DUKUNGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PENGAMBILAN KEPUTUSAN* Hj. Salmilah, S.Kom** I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi
untuk
dapat
menyediakan
kepada
pihak
luar
tertentu
dengan
laporan-laporan yang diperlukan (Tata, 2005:42). Pemimpin merupakan salah satu intisari manajemen, sumber daya pokok dan titik sentral dari setiap aktivitas yang terjadi dalam perusahaan. Pengambilan keputusan sangat penting dalam manajemen dan merupakan tugas utama dari seorang pemimpin (manajer). Pengambilan keputusan (decision making) diproses oleh pengambil keputusan (decision maker) yang hasilnya berupa keputusan (decision). Keputusan-keputusan ini akan menimbulkan aktivitas sehingga proses manajemen dapat terlaksana. Keputusan akan menimbulkan aktivitas dan atau mengakhiri aktivitas (S.P. Hasibuan, 2001:55).
*
Telah didiskusikan pada forum diskusi ilmiah antara dosen dalam lingkungan STAIN Palopo, pada tanggal 27 November 2006 ** Tenaga Pengajar Jurusan Dakwah STAIN Palopo
1
Dalam manajemen, pengambilan keputusan memegang peranan yang sangat penting, karena keputusan yang diambil oleh manajer merupakan hasil akhir yang harus dilaksanakan oleh bawahan atau mereka yang bersangkutan dengan organisasi yang dipimpin. Ada kalanya keputusan diambil oleh manajer sendiri, tetapi tidak jarang juga bersama dengan staf, tergantung dari besar kecilnya masalah dan gaya kepemimpinan yang dianut oleh sang manajer. Yang jelas pengambilan keputusan tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Pengambilan keputusan adalah suatu proses pemikiran dalam rangka pemecahan masalah untuk memperoleh hasil akhir untuk dilaksanakan (Tata, 2005 : 129). Sistem informasi dalam perkembangan dan hubungannya dengan manajemen kemudian dikenal dengan istilah Sistem Informasi Manajemen (SIM). SIM sendiri bukanlah hal yang baru, yang baru adalah komputerisasinya. Komputer telah menambah satu atau dua dimensi dari SIM dalam memberi informasi kepada manajer seperti kecepatan, ketelitian dan volume data yang meningkat yang memungkinkan alternatif-alternatif yang lebih banyak dalam suatu keputusan. B. Rumusan Masalah Dari uraian diatas penulis mengangkat permasalahan yang akan dibahas dalam makalah ini, yaitu Bagaimana dukungan sistem informasi dalam proses pengambilan keputusan ?
1
C. Metode yang Digunakan Metode yang digunakan dalam penyusunan makalah ini adalah metode Library Research, yaitu mengumpulkan data dari berbagai sumber baik berupa buku – buku dan media tulis lainnya serta media elektronik yang ada hubungannya dengan pembahasan makalah ini, dan penyusunannya menggunakan metode Deskriptif Analisis.
II. SISTEM INFORMASI DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN A. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Sebelum mengetahui apa itu Sistem Informasi Manajemen (SIM) ada baiknya diketahui terlebih dahulu tentang apa itu sistem, informasi dan manajemen. Banyak ragam pengertian sistem, informasi dan manajemen. Dari beberapa pengertian yang diberikan oleh pakar maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling tergantung dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama organisasi, informasi adalah data-data yang telah diolah untuk memberikan pengertian, sedangkan manajemen dapat dipandang sebagai suatu proses kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan bersama-sama atau dengan perantaraan orang lain dan dapat pula dipandang sebagai orang yang melaksanakan proses kegiatan tersebut (Moekijat, 1988:15-16).
1
Hingga saat ini belum ada persetujuan mengenai istilah Management Information System. Gordon B.Davis dalam buku Malayu S.P Hasibuan (2001:252) mengemukakan sebagai berikut : There is no agreement on term “Management Information System”. Some writers prefer term such as “Information Processing System”, “Information Decision System”, or simply “Information System” to refer to computer based information processing system which are designed to support the operations, management dan decision function of an organization Artinya : Tidak ada persetujuan mengenai istilah Sistem Informasi Manajemen. Beberapa pengarang lebih suka menggunakan istilah seperti “Sistem Pengolahan Informasi”, “Sistem Informasi/Keputusan” atau secara gampang “Sistem Informasi” untuk menunjukkan pengolahan informasi yang menggunakan komputer guna menunjang operasi, manajemen dan fungsi keputusan suatu organisasi. Dalam The Encyclopedia of Management disebutkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah pendekatan-pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk memberikan bantuan yang piawai yang memudahkan proses manajerial kepada pejabat pimpinan (S.P. Hasibuan, 2001:256). Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat pula diartikan sebagai jaringan prosedur pengolahan data yang diperkembangkan dalam suatu organisasi dan disatukan apabila dipandang perlu, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun ekstern untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi (Moekijat, 1988 :16).
1
Secara teori, komputer tidak harus digunakan di dalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang kompleks dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen non-komputer dan elemen komputer. Elemen non-komputer disini adalah manusia sedangkan elemen komputer adalah sistem mesin (Jogiyanto, 2001:15) Komputer dalam SIM dirumuskan sebagai suatu perlengkapan elektronik yang mengolah data , mampu menerima masukan dan keluaran, memiliki kecepatan yang tinggi, ketelitian yang tinggi dan mampu menyimpan instruksi-instruksi untuk memecahkan masalah. Penggunaan komputer dalam SIM baru dapat dikatakan efektif dan efisien jika (Tata, 2005:107) : 1. Volume data yang diolah dalam jumlah yang besar 2. Pengolahan data memerlukan perhitungan yang rumit 3. Pengolahan data atau pekerjaan yang berulang-ulang 4. Memerlukan manajemen file yang baik sehingga mudah menemukan kembali data-data yang diperlukan 5. Memerlukan tingkat ketelitian yang tinggi Nilai informasi yang dihasilkan dari penggunaan komputer dalam SIM memang sulit untuk dihitung dengan uang, akan tetapi hal tersebut kiranya dapat membantu menetapkan perkiraan nilai tersebut yaitu : 1. Availability (dapat diperoleh) yaitu mendapat informasi yang semula atau sebelumnya tidak dapat diperoleh
1
2. Timelines (ketepatan waktu) yaitu informasi yang dihasilkan oleh komputer dapat diperoleh dalam waktu yang cepat dan tepat. 3. Accuracy (ketelitian) yaitu informasi yang dihasilkan oleh komputer terjamin ketelitiannya. 4. Completeness (kelengkapan) yaitu informasi yang dihasilkan oleh komputer lebih lengkap dan jelas. 5. Presentation (penyajian) yaitu informasi yang dihasilkan dari proses komputer dapat disajikan menurut selera pemakai informasi tersebut. B. Konsep Pengambilan Keputusan Pada hakekatnya kegiatan pengambilan keputusan dilatar belakangi oleh adanya masalah atau problem dalam usaha mencapai suatu tujuan tertentu. Pembuatan keputusan ini bertujuan mengatasi atau memecahkan masalah yang bersangkutan sehingga usaha pencapaian tujuan yang dimaksud dapat dilaksanakan secara baik dan efektif. Pembuatan keputusan sebagai penentuan serangkaian kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Pembuatan keputusan ini tidak hanya dilakukan oleh manajer puncak, tetapi juga para manajer menengah dan lini pertama. Manajer akan membuat tipe keputusan yang berbeda-beda sesuai dengan perbedaan kondisi dan situasi yang ada. Dalam proses pengambilan keputusan tidak ada hal yang terjadi secara kebetulan, pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan secara ”sembrono” karena
1
cara pengambilan keputusan harus didasarkan pada sistematika tertentu, sebelum suatu masalah dapat dipecahkan dengan baik, hakekat dari masalah itu harus diketahui dengan jelas, pemecahan masalah juga tidak dilakukan dengan melalui ”ilham” atau dengan mengarang akan tetapi harus didasarkan kepada fakta-fakta yang terkumpul dengan sistematis, terolah dengan baik dan tersimpan secara teratur sehingga fakta-fakta data itu sungguh dapat dipercaya dan bersifat up to date. Keputusan yang baik adalah keputusan yang telah dipilih dari berbagai alternatif yang ada setelah dianalisa dengan matang (S.P. Siagian, 1982:84). Dalam pengambilan keputusan manajer akan menghadapi tiga macam kondisi atau situasi, yang pertama adalah kondisi kepastian (certainty) dimana para manajer dapat mengetahui apa yang akan terjadi di waktu yang akan datang karena tersedia informasi yang akurat dan dapat diukur sebagai dasar keputusan. Yang kedua adalah kondisi resiko (risk) dimana manajer mengetahui berapa besar probabilitas setiap kemungkinan hasil, tetapi informasi lengkap tersedia. Sedangkan yang ketiga adalah kondisi ketidakpastian (uncertainty) dimana manajer tidak mengetahui probabilitas, bahkan mungkin tidak mengetahui hasil-hasil (Tata, 2005:136). Proses dasar pembuatan keputusan rasional hampir sama dengan proses perencanaan strategis formal. Ini mencakup identifikasi dan diagnosa masalah, pengumpulan dan analisa data yang relevan, pengembangan alternatif, penilaian berbagai alternatif penyelesaian, pemilihan alternatif terbaik, implementasi keputusan dan evaluasi terhadap hasil keputusan (Tata, 2005:137).
1
C. Dukungan SIM untuk Proses Pengambilan Keputusan Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan, ( Edhy, 2003:50) yaitu : 1.
Penelusuran
untuk
pemahaman
masalah,
terdiri
atas
usaha-usaha
penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan serta pengakuan adanya masalah. 2.
Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha penemuan
alternatif-alternatif
pemecahan
masalah,
pengembangan
alternatif-alternatif pemecahan masalah serta analisis arah tindakan yang mungkin. 3.
Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah, melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya. Pembuatan keputusan yang terprogram dapat sepenuhnya dilakukan oleh
komputer karena aturan-aturannya dapat dikodekan dengan terinci dan jelas. Sedangkan keputusan tidak terprogram hanya dapat dilakukan oleh manusia. Pembuatan keputusan dapat diperbaiki dengan dukungan data yang lebih baik, model keputusan yang lebih baik dan pembuat keputusan yang lebih terampil dan berpengalaman. Dukungan SIM dalam proses pengambilan keputusan diwujudkan dengan adanya DSS (Decision Support System) yang merupakan rangkuman sistem komputer yang digunakan untuk membantu manajer membuat keputusan. Ciri-ciri serta keuntungan dalam menggunakan DSS adalah sebagai berikut (Tata, 2005:198):
1
1. Dapat menyelesaikan program yang kompleks 2. Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya, sehingga dapat mencoba keputusan terlebih dahulu. 3. Lebih cepat dan dengan hasil yang lebih baik dibandingkan dengan pengambilan keputusan yang intuisi (mengandalkan perasaan) terutama untuk lingkungan yang cepat berubah. 4. Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi bagi manajer yang kurang berpengalaman. 5. Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberikan keputusan dengan lebih efektif meski tidak selalu efisien. 6. Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer 7. Membantu bermacam-macam bagian dari manajemen 8. DSS didesain untuk mudah dibuat dan dipakai 9. DSS digunakan untuk membantu manajer sehingga setiap saat dapat diabaikan atau dibatalkan. Sebuah proses yang menggunakan DSS memiliki beberapa komponen antara lain (Tata, 2005:200) : 1. Dialog Alat untuk berintraksi antara komputer dengan pemakainya, dimana pemakai harus mengerti apa arti informasi yang dihasilkan. Ini berarti sistem (komputer
1
beserta programnya) mudah dipakai (user friendly) sedangan pemakai harus pula belajar dan berlatih cara penggunaannya serta arti informasi yang dihasilkan. 2. Model Model serta sistem yang membolehkan pemakai memili model yang cocok, tiga macam model yang biasa dipakai adalah : •
Optimalisasi : mencari yang terbaik. Contohnya membuat jadwal, membuat perbandingan, linear programming, simulasi dan lain sebagainya.
•
Statistik/matematis : menggambarkan masalah dengan standar kuantifikasi yang ada. Contohnya forecasting, fungsi kemungkinan (probabilitas), proyeksi penjualan dan lain sebagainya.
•
Financial : mencari kesempatan yang baru yang lebih baik yang lebih menguntungkan. Contohnya investasi, cash flow, manajemen resiko dan lain sebagainya.
Pada komponen ini, kadang pemakai perlu mempunyai kemampuan membuat program agar dapat memanipulasi model yang disajikan 3. Database Pengaturan keluar masuk data. Sistem harus dapat menerima, mengatur dan mengeluarkan data yang diperlukan oleh model di atas, data yang diterima dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi. 4. Data Data itu sendiri yang akan diproses untuk menghasilkan keputusan
1
Beberapa contoh DSS yang dapat ditemui di pasaran antara lain Business Modular, Decision AIDED II, Decision Master, Direct Test, EXCEL, Symphony, dan lain sebagainya. Dari uraian diatas, secara ringkas dukungan SIM untuk pembuatan keputusan adalah terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut : 1. Suatu basis data yang lengkap 2. Suatu kemampuan pencarian kembali data-data dari basis data 3. Perangkat lunak 4. Perangkat lunak statistik dan analitik 5. Suatu dasar model yang berisi perangkat lunak untuk pembuatan model, model keputusan dan bantuan keputusan
III. PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Komputer dalam SIM dirumuskan sebagai suatu perlengkapan elektronik yang mengolah data, mampu menerima masukan dan keluaran, memiliki kecepatan yang tinggi, ketelitian yang tinggi dan mampu menyimpan instruksi-instruksi untuk memecahkan masalah. 2. Pada hakekatnya kegiatan pengambilan keputusan dilatar belakangi oleh adanya masalah atau problem dalam usaha mencapai suatu tujuan tertentu. Pembuatan
1
keputusan ini bertujuan mengatasi atau memecahkan masalah yang bersangkutan sehingga usaha pencapaian tujuan yang dimaksud dapat dilaksanakan secara baik dan efektif. 3. Dukungan SIM dalam proses pengambilan keputusan diwujudkan dengan adanya DSS (Decision Support System) yang merupakan rangkuman sistem komputer yang digunakan untuk membantu manajer membuat keputusan 4. Dukungan SIM untuk pembuatan keputusan adalah terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut : Suatu basis data yang lengkap, suatu kemampuan pencarian kembali data-data dari basis data, perangkat lunak, perangkat lunak statistik dan analitik, suatu dasar model yang berisi perangkat lunak untuk pembuatan model, model keputusan dan bantuan keputusan. B. Saran- Saran 1. Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) diharapkan dapat diterapkan pada perusahaan/instansi baik pemerintah maupun swasta, sehingga dapat menunjang proses pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan menjadi lebih efektif dan dapat mengurangi kesalahan. 2. STAIN Palopo sebagai Perguruan Tinggi yang juga mempunyai manajemen pengelolaan PT disarankan pula untuk menerapkan Sistem Informasi Manajemen terutama pada bagian akademik, personalia dan admnistrasi dan keuangan, agar segenap jajaran pimpinan dapat diberi dukungan dalam proses pengambilan keputusan baik itu berlaku di dalam maupun diluar kampus.
1
DAFTAR PUSTAKA Hasibuan, Malayu S.P, H. Drs., Manajemen (Dasar, Pengertian, dan Masalah), Edisi Revisi, Jakarta, Bumi Aksara, 2001. Jogiyanto.H.M, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta, Andi Offsett, 1993. Moekijat, Drs., Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Bandung, CV. Remaja Karya, 1988. Sutanta, Edhy., Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta, Graha Ilmu,2003. Sutabri, Tata, S.Kom, MM, Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta, Andi Offset, 2005. S.P.Siagian, DR., Sistem Informasi Untuk Pengambilan Keputusan, Jakarta, Gunung Agung, 1982.
1
