Tesis - MM2403
PENERAPAN AHP DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN PEMILIHAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PT KDM DI SURABAYA Johannes Januar Prajugo 9107.205.308 DOSEN PEMBIMBING: Ir. Aries Tjahyanto, M.Kom. PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI BIDANG KEAHLIAN MANAJEMEN TEKNOLOGI INFORMASI PROGRAM PASCASARJANA INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA 2009
.
Tesis - MM2403
THE IMPLEMENTATION OF AHP FOR ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM SELECTION DECISION MAKING AT PT KDM SURABAYA Johannes Januar Prajugo 9107.205.308 SUPERVISOR: Ir. Aries Tjahyanto, M.Kom. PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI BIDANG KEAHLIAN MANAJEMEN TEKNOLOGI INFORMASI PROGRAM PASCASARJANA INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA 2009
Lembar Pengesahan
PENERAPAN AHP DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN PEMILIHAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PT KDM DI SURABAYA Tesis disusun untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Magister Manajemen Teknologi (MMT) di Institut Teknologi Sepuluh Nopember Oleh : Johannes Januar Prajugo 9107.205.308 Tanggal Ujian : 5 Februari 2009 Periode Wisuda : 14 Maret 2009 Disetujui oleh Tim Penguji Tesis:
1. Ir. Aries Tjahyanto, M.Kom. NIP. 131.933.299
(Pembimbing)
2. Rully Soelaiman, S.Kom, M.Kom. NIP. 132.085.802
(Penguji)
3. Ir. Achmad Holil Noor Ali, M.Kom. NIP. 131.996.150
(Penguji)
4. Mudjahidin, ST., MT. NIP. 132.304.276
(Penguji)
Direktur Program Pascasarjana,
Prof.Dr.Ir. Suparno, MSIE. NIP. 130.532.035 i
.
ii
PENERAPAN AHP DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN PEMILIHAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PT KDM DI SURABAYA Nama Mahasiswa NRP Pembimbing
: Johannes Januar Prajugo : 9107.205.308 : Ir. Aries Tjahyanto, M.Kom.
ABSTRAK Penggunaan sistem informasi yang berbasis pada teknologi informasi komputer sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan untuk memenangkan persaingan suatu badan usaha. Sedemikian pentingnya penggunaan sistem informasi dewasa ini sehingga pengambilan keputusan atas pemilihan sistem informasi yang akan diimplementasikan pada suatu badan usaha menjadi suatu hal juga sama pentingnya dengan peran sistem informasi tersebut. Kesalahan dalam pemilihan sistem informasi yang diimplementasikan akan memberikan dampak negatif pada kegiatan usaha badan usaha. Beberapa permasalahan utama yang perlu dijawab dalam pengambilan keputusan pemilihan implementasi sistem informasi misalnya; Bagaimana proses bisnis yang sudah ada dan yang seharusnya dilakukan oleh badan usaha tersebut? Bagaimana kriteria sistem informasi yang sebenarnya diperlukan bagi badan usaha tersebut, dan akhirnya harus menjawab masalah pokok yaitu bahwa diantara sistem informasi akuntansi yang tersedia untuk dipilih oleh manajemen, sistem mana yang paling sesuai untuk diimplementasikan. Mengingat kompleksitas faktor yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan pengambilan keputusan pemilihan sistem informasi akuntansi, maka perlu dilakukan analisa dan identifikasi atas faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi secara nyata dan merupakan Critical Success Factor / CSF atas keberhasilan implementasi. Melalui proses workshop meeting dan diskusi dari pemangku kepentingan diperoleh tujuh faktor yang paling mempengaruhi pemilihan sistem informasi akuntansi di PT KDM yaitu : kesesuaian fungsionalitas, kesenjangan terhadap sistem terdahulu, manajemen proyek yang matang, fleksibilitas, keandalan, biaya perolehan dan reputasi yang baik. Berdasar faktor-faktor kritis tersebut dilakukan analisa pengambilan keputusan dengan menggunakan metode Analytical Hierarchy Process. AHP dipilih karena metode ini membantu pengambil keputusan berfungsi sebagai penuntun untuk melakukan apa yang sebaiknya dan apa yang dapat dilakukan untuk pengambilan keputusan. Dan berdasarkan hasil analisa AHP, diperoleh rekomendasi sistem Accurate sebagai sistem informasi akuntansi yang paling sesuai digunakan di PT KDM. Kata kunci : Analytical Hierarchy Process, Pengambilan Keputusan, Critical Success Factors, Implementasi Sistem Informasi Akuntansi.
iii
THE IMPLEMENTATION OF AHP FOR ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM SELECTION DECISION MAKING AT PT KDM SURABAYA By NRP Supervisor
: Johannes Januar Prajugo : 9107.205.308 : Ir. Aries Tjahyanto, M.Kom.
ABSTRACT The usage of information system based on computer’s information technology become an important part to win the business competition. It could accelerate the company’s operation, higher efficiency, and work effectively. The importance of information system selection process will make the decision making to choose which information system suitable to be implemented on the business unit become an important step. Wrong decision making will result significantly a negative impact to the business of its business unit. Some main problems which should be answered while management do decision making on information system implementation such as; How are the current business process and how it should be done on business unit operations? What are the information system criteria which needed by the business unit, and also should answer the important question, if there are several options available to choose by the management, which one of them the most recommended to be implemented on the business unit. Considering the complexity of those factors while management do information system implementation decision making, we need to analyze and to identify the implementation critical success factors. Base on discussion and workshop meeting involved by all stakeholder, derived seven critical success factors which influence the succeed of accounting information system implementation. That criteria are functionality gap, legacy system gap, project management, flexibility, reliability, total cost of ownership, and good reputation. Based on those CSF’s criteria will be analyzed with Analytical Hierarchy Process. AHP chosen because this method help decision maker as a guidance on what they should do and what they can do to make decision. By using AHP suggested that Accurate was the most suitable to be used on PT KDM.. Key words : Analytical Hierarchy Process, Decison Making, Critical Success Factors, Accounting Information System Implementation.
iv
KATA PENGANTAR Tesis ini yang berjudul “PENERAPAN AHP DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN PEMILIHAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PT KDM DI SURABAYA” pada dasarnya berusaha untuk memberikan kajian bagi manajemen puncak PT KDM dalam melakukan pemilihan sistem informasi akuntansi / SIA yang akan diimplementasikan di PT KDM. Rekomendasi pemilihan SIA tersebut sangat penting, mengingat manajemen PT KDM belum memiliki pengalaman dalam melaksanakan implementasi sistem informasi sebelumnya, dan disadari juga bahwa kesalahan dalam pengambilan keputusan pemilihan sistem informasi tersebut dapat berdampak fatal bagi PT KDM baik dari sisi kerugian langsung maupun tak langsung. Penulisan tesis ini juga sebagai salah satu persyaratan utama yang harus dipenuhi untuk memperoleh gelar Magister Manajemen Teknologi. Penulis menyadari bahwa masih cukup banyak yang perlu disempurnakan dan dapat dilanjutkan pada penelitian-penelitian dimasa yang akan datang. Penulis mengharapkan bahwa apa yang telah dibahas dalam tesis ini dapat bermanfaat dan berguna
bagi
semua
pihak,
termasuk
bagi
kemajuan
bangsa
melalui
pengembangan penelitian yang berkesinambungan dari waktu ke waktu. Surabaya, 8 Desember 2008 Penulis
v
vi
UCAPAN TERIMA KASIH Terima kasih yang sebesar-besarnya kami sampaikan kepada : 1. Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat, karunia, talenta, dan kesempatan yang tiada terkira untuk membentuk diriku yang seutuhnya. 2. Kedua orang tua, Alm. Papa Christian Budi Prajugo dan Alm. Mama Toos, yang telah memberikan yang terbaik bagiku untuk meletakkan dasar pendidikan yang baik, budi pekerti dan kasih sayangnya, walau dengan segala keterbatasan yang ada. 3. Tidak lupa juga untuk Dee dan Yus. 4. Bernadetha, yang selama ini setia mendampingiku dalam suka maupun duka, dalam untung dan malang. 5. Stefanny, Bryan dan Vennesia walau tak disadari, mereka selalu memberi semangat, harapan dan inspirasi dalam berkarya. 6. Bapak Fajar Baskoro, yang telah mendorong terinspirasinya tesis ini. 7. Bapak Aries, yang tanpa lelah selalu mendorong, membimbing dan memacu terselesaikannya tesis ini dengan baik. 8. Samuel, Taufan, Didik, Made, Ari, rekan-rekan kelompok seperjuangan didalam superMTI yang telah memberi warna tersendiri selama 3 semester masa kuliah di MMT. 9. Rekan SuperMTI selengkapnya : Djoko, Tri Sagirani, Putri, Samsul, Tyas, Panca, Bayu, Askin, Ibnu, Tania, Tan Amelia. 10. Rekan-rekan di Supreme Consulting Group dan SMART, atas kesempatan, dan dukungan baik bahan penelitian maupun literatur pelengkap selama ini. 11. Buat semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu per satu, yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung dalam menyelesaikan tesis ini.
vii
viii
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan.............................................................................................. i ABSTRAK ............................................................................................................. iii ABSTRACT........................................................................................................... iv KATA PENGANTAR .......................................................................................... v DAFTAR ISI ......................................................................................................... ix DAFTAR TABEL ............................................................................................... xiii DAFTAR GAMBAR........................................................................................... xv BAB 1 Pendahuluan ............................................................................................. 1 1.1 Latar Belakang........................................................................................... 1 1.2 Perumusan Masalah................................................................................. 3 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian............................................................. 3 1.4 Batasan Penelitian .................................................................................... 4 1.5 Sistematika Pembahasan ........................................................................ 4 BAB 2 Tinjauan Pustaka ...................................................................................... 7 2.1 Studi empiris terdahulu berkaitan dengan implementasi sistem informasi. ......................................................................................................... 7 2.2 Sistem Informasi / Information System................................................ 9 2.3 Sistem Informasi Akuntansi / SIA...................................................... 10 2.4 Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi ............................................... 12 2.5 Faktor-faktor penentu keberhasilan / Critical Success Factor (CSF) Implementasi Sistem Informasi ................................................................ 13 2.5.1 Perspektif organisasi, faktor-faktor strategis................................. 16 2.5.2 Perspektif organisasi, faktor-faktor taktis...................................... 17 2.5.3 Perspektif teknologi, faktor-faktor strategis.................................. 19 2.5.4 Perspektif teknologi, faktor-faktor taktis....................................... 20 2.6 Proses pengambilan keputusan dengan menggunakan AHP ....... 20 BAB 3 Metodologi Penelitian ........................................................................... 29
ix
3.1 Persiapan pengumpulan informasi terkait pemilihan sistem informasi......................................................................................................... 29 3.2 Evaluasi awal berdasar kesesuaian anggaran dan batasan penelitian........................................................................................................ 31 3.3 Formulasi karakteristik kriteria pemilihan sistem informasi ....... 32 3.4 Penyusunan struktur hirarki tujuan dasar ........................................ 32 3.5 Model hirarki AHP................................................................................. 33 3.6 Evaluasi dengan menggunakan AHP. ................................................ 33 BAB 4 Hasil Penelitian dan Data Evaluasi..................................................... 35 4.1 Informasi Terkait Pemilihan Sistem Informasi Akuntansi di PT KDM ................................................................................................................ 35 4.1.1 Struktur Organisasi Tim Proyek dan Evaluasi ................................. 35 4.1.2 Proses Bisnis PT KDM Saat Ini............................................................ 36 4.1.2.1 Struktur Organisasi PT KDM ........................................................... 37 4.1.2.2 Proses Bisnis Penjualan dan Operasional / Sales & Operation Cycle ................................................................................................................. 39 4.1.2.3 Proses Bisnis Pembelian / Purchasing Cycle................................. 40 4.1.2.4 Proses Bisnis Penagihan dan Pembayaran..................................... 43 4.1.2.5 Proses Bisnis Penerimaan dan Pengeluaran Barang..................... 44 4.1.2.6 Proses Bisnis Akuntansi dan Keuangan / Finance and Accounting Cycle ................................................................................................................. 47 4.1.3 Daftar Kebutuhan Fungsional (Functional Requirement Matrix) ..... 48 4.2 Evaluasi Awal Berdasarkan Kesesuaian Anggaran dan Batasan Penelitian........................................................................................................ 50 4.2.1 Batasan Anggaran................................................................................. 50 4.2.2 Kecukupan dan Kemampuan Mengakomodasi Sifat Transaksi di Indonesia ......................................................................................................... 50 4.2.3 Memiliki Modul Pendukung Yang Diperlukan ............................... 51 4.2.4 Memiliki Kemampuan Bahasa Indonesia ......................................... 51 4.2.5 Pemasok Yang Berhasil Mempresentasikan Sistem Informasi Akuntansi Kepada Manajemen PT KDM................................................... 51 x
4.3 Data Sistem Informasi Akuntansi Yang Dipertimbangkan oleh Manajemen PT KDM................................................................................... 52 4.4 Formulasi Kriteria Pemilihan Sistem Informasi .............................. 52 4.4.1 Hasil Gugus Tugas Akuntansi dan Keuangan................................. 54 4.4.2 Hasil Gugus Tugas Penjualan dan Distribusi .................................. 54 4.4.3 Hasil Gugus Tugas Pembelian dan Persediaan ............................... 54 4.4.4 Hasil Gugus Tugas Informasi dan Teknologi .................................. 55 4.4.5 Rangkuman Kriteria dari Setiap Gugus Tugas ................................ 55 4.4.6 Penentuan Kriteria ............................................................................... 57 4.5 Struktur Hirarki AHP Pemilihan Sistem Informasi Akuntansi PT KDM................................................................................................................ 59 BAB 5 Analisa Kriteria Pemilihan Sistem Informasi dan Pembahasan..... 67 5.1 Profil Umum dan Informasi Terkait Sistem Informasi Akuntansi Yang Akan Dipilih. ...................................................................................... 67 5.1.1 Accurate, www.cpssoft.com ............................................................... 68 5.1.2 Acosys, www.aztechsoft-int.com....................................................... 69 5.1.3 Seventhsoft, www.seventhsoft.net .................................................... 70 5.1.4 Rangkuman service level sistem informasi yang dievaluasi............ 71 5.2 Penilaian dan Evaluasi Sistem Informasi.......................................... 72 5.2.1 Kebutuhan Fungsional ........................................................................ 72 5.2.2 Kesenjangan Terhadap Sistem Terdahulu........................................ 78 5.2.3 Manajemen Proyek............................................................................... 80 5.2.4 Fleksibilitas Sistem Informasi ............................................................. 82 5.2.5 Keandalan Sistem Informasi ............................................................... 85 5.2.6 Harga Perolehan Sistem Informasi Akuntansi................................. 87 5.2.7 Reputasi ................................................................................................. 89 5.3 Pengukuran Konsistensi Perhitungan ............................................... 91 5.4 Hasil Akhir Analisa Pemilihan Sistem Informasi Akuntansi....... 92 5.4.1 Sensitivity Analysis: ............................................................................. 92 5.4.2 Dynamic analysis.................................................................................. 94 BAB 6 Kesimpulan Dan Saran......................................................................... 97 xi
6.1 Kesimpulan .............................................................................................. 97 6.2 Saran .......................................................................................................... 99 Daftar Pustaka................................................................................................... 101 Lampiran............................................................................................................ 103
xii
DAFTAR TABEL Tabel 2.1
Unified Critical Success Factors Model....................................14
Tabel 2.2
CSF relevance by perspective...................................................15
Tabel 2.3
Skala Banding Secara Berpasangan...........................................24
Tabel 2.4
Nilai Indeks Random.................................................................27
Tabel 3.1
CSF yang merupakan faktor eksternal Badan Usaha................30
Tabel 4.1
Daftar Kebutuhan Fungsional ...................................................48
Tabel 4.2
Data evaluasi awal sistem informasi berdasarkan batasan penelitian dan anggaran.............................................................52
Tabel 4.3
Tabel Perbandingan Kriteria......................................................53
Tabel 4.4
Detail Evaluasi Atribut / Kriteria...............................................59
Tabel 4.5
Matriks perbandingan berpasangan atas kriteria pemilihan sistem informasi (Pengambil Keputusan I – Direktur Keuangan)..................................................................................60
Tabel 4.6
Matriks perbandingan berpasangan atas kriteria pemilihan sistem informasi (Pengambil Keputusan II – Direktur Utama).......................................................................................61
Tabel 4.7
Bobot relatif dan Eigen Vektor Utama Pengambil Keputusan 1 (DM1)...................................................................62
Tabel 4.8
Bobot relatif dan Eigen Vektor Utama Pengambil Keputusan 2 (DM2)...................................................................63
Tabel 4.9
Bobot Relatif Kriteria beserta....................................................64
Tabel 4.10
Bentuk satuan hasil normalisasi rata-rata bobot kriteria ...........65
Tabel 5.1
Perbandingan Service Level Masing-Masing SIA.....................71
Tabel 5.2
Functional Requirement Matrix (Piutang dan Penjualan).........73
Tabel 5.3
Functional Requirement Matrix (Hutang dan Pembelian).........74
Tabel 5.4
Functional Requirement Matrix (Persediaan)............................74
Tabel 5.5
Functional Requirement Matrix (GL dan Aktiva Tetap)...........75
Tabel 5.6
Functional Requirement Matrix (Kas dan Bank).......................75
Tabel 5.7
Functional Requirement Matrix (Umum)..................................76
Tabel 5.8
Functional Requirement Matrix (Rangkuman Nilai Perbandingan)............................................................................76 xiii
xiv
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1
Fase Proses Pengambilan Keputusan.........................................21
Gambar 2.2
Struktur Hierarki AHP...............................................................25
Gambar 3.1
Kerangka Kerja Evaluasi Pemilihan SIA PT KDM...................29
Gambar 4.1
Struktur Organisasi Tim Proyek dan Evaluasi...........................35
Gambar 4.2
Struktur Organisasi PT KDM....................................................37
Gambar 4.3
Proses Bisnis Penjualan.............................................................38
Gambar 4.4
Proses Bisnis Pembelian............................................................41
Gambar 4.5
Proses Bisnis Penagihan dan Pembayaran Pemasok.................43
Gambar 4.6
Proses Bisnis Penerimaan Barang / Jasa dari Pemasok.............45
Gambar 4.7
Proses Bisnis Pengeluaran Barang.............................................46
Gambar 4.8
Proses Bisnis Akuntansi dan Keuangan.....................................47
Gambar 4.9
Struktur Hirarki Pemilihan SIA PT KDM.................................59
Gambar 4.10
Bobot Kriteria Pemilihan Sistem Informasi...............................66
Gambar 4.11
Struktur Model AHP Pemilihan SIA PT KDM.........................66
Gambar 5.1
Pairwise Comparison Kriteria Fungsional................................77
Gambar 5.2
Pengukuran Indeks Inkonsistensi Kriteria Fungsional..............78
Gambar 5.3
Pairwise Comparison Kriteria Kesesuaian Terhadap Sistem Saat Ini ......................................................................................79
Gambar 5.4
Pengukuran Indeks Inkonsistensi Kriteria Kesesuaian Terhadap Sistem Saat Ini...........................................................................80
Gambar 5.5
Pairwise Comparison Kriteria Kematangan Manajemen Proyek........................................................................................81
Gambar 5.6
Pengukuran Indeks Inkonsistensi Kriteria Kesiapan Manajemen Proyek Setiap Sistem Informasi.................................................82
Gambar 5.7
Pairwise Comparison Kriteria Fleksibilitas Sistem Informasi..83
Gambar 5.8
Pengukuran Indeks Inkonsistensi Kriteria Fleksibilitas Perangkat Lunak........................................................................84
Gambar 5.9
Pairwise Comparison Kriteria Keandalan Sistem Informasi....85
Gambar 5.10
Pengukuran Indeks Inkonsistensi Kriteria Keandalan...............86
Gambar 5.11
Pairwise Comparison Kriteria Harga Perolehan SIA................88
Gambar 5.12
Pengukuran Indeks Inkonsistensi Kriteria Total Biaya.............89 xv
Gambar 5.13
Pairwise Comparison Kriteria Reputasi Sistem Informasi........90
Gambar 5.14
Pengukuran Indeks Inkonsistensi Kriteria Reputasi..................91
Gambar 5.15
Uji Konsistensi Keseluruhan Model Pemilihan SIA.................92
Gambar 5.16
Analisa Sensitivitas Sistem Informasi.......................................93
Gambar 5.17
Analisa Sensitivitas Diagram Tornado......................................94
Gambar 5.18
Analisa Dinamis Model Pemilihan SIA....................................95
xvi
