadai dalam suatu perusahaan adalah adanya sistem pemberian wewenang dan prosedur yang berfungsi sebagai alat manajemen untuk mengadakan pengawasan

terhadap

operasi

dan

mengklasifikasikan data akuntansi.

transaksi

serta

ketepatan

dalam

Sehingga perancangan prosedur harus

memperhatikan urutan-urutan pekerjaan supaya pemprosesan transaksi dapat dilakukan dengan baik dan lancar serta hasil kerja dari satu bagian dapat dicek oleh bagian yang lainnya. Dalam pemberian kredit, prosedur yang ada harus memisahkan fungsi yang memproses, mencatat dan memberikan otorisasi persetujuan kredit.


67

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis sampaikan pada bab-bab sebelunya, maka penulis akan mencoba menarik kesimpulan dan mengajukan saran-saran yang penulis buat yang mana akan bermanfaat dan berguna pada masa yang akan datang, baik bagi penulis sendiri maupun bagi PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dan sebagai salahsatu bahan pertimbangan. A. KESIMPULAN Dari uraian-uraian bab-bab terdahulu ditinjau dari sudut pandang teori akuntansi dan analisa terhadap infromasi akuntansi piutang dagang yang terdapat pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan, maka dapat diambil kesimpulan, antara lain : 1. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan merupakan perusahaan yang bidang usaha obat-obatan dan mulai beroprasi pada tahun 1983 yang berkedudukan di Jln. Binjai Km 5, No 146 Medan 20123. 2. Struktur organisasi pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan secara keseluruhan telah menggambarkan fungsifungsi otorisasi, operasional, penyimpanan, pencatatan dan pemeriksaan intern yang terdapat pada bagianbagian divisi yang masing-masing melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya terhadap pelaksanaan, serta fungsi lainnya yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut tidak Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

68

satu bagianpun yang dapat melaksanakan suatu transaksi dari awal sampai akhir dan masing-masing bagian yang terlibat dalam transaksi tersebut akan saling mengawasi satu sama lain sehingga penyelewengan dan penggelapan dapat diminimalkan. Adanya kelemahan yang terjadi pada bagian divisi yang dimana adanya duplikasi dalam melaksanakan penagihan yang dilakukan oleh kasir, Inkasso dan salesman sama-sama diberi tugas didalam penagihan kredit. Seharusnya dengan dibentuknya bagian penagihan kredit maka aktivitas penagihan menjadi wewenang dan tanggung jawab bagian penagihan.

Didalam

pelaksanaan penagihan yang dilakukan oleh ketiga bagian tersebut secara fungsional harus terpisah agar tidak terjadinya kecurangan dan ketidakjelasan siapa yang bertanggung jawab jika terjadi permasalahan dalam penagihan kredit. 3. Penerapan komputer yang telah dilakukan pada sistem pengolahan data akuntasi dilingkungan perusahaan merupakan kebijakan yang tepat sebab informasi yang sedemikian rupa akan menunjang terwujudnya Sistem Informasi Manajemen dan Sistem Informasi yang baik. 4. Dalam pemrosesan data, personel yang tersedia pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan hanyalah merupakan personel penyiap data dan operator komputer. Penyiap data adalah mereka yang bertugas menyiapkan data yang diproses komputer sedangkan operator komputer adalah mereka yang bertugas menjalankan komputer sesuai dengan kebutuhan serta cara pengoprasian yang


69

telah ditentukan oleh programmer sebelumnya. Dari pemrosesan data tersebut telah disiapkan perusahaan orang-orang yang benar-benar ahli dibidangnya. 5. Akuntansi dapat membantu manajemen pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dalam pengambilan keputusan sangat berguna, karena laporan-laporan yang dihasilkan mampu memberikan informasi-informasi yang akurat, sehingga sejalan dengan kerja pada bagian akuntansi yang melaksanakan tugasnya dengan baik. B. SARAN Berdasarkan penelitian yang telah Penulis lakukan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan, maka penulis dapat memberikan saran sebagai berikut : 1. Untuk dapat meningkatkan efektivitas suatu penagihan yang bertanggung jawab serta yang berwewenang dalam penagihan adalah bagian Inkasso (penagihan) sehingga kasir tidak perlu melakukan tugas dan tanggung jawab dalam penagihan kredit. Yang dimana kasir hanya bertugas sebagai penerima hasil penagihan, mencocokkan daftar penagihan dengan uang tunai atau cek atau giro dan faktur gagal pada saat penagih menyerahkan hasil penagihannya tersebut kepada kasir. Serta menetapkan batas maksimal uang yang ada pada kasir untuk menghindari penggunaan uang dari keperluan-keperluan yang tidak relevansi bagi perusahaan. 2. Kebijakan penyerahan hasil tagihan piutang harus ditetapkan kapan paling lama penagihan atau penyetoran serta menyerahkan hasil tagihan kredit kepada kasir baik hasil tagihan dari dalam kota maupun dari luar kota. Agar dapat menghindari keterlambatan dan ketertundanya penyetoran sehingga Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

70

dapat terganggunya aktivitas perusahaan dan peyalahgunaan terhadap uang hasil dari tagihan untuk kepentingan pribadi penagih dan terhindar dari kehilangan baik akibat dari kelalaian maupun kurangnya keamanan yang dilakukan petugas penagih. 3. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan hendaknya membuat perkiraan sendiri untuk menampung penjualan retur atau potongan terhadap penjualan kredit agar pengawasan intern lebih efektif dalam perencanaan dan pelaporan Surat Pajak Tahunan (SPT) Masa Pertambahan Nilai (PPN) yang berkaitan dengan kredit pajak. 4. Dalam melakukan penilaian terhadap pelanggan baru bahwa analisis pemberian kredit piutang dagang dapat mengurangi piutang tak tertagih adanya penilaian terhadap pelanggan baru yang bertindak sebagai sub agen (pelanggan besar), PBF (Pedagang Besar Farmasi) supaya dilakukan penilaian ”5C” agar terhindar dari piutang bermasalah dikemudiaan hari. 5. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan hendaknya mengirimkan daftar saldo piutang akhir tahun kepada pelanggan. Apabila daftar saldo piutang tersebut sesuai dengan catatannya maka sebaiknya ditanda tanggani oleh kreditur tersebut, apabila daftar saldo piutang tidak sesuai maka akan dibuatlah catatan dan dilakukan pemeriksaan terhadap daftar saldo piutang tersebut. Sehingga slip setoran atas barang dagang tersebut pun akan dilakukann pemeriksaan agar jelas dimana letak kesalahaannya. 6. Kurangnya fasilitas penyediaan komputer maka setiap karyawan PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan memakai sistem manual dalam pengerjaan tugas Eny Sri Melani : Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Di Dalam Pedoman Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

71

mereka, yang mengakibatkan pengerjaan terlalu lambat dan kurang mengetahui informasi tentang kecanggihan teknologi dalam proses data yang ada diperusahaan tersebut. 7. dalam pengambilan keputusan yang dilakukan pimpinan cabang tidak harus berperan sendiri, melainkan mengundang kepala bagian lain untuk turut serta dalam hal ini, sebab pimpinan cabang membutuhkan masukan yang lebih banyak lagi dan juga pertimbangna-pertimbangan yang akan diterima dari kepala bagian dalam pengambilan keputusan terhadap perusahaan tersebut.


72

DAFTAR PUSTAKA Baridwan, Zaki, 2000, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua, Cetakan Kelima, BPFE UGM, Yogyakarta. Bodnar, George H, 2003, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedelapan, Terjemahan Indeks, Gramedia. Cahyono, Bambang Tri, 2001, Manajemen Perkreditan, Ananda, Yogyakarta. Horngren, Charles, 2004, Akuntansi Di Indonesia, Terjemahan Salemba Empat, Jakarta. James A.Hall, 2007, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Terjemahan Salemba Empat, Buku Satu, Jakarta. Kasim, Azhar, 2000, Teori Pembuatan Keputusan, Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta. Mcleod, Raymond Jr, 1995, Sistem Informasi Manajemen, Jilid 7, Terjemahan Henara Teguh, Edisi Bahasa Indonesia, Jakarta. Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta. Niswonger Etal, 1999, Prinsip-prinsip Akuntansi, Terjemahan, Edisi Sembilan Belas, PT.Erlangga, Jakarta. Reeve Fess, Warren, 2005, Pengantar Akuntansi, Edisi Dua Puluh Satu, Terjemahan Salemba Empat, Jakarta. Rivai, Veithzal, 2006, Credit Management Handbook (Teori, Konsep, Prosedur dan Aplikasi Panduan Praktis Mahasiswa, Bankir dan Nasabah), PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.


73

Romney, Marshall B, dan Paul J Steinbart, 2005, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Sembilan, Terjemahan Dewi Fitria Sari dan Deny Ainos Kwary, Salemba Empat, Buku Satu dan Buku Dua, Jakarta. Salusu, 2005, Pengambilan Keputusan Stratejik, Edisi Kedelapan, Penerbit PT. Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta. Subroto, Bambang, 2003, Dasar-dasar Akuntansi, Edisi Kedua, Libert, Yogyakarta. Smith. M and Skousen, Fred, 2001, Akuntansi Intermediate, Edisi Kesembilan, Terjemahan Erlangga, Jilid Satu, Jakarta. Soemarso SR, 2004, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Empat, Rineke Cipta, Yogyakarta. Syamsi, Ibnu, 2003. Pengambilan Keputusan (Decision Making), Penerbit Bina Aksara, Jakarta. Sugiyono, 2004, Metode Penelitian Bisnis, Cetakan Ketujuh, CV. Alfabeta, Bandung. Thomson, 2005, Pengantar Akuntansi, Terjemahan Salemba Empat, Edisi Dua Puluh Satu, Jakarta. Widjajanto, Nugroho, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta. ________, 2004, Intermediate Accounting (Akuntansi Intermediate), Terjemahan Salemba Empat,Edisi Lima Belas, Jakarta. Ikatan Akuntan Indonesia, Standar Akuntansi Keuangan (per 1 September 2004), Salemba Empat, Jakarta. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Departemen Akuntansi, 2004, Buku Petunjuk Teknik Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi, Medan.


74

Lampiran 1

Piutang Dagang Didalam Buku Besar Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan

Audit Intern

Buku Besar

D

Dari piutang dagang

Bank

D

Dari penerimaan uang

E

1

Voucher jurnal

1

Kontrol total

Membanding kan total dan post

Buku besar

2

Voucher jurnal

2

Slip penyetoran

Kontrol total

Arsip Dengan tanggal

1

Cek

Slip penyetoran


Membanding kan total dan post

Disimpan

Pernyataan bank 2

1 Slip penyetoran Rekonsialiasi pernyataan bank

Slip penyetoran

Arsip

Pernyataan bank


75

Lampiran 2 Proses Penerimaan Pembayaran Piutang Dagang Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan.


76

Ruang Surat

Pengiriman uang pada rekening

Dari pelanggan

Surat terbuka

Memisahkan cek dan berita penerimaan uang

Berita pengiriman uang

Cek

Menyiapkan daftar pengiriman

Disahkan secara terbatas

Beria pengiriman uang

2

3 2

Cek

1

1 Daftar pengiriman

Kontrol total

Menyetujui daftar pengiriman

Diteruskan ke piutang dagang

Diteruskan ke penerimaan uang

B 2

1

Daftar pengiriman

B

Kontrol total



77

Penerimaan uang

Dari penjualan tunai

A

Daari ruanng surat

3 Tunai

Cek

Daftar pengiriman

2 Kontrol total

Menyiapkan slip penyetoran

3 Daftar pengiriman 3

Cek

2 1

Jurnal penerimaan uang

Slip penyetoran

Tunai

Menempatkan penerimaan dan menyiapkan voucher jurnal

Menyetujui slip penyetoran

3

2 3

2 Kontrol total

1 Slip penyetoran

Daftar pengiriman

Voucher Jurnal

Dilanjutkan ke buku besar Diteruskan ke piutang dagang

Arsip Dengan tanggal D

C

Ke Bank


78

Piutang dagang

B

Surat pemberitahuan pembayaran

1 Daftar pengiriman

Ditempatkan ke rekening pelanggan

Surat pemberitahuan pembayaran

Buku besar piutang dagang

1 Daftar pengiriman

Total penempatan

2

Disortir dan diarsip oleh pelanggan

1 Kontrol total

Arsip

Meyetujui penempatan

Arsip pelanggan

1 Daftar pengiriman

1

2

Kontrol total

Kontrol total


Diteruskan ke buku besar

E


SKRIPSI ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DI DALAM PEDOMAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN PADA PT. RAJAWALI NUSINDO MEDAN

Recommend Documents