SKRIPSI PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DENGAN SISTEM BATCH SEBAGAI PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN PADA PT. CAPELLA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAN S1-EKSTENSI MEDAN

SKRIPSI

PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DENGAN SISTEM BATCH SEBAGAI PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN PADA PT. CAPELLA MEDAN

Oleh : NAMA

: TAENG LUMBANTORUAN

NIM

: 050522136

JURUSAN

: AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi 2007 Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009


PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA


NIM

: 050522136

JURUSAN

: AKUNTANSI

JUDUL SKRIPSI

: PENERAPAN

SISTEM

INFORMASI

AKUNTASI

DENGAN SISTEM BATCH SEBAGAI PENDUKUNG PENGAMBILAN

KEPUTUSAN

MANAJEMEN

PADA PT. CAPELLA MEDAN

TANGGAL …………………….

KETUA JURUSAN

DRS. ARIFIN AKHMAD, Msi, Ak

TANGGAL ……………………

DEKAN

DRS. JOHN TAFBU RITONGA, M.Ec

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009

FAKULTAS EKONOMI PROGRAN S1-EKSTENSI MEDAN

PENANGGUNG JAWAB SKRIPSI

NAMA


NIM

: 050522136

JURUSAN

: AKUNTANSI

JUDUL SKRIPSI

: PENERAPAN

SISTEM

INFORMASI

AKUNTASI

DENGAN SISTEM BATCH SEBAGAI PENDUKUNG PENGAMBILAN

KEPUTUSAN

MANAJEMEN

PADA PT. CAPELLA MEDAN

MEDAN, MENYETUJUI PEMBIMBING

DR. AGUSNI PASARIBU, MBA

Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009


Telah diuji pada Tanggal

PANITIA PENGUJI SKRIPSI

Ketua

: Drs. Arifin Akhmad, Msi. Ak

Pembimbing

: DR. Agusni Pasaribu, MBA


Anggota

: 1. Drs. Syamsul Bahri TRB, MM 2. Drs. Chairul Nazwar, SE. Ak


PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul: “Penerapan Sistem Informasi Akuntansi dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan manajemen pada PT. Capella Medan”

adalah benar hasil karya sendiri dan judul yang simaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau di teliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program S – 1 Ekstension Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas benar apa adanya. Dan apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan Universitas

Medan, 05 Desember 2007 Yang membuat pernyataan,

Taeng Lumbantoruan NIM: 050522136


KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan Anugerah dan kasihNya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik. Skripsi ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi dari Universitas Sumatera Utara, Program Studi Akuntansi. Skripsi ini disusun berdasarkan hasil penelitian yang penulis dapatkan selama riset pada PT. Capella Medan – Daihatsu yang beralamat di Jl. Gatot Subroto No. 71 BCDEF Medan sejak 25 Agustus 2007 sampai dengan 21 November 2007. Pada kesempatan ini penulis banyak berterima kasih kepada berbagai pihak yang telah mendorong dan mendukung penulis dalam menyelesaikan Skripsi ini, baik dukungan moril maupun materil. Penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Chairuddin P. Lubis, DTM & H, SpA (k), selaku Rektor Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Drs. Arifin Akhmad, MSi, Ak, selaku ketua Departemen Akuntansi dan Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara. Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009

4. Bapak DR. Agusni Pasaribu, MBA, selaku Dosen Pembimbing yang banyak memberikan masukan dan motivasi kepada penulis selama bimbingan dalam menyusun Skripsi ini sampai dengan selesai. 5. Bapak Drs. Syamsul Bahri TRB, MM, selaku Dosen Pembanding I dan Bapak DRS. Chairul Nazwar, SE, Ak, selaku Dosen Pembanding II dan juga sebagai Dosen Wali yang banyak memberikan masukan kepada penulis. 6. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik penulis selama mengikuti perkuliahan. 7. Seluruh Staf / Pegawai Administrasi Fakultas Ekonomi Universitas Aumatera Utara khususnya Departemen Akuntansi yang telah banyak membantu penulis. 8. Bapak dan Ibu karyawan PT. Capella Medan yang telah banyak menolong penulis dan memberi pengarahan-pengarahan selama penulis melakukan riset. 9. Rekan-rekan penulis di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya Departemen Akuntansi yang banyak memberikan semangat dan dukungan kepada penulis. 10. Buat seseorang yang penulis sangat sayangi Chatrin CM. Siregar, terima kasih atas dukungan, motivasi serta doa yang kamu berikan begitu berharga kepada penulis, dan segala sesuatu akan indah pada waktunya. Terima kasih atas pengorbanan yang kamu berikan kepada penulis.

Teristimewa, penulis juga ingin menghaturkan terima kasih yang terdalam kepada orang tua penulis , Ayahanda T. Lumbantoruan dan Bunda tercinta H. Br. Simamora (+) yang telah membimbing dan mengasuh penulis selama ini, memberikan dorongan serta Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009

bantuan yang amat berharga bagi penulis juga buat Inang Uda R. Br. Simamora. Penulis juga mengucapkan banyak terima kasih kepada saudara/i penulis Bang Tasmer & Keluarga, Kakak Helen & Keluarga, Kakak Hemmi & Keluarga, kakak Herna dan juga kedua adik penulis yang penulis sayangi Toyo Roy dan Topsan, terima kasih atas perhatian serta doa yang kalian berikan kepada penulis. Penulis menyadari bahwa Skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu penulis terlebih dahulu mohon maaf. Semoga Skripsi ini bermanfaat bagi yang membacanya.

Medan, 05 Desember 2007 Penulis,

Taeng Lumbantoruan NIM 050522136


ABSTRAK

Sistem informasi akuntansi merupakan aktivitas pendukung yang menunjang operasional suatu perusahaan atau organisasi sebagai bagian dari infra struktur organisasi. Membangun sistem informasi akuntansi yang handal dengan berbasis komputer telah menjadi kebutuhan penting suatu organisasi dalam mengelola pelaksanaan sistem informasi akuntansi, agar manajemen dapat memperoleh informasi tentang pengelolaan organisasi dengan tepat dan cepat. PT. Capella Medan merupakan perusahaan yang menerapkan sistem informasi akuntansi berbasis komputer secara konsisten dalam pengelolaan organisasi yaitu dengan menerapkan sistem batch sebagai pendukung manajemen dalam mengambil keputusan. Penulisan skripsi ini akan membahas sejauh mana sistem batch mampu menghasilkan informasi yang akurat dalam mendukung pengambilan keputusan manajemen yang dibangun oleh PT. Capella Medan dimana PT. Capella medan merupakan perusahaan yang bisnis utamanya adalah penjualan mobil. Data yang diperoleh penulis sejauh mana penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch sebagai pendukung pengambilan keputusan manajemen pada PT. Capella Medan dilalui dengan melakukan observasi/penelitian secara menyeluruh terhadap proses yang terjadi dalam PT. Capella Medan mulai dari tahap awal proses sampai dihasilkannya informasi bagi pelaporan manajemen. Dari penelitian yang dilakukan oleh penulis diperoleh bahwa penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch mampu memberikan informasi kepada pihak manajemen yang akurat untuk mendukung pengambilan keputusan. Hal ini dapat dilihat dengan tingginya tingkat akurasi hasil data yang dihasilkan oleh sistem batch dan manajemen juga mendapatkan data yang akurat (bukan cepat). Kata kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Batch, Keputusan Manajemen dan Pengendalian.


DAFTAR ISI Halaman PERNYATAAN ………………………………………………………… i KATA PENGANTAR ………………………………………………….. ii ABSTRAK ……………………………………………………………… v DAFTAR ISI ……………………………………………………………. vi DAFTAR GAMBAR …………………………………………………… viii DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………. ix BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ………………………….……..

1

B. Perumusan Masalah ..……………………………………

4

C. Tujuan Penelitian ……………………………………….

4

D. Manfaat Penelitian .……………………………………...

5

E. Kerangka Konseptual ……………………………………

6

F. Asumsi .………………………………………………….

7

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem dan Sistem Informasi Akuntansi …….. 8 1. Pengertian Akuntansi …………………………….….. 8 2. Pengertian Sistem ……………………………………. 8 3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ……………... 11 4. Pengertian Sistem Pendukung dan Posisi Sistem Pendukung Dalam Sistem Informasi ………………… 14 B. Tinjauan Umum Sistem Informasi Akuntansi ..………….. 18 1. Sistem Pemrosesan Transaksi dengan Sistem Batch .… 20 2. Sistem Pelaporan Buku Besar Dengan Sistem Batch.… 23 a. General Ledger Otomatis dengan Pemrosesan Batch Dan File Sekuensial………………..……… 23 b. General Ledger Otomatis dengan Pemrosesan Batch File Akses Langsung ……………………… 27 3. Sistem Pelaporan Manajemen ..……………………... 29


C. Keunggulan Dan Kelemahan Sistem Batch ……………… 29 D. Pengendalian Intern ..……………………………………. 31 BAB III

METODE PENELITIAN A. Desain Penelitian …..……………………………………. 33 B. Jenis Data ………………………………………………..

33

C. Metode Penganalisaan Data ……………………………..

33

D. Teknik Pengumpulan Data ………………………………

35

E. Lokasi dan Jadwal Penelitian …………………………… 36

BAB IV

DATA DAN ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Hasil Penelitian ..………………………….………..

37

1. Sejarah Singkat Perusahaan ..………………….…….

37

2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ..………..….… 38 3. Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. Capella Medan ………………………………….. 45 a. Sistem Pemrosesan Transaksi ……………………. 45 b. Sistem Pelaporan Buku Besar/Keuangan ………… 51 c. Sistem Pelaporan Manajemen ……………………. 52 B. Analisis Hasil Penelitian ……. …………………………... 52 1. Hasil Analisis dari Nilai Tabulasi Observasi ………… 53 2. Analisis dan Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Degan Sistem Batch Pada PT. Capella Medan .…….. 53 a. Sistem Pemrosesan Transaksi .……………………. 54 b. Sistem Pelaporan Buku Besar/Keuangan .………… 55 c. Sistem Pelaporan Manajemen …………………….. 55 2. Analisis dan Evaluasi Sistem Pengendalian Intern ...… 56 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ………..…………………………………….. 58 B. Saran …………………………………………………….. 59

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………… 60 Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009

LAMPIRAN DAFTAR GAMBAR Gambar

Judul Halaman

Gambar 2.1

Alur Sistem Informasi Akuntansi 13

Gambar 2.2

Tingkatan Sistem Informasi dalam

Sistem Pendukung

16 Gambar 2.3

Proses atau cara kerja setiap run 22

Gambar 2.4 Sekuensial

Flowchart pemrosesan batch dan File 25

Gambar 2.5 Sekuensial

Flowchart pemrosesan batch dan File 26

Gambar 2.6

Flowchart pemrosesan batch dan File

Akses Langsung

26 Gambar 4.1

Struktur organisasi Capella Group 38

Gambar 4.3

Flowchart Penerimaan Uang Muka 46

Gambar 4.4

Flowchart

Pelunasan

Gambar 4.5

Flowchart

Proses

Piutang Sementara

49

Gambar 4.6

Flowchart penagihan piutang dan

Uang Muka

Pembayaran

48 Update

data

update Buku Besar 50


DAFTAR LAMPIRAN

Judul Lampiran Struktur Organisasi PT. Capella Medan Lampiran 1 Tabel Hasil Observasi Lampiran 2 Tabulasi Nilai Lampiran 3 Lembar Observasi Lampiran 4


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Dewasa ini kelangsungan hidup perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuannya untuk bersaing di pasar. Kemampuan bersaing memerlukan strategi yang dapat memanfaatkan semua kekuatan dan peluang yang ada, serta menutup kelamahan dan menetralisasi hambatan strategis dalam dinamika bisnis yang dihadapi. Semua itu dapat dilakukan apabila manajemen mampu melakukan pengambilan keputusan yang didasarkan pada masukan-masukan yang objektif. Diantara sekian banyak faktor yang menjadi masukan manajemen dalam pengambilan keputusan adalah masukan yang berasal dari sistem informasi akuntansi. Akuntansi itu sendiri, sebagai suatu sistem informasi, mencakup kegiatan mengidentifikasi, menghimpun, memproses, dan mengomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu organisasi ke berbagai pihak. Setiap organisasi akan berusaha mencapai tujuannya dengan mengalokasikan sumber dayanya secara optimal melalui pengambilan keputusan. Informasi, dengan demikian memiliki nilai ekonomis, sepanjang dapat memberikan kontribusi kepada pengambilan keputusan alokasi sumber daya yang efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Para manajer membutuhkan informasi akuntansi untuk mengantisipasi masa depan dan memantau roda usaha perusahaan. Salah satu upaya yang harus dilakukan adalah penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009

merupakan penghubung yang sistematis dalam menyajikan informasi yang berguna dan dapat dipercaya untuk membantu manajer dalam usahanya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Telah diketahui bersama bahwa komputerisasi sudah menjadi kebutuhan utama manajemen dalam rangka dukungan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen karena pengolahan data dengan komputer berbeda dengan pengolahan data secara manual dimana pengolahan data dengan komputer lebih efektif dan efisien. Dalam sistem informasi akuntansi terdapat dua sistem komputer dalam pengolahan data yaitu sistem batch dan sistem real-time. Sistem batch merupakan salah satu sistem komputer yang digunakan dalam penerapan sistem informasi akuntansi. Sistem batch digunakan untuk memproses setiap peristiwa ekonomi yang ada dalam perusahaan dalam menyusun laporan keuangan sehingga menghasilkan informasi yang perlu bagi manajemen, baik sebagai dasar pengambilan keputusan maupun sebagai dasar dalam menetapkan tanggung jawab masing-masing jabatan ataupun posisi dalam perusahaan dan juga prosedur pengawasan intern untuk menyelamatkan kekayaan (asset) perusahaan serta mencegah terjadinya penyelewengan. Dengan

sistem batch

dalam

memproses setiap

transaksi untuk

menghasilkan informasi akuntansi terdapat jeda waktu antara titik timbulnya suatu peristiwa ekonomi dan titik dimana peristiwa itu direfleksikan dalam akun-akun perusahaan. Dengan hal tersebut maka dapat dilihat bahwa pemrosesan transaksi degan sistem batch sangat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan managemen karena pemrosesan dengan sistem batch bisa memakan waktu 1 hari Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009

sampai berminggu-minggu bahkan bulanan. Hal ini dikarenakan sebelum peristiwa ekonomi tersebut benar-benar sudah dapat diakui maka belum bisa dimasukkan dalam akun permanen perusahaan. Ini banyak terjadi diperusahaan distributor yang dalam hal ini termasuk perusahaan penyedia alat transportasi yaitu mobil dimana setiap transaksi harus dikelompokkan kemudian diproses karena tidak bisa diakui secara langsung keterjadian suatu peristiwa ekonomi pada saat peristiwa ekonomi itu terjadi karena ada kemungkinan peristiwa ekonomi tersebut batal dan juga kemungkinan waktu prosesnya lama sehingga memerlukan biaya yang besar. Oleh karena itu perlu diketahui bagaimana sikap pihak manajemen dalam mengambil suatu keputusan terhadap

keuangan, penjualan

yang ada dalam perusahaan tersebut. Dari gambaran singkat tentang penerapan sistem informasi ikuntansi dengan sistem batch di atas dapat dilihat bahwa penerapan penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer merupakan bagian yang sangat erat kaitannya dengan perkembangan suatu perusahaan. PT. Capella Medan adalah salah satu perusahaan Dealer Mobil Daihatsu yang berpusat di Medan dan mempunyai beberapa cabang di Sumatera. Dimana kegiatan operasinya cukup besar dalam bidang penjualan Mobil Daihatsu dan memerlukan penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer yang mendukung kegiatan operasional perusahaan yang lebih efisien.

PT. Capella Medan telah menerapkan sistem

informasi akuntansi dengan sistem komputer yaitu dengan sistem batch, sistem batch merupakan pilihan yang sangat efisien sehingga dapat membantu dalam


pengambilan keputusan manajemen. Untuk itulah penulis tertarik untuk membahasnya dalam suatu skripsi. B. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang masalah tersebut di atas, maka dapat dirumuskan penelitian yang dilakukan adalah: 1. Apakah penerapan Sistem Informasi Akuntansi dengan sistem batch telah dapat mendukung produktivitas perusahaan? 2. Apakah dengan penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch telah dapat memberikan informasi yang akurat bagi pihak manajemen dalam mengambil keputusan ? C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai dengan dilakukannya penelitian ini adalah: 1.

Untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch yang ada dalam perusahaan telah dapat mendukung dalam menjalankan produktivitas perusahaan dalam hal ini mengenai efisiensi dan efektivitas.

2.

Untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch terhadap pengambilan keputusan manajemen dalam hal mendukung ketepatan waktu dan keakuratan hasil informasi yang dihasilkan dengan menggunakan sistem batch.


D. Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah: 1. Manfaat bagi peneliti Peneliti dapat menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer yaitu dengan sistem batch pada perusahaan dalam kaitannya terhadap pengambilan keputusan untuk perkembangan perusahaann. 2. Manfaat bagi perusahaan Dapat memberikan tambahan informasi bagaimana penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer tersebut merupakan komponen yang sangat besar pengaruhnya terhadap perkembangan perusahaan terutama dalam hal ini informasi yang dihasilkan untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. 3. Manfaat bagi pembaca Dapat digunakan untuk menambah pengetahuan atau kepustakaan tentang penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch.


E. Kerangka Berpikir Deduksi

Induksi

1. Sistem Informasi Akuntansi 2. Metode Riset Bisnis 3. Standar Profesional Akuntan Publik

PT. Capella Medan (Dealer Mobil Daihatsu)

Sistem Informasi Akuntansi Penerapan dengan Sistem

Input, Proses data transaksi

Batch

dengan basis komputer Efektif & Efisien

Sebagai pendukung bagi Manajemen dalam mengambil suatu keputusan

Penerapan Sistem Informasi Akuntansi dengan Sistem Batch sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan

Riset Desain

Jenis Data

Kumpul data, Olah data

Kesimpulan

dan Analisis Data SKRIPSI Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009

Sumber: Penulis, 2007

F. Asumsi Perusahaan menerapkan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch sebagai pendukung pengambilan keputusan manajemen untuk menjalankan aktivitas perusahaan sudah tepat, berdasarkan wawancara secara langsung kepada pihak manajemen dan staf yang mengoperasikan langsung sistem tersebut dengan harapan mereka memberikan jawaban yang objektif dan benar.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Sistem dan Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Akuntansi Akuntansi dapat dipandang sebagai suatu sistem yang mengolah masukan (input) berupa data operasi dan data keuangan untuk menghasilkan keluaran (output) berupa informasi akuntansi yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan dengan informasi tersebut. Akuntansi sebagai sistem informasi mengidentifikasikan, mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang. Peran akuntansi adalah untuk menghasilkan informasi tentang perilaku ekonomik yang dihasilkan dari aktivitas perusahaan dan lingkungan. Dalam buku Belkaovi (2000: 37), Komite Terminologi AICPA (The Committee on Terminology of American Institute of Certified Public Accountants) mendefinisikan akuntansi sebagai berikut: “Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang, dan menginterpretasikan hasil proses tersebut” Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009

2. Pengertian Sistem dan Informasi Sistem memiliki banyak makna yang lebih luas, sebagian sistem muncul secara alami sementara sebagaian lain secara artificial. Tanpa memperhatikan asal usulnya, semua sistem memiliki beberapa elemen yang sama. Untuk lebih memahami apa arti dari sebuah sistem berikut ini menjelaskan defenisi dari sebuah sistem itu sendiri. Sebuah sistem menurut James A. Hall (2001 : 5) adalah “sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).” Sedangkan menurut Nugroho Widjajanto (2001: 4) “sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output”. Informasi pada dasarnya merupakan sumber daya bagi perusahaan. informasi akan memiliki nilai ekonomis apabila informasi tersebut dapat mendukung keputusan dalam pengalokasian semua sumber daya yang dimiliki perusahaan. dari beberapa defenisi informasi yang diberikan oleh beberapa penulis, Jogiyanto (2000 : 25) mengemukakan bahwa informsi adalah: a. Data yang diolah b. Menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya c. Mengubah suatu kejadian-kejadian (event) dan kesatuan yang nyata (fact and entiy). d. Digunakan untuk pengambilan keputusan Sedangkan pengertian dan tujuan sistem informasi menurut James A, Hall (2001:7) mengatakan bahwa:


Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai. Dan tujuan utama sistem informasi adalah: 1. untuk mendukung fungsi kepengurusan (stewardship)manajemen. 2. untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen 3. untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Tanpa memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang berguna memiliki karakteristik seperti yang disebutkan James A, Hall (2001 : 17) sebagai berikut: a. Relevan. merupakan dimana isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan. Dengan demikian, laporan ini dapat mendukung keputusan manajer atau tugas petugas administrasi. Oleh karena itu, sistem informasi harus menyajikan hanya data yang relevan dalam laporannya. Data yang tidak relevan mengurangi perhatian dari pesan laporan yang sebenarnya dan dapat menghasilkan keputusan atau tindakan yang tidak benar. b. Tepat waktu. Umur informasi merupakan factor yang kritikal dalam menentukan kegunaannya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya. c. Akurat. Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Namun demikian, materialitas merupakan suatu konsep yang sulit dikuantifikasi. d. Lengkap. Tidak boleh ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilan keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang. Dimana sebuah laporan harus menyajikan semua data-data dengan jelas dan tanpa ambigu. e. Rangkuman. Informasi harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai. Sistem informasi menyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif sehingga dikatakan salah satu tujuan sistem informasi adalah untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan. Pemilihan sistem yang ada akan membantu dalam kegiatan operasional perusahaan yang lebih efektif dan efisien. Menurut Handoko (2002 : 7) menuliskan bahwa “efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar dan efektifitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009

Menurut Bodnar dan Hopwood (2003 : 1), “sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan-peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Informasi ini kemudian dikomunikasikan kepada berbagai pihak pengambil keputusan”. Pengertian sistem informasi akuntansi yang lain seperti yag dikemukakan oleh Wijayanto, Nugroho (2001 : 7) menyebutkan bahwa: Sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya, serta alat komunikasi, tenaga pelaksanannya, dan laporan yang dikoordinasikan secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajen. Sistem informasi akuntansi yang efektif dan dirancang dengan baik penting bagi keberhasilan jangka panjang organisasi manapun karena dapat membantu meningkatkan laba organisasi. Sistem informasi akuntansi juga dapat menambah nilai bagi organisasi dengan cara memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, agar aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dilaksanakan dengan lebih efektif dan efisien. Suatu pekerjaan dikatakan efektif apabila tujuan tertentu yang telah ditetapkan sejak awal dapat dicapai, tetapi bila akibat-akibat yang timbul dari kegiatan yang dilakukan untuk mencapai efektivitas itu nilainya lebih penting dari tujuan yang dicapai sehingga mengakibatkan ketidak pastian. Apabila dikaitkan dengan pengertian sistem yang memiliki alur input – proses – output bahwa sistem informasi akuntansi itu memiliki alur: a. Daur Operasional Yang merupakan daur dari nilai terjadinya transaksi atau kejadian-kejadian ekonomi sampai terekamnya transaksi tersebut ke dalam bentuk dokumendokumen (source documents). Daur operasional ini pada umumnya terbagi kedalam empat daur atau subsistem, yaitu: 1). Daur atau subsistem pendapatan (revenue cycle) yang mencakup kegiatan penjualan barang atau jasa yang merupakan output atau produk perusahaan. Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009

2). Daur pengeluaran (expenditure cycle) yang mencakup kegiatan pengadaan bahan baku, barang dagangan, bahan pembantu, berikut biaya factor lainnya. 3). Daur produksi (production cycle) yang mencakup kegiatan manufaktur yang megolah bahan baku menjadi produk. 4).

Daur keuangan (finance cycle) yang mencakup kegiatan penerimaan dan pengeluaran uang sebagai akibat daur pendapatan, produksi dan pengeluaran.

b. Daur Penyusunan Laporan Yaitu daur yang mengubah dokumen-dokumen hasil rekaman transaksi yang berasal dari daur operasional menjadi laporan, baik dalam bentuk laporan keuangan untuk pihak eksternal, maupun laporan manajemen yang ditujukan untuk pihak-pihak internal perusakaan (manajemen). Dan dapat digambarkan alur sistem informasi akuntansi sebagai berikut: Kejadian Ekonomi

DAUR OPERASIONAL

Processing Transaksi

Dokumen bukti Pembukuan

Transaksi bisnis

* Revenue cycle * Expediture cycle * Production cycle * Finance cycle

* Faktur * Kuintansi * Bukti kas keluar * Order pembelian * dan lain-lainnya

Jurnal (Buku)

DAUR PENYUSUNAN Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung LAPORAN Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009

Buku Besar

Gambar 2.1: Laporan

Buku besar

Laporan Internal (manajerial)

Alur sistem informasi akuntansi Sumber : Widjajanto, Nugroho, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta. hal. 8

3. Pengertian Sistem Pendukung Keputusan dan Posisi Sistem Pendukung dalam Sistem Informasi Menurut Ricky W. Griffin (2004 : 258) menyebutkan bahwa pengambilan keputusan (decision Making) adalah “tindakan memilih suatu alternatif dari serangkaian alternatif”. Sistem informasi pada umumnya adalah sistem berikut semua perangkatnya yang bertujuan untuk memasukkan informasi yang akan dijadikan bahan bagi pengambilan keputusan yang bersifat rutin, terstruktur dan mudah diantisipasi. Menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 211) menyebutkan bahwa keputusan terstruktur adalah “keputusan yang terjadi apabila metode dan aturan yang digunakan dalam pengambilan keputusan itu telah diketahui dan dapat di definisikan dengan jelas”. Salah satu subsistem dari sistem informasi manajemen adalah sistem informasi akuntansi. Hal tersebut dilandasi oleh kebutuhan setiap jenjang manajemen yang berbeda-beda. Jenjang manajemen bawah memerlukan informasi dengan karakteristik yang berbeda dari yang diperlukan jenjang madya dan atas dan dengan demikian juga dengan seterusnya. Menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 212) Sistem informasi manajemen dengan semua subsistemnya pada dasarnya dikelompokkan dalam 3 (tiga) kelompok sesuai dengan jenjang manajemen yang memerlukan informasi, yaitu: a. Transaction Processing System (TPS) b. Operational Support System (OSS) c. Decision Support System (DSS) Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009

Berikut ini akan dibahas ketiga subsistem sistem informasi manajemen tersebut sehingga dapat jelas bagaimana posisi setiap subsistem sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan. Ad.a . Transaction Processing System (TPS) Transaction Processing System adalah sistem pengolahan data semua transaksi dan fungsi untuk mendukung kegiatan operasional (teknis). Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran tentang hasil usaha dari waktu kewaktu yang dihasilkan oleh TPS nampak dalam laporan periodic, atau mengatur ke atas menuju operasional (OSS). Laporan-laporan periodic yang dihasilkan TPS sudah dikenal dalam sistem informasi akuntansi sebagai contoh penjualan, piutang, laporan keuangan dan sebagainya yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi. Salah satu cirri out-put TPS adalah sifatnya yang rutin, umum dan tidak mengacu pada suatu permasalahan spesifik. Ad.b. Operational Support System (OSS) Operational Support System (OSS) adalah suatu sistem pengolahan data yang bertujuan untuk membantu perencanaan dan pengendalian operasi. Sasarannya adalah untuk membantu penyelesaian tugas-tugas yang bersifat terstruktur serta permasalahan jangka pendek. Semakin baik OSS dari suatu perusahaan, akan semakin baik pula efisiensi perusahaan yang tercermin pada sikap tanggap (responsiveness) yang lebih baik dan biayanya lebih rendah. Lingkup OSS sesungguhnya tidak dapat didefenisikan dengan tegas. Dibagian bawah OSS terbaur dengan TPS. OSS menerima data rutin maupun non rutin, baik bersifat internal maupun eksternal. Data ini di proses, acap kali dengan bantuan model-model keputusan, guna menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan yang tersrtuktur. OSS modern dengan basis komputer pada umumnya memiliki berbagai atribut yang bisa dijadikan pendukung yang efektif. Atribut ini antara lain adalah sifatnya yang: 1). interaktif 2). time-shared / real-time 3). model based atau didasarkan pada model-model tertentu. 4). Dedicated Ad.c. Decision Support System (DSS) Merupakan sistem yang dikembangkan untuk menyelesaikan masalahmasalah jangka panjang dan relatif tidak terstruktur. Dan ini sering disebut keputusan strategis. Ketiga subsistem di atas dapat digambarkan sesuai dengan tingkatan/posisi dalam sistem pendukung sebagai berikut:


Data rutin/nonrutin Terutama eksternal

Keputusan Strategis Decission Support System (DSS)

Data rutin/nonrutin Terutama internal Data Transaksi

Operational Support System (OSS) Transaction Processing System (TPS)

Keputusan Taktis dan Pengendalian Kegiatan Operasional

Gambar 2.2: Posisi / tingkatan sistem informasi dalam sistem pendukung Sumber : Widjajanto Nugroho,2001.Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga Jakarta. hal. 212 Proses pengambilan keputusan (decision-making process) adalah mengenali dan mendefinisikan sifat dan situasi keputusan, mengidentifikasi alternatif, memilih alternatif terbaik dan menempatkannya dalam praktek. Kata tebaik disini mengisyaratkan efektivitas. Pengambilan keputusan yang efektif mengisyaratkan bahwa pengambilan keputusan memahami situasi yang mendorong keputusan. Setelah keputusan dilaksanakan, prosesnya harus terus dipantau, yaitu membandingkan hasil-hasilnya dengan yang diharapkan. Dengan mempelajari perbandingan itu, pengambilan keputusan akan dapat memperoleh gambaran mengenai efektivitas keputusan. Seperti yang dijelaskan sebelumnya mengenai hubungan antara sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajemen, dimana sistem informasi akuntansi merupakan subsistem sistem informasi manajemen yang paling besar dan sistem informasi akuntansi merupakan informasi yang diperlukan manajemen yang bersifat terstruktur. Untuk menghasilkan informasi memerlukan bentuk pengolahan data, baik yang dilaksanakan secara manual maupun secara elektronik dan akan selalu terdiri dari kegiatan input, proses dan output. Dalam aktivitas input, data direkam dalam bentuk-bentuk tertentu sebagai bahan untuk diolah atau diproses. Dalam sistem informasi akuntansi terdapat dua sistem komputer dalam mengolah data untuk menghasilkan informasi yaitu sistem batch dan sistem real-time (on-line). Pengolahan kedua bentuk sistem ini mempunyai perbedaan antara satu dengan yang lain, dimana sangat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan manajemen. B. Tinjauan Umum Mengenai Sistem Informasi Akuntansi Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009

Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya bahwa informasi adalah salah satu sumber daya bisnis. Setiap hari dalam bisnis, arus informasi dalam jumlah yang sangat besar mengalir ke pengambil keputusan dan pemakai lainnya untuk memenuhi berbagai kebutuhan internal. Salah satu informasi yang sangat diperlukan adalah informasi keuangan yang didapat dari penerapan sistem informasi akuntansi yang mengolah seluruh data keuangan sehingga menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen dalam melakukan kebijakan yaitu pengambilan suatu keputusan. Untuk lebih memahami mengenai keseluruhan mengenai sistem informsi akuntansi sebagai penghasil informasi yang dbibutuhkan oleh setiap manajemen, baik dari tingkat bawah sampai dengan manajemen puncak. Menurut Romney dan Steinbart (2004 : 3), menyebutkan sistem informasi akuntansi terdiri atas lima komponen yaitu: a. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. b. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi c. Data tentang proses-prose bisnis organisasi d. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi e. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Kelima komponen ini secara bersama-sama memugkinkan suatu sistem informasi memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu: 1) Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (me-review) hal-hal yang terjadi 2) Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. 3) Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal Dalam sistem informasi akuntansi bahwa terdapat subsistem yang didukung oleh kelima komponen tersebut diatas. Menurut James A Hall (2001 : 10) sistem informasi akuntansi terdiri atas tiga subsistem utama yaitu: Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009

1. Sistem pemrosesan transaksi 2. Sistem pelaporan buku besar/keuangan 3. Sistem pelaporan manajemen Sistem pemrosesan transaksi untuk mendukung operasi bisnis setiap hari dengan jumlah dokumen dan pesanan-pesanan untuk para pemakai seluruh organisasi, sedangkan sistem pelaporan buku besar/keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan tradisional seperti laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, pengembalian pajak dan laporan-laporan lain yang ditetapkan oleh hukum, dan sistem pelaporan manajemen untuk menyediakan manajemen internal dengan laporan keuangan dengan tujuan khusus dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Berikut ini akan dibahas ketiga subsistem sistem informasi akuntansi tersebut di atas yang berdasarkan komputer yaitu dengan sistem batch.

1. Sistem Batch Processing (Pengolahan Berkelompok) Sistem pengolahan data secara batch atau tumpuk pada dasarnya dilakukan secara periodik atau berkelompok. Artinya, data yang akan diproses dikumpulkan dan disimpan dulu sampai terkumpul dalam jumlah yagn cukup banyak atau pada saat yang tertentu secara periodik, pendekatan ini pada umumnya digunakan untuk memproses transaksi rutin yang volumennya cukup besar. Menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 73) kegiatan yang khas yang dapat ditangani oleh sistem batch processing antaralain adalah: 1. Aplikasi order penjualan dan penagihan (invoice) Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009

2. 3. 4. 5. 6.

Aplikasi pencatatan persediaan Aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas Aplikasi proses gaji dan upah Aplikasi akuntansi biaya tetap Aplikasi akuntansi

Sistem batch processing juga disebut delay system atau sistem tunda, karena tidak langsung diproses, melainkan ditumpuk dulu atau ditunda dulu sampai jumlah tertentu atau sampai suatu waktu tertentu. Dengan adanya tenggang waktu antara kegiatan proses yang satu dengan kegiatan proses berikutnya, muncul istilah processing cycle atau daur proses, yaitu istilah yang digunakan untuk tenggang waktu tersebut. Jarak waktu daur proses tergantung pada faktor volume data yang ditangani, ukuran tumpukan yang diinginkan, dan kapasitas komputer yang digunakan. Pengolahan data dengan sistem batch processing pada umumnya merupakan himpunan dari beberapa jenis kegiatan atau tahapan yang disebut run. Dengan suatu program khusus, setiap run melaksanakan suatu tahap atau lebih pengolahan data. Selain itu, setiap run harus diselesaikan sebelum run berikutnya dilaksanakan, artinya dilaksanakan satu demi satu secara bertahap. Sesuai dengan sistemnya, proses bertahap ini dilaksanakan secara berkelompok. Jadi setelah suatu run diselesaikan, operator komputer harus mempersiapkan file yang diperlukan untuk run berikutnya. Menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 73) bahwa jenis-jenis run terdiri dari: 1. 2. 3. 4.

Konversi data Editing Sortir atau pemilihan Pemutakhiran (updating) file


5. Ekstraksi data 6. Penyusunan laporan Ad. 1. Konversi Data Konversi data merupakan suatu run dalam sistem batch processing yang mencakup kegiatan mengubah data dari bentuk yang tidak terbaca komputer ke dalam bentuk yang terbaca komputer. Ad. 2. Editing Editing merupakan pengecekan mengenai kelengkapan, kecermatan, validitas (keabsahan) data akuntansi dalam setiap batch (kelompok) dengan menggunakan program khusus utnuk editing. Ad. 3. Sortir atau Pemilihan Sortir adalah penyusunan rangkaian data menurut pedoman atau kunci sorting yang telah dilakukan. Ad. 4. Pemutakhiran (updating) file Merupakan proses memasukkan data pada file transaksi kedalam master file, sehingga menjadi mutakhir (up-to-date) Ad. 5. Ekstraksi Data Merupakan proses mencari file, menarik data yang diinginkan dan menuliskan data yang ditarik itu ke dalam pita magnetik. Ad. 6. Penyusunan Laporan Merupakan proses menyiapkan berbagai data dalam berbagai file untuk disajikan secara sistematis.


Ke enam jenis run tersebut dapat digambarkan prosesnya sebagai berikut: Data belum di sortir

Data belum di edit

Data

Konversi ke pita magnetik

Validasi data

Data

Data sudah di edit

1

Ekstraksi data Dari file

Data sudah di sortir

2 Master File

File Transaction

Up dating Master file

3 Master File

Ekstraksi data Dari file

Data hasil Ekstraksi Master file Updating

Pencetakan Laporan

5

Data hasil Proses

Pencatatan laporan

Laporan (manajerial)

6

4 Gambar 2.3 : Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009

Proses atau cara kerja setiap run Sumber : Widjajanto Nugroho,2001.Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga Jakarta. hal. 74

2. Sistem Pelaporan Buku Besar Umum dengan Sistem Batch Organisasi yang menggunakan buku besar umum semata-mata untuk pelaporan keuangan akan menemukan bahwa suatu sistem batch, yang menggunakan file sekuensial, memenuhi kebutuhannya dan menyediakan tingkat keamanan yang tinggi. Sistem seperti itu sederhana cara operasinya, dan mengontrol akses ke buku besar umum juga mudah dilakukan. Keunggulan terbesar sistem ini terletak pada kontrolnya. Voucer jurnal dari departemen operasi dapat disetujui, divalidasi dan diseimbangkan sebelum memasukkan mereka kebuku besar umum. Karena perubahan buku besar merupakan proses batch di akhir hari atau periode dan seluruh buku besar direproduksi kembali setiap hari atau periode. Pada peristiwa pemrosesan kesalahan yang secara material mempengaruhi buku besar umum, saldo hari sebelumnya tersedia sebagai informasi pendukug (backup). Dalam pelaporan buku besar umum dengan sistem batch dapat dilakukan dengan:

a. General Ledger Otomatis dengan Pemrosesan Batch dan File Sekuensial. Keunggulan terbesar dari kontrol ini terletak pada kontrolnya. Pada peristiwa pemrosesan kesalahan yang secara material mempengaruhi buku besar umum, saldo hari sebelumnya tersedia sebagai informasi pendukung (backup) . dan sistem ini dapat mendukung pihak manajemen dengan laporan rangkuman umpan balik terbatas tentang aktivitas transaksi. Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009


Berikut ini adalah gambar flowchart yang menunjukkan pemrosesan buku besar umum dengan sistem batch file sekuensial Pemrosesan Data Tahap I Prosedur Harian

Sistem Penjualan

Tahap II Prosedur Akhir Periode

Voucer Jurnal

Sistem Penerimaan Kas

Voucer Jurnal

Sistem Pembelian

Voucer Jurnal

TPS Lainnya

Sortir Dan Gabungan

File Transaksi VJ

File Induk Buku Besar umum Lama

Memperbaharui Buku Besar Umum

Voucer Jurnal

File Transaksi VJ

File Induk Buku Besar umum Baru

Laporan Rangkuman

1

Gambar 2.4 :

Flowchart Pemrosesan Batch dan File Sekuensial Sumber: A.Hall, James 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta. hal.447

2

Grup Pelaporan Keuangan

Dep. Buku Besar Umum

Tahap III Prosedur Pelaporan Keuangan

Buku Besar Umum Voucer Jurnal

Siapkan 2 File Voucer Jurnal Penyesuaian Dan Penutupan

1 Laporan Rangkuman


Siapkan Neraca Percobaan

File Transaksi Voucer Jurnal

Neraca Percobaan

Diperiksa

Siapkan Jurnal Penyesuaian Dan Penutupan

File Induk Buku Besar umum Lama

Memperbaharui Buku Besar Umum dan siapkan NP Disesuaikan, laporan Keuangan dan pasca Penutupan

Laporan Rangkuman

File

NP Disesuaikan

Laporan NP Pasca Keuangan penutupan


NP Disesuaikan

Laporan Keuangan

NP Pasca penutupan

Gambar 2.5 : Flowchart Pemrosesan Batch dan File Sekuensial Dari flowchart diatas dapat dilihat bahwa frekuensi pembaruan (updating) buku besar umum memiliki implikasi kontrol. Pembaruan yang tidak teratur (harian atau mingguan) membatasi pihak manajemen pada

pemeriksaan akhir periode untuk keseluruhan operasi. Teknik file sekuensial mendesak dibuatnya seluruh induk buku besar umum yang diperbaharui satu demi satu. Namun demikian, ketika buku besar umum diperbaharui secara teratur (setiap setelah satu batch), manajemen dapat memonitor seluruh proses dan mengevaluasi apakah kontrol internal berfungsi seperti yang dimaksudkan.

b. General Ledger Otomatis dengan Pemrosesan Batch dan File Akses

Langsung.

Sistem ini memampukan pemakai akhir memperbaharui buku besar setelah setiap satu batch transaksi diproses. Sistem ini tidak menciptakan kembali buku besar setiap waktu ia diperbaharui. Penggunaan file akses langsung memberikan manfaat tambahan bagi pelaporan manajemen.

Teknik ini lebih memberikan

laporan yang tepat waktu kepada manajemen. Karena sebagian informasi datang dari file database buku besar umum, penggunaan pendekatan akses langsung memfasilitasi akses manajemen ke data-data penting ini. Untuk lebih memahami dapat dilihat pada gambar flowchard berikut:

Dep. Pemrosesan Data Prosedur Harian

Pembaharuan Buku Besar Umum dan Pelaporan Keuangan Akhir Periode

File Induk BBU

Sistem Penjualan

File Induk BBU

File Induk BBU

Sistem Penerimaan Kas

File Induk BBU

1

Memperbaharui Buku Besar Umum

2

Sistem Pembelian

File Transaksi VJ

TPS Lainnya

Laporan Manajemen

Grup Pelaporan Keuangan

File Transaksi VJ

File Lainlainnya

Sistem Pelaporan Manajemen (MRS)

Dep. Buku Besar Umum 1

1

Laporan Rangkuman

Siapkan Jurnal Penyesuaian Dan Penutupan Diperiksa

Laporan Manajemen

Laporan Manajemen

Laporan Manajemen

Laporan Rangkuman

File

Gambar 2.6 :

Flowchart Pemrosesan Batch dan File Akses Langsung A.Hall, James 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.hal.448 3. Sistem Pelaporan Manajemen Penerapan dengan menggunakan sistem batch processing sangat mempengaruhi manajemen dalam melakukan pengambilan keputusan untuk meningkatkan dan mengendalikan kegiatan operasional perusahaan. Manajemen pada dasarnya membutuhkan informasi tentang: 1. Jumlah pendapatan dan biaya yang dihasilkan dalam satu periode tertentu 2. Posisi keuangan perusahaan, meliputi aktiva, kewajiban dan ekuitas pada suatu saat tertentu 3. Berbagai informasi manajerial lain yang terinci sebagai pendukung informasi mengenai pendapatan, biaya, aktiva, kewajiban dan ekuitas. 4. Informasi lain yang harus disajikan kepada para stakeholder atau berbagai pihak yang berkepentingan dengan perusahaan. Suatu sistem pelaporan yang mengarahkan perhatian manajemen ke masalahmasalah dengan tepat waktu juga mempromosikan efektivitas manajemen dan karenanya mendukung tujuan bisnis organisasi. Laporan yang tepat waktu memungkinkan manajer fungsional seperti penjualan, pembelian, prosuksi dan pengeluaran kas untuk mengawasi dan mengontrol operasi mereka.

C. Keunggulan Dan Kelemahan Sistem Batch Sistem batch processing cocok digunakan jika transaksi yang diolah berjumlah besar, file-file tidak segera dimutakhirkan (up-date) dan laporanlaporan disajikan secara periodik. Yang menjadi kelemahan sistem ini tentunya adalah laporan yang dihasilkan bukan laporan benar-benar mutakhir, melainkan hanya mencerminkan posisi pada tanggal laporan terakhir. Apabila manajemen berkepentingan dengan informasi yang mutakhir maka daur prosesnya harus diperpendek menjadi harian. Apabila daur prosesnya terlalu pendek, sistem batch dengan demikian tidak ekonomis. Alasan lain yang berkaitan dengan itu adalahsistem batch memiliki aplikasi-aplikasi yang terpisah antara satu dengan yang lainnya. Setiap aplikasi memiliki file dan master file yang berbeda dan terpisah. Aplikasi antara yang satu dengan yang lain tidak ada hubungan dan pembagian (sharing) data dengan demikian file tersebut harus dimutakhirkan dengan run yang berbeda. Pelacak jejak audit (audit trail) sistem batch processing pada umumnya dapat dilakukan dengan menggunakan output cetak (printed output), yang fungsinya sama dengan jurnal dan buku besar, sehingga kebenaran perekaman dan proses transaksi dapat dicetak dengan mudak. Proses setiap aplikasi (run) dalam sistem ini memang terintegrasi namun antara satu aplikasi dengan aplikasi lainnya tidak terintegrasi. Kesenjanngan (interface) antara satu aplikasi dengan aplikasi lainnya inilah yang menjadi permasalahan pengendalian intern (internal control).

Disini letak peran output cetak yang menjadi jembatan antara satu aplikasi dengan aplikasi lainnya.

D. Pengendalian Intern Perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya harus memonitor segala kegiatan dan hasilnya. Manajemen harus mempunyai pandangan dan sikap yang professional untuk memajukan atau meningkatkan hasil-hasil yang telah dicapainya. Untuk inilah perusahaan juga memperhatikan pengendalian intern perusahaan dengan adanya penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch. Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia dalam buku Standar Profesional Akuntan Publik (2001 : 319.2) menyebutkan bahwa pengertian pengendalian intern adalah : Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan dewan komisaris, manajemen, dan personal lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: 1. keandalan laporan keuangan 2. efektifitas dan efisiensi operasi 3. kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Dari uraian mengenai pengertian pengendalian intern diatas jelas bahwa betapa pentingnya peranan pengendalian intern dalam rangka tercapainya tujuan usaha. Dan hal ini dapat diketahui bagaimana perusahaan menerapkan sistem yang ada dan sumber daya yang dipekerjakan untuk mendukung tercapainya tujuan yang ada dalam pengertian pengendalian intern. Dengan penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer tidak menjamin bahwa pengendalian intern perusahaan tersebut sudah baik, akan tetapi juga perlu perhatian yang lebih serius karena kurang adanya kecermatan dan kekurangan sumber daya yang tidak memadai untuk menjalankan sistem tersebut juga sangat berpengaruh terhadap pengendalian. Dan pengendalian yang baik juga sangat berpengaruh terhadap keputusan manajemen dalam pengambilan keputusan yang akurat. Pengendalian terhadap sistem informasi akuntansi dengan berbasis komputer sangat penting terutama dalam hal otorisasi terhadap penggunaan program komputer, dimana setiap memulai transaksi harus mendapat izin dari pihak yang memberikan otorisasi. Penggunaan password setiap fungsi dalam memulai setiap proses transaksi ini dimaksudkan adalah untuk menghindari atau membatasi pemakaian program yang ada.

BAB III

METODE PENELITIAN A. Desain Penelitian Desain penelitian yang akan dilakukan dalam penelitian ini adalah metode studi deskriptif. Dengan menggunakan metode ini, penulis akan berusaha menguraikan dan menjelaskan masalah Penerapan Sistem Informasi Akuntansi dengan Sistem Batch sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Managemen pada PT. Capella Medan.

B. Jenis Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian ada ada dua yaitu: a. Data Primer, yaitu data yang diperoleh dari objek penelitian secara langsung melalui wawancara langsung. b. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dalam bentuk yang sudah diolah, baik berupa publikasi maupun data perusahaan sendiri, seperti data mengenai sejarah perusahaan, struktur organisasi, dan data primer yang telah dikelola dalam bentuk tabel sehingga lebih informatif oleh pihak lain.

C. Metode Penganalisiaan Data Teknik analisis data yang digunakan dalam penulisan skripsi adalah sebagai berikut:

a. Metode Deskriptif Data yang diperoleh dari perusahaan dianalisis dengan metode deskriptif yaitu suatu metode dimana data dikumpulkan, disusun, diinterpretasikan, dianalisis sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi pemesahan masalah yang dihadapi. b. Metode Statistik Deskriftif Yaitu data yang diperoleh dari hasil observasi kemudian ditampung pada instrumen pengumpul data, dimana isian dari hasil observasi tersebut diukur dengan menggunakan skala interval yaitu: Sangat Tepat = 5 Tepat

=4

Cukup Tepat = 3 Kurang Tepat = 2 Tidak Tepat

=1

Yang menjadi responden dalam observasi adalah: 1. Bagian Accounting/Finance 2. Bagian ADH 3. Bagian Penjualan 4. Bagian EDP

Setelah ditabulasi setiap pertnanyaan sesuai dengan kriteria nilai masingmasing pilihan setiap responden, kemudian hasil tabulasi dihitung dengan statistik rata-rata hitung (mean) dengan rumus : ∑x ∑n

dimana: x = nilai interval x jumlah pertanyaan n = jumlah data pertanyaan

dan hasil perhitungan di tentukan untuk memenuhi syarat sebagai berikut: 4,21 – 5,00 = syarat bahwa sistem sangat tepat mendukung produktivitas 3,41 – 4,20 = syarat bahwa sistem tepat mendukung produktivitas 2,61 – 3,40 = syarat bahwa sistem cukup tepat mendukung produktivitas 1,81 – 2,60 = syarat bahwa sistem kurang tepat mendukung produktivitas 1 – 1,8

= syarat bahwa sistem tidak tepat mendukung produktivitas

D. Tehnik Pengumpulan Data a. Teknik Dokumentasi Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data-data/dokumen yang ada dalam perusahaan yang mendukung penulisan skripsi. b. Observasi Melakukan observasi atau pengamatan yang dilakukan untuk melihat, mengamati, mencatat perilaku dan kejadian sebagaimana yang terjadi pada keadaan yang sebenarnya dan mencatat peristiwa dalam situasi yang berkaitan dengan pengamatan proporsional maupun pengetahuan yang langsung diperoleh dari data.

E. Lokasi Dalam menulis skripsi ini, penulis melakukan penelitian di PT. CAPELLA MEDAN, Jl. Gatot Subroto No. 71 BCDEF Medan

BAB IV DATA DAN ANALISIS HASIL PENELITIAN

A. Data Hasil Penelitian 1. Sejarah Singkat Perusahaan PT. Capella Medan ( CM) adalah perusahaan yang relatif muda, berdiri pada 09 oktober 1973. Cikal bakal PT. Capella Medan adalah PT. Capella Motor yang dipercaya oleh ASTRA sebagai Dealer Sepeda Motor Honda. Pada tahun 1974 PT. Capella Motor yang telah berganti nama menjadi PT. Capella Medan mendapat kepercayaan dari ASTRA sebagai Dealer Mobil Merk Daihatsu untuk Sumbagut (Aceh, Sumut, Sumbar, dan Riau) beserta Parts penunjangnya seperti Battery GS, Busi Nippondenso, Shock Absorber Keyaba. Kemudian pada tahun berikutnya dipercaya menjadi Dealer Tractor Kubota. Seiring dengan perkembangan ASTRA, dimana pada tahun 1988 mendapat kepercayaan dari Isuzu sebagai agen tunggal, begitu pula Capella Medan menjadi Main Dealer di Sumbagut dengan membentuk perusahaan baru yang khusus menangani Isuzu yaitu PT. Isuindomas Putra. Dengan semakin berkembangnya perusahaan ini dilihat dari penjualan berbagai merk mobil, sepeda motor Honda dan pengadaan Spare part, maka perlunya membuat spesialisasi masing-masing dengan mendirikan beberapa anak perusahaan. Kemudian ASTRA memberikan kepercayaan untuk merk Nissan, dimana merk Nissan

ini sempat berdiri sendiri dengan mendirikan anak

perusahaan yaitu PT. Capella Nissindo. Sedangkan Sepeda Motor Honda, khusus ditangani oleh anak perusahaan yaitu PT. Capella Dinamika Nusantara, dan Battery GS, Busi ND dan Shock Absorber Kayaba ditangani oleh PT. Capella Patria Utama. PT. Capella Medan bertempat di jalan Gatot Subroto no. 71 BCDEF Medan yang menangani Daihatsu.

2. Stuktur Organisasi dan Uraian Tugas PT. Capella Medan adalah salah satu anak perusahaan dari Capella Group. Adapun gambar struktur organisasi dari Capella Group dibawah ini.

CAPELLA MEDAN CAPELLA DINAMIK NUSANTARA CAPELLA PATRIA UTAMA CAPELLA GROUP

ISUINDOMAS PUTRA CENTRADIST PARTSINDO UTAMA AUTOSTAR MANDIRI TEKNOTAMA CAPELLA MULTIDANA AUTOGRAHA 2000

Gambar 4.1

Struktur Organisasi Capella Group Sumber : PT. Capella Medan, 2007 Pembentukan struktur organisasi dalam suatu perusahaan besar termasuk salah satu hal yang paling penting yang harus diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi yang disusun sesuai dengan kebutuhan aktivitas perusahaan, maka segala sesuatu diharapkan dapat berjalan dengan lancar dan tidak membingungkan bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing. Terbentuknya struktur organisasi biasanya diikuti dengan pembagian tugas, sehingga tiap bawahan akan dapat mengetahui apa yang harus dikerjakannya, kepada siap ia harus bertanggung jawab, apa fungsi maupun tugasnya. Jika membuat laporan maka harus diketahui kepada siapa ia harus melapor.

Struktur organisasi pada PT. Capella Medan dapat dilihat pada gambar 4.2 (lampiran).

Struktur

organisasi

yang

digunakan

berbentuk

garis

yang

menggambarkan bahwa pendelegasian wewenang dimulai dari pimpinan sampai kepada bagian yang paling rendah dalam struktur organisasi perusahaan. Adapun uraian tugas unit kerja yang terdapat pada struktur organisasi PT. Capella Medan adalah sebagai berikut : 1. Direktur Utama tugas dari direktur utama adalah : a. Memberikan pengarahan dan pertunjuk-petunjuk secara garis besar, pengawasan umum semua program yang telah digariskan. b. Mewakili perusahaan dalam tugasnya untuk membina hubungan eksternal dan internal perusahaan. c. Pengambilan keputusan perusahaan yang utama. 2. Seketaris Tugas dari Sekretaris adalah : a. Mengatur rapat yang hendak diadakan.

b. Menyimpan dan mendistribusikan surat-surat yang berhubungan dengan kepentingan direktut. 3. Internal Audit Tugas Internal Audit adalah : a. melaksanakan pengawasan terhadap kegiatan yang berhubungan dengan pembukuan keuangan dan asset perusahaan. b. Membantu Direktur dalam mengawasi jalannya perusahaan secara keseluruhan. c. Memeriksa secara periodik setiap kegiatan yang harus diawasi dalam perusahaan. 4. legal Tugas dari legal : a. Mengatasi masalah-masalah yang berkaitan dengan jalur hukum yang terjadi dilingkungan perusahaan baik external dan internal. 5. Umum/Personalia Tugas Umum/Personalia adalah : a. Bertanggung jawab kepada Direktur utama mengenai keadaaan personalia saat ini dan masa yang akan datang, termasuk di dalamnya perencaan dan pengembangan personalia perusahaan. b. Merencanakan pengadaan, pengembangan dan pelatihan sumber daya manusia perusahaan.

c. Mewakili perusahaan dalam urusan luar di luar perusahaan ( Hubungan Masyarakat). 6. General Manager Finance Tugas Genaral Manager Finance adalah : a. Melaksanakan program kerja aspek keuangan yang telah digariskan oleh direktur utama. b. Menyusun anggaran keuangan berdasarkan dengan laporan keuangan periode sebelumnya. c. Membuat laporan keuangan perusahaan yang lengkap setiap periode sebelumnya. d. Mengawasi lalu lintas penggunaan keuangan pada semua aspeknya dan stock barang di gudang. e. Mengerjakan tugas yang diberikan oleh direktur utama. f. Membuat rumusan dan mengatur pengadaan dana dan penggunaanya. g. Memecahkan segala masalah keuangan. h. Membuat rumusan dan pengadaan dana dan penggunanya. 7. General Manager Marketing Tugas General Manager Marketing adalah : a. Membuat hasil periodik tentang hasil penjualan kepada direktur utama. b. Merencanakan target penjualan dan mengadakan pengawasan.

c. Membuat beberapa strategi perusahaan dan berbagai macam promosi produk dalam hubungannya dengan peningkatan penjualan dan perluasan pangsa pasar perusahaan (Market Share) 8. Accounting Manager Tugas dari Accounting Manager adalah : a. Menghitung dan mengurus penyelesaian perpajakan perusahaan. b. Membuat laporan keuangan perusahaan. 9. Finance Manager Tugas Finance manager adalah : a. Mengadakan pencatatan untuk kas, alat pembayaran lain dan dokumen yang disimpan. b. Menyimpan dan mengamankan uang, surat berharga, dokumen penting contoh : sertifikat tanah, akta perusahaan, saham, promes. c. Melakukan pengawasan keuangan. 10. Marketing Manager Tugas Marketing Manager adalah : a. Mempromosikan penjualan. b. Memonitor pasar potensial. c. Mengontrol persediaan. d. Memotivasi kinerja karyawan. 11. Kabag Umum Tugas Kabag Umum adalah :

a. Melakukan pembelian untuk keperluan perusahaan. b. Mengatur permasalah-masalahan urusan perusahaan. 12. Kabag Personalia Tugas Kabag Personalia adalah : a. melakukan perekrutan karyawan baru apabila perusahaan memerlukan. b. Mengurus keluar dan pemecatan karyawan. c. Membuat gaji karyawan. 13. Book Keeper/Accounting Tugas Book Keeper adalah : a. melakukan pencatatan transaksi yang terjadi. b. Membuat laporan bulanan kepada accounting manager. 14. Kasir Tugas Kasir adalah : a. mengatur pengeluaran kas. b. Menerima pembayaran dari konsumen. c. Menyetor uang ke bank. d. Membuat laporan ke kas kecil setirap hari. e. Membuat voucher kas masuk dan kas keluar setiap hari. 15. Bagian BPKB dan STNK Tugas BPKB dan STNK adalah : a. Menerima dan memeriksa BPKB yang masuk dari perusahaan jasa.

b. Menginput data BPKB ke komputer. c. Menyerahkan BPKB ke konsumen. d. Membuat faktur STNK. e. Membuat buku permohonan dan buku serah terima STNK. 16. Supervisor Tugas Supervisor adalah : a. mengawasi kinerja kerja bawahan. b. Membantu mencari pemecahan atas suatu masalah yang timbul. c. Membuat laporan persediaan. 17. Sales Counter Tugas Sales Counter adalah : a. Melayani konsumen. b. Membuat laporan penjualan. c. Mengecek stock harian. 18. Sales Tugas dari Sales adalah : a. Mempromosikan produk. b. Mengupayakan tercapainya target penjualan yang telah ditetapkan. c. Bertanggung jawab supervisor dengan memberikan laporan setiap har

3. Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. Capella Medan. Sistem informasi akuntansi yang diterapkan di PT. Capella Medan adalah dengan sistem batch. Penerapan sistem ini dilakukan untuk mendukung penjulan dan pembelian dimana kegiatan operasional perusahaan adalah sangat besar dari penjualan tersebut. Penerapan sistem informasi akuntansi pada PT. Capella Medan melibatkan beberapa fungsi dengan maksud agar sistem yang ada dapat berjalan dengan baik dan dapat diawasi dengan baik sehingga dapat memberikan informasi yang akurat kepada pihak manajemen yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Berikut ini akan dibahas mengenai bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch yang ada pada PT. Capella Medan mulai dari pemrosesan, pelaporan buku besar dan pengambilan keputusan manajemen. a. Sistem Pemrosesan Transaksi. Sistem pengolahan data yang ada pada PT. Capella Medan adalah dengan menggunakan sistem batch (berkelompok) dimana dari mulai terjadinya transaksi atau kejadian ekonomi tidak langsung diproses dan dilaporkan sebagai kejadian ekonomi yang benar sudah dapat diakui, hal ini dikarenakan karena sistem penjualan pada PT. Capella Medan adalah sistem pesanan, dan ada kemungkinan pesanan tersebut dibatalkan oleh konsumen atau pihak pemberi kredit apabila penjualan dengan kredit. Dan setiap kejadian transaksi ada jeda waktu yang diperlukan sampai kejadian ekonomi tersebut benar-benar telah dapat diakui sebagai transaksi penjualan. Sehingga dengan hal tersebut setiap departemen yang terkait dalam pemrosesan transaksi tersebut terdapat akun sementara sebagai tempat mencatat setiap transaksi dan setelah transaksi tersebut sudah dapat diakui baru akun tersebut dipindahkan atau di update ke transaksi yang sebenarnya. Berikut ini flowchart yang menggambarkan setiap pemrosesan transaksi yang terdapat pada setiap departemen yang terkait dalam pemrosesan transaksi tersebut.

1). Flowchart Penerimaan DP (Down Payment) Sales Consultant/Counter sales

Kasir Sales Order (SO)

Pelanggan

Sales Order (SO)

Sales Sales Sales Order (PO) Sales Order Order(PO) (PO) Sales (SO) Order

Data Kas Sementara

Kwitansi

Kwitansi

Order (SO) A/R

Gambar 4.3 : Flowchart penerimaan uang muka (Down Payment)

Pesanan datang dari pelanggan melalui sales consultant/counter sales, dan apabila pelanggan setuju untuk melalukan pembelian mobil maka Sales Consultant / Counter Sales menerbitkan Sales Oder (SO) dan pelanggan diharuskan melakukan pembayaran panjar atau uang muka ke kasir sebagai tanda bukti bahwa

pelanggan setuju melakukan pembelian, dan kasir menginput

kedalam komputer penerimaan uang tersebut dalam akun data kas sementara, dalam data kas sementara terdapat data pelanggan berupa nama pelanggan, alamat pelanggan yang terdapat dalam SO kemudian SO diserahkan kembali kepada sales

dan menerbitkan kwitansi kepada pelanggan (warna putih). Kemudian kasir melaporkan penerimaan kas tersebut kepada A/R dengan bukti kwitansi (warna merah). Dan bagian A/R menginputnya dalam akun piutang sementara. SO tersebut tidak langsung di lakukan pemesanan barang oleh Bag. Marketing namun dikumpulkan dahulu sampai batas yang maksimal dan setelah terkumpul maka Bag. Marketing menerbitkan Purchase Order yang disetujui oleh Direktur Utama dan General Manager. Setelah mendapatkan persetujuan maka Bag. Marketing mengirimkan PO ke PT. Astra International – Jakarta. 2). Flowchart Pelunasan Uang Muka (DP) Dan Serah Terima Barang Setelah barang dikirimkan dan sampai ke gudang, maka pihak Sales Consultant/ Counter Sales memfollwup pelanggan kapan melakukan transaksi penyerahan barang. Kemudian setelah pelanggan setuju dan datang untuk melakukan serah terima barang maka Sales Consultant/Counter Sales mengambil Sales Order untuk melakukan pelunasan kekurangan DP atau kekurangan pelunasan jumlah yang kurang bayar ke Kasir. Dan didalam SO dituliskan Merk mobil,

Jenis,

No.

Rangka/No.

Mesin,

kemudian

ditandatangani

oleh

Supervisor/Manager Marketing setelah dan menerbitkan Berita Acara Serah Terima (BAST) yang ditandatangani/Stempel PT. Capella Medan, Tanda tangan Pelanggan dan Tanda tangan Sales Consultant/Counter Sales). Untuk lebih jelasnya berikut flowchartnya:

Sales Consultant/Counter Sales Sales Order (SO)

Kasir Sales Order (SO) Update

BAST

Data Kas Sementara

BAST BAST BAST BAST

Data Kas Permanen

BAST

File

File

Gambar 4.4 : Flowchart Pelunasan Pembayaran Uang Muka (DP)

Pada waktu pelunasan pembayaran maka kasir meng-update data kas sementara ke kadam kas permanen, dimana dalam kas permanen kasir telah menginput nama pelanggan berdasarkan no. rangka/no. mesin mobil yang dibeli pelanggan, setelah kasir menginput data pelanggan berdasarkan no.rangka/no. mensin maka bagian marketing menerbitkan BAST (Berita Acara Serah Terima Mobil). Kemudian kasir melaporkan kepada Bagian A/R dengan menyerahkan bukti kwitansi pembayaran. Setelah itu baru Bagian A/R melakukan update data yang sebelumnya dimasukkan dalam akun piutang sementara yang didukung juga dengan bukti dari Berita Acara Serah Terima yang diterima dari bagian Marketing

kemudian A/R melaporkannya ke Bag. Accounting untuk melakukan pencatatan dalam laporan keuangan. Untuk lebih jelasnya bagaimana pemrosesannya, berikut flowchart pemrosesannya:

Bagian A/R

Bag. Accounting Kwitansi

BAST

Update

Data Piutang Sementara

Data Piutang Baru

Data Piutang Baru

Data Penjualan

File Induk Buku Besar Baru

Data Penjualan

Gambar 4.5 : Flowchart proses update data piutang sementara Sumber: PT. Capella Medan, 2007

Dari ganbar flowchat diatas dapat dilihat bahwa Bag.A/R juga menginput data kedalam file penjualan, kemudian baru melaporkan data piutang dan penjualan ke Bag. Accounting setelah transaksi benar-benar terjadi dan telah di

update. Kemudian Bag. Accounting mencatat/menginput ke dalam buku besar. Perlu diketahui bahwa dasar setiap bagian dalam menginput data transaksi adalah berdasarkan data pelanggan yaitu No. Rangka dan No. Mesin kendaran yang dibeli oleh pelanggan yang telah diinput dalam komputer oleh bagian stock, dan telah di-update oleh kasir pada waktu penerimaan pelunasan dari pelanggan. Setelah terjadi transaksi penjualan, kemudian Bag. A/R meminta PO (Purchase Order) dari Leesing (pemberi kredit kepada pelanggan) untuk pembuktian adanya piutang oleh leesing tersebut yang telah ditandatangani oleh kedua belah pihak dan akan segera dilakukan penagihan oleh pihak perusahaan yaitu PT. Capella Medan. Berikut flowchart yang menggambarkan terjadinya transaksi tersebut: Pihak Leesing

Bag. A/R

PO PO PO atau A/P

A/R Penagihan Piutang

Bag. Accounting A/R Penagihan Piutang

PO atau A/P File

A/R Penagihan Piutang

Up date File Induk Buku Besar

File Induk Buku Besar Baru

Gambar 4.6 : Flowchart penagihan piutang dan update Buku Besar Sumber: PT. Capella Medan, 2007

Dari flowchart diatas dapat dilihat bahwa setelah Bagian A/R menerima PO dari pihak Leesing, kemudian menerbitkan penagihan piutang (A/R) kepada pihak Leesing. Kemudian Leesing membayar melalui transfer ke Bag. Accounting, kemudian Bagian Accounting melakukan konfirmasi ke Bagian A/R bahwa piutang tersebut telah diterima dan melakukan update ke File Induk Buku Besar sehingga terbentuk Buku Besar yang baru, setelah menginput ke dalam Buku Besar. Begitu juga dengan Bagian A/R melakukan update terhadap file data piutang. b. Sistem Pelaporan Buku Besar Dari penjelasan sistem pemrosesan transaksi yang ada dalam perusahaan, dapat diketahui bahwa perusahaan menggunakan sistem pelaporan buku besar dengan sistem batch. Dimana setiap transaksi tidak secara langsung dimasukkan dalam buku besar sebelum transaksi tersebut benar-benar sudah terealisasi. Hal ini dikarenakan bahwa transaksi yang terjadi dalam perusahaan yaitu dalam hal penjualan dapat terjadi pembatalan transaksi sehingga apabila diproses langsung terhadap buku besar akan sangat mempengaruhi terhadap laporan manajemen yang kurang akurat. Sehingga dengan penerapan sistem buku besar sistem batch manajemen dapat mengontrol langsung setiap kejadian ekonomi yaitu setiap satu batch benar sudah diproses maka buku besar juga diperbaharui secara teratur dengan kata lain buku besar diperbaharui setelah transaksi setiap batch telah diproses dan sudah terealisasi sehingga laporan keuangan perusahaan dilaporkan

secara akurat. Hal ini juga dimaksudkan untuk menghindari penyesuaian pada periode-periode berikutnya yang kurang efisien.

c. Sistem Pelaporan Manajemen Penerapan sistem informasi dengan sistem batch sangat mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan yang ada dalam perusahaan adalah dalam hal: 1. Besarnya jumlah penjualan dalam satu periode 2. Posisi keuangan perusahaan 3. Tingkat kinerja Departemen Marketing (mulai dari Manager marketing sampai dengan Sales Consultan/Counter Sales) dimana kegiatan operasional perusahaan yang paling besar adalah penjualan.

B. Analisis Hasil Penelitian Berikut ini penulis akan membahas data yang diperoleh melalui riset pada PT. Capella Medan. Uraian teori pada bab 2 akan menjadi landasan pembahasan berikut ini. Penulis akan membagi masalah yang akan dianalisa dan dievaluasi dalam 2 (dua) bagian bahasan utama, yaitu: 1. Hasil tabulasi nilai dari observasi 2. Sistem informasi akuntansi dengan sistem batch 3. Pengendalian intern.

Berikut ini penulis akan membahas masalah tersebut diatas sehingga memberikan gambaran yang jelas mengenai perusahan.

1. Hasil Analisis Dari Nilai Tabulasi Observasi Berdasarkan hasil dari nilai tabulasi yang terdapat pada lampiran 2 dan 3 diketahui bahwa total skor adalah 793 dimana nilai total normal seluruhnya apabila dihitung berdasarkan nilai interval tertinggi yaitu 5, maka total skor normal seluruhnya adalah jumlah data x nilai x jumlah responden (38 x 5 x 5 = 950). Maka dapat dihitung rata-rata dengan menggunakan statistik (mean) dengan rumus: ∑x ∑n

maka:

793 = 4,17 190

dari hasil perhitungan dapat di tentukan untuk memenuhi syarat sebagai berikut: 4,21 – 5,00 = syarat bahwa sistem sangat tepat mendukung produktivitas 3,41 – 4,20 = syarat bahwa sistem tepat mendukung produktivitas 2,61 – 3,40 = syarat bahwa sistem cukup tepat mendukung produktivitas 1,81 – 2,60 = syarat bahwa sistem kurang tepat mendukung produktivitas 1 – 1,8

= syarat bahwa sistem tidak tepat mendukung produktivitas

maka dari hasil tersebut maka dapat diketahui terdapat pada level yang kedua yaitu syarat bahwa sistem tepat mendukung produktivitas yang terdapat pada PT. Capella Medan.

2. Sistem Informasi Akuntansi dengan Sistem Batch Dalam hal ini penulis membahas 3 (tiga) subsistem utama yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi yang saling berkaitan antara subsistem yang satu dengan yang lainnya, yaitu: a. Sistem pemrosesan transaksi b. Sistem pelaporan buku besar/keuangan c. Sistem pelaporan manajemen Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya, perusahaan ini menggunakan penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch untuk mendukung kelangsungan kegiatan operasional perusahaan dimana kegiatan terberbesar perusahaan adalah dalam hal penjualan. Dari data yang diperoleh dari perusahaan maka penulis akan membahas ketiga subsistem yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi. a. Sistem Pemrosesan transaksi Sistem pemrosesan transaksi yang terdapat dalam perusahaan seperti yang telah dikemukakan sebelumnya dari data yang diperoleh dari perusahaan bahwa perusahaan menggunakan sistem pemrosesan dengan sistem batch.

Dalam

pemrosesan dengan sistem batch yang ada dalam perusahaan seperti yang dijelaskan sebelumnya menurut hemat penulis sudah cukup membantu terciptanya kegiatan operasional perusahaan yang efisien. Hal ini dapat diketahui bahwa transaksi atau kejadian ekonomi yang terjadi dalam perusahaan dalam satu transaksi tidak dapat secara langsung dilaporkan dan diakui sebagai kejadian ekonomi ini dapat dilihat dari mulai pemesanan mobil dari PT. Astra International Jakarta dimana pelanggan yang memesan mobil dari perusahaan tidak secara langsung di pesan namun dikumpulkan dulu sampai batas tertentu hal ini

dikarenakan untuk menghindari biaya pengiriman yang sangat besar, pemrosesan transaksi juga dimasukkan dalam akun sementara karena kemungkinan transaksi tersebut batal dikarenakan oleh beberapa hal, seperti tidak disetujui oleh leasing, atau pelanggan melakukan pembatalan karena unit yang di pesan tidak tepat waktu seperti yang dijanjikan sebelumnya. Sehingga pemrosesan dengan sistem batch sangatlah mendukung aktivitas perusahaan.

b. Sistem Pelaporan Buku Besar/Keuangan Sistem pelaporan buku besar/keuangan seperti yang dijelaskan sebelumnya juga menggunakan sistem batch, dimana kejadian transaksi yang terjadi harus memalui tahapan dimana setiap batch telah selesai dilasanakan. Hal ini dimaksudkan untuk keandalan laporan keuangan dan untuk menghindari penyesuaian yang tidak efisien yang dilaporkan setiap periode yaitu setiap akhir bulan. Dan pelaporan keuangan adalah berdasarkan kejadian atau transaksi yang telah terealisasi karena apabila setiap transaksi langsung dimasukkan dalam buku besar/laporan keuangan maka dapat mengakibatkan laporan yang kurang akurat karena transaksi yang ada memerlukan waktu proses yang sampai memakan waktu berbulan-bulan dan boleh juga batal. Namun untuk mendukung laporan keuangan/buku besar, perusahaan juga menyiapkan akun sementara yang juga ikut dilaporkan sewaktu diperlukan untuk mempertanggungjawabkan laporan keuangan perusahaan. c. Sistem Pelaporan Manajemen Sistem pelaporan manajemen yang telah dikemukakan sebelumya, bahwa manajemen memerlukan informasi untuk pengambilan keputusan menurut hemat penulis penerapan dengan sistem batch juga sangat mendukug manajemen dalam pengambilan keputusan terutama dalam hal pelaporan buku besar/keuangan. Namun ada beberapa hal yang sangat menghambat manajemen dalam pengambilan keputusan, yaitu dalam hal menilai kinerja marketing dimana

manajer marketing tidak dapat mengetahui tingkat kinerja bawahannya dalam hal ini supervisor yang membawahi sales consultan dalam hal penjualan. Hal ini dikarenakan sistem batch kurang mendukung karena setiap pemesanan yang terjadi tidak langsung diproses namun dikupulkan dulu sampai batas tertentu, sehingga besar kemungkinan pelanggan membatalkan transaksi tersebut karena tidak sesuai dengan yang dijanjikan. Namun kebijakan manajemen untuk menghindari biaya yang sangat besar dalam hal pengiriman barang dan belum tentunya setiap transaksi itu benar-benar dapat diakui maka dengan sistem batch lebih mendukung kegiatan operasional perusahaan.

3. Sistem Pengendalian Intern Dalam hal ini penulis hanya membahas mengenai struktur organisasi dan pemberian wewenang dan tanggung jawab dan pengendalian terhadap sistem komputer yang ada karena suatu sistem yang sudah menggunakan sistem komputerisasi sudah lebih andal dari pada sistem manual karena dengan sistem komputerisasi suatu sistem sudah dirancang untuk menghasilkan informasi yang akurat, namun yang perlu adalah bagaimana setiap fungsi atau bagian yang diberi otorisasi untuk melaksanakannya dan pembatasan akses terhadap pemakaian sistem yang ada dimana perusahaan telah menerapkan pembatasan akses terhadap pemakaian sistem dengan menggunakan password sehingga dapat menghindari penyalahgunaan yang mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Struktur organisasi menunjukkan sustu susunan yang berupa bagan, dimana terdapat

hubungan-hubungan diantara berbagai fungsi, bagian, status ataupun orang-orang yang memiliki tanggung jawab dan wewenang yang berbeda-beda dalam organisasi tersebut. Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya, perusahaan ini menggunakan struktur organisasi model garis dan staf dimana masing-masing depatemen bertanggung jawab lini terhadap Direktur. Dilihat dari departemen-departemen yang ada, model ini sudah cukup relevan karena kegiatan utama perusahaan adalah dipusatkan pada penjualan. Struktur organisasi merinci pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan bagaimana berbagai tingkat aktivitas kegiatan satu sama lain, sampai tingkat tertentu dan juga menunjukkan tingkat spesialisasi dari aktivitas kerja. Stuktur organisasi ini sudah cukup untuk mendukung penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch dalam hal pengendalian intern penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini penulis akan berusaha menyajikan kesimpulan dari hasil analisis penelitian mengenai Penerapan Sistem Informasi Akuntansi dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen pada PT. Capella Medan, saran-saran yang memungkinkan bermanfaat bagi perusahaan.

A. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diberikan dari hasil penelitian pada PT. Capella Medan adalah: 1. Penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch yang terdapat di PT. Capella Medan adalah tepat mendukung produktivitas perusahaan dalam hal efisisensi yang mendukung aktivitas perusahaan. 2. Dari hasil analisis penelitian mengenai penerapan penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch yang terdiri dari 3 (tiga) subsistem yang saling berkaitan menurut hemat penulis telah dapat mendukung produktivitas perusahaan karena kegiatan utama perusahaan adalah dipusatkan pada penjualan. 3. Penerapan sistem informasi dengan sistem batch sangat membantu manajemen dalam mengambil keputusan terutama laporan buku besar/keuagan perusahaan setiap periode, hal ini dikarenakan dengan sistem batch maka laporan yang didapat adalah sudah akurat karena setiap transaksi yang diproses adalah transaksi yang benar-benar sudah terealisasi namun kelemahannya adalah

bahwa informasi hanya dapat diperoleh hanya pada periode-periode tertentu tidak dapat diketahui setiap saat.

B. Saran

Pada akhirnya setelah memperhatikan dan menganalisa mengenai penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch telah tepat mendukung kegiatan operasional perusahaan, namun dari hasil analisa masih terdapat hal-hal yang kurang mendukung dalam hal perolehan informasi secara tepat. Untuk itu penulis menyarankan perusahaan lebih meningkatkan operasional sistem komputer yang ada dan juga mengenai struktur organisasi yang menyangkut pemberian wewenang dalam hal pengendalian intern yag terdapat pada PT. Capella Medan, penulis mencoba memberikan saran bahwa dari struktur organisasi, dapat dilihat bahwa bagian pembelian tidak terpisah dari manager marketing sehingga yang menangani pembelian adalah manager marketing. Untuk itu penulis menyarankan ada baiknya bagian ini dibuat secara terpisah atau tersendiri untuk lebih mengefektifkan kinerja perusahaan khususnya dalam hal pengendalian.

DAFTAR PUSTAKA A.Hall, James 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta Belkaovi, Ahmed Riahi, 2000. Teori Akuntansi, terjemahan oleh Marwata, Harjanti Widiastuti, Cs. Heni Kurniawan, dan Alia Ariesanti, Buku satu, Salemba Empat, Jakarta Bodnar, George H., Williams. Hoopwood, 2003. Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan oleh Tim Penerjemah PT. Indeks Kelompok Gramedia, Buku Satu Edisi Kedelapan, PT. Indeks Kelompok Gramedia, Jakarta. Garrison, Ray H, 2000. Akuntansi Manajerial, Buku 1, Salemba Empat, Jakarta Horngren, Charles T, 2001. Pengantar Akuntansi Manajemen, Terjemahan Moh. Badjuri dan Kusnadi, Edisi Keenam, Jilid I, Erlangga, Jakarta Handoko, T. Hani, 2002. Manajemen, BPFE, Yogyakarta Jugiyanto, H.M., 200. Sistem Informasi Berbasis Komputer, Konsep dasar dan Komputer, Edisi Kedua, BPFE, Yogyakarta. Romney, Marshall B., Paul John Steinbart, 2004. Sistem Informasi Akuntansi, Diterjemahkan Oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnes Kwary, Buku Satu Edisi Kesembilan, Salemba Empat, Jakarta. Samryn, L.M, 2001. Akuntansi Manajerial, Cetakan Pertama, PT Raja Grafindo Persada, Jakarta Supriyono, R.A, 2001. Akuntansi Manajemen II, Struktur Pengendalian Manajemen, Edisi Pertama, BPFE-UGM, Yogyakarta _____________, 2001. Akuntansi Manajemen I, Edisi Kesatu, BPFE-UGM, Yogyakarta _____________, 2001. Proses Pengendalian Manajemen, Cetakan Pertama, BPFE-UGM, Yogyakarta Umar, Husen, 2001. Riset Bisnis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta

Widjajanto, Nogroho. 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta W. Griffin, Ricky. 2004, Manajemen, Alih bahasa; Gina Gania, Erlangga, Jakarta Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara, Departemen Akuntansi, 2004. Buku Petunjuk Teknik Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi, Medan Ikatan Akuntansi Indonesia, 2001, Standar Profesional Akuntan Publik, Salemba Empat, Jakarta

SKRIPSI PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DENGAN SISTEM BATCH SEBAGAI PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN PADA PT. CAPELLA MEDAN

Recommend Documents